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Por una Libertad, Trabajo, Esfuerzo en Equipo Siempre Luchar

ELABORACIN E IMPLEMENTACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

PROYECTO PARA OPTAR POR EL TTULO DE

LICENCIADO EN ADMINISTRACIN

PRESENTA: JUANA INS GONZLEZ TORRES

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., ENERO DE 2011

Elaboracin e Implementacin de Manuales Administrativos

Proyecto

INDICE
Pgina 1.2.Introduccin. Marco Terico . 2.1 2.2 Modelo Sociotcnico......... Teora Clsica de la Administracin.. 2..2.1 Planeacin . 2.2.2 Organizacin. . 2.3 Funciones, Actividades, Obligaciones y Autoridad en la Organizacin. 2.3.1 Las Funciones .. 2.3.2 Las Actividades . 2.3.3 Las Obligaciones .. 2.3.4 La Autoridad .. 2.4 2.5 Definicin de Manual .. Historia de los Manuales . 2.5.1 Objetivos de los Manuales . 2.5.2 Clasificacin de los Manuales 2.5.3 Ventajas del Manual 2.5.4 Desventajas del Manual . 2.5.5 Elaboracin de un Manual . 2.5.6 Contenido del Manual .. 14 14 16 16 17 18 20 20 21 22 23 24 25 5 9 9 11 12 12

Elaboracin e Implementacin de Manuales Administrativos

Proyecto

3.-

Desarrollo del Proyecto . 3.1 3.2 3.3 Descripcin del problema . Lugar de aplicacin del proyecto . Anlisis para la deteccin del problema Diagrama de Causa-Efecto . Anlisis FODA 3.4 3.5 Resultados de la investigacin .. Propuesta de mejora

26 26 27 29 30 31 32 33 35 37

4.5.-

Conclusiones Recomendaciones

Bibliografa

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RESUMEN La Universidad Marista de San Luis Potos, es una institucin educativa que forma parte de la red de Universidades Maristas de todo el mundo. La oferta acadmica de la Universidad Marista es de nivel medio superior y superior. Inicia sus labores en esta ciudad en el ao de 1993. En el transcurso de este tiempo ha ido en aumento su oferta educativa, actualmente ofrece el Bachillerato general de tres aos, 11 licenciaturas enfocadas en el rea Administrativa, Social y

Humanidades, Maestras en Educacin, Derecho y Finanzas, adems cuenta con el Doctorado en Educacin. La Universidad ha crecido considerablemente, prueba de ello es su deseo de obtener la certificacin como una institucin de prestigio acadmico por parte de FIMPES. Para obtener la mencionada certificacin, la Universidad se somete a inspeccin por parte del comit valuador. Es en este proceso cuando se detecta la falta de Procedimientos institucionales y que por su importancia se ve la necesidad de utilizar los Manuales, ya que stos son una de las mejores herramientas para administrar cualquier organizacin, en ellos se encuentran claramente detalladas las actividades que deber realizar el trabajador. Posiblemente esta institucin no cuente con Manuales porque en sus inicios no se justificaba el uso de estos documentos. Por su constante evolucin, esta Universidad se ve en la necesidad de elaborar los diferentes Manuales

Administrativos con el fin de transmitir en forma completa y efectiva las disposiciones que rigen en esta organizacin y se cumplan las metas establecidas.

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1.- INTRODUCCIN LA Universidad Marista de San Luis Potos, es una institucin privada que ofrece los servicios de educacin media superior y superior en esta ciudad. En el ao de 1990, un grupo de egresados del Instituto Potosino Marista, puso las bases para continuar con la obra Marista a nivel Universidad. El nombre oficial que adopt fue Universidad Champagnat y en mayo de 1993 se dio la autorizacin por parte del gobierno del Estado para expedir ttulos de bachillerato, licenciaturas, diplomados y maestras. La Universidad Champagnat, en sus inicios prest su servicio en diversos edificios, desde el 2009 las actividades se llevan a cabo en el propio campus ubicado al poniente de la ciudad.

Esta Institucin cambi su nombre a Universidad Marista de San Luis Potos como parte del proceso de integracin a la Red de Universidades Maristas en Enero de 2006.

La oferta educativa de la Universidad Marista es amplia, cuenta con Bachillerato de tres aos y licenciaturas del rea Administrativa, Social y Humanidades, as como Ingenieras; tambin cuenta con diez maestras y un doctorado. Cada una de las ofertas educativas cuentan con su respectivo registro oficial de validez otorgado por la Secretara de Educacin del Gobierno del Estado.

El personal que labora en la Universidad Marista se compone de 50 trabajadores administrativos y personal de apoyo, amplindose con el personal docente.
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La filosofa de la Universidad Marista de San Luis Potos se rige por siguientes conceptos:

los

Misin.- Es una comunidad educativa de inspiracin catlica y marista, que forma integralmente a sus miembros, sintetizando fe, cultura y vida; desarrolla a plenitud sus capacidades, principios y valores, para su propio crecimiento y el de su comunidad; se basa en una actitud de servicio, y se compromete con la sociedad para hacerla ms humana y solidaria.

Visin.- Ser distinguida y reconocida como una Universidad de inspiracin catlica, que cumpla con su misin de formar integralmente a sus egresados.

Desde el ao 2000, fecha de mi ingreso a esta institucin, se ha observado que el personal del rea de Administracin-Contabilidad aparte de realizar las

funciones propias de su departamento, lleva a cabo actividades que corresponden a la administracin de Recursos Humanos. Desde su fundacin en el ao de 1993, por tratarse de una institucin que iniciaba sus labores administrativas, la estructura de la Universidad se encontraba muy reducida. Con el paso del tiempo, la Universidad Marista de San Luis Potos ha crecido considerablemente por consiguiente, volvindose ms compleja, y sin embargo, contina la misma plantilla del personal.

Las labores en el rea Administracin-Contabilidad de la Universidad Marista se desarrollan en forma rutinaria, por lo que no se haba presentado inconveniente alguno. Sin embargo la Universidad en su deseo de mejorar y ser reconocida como una institucin de prestigio, actualmente se encuentra en proceso de

acreditacin, por lo que recientemente se detectaron algunas anomalas, entre stas se encuentran: expedientes del personal y docentes incompletos as como

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la falta de documentos oficiales y escritos que contengan los procedimientos de esta institucin. Esta observacin se present al momento de recopilar la

informacin previa a la visita que se tendra por parte de la comisin valuadora de la Federacin de Instituciones Mexicanas Particulares de Educacin Superior.

Una vez que se puso al descubierto estas anomalas surgen preguntas cientficas tales como: Los trabajadores conocen los Procedimientos de las encomendadas? Existe comunicacin entre los integrantes del departamento AdministracinContabilidad? Al momento de ingresar a la Universidad Marista de San Luis Potos, el personal administrativo recibe documentos con informacin respecto a esta Institucin? actividades que le son

Se cree que la Organizacin es de vital importancia en cualquier empresa, ya que a medida que una institucin va creciendo, la complejidad en la misma se amplia, lo cual nos genera la necesidad de desarrollar una estructuracin ms especfica. Esta funcin nos permite llevar a cabo las actividades y delegar autoridad, por lo que se establecen los niveles de jerarquas para realizar las actividades basadas en los Procedimientos que rigen la institucin y as cumplir las responsabilidades encomendadas.

Derivado de la situacin que se presenta en la institucin, surge la necesidad de una mejora organizacional por lo que se propone disear, as como la

implementacin de Manuales Administrativos en los cuales se documenten los lineamientos institucionales. Dejando como objetivo que queden debidamente

establecidos dichos lineamientos.

Estos documentos permiten formalizar la operacin de la institucin. Es de gran relevancia que dichos Manuales contengan instrucciones precisas y claras de
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modo que ayuden a resolver de manera rpida las malas interpretaciones, que no existan dudas y que muestre a cada empleado su puesto dentro de la Universidad, de tal forma que se puedan alcanzar los objetivos institucionales.

Por la importancia que merece la situacin anteriormente sealada, y para sustentar este proyecto se toman modelos Organizacionales-Administrativos como son: el Modelo Socio-Tcnico y la Teora Clsica de la Administracin por

apegarse a la problemtica anteriormente descrita, se analizarn las diferencias conceptuales de trminos utilizados en la organizacin, enseguida pasaremos a las diferentes definiciones del Concepto de Manual por parte de escritores reconocidos, posteriormente hablaremos ampliamente sobre el punto central de este proyecto, Los Manuales, entre otros puntos se vern los objetivos de los Manuales, su clasificacin, las ventajas y las desventajas, los pasos a seguir para la elaboracin de los Manuales y terminaremos con el contenido que debe tener estos documentos, coadyuvando en la adecuada funcionalidad del rea Administracin-Contabilidad.

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2.- MARCO TERICO.-

2.1 Modelo Sociotcnico. El concepto de Sistema Sociotcnico surge de las investigaciones llevadas a cabo en el Instituto Tavistock de Inglaterra en el ao de 1951. Las obras publicadas en el ao de 1963 se deben a E.L. Trist y colaboradores y a A.K. Rice. Afirman que toda Organizacin consta de una combinacin de tecnologa y de personas. Los estudios realizados en ese Instituto condujeron a Trist y colaboradores a conceptualizar la empresa como un Sistema Socio-Tcnico abierto, constituido por tres subsistemas principales:

Sistema Tcnico o de tareas que incluye el flujo de trabajo, la tecnologa involucrada, los desempeos que la tarea exige y algunas otras variables tecnolgicas.

Sistema

Gerencial

Administrativo,

que

implica

la

Estructura

Organizacional, las Polticas, los Procedimientos y las Reglas, el Sistema de Recompensas y Castigos, el modo como se toman las Decisiones y otros elementos proyectados para facilitar los Procesos Administrativos.

Sistema Social Humano o Personal Cultural que se relaciona con la Cultura Organizacional, con los valores y las normas y con la satisfaccin de las necesidades personales.

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SistemaSociotcnico *

Sistema Gerencial

Sistema Social

Sistema tcnico

*Fuente: Donald Ralph Kingdom, Matrix Organization, Managing Information Technologies, Londres, Tavistock, 1973, p. 95

El enfoque de este Sistema concibe a la Organizacin como una combinacin de Tecnologa y al mismo tiempo como Sistema Social por estar en permanente interaccin. Aqu lo primordial est en el hecho de que cualquier Sistema de Produccin necesita de una Organizacin Tecnolgica (equipos y arreglos de procesos) como de una Organizacin de Trabajo (personas que desempean las labores). El modelo de Sistema Abierto, definido inicialmente por Trist, considera que cualquier organizacin toma elementos del ambiente (materias primas, dinero, equipo, etc.) y los utiliza en ciertos procesos para luego exportar productos o servicios que son el resultado de este desarrollo. No se trata de ajustar a las personas a la tecnologa, ni la tecnologa a la gente, se trata de lograr la organizacin entre ambos y llegar a la optimizacin de este sistema.

ChiavenatoIdalberto,AdministracindeRecursosHumanos,pg.18,Mxico,McGrawHill,2da.e.,1995 10

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2.2 Teora Clsica de la Administracin. Henri Fayol, es el creador de la teora Clsica de la Administracin, esta teora se parte del todo Organizacional y de su estructura para garantizar eficiencia en todas las partes involucradas, tanto las reas o departamentos como las personas que ejecutan las tareas. Para Fayol las funciones del Administrador son Planeacin, Organizacin, Direccin y Control y forman el llamado Proceso Operativo. Para la realizacin de este proyecto el enfoque est en las dos

primeras etapas del mencionado Proceso; la Planeacin y la Organizacin.

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2.2.1 Planeacin La Planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de nmeros necesarios para su realizacin2 Se considera sumamente importante la Planeacin en esta institucin con el fin de realizar oportuna y eficazmente los trabajos que miembro de esta Universidad. La Planeacin cuenta con instrumentos como son los Manuales, Grficas de son encomendados a cada

Gantt, Redes, Diagramas, Procesos, etc. Los principios de la Planeacin son la Precisin, la Flexibilidad y la Unidad, asimismo, tiene sus reglas como son los Programas, los Presupuestos, las Polticas y los Procedimientos.

2.2.2 Organizacin Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados3

2 3

Reyes Ponce, Agustn, Administracin de Empresas, pg.165, Mxico, Limusa, 2002. Idem pg 169

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La Organizacin en la Universidad debe proyectarse para ayudar a lograr los Objetivos de la institucin, por lo limitado de los recursos habr que utilizarlos de tal forma que sean establecidos claramente los Objetivos y la asignacin de las responsabilidades de una manera adecuada. Segn L. F. Urwick (Elementos de la Administracin, ed. Herrero, Mxico, 1961) estableci los principios bsicos para el establecimiento de una correcta Organizacin, mismos que a continuacin se reproducen: 1. La Organizacin debe ser una expresin de los Objetivos. 2. La especializacin individual y el desarrollo de funciones particulares deben ser requeridas en lo posible. 3. La coordinacin de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo son propsitos bsicos de toda Organizacin. 4. La autoridad suprema debe descansar en la alta administracin, con lneas claras de autoridad para cada responsable dentro del Organismo. 5. La definicin de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito (Manual de Organizacin) y puestas en conocimiento de todos los miembros del grupo. 6. La responsabilidad del superior en cuanto a la actuacin de sus subordinados es absoluta. 7. La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente. 8. Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar ms de cinco subordinados. 9. Es esencial que las distintas unidades de Organizacin se mantengan en proporcin a su autoridad y responsabilidad.
10. La Organizacin debe mantener una continuidad en su proceso y estudio y

en nuevas tcnicas o aplicaciones. 11. La Organizacin tiene como objetivo estructurar el trabajo que desempean las personas para que trabajen en grupos y se consigan los Objetivos de la institucin.
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2.3 Funciones, Actividades, Obligaciones o Deberes, Organizacin.

y Autoridad en la

Se trata de conocer las diferencias conceptuales respecto a estos trminos por ser de gran utilidad y prctica as como su fcil aplicacin, ms adelante se har uso de las mismas.

2.3.1 Las Funciones

Funcin, agrupamiento de las principales unidades de trabajo, es decir, la reunin lgica y armnica de las actividades afines.4 Son prcticamente la accin de la institucin y representa los fines esenciales y bsicos para la existencia de la empresa. A continuacin se muestra un ejemplo de descripcin de funciones. A travs de ellas la institucin puede alcanzar sus planes y objetivos.

Rodrguez Valencia Joaqun, Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos, p.13, ECAFSA, 2000.

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Modelo de Descripcin de Funciones

Denominacin de la Unidad Administrativa Unidad de organizacin y mtodos

Funciones que realiza 1. Estudiar y analizar permanentemente la estructura organizacional y Procedimientos de la Universidad. 2. Diagnosticar sobre mtodos de operacin y los sistemas de informacin. 3. Disear los sistemas y Procedimientos administrativos ms eficientes. 4. Elaborar Manuales Administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para que cada sistema aprobado y observar que se apliquen las tcnicas Administrativas. 5. Prestar asesora Administrativa a quien lo solicite sobre interpretacin y aplicacin de tcnicas Administrativas. 6. Presentar a la Universidad en todos aquellos asuntos relacionados con el programa de reforma Administrativa universitaria.

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2.3.2 Las Actividades Se define como cantidad de trabajo especfico que debe realizar una unidad o una persona para que puedan realizar funciones 5 Aqu trata de la importancia de llevar a cabo las actividades de los diferentes departamentos en forma adecuada para poder alcanzar los planes y objetivos de la institucin.

2.3.3 Las Obligaciones o Deberes Joaqun Valencia la define como las actividades que tiene que realizar un individuo debido al puesto que ocupa en la organizacin 6 Claramente nos dice que una obligacin es un trabajo o tarea encomendada que se tiene que llevar a cabo y que recaen sobre el subordinado que obedece rdenes. Por lo tanto la responsabilidad no se puede delegar, el subordinado tiene la obligacin de cumplir con su responsabilidad. Aqu se ve la importancia de definir las responsabilidades que cada individuo tiene asignadas y que stas queden por escrito principalmente en los Manuales de Organizacin.

Rodrguez Valencia Joaqun, Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos, p.14, ECAFSA, 2000.

Idem pg. 15

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2.3.4 La Autoridad Es el derecho que tiene una persona de exigir a otra que cumpla ciertos deberes7 En este concepto se trata del derecho de mandar a actuar, de tomar las decisiones correctamente y hacer que se cumplan. La autoridad se detecta por los niveles jerrquicos, partiendo del nivel inferior hasta llegar a la mxima autoridad. Nos dice que la autoridad formal, est basada en el puesto a exigir a los subordinados, y la autoridad informal proviene por ejemplo de asesores o lderes.

Rodrguez Valencia Joaqun, Cmo Elaborar y Usar los Manuales Administrativos, p.15, ECAFSA, 2000.

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2.4 Definicin de Manual Un Manual es de suyo emprico, variable y fcil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc. en los que de una manera fcil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa 8 Graham Kellog. El Manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el Procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un Procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo.
9

Los Manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa 10 Martn Alvarez Torres, Los Manuales son una de las herramientas ms eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnologa acumulada hasta ese momento sobre un tema 11 Continolo G. define al Manual como Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo12

Reyes Ponce Agustn, Administracin de Empresas, pg. 177, Mxico, Limusa, 2002.
Gmez Ceja Guillermo, Planeacin y Organizacin de Empresas, pg. 378, Mxico, McGraw-Hill, 2004 Mnch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administracin, pg. 135, Mxico, Trillas, 2003 Alvarez Torres Martn G., Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos, p 23, Mxico, Panorama, 1996 Rodrguez Valencia Joaqun, Cmo elaborar y usar los manuales administrativos. p.55 ECAFSA, 2000

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Para Terry G. R., un Manual es: Un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.13

Segn DuhaltKraus Miguel A., un Manual es Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. 14

Con las definiciones que se mencionaron de los diferentes autores,

se concluye

que la finalidad de los Manuales, es ayudar al personal para cumplir tanto con sus deberes como con sus responsabilidades, por contener stos las Polticas,

Procedimientos y Objetivos de la institucin detallados en una forma sencilla para su fcil aplicacin.

13

Rodrguez Valencia Joaqun, Cmo elaborar y usar los manuales administrativos. p.55 ECAFSA, 2000

14

Idem

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2.5 Historia de los Manuales El uso de los Manuales, de que se tenga registro, data de los aos de la Segunda Guerra Mundial, en virtud de que en sta se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los Manuales como se instrua a los soldados en las actividades que deberan desarrollar en campaa. Los primeros intentos de Manuales fueron en forma de Circulares, Memorndums e Instrucciones internas, mediante los cuales se establecan las formas de operar de un organismo, estos intentos de Manuales carecan de un perfil tcnico, pero establecieron la base para los Manuales Administrativos. Estos documentos son una tcnica relativamente nueva en nuestro pas.

2.5.1 Objetivos de los Manuales. El uso de estos documentos se crea inicialmente como un medio de Comunicacin y como una herramienta auxiliar de Organizacin, tienen propsito de indicar en forma sistemtica la informacin finalidad de stos es cumplir con los siguientes objetivos. Instruir al personal acerca de aspectos tales como: Objetivos, Funciones, Relaciones, Polticas, Procedimientos, Normas, etctera. Precisar las funciones de cada rea o departamento para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la correcta ejecucin de las labores asignadas al personal y propicia la uniformidad en el trabajo. el

administrativa. La

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Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso y facilitar su incorporacin a las diferentes funciones.

Proporcionar informacin bsica para la Planeacin e Implantacin de los Procedimientos institucionales.

Por lo anterior, se deduce que la importancia de los Manuales radica en las grandes posibilidades que ofrecen al ayudar a institucionalizar y a establecer las Normas institucionales asimismo, permiten delegar en forma efectiva, por

contener las instrucciones escritas; sin embargo, tambin tienen sus limitaciones, entre las que se puede mencionar la elaboracin en forma deficiente, y esto causara serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones; otra de sus limitaciones es que si no se actualizan peridicamente pierden efectividad.

2.5.2 Clasificacin de los Manuales. Se considera que el propsito de elaborar los Manuales es cubrir las

necesidades de las instituciones, en ciertos casos slo sirve a un objetivo y en otros se logran varios objetivos. El uso de estos documentos se hace necesario por la falta de Procedimientos Oficiales que exige hoy en da la Organizacin de esta Universidad. Asimismo se cree que al contar con los citados documentos los trabajadores tendrn claro las labores que debern realizar. Los Manuales pueden ser de diferentes tipos y se clasifican de acuerdo a la siguiente tabla.

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CLASES DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Generales

Incluyen al organismo en su conjunto. En este grupo de manuales se clasifican los de: Organizacin. Procedimientos. Polticas.

Especficos

Contienen informacin de una unidad orgnica. En esta clasificacin se incluyen los manuales de: Reclutamiento. Auditora interna. Polticas de personal. Procedimientos de tesorera.

2.5.3 Ventajas del Manual El uso de los Manuales mantiene informado al personal sobre los lineamientos institucionales Un Manual como todo documento al hacer buen uso de l tiene sus ventajas: 1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin. 2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

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3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin. 4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. 5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin clasificacin y compensacin del personal clave. 6. Determina la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con los dems de la organizacin. 7. Evita conflictos 8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles. 9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada uno. 10. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.

2.5.4 Desventajas del Manual Las desventajas que se tiene al hacer uso de los manuales se encuentran: 1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. 3. Existe temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

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2.5.5 Elaboracin de un Manual. No existe un modelo establecido para la elaboracin de los Manuales, se cree que el paso ms importante para realizar un Manual es saber con precisin que resultados se esperan al llevar a cabo este proceso. En la Universidad

Marista, el objetivo de contar con estos Manuales es establecer de manera clara y correcta las diferentes actividades de los departamentos de esta institucin, de tal forma que se llegue a reducir los posibles errores; asimismo, se espera que

facilite la introduccin de los trabajadores de nuevo ingreso. Despus de este primer paso, seguimos con la recopilacin de la informacin que se integrar en el Manual, en este punto se solicitar el apoyo a los diferentes encargados de departamentos. Una vez que se tenga la informacin, continuaremos con el procesamiento de los datos recabados para despus dar paso a la elaboracin del diagrama de flujo. La apariencia del Manual es importante, se considera que las pginas deben estar escritas con letra grande y que tengan mrgenes amplios, del formato depende que se utilicen o no los Manuales. Una vez terminado el proyecto ser necesaria una reunin con las personas involucradas para una revisin final con el propsito de verificar que la informacin sea fehaciente y poder turnarlo a las autoridades correspondientes para su aprobacin. Una vez concluido el Manual, el siguiente paso es distribuirlo, se asigna a los puestos, no a las personas, para un mejor control de estos Manuales lo indicado es asignar un nmero a cada ejemplar y persona que lo tiene en su poder. Por ltimo se recomienda mantener actualizados por medio de revisiones peridicas, ya que si se vuelven obsoletos pierden su veracidad. llevar un registro del nombre de la

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2.5.6 Contenido del Manual Aspectos que debe incluir un Manual de Procedimientos: 1. ndice 2. Introduccin. o Objetivos del manual. o Alcance o Cmo usar el manual. o Revisiones y recomendaciones 3. Organigrama o Interpretacin de la estructura orgnica. 4. Grficas o Diagramas de flujo 5. Descripcin narrativa de los procedimientos 6. Formas empleadas o Instructivo

Se pretende elaborar un Manual con las instrucciones precisas y oficiales de la institucin, permitiendo de este modo resolver de manera rpida las malas interpretaciones, que muestre a cada empleado su puesto dentro de la Universidad, indicando la manera para contribuir al logro de los objetivos institucionales y facilite el entrenamiento del personal de nuevo ingreso, as como la integracin con sus nuevos compaeros de trabajo.

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3.- DESARROLLO DEL PROYECTO 3.1 Descripcin del problema Desde la fecha de mi ingreso a la Universidad Marista de San Luis Potos y en el transcurso de ese tiempo, observo que el personal del rea de Administracin-

Contabilidad realiza las funciones propias de su departamento, ms aparte tambin labores que corresponden a la administracin de Recursos Humanos; no existen documentos oficiales que describa cada una de las actividades que deba realizar el empleado, asimismo, el trabajador desconoce sus obligaciones y por consiguiente ignora las prestaciones a que tiene derecho. Se cree que lo anterior obedece a lo pequeo de nuestra plantilla del factor humano. Sin

embargo, la Universidad crece y con ello las labores administrativas tambin. Todo marcha sin ningn contratiempo aparentemente, hasta que llega el momento en que, por la presencia que tiene esta institucin, la Universidad

Marista desea contar con una acreditacin a nivel nacional, por lo que tramita esta solicitud ante la Federacin de Instituciones Mexicanas Particulares de Educacin Superior. El comit valuador por parte de FIMPES asignado a la Universidad Marista

informa que llevar a cabo una inspeccin de campo en nuestras instalaciones por lo que entre otras actividades programadas solicita al rea de AdministracinContabilidad la documentacin fsica que ampara la informacin presentada con anterioridad especficamente de este departamento. En esta parte del proceso es cuando se detectan debilidades en nuestra institucin. Este proyecto surge en respuesta a una necesidad que se percibe actualmente en la Universidad Marista de San Luis Potos.

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3.2 Lugar de aplicacin del proyecto. El proyecto se disea para ser utilizado en la Universidad Marista de San Luis

Potos, ubicada en la avenida Marcelino Champagnat No. 305 del fraccionamiento Villa Magna en esta ciudad. El planteamiento de este proyecto es

especficamente para la mejor ejecucin del trabajo y a la vez apoyar la carga de trabajo que existe actualmente en el rea de Administracin-Contabilidad, por lo tanto, se trabajar en la Organizacin de la Normatividad de esta Universidad, el llevar a cabo este proyecto se pretende obtener beneficios que se vern

reflejados en las diferentes reas de esta institucin.

La Organizacin es sumamente importante en cualquier empresa, ya que a medida que una institucin va creciendo, la complejidad en su estructura se amplia, lo cual nos genera la necesidad de desarrollar una organizacin ms especfica. La creacin de la estructura tiene el fin de llevar a cabo funciones y actividades y delegar autoridad, por lo que se establecen los niveles de jerarquas para realizar las actividades basadas en las polticas y procedimientos que rigen la institucin y de este modo cumplir las responsabilidades especficas. Estas especificaciones se pueden presentar a partir de un sinnmero de mtodos, uno de ellos es el Manual

Se

desarrollar

este proyecto

tomando como base la plantilla actual de

empleados, posteriormente se puede trabajar en la Planeacin y creacin del rea de Recursos Humanos. Desde sus inicios de actividades de escolaridad formal, la Universidad cuenta con un registro de personal muy reducido; las

actividades se llevan a cabo, ms sin embargo, esta institucin a travs de los

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aos ha crecido considerablemente por lo que se ha vuelto ms compleja, por lo que se cree, exista la posibilidad de ampliar la mencionada plantilla.

Actualmente laboramos 50 trabajadores entre directivos y personal administrativo. El personal docente asciende a 150 maestros para atender a los alumnos de Bachillerato, Licenciaturas, Maestras y el Doctorado. Para conocer la estructura de la institucin se presenta el siguiente

Organigrama de la Universidad Marista de San Luis Potos

SOCIEDAD EDUCATIVA

CONSEJO RECTOR

RECTORIA

VICE RECTORIA

COMIT ACADEMICO

DIRECCION ACADEMICA

DIRECCIONDE POSGRADOS

CENTRODE INFORMACION DOCUMENTAL

SUPERINTENDENCIA

DIRECCION ADMINISTRATIVA

CONTROL ESCOLAR

PROMOCIN

COORDINACIONE SACADEMICAS DEPOSGRADO

PASTORAL

CONTABILIDAD INTERNA

PSICOLOGIA ARQUITECTURAE INGENIERAS

DERECHO
MERCADOTECNIA, ADMINISTRACION, CONTADURAPBLICAY FINANZAS

ACTIVIDADES CULTURALES MAESTRIAEN EDUCACION MAESTRAEN FINANZAS MAESTRIASEN DERECHO

BACHILLERATO

NEGOCIOS INTERNACIONALES

IDIOMAS

PROGRAMAS INTERNACIONALES

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3.3 Anlisis para la deteccin del problema.

A raz de esta visita y en base a la deteccin ocular respecto a las actividades del personal del departamento de Administracin-Contabilidad se lleva a cabo una investigacin en los archivos de la Universidad y no se encontr un sustento escrito de los Procedimientos institucionales que se lleven a la prctica solo de

manera verbal, algunos otros solamente son documentos informales, por lo que debern formalizarse por escrito y otros si habr que implementarlos; se buscar el mtodo ms adecuado para la realizacin de las actividades que le son

encomendadas a los trabajadores, de tal forma que se cumplan los objetivos en tiempo y forma por el personal administrativo . Por lo que se procede a utilizar la herramienta del Dr. Ishikawa, el diagrama de Causa-Efecto, para encontrar las posibles causas de la falta de Sistematizacin de las actividades que se realizan en la citada rea.

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Proyecto

Diagrama de Causa Efecto

Mediciones

Material

Personal

No se realizan evaluaciones al personal administrativo No se dan cursos de induccin al personal administrativo

Archivos generales

Personal desconoce polticas y procedimientos institucionales Malos hbitos laborales Carecedeun sistema adecuadopara la Administracin

Expedientes del personal incompletos

No se da la adecuada atencin al Docente Personal carente de capacitacin No existe comunicacin

Falta de documentos administrativos y operativos Falta actualizar tabuladores de sueldos

Falta completar ex pedientes del personal de acuerdo a polticas establecidas

Entorno

Mtodos

La investigacin que se realiza es una investigacin documental complementada con observacin.

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Proyecto

Asimismo y con el objeto de conocer la situacin actual de la Universidad,

se

lleva a cabo un anlisis para lo cual se hizo uso de la herramienta FODA, mtodo simple y claro, pero preciso para la toma de decisiones ANLISIS FODA Fortalezas Sentimiento de pertenencia. Respeto y trato amable al recurso humano. Personal comprometido Posicionamiento en el sector educativo Prestigio y ubicacin a nivel mundial Costos accesibles Debilidades No se le proporciona una induccin al personal de nuevo ingreso. Falta capacitacin al recurso humano. Falta de comunicacin interna Falta de documentos escritos con los procedimientos institucionales. Falta incentivos hacia el personal. Inestabilidad en la economa. Prdida del poder adquisitivo de la poblacin. Presencia de otras instituciones educativa Apertura de nuevas Universidades Amenazas Educacin marista Mayor inters por estudiar una carrera profesional Que el nuevo campus sirva para una reingeniera institucional. Oportunidades

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3.4 Resultados de la investigacin.

De acuerdo a las investigaciones llevadas a cabo se procede a diagnosticar la situacin actual en el rea de Administracin-Contabilidad de la Universidad

Marista; para tal efecto se considera necesario conocer los pasos que lleva a cabo el personal de este departamento en la realizacin de sus funciones. Es importante sealar que algunos pasos son llevados a cabo de forma emprica y algunas a veces se omiten, esto se con los debe principalmente a la falta de un Manual

Procedimientos Institucionales, asimismo a la falta de Induccin del

personal de nuevo ingreso lo que ha impedido que los trabajadores lleven a cabo las tareas que les son asignadas en forma eficiente. Por tal motivo, se cree

necesario desarrollar una adecuada sistematizacin de las tareas administrativas de los diferentes departamentos de esta institucin, de tal forma que las debilidades que presenta este departamento no sigan desarrollndose de la

misma manera, sino que se trabaje en ellas para convertirlas en una mejora institucional. Actualmente existen diferentes tcnicas de sistematizacin, entre otras estn los Manuales, documento en el cual se indican en forma clara y sencilla las

actividades que deber realizar el trabajador. De este modo se espera tener una mejora institucional en cuanto a las actividades del mencionado departamento. Los Manuales tienen el propsito de instruir al personal acerca de los

lineamientos, evitando en lo posible errores que pudiesen presentarse de tal modo que se puedan lograr los objetivos de esta Universidad.

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3.5 Propuesta de mejora. Una vez obtenido los resultados tanto de observacin como documental considero que es de suma importancia hacer uso de los Manuales, por lo que propongo la elaboracin de dichos documentos, puesto que en ellos se detalla en forma sistemtica los diferentes Procedimientos que debe llevar a cabo el trabajador de esta Universidad en los departamentos o secciones que prestan sus servicios y con ello se logre una mayor eficiencia laboral. Se trata de explcitamente implementar un Manual con los Procedimientos que contenga para realizar las diferentes

los pasos y operaciones a seguir

funciones de cada una de las reas de esta Universidad Marista, de tal modo que se encuentren debidamente organizadas y actualizadas dichas funciones.

Asimismo deber ser elaborado en una forma clara y sencilla, de tal modo que pueda ser interpretado por cualquier persona.

Los procedimientos son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica ms eficiente para obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de una empresa15,son la gua detallada que muestra la secuencia y el orden a seguir para la realizacin de una actividad dentro de la institucin. Existe gran diversidad de tcnicas para realizar los planes, as como para presentarlos y explicarlos, los ms usados son: Manuales de polticas y procedimientos, departamentales, etc. Diagramas de flujo. Grficas de Gantt

15

Reyes Ponce Agustn, Administracin de Empresas, p.172, Limusa, 2002

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Proyecto

Con la creacin

de

estos documentos

se reforzarn

los conocimientos,

destrezas y habilidades de los empleados y se lograr un nivel ptimo en sus labores cotidianas. Igualmente, los Procedimientos quedarn de manera oficial bien definidos, evitando as improvisaciones, confusiones o malas

interpretaciones. No existe un lineamiento general que nos indique cmo presupuestar la elaboracin de un Manual, dentro de los gastos est el papel para la impresin de este documento y el toner de la impresora. No se considera un costo extra para el pago del personal, puesto que el trabajador percibe un ingreso fijo por sus servicios profesionales, el desarrollo de los Manuales se llevar a cabo por los mismos trabajadores de esta Institucin dentro del horario de oficina que tienen establecido. Como se mencion anteriormente, la Universidad ha crecido considerablemente, desafortunadamente, la plantilla de personal sigue siendo el mismo por lo que el personal de Administracin-Contabilidad no cuenta con el tiempo necesario para la elaboracin de estos Manuales, adems no se cuenta con presupuesto para contratar los servicios de consultora para la realizacin de estos documentos. Se requiere en el menor tiempo posible tener en prctica la utilizacin de los Manuales, por lo que un grupo de personas, entre ellas me encuentro, nos dedicaremos completamente a la elaboracin de los mismos. Se propone un modelo de Manual de Polticas y Procedimientos para esta institucin. Por motivos de confidencialidad se omite.

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4.- CONCLUSIONES. Al finalizar el presente trabajo se mencionan las siguientes conclusiones: Primeramente, por encontrarnos en el proceso de acreditacin ante la FIMPES, y debido a la visita que tendremos por parte del comit evaluador, se manifiestan algunas fallas administrativas y omisin de documentos en los expedientes del personal tanto del docente como del administrativo, razn por la cual se lleva a cabo un anlisis con el fin de detectar las posibles causas de esta situacin. Como se comento anteriormente, la deteccin llevada a cabo es principalmente ocular y se complementa con documentos que estn plenamente identificados, esto es, referente a las actividades del personal del departamento de Administracin-Contabilidad. Para tal efecto, realizamos una investigacin en los archivos de la Universidad de tal forma que se espera encontrar documentos escritos de los Procedimientos

institucionales que se lleven a la prctica, al no obtener estos documentos se procede a utilizar la herramienta de Ishikawa, el diagrama de Causa-Efecto,

mtodo en el cual se encuentran las posibles causas de la falta de Sistematizacin de las actividades que se realizan en la citada rea. Asimismo, se elabor un anlisis FODA, mismo que fue de gran utilidad para conocer los puntos fuertes de la Universidad, tambin se logro detectar los puntos dbiles que se traducen en obstculos y que afectan para llegar a la meta de esta institucin. Este proyecto de investigacin est sustentado en dos modelos

OrganizacionalesAdministrativos; el Modelo Socio-Tcnico de E.L. Trist y colaboradores, por considerar a la organizacin que est formada por el factor Humano, Social y Tcnico; y en la Teora Clsica de la Administracin del

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Ingeniero Henry Fayol por considerar que los Procedimientos Administrativos eran documentos que toda empresa deba contar para tener una buena direccin,

puesto que permitan el diagnstico y la solucin de gran cantidad de dificultades que se presentaban en las organizaciones anteriores. Se concluye la importancia de poder contar con Manuales en el cual se

encuentren detalladas las instrucciones de cada una de las actividades a realizar por los trabajadores de los diferentes departamentos, de tal modo que no exista confusin o duda en el desempeo de sus funciones y se pueda lograr el xito institucional. En la actualidad el uso de los Manuales es de suma importancia para administrar una empresa de forma ordenada

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5.- RECOMENDACIONES.

En base a los resultados que arroja nuestra investigacin, se recomienda hacer uso de los Manuales Administrativos, ya que en stos quedan estandarizadas las actividades de dicho departamento y los trabajadores pueden orientarse y llevar a cabo en una forma segura y sencilla dichos procedimientos. La elaboracin del Manual nos permiti establecer los Procedimientos a seguir, de tal modo que sea de gran utilidad para el personal y tambin para los empleados de nuevo ingreso. Para tal efecto, se deber actualizar peridicamente con el objeto de hacer los ajustes correspondientes para su mejor aplicacin

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BIBLIOGRAFIA

Arias Galicia Fernando, Administracin de Recursos Humanos para el Alto Desempeo, Mxico, Trillas, Quinta Ed. 1999 Alvarez Torres Martn G. Manual para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos, Mxico, Panorama, 1996. Chiavenato Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin, Mc Graww Hill, Tercera Ed., 1992 Chiavenato Idalberto. Administracin de recursos humanos, Mc Graww Hill, Segunda Ed., 1995. Chiavenato Idalberto, Iniciacin Graww Hill, Mxico, 1993. Gmez Ceja Guillermo. Planeacin y Organizacin de Empresas.McGraw Hill, 2004. Mnch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administracin, Mxico, Trillas, 2003 Reyes Ponce Agustn, Administracin de Empresas, Mxico, Limusa, 2002. Rodrguez Valencia Joaqun. Cmo elaborar y usar manuales administrativos. ECAFSA, 2000. Mxico, a la Organizacin y Tcnica Comercial, Mc

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UNIVERSIDAD MARISTA DE SAN LUIS POTOSI


NOMBRE DEL DOCUMENTO

MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS


AUTORIZACIN

APROB

Dr. Fernando vila Lomel Rector


ELABOR

C. Juana Ins Gonzlez Torres. Noviembre de 2010


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MANUAL DE POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIVERSIDAD MARISTA DE SAN LUIS POTOS

1.- ORGANIZACION DEL MANUAL


a) OBJETIVO

Comunicar en forma general a todo el personal que presta sus servicios en esta institucin educativa los Objetivos, Polticas y Procedimientos de Recursos Humanos, para lo cual se establece la siguiente: b) POLTICA

Las nicas personas que pueden dictar, cancelar, corregir o adicionar Objetivos, Polticas y Procedimientos del rea de Recursos Humanos son: En forma general, el Rector y Consejo Rector, y en particular, el Director Administrativo, a travs de su Departamento de Recursos Humanos. Cuando el Directivo de un rea o Departamento desee adicionar o modificar alguna Poltica, deber comunicarlo por escrito al Rector, anexando la Poltica sugerida en el formato establecido en este Manual, y justificando la razn de su peticin. El Rector, en coordinacin con el Director Administrativo, la analizar, y decidir su aprobacin, o no, informando de ello al Directivo correspondiente.

Este Manual se ha organizado tomando como base los principales campos del rea de Recursos Humanos, y su contenido por captulos se detalla a continuacin:
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Captulo I

Empleo

Detalle de los pasos para la requisicin, el reclutamiento, seleccin, contratacin, as como los procedimientos de admisin Se indica lo referente a sistema de pagos, das y lugares, as como las formas de evaluar el desempeo del personal. Detalle de las prestaciones a que tiene derecho el personal administrativo, as como los das de descanso obligatorios y festivos. Contiene todo lo referente a la formacin del expediente del empleado, tipos de contratos y reglamento interior de trabajo. Comprende los exmenes mdicos al personal, as como el pago de incapacidades. Se desglosa los programas de capacitacin para el personal administrativo, as como para el docente. Asimismo comprende la induccin al personal de nuevo ingreso. Se establecen los procedimientos al darse la promocin y la separacin de la institucin, por cada una de las diferentes causas, as como lo correspondiente al pago de finiquitos.
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Captulo II

Sueldos y Salarios

Captulo III

Prestaciones y beneficios

Captulo IV

Relaciones laborales

Captulo V

Seguridad e Higiene

Captulo VI

Capacitacin y Desarrollo

Captulo VII

Movilidad y Separacin

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Captulo VIII

Polticas generales

Visitas, uso de aparatos de telefona de la institucin, etc.

2.- MANTENIMIENTO DEL MANUAL

La Direccin Administrativa, a travs de su rea de Recursos Humanos, tiene la obligacin de editar, actualizar, distribuir, y vigilar que se cumplan los Objetivos, Polticas y Procedimientos; y los Directivos que tienen copia del Manual, adicionar y/o sustituir los Instructivos, as como observar que stos se cumplan.

3.- POSEEDORES DEL MANUAL


a) OBJETIVO Que el personal est enterado, y observe las Polticas, y Procedimientos que la Universidad Marista de San Luis dicte en el rea de Recursos Humanos. b) POLTICA Que los Directores de rea tengan copia del presente Manual de Polticas y Procedimientos, siendo su obligacin hacerlo del conocimiento del personal que a ellos reporta, de acuerdo a los lineamientos de cada instructivo.

4.- IDENTIFICACIN DE LOS POSEEDORES DE LOS MANUALES Nm. de Manual 01 02 03 04 05 Puesto Rector Vicerrector Director Acadmico Director Administrativo Director de Posgrado Nombre Dr. Fernando vila Lomel Mtro. Alejandro Torres Padilla Mtro. Ren Ramn Rousset A. Mtra. Ma. Consuelo vila Ortega Mtra. Ma. Isabel Villarreal Guzmn

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I.- EMPLEO PROCEDIMIENTO SOBRE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN

1.- OBJETIVO. Reclutar y seleccionar el personal idneo que cubra los puestos vacantes con el perfil indicado en la descripcin de puestos correspondiente

2.- POLTICAS 2.1.- Corresponde al rea de recursos humanos y al directivo responsable del rea en que se presente la vacante, la vigilancia y autorizacin de la correcta seleccin de candidatos, bajo los lineamientos y condiciones establecidas en este Manual 2.2.- Toda contratacin de personal deber ser solicitada al rea de recursos humanos mediante Requisicin de Personal (Anexo 1), debidamente autorizada por el responsable del rea y por el Rector. 2.3.- Todas las reas de la Universidad debern contar con su plantilla de personal claramente definida y autorizada por el Rector. Slo se podr contratar personal adicional mediante autorizacin expresa del Rector. 2.4.- Se dar preferencia para ocupar cualquier vacante al personal de la Universidad, quedando su aceptacin para cubrir sta vacante, sujeta a lo establecido en las Polticas Generales sobre Sistema de Admisin, Promocin y Retiro de Personal. 2.5.- Sin excepcin, para llevar a cabo una contratacin, todos los candidatos debern realizar los exmenes psicomtricos y/o de conocimientos que la Universidad determine, cuyos resultados sern considerados para la decisin de contratar.
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2.6.- Solamente podr reingresar a la Institucin el personal cuyos antecedentes laborales hayan sido satisfactorios. 2.7.- La informacin sobre los aspirantes y prospectos es de carcter confidencial, y de uso exclusivo para los involucrados. Los resultados del proceso de seleccin sern proporcionados por el responsable del rea de recursos humanos al responsable del rea respectiva, va reporte, conteniendo las observaciones necesarias para facilitar las decisiones correspondientes.

3.- PROCEDIMIENTO 3.1.- Al existir una vacante, el jefe inmediato elabora la Requisicin de Personal (Ver Anexo 1), y recaba las firmas del Director del rea respectiva, as como del Rector. No proceder para iniciar el reclutamiento, ninguna solicitud verbal. 3.2.- El responsable del rea de recursos humanos, mediante entrevista con el Jefe solicitante, definir el perfil y caractersticas del puesto. 3.3.- Para el reclutamiento y seleccin de personal docente, se estar a lo dispuesto en los puntos 3.6 y 3.7 de Admisin de Personal 3.4.- Cuando se trate de personal administrativo, en primera instancia, el responsable del rea de recursos humanos buscar candidatos internos a la organizacin, comparando el inventario de recursos humanos contra el perfil sealado. 3.5. - Si existen candidatos internos, le sern propuestos al solicitante para que haga la eleccin. El responsable del rea de recursos humanos coordinar estos movimientos con los jefes involucrados, quedando todo este proceso por escrito, haciendo constar tambin los movimientos salariales. 3.6.- Si no existen candidatos internos, o no es elegido alguno de ellos, el responsable del rea de recursos humanos utilizar las fuentes adecuadas para abastecerse de candidatos, pudiendo publicar anuncios de prensa, de acuerdo al presupuesto autorizado.

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3.7.- El responsable del rea de recursos humanos enva solicitudes de empleo y/o currculo al jefe solicitante para su anlisis Si alguna de ellas resulta de su inters, programar una primer entrevista, y de acuerdo a resultados, citar a el (los) candidato(s) a los exmenes psicomtricos y de conocimientos que la Institucin determine para el puesto. 3.8.- Una vez evaluados los resultados de los exmenes (si hubiesen sido requeridos), si el resultado es positivo, se pide al Jefe solicitante decida entre varios candidatos si los hay, formando la solicitud de empleo de aceptacin, e indicando la fecha de ingreso. 3.9.- La solicitud y exmenes se regresar al responsable del rea de recursos humanos, para su archivo en el expediente correspondiente. Los resultados y solicitudes de los candidatos rechazados se archivarn tambin en el departamento de recursos humanos. 3.10.- El responsable del rea de recursos humanos informa al candidato los documentos que debe presentar para su contratacin; programa el examen mdico, y elabora solicitud de investigacin socioeconmica. Asimismo, da a conocer al candidato el programa de prestaciones y beneficios. 3.10.1. En el caso del personal de medio tiempo y tiempo completo su expediente se integrar por: a) b) c) d) e) f) g) h) Requisicin de personal llena y debidamente autorizada Solicitud de empleo y/o currculo Resultados de exmenes psicomtricos y/o de conocimientos Acta de nacimiento Credencial o alta al IMSS Comprobantes de estudios Cuatro fotografas a color tamao infantil Constancia(s) de Trabajo(s) anteriores, indicando sueldo, puesto y periodo laborado i) Constancia de ingresos y retenciones del ao a la fecha, y de no contar con ella, carta de liberacin de responsabilidad para la Institucin. j) Carta de no antecedentes penales k) Carta de aprobacin por el mdico que la Universidad determine.

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3.10.2.- En el caso del personal docente de nuevo ingreso, el expediente se formar con la siguiente documentacin:

a) b) c) d) e) f) g) h)

Requisicin de personal Currculo Constancia de empleos anteriores Constancias de estudios y cursos de actualizacin Acta de nacimiento Cuatro fotografas a color tamao infantil Nombre, domicilio fiscal, R.F.C., CURP Copia de la papelera turnada al banco para el trmite de su tarjeta de pago.

3.11.- El responsable del rea de recursos humanos revisa que la documentacin del candidato est completa para pasarlo a contratacin. Si falta algn documento no podr continuar. 3.12.- Durante el periodo de prueba, el responsable del rea de recursos humanos har los trmites para realizar la investigacin socioeconmica y completar el expediente del nuevo empleado.

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FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN Recursos Humanos rea solicitante Coordinador de Carrera

INICIA

Vacante

Elabora formatode requisicin

Defineperfily caractersticas delpuesto

Busca candidatos

Existen candidatos internos

No

Si

Utilizafuentes de contratacin Docentehace presentacinde unaclase

Envode prospectos

Selecciona candidatos

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Proyecto

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIN Recursos Humanos rea solicitante Coordinador de Carrera

Seprograma entrevistaconel dd

Selecciona candidatos

Seaplican exmenes

Solicitudy exmenes

Sesolicita documentacin

Contratacin

FIN


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Proyecto

ANEXO 1 REQUISICION DE PERSONAL

DATOS DEL PUESTO:

NOMBRE DEL PUESTO:

DEPARTAMENTO O REA:

CONTRATO: Medio Tiempo ( ) Tiempo Completo ( )

Hora-Clase ( )

DURACIN DEL CONTRATO: PUESTO: Nuevo Tiempo u obra determinada ( ) Vacante ( ( ) )

SUELDO:

De $

De_______________________ _________________________ Ocurrida el________________ A $

Tiempo Indeterminado

( )

No. personas que coordinar:

Horario de trabajo:

Otros:

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REQUISITOS DEL CANDIDATO:

ESCOLARIDAD:

EXPERIENCIA EN: Tiempo:___________________

CONOCIMIENTOS ADICIONALES:

EDAD: De: A:

ESTADO CIVIL: Soltero Casado ( ( ) )

SEXO: Masculino Femenino ( ( ) )

Enviar al Candidato con:

Fecha en que se cubri la vacante:

Jefe Solicitante

Autorizacin Rector

Persona que la cubri: Director de rea Recursos Humanos

*Original: Expediente del Trabajador Contratado *1. Copia: Responsable del Reclutamiento y Seleccin *2. Copia: Departamento solicitante

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