GUIA PARA GENERAR DATOS QUE PERMITEN PRESENTAR LA INFORMACION EXOGENA

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INTRODUCCION:

Teniendo en cuenta que el numeral d) del artculo primero y el numeral a) del artculo segundo de la resolucin 11429 defini que todas las entidades de derecho pblico est sujetas a presentar informacin de que tratan los literales b), c), d), e), f), g), h), i) y k) del artculo 631 del Estatuto tributario, mediante el presente documento se muestra la forma de cmo, a partir de la informacin registrada en el aplicativo SIIF-Nacin se provee un insumo para que cada entidad genere la informacin de los literales b) y e) relacionada con pagos o abono en cuenta y retenciones en la fuente practicadas de conformidad con lo establecido en el artculo 4 de la citada resolucin. La informacin se provee de dos maneras, una de forma consolidada y la otra de forma detallada que permite validar la informacin de la primera. Las acciones para generar la informacin y la explicacin de cada columna se describen a continuacin: REPORTE CONSOLIDADO Perfil: Entidad Gestin Contable, Regional Cmo conectarse: El usuario debe ingresar por una Unidad Ejecutora o Subunidad Ejecutora a la que tenga acceso para realizar gestin y acceder a la siguiente ruta. Entidad Pagador Central o Entidad Pagador

EPG/Exgena pagos y retenciones/Consolidado

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Acciones: 1. El sistema muestra como ao de reporte el 2011, seleccionar el que corresponda. 2. Seleccionar el criterio de acumulacin para generar el reporte (NIT/PCI).

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a. Si el usuario seleccion como criterio de acumulacin el NIT, el sistema debe mostrar todas las Unidades Ejecutoras y Sub unidades (PCI) que tengan el mismo NIT de la Entidad de conexin. b. Si el usuario seleccion como criterio de acumulacin la PCI (Unidades Ejecutoras y Sub unidades), el sistema debe mostrar todas las Unidades Ejecutoras y Sub unidades (PCI) que tengan el mismo cdigo de consolidacin de la Entidad de conexin. 3. Seleccionar una o ms de la(s) PCI mostradas de acuerdo al criterio anterior (Hay un botn para de seleccionar todas). 4. Seleccionar la instancia para generar el reporte (Causado/Pagado) 5. Oprimir el botn Generar. Una vez definidos los filtros el sistema muestra el siguiente cuadro de dialogo para que el usuario defina si quiere guardar o abrir el archivo:

El archivo se genera en una hoja de Excel, consolidando la informacin de las entidades seleccionadas por cada tercero y por cada concepto a reportar con la siguiente estructura:

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A continuacin se describe la forma como se identificaron los documentos (Obligaciones, rdenes de pago presupuestales, egresos de caja menor, reintegros presupuestales y reintegros de caja menor) para establecer el concepto al que pertenecen:

Concepto 5055 Viticos

Origen Documentos que contienen los rubros destinados para viticos y gastos de viaje.

5001 Salarios, prestaciones y dems Documentos con atributo Ninguno que contienen los pagos laborales rubros destinados para gastos asociados a la nmina. 5002 Honorarios Documentos con atributo Ninguno que contienen cdigos de retencin por honorarios y consultora.

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5003 Comisiones 5004 Servicios 5005 Arrendamientos

Documentos con atributo Ninguno que contienen cdigos de retencin por Comisiones. Documentos con atributo Ninguno que contienen cdigos de retencin relacionados con servicios. Documentos con atributo Ninguno que contienen cdigos de retencin relacionados con arrendamientos.

5007 Compra de activos Documentos con atributo Ninguno que contienen movibles cdigos de retencin relacionados con compras. Documentos con atributo Ninguno que contienen 5008 Compra de activos cdigos de retencin por compra de vehculos y bienes fijos races. 5010 Los pagos aportes parafiscales de Documentos que contienen los rubros destinados para aportes parafiscales.

5011 Los pagos a las Documentos que contienen los rubros destinados para empresas promotoras de aportes patronales para las EPS y ARP y los cdigos de salud EPS deduccin para las EPS. Documentos que contienen los rubros destinados para 5012 Los pagos a Fondos aportes patronales para los Fondos de pensiones y los de pensiones cdigos de deduccin para los Fondos de pensiones. Documentos con atributo Ninguno que contienen el cdigo de retencin 2-01-04-01-24 Retefuente 5023 El valor acumulado consultora, servicios tcnicos y de asistencia tcnica de los pagos o abonos en prestados por personas no residentes o no domiciliadas cuenta al exterior por en Colombia bien sea que se presten en el pas o desde asistencia tcnica el exterior. 5029 Cargos diferidos Documentos con atributo diferente a Ninguno que y/o gastos pagados por contienen cdigos de retencin relacionados con anticipado por Compras compras. 5030 Cargos diferidos Documentos con atributo diferente a Ninguno que y/o gastos pagados por contienen cdigos de retencin por honorarios y anticipado por Honorarios consultora. 5031 Cargos diferidos y/o gastos pagados por Documentos con atributo diferente a Ninguno que anticipado por Comisiones contienen cdigos de retencin por comisiones.

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5032 Cargos diferidos Documentos con atributo diferente a Ninguno que y/o gastos pagados por contienen cdigos de retencin relacionados con anticipado por Servicios servicios. 5033 Cargos diferidos y/o gastos pagados por Documentos con atributo diferente a Ninguno que anticipado por contienen cdigos de retencin relacionados con arrendamientos arrendamientos. 5034 Cargos diferidos y/o gastos pagados por Documentos con atributo diferente a Ninguno que anticipado por intereses y contienen cdigos de retencin relacionados con rendimientos financieros rendimientos financieros. 5035 Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros Dems documentos que tengan atributo diferente a conceptos Ninguno. 5016 Los dems costos y deducciones Dems documentos que tengan atributo Ninguno. 5019 El monto de las Documentos de legalizacin de anticipos y pagos amortizaciones anticipados. 5053 Retenciones practicadas a ttulo de Documentos que contienen cdigos de retencin por timbre concepto de impuesto de timbre.

A continuacin se describe cmo se calcula cada uno de los campos del reporte dependiendo del criterio que se seleccione (Causado/Pagado):

Campo

Causado

Pagado Valor antes de IVA de todas las ordenes de pago presupuestales de gastos que no sean de caja menor, pagadas entre el primero de enero y el 31 de diciembre de 2011 ms los egresos de caja menor pagados entre el primero de enero y el 31 de diciembre de 2011 menos el valor de los reintegros de caja menor aplicados a los egresos

Valor antes de IVA de las obligaciones presupuestales de gastos que no sean de caja menor, de la vigencia actual o reservas presupuestales en estado diferente a anulada registradas entre el primero de enero y el 31 de diciembre de 2011 ms los egresos de caja menor pagados entre el primero de Pago o Abono en enero y el 31 de diciembre de 2011 cuenta no deducible menos el valor de los reintegros

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presupuestales aplicados a las identificados. obligaciones presupuestales menos los reintegros de caja menor aplicados a los egresos identificados. Sumatoria del valor IVA Cuentas por pagar vinculadas a obligaciones presupustales identificadas, ms el IVA Mayor valor del valor de IVA registrado en egresos de costo o gasto no Caja Menor cuando sea el caso deducible Valor de retencin en la fuente por anticipo renta de las obligaciones presupuestales de gastos de la vigencia actual o reservas presupuestales en estado diferente a anulada registradas entre el primero de enero y el 31 de diciembre de 2011 ms el valor de retencin en la fuente por anticipo renta de los egresos de caja menor pagados entre el primero de enero y el 31 de diciembre de 2011 menos el valor de retencin en la fuente por anticipo renta de los reintegros presupuestales aplicados a las obligaciones presupuestales menos la retencin en la fuente por anticipo renta de los reintegros de caja menor aplicados a los egresos identificados menos la devolucin de retencin en la fuente por concepto de anticipo renta Retencin en la fuente practicada entre el 1 de enero y el 31 practicada - Renta de diciembre de 2011 . Sumatoria del valor de retenciones por concepto de IVA al rgimen comn (Que comiencen por 2-01-04-02-01 o 201-04-02-02) incluido en las obligaciones y egresos de caja menor identificados, menos el valor en reintegros presupuestales, reintegros de caja menor y cuentas por pagar para devolucin de deducciones de las Retencin en la fuente mismas deducciones. practicada IVA Rgimen comn Sumatoria del valor de retenciones por Retencin en la fuente concepto de IVA al rgimen asumida IVA Rgimen simplificado ( Deduccin 2-01-04-02simplificado 03) incluido en las obligaciones y Sumatoria del valor IVA Cuentas por pagar vinculadas a las ordenes de pago presupustales identificadas, ms el valor de IVA registrado en egresos Caja Menor cuando sea el caso

Valor de retencin en la fuente por anticipo renta de todas las ordenes de pago presupuestales de gastos pagadas entre el primero de enero y el 31 de diciembre de 2011 ms el valor de retencin en la fuente por anticipo renta de los egresos de caja menor pagados entre el primero de enero y el 31 de diciembre de 2011 menos el valor de retencin en la fuente por anticipo renta de los reintegros de caja menor aplicados a los egresos identificados menos la devolucin de retencin en la fuente por concepto de anticipo renta practicada entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011 .

Sumatoria del valor de retenciones por concepto de IVA al rgimen comn (que comiencen por 2-01-0402-01 o 2-01-04-02-02) incluido en las ordenes de pago presupustales de gastos en estado pagada y egresos de caja menor identificados, menos el valor en reintegros presupuestales, reintegros de caja menor y cuentas por pagar para devolucin de deducciones de las mismas deducciones. Sumatoria del valor de retenciones por concepto de IVA al rgimen simplificado (Deduccin 2-01-04-0203) incluido en las rdenes de pago

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egresos de caja menor identificados, menos el valor en reintegros presupuestales, reintegros de caja menor y cuentas por pagar para devolucin de deducciones de las mismas deducciones.

presupustales de gastos en estado pagada y egresos de caja menor identificados, menos el valor en reintegros presupuestales, reintegros de caja menor y cuentas por pagar para devolucin de deducciones de las mismas deducciones. Sumatoria del valor de retenciones por concepto de timbre (Deducciones 2-01-04-03-01-01 y 201-04-03-01-02) incluido en las rdenes de pago presupustales de gastos en estado pagada y egresos de caja menor identificados, menos el valor en reintegros presupuestales, reintegros de caja menor y cuentas por pagar para devolucin de deducciones de las mismas deducciones.

Sumatoria del valor de las retenciones por concepto de timbre (Deducciones 2-01-04-03-01-01 y 2-01-04-03-01-02) incluido en las obligaciones y egresos de caja menor identificados, menos el valor en reintegros presupuestales, reintegros de caja menor y cuentas por pagar para devolucin de deducciones de las mismas deducciones.

Retencin Timbre

Notas: En el archivo aparece una columna con el atributo con el que fueron clasificados los documentos (Ninguno, Anticipo, Pago Anticipado, Fondos en Administracin, Fiducia etc), esto con el fin de que se pueda corroborar el concepto por el que fue clasificado cada registro y de ser necesario ajustarlo, una vez realizada la verificacin esta columna se debe eliminar. Los pagos o abono en cuenta a favor de contribuyentes catalogados como Auterretenedores del impuesto de renta, en el reporte van a aparecer clasificados como Otros debido a que al no tener retencin en la fuente el sistema no pudo identificar la variable para clasificarlo en el concepto respetivo, en estos casos el usuario debe identificarlos y reclasificarlos manualmente. Al momento de realizar la depuracin del archivo se debe tener en cuenta que un mismo tercero no puede aparecer ms de una vez para el mismo concepto. El reporte generado por el SIIF Nacin es un insumo para que a partir de l cada entidad lo analice y ajuste para cumplir la obligacin de reportar la informacin de manera consistente y completa. El reporte muestra toda la informacin sin importar la cuanta del pago o abono en cuenta, el usuario debe definir que informacin reporta de acuerdo a la cuanta definida en la resolucin.

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Este archivo debe ser complementado con la informacin de los empleados que no qued registrada individualmente en SIIF Nacin de conformidad con lo estipulado en el pargrafo 5 del artculo 4 de la resolucin 11429. Cuando el tercero sea no domiciliado se debe reclasificar manualmente las retenciones al campo respectivo, de acuerdo al pargrafo 5 del artculo 4 de la resolucin 11429. Se debe considerar lo definido en todos los pargrafos del artculo 4 de la resolucin 11429 para realizar los ajustes respectivos. Para los terceros que aparece valor en el campo retencin en la fuente impuesto de timbre, se debe insertar un registro con cdigo 5053 y el valor que aparece como retencin registrarlo en el campo pago o abono en cuenta no deducible y los dems valores en cero, esta columna se debe eliminar del archivo.

REPORTE DETALLADO Este reporte permite verificar el detalle de los valores mostrados en la consulta consolidada para un tercero especfico. Perfil: Entidad Gestin Contable, Regional Entidad Pagador Central o Entidad Pagador

EPG/Exgena pagos y retenciones/Detallado

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Para que los datos sean consistentes de deben definir los mismos criterios en los filtros que se definieron para la consulta consolidada y registrar el tipo y nmero de identificacin del tercero a consultar de la siguiente forma:

Una vez definidos los filtros el sistema muestra el siguiente cuadro de dialogo para que el usuario defina si quiere guardar o abrir el archivo:

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El sistema identifica cada uno de los siguientes documentos que tengan fecha de registro del ao seleccionado, que no se encuentren anulados y que se hayan registrado en la(s) entidad(es) seleccionada(s): Si se defini como instancia Causado: o Obligaciones Presupuestales presupuestales. de la Vigencia actual y reservas

o Ordenes de Pago no presupuestales de gasto para devolucin de deducciones. o Egresos de Caja menor pagados en el ao seleccionado. o Reintegros de Caja menor con cargo a los egresos identificados. o Registros de legalizacin de Anticipos y pagos anticipados registrados en el ao seleccionado. Si se defini como instancia Pagado: o Ordenes de Pago Presupuestales de Gastos pagadas (Si se seleccion la instancia Pagado) o Reintegros presupuestales de Gastos con cargo a la ordenes de pago presupuestales de Gastos. o Ordenes de Pago no presupuestales de gasto para devolucin de deducciones.

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o Egresos de Caja menor pagados en el ao seleccionado. o Reintegros de Caja menor con cargo a los egresos identificados. o Registros de legalizacin de Anticipos y pagos anticipados registrados en el ao seleccionado.

El archivo se genera en un hoja de Excel , dnde muestra la informacin de cada uno de los documentos para que se pueda cruzar con la informacin mostrada en el reporte consolidado para el tercero seleccionado.

En caso de que los campos que muestran cifras en el archivo no presenten formato numrico pude ser porque la configuracin del equipo tiene definida la coma (,) como separador de decimales y el archivo est mostrando punto (.). En ese caso, se deben seleccionar las columnas que tienen valores numricos, en la opcin edicin del men, seleccionar reemplazar; en el campo buscar; registrar el signo coma (,) y en el campo reemplazar con; registrar el signo punto (.) luego oprimir el botn reemplazar todos, con estas acciones las celdas seleccionadas quedan con formato numrico.

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