PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIN DE LA CAPACITACIN Y EVALUACIN DE SU EFICACIA

NTC ISO 9001-2000 VERSIN No. 2.0 Fecha:

ELABORADO POR: Profesional Especializado Direccin de Capacitacin CARGO REVISADO POR: Director Tcnico Direccin de Capacitacin CARGO Jaime H. Porras R. NOMBRE Pilar Rodrguez Arias NOMBRE FIRMA FIRMA

APROBADO POR:

Director Tcnico Direccin de Planeacin CARGO

Nancy P. Gmez M. NOMBRE FIRMA

COPIA No.

No. DE FOLIOS: 18

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1. OBJETIVO(S): Establecer los pasos de la metodologa que permita planificar y evaluar la Capacitacin brindada por la Direccin de Generacin de Tecnologa, Cooperacin Tcnica y Capacitacin. 2. ALCANCE: El procedimiento se inicia con la solicitud elevada mediante el formato ficha tcnica, por parte del responsable de la Dependencia interesada y termina con la alimentacin de la base de datos del proceso de capacitacin. 3. BASE LEGAL: El Decreto 1567 de agosto de 1998 mediante el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacin en su artculo 4 que define la Capacitacin y el artculo 5 que hace mencin a los objetivos de la misma. Acuerdo 24 de abril de 2001 del H. C. De Bogot, D.C. y que reestructura la Contralora de Bogot, D.C. en su articulo 43 que determina las funciones de la Direccin de Generacin de Tecnologa, Cooperacin Tcnica y Capacitacin.

4. DEFINICIONES : JUSTIFICACIN: Explicar en forma clara y concisa la razn del porque es necesaria la capacitacin solicitada e indicar a que objetivo estratgico y corporativo apunta la capacitacin y como contribuye de manera eficiente a la realizacin de la gestin de Control Fiscal indicando que competencias se requieren en funcin de los requisitos definidos por el perfil de habilidades y/o competencias de los funcionarios a capacitar. As mismo se debe indicar que actividades asociadas al Plan Operativo Anual (POA), Plan Anual de Estudios (PAE), y Plan Anual de Auditoria (PAD) se vern beneficiadas por la capacitacin. OBJETIVO GENERAL: Indicar que se espera generar con esa capacitacin en los resultados del proceso identificando la actividad del POA a la cual se apunta y el porcentaje de cumplimiento. CERTIFICACIN DE LA CAPACITACIN: Consiste en establecer que cursos han sido tomados por todos y cada uno de los funcionarios de acuerdo a su asistencia, puntualidad y desempeo en la respectiva evaluacin. INTENSIDAD HORARIA: Es el total de horas a la que asiste una persona durante el desarrollo de un tema, programa o evento especifico. COSTO PROMEDIO: La Capacitacin coordinada por la Direccin tiene dos componentes de costos: Uno fijo que hace referencia a las instalaciones, equipos y otro variable tal como material de apoyo, memorias, talleres; un parmetro para determinar capacitacin es la bsqueda del menor costo promedio sin detrimento de la calidad. PAGINA 2 DE 18

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PROCESO DE EVALUACIN: La evaluacin de la eficacia ser concertada con cada uno de los solicitantes, se estimara una fecha o periodo al igual que los elementos con los cuales se evaluara la capacitacin por aplicacin de los conocimientos adquiridos en las actividades asociadas al proceso y el mejoramiento en los indicadores de gestin para lograr los objetivos en desarrollo de las actividades del POA, PAE Y PAD. La eficacia esta unida y es consecuencia directa de la justificacin y el logro de los objetivos. 5. REGISTROS: Ficha tcnica. Acta de Comit Directivo aprobatorio del Plan Plan de Capacitacin suscrito por el Sr. Contralor. Base de datos de la Capacitacin. Planillas de asistencia. Evaluacin de Percepcin y Calidad. Certificados de participacin Actas de Evaluacin de la Eficacia de la Capacitacin

6. ANEXOS: Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Formato de Certificacin. Formato para la Evaluacin de Percepcin y Calidad. Formato Registro de asistencia Capacitacin. Formato Ficha Tcnica. Formato Control de capacitacin. Formato actas.

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7. MATRIZ PARA DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. 1 EJECUTOR Profesional Especializado Profesional Especializado Director Tcnico y Profesional Especializado ACTIVIDAD Diagnostica las necesidades de capacitacin, diligencia la ficha tcnica y las organiza por procesos. Consolida la informacin para determinar temas en que se desarrollara la Capacitacin. Concerta con clientes involucrados en cada proceso para garantizar la pertinencia y oportunidad, acordando Ficha Tcnica la evaluacin de la eficacia de la Capacitacin. Acta del Comit Directivo y Plan de Elabora el Plan de Capacitacin con la Comisin de Capacitacin Personal y somete aprobacin del Comit Directivo. suscrito por el Contralor de Bogot. Programa el Plan de Capacitacin para ser desarrollado durante la vigencia respectiva y solicita la Base de Datos Contratacin cuando se requiera. Asigna aulas y docentes de acuerdo al aforo y requerimientos pertinentes; coordina y desarrolla la logstica de los eventos de capacitacin. Verificar mediante lista de chequeo REGISTROS OBSERVACIONES Ficha Tcnica no concertada.

Director Tcnico y Profesional Especializado

Director Tcnico y Profesional Especializado

Tcnico

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No. 7

EJECUTOR Tcnico Profesional Universitario Director Tcnico

ACTIVIDAD Registra asistencia en cada evento mediante planillas

REGISTROS Planillas de asistencia

OBSERVACIONES Ente capacitador

Propone y aplica la percepcin del evento de Capacitacin inmediatamente diligenciando los Encuesta formatos preestablecidos. Certifica participacin de funcionarios con un mnimo Certificado de del 80% de asistencia. Asistencia Evala la eficacia de la Capacitacin, presenta anlisis Acta de de resultados de acuerdo a lo establecido en el evaluacin en numeral 1 en la Ficha Tcnica y define las acciones formato de actas correctivas y preventivas. Ente capacitador si no es la C.B.

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Director Tcnico y Profesional E.

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Tcnico

Diligencia el Formato Control de Capacitacin y Alimenta la base de datos del proceso de Capacitacin.

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ANEXO 1

FORMATO DE CERTIFICACIN

LA CONTRALORIA DE BOGOTA, D.C. CERTIFICA QUE:

<NOMBRE FUNCIONARIO> <IDENTIFICACIN>
Asisti durante <No. DE HORAS> al <PROGRAMA ACADEMICO> durante <FECHA>, discriminado por intensidad horaria de la siguiente manera: <TEMAS CON SU INTENSIDAD HORARIA> La presente se expide a los <FECHA EXPEDICIN> para su registro en la hoja de vida.

JUAN ANTONIO NIETO ESCALANTE

CONTRALOR DE BOGOT, D.C.

PILAR RODRGUEZ ARIAS

DIRECTOR TCNICO TCNICOA GENERACIN TECNOLOGAS, COOPERACIN TCNICA Y CAPACITACIN

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PROCEDIMIENTO PARA LA PLANIFICACIN DE LA CAPACITACIN Y EVALUACIN DE SU EFICACIA VERSIN No. 2.0 ANEXO 2

FORMATO PARA EVALUACIN DE PERCEPCIN Y CALIDAD Direccin de Generacin de Tecnologas, Cooperacin Tcnica y Capacitacin NOMBRE DEL EVENTO: _____________________________________________ FECHA: _________________________ HORARIO: ______________________ Seor funcionario como parte de las acciones de mejoramiento en los procesos de capacitacin, para mejorar y crecer como persona, en la bsqueda del bienestar de la entidad y el suyo se le agradece llenar el siguiente formato: Califique de uno a cinco as: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5) I. LOGISTICA El saln de clase fue adecuado para el desarrollo del evento. ___ Las ayudas audiovisuales fueran debidamente utilizados? ___

II. ORGANIZACIN La intensidad horaria fue suficiente para el desarrollo del contenido. ___ Los das y la hora de realizacin del evento fueron adecuados. ___ La seleccin del docente y el contenido del programa fue acertado. ___ La realizacin del evento fue oportuna para el normal desarrollo de sus actividades laborales. ___ III. IV. DESARROLLO DEL CURSO Al inicio del evento acadmico se dieron a conocer los objetivos del mismo. ___ El programa desarrollado se ajust al inicialmente establecido y divulgado.___ Los conocimientos adquiridos en el saln de clase tienen aplicabilidad en su actividad laboral. ____ MI AUTOEVALUACIN COMO ESTUDIANTE (Evale de 1 a 5) Participacin_____ Asistencia_____ Puntualidad___ Aprovechamiento del curso___ La relacin con el docente se dio en trminos de cordialidad y respeto___

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V.

EVALUACIN DEL (DE LOS) DOCENTE(S)

Evalu de uno a cinco as: Malo (1), Regular (2), Aceptable (3), Bueno (4) y Excelente (5) VARIABLE A CALIFICAR Mostr dominio en el desarrollo del tema La Presentacin de los temas fue didctica y Participativa El lenguaje utilizado fue claro y preciso Respondi adecuadamente las inquietudes planteadas Cumpli con el horario establecido DOC 1 DOC 2 DOC 3 DOC 4 DOC 5

OBSERVACIONES:______________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ __________________ GRACIAS

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VERSIN No. 2.0 ANEXO 3

FORMATO REGISTROS DE ASISTENCIA CAPACITACIN

TEMA: LUGAR: HORARIO: NOMBRE Y APELLIDOS NUMERO CC FECHA (S): DOCENTE (S): DEPENDENCIA CARGO FIRMA

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INSTRUCTIVO ANEXO 3

FORMATO REGISTROS DE ASISTENCIA CAPACITACIN

TEMA: Escribir claramente el tema de capacitacin al que corresponde esta asistencia. FECHA (S): Indicar el da, la fecha, el mes y el ao en el que se surte esta Capacitacin LUGAR: Escribir la Direccin (nomenclatura) del sitio del evento, mencionando a que entidad pertenece (si aplica) Ej.: Auditorio Antonio Nario de la Gobernacin de Cundinamarca. DOCENTE:Escribir claramente el nombre del o los docentes que dictan. HORARIO: Sealar de manera precisa la hora de inicio y finalizacin del evento por cada da. APELLIDOS Y NOMBRES: Deber escribirse de manera clara, sin enmendaduras ni tachones el nombre del funcionario participante. NUMERO CC.: Se debe anotar el numero legible de la Cedula de Ciudadana de cada funcionario participante. DEPENDENCIA: Anotar la dependencia a la cual se encuentra adscrito al momento de la capacitacin CARGO: Escribir claramente el cargo en el que se desempea. FIRMA: Cada funcionario deber estampar su firma como prueba de su asistencia.

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ANEXO 4 FORMATO - FICHA TCNICA <NOMBRE DEL SOLICITANTE> <DEPENDENCIA> <CARGO>

TEMA JUSTIFICACIN

OBJETIVO GENERAL TEMAS A TRATAR NOMBRE DOCENTES LUGAR, FECHA HORARIO PERFIL FUNCIONARIOS PARTICIPANTES FUNCIONARIOS PARTICIPANTES TOTAL GRUPOS Y N ASISTENTES POR GRUPO METODOLOGIA APLICAR A DE

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EVALUACION DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACION

ENCUESTA EVALUACIN LOGSTICA Y DOCENTES MATERIAL ENTREGAR

DE DE A

FIRMA JEFE DE DEPENDENCIA SOLICITANTE

FIRMA DIRECTOR TCNICO GENERACIN DE TECNOLOGAS, COOPERACIN TCNICA Y CAPACITACIN.

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INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO ANEXO 4 FORMATO - FICHA TCNICA <NOMBRE DEL SOLICITANTE> <DEPENDENCIA> <CARGO>
TEMA JUSTIFICACIN Escribir de manera clara, objetiva y precisa en tema que debe ser abordado por la Capacitacin solicitada Explicar en forma clara y concisa la razn del porque es necesaria la capacitacin solicitada e indicar a que objetivo estratgico y corporativo apunta y como contribuye de manera eficiente a la realizacin de la gestin de Control Fiscal indicando que competencias se suplirn con la misma, en funcin de los requisitos definidos por el perfil de habilidades y/o competencias de los funcionarios a capacitar. As mismo se debe indicar que actividades asociadas al POA, PAE Y PAD se vern beneficiadas por la capacitacin. Sealar a que objetivo corporativo apunta la capacitacin solicitada.

OBJETIVO GENERAL Indicar que se espera generar con esa capacitacin en los resultados del proceso identificando el nmero de la actividad del POA a la cual se apunta, estimando el porcentaje de cumplimiento del mismo que sea atribuible a dicha Capacitacin. TEMAS A TRATAR Se deben enumerar los subtemas que debern ser abordados para dar cumplimiento al objetivo propuesto de la Capacitacin solicitada, as mismo es necesario indicar o sugerir la intensidad horaria y el tiempo que ha de destinarse para cada subtema. DE Cuando se conocen debern quedar identificados, tambin pueden sugerirse nombres de docentes o instituciones que se ajusten al perfil de calidad necesario para llenar las expectativas de la Capacitacin solicitada. Y Si la Capacitacin ha sido ofrecida estos datos debern ser consignados de manera precisa en la ficha; en caso contrario, deber sugerirse el lugar, fechas y horarios para adelantar la Capacitacin de manera que en coordinacin con la Direccin de Generacin de Tecnologas, Cooperacin Tcnica y Capacitacin se concert lo pertinente. Deber establecerse el perfil del funcionario identificando cargo, dependencia a la que pertenece, profesin y dems aspectos que se consideren relevantes y que guarden relacin con la Capacitacin solicitada de manera que pueda ser aprovechada al mximo. Deber enviarse el nombre de todos y cada uno de los funcionarios PAGINA 13 DE 18

NOMBRE DOCENTES

LUGAR, FECHA HORARIO

PERFIL FUNCIONARIOS PARTICIPANTES FUNCIONARIOS

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PARTICIPANTES TOTAL GRUPOS Y N ASISTENTES POR GRUPO METODOLOGIA APLICAR A

EVALUACION DE LA EFICACIA DE LA CAPACITACION

indicando el numero de la cedula de ciudadana y la dependencia a la que pertenece. De acuerdo a la Capacitacin solicitada se establece el nmero de funcionarios que forman un grupo. En caso contrario la Direccin de Generacin de Tecnologas formara dichos grupos buscando su homogeneidad respecto a los perfiles y buscando disminuir costos sin desmedro de la calidad de la Capacitacin solicitada. Se indicara el tipo de metodologa que se aplicara, por ejemplo si se trata de seminario, conferencia, panel, clase magistral y dems que se encuentren en el mercado. En caso contrario, deber sugerirse la metodologa que garantice un mayor impacto de la Capacitacin solicitada. Sealar la fecha o periodo en el cual se aplicar la evaluacin de la eficacia, mediante la aplicacin de la Capacitacin solicitada, de manera que sea posible establecer la validez de la aplicacin en el desarrollo de las labores, de los conocimientos y destrezas adquiridos por parte del funcionario. La aplicacin de la capacitacin deber estar asociada al proceso y el mejoramiento en los indicadores de gestin para lograr los objetivos en desarrollo de las actividades del POA, PAE Y PAS.

ENCUESTA EVALUACIN LOGSTICA Y DOCENTES MATERIAL ENTREGAR

DE Con base en el formato No. 2, se deber indicar las modificaciones pertinentes de acuerdo a la Capacitacin solicitada y que busquen medir DE aspectos que optimicen el aprovechamiento de la Capacitacin. A Cuando este establecido por parte del oferente se debe escribir el material que ser entregado a los participantes, garantizando el envi como mnimo de un ejemplar de dicho material con destino a la Biblioteca de la Entidad. En caso contrario, se deber informar que material se requiere para cumplir el objetivo de la Capacitacin, para ser solicitado al Contratista, para lo cual se requiere de las instrucciones precisas del solicitante de la Capacitacin.

FIRMA JEFE DE DEPENDENCIA SOLICITANTE

FIRMA DIRECTOR TCNICO GENERACIN DE TECNOLOGAS, COOPERACIN TCNICA Y CAPACITACIN.

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ANEXO 5

FORMATO CONTROL DE CAPACITACIN NOMBRE DEL PROCESO

NOMBRE CAPACITACIN SEGUIMIENTO TECNICO PERIODO DESDE HASTA CONVOCADOS No. FUNCIONARIOS ASISTENTES %ASISTENCIA LUGAR (ES) DOCENTE(S) INTENSIDAD TOTAL CUMPLIMIENTO EFICACIA CAPACITACIN

TEMA
T1 T2 T3 T4

ANEXO 5 (continuacin)
FORMATO CONTROL DE CAPACITACION NOMBRE DEL PROCESO:

SEGUIMIENTO FINANCIERO NOMBRE CAPACITACIN TEMA T1 T2 T3 T4 No. Contrato O.P.S. Disponibilidad CONTROL CONTRACIN Valor Fecha

Costo Promedio

No. Oficio

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INSTRUCTIVO ANEXO 5 Este anexo deber ser diligenciado por el Tcnico de la Direccin de Generacin de Tecnologas, Cooperacin Tcnica y Capacitacin en concordancia con la actividad No. 11 del procedimiento. NOMBRE DEL PROCESO: Debe indicarse el nombre del Proceso al cual apunta la Capacitacin solicitada: Proceso Macro, Proceso Micro, Proceso de Responsabilidad Fiscal, Gestin del Talento Humano, Enlace, Documental, etc. TEMA: Anotar el tema solicitado de capacitacin. PERIODO: Indicar la fecha de inicio y finalizacin de cada capacitacin usando el formato da/mes/ao. FUNCIONARIOS CONVOCADOS: Corresponde al total de funcionarios que fueron invitados de manera formal. FUNCIONARIOS ASISTENTES: Es el nmero de funcionarios que asistieron al evento segn el registro diseado para tal fin en el anexo 4. PORCENTAJE DE ASISTENCIA: Es el numero de asistentes dividido entre el de convocados por 100. LUGAR: Sitio donde se dicto el curso. DOCENTE: Nombre del docente que dicto el tema INTENSIDAD: Total de horas que comprendi la capacitacin. INSTRUCTIVO ANEXO 5 (continuacin) No. CONTRATO: Dato suministrado por la Subdireccin de Recursos Materiales O.P.S.: Orden de Prestacin de Servicios, informacin suministrada por la Subdireccin de Recursos Materiales DISPONIBILIDAD: El nmero de la disponibilidad presupuestal ser suministrada por la Subdireccin Financiera. VALOR: Hace referencia al valor total del Contrato. FECHA: Se debe indicar la fecha en la cual se ejecutara la contratacin. COSTO PROMEDIO: Con el valor total, el nmero de funcionarios y la intensidad horaria se construye el indicador de costo promedio tanto para funcionario, hora y hora-funcionario.

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VERSIN No. 2.0 ANEXO No. 6

ESTRUCTURA PARA DOCUMENTAR ACTAS

(ESCRIBA AQU EL NOMBRE DEL COMIT, CONSEJO O REUNIN) ACTA No. ____________ DE (AO) LUGAR: FECHA: HORA INICIO: HORA FIN:

OBJETIVO

ORDEN DEL DA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

DESARROLLO TEMATICO
TEMAS TRATADOS
1. 2. 3.

RESULTADOS
1. 2. 3.

ACCIONES A EJECUTAR

RELACION DE ANEXOS
No. de ORDEN TITULO RELACIN CON EL DESARROLLO TEMTICO (*)

(*) NUMERAL AL CUAL SE APLICA

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COMPROMISOS ACCION 1. 2. 3. RESPONSABLE FECHA LIMITE EJECUCION

FIRMA DE LOS PARTICIPANTES NOMBRE Y CARGO 1. 2. 3. 4. 5.

FIRMA

NOMBRE COMPLETO DE QUIN ELABORA Y TRANSCRIBE EL ACTA

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