Studiu de Caz privind Sistemul Informaional al Clienilor la S.C. ROMPAK S.R.L.

Studeni :

Structura Studiului de Caz :

1. Identificarea proiectului
1.1 Descrierea organizrii ntreprinderii 1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente

2. Iniierea i planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaional financiar contabil ales

2.1 Identificarea principalelor sisteme informaionale financiar contabile din organizaie 2.2 Definirea ariei de ntindere a sistemului informaional financiar contabil ales

3. Descrierea detaliat a sistemului informaional financiar contabil existent

3.1 Descrierea intrrilor 3.2 Descrierea prelucrrilor 3.3 Descrierea ieirilor

4. Modelarea sistemului informational existent

4.1 Diagrama fluxurilor de date 4.2 Diagrama entitate relaie

5. Determinarea cerinelor informaionale pentru noul sistem

5.1 Modificrile funcionale i / sau nefuncionale din sistemul financiar contabil

1. Identificarea proiectului
1.1 Descrierea organizrii ntreprinderii S.C. ROMPAK S.R.L. are este o organizaie care desfoar activiti de producie i comercializare a drojdiei de panificaie , de premixuri , amelioratori de panificaie i patiserie situat n municipiul Pacani , Romnia . Fabrica produce o drojdie pentru panificaie de nalt calitate i o mare varietate de amelioratori de panificaie . S.C. ROMPAK S.R.L. face parte din grupul de firme PAK HOLDING A.S. Turcia , grup cu tradiie n fabricarea drojdiei de panificaie i a produselor farmaceutice . PAK HOLDING A.S. ocup locul al treilea n ierarhia celor mai mari productori de drojdie de panificaie din lume i a investit suma de 34 milioane de dolari pentru construirea fabricii ROMPAK n Romnia . S.C. ROMPAK S.R.L. comercializeaz produsele prin intermediul distribuitorilor . Compania are o reea de 12 distribuitori care funcioneaz prin 25 de depozite rspndite n toat ara . n anul 1994 Pakmaya ncepe construcia primei fabrici de drojdie, n Romnia , n municipiul Pacani , Judeul Iai . Aceasta i-a nceput activitatea pe data de 1 martie 1998 , producnd drojdie proaspt de panificaie de cea mai bun calitate importat pn atunci iar din anul 2002

ncepnd s produc o gam larg de amelioratori de panificaie i premixuri de patiserie , astzi ajungndu-se la un numr de 30 de tipuri de amelioratori. Fabrica are o capacitate de producie de aproape 30 000 tone de drojdie anual , amelioratori de panificaie i premixuri de patiserie , ntregul proces fiind monitorizat cu cea mai performant tehnologie computerizat pentru a obine produse de cea mai bun calitate , n concordan cu certificrile ISO 9001 : 2000 i cu principiile HACCP ( Analiza Punctelor Critice de Control ) obinute n anul 2003 . Certificarea a fost acordat de ctre TV CERT Germania . Societatea a fost nmatriculat la Registrul Comerului n anul 1994 , sub numrul de nmatriculare la Registrul Comerului J22 / 2877 / 1994 , avnd numrul de nregistrare fiscal R1997834 . Sediul social al societii se afl n municipiul Pacani , Str. Grdiniei , Nr.1 , Tel. Fix 0232 - 767072 , fiind o societate cu rspundere limitat a crei activitate are codul i denumirea n clasa CAEN 1589 - Fabricarea altor produse alimentare . Analiza activitii firmei S.C. ROMPAK S.R.L. s-a realizat din urmtoarele 4 puncte de vedere : 1) Furnizorii . Principalii furnizori ai firmei sunt productori de fin , melas , arome , enzime , acid ascordic , fin de soia , emulgatori , colorani , gluten de gru , sare , amidon de porumb , etc. Acestea fiiind de la productorii autohtoni ( Velpitar , Pambac etc. ) sau de la productorii externi din Bulgaria , China , Turcia i alte ri . 2) Clienii . Distribuia produselor Rompak - Pakmaya este realizat prin intermediul a 12 distribuitori astfel nct s fie asigurat o diponibilitate ct mai ridicat . Principalii distribuitori interni sunt : ACTIV PLUS , ADISSEO , BLACK COMPANY GROUP , ENPONI GROUP , GLOBAL
4

TRADING & INVESTMENT , MARATHON DISTRIBUTION GROUP , NET DISTRIBUTION , SLIK IMPEX , VLASE , VULTUREX DISTRIBUTION , UNIVERS , UNLIMITED . Firma dezvolt relaii cu clienti exteriori att din UE ct i din afara acestei comuniti ( Republica Moldova ) . 3) Bariere de intrare pe pia . Sunt puine bariere avnd n vedere nivelul tehnologic avansat de producie , a calitii acestora , a preului relativ sczut al produselor , i datorit faptului c este un produs de baz n domeniul alimentar . Firma nu are concureni pe piaa intern , acetia avnd o tradiie i un renume consacrat prin brandul Pakmaya . 4) Concurenii . Pe piaa intern firma nu are concureni , existnd doar produse importate . Printre concurenii de pe piaa extern se remarc : Concernul LeSaffre , Concernul DSM , Concernul Akmaya Turcia , SC Seineana Ifis SA , Concernul AGMauri , etc. Firma este organizat ca socitate cu rspundere limitat , fiind condus de un administrator i un director general care formeaz primul nivel de conducere .

ORGANIGRAMA :

Organigrama societii S.C. ROMPAK S.R.L are ca punct de plecare administratorul , urmat de conducerea societaii - directorul general , n subordinea cruia se afl secretariatul . Organigrama cuprinde un numr de 8 departamente de baz i anume : 1. Departament de marketing 2. Departament de ntreinere 3. Departament de resurse-umane 4. Departament tehnic 5. Departament calitate 6. Departament juridic 7. Departament de contabilitate 8. Departament audit financiar intern i administrativ n cadrul departamentului audit financiar intern i administrativ regsim subdepartamentul AFI ASISTENTS & IT unde sunt desfurate toate activitile privind dezvoltarea sistemelor informaionale din unitate , precum i ntreinerea acestora i a echipamentelor corespunztoare sistemului informatic existent . n ceea ce privete nivelurile de conducere n firm se regsesc 5 niveluri : Nivelul 1 : Administrator Nivelul 2 : Director general i secretariat

 Nivelul 3 : Departament de marketing , Departament de ntreinere , Departament de resurse-umane , Departament tehnic , Departament calitate , Departament de contabilitate , Departament juridic , Departament audit financiar intern i administrativ . Nivelul 4: Supervizori vnzri , Serviciul intern de prevenire i protecie PSI , Departament ntreinere mecanic , Departament transporturi , Departament ntreinere electric , Departament igien , Departament amelioratori , Centrul de instruire n panificaie , Departament dezvoltare produse noi , Departament tratare ape , Departament producie drojdie , Departament magazie , Departament aprovizonare , Securitate , fabric i soferi , AFI ASISTENTS & IT . Nivelul 5: Departament pregtire MELASA , Departament separare , Departament fermentaie , Departament filtrare / mpachetare , Livrri . n cadrul ROMPAK se regsesc urmtoarele funcii : Funcia de producie - n cadrul acestei functii se realizeaz activitile ce privesc obinerea produselor finite , inerea evidenei comenzilor , ntreinerea utiliajelor i evidena celorlalte materiale consumabile care duc la ndeplinirea obiectului de activitate al ntreprinderii. Funcia de producie nglobeaz toate procesele care sprijin activitatea de producie , ndeplinirea obiectului preponderent de activitate . Realizarea controlului tehnic de calitate se face paralel cu fabricarea produselor pentru eliminarea consumurilor care nu sunt necesare . Alturi de folosirea eficient a resurselor existente i atingerea unei capaciti optime se vor duce la ndeplinire optim comenzile preluate . Aceast funcie este realizat n cadrul Departamentului Tehnic care are n subordine subdepartamentul producie .

Obinerea produselor la un raport pre / calitate convenabil duc la satisfacerea nevoilor clienilor firmei . Funcia de producie este susinut de existena seciei de producie , a atelierului mecanic , laboratorul i controlul tehnic de calitate . Funcia financiar contabil - realizeaz toate activitile i operaiunile privind veniturile i cheltuielile de orice natur , ntocmirea documentelor justificative i a situaiilor fiananciare anuale , a analizelor economico-financiare , stabilesc preul n funcie de costurile de producie , realizeaz operaiunile specifice inventarierii , repartizrii profitului , plilor , ncasrilor etc. Funcia financiar - contabil elaboreaz programe economice i fananciare pe termen scurt , mediu i lung ; bugete generale i speciale de venituri i cheltuieli lund n considerare potenialul material , uman i financiar , asigurnd lichiditatea , rentabilitatea i eficiena firmei . Aceasta funcie este realizat n cadrul Departamentului Contabilitate unde sunt cuprinse urmtoarele birouri : a) biroul contabilitate are n vedere activitile de nregistrare i eviden a elementelor patrimoniale ale firmei ct i efectuarea lunar a inventarierii i a balanei de verificare pentru conturile sintetice i cele analitice . b) biroul financiar n care bugetele au rol nsemnat n dezvoltarea i funcionarea firmei , n descompunerea i mobilizarea rezervelor interne , n colectarea resurselor financiare , n introducerea progresului tehnic i asigurarea unui circuit normal al capitalului n realizarea indicatorilor calitii i cantitii din programele economice i n realizarea unor concordane ntre acetia i indicatorii financiari . De asemenea se urmresc

operaiunile efectuate cu partenerii , transmiterea notelor de plat i ncasarea ctre casierie . c) casieria cuprinde activitile prin care se realizeaz ncasrile i plile efectuate n numerar i asigurarea relaiilor de decontare cu bncile , ntocmete registrul de cas . Funcia de personal - urmrete recrutarea personalului cu pregtire corespunztoare posturilor disponibile , instruirea permanent a personalului , ntocmirea fielor de post , stabilirea salariilor , rezolvarea problemelor sociale ale salariailor . Functia de personal are n vedere asigurarea necesarului de for de munc cu personal pregtit corespunztor postului pe care l ocup , stabilirea modului de salarizare i rezolvarea problemelor salariale ale salariatilor . Principalele obiective ale funciei de personal sunt : a) crearea unor condiii de lucru ct mai bune pentru toi salariaii ; b) existena unor cursuri de pregtire i instruire pentru personalul tnr angajat ; c) practicarea unor salarii decente n conformitate cu munca i pregtirea fiecarui salariat . Funcia de personal este realizat n cadrul Departamentului Resurse Umane. Funcia comercial . n cadrul acesteia are loc aprovizionarea cu materiile prime necesare produciei , realizarea planului de marketing privind lansarea i promovarea produselor firmei pe pia , stabilirea strategiilor de vnzare . Scopul acestei funcii este de a avea un contact permanent cu clienii . Funcia comercial cuprinde dou laturi : a) aprovizionare ;

b) desfacere a produselor finite obinute n atelierul propriu . Latura aprovizionare are ca obiectiv achiziionarea att a materiilor prime i auxiliare necesare procesului de producie , ct i a altor produse destinate revnzrii . Biroul aprovizionare are ca sarcin realizarea unui flux continuu n aprovizionarea firmei cu toate materialele necesare desfurrii normale a acesteia . Biroul desfacere se ocup cu coordonarea punctelor de desfacere a firmei i buna desfurare a distribuiei de produse finite . Funcia comercial se realizeaz n cadrul Deparatamentelor Marketing i Aprovizionare . Funcia de cercetare - dezvoltare - urmrete extinderea gamei de produse noi prin achiziionarea de noi utilaje i modernizarea celor existente , fabricnd produse care se vor distinge prin unicitate , calitate i costuri reduse . Prin funcia de cercetare - dezvoltare are loc dotarea tehnico - material a proceselor de baz , astfel nct mbuntirea procesului de producie se sprijin pe eliminarea timpilor mori . Funcia de cercetare - dezvoltare se realizez n Departamentul Dezvoltare Produse Noi din cadrul Departamentului Tehnic . Organizarea activitii de reparaii , ntreinere se va face far periclitarea activitilor de baz . Structura organizatoric va fi astfel conceput nct sa nu existe suprapuneri de responsabiliti . Obiectivele mai sus menionate sunt n sarcina compartimentului de analiz, care urmrete i elaborarea ideilor noi privind mbuntirea continu a produselor i serviciilor .
10

1. 2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente Organizaia studiat este o legtur ntre vechi i nou , ntre tradiie i avangard iar investiile fcute n ultimii ani n sistemul informatic i informaional au avut ca scop crearea unui sistem de control i gestiune a activitii firmei flexibil ca posibiliti , dar rigid n posibilitile de intervenie a persoanelor neautorizate sau ru intentionate . Acest lucru este necesar la orice nivel pentru a proteja datele deja operate , secretul rezultatelor financiar contabile , ct i al relaiilor cu terii . Scopul principal al sistemului realizat este preluarea cu rapiditate a actelor rezultate din activitatea economic , acte ce reflect micrile unitare de numerar i stocuri . Aceasta permite , la nivelul conducerii , luarea deciziilor n timp real , decizii bazate pe evidena faptic i nu pe calcule estimative i / sau de ansamblu . S-a ncercat eliminarea pe ct posibil a documentelor primare ntocmite manual prin instalarea n retea a unor calculatoare n punctele cheie ale desfurrii activitii i colarizarea personalului existent n problema operrii datelor , fiecare la nivelul su . Aceasta permite prelucrarea zilnica a datelor din punctele de lucru n care sunt instalate uniti de calcul , fr a avea personal angajat suplimentar , special pentru aceste funcii .

11

Sistemul informatic al firmei este destul de actual ca performane tehnice i se preteaz la mbunttiri ale softului fr a investi sume exorbitante n partea de software .

Resursele informatice din organizaie au fost recent nlocuite cu unele noi i sunt alctuite din staii de lucru , servere , imprimante , faxu-ri , fotocopiatoare , videoproiector , telefoane fixe , scanere , camere web etc . O parte din staiile de lucru n proporie de 70 % o sunt dotate cu Procesor Intel Pentium 4 Core Duo 2 cu frecvena de 2,20 Ghz ; Plac de Baz ASUS avnd Plac de Sunet integrat cu 7 canale audio ; Plac Video ATI SAPHIRE cu memorie de 512 Mb DDR ; Memorie Intern Kingston 2 Gb DDR 2 ; Hard Disk SATA cu o capacitate de 160 Gb avnd viteza de rotaie de 7200 RPM , DVD RW LG cu viteza maxim de inscripionare i redare de 16 X pt DVD uri i de 52 X pentru Cd uri , Floppy Disk Teac pentru dischete de mrime 1.44 , Monitor LCD 17 ASUS Wide model L700 varianta black , Boxe 2.0 Logitech model ML5368-2 cu puterea muzical de 5 Wati RMS , tastatur Genius Anti RSI model G123 i mouse optic Microsoft model MSO 053 . Cealalt parte a staiilor de lucru n proporie de 30 % sunt dotate cu Procesor AMD X 2 cu frecvena de 2 Ghz , Plac de Baz Gigabyte , Plac de Sunet Creative Audigy Blaster cu 5 canale audio , Plac Video GeForce Nvidia cu memorie 256 Mb DDR , Memorie Intern Kingston de 1 Gb DDR , Hard Disc S-ATA cu capacitatea de stocare de 160 Gb 7200 RPM , DVD R Combo Sony cu vitez maxim de redare de 16 X pentru DVD uri i vitez de redare + inscripionare de 52 X pentru CD uri , Floppy
12

Disk IBM 1.44 , Monitor TFT 17 Benq model Lb 5215, Boxe 2.0 Genius model GZH-35123 cu puterea muzical de 3 Wati RMS , tastatur i mouse optic A4 Tech model A-1043 precum i Camer Web cu rezoluie VGA Creative model VC 3152 . Fiecare statie de lucru este dotata cu o surs extern denumita UPS Mustek model 400 i care protejeaz sistemul n cazul ntreruperii energiei electrice acionnd ca o baterie ce ine n jur de 20 de minute suficient timp ca angajaii s termine i s salveze ce au lucrat . Ca sisteme de operare staiile de lucru folosesc Windows Vista cu Service Pack 2 , n proporie de 70 % , restul de 30 % folosesc Windows XP cu Service Pack 3 . Softul de baz utilizat a fost achiziionat , cu licen , de la un distribuitor autorizat Microsoft . Staiile sunt conectate la un program Windows Server i la reeaua local intranet precum i conexiune la internet redundant : ADSL , cu server de mail intern : rompak.ro . Sistemul contabil este instalat pe server cu WizCount ( program de eviden contabil ) . Alte softuri contabile utilizate : MiFix , WizSalary etc. Din categoria de programe enumerm : Programe de editare text : Microsoft Word , Notepad , WordPad ; Program de calcul tabelar : Microsoft Excel , Open Office ; SGBD uri : Visual FoxPro , PostgreSql ; Limbaj de programare : C # , Visual Basic ; Programe de proiectare grafic : Microsoft PowerPoint ; Programe antivirus : Kaspersky 2009 , Eset NOD 32 ;

13

 Programe multimedia : Windows Media Player 9.0 , Winamp 5.5 , SMPlayer i MPlayer 1.0 . Reeaua firmei pe lng cele 58 de calculatoare dispune i de 3 servere : primul mai vechi ( Pentium 4 1,2 Ghz ; 512 Mb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN ; Modem ; CD-W ; Floppy Disk ) al doilea implementat recent ( Pentium 4 2,4 Ghz ; 3 Gb RAM ; HDD 200 Gb ; LAN : Modem ; DVD-RW , Unitate Optic etc. ) , iar cel de-al treilea server de mail intern ( Pentium 4 1,8 Ghz ; 1 Gb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN ; Modem : DVD-R Combo ) . Aceste servere au responsabilitatea de a ntreine reeaua i de a asigura funcionalitatea acesteia . Staiile de lucru sunt legate n reea prin cablu UTP , fcndu-se legtura ntre acestea prin intermediul a dou switch-uri . Rompak are n dotare 6 multifuncionale HP 6857 C , 10 imprimante HP F 2108 cu scaner i copiator incorporat , 3 imprimante foto Lexmark P5900 , 2 fotocopiatoare Lexmark C 95238 un videoproiector Acer , mai multe telefoane fixe DECT i 2 fax-uri Philips 2802B . ntreaga reea de staii de lucru este protejat de o aplicaie de tip firewall care monitorizez i filtrez permanent transmisiile de date realizate ntre staii i Internet . Acesta ine la distan aplicaiile cu intenii rele cum ar fi hackerii , spam-urile , viermi , virui , trojani etc. nainte ca acetia s pun probleme sistemului . Firma dispune de o reea de tip LAN , la care sunt conectate 38 de staii de lucru repartizate astfel : 21 de staii de lucru la nivelul adiministrativ , iar restul sunt distribuite n mod proporional cu activitatatea pe care o desfoar n cadrul seciilor din fabric , astfel :

14

a) 8 staii de lucru aparin Departamentulului Financiar Contabil mprite n funcie de activitatea pe care o presteaz fiecare angajat al acestui departament ; b) 2 staii de lucru aparin secretariatului ; utilizate la nregistrarea oricarui document care intr n fabric ; c) 3 staii de lucru aparin Departamentului de Resurse Umane ; utilizate n vederea inerii evidenei salariailor i a problemelor acestora ; d) 3 staii de lucru aparin Conducerii organizaiei dintre care 1 staie de lucru se afl n sala de edine mpreun cu videoproiectorul Acer folosit la organizarea edinelor ; e) 3 staii de lucru aparin Departamentului de Aprovizionare ; utilizate pentru operarea datelor privind recepia de materii i materiale , asigurarea legturii cu departamentul contabil . f) 2 staii sunt utilizat de responsabilul IT pentru supravegherea celorlalte staii de lucru i asigurarea funcionrii acestora n condiii normale . SC ROMPAK SRL folosete ca tipuri de aplicaii WizCount , WizSalary i MiFix . WizCount - reprezint un sistem integrat de contabilitate , gestiune i marketing , puntnd fi accesat printr-un nume de utilizator i parol . Sistemul cuprinde contabilitate , gestiune , vnzri , producie , logistic aprovizionare , management , i acceseaz simultan aceeai baz de date . Protecia sistemului este asigurat prin parole la nivel de utilizator , accesul fiind structurat pe mai multe nivele , acordndu-se sau nu amumite drepturi fiecrui utilizator . Toate documentele sunt introduse n sistem o singur dat , programul asigurnd legtura automat ntre departamente i ctre baza de date central .
15

Aplicaia WizCount conine urmtoarele meniuri principale : OPERAIUNI ADIIONALE . Meniul conine operaii externe cum ar fi schimbarea companiei, crearea uneia noi , logarea cu alt utilizator , salvarea datelor , importul / exportul de fiiere , etc. DEFINIII . Acest meniu descrie operaiile care nu se fac zilnic , cum ar fi : actualizarea detaliilor generale referitoare la firm ( CUI , forma juridic , adresa , cont , etc. ) , stabilirea parolelor , nomenclatoarele de ageni , depozite , etc. Anumite cmpuri din aceste meniuri nu sunt accesibile utilizatorilor . CONTABILITATE . Acest meniu conine : definirea de conturi , tipuri de tranzacii , centrii de cost , introducerea de note contabile , i diverse operaiuni cu acestea . ARTICOLE . Aceast meniu se selecteaz pentru a putea introduce articole noi , a le modifica pe cele existente . Deasemenea tot aici pot fi definite i setate preuri de vnzare pentru articole . DOCUMENTE . Acest meniu se poate folosi pentru emiterea diverselor documente : facturi , comenzi , note de expediie , transferuri ntre depozite , rapoarte de producie , documente de import / export .a.m.d. RAPOARTE . n acest meniu sunt explicate modurile de emitere a listelor , a balanelor , a fielor , a rapoartelor de circuit financiar . Firma utilizeaz din acest meniu doar rapoartele de contabilitate i rapoartele de stocuri ( jurnal de cumprri , jurnal de vnzri , balan de verificare , etc ) . WizSalary este un sistem conceput special pentru rezolvarea problemelor complexe din domeniul salarizrii n companii ce opereaz pe orice segment de pia . Sistemul permite prelucrarea cu exctitate a datelor despre fora de munc , oferind o bun gestionare a acesteia .
16

Aplicaia WizSalary conine urmtoarele meniuri principale : COMPONENE SALARIU . Acest meniu este utilizat pentru intoducerea salariului , gradaia , tariful , sporurile , datoriile sociale i vechimea fiecrui salariat . IMPORT LAVIE . Acest meniu este utilizat pentru introducerea automat a datelor de pontaj din sistemul de acces-control Lavie ( sau alt sistem de pontaj electronic ) . CALCUL : Meniul este utilizat pentru efectuarea calcului pentru un singur angajat , mai muli angajai ( folosind opiunea filtru ) sau toi angajaii . MANAGEMENT DE PERSONAL . Acest meniu este utilizat pentru intoducerea datelor personale pentru fiecare angajat ( marca , ID , nume , prenume , departament , data naterii, carte de munc , contract individual cu firma , adresa , stare civil , funcie , etc. ) . INTRODUCERE DATE PONTAJ . Cu ajutorul acestui meniu se introduce orele de pontaj . RAPOARTE . Cu ajutorul acestui meniu se emit sau se genereaz rapoarte att pe ecran ct i la imprimant . Aceste rapoarte pot fi predefinite sau suplimentare . TABELE . Meniul este utilizat pentru setarea detaliilor de salarizare pentru companie : parole de acces , curs valutar ; mod de calcul al tarifelor , datoriilor sociale , primelor ; luna curent , numrul de zile i ore lucrtoare n luna curent , planul contabil i altele . INTRODUCERE TRANZACII . Meniul este utilizat pentru a introduce reinerile , concediile medicale , concediile de odihn .a. NTREINERE . Este utilizat pentru ntreinerea bazei de date (
17

refaceri ) , nchiderea de lun i salvri . MiFix ine evidena mijloacelor fixe , obiectelor de inventar sau a altor grupe pe care organizaia le poate defini n conformitate cu legislaia n vigoare . Meniurile principale ale aplicaiei sunt : ACTUALIZARE . Meniul este utilizat pentru nregistrarea de mijloace fixe conform catalogului , transferul n alt atelier a unei imobilizri , modificarea strii inventarierii , vizualizarea strii nregistrrii , starea de provenien a utilijalui ( nchiriat sau propriu ) , se poate nregistra casarea sau vnzarea utilajului . LISTE : Meniul este utilizat pentru vizualizarea fiei pentru fiecare mijloc fix cu date referitoare la acesta . Meniurile PLAN AMORTIZARE i PAD NEALOCAT nu sunt utilizate n cadrul firmei. Aplicaiile financiar - contabile folosite sunt achizitionate de la un productor specializat de software financiar . Acestea sunt modulare , pe unitile de lucru fiind instalat mcar minimul necesar , pentru utilizarea eficient att a programului ct i a fondurilor de investitii n software . Firma lucreaz cu mai multe banci , avnd acces la programele lor . Accesul se face prin intermediul parolei i a utilizatorului plus un cod generat de un dispozitiv numit cod token sau dispozitiv digipas . Aici se fac plati n lei i n valut , urmrirea depozitelor etc. Rompak are un numar total de 275 de angajai i este clasat n categoria ntreprinderilor mijlocii . n cadrul organizaiei personalul este specializat pe urmtoarele funcii i departamente :

18

1. Departamentul de audit financiar intern i administrativ - are 51 de angajai i are n atribuiuni controlul intern al operaiunilor financiar contabile i al documentelor justificative din cadrul firmei . 2. Departamentului de contabilitate are 8 angajai care se ocup cu nregistrararea sistematic i cronlogic a tututror operaiunilor financiarcontabile cu prevederile legale , calcularea principalilor idicatori financar contabili, prezinta situatiile financiare spre aprobare . 3. Departamentul juridic are 1 angajat ce ntocmete , verific din punct de vedere legal clauzele contractuale de munc , cu clienii , de colaborare , reprezint societatea n cazul litigiilor . 4. Departamentul de marketing are 13 angajai , stabilete strategii de vnzare , propune soluii privind lansarea produselor pe pia , dezvoltarea strategiilor privind creterea profitului firmei , realizeaz tehnici de promovare a produselor . 5. Departamentul de ntreinere are 56 de angajai , are ca responsabiliti ntreinerea i supravegherea echipamentelor tehnologice i a utilajelor din cadrul firmei , vin cu propuneri de achiziie a unora noi , instruieste personalul n utilizarea acestora . 6. Departamentul tehnic are 88 de angajai , se ocup efectiv cu realizarea produselor finite i dezvoltatarea unora noi . 7. Departamentul de calitate are 9 angajai , urmrete respectarea cu strictete a parametrilor cantitativi i calitativi a materiilor prime care intr n compoziia produsului final 8. Departamentul resurse umane are 9 angajai ce se ocup cu evidena salariailor , a recrutrii personalului pentru posturi vacante , organizare de training precum i 2 analiti de sisteme , 2 programatori , 2 tehnicieni ntreinere sisteme .
19

Acetia din urm sunt responsabili de ntreg sistemul informatic al firmei ROMPAK i se ocup de : asigurarea proiectrii lucrrilor informatice , implementarea acestora , instruirea personalului implicat n utilizarea diverselor programe , verific desfurarea n condiii normale a activitii informatice i eventual propune proiecte informatice noi ctre conducere , controlul i repararea sistemelor , implementarea noilor tehnologii din domeniul informaional i nu n ultimul rnd verificarea i gestionarea serverelor i a reelei . Tot n atribuiile lor intr i implementarea politicii de securitate la nivelul ntregului sistem informatic .

2. Iniierea i planificarea proiectului de dezvoltare a sistemului informaional financiar contabil ales

2.1 Identificarea principalelor sisteme informaionale financiar contabile din organizaie Sistemele informaionale folosite n organizaia S.C. ROMPAK S.R.L. sunt sisteme orientate spre date iar firma folosete un software contabil utilizat n gestionarea evidenei clienilor , furnizorilor , a plilor n numerar sau prin banc , a datoriilor ctre stat dar i ctre teri , a nvestiiilor fcute , a amortizrilor , a bncilor , a debitorilor i a creditorilor precum i a previziunilor i planurilor viitoare privind o mai bun funcionare a ntreprinderii din punct de vedere financiar dar i organizatoric. Departamentul de contabilitate controleaz evenimentele care au avut loc , modalitate sigur de a determina care au fost rezultatele activitii desfurate, analizarea datelor exacte fr erori .

20

n urma studierii societii S.C. Rompak S.R.L. i privind procesele interne care au loc n cadrul organizaiei vom prezenta analiza principalelor sisteme informaionale financiar contabile identificate n cadrul organizaiei : Sistemul informaional de eviden a imobilizarilor n cadrul sistemului informaional al mijloacelor fixe se efectueaz o serie de operaiuni dintre care cele mai importante sunt : recepia mijloacelor fixe i gruparea acestora pe categorii , darea n folosin , stabilirea plusurilor i minusurilor n urma inventarierii patrimoniului , stabilirea duratei de uitlizare , calculul amortizrii pe baza planului de amortizare , ieirea din gestiune . Documentele ce in de intrare sunt : facturi de aprovizionare , aviz de expediie , proces verbal de recepie final ( n cazul construciilor ) , proces verbal de instalare , bon de micare a mijloacelor fixe , proces verbal de scoatere din funciune , garanii , declaraie vamal de import , carte de identitate ( pentru autovehicule ) . Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional de eviden a imobilizrilor sunt : balana lunar analitic i sintetic a mijloacelor fixe , list de inventariere , fia analitic a mijloacelor fixe , raport privind starea de amortizare . Sistemul informaional al produselor finite i al produciei n cadrul sistemului informaional al produselor finite se efectueaz o serie de operaiuni dintre care cele mai importante sunt : inventarierea produselor finite , distribuirea i depozitarea lor n medii curate i special amenajate etc.
21

Primirea de materii prime i materiale se face pe baza avizului de expediie pentru cele din cadrul firmei sau facturi i aviz de expeditie pentru cele de la teri . Acestea se nmagazineaz pn n momentul consumului . Prin consumul tehnologic aferent procesului de producie rezult produsul finit care se evideniaz pe nota de predare la magazie ntocmit la secia de producie . Prin centralizarea acestora rezult producia fizic realizat . Documentele ce in de intrare sunt : factur , aviz de expediie , fia tehnologic . Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al produselor finite sunt : fia limit de consum , statistici privind cantitatea vndut pe fiecare canal de distribuie , raport privind termenul de valabilitate pe loturi . Sistemul informaional de analiz Analiza economic este efectuat de ctre directorul economic mpreun cu contabilul sef pe baza cheltuielilor efectuate . Avnd n vedere planurile propuse se stabilesc viitoarele obiective i se calculeaz preurile la produsele finite . Sistemul informaional al vnzrilor Magazinele primesc produse finite din fabric productie pe baza avizului de nsoire a mrfii i diverse alte mrfuri de la diferii furnizori pe baza facturii sau a avizului de nsoire . Produsele finite i mrfurile sunt receptionate pe baza NIR - ului la care sunt anexate facturi i avize justificative .
22

La sfritul zilei se ntocmete monetarul de ctre eful de unitate n 2 exemplare : - un exemplar circul la contabilitate n vederea nregistrrii contabile ; - un exemplar rmne la magazin n carnet . Mai sunt anexate bonurile de cas centralizatoare . Raportul de gestiune se ntocmete de ctre gestionar ntr - un exemplar n fiecare zi pe baza NIR - urilor i monetarelor . Sistemul informaional al evidenei stocurilor / aprovizionare Stocurile din depozite sunt primite cu factur sau aviz de nsoire , pe baza caror se ntocmete nota de intrare - recepie ( NIR ) . Ieirile din depozite se fac cu aviz de nsoire a mrfii . Factura sau avizul de nsoire a mrfii primit de la furnizori pentru materii prime i materiale folosite se anexeaz la NIR . NIR-ul se ntocmeste n 2 exemplare pe msura efecturii recepiei . Un exemplar rmne la deposit , iar al doilea mpreun cu documentele anexate . Se transmit la contabilitate , unde se i arhiveaz . Avizul de nsoire a mrfii pentru ieirea materialelor din depozite se ntocmete n 3 exemplare : - unul pentru transport ; - unul rmne la depozit ; - unul se trimite pentru nregistrarea la contabilitate . Evidena stocurilor se ine pe baza fiei de magazie care se ntocmete intr-un exemplar , separat pentru fiecare fel de material i este completat de gestionar . Nu circul fiind un document de nregistrare i se arhiveaz la compartimentul contabil .

23

La sfritul anului se ntocmete lista de inventar ntr-un exemplar de ctre gestionar . Ea este trimis la compartimentul contabil , unde se i arhiveaz .

Sistemul informaional al contabilitaii generale n acest sistem sunt centralizate i analizate majoritatea documentelor . De la depozite se primesc NRCD - urile i se centralizeaz , ntocmindu - se astfel Jurnalul de Cumprri ntr-un singur exemplar . De la magazine se primesc NRCD-urile i monetarele . Acestea din urm se centralizeaz rezultnd Borderoul de ncasri , ntr - un singur exemplar . Suma general a monetarelor reprezint vnzrile efectuate n luna respectiv . Tot de la punctele de lucru se primesc facturile emise , la cererea clienilor . Acestea se centralizeaz n Jurnalul de Vnzri . Facturile i monetarele ajut la calcularea TVA - ului colectat , iar Jurnalul de cumprri la evidenierea TVA - ului deductibil . Diferena dintre acestea reprezint TVA - ul de plat sau de rambursat realizat n luna respectiv . TVA - ul se evideniaz n Decontul de TVA . nregistrrile operaiunilor se fac chronologic , respectnd realitatea , prin nota contabil , anexndu - se documentele justificative . Nota contabil se ntocmete ntr - un exemplar . La data de 30 iunie a fiecrui an se ntocmete raportarea semestrial privind activitatea firmei . Bilanul se ntocmete la finele exerciiului financiar anual .
24

Sistemul informaional al furnizorilor n cadrul sistemului informaional al furnizorilor se gestioneaz toate operaiile de achiziionare . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : contractul de vnzare-cumprare , aviz de nsoire a mrfii , factura fiscal de la furnizori , necesar de materiale , lista de ofert , ordin de plat , cec , chitan , cont analitic , comand . Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al furnizorilor sunt : rapoarte privind termenele de plat , raport privind datoriile fa de furnizori , situaia contractelor , balana analitica a furnizorilor , fia furnizorilor , cerere de ofert , rapoarte privind furnizorii debitori , situatia plailor . Sistemul informaional al trezoreriei Sistemul informaional al trezoreriei asigur evidena ncasrilor i plilor efectuate att n numerar ct si prin banc , precum i situaia datoriilor i a creanelor unitii . Sistemul trezoreriei preia datele din sistemul furnizorilor i al clienilor . De la casierie se pltesc salariile pe baza Statelor de Salarii primite de la oficiul de calcul . Deasemenea se fac plti la furnizori i ncasri de la clienti i se ntocmete registrul de casa zilnic n dou exemplare de ctre casier . Se nregistreaz toate ncasrile i plile i se totalizeaz pentru a stabili soldul de cas al zilei respective . Circula la compartimentul contabil un exemplar pentru verificare i arhivare , iar al doilea exemplar rmne in carnet la casierie .
25

Plile se fac pe baza dispoziiei de plat care vine de la departamentul financiar contabil . Biroul contabilitate ntocmeste i ordine de plat n trei exemplare : - unul la contabilitate ; - unul la client ; - unul la banca . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : fil C.E.C. , chitan , extras de cont , bilet la ordin , ordin de plat. , factur ( cazare ) , chitan , bonuri , decont . Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al trezoreriei sunt : registru de cas , centralizator al extraselor de cont , balana de pli , expense report , raport situaia cardurilor business , fia de cont , raport privind disponibilul din casa i din cont . Sistemul informaional personal - salarizare Sistemul salarizare preia datele despre angajai , concediile de odihn , precum i pontajele pentru calculul salariilor . n cadrul acestui serviciu se calculeaz salariile pe baza foilor de pontaj primite de la celelalte compartimente i secii . Statul de salarii se ntocmete pe sectii n dou exemplare , lunar : - un exemplar la casierie pentru efectuarea plilor ; - un exemplar la contabilitate pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate. Tot aici se ntocmesc listele de avans chenzinal . Acestea se ntocmesc n dou exemplare , lunar i circul astfel : - un exemplar la casierie pentru efectuarea pltilor ;
26

- un exemplar la oficiul de calcul pentru a ajuta la ntocmirea statelor de salarii . Primul se arhiveaza la contabilitate, al doilea la oficiul de calcul. n cadrul sistemului informaional personal - salarizare se efectueaz urmtoarele operaiuni : iniializarea salariilor pentru luna curent , nregistrare avans chenzinal , preluarea pontajelor lunii , a sanciunilor , a concediilor , a sporurilor , calculul concediilor medicale sau de odihn , a deducerilor personale , nregistrarea statelor de salarii , nregistrarea declaraiilor lunare la bugetul de stat , la bugetul asigurrilor sociale de stat , la bugetul asigurrilor pentru omaj , nregistrarea fielor fiscale , precum i evidena tuturor angajailor i funciile acestora , fia postului . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : fia de pontaj , lista cu reinerile , contractul de munc , pontaj avans i pontaj lichidare , stat de funcii , fia zilnic de prezen , cerere de concediu , fisa postului , curriculum vitae . Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al salarizrii sunt : stat de salarii , fluturae , list de avans chenzinal , fi fiscal 1 i 2 , condica de prezen , contribuii . Sistemul informaional materii prime n cadrul sistemului informaional materii prime se efectueaz urmatoarele tipuri de operaiuni : achiziii de materii prime , dare n consum , constatatrea plusurilor i a minusurilor pe baza inventarierii . Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : nota de comand , bon de consum , factur , nir , aviz de expediie , dispoziia de livrare .

27

Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al materiilor prime sunt : fia de magazie , lista de inventar , registru cumprri , balana analitic , necesar de aprovizionat .

2.2 Definirea ariei de ntindere a sistemului financiar contabil ales Aria de ntindere a sistemului informaional al clienilor este format din urmtoarele componente organizatorice ce au responsabiliti pe linie de gestiune a clienilor cum ar fi : Directorul : semneaz contracte economice cu clienii ; - legturi cu departamentul juridic , departamentul de contabilitate contabilului , bnci i trezorerie etc. ; - asigur coordonarea raportrilor statistice cu privire la profit i a evidenelor sintetice necesare elaborrii prognozelor , reparaii , consumuri precum i a lurii deciziilor ; - are legturi interne cu toate birourile firmei , legturi externe cu furnizorii i clienii ; - organizeaz analiza periodic a utilizrii i strii mijloacelor fixe ; - analizeaz i ia msuri pentru creterea rentabilitii att pe total ct i pe fiecare produs sau serviciu prestat ; - analizeaz cheltuielile de producie i ia msuri concrete pentru reducerea acestora ;
28

- mpreun cu cei de la oficiul de calcul stabilesc preurile ; - asigur efectuarea inventarierii patrimoniului , particip la organizarea sistemului informational .

Oficiul juridic : - verific veridicitatea actelor prezentate de ctre angajai ; - verific veridicitatea i corectitudinea ntocmirii actelor primite i emise de ctre societate ; - ndeplinete atribuiile date prin delegare de directorul ROMPAK ce are caracter juridic sau legislativ . Departamentul de contabilitate : 1. Pentru activitatea de control de gestiune : - controlul documentelor ( ncheierea de contracte , plata furnizorilor cash sau virament bancar ) ; - efectuarea inventarierelor periodice ; - verificarea constituirii comisiilor de inventar i documentelor de inventar sptmnale i lunare ; - verificarea nregistrrii n fiierele magaziei , documentele de intrare ieire a materialelor consumabile , materialelor de natura obiectelor de inventar , piese de schimb i a materialelor cu caracter publicitar .

29

- organizeaz inventarierea periodic a tuturor valorilor patrimoniale , urmrete definitivarea , potivit legii , a rezultatelor inventarierii ; - ntocmete lunar balana de verificare pentru conturile sintetice i cele analitice i urmrete concordana dintre acestea ; - nregistreaz operaiunile efectuate n cadrul societii .

2. Pentru activitatea i biroul financiar : - primirea documentelor pentru livrarea spre clieni ; - calculul , nregistrarea i evidena TVA ; - urmrirea plii clienilor ; - controlul nregistrrii intrrilor monetare a fiecrei agenii ctre banc ; - ntocmirea situaiei contului folosind extrasul de cont on line ; - legturi interne cu toate birourile firmei , legturi externe cu banca etc. - realizarea operaiunilor legate de inventariere ; - organizarea contabilitii sintetice i analitice a patrimoniului ; - colectarea costurilor pe conturi sintetice i analitice din centralizatorul privind consumurile de materiale , combustibil , obiecte de inventar , piese de schimb , prestri servicii, amortizri i salariale . - asigur prin planul financiar i de trezorerie fondurile necesare societii ; - rspunde de realizarea integral i la timp a planului financiar propunnd msuri eficiente de recuperare a pierderilor ; - asigur plata la termen a sumelor care constituie obligaiile societatii fa de bugetul de stat i alte obligaii fa de teri ; - urmrete i ncaseaz toate facturile pentru produsele finite livrate ; - asigur i rspunde de efectuarea corecta i la timp a statelor de salarii ;
30

- urmrete permanent circulaia documentelor de decontare cu banca , analizeaz lunar volumul facturilor nencasate ; - calculul i evidena impozitelor datorate bugetului de stat .

Laboratorul CTC : - organizeaz activitatea de control pe faz i la nivel de fabric productiv ; - introduce noi metode moderne de control ; - se ngrijete de respectarea tehnologiilor de fabricaie i a calitii n fabric ; - rspunde de calitatea produselor ce se predau punctelor de desfacere . Departamentul de aprovizionare depozite : 1. Pentru aprovizionare : - aprovizionare cu materiale consumabile , material de natura obiectelor de inventar , piese de schimb ; - asigurarea condiiilor de pstrare i depozitare a bunurilor materiale i a produselor ; - asigurarea nregistrrii n fiierul magaziei , a intrrilor ieirilor de bunuri; - valorificarea stocurilor . - fundamenteaz necesarul de aprovizionat n funcie de necesiti;
31

- asigur i rspunde de aprovizionarea cu materii prime i materiale necesare n vederea realizrii produciei ; - urmrete permanent aprovizionarea la timp a tuturor materialelor , pieselor de schimb i componentelor necesare mainilor , utilajelor i instalaiilor ; - pstreaz permanent legatur cu furnizorii de materiale , echipamente i utilaje , n vederea respectrii termenelor de livrare a ordinii prioritatilor i modului de livrare ; - urmrete i ia msuri pentru reducerea cheltuielilor de aprovizionare , prin cutarea surselor de aprovizionare cele mai apropiate i cu mijloace financiare ct mai reduse . 2. Pentru depozite : - organizeaz spaiul n vederea depozitrii produselor pe grupe , precum i optimizarea fluxului de depozitare ; - rspunde de eliberarea la timp a materiilor prime i a materialelor n concordan cu nevoile de consum ; - organizeaz i ine evidena materialelor depozitate ; - controleaz sistematic n depozite i magazii modul de gospodrire a materiilor prime , materialelor i produselor finite . Atelierul mecanic : - coordoneaz ntreaga activitate a serviciului mecano energetic , mecanizrii i automatizrii ;

32

- asigur repararea utilajelor ce nu mai corespund tehnic , tehnologic sau au fiabilitate scazut ; - trimite ctre aprovizionare necesarul de materiale i piese de schimb pentru a fi achiziionat .

Departamentul de marketing : - participarea la aciunilor de negociere a preurilor oferite de clieni din ar i din strintate ; - are legturi interne cu toate departamentele firmei i alte legturi externe departamenele clienilor . Participani externi i interni ai firmei Rompak : 1. Participanii externi - grupul de firme PAK HOLDING A.S. Turcia ; 2. Participanii interni n special distribuitori interni : ACTIV PLUS , ADISSEO , BLACK COMPANY GROUP , ENPONI GROUP , GLOBAL TRADING & INVESTMENT , MARATHON DISTRIBUTION GROUP , NET DISTRIBUTION , SLIK IMPEX , VLASE , VULTUREX DISTRIBUTION , UNIVERS , UNLIMITED etc.

33

3. Descrierea detaliat a sistemului informaional financiar contabil al Clienilor

Gestionarea tuturor operaiilor de vnzare care se face n cadrul sistemului informaional al clienilor sunt : - evidena creanelor nregistrate cu clienii societii ; - nregistrarea i centralizarea ncasrilor efectuate , pe baza documentelor de plat emise ctre clieni ; - nregistrarea plilor efectuate n avans de ctre clieni prin cec , ordin de plat - numerar , compensare sau dispoziie de ncasare valutar ; - operaii privind lucrrile executate i serviciile prestate n baza unor contracte ncheiate cu acetia ; - elaborarea rapoartelor cu privire la bonitatea clienilor . Principalele operatiuni economice care au loc in sistemul informaional al clienilor sunt : - contracte cu clienii ; - comand produse , lansare comenzi ; - vnzri , vnzari trane ;
34

- ncasri , ncasri trane , sold ncasri ; - clieni restanieri , clieni n litigiu , sold clieni . 3.1 Descrierea intrrilor Organizaia ROMPAK primete comanda de la client n vederea satisfacerii nevoilor fiecruia . Clientul are nevoie de produsele comandate pentru desfurarea activitilor proprii iar furnizorul are nevoie de venituri i beneficii din vnzarea produselor . Organizaia primete comanda i o lanseaz n cel mai scurt timp posibil . Documentele de intrare pentru sistemul informaional al clienilor sunt : fil C.E.C. , contracte cu clienii , scrisoare de garanie , comenzi , aviz nefacturabil pn la client , factur de retur , factura n rou ( reduceri ) , chitan , document de transport , factur de export , packing list ( specificaie total a mrfii + palei ) , certificat de analiz i calitate a mrfii , certificat fitosanitar , declaraie vamal la export ( n cazul exportului n afara Uniunii Europene ) , nomenclatorul clienilor , chestionare . 3.2 Descrierea prelucrrilor In vederea ndeplinirii scopurilor propuse se alctuiete un contract semnat de ambele pri . Nerespectarea lui aduce sanciuni , comisioane sau chiar cheltuieli de judecat . Clientul lanseaz comanda alegnd produsele direct din fabric , productorul verific produsele i le furnizeaz clientului . Vnzarea poate fi i n mai multe trane depinznd de cantitatea produsului vndut sau de disponibilitile clientului.
35

3.3 Descrierea ieirilor Clientul are datoria de a plti bunul furnizat de ctre furnizor i poate alege diferite metode de plat : plata prin card , plata n numerar , plata prin banc . Daca plata nu este efectuat conform prevederilor contractuale i pna la data contractual atunci se adaug comisioane stabilite conform acordului din contract . Incasrile pe care obine furnizorul pot fi i n trane egale sau inegale . Furzinorul trebuie s verifice i actualizeze soldul ncasrilor , precum i soldul clienilor . Trebuiesc de asemenea redactate i analizate listele cu clieni n litigiu i restanieri . Clienii ru platnici trebuiesc dai n judecat pentru recuperarea contravalorii produselor vndute . Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului informaional al clienilor sunt : fia clientului , balana analitic a clienilor , raport privind reducerile acordate clienilor , raport privind datele scadente de plat , clieni n litigiu , clienti inceri , borderou la vam , raport zonal , situaie a comenzilor ( onorat parial i neonorat ) , raport privind cererea ( produsele cele mai cerute ) , factur .

4. Modelarea sistemului informaional financiar contabil existent

4.1 Diagrama fluxurilor de date 4.2 Diagrama entitate relaie

36

Pentru modelarea sistemului informaional al clienilor se vor folosi trei modele de baz , respectiv modelul descompunerii funcionale , modelul proceselor , modelul datelor . Modelul descompunerii funionale Descompunerea funcional a sistemului informaional al clienilor se realizeaz cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date . Sistemul informaional al clienilor se descompune n urmtoarele procese i subprocese de prelucrare : Stocuri cu urmtoarele subprocese : a. stabilire necesar produse finite n stoc ; b. generare situaie comenzi pentru aprobare ; c. lansare comenzi pentru clieni . nregistrarea tranzacii economice cu urmtoarele subprocese : a. generare aviz de nsoire a mrfii ; b. nregistrare note contabile ; c. nregistrare documentelor de plat clieni ; d. nregistrarea tranzaciilor cu clienii . Actualizare stoc produse cuprinde urmtoarele subprocese : a. operare stoc ; b. operare liste inventar ; c. obinere balan analitic ; d. evidena clienilor . Modelul proceselor

37

n procesul de modelare a din modelul proceselor am plecat de la descrierea orientat pe tranzacii / transformri a sistemului informaional al clienilor . Diagrama de context este prezentat n Anexa 1 , DFD de nivel 0 Sistemul Informaional al Clienilor este prezentat n Anexa 2 . Descompunerea proceselor de prelucrare n subprocese este prezentat n DFD de nivel 1 Anexa 3 nregistrare clieni poteniali i Anexa 4 Evidena comenzilor primite de la clieni , a subproceselor n module prin DFD de nivel 2 Anexa 5 nregistrare comanda nou i Anexa 6 Actualizare comenzi . Modelarea datelor La analizarea cerinelor informaionale i funcionale ale sistemului informaional financiar contabil al clienilor pot fi identificate ca entiti de baz : furnizor , client , recepie , gestiune , etc.

5. Determinarea cerinelor informaionale pentru noul sistem financiar contabil

5.1 Modificrile funcionale i / sau nefuncionale din sistemul financiar contabil Cerine funcionale :

38

n cadrul firmei S.C. ROMPAK S.R.L. , nu am obsevat nici o descentralizare a funciei contabile sau a evidenei analitice a clienilor . Totul este prezentat n regulamente speciale fcute pentru fiecare gestionar n parte , luat la cunotin imediat la angajare ( avizat de Directorul General ) i semnat de ctre acesta precum i de inginerul responsabil cu protecia muncii .

Cerine nefuncionale : La reeaua central a unitii din cadrul firmei este asigurat un server de aplicaii , un server de baze de date i unul de mail intern precum i infrastructura fizic dezvoltat necesar comunicrii datelor n timp real de la i spre enitile externe din cadrul firmei , grupul de firme din care ROMPAK face parte , frunizorii , clienii i distribuitorii interni . Este asigurat i securitatea datelor interne avnd stabilit de niverluri , pasworduri de acces pentru angajai , contabili i gestionari . Fiecare agent poate intra numai la anumite aplicaii necesare desfurrii postului de munc i nivelului de acces permis . ntreprinderea S.C. ROMPAK S.R.L. i propune ca pn n 2014 orice resurs hardware s fie nlocuit pentru a evita mentenana . De asemenea sunt luate n calcul i eventuale schimbri de structur , topologie , rearanjare de cabluri i de switch-uri . Se urmrete ca pe viitor documentele care n prezent sunt ntocmite de mn s fie nlocuite ( cu excepia celor prevzute n lege ) cu cele n format electronic .

39

Organizaia este deschis la nou i urmrete ndeaproape evoluia pieei tehologice astfel nct atunci cnd apare o resurs hardware sau software care s uureze munca i s asigure o bun funcionare a sistemului atunci resursa va fi achiziionat i implementat n sistem . Asigurarea securitii datelor este dat prin stabilirea de niveluri de acces pentru diferite categorii de utilizatori , astfel : pentru citire au acees toti cei interesati , iar pentru modificri i editari doar anumite personae din cadrul organizaiei n funcie de nivelul lor de acces la informaie .

40