MANUAL DEL SISTEMA SIGEIP V2.

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CONTENIDO DEL MANUAL: o o o o Introduccin Requerimientos del Sistema Caractersticas Generales Descripcin de Mdulos: o Modulo Sistema Principal Seguridad Conexin a Base de Datos o Modulo Operaciones Administracin Configuraciones Accesos a Organizaciones Migrar estructura Ordenar estructura Organizaciones Perspectivas Objetivos Indicadores Ventana de Edicin de Formulas Tablero de Comandos Seccin de Tablero (Metas/Real) Seccin de Mapa Estratgico Seccin de Matriz o Cascada de Indicadores Seccin Clculo de Indicadores Miscelneos: o Contactos o Posibles mejoras para prximas versiones o Ubicacin de Instalador de Componentes o Ubicacin de Instalador SIGEIP

MANUAL DEL SISTEMA SIGEIP V2.4 El Sistema SIGEIP fue diseado para cumplir con los requerimientos bsicos en el manejo del Sistema Balanceado de Indicadores (conocido mundialmente como cuadro de mando integral), Este modelo se ha implantado en Petroquiriquire S.A. como Sistema de Gestin Integral Petroquiriquire. El Sistema Balanceado de Indicadores traduce la estrategia y la misin de una organizacin en un amplio conjunto de medidas de la actuacin, que proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestin y medicin estratgica en la gestin. Un fundamento bsico del enfoque del Sistema Balanceado de Indicadores -debidamente argumentado- es que las medidas puramente financieras no son suficientes para medir el desempeo global de un negocio, y que tampoco lo son las cuatro perspectivas clsicas propuestas (Accionistas, Clientes, Procesos, Aprendizaje), pero que es en torno a ellas que se puede tener una visin de conjunto, sin convertirlas en una camisa de fuerza. La metodologa del Sistema Balanceado de Indicadores se enfoca en: o Clarificar y actualizar la estrategia. o Comunicar la estrategia a travs de la organizacin. o Alinear las metas departamentales y personales con la estrategia corporativa. o Identificar y alinear las iniciativas estratgicas. o Enlazar los objetivos estratgicos con las metas a largo plazo y los presupuestos anuales. o Alinear las revisiones estratgicas y operacionales. o Obtener realimentacin para aprender acerca de la estrategia y mejorarla. Requerimientos del Sistema: o Componentes: Microsoft Framework v2.0 Crystal Reports Basic for VS2008 (x86,x64) Cliente Oracle v10g (En el caso de uso de Oracle como base de datos) o Computador del Usuario: Sistema Operativo Microsoft Windows 2000, XP, Vista o 7. Hardware actualizado: o Memoria RAM mnima de 512Mb, Espacio libre en Disco Duro de 300Mb., Procesador: Superior a 800Ghz. Caractersticas Generales Permite la carga ilimitada a varios niveles de Jerarqua: Organizaciones Perspectivas Objetivos Indicadores (+ Metas/Real por Periodos) Evala dinmicamente para cada nivel emitiendo alertas por colores. Los clculos se realizan automticamente en cascada. Permite establecer pesos (ponderacin) para cada nivel de jerarqua. Los Indicadores pueden incluir formulas complejas. Mlti-periodos para metas/real (2006-2026). Puede exportar los listados a formato de Texto / Excel. Manejo de Mapas estratgicos por Organizacin, se pueden incluir marcadores para seguimiento de objetivos (emitiendo el alerta segn el estado de indicadores asociados al objetivo en el mes actual). Permite mostrar la cascada de grficos representativos al nivel Jerrquico seleccionado ya sea Organizaciones, Perspectivas, Objetivos, Indicadores. Grficos que muestran comentarios, tendencia del mes siguiente (calculada mediante regresin lineal), alerta del mes activo y los valores se pueden representar individuales o acumulados. Grficos configurables (Colores de Fondo/Meta/Real, tanto las metas como el real pueden usar indiferentemente Curvas o Barras).

Descripcin de Mdulos: Modulo Sistema - Principal: Es modulo base del sistema SIGEIP, se encarga de inicializar todos los componentes y realiza la conexin a la base de datos, y mostrar las opciones disponibles a los usuarios. Ventana de presentacin o Bienvenida: Es la primera ventana visible del sistema y su funcin es mostrar los datos descriptivos del sistema, mientras el sistema inicializa los componentes bsicos, realiza la conexin a la base de datos y realiza los chequeos necesarios.

Ventana principal: Despliega la barra del men principal (segn el perfil del usuario activo pueden inactivarse algunas opciones) que permite al usuario acceder los mdulos que componen el sistema. Tambin muestra barra de herramientas en la parte superior y barra de estado en la parte inferior de la ventana.

Validar Validar Usuario Usuario Usuarios Usuarios Sistema Sistema Perfiles Perfiles Salir Salir Configuracin Configuracin Accesos Accesos a a Organizaciones Organizaciones Migrar Migrar Estructura Estructura Ordenar Ordenar Estructura Estructura Reporte Reporte Reporte Reporte Reporte Reporte Reporte Reporte Calcular Calcular Indicadores Indicadores Meta Meta // Real Real Mapa Mapa Matriz Matriz Reporte Reporte Reporte Reporte Mdulos Mdulos

Men Men Principal Principal

Administracin Administracin

Operaciones Operaciones Validar Validar Usuario Usuario

Organizaciones Organizaciones Perspectivas Perspectivas Objetivos Objetivos Indicadores Indicadores

Inicio Inicio

Tablero Tablero Selector Selector de de Barras Barras // Ventanas Ventanas

Ver Ver Conexin Conexin Base Base de de Datos Datos

Configuracin Configuracin

La barra de Herramientas es un resumen de las opciones ms importantes del men principal, una de las funciones es establecer el filtro principal por organizaciones rpidamente, este filtro se aplicara automticamente a los otros mdulos. Ej: Indicadores (el modulo de indicadores solo mostrara los indicadores de la organizacin seleccionada en el modulo principal). La barra de Estado muestra informacin sobre el PC, Usuario de Red, Usuario del sistema y sobre la conexin de base de datos activa.

BARRA DE MEN BARRA DE HERRAMIENTAS

REA DE TRABAJO

BARRA DE ESTADO

Iconos representativos de la barra de herramienta principal. Mostrar la ventana de Acceso o Login Mostrar la ventana de Usuarios Mostrar la ventana de Seleccin de reportes Salir del Sistema Mostrar la ventana de Configuracin Mostrar la ventana del Tablero de Comando

Modulo Sistema - Seguridad: El Modulo se seguridad se divide en varias ventanas que en conjunto permiten administrar que operaciones pueden realizar los usuarios en el sistema. La ventana de Acceso o Login se encarga de restringir el acceso al sistema solo a usuarios registrados que estn activos.

La ventana de Perfiles administra el modo de acceso a cada mdulo, estos modos de acceso pueden ser: Completo, Visualizacin y No autorizado. El usuario administrador podr crear tantos perfiles como sean necesarios y asignarlos a los usuarios del sistema. Iconos de la barra de herramienta. Filtrar segn un campo especifico. Crear un nuevo registro. Editar el registro seleccionado. Eliminar el registro seleccionado. Refrescar / actualizar la data mostrada. Exportar la lista a un archivo.

La ventana de usuarios gestiona los usuarios del sistema, a pesar que esta ventana puede ser accedida por cualquier usuario, solo los usuarios administradores podrn crear nuevos usuarios o editar los datos de un usuario existente.

Al momento de crear nuevos usuarios es preciso destacar que la clave inicialmente es igual al indicador asignado al usuario. Posteriormente el nuevo usuario una vez que acceda al sistema tendr la opcin de cambiar su clave cuando lo decida ( ). Igualmente los usuarios administradores podrn reiniciar la clave de otros usuarios si es necesario haciendo clic en la opcin Reiniciar Clave ( ).

Debido a la responsabilidad de los usuarios administradores se recomienda no ms de 3 (tres) usuarios administradores en el sistema. Modulo Sistema Conexin a Base de Datos: El sistema SIGEIP fue diseado para poder conectarse a cualquier manejador de base de datos, de forma nativa o mediante los conocidos puentes ODBC y OLEDB. Para realizar correctamente estas conexiones el sistema cuenta con un modulo que asiste al usuario administrador en la creacin, validacin y carga de las configuraciones (cadenas de conexin). La funcin principal de este modulo es crear archivos de configuracin de conexiones a bases de datos. El sistema puede tener ms de un archivo de conexin (.cnx), y cada archivo puede contener varias configuraciones de las cuales e usuario administrador deber seleccionar la configuracin que el sistema utilizara al arrancar.

Modulo Operaciones - Configuraciones: La ventana de configuraciones provee la interfaz necesaria para establecer parmetros de clculo globales en el sistema. Los niveles de tolerancia para las alertas de los niveles Organizaciones, Perspectivas y Objetivos. En esta ventana se pueden seleccionar los filtros activos: Organizacin, Periodo y Mes. El sistema evala los 3 niveles mas bajos (Organizaciones / Perspectivas / Objetivos) tomando en cuenta estas configuraciones, asociando las tolerancias a cada nivel con un reto de aumento. % Tolerancia del alerta verde. % Tolerancia del alerta amarillo. El % Tolerancia del alerta rojo se calcula por diferencia de las dos anteriores.

Modulo Operaciones Accesos a Organizaciones: Este modulo permite a los usuarios administradores dar acceso a usuarios normales a determinadas organizaciones. Se debe seleccionar el usuario al cual se le desea modificar los accesos a organizaciones y marcar aquellas organizaciones a las que tendr acceso.

Modulo Operaciones Migrar estructura: Mediante este modulo es posible crear fcilmente la estructura de una organizacin (Perspectivas, Objetivos e Indicadores) a partir de la estructura de una Organizacin Existente. Para migrar elementos simplemente debe seleccionar una Organizacin de Origen, al desplegarse su estructura en el lado izquierdo simplemente arrastre los tems que le interesa migrar a la estructura destino. En la seccin inferior izquierda se encuentra una opcin llamada Arrastrar elementos anidados, habilitando esta marca podr migrar ramas completas desde el origen al destino (sin necesidad de hacerlo individualmente) Una vez culminado el proceso de seleccin simplemente pulse el botn de guardar cambios. para hacer permanente los

Modulo Operaciones Ordenar estructura: El sistema SIGEIP establece el orden de presentacin de los tems segn la secuencia de carga, en algunos casos UD querr reorganizar estos tems para efectos de presentacin de datos en el tablero o sus reportes. Al abrir esta ventara se mostraran los tems segn su orden de creacin, y mostraran el siguiente formato: {Numero de secuencia} - tem Los tems pueden ser de cualquiera de los Niveles Jerrquicos del Sistema Balanceado de Indicadores: Organizaciones Perspectivas Objetivos Indicadores Puede navegar por cada nivel mediante los botones en la barra inferior de la ventana. Debe tener en cuenta que para los niveles Perspectivas, Objetivos e Indicadores se mostraran solo los tems pertenecientes a la Organizacin activa. Para establecer el nuevo orden simplemente arrastre los tems (con el puntero del ratn). Una vez culminado el proceso de reordenacin simplemente pulse el botn de guardar los cambios. para hacer permanente

Modulo Operaciones - Organizaciones: Este modulo permite la administracin de Organizaciones como 1er nivel en la Jerarqua del SBI. Las Organizaciones definen Empresas, Regiones o Departamentos (unidad funcional), a los cuales se les desee gestionar con el mtodo del sistema balanceado de indicadores (SBI). En el SIGEIP las organizaciones funcionan de forma independiente, aunque se pueden acceder a los valores de los indicadores de otras organizaciones mediante en las formulas. El SIGEIP permite la creacin de indicadores cuya formula suman o promedian un conjunto de indicadores de varias organizaciones (Ej: PQQ = MG + QQ). Comparte un diseo estndar con los dems mdulos de carga de datos, conformado por un listado de datos (permite filtrado de datos y ordenamiento), cuenta con los comandos bsicos de mantenimiento de datos como Crear, Editar, Eliminar, Refrescar y Exportar. Estos comandos se aplican a la data mostrada en el listado, a excepcin de los comandos Editar y Eliminar que solo aplican para la fila o registro seleccionado.
Iconos de la barra de herramienta. Filtrar segn un campo especifico. Crear un nuevo registro. Editar el registro seleccionado. Eliminar el registro seleccionado. Refrescar / actualizar la data mostrada. Exportar la lista a un archivo. Generar reporte.

Nota: Al crear Organizaciones nuevas, estas no estarn disponibles en el selector de organizaciones (parte del filtro maestro) para los usuarios Administradores hasta que accedan nuevamente al sistema (o pueden pulsar el botn de la barra de herramientas). Esto se debe a que la lista solo se actualiza al hacer login (acceder al sistema). Adicionalmente los usuarios no administradores por defecto no tienen permiso para las nuevas Organizaciones a menos que un usuario administrador les de el acceso necesario.

Iconos de la barra de herramienta del visualizador de reportes. Ir a la primera pagina del reporte. Ir a la ltima pagina del reporte. Ir a la pgina anterior. Ir a la prxima pagina. Buscar texto en el reporte. Imprimir reporte y opciones de impresin.

Modulo Operaciones - Perspectivas: Este modulo permite la administracin de Perspectivas como 2do nivel en la Jerarqua del SBI. Estas perspectivas deben estar asociadas a una organizacin preexistente. Las perspectivas funcionan como categoras que agruparan varios objetivos afines (Ej: Financieros, Clientes, Operativos, Personal, etc). Se les asignaran pesos para ponderar el status de la organizacin asociada (nivel anterior). Se debe distribuir apropiadamente los pesos de las perspectivas, de tal manera que sumen 100% para que el nivel inferior (en este caso la Organizacin) pueda ponderar los resultados para obtener su alerta apropiado.
Iconos de la barra de herramienta. Filtrar segn un campo especifico. Crear un nuevo registro. Editar el registro seleccionado. Eliminar el registro seleccionado. Refrescar la data mostrada. Exportar la lista a un archivo. Generar reporte.

Modulo Operaciones - Objetivos: Este modulo permite la administracin de Objetivos como 3er nivel en la Jerarqua del SBI. Estos objetivos deben estar asociados a una perspectiva preexistente. Un Objetivo es un propsito o meta que se propone a cumplir en un lapso definido de tiempo (Ej: Incrementar la Capacitacin del personal, Aumentar la Produccin). Se les asignaran pesos para ponderar el status de la perspectiva asociada (nivel anterior). Se debe tener en cuenta que los objetivos se pueden desactivar, con lo cual se logra que aquellos objetivos que no sean relevantes para un periodo particular no sean mostrados/evaluados el modulo del tablero de comando. Esta opcin esta disponible para poder realizar la carga completa de los objetivos del mapa y lograr hacer uso selectivo de los objetivos del mismo. Ej: cuando no se tengan iniciativas o proyectos que impulsen ciertos indicadores u objetivos. Se debe distribuir apropiadamente los pesos de los objetivos asociados a una misma perspectiva, de tal manera que sumen 100% para que el nivel inferior (en este caso la perspectiva) pueda ponderar los resultados para obtener su alerta apropiado.
Iconos de la barra de herramienta. Filtrar segn un campo especifico. Crear un nuevo registro. Editar el registro seleccionado. Eliminar el registro seleccionado. Refrescar la data mostrada. Exportar la lista a un archivo. Generar reporte.

Modulo Operaciones - Indicadores: Este modulo permite la administracin de Objetivos como 4to nivel en la Jerarqua del SBI. Estos indicadores deben estar asociados a una perspectiva preexistente. Se debe tener en cuenta que los indicadores se pueden desactivar, con lo cual se logra que aquellos indicadores que no sean relevantes para un periodo particular no sean mostrados/evaluados el modulo del tablero de comando. Esta opcin esta disponible para poder realizar la carga completa de los indicadores y lograr hacer uso selectivo de los indicadores del mismo. Ej: cuando no se tengan datos de un indicador particular. Se debe distribuir apropiadamente los pesos de los indicadores asociados a un mismo objetivo, de tal manera que sumen 100% para que el nivel inferior (en este caso el objetivo) pueda ponderar los resultados para obtener su alerta apropiado. Durante la carga de los indicadores se deber especificar el tipo de reto (Disminucin, Aumento o Normal), la apariencia del grfico y la formula asociada en caso de requerirla.

Ventana de Edicin de Formulas: Esta ventana utilitaria procura facilitar la creacin de formulas complejas asociadas a un indicador. Esta ventana ser mejorada en prximas versiones para proveer funcionalidades como validacin de formulas. No debe incluir en la formula en signo igual (=). Las formulas admiten: valores constantes, Referencias a indicadores [ING], formulas condicionales iif(), funciones matemticas sin(), cos(), sqrt(), pi(), etc. Para referenciar otros indicadores se coloca la Nomenc del indicador entre corchetes ([CPG]). Ejemplos de posibles formulas: Costo por barril: Ejecucin de DNF: Pres Inversiones en Bsf: Raz cuadrada de 15: Formula condicional:

([CPG] / [P.BPM]) * 1000 ([NPER] * 5) / [NCUR] [CPI] * (3.40) * 1000 SQRT(15) IIF([NCUR] > 0, ([NPER] * 5) / [NCUR], 0)

Es posible incluir indicadores de varias organizaciones en una formula, para ello puede desmarcar el tilde de la opcin Mostrar solo Indicadores de la Organizacin Activa con lo cual conseguir una lista con todos los indicadores de todas las organizaciones, estos indicadores unen la Nomenclatura de Las Organizaciones y las de los Indicadores resultando en una formula como las siguientes: Flujo de caja PQQ: [QQ:FC] + [MG:FC] o Equivalente a la anterior: CONSOLIDSUMA([QQ:FC],[MG:FC]) Costo por Barril PQQ: ([QQ:CXB] + [MG:CXB]) / 2 o Equivalente a la anterior: CONSOLIDPROM([QQ:CXB],[MG:CXB]) Precio Crudo Promedio PQQ: ([QQ:PC] + [MG:PC] + [BM:PC]) / 3 o Equivalente a la anterior: CONSOLIDPROM([QQ:PC],[MG:PC],[BM:PC])

Modulo Operaciones - Tablero de Comandos: Es el modulo en el que se procesan los datos, se cargan las metas y real de cada indicador para posteriormente presentar los resultados mediante alertas en grficos de cascada y Mapas estratgicos. Este modulo tiene una barra de herramientas que permite seleccionar el Periodo (ao) y mes actual (mes que se quiere evaluar, las alertas sern evaluadas segn este selector). Tambin ofrece las opciones refrescar (actualiza la ventana), la opcin calcular. Para la seccin del mapa estratgico las opciones de cargar mapa estratgico, nuevo marcador. Ventana de Tablero de comando Seccin de Tablero (Metas/Real): Representa el resumen por organizacin, muestra la estructura completa desde la organizacin hasta los indicadores en la parte superior izquierda en forma de rbol expandible. En la parte inferior muestra un listado de indicadores asociados al nivel seleccionado previamente en el rbol, esta seccin permite la carga de metas/real para cada indicador (a excepcin de indicadores con formula que deben ser procesados aparte). En la seccin superior derecha se muestran grficos de torta y grficos de barras/lneas que representa el comportamiento del tem seleccionado.

En el listado de indicadores mostrado en la parte inferior de esta ventana se realiza la carga de datos (plan y real) de cada indicador activo de la organizacin. Para ello basta con hacer clic o seleccionarla e introducir el nuevo valor.

Como funcionalidad adicional podr incluirles comentarios a los indicadores o exportar el listado a Excel o archivos de texto plano. Para acceder a estas opciones seleccione el indicador en el listado inferior y haga clic con el botn derecho del ratn, esto desplegara un men del cual podr seleccionar la opcin apropiada. Podr incluir un nico comentario por indicador para cada periodo, este podr tener una longitud total de 1000 de los grficos. caracteres y se mostrara al pasar el puntero del ratn sobre el smbolo

Al elegir la opcin de exportar a Excel, el sistema automticamente abrir los datos exportados en Microsoft Excel si esta instalado en el equipo. La exportacin supone solo los datos a valores, no pretende exportar formulas o enlaces a otras organizaciones.

Ventana de Tablero de comando Seccin de Mapa Estratgico: Esta seccin muestra un mapa estratgico asociado a la organizacin, por lo general es una imagen JPG, Esta se carga mediante un botn dispuesto en la barra de herramientas del modulo. Sobre la superficie del Mapa estratgico se pueden establecer marcadores (Alertas). Estos marcadores se crean pulsando el botn correspondiente en la barra de herramientas del modulo, posteriormente se ubica sobre el objetivo (en la imagen) arrastrando el marcador con el ratn, posteriormente se configura haciendo clic con el botn derecho del ratn y accediendo a la opcin correspondiente en el men desplegable, con esta accin aparece una ventana en la cual se solicita el objetivo al cual representara el marcador. No existe limite en cuanto a la cantidad de marcadores que se pueden colocar sobre el mapa, solo requiere que el objetivo este activo. Al hacer doble clic sobre un marcador, automticamente mostrara la cascada de indicadores asociados con ese objetivo.

Ventana de Tablero de comando Seccin de Matriz o Cascada de Indicadores: Muestra una matriz o cascada de indicadores, se puede filtrar que indicadores mostrar seleccionando en el tablero cualquier nivel en la Jerarqua del SBI. Ej: Al seleccionar un Objetivo la cascada de indicadores mostrara solo los indicadores asociados a ese objetivo, igualmente con cualquier otro nivel. Cada grfico muestra en mes a mes de la Meta/Plan (Simple o Acumulado), Alerta de cada indicador para el mes activo, tendencia del siguiente mes calculada por regresin lineal simple y comentarios del indicador. Cada grfico es exportable individualmente a imagen y cuentan con funciones de zoom y paneo.

Ventana de Tablero de comando Seccin Clculo de Indicadores: En la barra de herramientas del modulo se provee una opcin para calcular o evaluar todos los indicadores en de modo centralizado, se puede seleccionar el rango de meses (aplica solo al periodo actual). Este proceso evala y actualiza todos los indicadores (de las gerencias seleccionadas) en forma secuencial iniciando con los indicadores simples para luego procesar los indicadores con formula. Nota: Esta ventana es el nico modo que provee el sistema para actualizar los indicadores con formula.

CONTACTOS: Aurora Paredes / Petroquiriquire Occidente / paredesat@petroquiriquire.pdvsa.com / Ext:21621 Lyn Scott / Petroquiriquire Oriente / scottl@petroquiriquire.pdvsa.com / Ext:32721 POSIBLES MEJORAS PARA PRXIMAS VERSIONES: Grficos combinados COMPONENTES - DISPONIBLES EN LA CARPETA PUBLICA ORIENTE: \\matpqq01\Depart\Informacin General\Planificacin\Sistema - Componentes\ .Net Framework 2.0 Oracle Client 10g Cristal Report 10.5 Runtime SIGEIP - DISPONIBLE EN LA CARPETA PUBLICA ORIENTE: \\matpqq01\Depart\Informacin General\Planificacin\Sistema - SIGEIP\ Instalacin Automtica: Instalador Instalacin Manual: Archivos de Configuracin y Ejecutables Documentacin.