EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE ACUERDO DE GESTION-PAAG.

DIRESAHVCA2006 AL 2007

6.3.14.

Seala: mensualmente la unidad ejecutora encargante reportara los estados situacionales de los fondos otorgados por encargados a las instancias correspondientes. La causa de la observacin se debe a que los responsables de la direccin de administracin asi como de la direccin de contabilidad y tesorera no han actuado con la diligencia funcional esperada, sl permitir que la s rendiciones del PAAG se ejecuten con atraso de varios meses incurriendo en negligencia de sus funciones. Inobservando el plazo de rendicin, los responsables de los fondos de

encargos en el periodos 2007, han incumplido efectuar la s rendiciones en los plazos establecidos por las directivas y/o normas del PAAG rindiendo excesivamente en mas de 30 das y; pese a qu los funcionarios del programa PAAG. Central Lima observaron los retrasos de las rendiciones. Los responsables de la DIRESA. Respecto a las rendiciones no han adoptado medidas correctivas, al respecto corriendo el riego que el programa PAAG en cumplimiento a la directiva podra recortar el presupuesto y suspender las prximas transferencias de fondos (remesas) situacin en buena hora para la direccin de salud que no se ah cumplido, denotndose una gestin deficiente por parte de la DIRESA-HVCA. Comentarios, aclaraciones del personal comprendido en la observacin Eco. Rafael Snchez flores ex director de administracin, quien pese haberles notificado mediante el diario oficial el peruano el dia 02 de abril del ao en curso no se apersono a la oficina de auditoria interna de la DIRESA-HVCA.a fin de recabar los hallazgos. Segn informe de descargo N 002/2008-PJ/DIRESA. De fecha 23 de marzo del CPC. Pedro Godofredo Jurado aa ex director de contabilidad y tesorera segn informe N 002/2008-PJ/DCT-DIRESA; refiri lo siguiente: las remesas llegaban con demora; las coordinadoras ejecutaban sus remesas sin respetar la calidad de gastos, por lo cual se devolvan los documentos del nivel central, as tambin las demoras de las coordinadoras en la ejecuciones de sus remesas especialmente en la partida 20 viticos fondos que eran guardados para los mismo en forma indebida. Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones Eco. Rafael Snchez flores ex director de administracin, quien no recepciono el hallazgo pese haber sido notificado mediante publicaciones en el diario el peruano, el cual no exime de responsabilidad por cuanto era de su funcin segn el MOF supervisar y capacitar a los integrantes de los sistemas de contabilidad-tesorera, adecuar y difundir las normas directivas de los programas.

-1-

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE ACUERDO DE GESTION-PAAG. DIRESAHVCA2006 AL 2007

4. CARENCIA DE DOCUMETACION SUSTENTATORIA DE GASTOS TRANSFERIDOS AL CAFAE DEL PROGRAMA PAAG. De la revisin ejecutada a la documentacin de remesas transferidas del programa de administracin de acuerdo de gestin ala direccin regional de salud Huancavelica mediante calendarios mensuales en la partida 40 (subvenciones) por la suma de S/ 15,000 aproximadamente (ANEXO N 06) se ha determinado que a partir de setiembre del amo 2002 el PAAG remeso a la DIRESA-HVCA fondos para depositar el la 009333y efectuar pagos por concepto Cta. CTE de CAFAE N 0421de ampliacin de periferie de

razonamiento ( ANEXO N 07) solo para el personal de periferie cuyo pago de racionamiento se encuentra a cargo del programa de administracin acuerdo de gestin, Sin embargo por la suma de S/ 44,406.00 (ANEXO N 08) no se ah ubicado la documentacin sustentatoria como muestra el cuadro siguiente: FECHA
15/05/2002 Contratacin de

DETALLE
personal asistente para la reactivacin de establecimientos atencin integral de primer nivel

N C/P

MONTO
7,470. oo

504939

Contratacin

de

personal

asistente

para

la 504940 .oo

13,920

reactivacin de establecimientos atencin integral.

de primer nivel y

Contratacin

de

personal

asistente

para

la 504948 oo

8,166.

reactivacin de establecimientos atencin integral.

de primer nivel y

TOTAL
31/07/2002 Contratacin de personal asistente para la reactivacin de establecimientos atencin integral. de primer nivel y

29,556.oo
14,850 708038 .oo

14,850.oo Total de remesas transferidas del PAAG a CAFAE 44,406.oo

Segn oficio PAAG N 213/cg-2006 con fecha

11 de octubre del

2006

(ANEXO N 09) se le recuerda el cumplimiento del decreto urgencia 088-2001 EF. Publicado en el diario oficial el peruano de fecha 22-07-2006, RD N 0282006-EF/76-01 y en aplicacin a los dispositivos mencionados los fondos destinados a financiar estos conceptos se han programado con el clasificador de gastos 516040 transferencia al CAFAE subvenciones sociales, motivo por el cual a partir del mes de septiembre del 2006 los referidos pagos deben sujetarse al siguiente procedimiento. Las direcciones de salud DIRESA deberan entregar a sus respectivos CAFAE/SUBCAFAE originales de las planillas de racionamiento debidamente

-2-

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE ACUERDO DE GESTION-PAAG. DIRESAHVCA2006 AL 2007

autorizados por el funcionario responsable (solo para el personal cuyo pago de razonamiento se encuentra a cargo del programa PAAG). La DIRESA. Remitir al programa de administracin de acuerdo de gestin PAAG la declaracin de gastos y copias de las planillas de Racionamiento debidamente firmadas por los beneficiarios dentro de los cinco (5) das siguientes de efectuarse el pago. La observacin se debe que los funcionarios responsables en la Administracin y Ejecucin de los fondos del CAFAE no cumplieron con el dispositivo que seala el programa PAAG lneas arriba referido a las disposiciones en la custodia y salvaguardar las copias de las planillas de los pagos que se efectuaron. El hecho anteriormente mencionado impide tener informacin real de las rendiciones y el destino de los gastos que se hicieron, obstaculizando la labor de la Comisin de Auditora de realizar las verificaciones necesarias de Evaluacin. Comentarios, observaciones. Eco. Rafael Snchez Flores ex Director Ejecutivo de Administracin, quien pese habrsele notificado mediante el Diario Oficial El Peruano del da 02 de abril del ao en curso no se apersono a la oficina de auditoria interna de la DIRESA-HVCA a fin de recabar los hallazgos. Evaluacin de los comentarios y/o aclaraciones. Eco. Rafael Snchez Flores ex Director Ejecutivo de Administracin, quien no decepcion el hallazgo pese haber sido notificado mediante publicacin en el Diario Oficial El Peruano, el cual no le exime de responsabilidad por cuanto era la de su funcin segn MOF; planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos par ala correcta previsin de los recursos fsicos y financieros. aclaraciones del personal comprendido en las

RELACION DE COMPROBANTES DE PAGO NO HALLADOS EN LOS ARHIVOS DE LA DIRECCIOCNES REGIONAL DE SALUD HUANCAVELICA De la revisin a los registros de los documentos sustenta torios del gasto, proporcionados por la Direccin de Contabilidad y Tesorera, se ha evidenciado que falta comprobantes de pago, de las diferentes unidades ejecutoras de gasto, del Programa de Administracin de Acuerdos de Gestin PAAG del periodo 2006, segn muestra el cuadro:
CAPACITACION SUPERVISION GESTION MES ENERO NUMEROS DE C/P FALTANTES 990-991-332-333-369-989

-3-

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE ACUERDO DE GESTION-PAAG. DIRESAHVCA2006 AL 2007 ADMINISTRATIVA INMUNIZACION SUPERVISION ADMINISTRATIVA INMUNIZACION INMUNIZACION DIRECCION DE MONITOREO MARZO GESTION FEBRERO

361-360-259-362-347-570. 1191-1202-1203. 1171-2328-2353. 2123. 5050.

CAPACITACIONES

MAYO

2460-2458-2761-3010-3020-3019-30213397-3371-3370-3393-3386-3059

DIRECION DE MONITOREO CAPACITACION SUPERV. ADMINISTRACION JUNIO JULIO

2376-2439-2444-2451-2429 3482-4262-4184-4190-4642-4207-3489. 3868.

DE GESTION CAPACITACION INMUNIZACIONES SUPERV. ADMINISTRACION AGOSTO 3666-4151-4188. 4169-4192. 4258-4314-4657-4250.

DE GESTION CAPACITACION SUPERV. ADMINISTRACION SEPTIEMBRE 4236. 5180-5246.

DE GESTION INMUNIZACIONES 4893-4894-4898-4990-4884-5185-52525265-5530-5127-5729-5730-5732-57335734-5735-5728-5750-5754-5762. PRONAHEBAS SUPERV. ADMINISTRACION OCTUBRE NOVIEMBRE 5814 5774-5773-5816-5777-5776-5775-57795780-5781-5782-5783-5784-5785-57865787-5788-5789-5790-5791-5792-57935794-5795-5796-5797-5798-5799.

DE GESTION

La directiva N 002-PAAG-MINSA-98 Ejecucin y rendicin de las cuentas por encargo de los fondos remesados por el programa de administracin de acuerdo de gestin en el numeral 7.3.1 seala: los documentos originales que sustentan y respaldan la documentacin sustentatoria de los depsitos y desembolsos de gastos que constituye el acervo documental, debe remitirse adjunto a la oficina de administracin del PAAG para suberificacin y validacin. Copias autenticadas de dicho documento sern archivados el caso lo requiera Asimismo de las normas tcnicas de control interno para el sector publico numeral 280-06 documentacin sustentatoria. las entidades publicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las A merito de lo expuesto en el rubro observaciones, se formulan las siguientes conclusiones: y custodiados en acciones de verificacin por los rganos competentes, cunado

-4-

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE ACUERDO DE GESTION-PAAG. DIRESAHVCA2006 AL 2007

1. Se ha determinado que los funcionales encargados han incurrido en deficiencias administrativas funcionales por la falta de supervisin y rebelin en la elaboracin y registramiento del libro auxiliar de banco referido especficamente al ao 2000 de programa PAAG considerndose sumas incorrectas montos de remesas no registradas y faltante de pagina incorporar, ocasionando que dicho registro no refleje el movimiento financiero real. 2. Se ha determinado que el ao 2007 no se ha elaborado el Libro de Afectacin Presupuestal PAAG 2007 por los funcionarios y servidores de la direccin de contabilidad y tesorera, trasgrediendo las normas; Esta carencia no permiti conocer con exactitud el movimiento financiero del programa, limitando su evaluacin posterior como el caso del presente examen. 3. Se ha establecido indicios razonables de comisin de negligencia inexcusable al retraso de las rendiciones de los fondos PAAG, determinndose que el ao2007 se efectuaron rendiciones con extemporaneidad, extra limitado los 30 das que estima las directivas del programa inclusive se rindi en su totalidad del 2007 en el mes de junio del ao 2007; Por lo que se establece la demora sin causa ni justificacin a la rendicin oportuna con el riesgo de suspenderse las posteriores remesas. 4. Falta de documentacin sustentatoria de fondos trasferidos del PAAG a CAFAE de la DIRESA-HVCA, para pagos destinados exclusivamente a personal de periferia, el faltante de rendicin es de los siguientes comprobantes de pago Ns 504939-504940-504948-708038. Dando un monto total de S/. 44,406.00 5. No se encontraron copias de los comprobantes de pago en los archivos de la DIRESA.HVCA, pese a lo establecido en la directivas del PAAG, las copias autenticas de dichas actas sern archivadas y custodiadas en la sedes de la redirecciones de salud, los mismo deben permanecer en sus archivos por un periodo de 10 aos para acciones de verificacin o control posterior, determinase que los funcionarios no conservaron ni salvaguardaron las copias de los comprobantes de pago que deberan permanecer en los archivos de le entidad. PAAG en la modalidad de encargos, deben ser en formal escrita de

acuerdo a las normas tcnicas y las directivas del PAAG vigentes. 8. La administracin debe tener obligatoriamente los documentos de gestin tales como: EL MOF.

-5-

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE ACUERDO DE GESTION-PAAG. DIRESAHVCA2006 AL 2007

EL ROF. EL TUPA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

Los mismos debern estar aprobados mediante resolucin. A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD Y TESORERIA 9. Debern llevar un registro detallado de todos los ingresos del programa PAAG, remesas, transferidos y donaciones de recursos y fondos generados para apoyar a las unidad ejecutoras pertenecientes al PAAG, a travs de un libro especficamente destinado para el programa con informacin precisa y confiable. 10. Segn las Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad RM. N 801.81EFC aprobado 17/09/91, la organizacin de la ofician de contabilidad debe contar con: 1. Manual de Organizacin y funciones 2. Manual de Procedimientos Contables 3. Organigrama 4. Flujo grama 5. Plan de cuentas actualizado y adecuado a la entidad. 11. La documentacin sustentatoria O/C, O/S, y C/P deben ser prenumerados y tener la visin autoritaria respectiva segn las directivas del programa PAAG, debern estar archivadas y custodiadas en un ambiente que brinde seguridad confiable para su conservaci9on y fcil accesibilidad para su revisin en futuros acciones de control.

Huancavelica, 31 de julio del 2008

3 RECOMENDACIONES estando a las consideraciones expuestas en las conclusiones y

consideraciones que deben adoptarse acciones para implementar las

-6-

EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE ACUERDO DE GESTION-PAAG. DIRESAHVCA2006 AL 2007

recomendaciones que a continuacin se detallan. Es importante que la institucin tenga bien disponer lo siguiente: Efecte el deslinde de las responsabilidades administrativas determinadas para los seores: al director general de las regiones de salud Huancavelica y al director ejecutivo de administracin, por los hechos observados en el presente informe. Por intermedio de la gerencia de administracin, se disponga que la oficina de contabilidad. Efecte en el mas breve plazo los ajustes contables pertinentes, respecto alas diferencias detectadas durante el examen y que se mantiene segn las observaciones. Disponga que la gerencia de administracin, adopte medidas pertinentes a efectos que la oficina de contabilidad y tesorera pueda cumplir estrictamente con los plazos previstos por la contadura pblica de la nacin para la remisin de la informacin.

Huancavelica, 31 de julio del 2008

-7-