Administracin de Empresas Ingeniera Industrial

Unidad 3: Organizacin
Octubre 2012

El Proceso Administrativo o las Funciones de la Administracin

Planificacin Qu hacer

coordinacin

coordinacin

Control Verificar

Organizacin Cmo hacerlo

coordinacin

coordinacin

Direccin Hacerlo

El proceso administrativo (funciones de la administracin)

La lgica del Proceso Administrativo:

Prever

Proveer

Actuar

Planificacin

Organizacin

Direccin y Control

Como etapas Planificacin Organizacin Direccin Control Coordinar : : : : : qu hacer cmo hacerlo hacerlo verificar combinar esfuerzos

Objetivo: Qu rumbo tomar Qu queremos

Algunas definiciones...

Prever
Concluir un porvenir y efectuar planes y programas.

Planificacin
Tomar acciones en el presente para anticipar acciones en el futuro.

Proveer
Disponer de recursos para que las cosas operen y se logre lo planificado.

Organizacin
Cmo hacer que se logre lo planificado a travs de un ordenamiento de la accin empresarial.

Actuar
Llevar a cabo las cosas.

Direccin
Actividad de gestin que procura que las cosas ocurran a travs de las personas.

Control
Verificar si lo planificado se est llevando a cabo y tomar medidas si corresponde (retroalimentacin).

Coordinacin
Introducir armona entre componentes; tiene por objetivo combinar esfuerzos que aseguren el xito cuando se desea alcanzar un objetivo.

ORGANIZACIN

Organizacin vs. Organizacin una pequea aclaracin

2 acepciones bsicas
(significados)

i. Sistema social que combina, coordinadamente, medios materiales y humanos con el propsito de alcanzar un fin comn.

Organizacin = Empresa

ii. Disposicin o ubicacin de los distintos rganos o partes de la organizacin. Elemento integrador de las actividades de la empresa.

Organizacin = Estructura Organizativa

Objeto de estudio
Cuervo. Introduccin a la Administracin de Empresas (2004)

Organizacin como Estructura Organizativa: Es un elemento integrador de las actividades que se desarrollan en una organizacin y una respuesta a las distintas presiones ambientales sobre la misma.
Cuervo. Introduccin a la Administracin de Empresas (2004)

Conceptos de Organizacin Organizar qu elementos o condiciones son necesarias

para obtener el resultado propuesto y cmo se deben combinar entre s estos elementos para conseguir dicho resultado de modo eficiente.

Organizar determinar las funciones necesarias para lograr el objetivo, estableciendo la autoridad y asignando responsabilidad a las personas que tendrn a su cargo estas
funciones.

En forma precisa, podemos decir que la organizacin es el proceso de determinar las actividades y cargos necesarios dentro de la empresa, distribuyndolos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno y asignndolos a individuos para que el esfuerzo global disponible pueda ser aplicado y coordinado eficientemente.

La organizacin provee los elementos humanos y materiales necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.

Organizar

Un ejemplo

determinar las actividades de la mejor forma posible que permita el adecuado funcionamiento de la empresa.

Factores que inciden en el Proceso Organizativo Estrategia:

La organizacin sigue a la estrategia Adaptacin al entorno para alcanzar los objetivos. nuevos negocios nuevos departamentos

Tecnologa:
Influencia de la tecnologa del proceso productivo en la estructura organizativa. videoconferencias clases en red lavanderas

Estabilidad:
Ambiente estable, ritmo de los cambios es menor, no afecta en gran medida a la organizacin. Ambiente inestable genera un alto grado de incertidumbre, lo que obliga a la organizacin a adaptarse continuamente. mercado de las telecomuncaciones

Factores que inciden en el Proceso Organizativo Estrategia: la organizacin sigue a la estrategia, la organizacin, como medio para implementar los planes, tiene que adaptarse a metas u objetivos cambiantes segn el entorno en que se encuentren. Tecnologa: la tecnologa del proceso productivo incide en la estructura organizativa (un procesos productivo automatizado tiene una estructura organizacional distinta a un proceso productivo artesanal). Estabilidad: un ambiente estable, en el cual el ritmo de los cambios es menor, no afecta en gran medida a la organizacin. En cambio, un ambiente inestable genera un alto grado de incertidumbre, lo que obliga a la organizacin a adaptarse continuamente.

Etapas de la Organizacin
1. 2. Determinacin del Objetivo Divisin del trabajo en Operaciones Parciales Agrupacin de las Operaciones Parciales en Unidades Administrativas Definicin de Obligaciones y Responsabilidades (Definicin de Cargos) Asignacin de Personal Delegacin de Autoridad
Criterios de Departamentalizacin: Homogeneidad de las tareas Categora de funciones Producto Territorio Cliente Procesos Equipos

3.

4.

5. 6.

Etapas de la Organizacin

IN C I N I JO DEF RAB A T r) L e E c a D h

1. Objetivo

(qu

O A J A B TRA LIZAR ) REA cer

ha o (cm

Unidad Administrativa 1 Unidad Administrativa 2 Unidad Administrativa 3 Unidad Administrativa 1

Cargo:
Agrupacin de tareas afines que se efectan en una misma estacin de trabajo.

Un CARGO varios PUESTOS DE TRABAJO (Ejemplo: Cajero de Supermercado)

Organizando una Plantacin

ORGANIZACIN FORMAL vs. ORGANIZACIN INFORMAL

Relacin entre cargos

Organizacin Formal

Relacin entre personas

Organizacin Informal

El Organigrama una clara representacin de la Organizacin Formal

(1)

Representacin grfica o esquemtica de las relaciones entre

cargos de una organizacin.

(2) Un Organigrama es un grfico o esquema en el que generalmente se representan los diversos cargos por rectngulos unidos por lneas, que revisten importancia, porque definen las relaciones de autoridad y poder dentro de la organizacin. Los niveles altos se colocan en la parte superior del grfico y viceversa.

Organigrama Funcional Clsico

Funciones Asesoras (intervienen en todas las reas) Funcin Contabilidad Funcin Asesora Jurdica Funcin Costos

Gerencia Funcin Informtica Funcin Personal Funciones Operativas (relacin directa con el proceso productivo)

Funcin Compras

Funcin Finanzas

Funcin Produccin

Funcin Comercializacin

Organigrama Estructural Clsico

Directorio Gerencia General

Subgerencia Produccin Depto

Subgerencia Finanzas Depto Depto

Subgerencia Comercial Depto Depto

Taller

Taller

Unidad

Unidad Observacin: un organigrama puede ser bueno, malo o regular. Para una empresa depende de cada caso especfico y no existe generalizacin.

El Organigrama

s o l p m e Ej

Por qu las relaciones no se dan como lo habamos pensado al establecer nuestro organigrama? Tiene fallas el esquema? Puede ser mejorado?

En este sentido se debe tener claro que las organizaciones estn compuestas por SERES HUMANOS, con diferencias de personalidad (individual y colectiva), lo cual los hace multidimensionales y complejos.
Se acuerdan? Personas diferentes generan Organizaciones diferentes

ORGANIZACIN INFORMAL

Las interrelaciones individuales y de grupos informales dentro de la empresa hacen que la real estructura organizativa difiera del organigrama. En la organizacin informal, las personas se dan su propia organizacin, que no tiene porque coincidir con el organigrama formal. En la organizacin informal surge el poder informal (lder no formal, la amistad, la afinidad, etc.). La existencia de una organizacin informal no es un hecho malo e indeseable. Lo que realmente importa es que ella existe y si un administrador no la toma en cuenta o la desconoce, todo esquema organizativo se desmorona.

En sntesis, el organigrama no suele mostrar la verdadera realidad de las interrelaciones dentro de la empresa.

Por lo tanto, la verdadera organizacin es el organigrama, modificado por todas las relaciones que se producen espontneamente entre las personas y los grupos, lo que le imprime a la organizacin un sello de gran dinamismo.

Estructura Organizativa

Estructura Formal
Voluntad de la Direccin

Estructura Informal
Relaciones socioafectivas espontneas y no previstas

Estructura Real
Funcionamiento de la Empresa

Cuervo. Introduccin a la Administracin de Empresas (2004) Adaptado de Fuente Sabat, 1990

Para reflexionar

empresa

Objetivos Razones Necesidades

personal

Normalmente, la empresa tiene necesidades de obtener personal por razones distintas a las que tienen esas personas para emplearse en la empresa.

Consideraciones sobre Organizacin

Divisin del Trabajo Cadena de Mando Unidad de Mando Ambito del Control

Divisin del Trabajo

Todo trabajador debe ocupar un cargo formado por tareas afines

Productividad = Cantidad Producida / Recursos Utilizados

Productividad

Tareas Afines

Especializacin

Eficiencia

Esta relacin siempre se da? Por qu se dice que en el mbito de la productividad la especializacin es un arma de doble filo?

Cadena de Mando Las rdenes deben recorrer secuencialmente los

eslabones de la cadena jerrquica (sin saltarse niveles)

Directorio Gerencia General

Subgerencia Produccin Depto

Subgerencia Finanzas Depto Depto

Subgerencia Comercial Depto Depto

Taller

Taller

Unidad

Unidad

Unidad de Mando

Se debe tener UN SOLO JEFE de quin recibir rdenes y a quin informar y responder

Directorio Gerencia General

Subgerencia Produccin Depto

Subgerencia Finanzas Depto Depto

Subgerencia Comercial Depto Depto

Taller

Taller

Unidad

Unidad

Ambito del Control

La RESPONSABILIDAD fija el lmite del CONTROL CONTROLO hasta dnde soy RESPONSABLE

Directorio Gerencia General

Subgerencia Produccin Depto

Subgerencia Finanzas Depto Depto

Subgerencia Comercial Depto Depto

Taller

Taller

Unidad

Unidad

Divisin del Trabajo. Todo trabajador debe ocupar un cargo formado por tareas afines y de ese modo pueda especializarse en un trabajo que tiene caractersticas definidas. La idea es que la especializacin lleve a la eficiencia. Cadena de Mando. Las rdenes deben recorrer secuencialmente los eslabones o niveles de la cadena jerrquica sin saltarse estos niveles. Unidad de Mando. Un solo jefe de quien recibir rdenes y a quien responder por las tareas. Ambito del Control. El control debe cubrir el mbito del cual se es responsable (la responsabilidad fija el lmite del control).

Problemas y Conflictos de Organizacin

Excesiva centralizacin Excesiva descentralizacin Duplicacin de tareas Areas de nadie Dualidad de mando Cargos ambiguos Servicio mal asignado Afn de pertenencia Descentralizacin simulada

rigidez

Excesiva centralizacin

Excesiva descentralizacin

caos

No olvidar la frase de H.Fayol en asuntos de administracin, todo es cuestin de proporciones

Duplicacin de tareas: 2 ms personas hacen lo mismo Areas de nadie: 1 tarea nadie la hace
Tarea A Persona A Tarea B Persona B

Desplazamiento de las tareas de la Persona B

duplicacin de tareas

rea de nadie

Dualidad de mando Cargos ambiguos

DOS JEFES para UN SUBORDINADO

NO ACTUALIZACIN DE LOS CARGOS

se hace depender un rea general de un rea particular

Servicio mal asignado Afn de pertenencia Descentralizacin simulada

efecto parcela feudo

se descentraliza olvidndose que LA PARTE pertenece al TODO No se considera la integracin-sinergia-recursividad

Estructura Organizacional.

Estructura Organizacional.
La estructura organizacional describe el marco de la organizacin. As como los humanos tenemos esqueletos que definen la forma; las organizaciones tienen estructuras que definen la suya.

DISEO ORGANIZACIONAL: Cuando los administradores construyen o cambian la estructura organizacional se ven involucrados en el diseo de la organizacin
(por ejemplo: cuando determinan el nivel en el que se deben tomar las decisiones o cuando determinan el nmero de reglas y estndares que los empleados deben seguir).
(Robbins, Fundamentos de Administracin)

Tipos de Estructuras Organizacionales (1/2)

Estructura Simple

Descripcin
Baja complejidad y formalidad, pero de alta centralizacin.

Mejor Uso
En organizaciones pequeas; durante los aos formativos de desarrollo; en entornos sencillos y dinmicos. En organizaciones de un solo producto o servicio. En organizaciones grandes, en organizaciones de productos o mercados mltiples. En organizaciones de productos mltiples o programas que dependen de la experiencia funcional.

Funcional

Un diseo que agrupa especialidades ocupacionales similares o relacionadas. La estructura de una organizacin constituida por unidades autnomas. Diseo estructural que asigna especialistas de los departamentos funcionales para que trabajen en uno o ms proyectos, dirigidos por un administrador de proyecto.

Divisional

Matricial

Tipos de Estructuras Organizacionales (2/2)

Estructura Red Descripcin
Depende de otras organizaciones para realizar sus funciones bsicas de negocios sobre bases contractuales Estructura temporal para cumplir una actividad especfica que requiere la participacin de personal de distintas unidades organizacionales. Similar a la anterior, pero sta es ms permanente, ms rutinaria. Opcin de diseo organizacional caracterizada por estructuras muy planas.

Mejor Uso
En empresas industriales; durante los aos formativos del desarrollo; cuando se dispone de varios proveedores confiables; cuando se dispone de mano de obra de bajo costo. En organizaciones con actividades importantes de tipo nico y no rutinario que requieren experiencia que cruza las lneas funcionales.

Equipo de Trabajo

Comit

En organizaciones con actividades que requieren experiencia que cruza las lneas funcionales. En organizaciones que enfrentan ambientes complejos y dinmicos; cuando las actividades requieren experiencia que cruza las lneas funcionales; en organizaciones en las que la habilidad de reaccionar al cambio es vital.

Horizontal

O e d n i F

z i n a rg

n i ac