2013 Apoyo para Project07

UNL Facultad de Ingeniera y Ciencias Hdricas
2013 Apuntes seleccionados de Project Proyecto Final de Carrera IRH-IA
Este apunte fue realizado para la presentacin de una herramienta informtica para la Planificacin y gestin de proyectos, en particular para la Ctedra de Proyecto Final de Carrera, de las carreras de Ingeniera en Recursos Hdricos e Ingeniera Ambiental de la Facultad de Ingeniera y Ciencias Hdricas de la Universidad Nacional del Litoral, en su edicin 2013. Los objetivos que persigue se pueden sintetizar en los siguientes: Reconocer las formas de crear, abrir, nombrar y guardar un proyecto. Reconocer y aplicar las tareas, su carga, tipologa y relaciones entre las mismas. Reconocer y aplicar los recursos disponibles. Identificar y cargar los distintos tipos de costos: para tareas, para recursos y sus formas de acumulacin. Reconocer las formas de presentar el proyecto, a partir de los distintos informes. Identificar el PERT y sus principales resultados. Reconocer y aplicar las pautas bsicas de seguimiento, en particular por porcentaje. A continuacin se presentan los pasos a seguir para la planificacin y control de un proyecto. En relacin al tiempo disponible para este curso se hacen las siguientes aclaraciones: Se ha marcado con resaltado amarillo aquellos pasos necesarios. Se ha incorporado una sencilla actividad asociada a los pasos necesarios, la cual se presenta en recuadro y letra cursiva.
1.
Configurar un proyecto 1.1. Crear un nuevo archivo (proyecto). Puede especificar la fecha de comienzo o la de fin (pero no ambas).
Archivo / Nuevo / Proyecto / Informacin del Proyecto / Fecha comienzo / fecha fin (completar)...
1.2. Introducir informacin clave Tareas, personas, objetivos, etc informacin relevante
Ver / Diagrama de Gantt + Archivo / Propiedades / Resumen (completar)... Aqu es posible completar campos como: Ttulo, Asunto, Autor, Administrador, Organizacin, Categora, Palabras Claves y Comentario.
1.3. Configurar el calendario del proyecto Calendario del proyecto / especificar perodos (das no laborables) ms adelante se har un calendario por recurso (de ser necesario)
2013 apoyo para project07.doc
Mag. Mara Lucila Grand

2013 Apuntes seleccionados de Project Proyecto Final de Carrera IRH-IA Ver / Diagrama de Gantt + Herramientas / Cambiar Calendario Laboral /
Comience un proyecto nuevo, brinde un nombre, cuya fecha de inicio ser el primer da hbil de junio de 2013. 2. Introducir lista de tareas Un proyecto normal se compone de un conjunto de tareas relacionadas. Una tarea representa una cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamente larga, ni corta, adems debe permitir que se realice un seguimiento peridico de su progreso. Especifique las tareas en el orden en que tienen lugar. Despus realice una estimacin del tiempo que llevar realizar cada tarea e introdzcala como duracin. MS Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea. 2.1. Especificar las tareas y sus duraciones tarea / duracin / resultados (tangibles, mensurables para su control) Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Duracin ...(completar) 2.2. Crear un hito Tarea de importancia dentro de la planificacin Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Duracin Nombre de la tarea / Informacin de la tarea / Avanzado / Marcar la Tarea como Hito (tildar)

2.3. Crear tarea repetitiva tarea que se repite con cierta periodicidad Ver / Diagrama de Gantt / + Insertar / Tarea Repetitiva / Nombre de la Tarea /Duracin / Patrn de Repeticin... 2.4. Modificar una lista de tareas Dividir una tarea en muchas pequeas, copiar, eliminar o mover
Ver / Diagrama de Gantt Edicin / Cortar, copiar, pegar .....(simil excel) pararse en la celda y botn derecho ...
En el proyecto incorpore 5 tareas con duraciones estimadas. La cuarta debe tener caractersticas de Hito. Otorgue duraciones a cada una de las tareas: 4 das, 3, 5, 10, y la ltima es un hito. 3. Programar las Tareas Creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se relacionan las tareas entre s y con fechas concretas Dependencia (relaciones) entre tareas En un proyecto, es necesario establecer dependencias entre tareas. Cuando se vinculan tareas, se define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. A) Fin a comienzo B) Comienzo a comienzo C) Fin a fin (FF) D) Comienzo a fin (CF) (FC)La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A. (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que no comience (A) La tarea (B) no puede finalizar hasta que Finalice la tarea (A. La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A.
Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea predecesora. Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina tarea sucesora.

3.1. Establecer relaciones entre Tareas Establecer a priori las relaciones entre las tareas, predecesora y sucesora (con los 4 posibles vnculos: FC, CC, FF y CF)
Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Vincular Tarea ... cono de cadena Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Desvincular Tarea ... cono de cadena cortada
3.2. Superponer tareas o agregar tiempos de superposicin entre ellas Permite adems de la relacin anterior superponer tareas o establecer posposicin de tareas (-3d o +3d respectivamente).
Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Informacin de la tarea / Predecesoras / Pos ... (negativo si se adelanta 3 das a otra +3 si se pospone a otra)
3.3. Establecer una fecha de comienzo o fin especfica Fija una fecha de comienzo o de fin para una tarea, son denominadas delimitaciones inflexibles
Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Informacin de la tarea / Avanzado / Tipo de delimitacin / Fecha de delimitacin....
3.4. Agregar fecha lmite a una tarea La fecha lmite no afecta a la programacin, pero s muestra si la tarea termina en tiempo despus de la fecha lmite. Podra acotar el pulmn de tiempo o revancha (se muestra como una flecha blanca hacia abajo).
Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la tarea / Informacin de la tarea / Avanzado / Delimitar Tarea / Fecha lmite....
Incorporar las relaciones entre las tareas. 4. Asignar Recursos 4.1. Crear una lista de recursos Se puede realizar una lista de personas, equipamiento y recursos materiales que se usarn a lo largo del proyecto.
Ver / Hoja de Recursos + Ver /Tabla / Entrada / Nombre del Recurso ....
All especificar: Nombre del recurso, Grupo (si lo tiene), Tipo de Recurso (trabajo (personas o equipamiento) o material), Capacidad mxima (200% equivale a 2 unidades tiempo completo), Etiqueta del material (unidades para el recurso material: tn, m3) La creacin de Grupos permite realizar algunas operaciones de ordenamiento, filtrado o agrupacin de recursos. 4.2. Asignar Recursos a las tareas

Cuando se asigna un recurso a una tarea, se crea una asignacin. Puede asignar cualquier recurso a cualquier tarea y cambiar las asignaciones en cualquier momento. Tambin se puede asignar ms de un recurso a una tarea y si se sobrepasa el total de recurso disponible, ste se presentar como sobreasignado (Grfico de Recursos).
Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Asignar Recursos... (unidades)
4.3. Comprobar y verificar la asignacin de recursos La vista Grfico de los Recursos muestra los recursos destacando en rojo aquellos que se encuentran sobreasignados. La vista Uso de los Recursos presenta los recursos por tareas, Tambin se puede conocer el tiempo disponible para asignarle trabajo adicional.
Ver / Uso de Recursos / .....el botn derecho sobre Detalles permite ver mucha informacin: costos, trabajo, disponibilidades, etc. Ver / Grfico de Recursos / ....el botn derecho permite ver mucha informacin: costos, trabajo, disponibilidades, etc.
Incorpore 3 recursos: JJ, PP y MM. Adems una maquinaria 5. Introducir Costos 5.1. Asignar costos a los recursos Se puede asignar costos a recursos de trabajo (personal y equipos) o materiales (suministros).Existen 3 formas posibles para la acumulacin de los costos: prorrateo, fin o comienzo. Un recurso puede tener adems de tasa, un costo fijo asociado. Se lo adiciona a todas las tareas en las que el recurso participa.
Ver / Hoja de Recursos + Ver / Tabla / Entrada / Nombre del Recurso / ... (completar: tipo, capacidad, tasas, costo, forma de acumular, etc.)
5.2. Establecer costo fijo por tarea Cuando se conozca el costo exacto asociado a una tarea (no depende de la duracin).
Ver / Diagrama de Gantt + Ver / Tabla / Costo / Nombre de la Tarea / Costo Fijo (completar)
5.3. Definir cundo se han de acumular costos por recurso MS Project permite prorratear los costos de 3 formas: Comienzo, Fin o Prorrateado, segn el costo de la tarea se acumule al comienzo, al final o en forma proporcional al % de finalizacin.
Ver / Hoja de Recursos + Tabla / Entrada / Acumular (marcar la correspondiente)
5.4. Comprobar el costo de las tareas o recursos Una vez asignadas las tasas a los recursos, puede comprobar si se ajusta a sus expectativas.
Ver / Ms vistas / Hoja de tareas + Ver / Tablas / Costos ... (para ver costos por tarea) Ver / Hoja de Recursos / Ver / Tablas / Costos ... (para ver costos por recurso)
5.5. Comprobar el costo del proyecto completo Se puede ver los costos previstos, reales y restantes. MS Project los calcula y actualiza cada vez que se recalcula el proyecto.
Proyecto / Informacin del Proyecto / Estadsticas ...(Duracin, trabajo y costo, actual, previsto, real y restante).
5a) Incorporar los costos para los RRHH: con 100, 130 y 150 $/hs para los RRHH. Para la maquinaria tiene un costo de 40$/hs. MM requiere un costo extra y fijo al comenzar de 2800$. 5b) Calcular, tiempo y costo total (antes de la reasignacin). 5c) Reconocer la planilla de Uso de Recursos. 5d) Reconocer la planilla de Uso de tareas

6. Ver la programacin 6.1. Ver en pantalla el proyecto completo.

Ver / Diagrama de Gantt / Zoom / Proyecto completo Proyecto / Informacin del Proyecto / Estadsticas (Fechas de comienzo, fin, variacin...).
6.2. Comprobar las fechas de comienzo y final de proyecto 6.3. Identificar la Ruta Crtica La ruta crtica es aquella que no se puede retrasar, es decir un retraso en la misma alarga el proyecto. Muchas tareas poseen un margen de demora (al retrasarse no alargan el proyecto). Las tareas que no se pueden retrasar se denominan crticas y se vuelven de color rojo. Grafica los tiempos de demora.
Ver / Diagrama de Gantt / Asistente para Diagramas de Gantt / + Formato / Asistente para Diagrama de Gantt / ...
6.4. Estimar la duracin de las tareas utilizando el anlisis PERT


Puede realizar un anlisis PERT (Tcnica de Revisin de Evaluacin del Programa) para estimar la duracin de una tarea. Una vez que ha especificado las duraciones optimista, pesimista y esperada de las tareas de la programacin, MS calcula una media ponderada de las tres duraciones. Tambin puede utilizar las duraciones optimista, pesimista y esperada de una tarea por separado para determinar la fecha de fin ms corta, ms larga y ms probable del proyecto. Los pesos predeterminados para las duraciones optimista, esperada y pesimista son 1, 4 y 1 respectivamente.
Ver / elija Barras de herramientas y haga clic en Anlisis PERT.
Para ingresar los datos: Ver / Ms Tablas / Ap Tablas Hoja de Entrada PERT. All cargar las duraciones en cada casillero: Formulario de Entrada PERT Introducir los pesos para cada situacin, o aceptar la predeterminada. El botn de Pesos
PERT: Establecer los pesos. (1,4 y1 predeterminados). Calcular PERT: calcula las duraciones de las tareas y las programaciones optimista, esperada y pesimista del proyecto.
Permite ver las fechas de comienzo y finalizacin en los tres escenarios: pesimista, optimista y esperado.
6.5. Cambiar a una vista diferente Es posible mostrar las tareas y /o recursos de formas variadas. Algunas vistas muestran la informacin como una hoja de clculo (con campos columnas- y registros filas-). Entre las vistas de tareas incluyen tres formularios de tareas y las siguientes vistas: Informe de barras, Calendario, Gantt detallado, Diagrama de Gantt, Gantt de redistribucin, Informe de fechas de hitos, Informe de hitos, AP_Gantt esperado, AP_Gantt optimista, AP_Hoja de entradas PERT, AP_Gantt pesimista, Diagrama de red, Entrada de tarea, Diagrama de relaciones, Hoja de tareas, Uso de tareas, Gantt de seguimiento Entre las vistas de recursos se incluyen las vistas Hoja de recursos, Grfico de recursos, Uso de recursos y los formularios de recursos.
Ver / Ms Vistas / ... (cambiar a la vista deseada y aplicar) Ver / Ms Tablas / ... (cambiar a la tabla deseada y aplicar)
6.6. Mostrar informacin especfica mediante un filtro A veces es necesario seleccionar las tareas en funcin de una caracterstica, Filtrando, por ej. las tareas crticas, entonces slo se muestran aquellas tareas que son crticas
Proyecto / Filtro para ... / ... ms filtros o cono de embudito.
Si aplica un filtro interactivo debe escribir o seleccionar los valores necesarios (similar al Excel) y Aceptar. Para desactivar un filtro, se debe aplicar el filtro nuevamente con la consigna todas las tareas o todos los recursos. 6.7. Ordenar informacin en una vista
Ver / Diagrama de Gantt / Proyecto / Ordenar / ... determine los criterios que requiera. Para volver a la vista anterior siga el mismo camino y haga clic en Restablecer, u ordene por ID (cdigo interno que se visualiza en la primera columna).
6.8. Agrupar informacin en una vista Es posible que desee agrupar informacin, por ej. Aquellas tareas de duracin similar.
Ver / Ms vistas / Hojas de tareas ....(para agrupar informacin de tareas) + Ver / Hojas de Recursos / Proyecto / Agrupar por... (para desagrupar: marcar Agrupar: sin agrupar)
7. Guardar el Plan 7.1. Guardar el plan previsto Cuando haya especificado toda la informacin necesaria para el proyecto y est preparado para comenzar el trabajo real, puede guardar una lnea de base de la informacin del proyecto para compararla con el progreso real de ste. Con la lnea de

base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar las correcciones que estime necesarias. Si se ha empezado a cargar la informacin del proyecto, pero no se ha completado, es posible guardar el proyecto sin lnea de base. Si se ha completado, revisado y corregido:
Herramientas / Seguimiento / Guardar Lnea de Base (elija: Proyecto completo o Tareas Seleccionadas).
7.2. Guardar un plan provisional Despus de guardar una lnea de base de la informacin del proyecto, puede guardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto.
Herramientas / Seguimiento / Guardar Lnea de Base / Guardar Plan Provisional (elija: Proyecto completo o Tareas Seleccionadas)...
7a) Guardar el proyecto con lnea de base.
8. Hacer Seguimientos de la programacin Para realizar un seguimiento del proyecto es necesario reconocer el progreso de las actividades, evale el estado de cada tarea y realice la actualizacin de las mismas. Hay 2 tipos de seguimiento: uno de mnima, considerando slo por ejemplo las fechas de comienzo y final de las tareas y otro detallado en el cual se controlan (todas o algunas de las siguientes variables) fechas de comienzo y final, % completado, duracin, etc. 8.1. Comprobar si las tareas se estn realizando de acuerdo al plan Es necesario conocer las fechas de comienzo de las actividades y para ver la variacin es necesario haber guardado la Lnea de Base. Ver / Gantt de Seguimiento /... muestra grficamente Ver / Tabla / Variacin ... presenta la variacin en das y en negritas las tareas completadas y/ o
empezadas.
Ver / Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar Tareas ... 8.2. Actualizar el progreso de una tarea en forma de porcentaje Si la tarea es relativamente larga es conveniente poder controlar los % de avances logrados. Ver / Diagrama de Gantt / Nombre de la Tarea / Informacin de la Tarea / General / Porcentaje
Completado (completar) / Aceptar

2013 Apuntes seleccionados de Project Proyecto Final de Carrera IRH-IA Barras de Herramientas / Seguimiento / Actualizar tareas / Nombre de la tarea / Porcentaje Completado (completar) / Aceptar
8.3. Comparar la informacin real de la tarea con la Lnea de Base Cuando se guarda un plan previsto y despus se actualiza la programacin, es posible comparar el plan previsto con el grado de progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las reas del proyecto que no se estn desarrollando como estaba planeado. Ver / Gantt de Seguimiento / + Ver / Tablas / Variacin 9a) Suponga que una fecha posterior al comienzo. Se ha comenzado el proyecto, por ende aada grados de avance a dos tareas que deberan haber comenzado. 9b) Actualizar las actividades a partir de la fecha actual.
9. Comunicar: Dar formato a la programacin 9.1. Utilizar el Asistente para diagramas de Gantt para aplicar formato con mayor facilidad Ver / Diagrama de Gantt / Asistente para Diagrama de Gantt / ... 9.2. Aplicar formato a una categora de barras de Gantt Para llamar la atencin sobre todas las tareas de una categora determinada, puede cambiar el formato de las barras de Gantt que representan dicha categora en el Diagrama de Gantt. Por ejemplo, una categora puede incluir tipos de tareas especficos, como hitos, tareas crticas o tareas que han finalizado. Ver / Diagrama de Gantt Formato / Estilos de Barra / Nombre / Barra / Estilo de Barra... 9.3. Aplicar formato a una categora de tareas en la lista de tareas Para distinguir una categora de tareas, por ejemplo, tareas crticas, de otras tareas del proyecto, puede cambiar el formato de texto de todas las tareas de esa categora modificando el estilo de texto. Es posible tambin cambiar el aspecto de los ttulos de columna y fila, de la escala temporal y del texto de la barra de Gantt. Ver / Diagrama de Gantt Formato / Estilos de Texto /... 9.4. Aplicar formato al texto En caso de que la vista contenga informacin que requiera una atencin urgente, por ejemplo la fecha de conclusin de una tarea pospuesta, puede resaltar dicha informacin aplicndole formato de forma individual. En la mayora de las vistas, puede cambiar la fuente, el estilo de fuente, el color y el tamao del texto. Formato / Fuente ... (parado sobre la celda en particular) Para revertir el formato se deber hacerlo en forma individual por celda/s. 10. Comunicar: Imprimir el proyecto 10.1. Agregar ttulos, nmeros de pgina u otro tipo de informacin del proyecto Puede agregar informacin del proyecto al encabezado, al pie de pgina o a la leyenda de una vista. La informacin del proyecto puede ser datos introducidos por el usuario (como el nombre de la organizacin o el nombre del administrador) o datos proporcionados por Microsoft Project (como el nmero de pgina o la fecha de fin del proyecto). Puede elegir la informacin del proyecto que ms impacto aporte a la vista impresa. Archivo / Configurar pgina / Encabezado (pie de pgina o leyenda) / 10.2. Obtener una vista previa de la programacin Antes de imprimir una vista, a veces es til comprobar cmo se va a ver la informacin en la copia impresa. Puede ajustar la orientacin y el tamao de la pgina, modificar los encabezados, pies de pgina y leyendas y establecer las opciones de impresin. Clic en Vista Preliminar Archivo / Configurar pgina / Encabezado (pie de pgina o leyenda) /.... ...Imprimir / Vista Previa

Archivo / Vista Previa 10.3. Imprimir la vista que aparece en pantalla Clic en Imprimir Archivo / Imprimir / ... 10.4. Imprimir un informe estndar Un informe es un conjunto predefinido de informacin detallada acerca de una parte especfica del plan. Microsoft Project proporciona ms de 20 informes predefinidos; por ejemplo, el informe Tareas y recursos humanos incluye automticamente todas las asignaciones de tareas de los recursos, as como el trabajo, el retraso y las fechas de comienzo y fin de cada una de las asignaciones. MS Project presenta ms de 20 formatos preestablecidos para la elaboracin de informes estndar: Generales , Act. Actuales, Costos, Asignaciones y Cargas de Trabajo. Adems se encuentra la categora de Personalizados con un alto nmero de informes posibles. Todos ellos adems de generarse automticamente en un formato estndar, es posible cambiar su apariencia y contenido. Ver / Informes / Seleccionar / Seleccionar. / Imprimir
10

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