Informe de Tesis Final Carlo Rios

DEDICATORIA
A mis padres Abraham Ros Bravo
y Luzmila
Rivera Snchez por ser ejemplos de amor, trabajo, entrega y sacrificio.
A mis hermanos Lewby Moiss y Meshell

Karolina por el apoyo moral y las fuerzas que me dieron para poder cumplir las metas y los objetivos trazados.
AGRADECIMIENTO
A Dios. Por permitirme llegar hasta este punto y haberme dado la fortaleza necesaria para poder lograr mis metas, adems por su infinita bondad y amor.
A la Universidad Nacional Agraria de la Selva , por ser la Alma Mater de mi formacin profesional, el cual me brind la oportunidad de superarme y lograr uno de mis objetivos trazados siendo el punto de partida de mi carrera profesional. Al Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, por permitirme realizar mi Proyecto de Tesis, para conocer la situacin organizacional y aportar nuevas ideas como futuro profesional.
Al Ing. Noel Juipa Campo por aceptar ser mi asesor.
A mis Amigos y Compaeros, por la amistad brindada y la vida universitaria compartida A los docentes de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, quines me brindaron sus conocimientos y experiencias a lo largo de mis estudios universitarios.
ii
NDICE GENERAL
Pgina I. II. INTRODUCCIN .................................................................................................. 1 ASPECTOS GENERALES ................................................................................... 3 2.1. Descripcin de la institucin ........................................................................... 3 Denominacin de la institucin ................................................................ 3 Estructura organizacional ......................................................................... 5 Visin ....................................................................................................... 6 Misin....................................................................................................... 6
2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.2.
Delimitacin del sistema ................................................................................. 6
III. 3.1. 3.2.
PLANTEAMIENTO METODOLOGICO ............................................................. 7 Descripcin del problema ............................................................................... 7 Objetivos......................................................................................................... 9 Objetivo General ...................................................................................... 9 Objetivos especficos ............................................................................... 9
3.2.1. 3.2.2. 3.3.
Hiptesis ....................................................................................................... 10 Variable dependiente ............................................................................. 10
3.3.1.
iii
3.3.2. 3.4.1. 3.4.2.
Variable independiente .......................................................................... 10 Mtodos ................................................................................................. 10 Tipo de Investigacin ............................................................................. 10
Tecnolgica aplicada .......................................................................................... 10 3.4.3. 3.4.4. 3.4.5. Diseo de la investigacin ..................................................................... 10 Poblacin ............................................................................................... 10 Instrumentos .......................................................................................... 10
IV. 4.1. 4.2.
FUNDAMENTO TEORICO .............................................................................. 12 Antecedentes................................................................................................ 12 Marcos de la investigacin ........................................................................... 16 Marco terico ......................................................................................... 16 Marco conceptual ................................................................................... 18
4.2.1. 4.2.2.
V. DESARROLLO DEL MODELO DE PROCESOS ............................................... 27 5.1. Iniciacin....................................................................................................... 27
Definicin del problema ....................................................................................... 27 5.2. Modelo de procesos actuales ....................................................................... 28 Identificacin de actores involucrados ................................................... 28
5.2.1.
iv
5.2.2. 5.2.3. 5.2.4.
Determinacin de los procesos .............................................................. 29 Adquisicin de conocimientos ................................................................ 29 Procesos de negocio ms usados............................................................. 31 Proceso de carga acadmica ............................................................. 31 Proceso de activacin de cursos y cursos dirigidos ............................ 32 Proceso de elaboracin de requerimientos de contrato de docente ... 33
5.2.4.1. 5.2.4.2. 5.2.4.3. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.4.
Modelado de casos de uso del negocio de los procesos propuestos ........... 34 Actores del negocio ................................................................................... 34 Casos de uso del negocio ......................................................................... 35 Objetivos del negocio ................................................................................ 35 Diagrama de casos de uso del negocio ........................................................ 36 Caso de uso de negocio carga acadmica ............................................ 36 Caso de uso de negocio activacin de cursos y cursos dirigidos .......... 42 Caso de uso de negocio elaborar solicitud de requerimientos de
5.4.1. 5.4.2. 5.4.3.
contrato de docentes........................................................................................... 53 5.4.4. 5.5. Caso uso de negocio elaborar plan de trabajo ....................................... 55
Diagrama de actividades .............................................................................. 62 Diagrama de actividades carga acadmica ........................................... 62 Diagrama de actividades activacin de cursos y cursos dirigidos .......... 65 Diagrama de actividad solicitar requerimientos de contrato de docente 68
v
5.5.1. 5.5.2. 5.5.3.
5.5.4. 5.6.
Diagrama de actividad plan de trabajo ................................................... 69
Modelado de procesos propuestos ............................................................... 71 Modelado de procesos carga acadmica ............................................... 71 Modelado de procesos solicitar activacin de cursos y cursos dirigidos.78 Modelado de procesos coordinar contrato de docentes........................ 92 Modelado de procesos plan de trabajo .................................................. 97
5.6.1. 5.6.2. 5.6.3. 5.6.4. 5.7.
Desempeo de los procesos ...................................................................... 103 Procesos tradicionales ......................................................................... 103 Procesos propuestos ........................................................................... 104 Comparacin de los procesos tradicional y propuesto ............................ 106 Simulacin de los Procesos .................................................................... 107 Simulacin del Proceso Carga Acadmica .......................................... 107 Simulacin del Proceso de activacin de cursos y dirigidos ............... 109
5.7.1. 5.7.2. 5.8. 5.9. 5.9.1. 5.9.2.
VI. 6.1. 6.2.
VERIFICACION DE LA HIPOTESIS ............................................................. 111 Variable dependiente .................................................................................. 111 Variable independiente ............................................................................... 112
VII.
CONCLUSIONES .......................................................................................... 114
vi
VIII. IX.
RECOMENDACIONES .................................................................................. 116 BIBLIOGRAFA ............................................................................................. 117
ANEXOS ................................................................................................................. 119
vii
INDICE DE CUADROS Cuadro Pgina
Indicadores ................................................................................................................ 11 Operacionalizacin de Variables ................................................................................. 9 Definicin del problema ............................................................................................. 27 Construccin del cuestionario .................................................................................... 29 Descripcin del caso de uso del Negocio: Designar Docentes .................................. 36 Descripcin del caso de uso del Negocio: Elaborar Carga Acadmica ..................... 38 Descripcin del caso de uso del Negocio: Estructurar Carga Acadmica ................ 39 Descripcin del caso de uso del Negocio: Registrar solicitud .................................... 42 Descripcin del caso de uso del Negocio: Validar solicitud ....................................... 44 Descripcin del caso de uso del Negocio: Evaluar Documentos del Solicitante ........ 45 Descripcin del caso de uso del Negocio: Designar Docentes .................................. 46 Descripcin del caso de uso del Negocio: Consolidar acuerdos ............................... 48 Descripcin del caso de uso del Negocio: Comunicar Resultados ............................ 49 Descripcin del caso de uso del Negocio: Comunicar cursos activos ....................... 51 Descripcin del caso de uso del Negocio: Solicitar Requerimientos de Contrato de Docentes ................................................................................................................... 54 Descripcin del caso de uso del Negocio: Elaborar Plan de Trabajo ........................ 55 Descripcin del caso de uso del Negocio: Comunicar Resultados ............................ 57 Descripcin del caso de uso del Negocio: Seguimiento y Control ............................. 58 Descripcin del caso de uso del Negocio: Elaborar Informe Anual ........................... 60
viii
Comunicar requerimientos ......................................................................................... 73 Solicitar elaboracin de Carga Acadmica ................................................................ 74 Carga acadmica tentativa ........................................................................................ 74 Recepcionar carga acadmica tentativa .................................................................... 75 Carga acadmica definitiva ....................................................................................... 76 Recepcionar carga acadmica definitiva ................................................................... 76 Estructurar carga acadmica definitiva ...................................................................... 77 Actividad solicitar cursos ........................................................................................... 81 Actividad recepcionar solicitudes ............................................................................... 82 Validar documentos ................................................................................................... 83 Evaluar documentos .................................................................................................. 83 Generar opinin tcnica............................................................................................. 85 Generar acuerdo........................................................................................................ 85 Evaluar acuerdo......................................................................................................... 86 Comunicar Resultados .............................................................................................. 87 Recepcionar y comunicar Acuerdo ........................................................................... 88 Designar docentes ..................................................................................................... 88 Comunicar acuerdo ................................................................................................... 90 Consolidar carga acadmica ..................................................................................... 90 Comunicar aprobacin de solicitud ............................................................................ 91 Consultar necesidad de Docentes ............................................................................. 94 Elaborar Documentos de Requerimientos ................................................................. 95 Justificar Requerimientos .......................................................................................... 95
ix
Comunicar requerimientos ......................................................................................... 96 Elaborar requerimientos ............................................................................................ 99 Elaborar plan de trabajo .......................................................................................... 100 Recepcionar plan de trabajo ................................................................................... 100 Elaborar informe de gestin ..................................................................................... 101 Seguimiento y control .............................................................................................. 102 Elaborar informe anual ............................................................................................ 102 Comparacin de los procesos Tradicional y propuesto ........................................... 106 Comparacin de la simulacin del subproceso Carga Acadmica tentativa ............ 107 Comparacin de la simulacin del subproceso Carga Acadmica Definitiva .......... 108 Comparacin de la simulacin de proceso solicitud de cursos activos y dirigidos .. 109
INDICE DE FIGURAS Figura Pgina
Organigrama de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas ......................... 5 Proceso carga acadmica ......................................................................................... 31 Proceso de solicitud de activacin de cursos ............................................................ 32 Proceso de requerimiento de contrato ....................................................................... 33 Actores del Negocio................................................................................................... 34 Casos de uso del negocio ......................................................................................... 35 Objetivos del Negocio ................................................................................................ 35 Caso uso del negocio designar docentes .................................................................. 36 Caso uso del negocio elaborar carga acadmica ...................................................... 37 Caso uso del negocio estructurar carga acadmica .................................................. 39 Caso uso del negocio carga acadmica .................................................................... 41 Caso uso del negocio registrar solicitud .................................................................... 42 Caso uso del negocio validar solicitud ....................................................................... 43 Caso uso del negocio evaluar documentos ............................................................... 45 Caso uso del negocio designar docentes .................................................................. 46 Caso uso del negocio consolidar acuerdos ............................................................... 48 Caso uso del negocio comunicar resultados ............................................................. 49 Caso uso del negocio comunicar cursos para su matricula ....................................... 50 Caso uso del negocio solicitar activacin cursos y dirigidos ...................................... 52 Caso uso del negocio requerimientos de contrato de docentes ................................ 53
xi
Caso uso del negocio elaborar plan de trabajo ......................................................... 55 Caso uso del negocio revisar plan de trabajo ............................................................ 56 Caso uso del negocio seguimiento y control de planes de trabajo ............................ 58 Caso uso del negocio informe anual.......................................................................... 59 Caso uso del negocio plan de trabajo........................................................................ 61 Diagrama de actividades carga acadmica ............................................................... 62 Diagrama de actividades solicitud de activacin de cursos ....................................... 65 Diagrama de actividades requerimientos de contrato ................................................ 68 Diagrama de actividades plan de trabajo ................................................................... 69 Modelado de procesos carga acadmica ................................................................. 71 Modelado de subprocesos carga acadmica tentativa ............................................. 71 Modelado de subprocesos carga acadmica definitiva ............................................ 72 Modelado de procesos solicitar activacin de cursos y dirigidos .............................. 78 Modelado de subprocesos designar docentes ......................................................... 79 Modelado de procesos coordinar contrato de docentes ........................................... 92 Modelado de subprocesos elaborar requerimientos ................................................. 93 Modelado de procesos elaborar plan de trabajo ....................................................... 97 Modelado de procesos seguimiento y control ........................................................... 97
xii
LISTA DE ANEXOS Anexo Pgina
Matriz de consistencia ............................................................................................. 119 Cuestionarios para el anlisis de los procesos actuales .......................................... 120 Manual de Organizacin y Funciones...................................................................... 137 Calendario Acadmico ............................................................................................. 161 Simulacin de Procesos con Arena V12.................................................................. 164 Datos para la simulacion ......................................................................................... 171 Manual de procesos y procedimientos .................................................................... 176
xiii
RESUMEN
Mejorar los procesos proporciona beneficios a la organizacin como reduccin de costos, incremento de productividad, mejora de la calidad,
satisfaccin del cliente, etc. El presente trabajo de tesis se orienta al diseo de modelo de procesos del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas para optimizar el tiempo de respuesta a los requerimientos de la informacin dentro de esta dependencia.
Se realiz un diagnstico de los procesos actuales y se determin los procesos ms crticos para su rediseo los cuales son: carga acadmica, activacin de cursos y cursos dirigidos, coordinacin de contrato de docentes, planes de trabajo.
Luego del diagnstico se procedi al anlisis de los procesos identificados mediante la metodologa RUP y UML que se puede apreciar en el presente trabajo de tesis; se usaron los modelos de casos de uso y los modelos de diagrama de actividades para identificar y detectar los flujos y los actores del sistema de cada uno de los procesos. Se procedi al modelado de los procesos utilizando la notacin BPM.
xiv
Se realiz la simulacin y comparacin de los modelos de procesos actuales y los modelos de procesos propuestos en el trabajo de investigacin. El cual puso a prueba el indicador tiempo de respuesta de cada proceso, se demostr que se obtuvo una mejora en el tiempo de respuesta, alcanzando el objetivo general en el presente proyecto de investigacin.
xv
ABSTRACT Improve processes the organization provides benefits such as cost reduction, increased productivity, improved quality, customer satisfaction, etc. This thesis aims to design process model Academic Department of Computer Science and Systems to optimize the response time to requests for information within this unit.
A diagnosis of current processes and determined the most critical processes for redesign which include academic load, activation of courses and courses, coordination of contract teachers, plans work.
After diagnosis proceeded to analyze the processes identified by the RUP and UML that can be seen in this thesis, we used the use case models and activity diagram models to identify and detect flows and actors in the system of each of the processes. We proceeded to process modeling using BPM notation.
We performed simulation and comparison of existing process models and process models proposed in the research work. Which tested the indicator response time of each process, it was shown that an improvement was obtained in response time, reaching the overall objective of this research project.
xvi
I.
INTRODUCCIN
El avance de la tecnologa, la globalizacin y los procesos de reforma y modernizacin del estado ha dado lugar a que la informacin que se maneja en una institucin sea muy valiosa. Los Procesos de Negocio estn constituidos por
personas (grupo, comunidad o red social interna, externa o mixta) que realizan procesos de gestin de datos mediante el uso de tecnologas. Su finalidad es contribuir a alcanzar los objetivos que contribuyan a la estrategia general de la organizacin. El Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas es uno de los ejes importantes de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas para alcanzar sus objetivos y metas. La tesis denominada DISEO DE UN MODELO DE PROCESOS
DEL DEPARTAMENTO ACADMICO DE CIENCIAS EN INFORMTICA Y SISTEMAS DE LA FACULTAD DE INGENIERA EN INFORMTICA Y SISTEMAS DE LA UNAS, lo cual realiza un anlisis y evaluacin de los procesos ms
crticos dentro del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas que conllevan a la demora en la atencin a la informacin requerida para una toma de decisiones acertada.
Con la gestin de procesos en el Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas, permitir generar beneficios en la optimizacin de tiempos, con la ayuda de las metodologas existentes, mediante un anlisis de procesos y subprocesos ms relevantes, manejo de informacin, integracin y comunicacin entre las reas.
II.
ASPECTOS GENERALES
2.1.
Descripcin de la institucin 2.1.1. Denominacin de la institucin
La Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas fue creada por Resolucin N003-99-AU-R-UNAS de fecha 04 de setiembre de 1999, considerando el continuo cambio de los procesos Empresariales y Tecnolgicos del mundo de hoy que hacen necesario el reenfoque del pensamiento organizacional orientado al pensamiento sistmico.
En tal sentido la Universidad Nacional Agraria de la Selva por intermedio de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas est comprometida en la formacin de profesionales debidamente capacitados en el rea de Tecnologa de Informacin, capaces de afrontar y conducir los retos propuestos por la sociedad en su conjunto, asimismo dotados de un espritu innovador y de competencia permanente a favor del campo laboral al que da a da se enfrenta.
El Departamento Acadmico de Ciencias, Informtica y Sistemas, es una unidad de servicios acadmicos, que rene a los profesores que cultivan disciplinas relacionadas entre s, coordinan la actividad acadmica de sus
miembros, determinan y actualizan los slabos de acuerdo a los requerimientos curriculares de la Facultad.
El Departamento Acadmico de Ciencias, Informtica y Sistemas, se integran y se subordina a la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, pudiendo servir, a su vez acadmica a varias Facultades. Est constituido por
reas que agrupan a los docentes que cultivan conocimientos afines.
2.1.2.
Estructura organizacional
CONSEJO DE FACULTAD
DECANO F.I.I.S
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
SECRETARIO DE FACULTAD
JEFE DE DEPARTAMENTO ACADEMICO DE CIENCIAS EN INFORMATICA Y SISTEMAS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA LOGISTICA EDUCATIVA
SECRETARIO DE DEPARTAMENTO
Fuente: [MOF 2007-UNAS]
Figura 1 Organigrama de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas
AREA ACADEMICA DE SISTEMAS
AREA ACADEMICA DE COMPUTACION E INFORMATICA
AREA ACADEMICA DE CIENCIAS BASICAS
2.1.3.
Visin
Ser lderes en el desarrollo de la amazonia y la nacin.
2.1.4.
Misin
Formar profesionales en informtica y sistemas capaces de solucionar problemas de toda ndole aplicando el enfoque sistmico, preparados para dirigir funciones para el desarrollo de sistemas integrables tiles y actuar ticamente en su interaccin con la sociedad.
2.2.
Delimitacin del sistema El Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas
cuenta con reas acadmicas que son rea de Sistemas, rea Computacin e Informtica y rea de Ciencias Bsicas.
Las reas Acadmicas del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas no presentan procesos bien definidos siendo esto una dificultad para realizar sus actividades, estas reas son de principal importancia para la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas.
III.
PLANTEAMIENTO METODOLOGICO
3.1.
Descripcin del problema En una organizacin es importante conocer, monitorear y controlar los
procesos para la correcta gestin y aprovechamiento de los recursos lo cual permitir alcanzar sus objetivos.
Los procesos son de vital importancia en una organizacin ya que su inadecuado funcionamiento afectara en la realizacin de sus actividades y en consecuencia dificultaran alcanzar sus metas y objetivos.
En el Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas se identificaron procesos que presentaban dificultades en su ejecucin y que son importantes en el funcionamiento de la dependencia, estos son: carga acadmica, activacin de cursos y cursos dirigidos, plan de trabajo y coordinacin de contrato de docentes.
El proceso de Carga acadmica se realiza dos veces al ao est dentro de las funciones del jefe del DACIS y del Coordinador de rea (rea de Sistemas, rea Computacin e Informtica y rea de Ciencias Bsicas), se realiza en dos etapas la primera antes que termine el semestre acadmico (carga acadmica
tentativa) y la segunda etapa un mes despus de iniciado el semestre acadmico (carga acadmica definitiva); presenta dificultades en su ejecucin debido a la
demora en la informacin solicitada como cursos activos horarios de los cursos activos, disponibilidad de horarios de computo.
El proceso de activacin de cursos y cursos dirigidos se encuentra dentro de las funciones del jefe del DACIS y Coordinador de rea, presenta dificultades en su ejecucin lo cual genera malestar tanto a los estudiantes, docentes, coordinadores de reas y jefe del DACIS debido a la demora en su ejecucin que se ve reflejado en la dilatacin del proceso de solicitud ocasionando demora en el desarrollo del dictado del curso, ocasionando trmites para que el jefe del DACIS justifique ante vice rectorado acadmico las demoras, que segn calendario acadmico proporcionado por la OCDA son de 10 das de iniciado el semestre acadmico y muchas veces esto se extiende hasta 15 das perjudicando a los actores del proceso ya mencionados.
El proceso plan de trabajo es una de las funciones del jefe del DACIS que no se viene ejecutando y que es de importancia ya que permitir controlar las actividades planificadas por los docentes durante un ao acadmico.
Y por ltimo el proceso de coordinar contrato docente esto se realiza al concluir el ao acadmico y este proceso no se realiza continuamente sino cada vez que exista necesidad de contar con nuevos docentes, este proceso demora
ms de lo provisto ya que la informacin de necesidad de docentes demora en ser procesada y justificada para poder hacer una solicitud de necesidad y coordinar el contrato con el DACIS, Decanatura, Consejo de Facultad, Consejo universitario.
3.2.
Objetivos 3.2.1. Objetivo General
DISEAR LOS MODELOS DE PROCESOS DEL DEPARTAMENTO ACADMICO DE CIENCIAS EN INFORMTICA Y SISTEMAS PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO DE RESPUESTA A LA INFORMACIN REQUERIDA.
3.2.2.
Objetivos especficos
Recolectar y analizar la informacin sobre los procesos actuales, para identificar las principales debilidades en el manejo de la informacin.
Proponer un modelo de proceso que gestione adecuadamente el proceso de distribucin de carga acadmica.
Proponer un modelo de proceso que agilice la activacin de cursos y cursos dirigidos dentro del DACIS.
Proponer un modelo de proceso que permita controlar los planes de trabajo de los docentes dentro del DACIS
Proponer un modelo de proceso que agilice la elaboracin de los requerimientos de docentes dentro del DACIS
10
3.3.
Hiptesis
El diseo de los modelos de procesos dentro del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas optimizara los tiempos respuesta a la informacin requerida de
3.3.1.
Variable dependiente El tiempo de respuesta
3.3.2.
Variable independiente Procesos administrativos
3.3.3.
Diseo de la investigacin
TIEMPO DE RESPUESTA
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
X1 S/Modelo de procesos X2 C/Modelo de procesos
Y1 S/Modelo de Procesos Y2 C/Modelo de procesos
11
Cuadro 1 Indicadores
INDICADORES TIEMPO DE PROCESOS Carga Acadmica Y1 S/Modelo de Procesos Y2 C/Modelo de Procesos Activacin de cursos y cursos dirigidos T1 S/MP Coordinacin de contrato de docentes T1 S/MP
T1 S/MP
T2 C/MP
T2 C/MP
T2 C/MP
Fuente: Elaboracin propia
Operacionalizacin de las variables Cuadro 2 Operacionalizacin de Variables

VARIABLE DEFINICIN CONCEPTUAL DEFINICIN OPERACIONAL Aspectos / Dimensiones INDICADORES
Hiptesis general: El diseo de los modelos de procesos dentro del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas optimizara los tiempos de respuesta a la informacin requerida. Tiempo de Respuesta de Variables dependientes El tiempo de respuesta se define como el tiempo que pasa desde que se enva una comunicacin y se recibe la respuesta. Tiempo del desarrollo de los procesos administrativos con el modelo de procesos actual Tiempo del desarrollo de los procesos administrativos con el modelo de procesos propuesto los procesos: Solicitud de activacin de cursos y cursos dirigidos Carga acadmica Coordinacin de contrato docentes El Procedimiento administrativo es el Variables Independiente Procesos administrativos cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El Procesos administrativos con el modelo de procesos Procesos administrativos sin el modelo de procesos
Tiempo de respuesta
procedimiento tiene por finalidad esencial la emisin de un acto administrativo.
10
3.4.
Metodologa
3.4.1.
Mtodos
Mtodo con que se resuelve el problema
Debido a la naturaleza del trabajo que se orienta a la identificacin de procesos nos basaremos con la metodologa BMP- RAD e IDEF0 modelado de casos de uso de negocio de RUP
3.4.2.
Tipo de Investigacin
Tecnolgica aplicada
3.4.3.
Diseo de la investigacin
Univariado, descriptivo comparativo, correlacional
3.4.4.
Poblacin
Coordinadores de rea, Jefe del DACIS, usuarios del DACIS (docentes y alumnos)
3.4.5.
Instrumentos
Instrumentos de recopilacin de datos En el trabajo realizaremos diversas tcnicas como:
11
Observacin Entrevista Cuestionarios Revisin documental Bizagi process modeler Arena V 12
12
IV.
FUNDAMENTO TEORICO
4.1.
Antecedentes Para la elaboracin del trabajo citaremos algunos trabajos relacionados
con el tema de estudio.
Cristbal Patricio Ovando Cortez (2006) en la tesis Rediseo en el sistema de pago de facturas a proveedores en la empresa constructora Almagro, aborda el problema del pago de facturas a los proveedores que se produce debido a la acumulacin de estos por no entregarse oportunamente a los destinatarios, lo que traduce una mala relacin con los proveedores quienes con justa razn reclaman por no recibir sus pagos en los plazos estipulados.
El levantamiento de los procesos de la situacin actual, as como el posterior rediseo se realiz a travs de diagramas de Flujos, una herramienta til de fcil comprensin. Las mtricas se obtuvieron a travs de informacin entregada por la empresa, pero tambin hubo que levantarlas manualmente en los casos que la compaa no manejaba datos sobre alguna variable de inters. Propone nuevas prcticas, procesos y automatizacin de actividades de manera lograr reducir el tiempo de pago de las facturas, sin incrementar los costos.
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Ing. Mauricio Vsquez (2007)
en el trabajo de investigacin Manual
de procesos para mejorar la productividad y atencin al cliente en la direccin comercial de EMELNORTE plantea un manual de procesos para mejorar la productividad y la atencin al cliente en dicha empresa. Aborda el problema de las deficiencias en el manejo de los procesos en la Direccin Comercial de Emelnorte en el ao 2008 , para solucionar dicho problema, es elaborar un manual de atencin al cliente para la direccin comercial de Emelnorte, con el fin de mejorar la productividad y atencin al cliente de dicha empresa.
Jos Manuel Tovar Villar y Juan Carlos Estrada Gmez (2008) en el trabajo de tesis PROPUESTA DE REDISEO DE PROCESOS PARA LA ADAPTACION DE UN SISTEMA ERP EN LA EMPRESA METALMECANICA ARCOS LTDA de, nos plantea reconocer los beneficios que un sistema ERP
puede traerle a una empresa, en este caso una Pyme colombiana dedicada al sector de metalmecnica dichos beneficios se logr medio de un anlisis de sus procesos ms relevantes en cuanto al manejo de la informacin y la integracin entre las reas y su comunicacin. Los objetivos a alcanzar en el proyecto de tesis son Objetivo General
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Realizar una propuesta de rediseo de procesos para la implementacin de un sistema ERP, que permita integrar los procesos de ARCOS Ltda.
Objetivos Especficos Realizar un diagnstico sobre el soporte tecnolgico actual de los procesos, para identificar las principales debilidades en el manejo de la informacin. Desarrollar una propuesta de rediseo de los procesos actuales para que puedan ser compatibles con una plataforma ERP. Determinar los beneficios cuantitativos y cualitativos de la
implementacin de un sistema ERP. Desarrollar una propuesta de la gestin de la cadena de
abastecimiento con los procesos propuestos anteriormente. Desarrollar un anlisis costo beneficio de la propuesta mencionada.
Las principales conclusiones son: Arcos es una empresa bien organizada pero con falencias en el manejo del flujo de informacin, el implementar un sistema para cada rea o proceso especfico puede dificultar la comunicacin entre las diferentes reas. Para realizar un rediseo en los procesos es necesario hacer un levantamiento muy detallado de cada procesos actuales de la compaa (diagnstico), para luego segn las mejores prcticas y segn el objetivo que se quiera alcanzar, determinar la mejor solucin, eliminando, combinando y/o agregando tareas para alcanzar la
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meta propuesta, en este caso, la implementacin de un sistema ERP para la integracin de los procesos y el manejo de la informacin. Los beneficios para ARCOS de implementar un sistema ERP son en su mayora una reduccin de costos y menos tiempo de respuesta en procesos como aprobaciones y la generacin de documentos que el con el ERP, se hara de forma automtica.
Mara Giuliana Loaiza Dvila (2008) El trabajo de tesis ANLISIS, EVALUACIN Y MEJORA DE PROCESOS LOGSTICOS DE INGRESO DE MERCADERA BAJO RGIMEN DE DEPSITO AUTORIZADO EN UN
OPERADOR LOGSTICO: TEORA Y EJEMPLO APLICATIVO, sostiene que actualmente, las empresas buscan estar orientadas a la satisfaccin de sus clientes de manera que se fidelicen con la misma. Una manera de lograr esto, es eliminar los procesos innecesarios haciendo el tratamiento de los clientes gil y flexible. Para ello analiza las actividades del proceso en mencin para ubicar los principales factores internos y externos que ocasionan demora mediante el uso de las herramientas de la calidad y propone un sistema alternativo que optimice el tiempo de respuesta de atencin y genere beneficios econmicos para la empresa y el cliente. Sus conclusiones son: La mejora de procesos es una herramienta que es fundamental para todas las empresas porque permite renovar los procesos administrativos y operativos, pero para el proyecto en estudio el objetivo era optimizar el servicio de
16
atencin al cliente. Se realiz un diagnstico para continuar con el objetivo empresarial de brindar un mejor servicio y atencin al cliente. Con las herramientas de la calidad se pudo identificar cinco problemas bsicos que ocasionan la demora del trmite documentario: sistemas de informacin ineficientes, demora en traslado del contenedor, uso de maquinarias en otras actividades, falta de personal y falta de capacidad en los almacenes.
Se crea un escenario (duracin de 5 das) con el alquiler de un portacontenedor, montacargas exclusivo para el rea de depsito y se adiciona en el equipo operativo un almacenero, se ataca dos problemas: falta de personal y traslado de contenedor a la zona, y se logra optimizar el tiempo en un 18.52%. Propone un plan de accin para atacar los problemas identificados y poder aumentar el porcentaje de mejora hallado. Con la evaluacin econmica comprueba que las soluciones propuestas, es decir contar con maquinaria y personal, generaron una mejora, en el costo del servicio de depsito, en un 59.30% anual. Se identifica el costo mnimo o punto de equilibrio del servicio de apertura para no generar prdidas en posibles inversiones.
4.2.
Marcos de la investigacin
4.2.1.
Marco terico
PROCESO: Segn Richard Y. Chang, define procesos como una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre s para transformar un insumo en
17
un producto. Consideramos algunos de los trminos usados en la definicin de un proceso.
Tareas con valor agregado y tareas sin valor agregado: Una tarea con valor agregado es un esfuerzo de trabajo esencial (es decir, contribuye a su habilidad para producir un resultado del proceso). Una tarea sin valor agregado es un esfuerzo de trabajo no esencial (es decir, no contribuyen a su habilidad de producir un resultado esperado en el proceso). Estos tipos de tareas pueden incluso ser un obstculo para el proceso.
Insumo y resultado: insumo consiste en la informacin, los materiales y los recursos necesarios para crear productos o servicios. Es el punto inicial del proceso de produccin. El resultado consiste en el producto, informacin o servicio que usted brinda a otra persona o grupo de trabajo. Es el punto final del proceso
MEJORAMIENTO DE UN PROCESO: segn HARRINGTON el mejoramiento de un proceso se define como el esfuerzo continuo para saber acerca del sistema de causas de un proceso y para usar este conocimiento para cambiar el proceso para reducir la variacin y complejidad y para mejorar la satisfaccin del cliente.
PLANEACION DE LA CALIDAD segn JURAN, J. Todo comienza con la planificacin de la calidad. El objeto de planificar la calidad es suministrar a las
18
fuerzas operativas los medios para obtener productos que puedan satisfacer las necesidades de los clientes.
GESTIN POR PROCESOS: segn Arcelay Salazar A, la palabra proceso viene del latn processus, que significa avance y progreso. Un proceso es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que se caracterizan por requerir ciertos insumos (inputs: productos o servicios obtenidos de otros proveedores) y tareas particulares que implican valor aadido, con miras a obtener ciertos resultados. Otra posible definicin: gestin de todas las actividades de la empresa que generan un valor aadido; o bien, conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforma elementos de entrada en resultados.
4.2.2.
Marco conceptual
BPM: RAD BPM: RAD Rapid Analysis & Design es una metodologa muy concreta y prctica, para la Modelizacin y Diseo de los procesos orientados a la automatizacin con tecnologas BPM. Su enfoque y tcnicas facilitan y estimula el trabajo en equipo con los expertos de negocio (usuarios), los analistas y arquitectos de procesos, y los analistas funcionales (sistemas).
19
Es una metodologa verstil, siendo independiente del software BPM o BPM Suite con el cual se automatizarn los procesos diseados.
Las ventajas de aplicar BPM: RAD son las siguientes: Acelerar la primera etapa de proyectos BPM entre un 50% y un 70%. Entender y simplificar los procesos del negocio. Modelar y disear los procesos en su totalidad, holsticamente, con recursos, servicios, datos, reglas de negocio e indicadores. Disear procesos orientados a tecnologas BPM y de forma independiente del software que se implemente. Lograr una gestin del cambio ms rpida y efectiva, para el desarrollo de capacidades y conocimiento en gestin por procesos y tecnologas BPM en la organizacin. Fomentar el trabajo en equipo y sembrar entusiasmo. Generar inteligencia colectiva a travs de tcnicas formales que permiten aprovechar al mximo el conocimiento y el talento humano. La construccin de una Arquitectura Empresarial, de abajo hacia arriba. Asegurar la calidad de los modelos y diseos
20
Fases, actividades y tareas La Metodologa BPM: RAD, se compone de las siguientes tres fases:
1. Modelizacin Lgica El objetivo de esta fase es identificar y modelizar al detalle los procesos de negocio que conforman el alcance del proyecto.
La modelizacin de los procesos se realiza de manera lgica, es decir, no se modelizan los aspectos fsicos de los procesos (quien lo hace, cmo se hace, con que aplicaciones o dispositivos, etc.). La idea es concentrarse nicamente en el Qu y el Porqu, obteniendo as la p erspectiva esencial del negocio y simplificando a su vez los procesos de negocio.
2. Diseo Preliminar El objetivo de esta fase es obtener el Modelo de Funcionamiento de los procesos, transformndolos desde la visin lgica (Fase 1) a la visin fsica, la cual plasma cmo queremos que funcionen los procesos tomando en consideracin las nuevas tecnologas (software) que disponemos o vamos a disponer, la organizacin actual y futura, y la resolucin de problemas y oportunidades de mejora.
3. Diseo BPM La fase de Diseo BPM tiene por objetivo disear cada uno de los procesos modelizados en las fases anteriores, considerando que dichos procesos sern
21
automatizados con Tecnologas BPM, fundamentalmente con BPM: Workflow. El objetivo es dejar preparado el diseo BPM de los procesos, con todos los detalles necesarios, para que el equipo de desarrollo BPM
IDEFO La traduccin literal de las siglas IDEFO es Integration Definition for Function Modeling (Definicin de la integracin para la modelizacin de las funciones). IDEFO consiste en una serie de normas que definen la metodologa para la representacin de funciones modelizadas.
Estos modelos consisten en una serie de diagramas jerrquicos junto con unos textos y referencias cruzadas entre ambos que se representan mediante unos rectngulos o cajas y una serie de flechas. Uno de los aspectos de IDEF0 ms importantes es que como concepto de modelizacin va introduciendo
gradualmente ms y ms niveles de detalle a travs de la estructura del modelo. De esta manera, la comunicacin se produce dando a lector un tema bien definido con una cantidad de informacin detallada disponible para profundizar en el modelo.
As vemos que las principales ventajas que presenta este sistema son estas: Es una forma unificada de representar funciones o sistemas Su lenguajes simple pero riguroso y preciso
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Permite establecer unos lmites de representacin de detalle establecido universalmente.
Puede ser representada con diversos paquetes informticos como es el iGraff Proccess.
RUP El Rational Unified Process o Proceso Unificado de Racional. Es un proceso de ingeniera de software que suministra un enfoque para asignar tareas y responsabilidades dentro de una organizacin de desarrollo. Su objetivo es asegurar la produccin de software de alta calidad que satisfaga la necesidad del usuario final dentro de un tiempo y presupuesto previsible. Es una metodologa de desarrollo iterativo enfocada hacia los casos de uso, manejo de riesgos y el manejo de la arquitectura.
El RUP mejora la productividad del equipo ya que permite que cada miembro del grupo sin importar su responsabilidad especfica acceda a la misma base de datos de conocimiento. Esto hace que todos compartan el mismo lenguaje, la misma visin y el mismo proceso acerca de cmo desarrollar software.
UML Lenguaje Unificado de Modelado (LUM o UML, por sus siglas en ingls, Unified Modeling Language) es el lenguaje de modelado de sistemas de software ms conocido y utilizado en la actualidad; est respaldado por el OMG (Object
23
Management Group). Es un lenguaje grfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un estndar para describir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programacin, esquemas de bases de datos y compuestos reciclados. Es importante remarcar que UML es un "lenguaje de modelado" para especificar o para describir mtodos o procesos. Se utiliza para definir un sistema, para detallar los artefactos en el sistema y para documentar y construir. En otras palabras, es el lenguaje en el que est descrito el modelo.
Se puede aplicar en el desarrollo de software gran variedad de formas para dar soporte a una metodologa de desarrollo de software (tal como el Proceso Unificado Racional o RUP), pero no especifica en s mismo qu metodologa o proceso usar.
INFORMACION: En sentido general, es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
La informacin es un conjunto de datos acerca de algn suceso, hecho, fenmeno o situacin, que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo propsito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo.
24
CALIDAD DE LA INFORMACION: La informacin disponible en el organismo debe cumplir con los atributos de:
Exactitud. Mide el grado en que la informacin refleja lo que est pasando en el negocio (ej. Exactitud de inventarios, exactitud de rutas de fabricacin, de listas de materiales, etc.).
Oportunidad. Medicin de que la informacin est disponible cuando se requiere para tomar una decisin.
Totalidad. Medicin que refleje el grado en que las bases de datos cuentan con toda la informacin crtica para el negocio.
Relevancia. Que la informacin le sirva a la persona que se la estas proporcionando.
Nivel de detalle. Que la informacin tenga el nivel de detalle requerido, dependiendo del nivel organizacional y al tipo de decisin al cual este destinada la informacin.
Consistencia. Que la informacin sea la misma en todas las reas o sistemas utilizados por la compaa.
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GESTION ADMINISTRATIVA: es el proceso de disear y mantener un entorno en el que trabajando en grupos los individuos cumplen eficientemente objetivos especficos.
Es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control desempeados para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres humanos y otros recursos.
Planeacin: Planificar implica que los gerentes piensan con antelacin en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algn mtodo, plan o lgica y no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organizacin y establecen los procedimientos idneos para alcanzarlos. Son la gua para que la organizacin obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar los objetivos.
Organizacin: Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organizacin.
Direccin: Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.
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Control: Es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajustan a las actividades planificadas. El gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la organizacin que la conducen hacia las metas establecidas.
OBJETIVO: Elemento programtico que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misin, tratndose de una organizacin, o a los propsitos institucionales, si se trata de las categoras programticas. Expresin cualitativa de un propsito en un periodo determinado; el objetivo debe responder a la pregunta "qu" y "para qu". En programacin es el conjunto de resultados cualitativos que el programa se propone alcanzar a travs de determinadas acciones.
META: propsito, finalidad a seguir
CAPACIDAD DE RESPUESTA: En trminos muy generales, la capacidad de respuesta de un sistema cualquiera es su probabilidad media de producir, frente a una demanda, una respuesta de calidad aceptable, dentro de un margen de tiempo aceptable y a un costo aceptable
SEGURIDAD: El trmino seguridad proviene de la palabra securitas del latn. Cotidianamente se puede referir a la seguridad como la ausencia de riesgo o tambin a la confianza en algo o alguien. Sin embargo, el trmino puede tomar diversos sentidos segn el rea o campo a la que haga referencia.
27
V.
DESARROLLO DEL MODELO DE PROCESOS
5.1.
Iniciacin
Definicin del problema Cuadro 3 Definicin del problema Los procesos se extienden en su ejecucin, la informacin no fluye de manera rpida y precisa, la demora de algunos procesos produce malestar en los actores internos como externos, en los estudiantes las actividades acadmicas se ven Cul es el afectadas por las demoras , a los coordinadores en sus labores problema? cotidianas, a los docentes en el desarrollo de las actividades acadmicas, al jefe del DACIS le produce un malestar en su gestin porque no hay manera de controlar los procesos Decano Jefe del DACIS Quines son los afectados? Coordinador de rea Docentes Alumnos
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Cul es el La ejecucin inadecuada de los procesos influye en el impacto del desarrollo de los objetivos dentro del DACIS problema? Cul puede Modelo de procesos para conocer y evaluar los puntos crticos
ser una solucin de las actividades y corregirlos, generar conocimiento de los exitosa? procesos y documentarlos.
5.2.
Modelo de procesos actuales 5.2.1. Identificacin de actores involucrados
Los actores directamente involucrados son:
5.2.1.1. DECANATO DE LA FIIS, Es el usuario encargado de la gestin estratgica de la facultad. 5.2.1.2. DACIS (Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas), es el usuario principal del sistema de referencia. 5.2.1.3. AREAS DE LA FIIS, son el sistema de referencia, encargada de satisfacer los requerimientos del DACIS, son los usuarios con quienes debemos de realizar coordinaciones de trabajo. 5.2.1.4. LABORATORIOS DE SISTEMAS, son encargados del
abastecimiento de insumos, accesorios y materiales para el funcionamiento de las reas
29
5.2.2.
Determinacin de los procesos
Para determinar todos los procesos del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas (DACIS), se realiz un anlisis de los procesos actuales del DACIS lo cual nos permiti identificar 4 procesos como los ms crticos, a los que consideramos como objetivos del presente estudio, los cuales son:
Carga acadmica Activacin de cursos y cursos dirigidos Elaboracin de requerimientos de docentes Planes de trabajo
5.2.3.
Adquisicin de conocimientos
Cuadro 4 Construccin del cuestionario Nombre del rea Unidad organizativa (Responsables de la ejecucin de la actividad) Nombre de la actividad Nombre del producto o servicios al finalizar la actividad Fecha
30
Duracin de la actividad Descripcin de la actividad Dificultades de la actividad
Responsables Clientes Sugerencias de mejoras

Para el modelado de los procesos inicialmente se tiene que identificar el proceso generador de la situacin, posteriormente si es de necesidad la tarea o actividad concreta; en caso contrario las tareas de resolucin a situaciones
concretas por buenas prcticas. Esto implica que es lo que hace y como lo hace. El analista previamente debe de conocer la informacin documentaria existente, para estructurar las preguntas.
31
5.2.4.
Procesos de negocio ms usados. 5.2.4.1. Proceso de carga acadmica
CARGA ACADEMICA DEL DACIS

Fase
OTRAS FACULTADES
ELABORACION DE REQUERIMIENTOS
FIN
OCDA
RECEPCIONA CARGA ACADEMICA TENTATIVA
RECEPCIONA Y REGISTRA LA CARGA ACADEMICA
DACIS
INICIO
SOLICITAR ELABORACION DE CARGA ACADEMICA
RECEPCIONA CARGA ACADEMICA TENTATIVA
CARGA ACADEMICA DEFINITIVA
AREA DE LA FIIS
ELABORAR CARGA ACADEMICA DEL AREA
Figura 2 Proceso carga acadmica
a) Actores Involucrados Coordinadores de reas Jefe del DACIS OCDA Otras Facultades
32
b) Tiempo de ejecucin del proceso Estimado : Real : 02 meses (Anexo N 02 pgina 98) 03 meses (Anexo N 02 pgina 98)
5.2.4.2.
Proceso de activacin de cursos y cursos dirigidos
ACTIVACION DE CURSOS Y CURSOS DIRIGIDOS

Fase
DACIS
RECEPCIONA ACUERDO PARA SU TRAMITE
SI
DECANATURA
INICIO
RECEPCION DE SOLICITUDES
RECEPCION DE DOCUMENTOS
ES FACTIBLE
NO
COMUNICA AL ESTUDIANTE
COMISION DE SEGUIMIENTO CURRICULAR
EVALUACION DE LAS SOLICITUDES DE LOS ESTUDIANTES
GENERAR ACUERDO
AREAS DE LA FIIS
DESIGNACION DE DOCENTE PARA CURSOS ACTIVADOS O DIRIGIDOS
FIN
Figura 3 Proceso de activacin de cursos
a) Actores Involucrados Coordinador del rea Decano Jefe del DACIS Comisin de seguimiento Curricular
33
b) Tiempo de ejecucin del proceso Estimado Real : : 10 das (Anexo N 02 pgina 103 - 104)
14 das (Anexo N 02 pagina 103 - 104)
5.2.4.3.
Proceso
de
elaboracin
de
requerimientos
de
contrato de docente
COORDINAR CONCURSO DE PLAZAS DOCENTE
Fase
CONSEJO UNIVERSITARIO
EVALUACION DE REQUERIMIENTO DE NUEVO DOCENTE
GENERA RESOLUCION DE NUEVO DOCENTE
VALIDA COMISION DE CONCURSO CONTRATO
CONSEJO DE FACULTAD
GENERA COMISION DE CONCURSO CONTRATO
COMISION DE EVALUACION
NORMAS Y REGLAMENTOS PARA EL PROCESO DE CONCURSO
EVALUACION DE POSTULANTES A LAS PALAZAS ENCONCURSO
DECANATURA
RECEPCION DE SOLICITUD DE NUEVO REQUERIMIENTO DE DOCENTES
RECEPCIONA APROBACION PARA EL PROCESO DE CONTRATACION DE NUEVO DOCENTE
RELACION DE DOCENTES GANADORES
DACIS
RECEPCION DE SOLICITUD DE NUEVO DOCENTE
RESOLUCION DE ACUERDO DE CONTRATO DE PLAZAS DOCENTES
AREAS DE LA FIIS
INICIO
REQUERIMIENTOS DE NUEVO DOCENTE
ANALISI DE REQUERIMIENTO
ASIGNACION DE CURSOS
FIN
Figura 4 Proceso de requerimiento de contrato
34
a) Actores Involucrados Decano Jefe del DACIS Coordinador del rea
b) Tiempo de ejecucin del proceso Estimado : Real : 05 das (Anexo N 02 pgina 102)
07 das (Anexo N 02 pgina 102)
5.3.
Modelado de casos de uso del negocio de los procesos propuestos A continuacin realizamos un modelado de caso de uso del negocio
para determinar los flujos de trabajo, identificar los actores intervinientes y sus responsabilidades para poder entender el negocio en el sistema dentro del DACIS 5.3.1. Actores del negocio
ACTORES INTERNOS ACTORES EXTERNOS
Jefe del DACIS Alumno Docentes
Decano
Coordinador de Area
Secretaria de Decanatura
OCDA
Jefe Comision de seguimiento Curricular
Figura 5 Actores del Negocio
35
5.3.2.
Casos de uso del negocio

CASOS DE USO DEL NEGOCIO
Registrar Solicitud
Carga Academica de los cursos activosr
Designar Docentes
Comunicar Resultado de la Solicitud
Validar Solicitud
Evaluar Documentos
Consolidar Acuerdos de cursos Activos y dirigidos Comunicar cursos para su matricula
Elaborar Requerimientos de Docentes
Elaborar Carga Academica
Revisar de planes de trabajo Elaborar Plan de Trabajo
Seguimiento y control de planes de trabajo
Solicitar elaboracion de carga academica
Elaborar informe Anual
Estructurar carga academica
Solicitar Contrato de Docentes
Registrar Requerimientos
(from Caso Uso del Negoci o del DACIS)
recepcionar solicitud de requerimientos

Comunicar Carga Academica

Figura 6 Casos de uso del negocio
5.3.3.
Objetivos del negocio
OBJETIVOS
Elaborar informe anual de actividades
Elaborar Plande Trabajo de las Actividades Academicas
Plan de Trabajo de Actividades
Elaborar Dictamen de Comision
Activar Cursos para su matricula
Comunicar Resultados de la Solicitud
Carga Academica
Control de Actividades Planificadas
Aprobar Carga Academica
Requerimientos de PlazasDocentes para Contrato
Figura 7 Objetivos del Negocio
36
5.4.
Diagrama de casos de uso del negocio 5.4.1. Caso de uso de negocio carga acadmica
CASO DE USO DE NEGOCIO DESIGNAR DOCENTES
Coordinador de Area
(from Actores)
Designar Docentes
(from Caso de Uso)
Docentes
(from Actores)
Carga Academica
Figura 8 Caso uso del negocio designar docentes
Cuadro 5 Descripcin del caso de uso del Negocio: Designar Docentes Proceso Negocio Objetivo Actores Precondiciones Cursos a activos en el semestre Disponibilidad de Docentes Carga Acadmica Coordinador de rea, docentes de la FIIS del Designar Docentes
37
Flujos Lista los cursos activos para el siguiente semestre Disponibilidad de docentes segn reglamento de la UNAS Asignar Cursos a Docentes Post condiciones Cursos asignados a Docentes existentes Excepciones No hay disponibilidad de docentes se le asigna cursos con cdigos NN Generar requerimientos de Necesidad de Docentes
CASO DE USO DEL NEGOCIO ELABORAR CARGA ACADEMICA
Coordinador de Area
(from Actores)
Elaborar Carga Academica

(from Caso de Uso)
Docentes
(from Actores)
Carga Academica
Figura 9 Caso uso del negocio elaborar carga acadmica
38
Cuadro 6 Descripcin del caso de uso del Negocio: Elaborar Carga Acadmica Proceso Negocio Objetivo Actores Carga Acadmica Coordinador de rea Docentes Precondiciones Designacin de Cursos a Docentes Flujos Elaboracin de la Carga Acadmica Revisin y correccin de la Carga Acadmica Post condiciones Carga Acadmica Excepciones La Carga Acadmica presenta errores u iniciaciones se procede a su correccin
del Elaborar Carga Acadmica
39
CASO DE USO DE NEGOCIO ESTRUCTURAR CARGA ACADEMICA
Estructurar carga academica

Jefe del DACIS
(f rom Actores)
(from Caso de Uso)
Figura 10 Caso uso del negocio estructurar carga acadmica
Cuadro 7 Descripcin del caso de uso del Negocio: Estructurar Carga Acadmica Proceso Negocio Objetivo Actores Precondiciones Carga Acadmica de las reas Flujos Revisin de las Carga Acadmica Consolidacin de la Carga Acadmica Post condiciones Consolidar carga acadmica Jefe del DACIS del Estructurar carga acadmica
40
Comunicar carga acadmica a la OCDA Excepciones La carga Acadmica presenta errores u omisiones se le comunica al rea que pertenece para su correccin.
41
CASO USO DE NEGOCIO CARGA ACADEMICA
Es tructurar carga academ ica Jefe del DACIS

(f rom Actores) (f rom Caso de Uso)
Com unicar Carga Academ ica
Solicitar elaboracion de carga academica

(f rom Caso de Uso)
Carga Academ ica

(f rom Caso de Uso del Negocio)
Coordinador de Area
(f rom Actores)
Elaborar Carga Academ ica

(f rom Caso de Uso)
Des ignar Docentes

(f rom Caso de Uso)
Docentes
(f rom Actores)
Figura 11 Caso uso del negocio carga acadmica
42
5.4.2.
Caso de uso de negocio activacin de cursos y cursos dirigidos
CASO DE USO DE NEGOCIO REGISTRAR SOLICITUD
Alumno
(f rom Actores)
Registrar Solicitud
(from Caso de Uso)
(f rom Actores)
Figura 12 Caso uso del negocio registrar solicitud
Cuadro 8 Descripcin del caso de uso del Negocio: Registrar solicitud

Proceso del Negocio Objetivo Registrar Solicitud Registrar la solicitud teniendo en cuenta los requisitos para su procesamiento Actores Precondiciones El solicitante debe cumplir con los requisitos para el registro de su solicitad (solicitud dirigida al Decano, pago para el seguimiento curricular, copia de record, etc.) El solicitante debe estar dentro de la fecha calendario para la presentacin de la Alumno, Secretaria del Decano
43
solicitud Flujos El alumno solicita la activacin de cursos y cursos dirigidos La secretaria comprueba que todos que el alumno presenta todos los requisitos En caso de no cumplir con los requisitos no se puede registrar la solicitud y se comunica el motivo. La secretaria comprueba que el solicitante se encuentra dentro de la fecha calendario; de no encontrarse dentro de la fecha calendario se comunica su rechazo y el motivo Post condiciones Se registra la solicitud de activacin de cursos Excepciones En caso de encontrarse fuera de fecha calendario rechazar solicitud
CASO USO DE NEGOCIO VALIDAR SOLICITUD
Decano
(f rom Actores)
Validar Solicitud
(from Caso de Uso)
Figura 13 Caso uso del negocio validar solicitud
44
Cuadro 9 Descripcin del caso de uso del Negocio: Validar solicitud Proceso Negocio Objetivo Actores Precondiciones El solicitante debe cumple con los requisitos El solicitante debe est dentro de la fecha calendario para la presentacin de la solicitud Flujos El decano comprueba que el alumno cumple con los requisitos El decano procede a validar la solicitud para su trmite respectivo. Post condiciones Aprueba Solicitud Excepciones En caso de desaprobar la solicitud comunicar los motivos por lo cual se niega la solicitud
del Validar Solicitud
Validar solicitud para su respectivo tramite Decano
45
CASO USO DE NEGOCIO EVALUAR DOCUMENTOS DEL SOLICITANTE
Evaluar Documentos Comision de seguimiento Curricular

(from Actores) (from Caso de Uso)
Figura 14 Caso uso del negocio evaluar documentos Cuadro 10 Descripcin del caso de uso del Negocio: Evaluar Documentos del Solicitante Proceso Negocio Objetivo Actores Precondiciones La solicitud debe ser validada por el decano Flujos La comisin recibe la solicitud La comisin Evala los documentos Emite un dictamen de acuerdo a los reglamentos estatutos Emitir un dictamen Comisin de Seguimiento Curricular del Evaluar documentos
46
Post condiciones Comunicar Dictamen de la evaluacin Excepciones
CASO DE USO DE NEGOCIO DESIGNAR DOCENTES
Coordinador de Area
(from Actores)
Designar Docentes
(from Caso de Uso)
Docentes
(from Actores)
Carga Academica
Figura 15 Caso uso del negocio designar docentes
Cuadro 11 Descripcin del caso de uso del Negocio: Designar Docentes Proceso del Negocio Objetivo Actores Designar Docentes Carga Acadmica Coordinador de rea
47
Precondiciones El dictamen de la comisin de seguimiento curricular Carga acadmica de los docentes actualmente Disponibilidad de docentes Flujos Recibe dictamen de la comisin Evala carga acadmica de docentes Evala disponibilidad de docentes Asigna curso al docente disponible Post condiciones Carga Acadmica Comunicar carga acadmica Excepciones En caso de no contar con docentes necesarios para el curso solicitados solicitar contrato de docentes
48
CASO USO DE NEGOCIO CONSOLIDAR ACUERDOS
Jefe del DACIS

(f rom Actores)
Consolidar Acuerdos de cursos Activos y dirigidos

(from Caso de Uso)
Figura 16 Caso uso del negocio consolidar acuerdos
Cuadro 12 Descripcin del caso de uso del Negocio: Consolidar acuerdos Proceso Negocio Objetivo Actores Precondiciones Carga Acadmica Acuerdo de cursos activados Flujos Recibir acuerdos de cursos activos y dirigidos de las reas Procesar y comunicar acuerdos del Consolidar acuerdos para cursos activos y dirigidos
Aprobar Carga Academica

Consolidar acuerdos para cursos activos y dirigidos Jefe del DACIS
49
Post condiciones Comunicar acuerdo consolidado de los cursos para ser activados y dirigidos a la OCDA para su trmite correspondiente Excepciones
CASO DE USO DE NEGOCIO COMUNICAR RESULTADOS
Alumno
(from Actores)
Comunicar Resultado de la Solicitud

(from Caso de Uso)
(from Actores)
Comunicar Resultados de la Solicitud
Figura 17 Caso uso del negocio comunicar resultados
Cuadro 13 Descripcin del caso de uso del Negocio: Comunicar Resultados Proceso Negocio Objetivo Comunicar resultados de la solicitud del Comunicar Resultados
50
Actores
Alumno Secretaria de Decanatura
Precondiciones Estado de la solicitud despus de la evaluacin Flujos Comunicar al alumno el estado y motivo de la solicitud Post condiciones Comunicar Resultados de la evaluacin de la solicitud Excepciones En caso que la solicitud fue rechazada comunicar al alumno el motivo por el cual fue rechazado En caso de que fue aprobada comunicar los tiempos calendarios para su matricula
CASO DE USO DE NEGOCIO COMUNICAR CURSOS PARA SU MATRICULA
Comunicar cursos para su matricula
Jefe del DACIS

(from Actores)
(from Caso de Uso)
OCDA
(from Actores)
Figura 18 Caso uso del negocio comunicar cursos para su matricula
51
Cuadro 14 Descripcin del caso de uso del Negocio: Comunicar cursos activos Proceso Negocio Objetivo Actores Comunicar Cursos para su matricula Jefe del DACIS OCDA Precondiciones Carga acadmica Cursos activados Flujos Comunica a OCDA los cursos activados para su registro en el sistema y su posterior habilitacin para su matricula Post condiciones Comunicar cursos activos Excepciones del Comunicar Cursos para su matricula
52
CASO DE USO DE NEGOCIO ACTIVACION DE CURSOS Y CURSOS DIRIGIDOS
Alumno
(from Ac to...
Comunicar Resultado de la Solicitud Comunicar Resultados de la Solicitud

(from C as o de ... (from C as o de U s o del N ego...
OCDA
(from Ac to...
(from Ac to...
Comunicar cursos para su matricula

(from C as o de ...

(from C as o de U s o del N ego...
Registrar Solicitud
(from C as o de ...
Consolidar Acuerdos de cursos Activos y dirigidos

(from C as o de ...
Jefe del DACIS

(from Ac to...
Decano
(from Ac to...
Validar Solicitud
(from C as o de ...
Carga Academica
Evaluar Documentos
(from C as o de ...
Designar Docentes
(from C as o de ...
Coordinador de Area
(from Ac to...
Comision de seguimiento Curricular

(from Ac to...

Docentes
(from Ac to...
Figura 19 Caso uso del negocio activacin cursos y cursos dirigidos
53
5.4.3.
Caso de uso de negocio elaborar solicitud de requerimientos de contrato de docentes

CASO DE USO DE NEGOCIO SOLICITAR REQUERIMIENTOS DE CONTRATO DE DOCENTES
Solicitar Contrato de Docentes Decano

(f rom Actores)
recepcionar s olicitud de requerimientos Jefe del DACIS

(f rom Actores)
Regis trar Caracteris tica de Docente s olicitado
Regis trar Requerimientos
Requerimientos de PlazasDocentes para Contrato

(f rom C aso de U so del Negocio)
Coordinador de Area
(f rom Actores)
Elaborar Requerimientos de Docentes

(f rom C aso de U so)
Figura 20 Caso uso del negocio requerimientos de contrato de docentes
54
Cuadro 15 Descripcin del caso de uso del Negocio: Solicitar Requerimientos de Contrato de Docentes Proceso Negocio Objetivo Actores Requerimientos de Plazas Docentes para Contrato Decano Jefe del DACIS Coordinador de rea Precondiciones Listado de cursos no cubiertos por los docentes actuales Flujos Recibir el listado de cursos no cubiertos Elaborar perfil profesional para los cursos Elaborar requerimientos de Docentes Registrar Requerimientos Solicitar Contrato de Docentes Post condiciones Comunicar Solicitud de Nuevos Docentes a Consejo Universitario Excepciones del Solicitar Requerimientos de Contrato de Docentes
55
5.4.4.
Caso uso de negocio elaborar plan de trabajo
CASO DE USO DE NEGOCIO ELABORAR PLAN DE TRABAJO
Jefe del DACIS

(from Actores)
Elaborar Plan de Trabajo

(from Caso de Uso)
Docentes
(from Actores)
Figura 21 Caso uso del negocio elaborar plan de trabajo
Cuadro 16 Descripcin del caso de uso del Negocio: Elaborar Plan de Trabajo Proceso Negocio Objetivo Actores Elaborar Plan de Trabajo de las Actividades Acadmicas Jefe del DACIS Docentes Precondiciones Planes de Trabajo de los Docentes del Elaborar Plan de Trabajo
56
Cronograma de actividades de los Docentes Flujos Recepcin de los planes de Trabajo Post condiciones Plan de Trabajo Tentativo Excepciones Existen docentes que no presentan sus planes de trabajo Comunicar mediante memorndum la necesidad de su plan de trabajo
CASO DE USO DE NEGOCIO REVISAR PLAN DE TRABAJO
Docentes
(from Actores)
Revisar de planes de trabajo

(from Caso de Uso)
Jefe del DACIS

(from Actores)
PLAN DE TRABAJO DE ACTIVIDADES ACADEMICAS
Figura 22 Caso uso del negocio revisar plan de trabajo
57
Cuadro 17 Descripcin del caso de uso del Negocio: Comunicar Resultados Proceso Negocio Objetivo Actores Plan de Trabajo de Actividades Acadmicas Jefe del DACIS Docentes Precondiciones Planes de Trabajo Flujos Revisar Planes de Trabajo Evaluar Planes de Trabajo Aprobar Planes de Trabajo Post condiciones Planes de Trabajo Aprobados Excepciones El Plan de Trabajo presenta errores u omisiones se le comunica al docente para su correccin
del Revisar Plan de Trabajo
58
CASO USO DE NEGOCIO SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLANES DE TRABAJO
Docentes
(f rom Actores)

(from Caso de Uso)
Jefe del DACIS

(f rom Actores)
Figura 23 Caso uso del negocio seguimiento y control de planes de trabajo
Cuadro 18 Descripcin del caso de uso del Negocio: Seguimiento y Control Proceso Negocio Objetivo Actores Control de Actividades Planificadas Jefe del DACIS Docentes Precondiciones Plan de Trabajo Cronograma de Actividades del Seguimiento y Control
59
Flujos Revisar cronograma de actividades Verificar el cumplimiento de las actividades programadas en el Plan Post condiciones Reporte de Actividades Excepciones En caso de que no est cumpliendo con las actividades programadas registrar el motivo
CASO USO DE NEGOCIO ELABORAR INFORME ANUAL
Docentes
(from Actores)

(from Caso de Uso)
Figura 24 Caso uso del negocio informe anual
60
Cuadro 19 Descripcin del caso de uso del Negocio: Elaborar Informe Anual Proceso Negocio Objetivo Actores Precondiciones Plan de trabajo Flujos Revisar cronograma de actividades Revisar el Registro de Actividades Elaborar informe Revisar Informe Post condiciones Comunicar informe Anual de las Actividades Excepciones Elaborar Informe Anual Docentes del Elaborar Informe Anual
61
CASO USO DE NEGOCIO PLAN DE TRABAJO

(from Caso de Uso)

(from Caso de Uso del Negoci o)
Docentes
(from Actores)

(from Caso de Uso)
Revisar de planes de trabajo

(from Caso de Uso)
Elaborar Plan de Trabajo

(from Caso de Uso)

Jefe del DACIS

(from Actores)

Figura 25 Caso uso del negocio plan de trabajo
62
5.5.
Diagrama de actividades 5.5.1. Diagrama de actividades carga acadmica
Figura 26 Diagrama de actividades carga acadmica
Descripcin del diagrama de actividades: Carga Acadmica Este caso de uso del negocio permite al DACIS elaborar la carga acadmica de las diferentes reas que la componen, en este caso de uso del negocio se elaboran tanto la carga acadmica tentativa como la carga definitiva
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Actividades Comunicar Requerimientos: las diferentes facultades comunican los requerimientos de los cursos de que se dictaran en el siguiente semestre acadmico. Solicitar elaboracin de Carga acadmica: Elabora una solicitud para la elaboracin de la carga tentativa, y comunicando los requerimientos de otras facultades de los cursos que se dictaran en el siguiente semestre acadmico, los comunica a las reas correspondientes. Elaborar Carga Acadmica Tentativa: En las reas se recepciona las solicitudes de los cursos para el siguiente semestre de otras facultades, elabora la carga acadmica tentativa para el semestre siguiente, registra la carga acadmica, comunicar la carga acadmica al DACIS para su trmite Recepcionar y comunicar Carga Acadmica Tentativa: Recepciona todas las Cargas Acadmicas de las reas para su trmite correspondiente, Revisar las Cargas Acadmicas Tentativas, De presentar algn error u omisin devolver a las reas para su correccin, una vez revisado comunicar a OCDA para su registro. Recepcionar y Registrar Carga Acadmica Tentativa: La OCDA
recepciona la carga acadmica de las facultades y lo registra para su procesamiento y elaboracin del boletn informativo. Elaborar Carga Acadmica Definitiva: En las reas se empieza con la
elaboracin de la Carga Acadmica Definitiva a solicitud del jefe del DACIS a un
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mes despus de iniciado el semestre acadmico, se elabora la carga acadmica Definitiva, Revisar Carga Acadmica Definitiva: En el DACIS el jefe del rea en conjunto con los coordinadores revisa las cargas acadmicas definitivas de presentar errores u omisiones se les comunica a las reas para su correccin. Estructurar Carga Acadmica Definitiva: En el rea una vez recepcionados y revisados la carga acadmica definitiva se procede a enviarlos en bloque a la OCDA para su trmite. Recepcionar y Comunicar Carga Definitiva: Una vez aprobada la Carga Acadmica se comunica a la OCDA para su registro.
65
5.5.2.
Diagrama de actividades activacin de cursos y cursos dirigidos
Figura 27 Diagrama de actividades activacin de cursos y cursos dirigidos
66
Descripcin de Diagrama de Actividades: Solicitar Activacin de Cursos Solicitar cursos: Los Alumnos solicitan cursos para activarse de acuerdo a sus necesidades Recepcionar solicitud: La secretaria de decanatura recepciona las solicitudes y verifica que cumpla con los requisitos, si no cumple con los requisitos devuelve los documentos a los alumnos para su rectificacin, y si cumple con los requisitos deriva al Decano para su aprobacin Validar solicitud: El Decano recepciona las solicitudes de los estudiantes verifica que los estudiantes cumplen con los requisitos para su trmite y lo deriva a la comisin de seguimiento curricular para su evaluacin Evaluar documentos del solicitante: la comisin de seguimiento curricular recepciona los documentos para su evaluacin Emitir opinin: La comisin de seguimiento curricular emite una
opinin tcnica para cada solicitud y lo deriva a decanatura Recepcionar opinin: Recepciona Dictamen de la comisin de seguimiento curricular, evaluar dictamen para su trmite Rechazar solicitud: Si el dictamen de la comisin es desfavorable para el solicitante se rechaza la solicitud de activacin de cursos
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Recepcionar y comunicar acuerdo: El jefe del DACIS recepciona el acuerdo proveniente de la comisin de seguimiento curricular y lo deriva a las reas para una respuesta acerca del pedido. Designar docentes: En las reas se designa al docente a los cursos con dictamen favorable para su activacin. Registrar Requerimientos: En caso que no halla docentes disponibles en las reas para los cursos se procede a registrar la necesidad de docentes. Generar acuerdo: genera acuerdo con los cursos activados y los cursos dirigidos. Estructurar Carga Acadmica: Recepcionar los acuerdos de las reas del DACIS y consolidarlos para derivarlos a la OCDA. Comunica Acuerdo: el jefe del DACIS genera un acuerdo con los cursos activos y docentes asignados y lo comunica a OCDA Recepcionar Acuerdo de Cursos: En OCDA recepciona los cursos de las diferentes facultades los registra. Habilitar Matricula de cursos: una vez registrados y procesados la informacin de los cursos activados se procede a la habilitacin de la matrcula de los cursos Consultar Resultados: El solicitante consulta el resultado de su solicitud
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5.5.3.
Diagrama de actividad solicitar requerimientos de contrato de docente
Figura 28 Diagrama de actividades requerimientos de contrato
Descripcin del diagrama de actividades: Requerimientos de Contrato de Docente Elaborar requerimientos de docente: El coordinador de rea registra la necesidad de docentes, elabora un perfil profesional para cubrir la necesidad, elabora requerimientos de docente a contratar, lo comunica al jefe del DACIS para su trmite. Recepcionar solicitud de requerimientos de docente: El jefe del DACIS recepciona las solicitudes de requerimientos de docentes de las reas y lo deriva a Decanatura para su trmite
69
Solicitar contrato de docente: El decano recepciona las solicitudes delas reas y elabora una solicitud de contrato de docentes y lo deriva al consejo universitario.
5.5.4.
Diagrama de actividad plan de trabajo
Figura 29 Diagrama de actividades plan de trabajo
70
Descripcin del diagrama de actividades: Plan de Trabajo Elaborar Plan de Trabajo: El docente elabora su plan de trabajo para el ao acadmico, y lo deriva al DACIS Recepcionar Plan de Trabajo: En el DACIS el jefe de Departamento recepciona los planes de trabajo de los docentes y procede a su revisin Revisar Plan de Trabajo: El jefe del DACIS evala los planes de trabajo segn los requerimientos y si presenta errores u omisiones lo devuelve al docente para su correccin. Seguimiento y control de Actividades: El jefe del DACIS segn cronograma de actividades verifica el cumplimiento de estas en los tiempos establecidos Desarrollar Plan de Trabajo: El docente desarrolla las actividades en los tiempos establecidos segn cronograma de actividades Elaborar Informe Anual de Actividades: El docente elabora un informe anual de actividades despus de pasar por las supervisiones Elaborar informe: El jefe del DACIS despus de desarrollar las supervisiones elabora un informe de supervisin.
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5.6.
Modelado de procesos propuestos 5.6.1. Modelado de procesos carga acadmica
Figura 30 Modelado de procesos carga acadmica
Figura 31 Modelado de subprocesos carga acadmica tentativa
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Figura 32 Modelado de subprocesos carga acadmica definitiva
Nombre Carga Acadmica
Descripcin El proceso de carga acadmica es el mecanismo que se debe seguir para la elaboracin de la carga acadmica para el dictado de los cursos en el semestre esta actividad se hace un mes antes de que termine el presente acadmico y un mes despus de iniciado el siguiente semestre.
Tiempo estimado El tiempo estimado de duracin de este proceso es de 02 meses Tiempo estimado del subproceso carga acadmica tentativa 02 horas Tiempo estimado del subproceso carga acadmica definitiva 02 horas
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Propsito Es importante conocer y dar seguimiento a este proceso ya que su demora afecta directamente a los alumnos y docentes acadmicas. en sus actividades
Participantes Alumno de la FIIS, Decanatura, DACIS, reas de la FIIS, OCDA Actividades Cuadro 20 Comunicar requerimientos Comunicar Requerimientos Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: Decanos de Otras Facultades Requerimientos de cursos para el siguiente semestre Requerimientos de cursos para el siguiente semestre El decano de otra facultad recepciona los ID: CA N 01
requerimientos de las diferentes reas para cursos a ser dictadas en el siguiente semestre y que corresponden a la especialidad de la facultad de la FIIS, el decano comunica al jefe del DACIS de la FIIS los requerimientos Recursos:
Material logstico (ordenador, impresoras, etc.)
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Cuadro 21 Solicitar elaboracin de Carga Acadmica Solicitar elaboracin de Carga Acadmica Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: Jefe del DACIS Requerimientos de cursos de otras facultades Requerimientos de cursos El jefe de departamento elabora los requerimientos de los cursos y solicita a los coordinadores de reas para la elaboracin de la CAT Recursos: Material logstico (ordenador, impresoras, papel bond, etc.)
ID: CA
N 02
Cuadro 22 Carga acadmica tentativa Carga Acadmica ID: CA N 03
Tentativa (CAT) Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: Coordinador de rea Requerimientos CAT Este es un subproceso en el que se elaborara la
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CAT, en donde se realiza un anlisis de los requerimientos, consulta la disponibilidad de
laboratorios, recepciona la gestin de disponibilidad de laboratorio, elabora la carga tentativa, comunica la carga tentativa a jefe de departamento Recursos:
Material logstico (ordenador, impresoras, etc.)
Cuadro 23 Recepcionar carga acadmica tentativa Recepcionar CAT Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: CA Jefe del DACIS CAT CAT En esta actividad el jefe del DACIS recepciona y verifica la CAT si el caso de que hubiese errores u omisiones se le comunica a los coordinadores de reas para que los corrija y en caso de que no hubiese errores u omisiones se comunica a OCDA para su registro y elaboracin del boletn Recursos:
N 04
ninguno
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Cuadro 24 Carga acadmica definitiva Caga Acadmica ID: CA N 05
Definitiva (CAD) Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: Coordinador de rea CAT CAD En esta actividad se comienza a elaborar la carga acadmica definitiva (CAD), esta actividad se realiza un mes despus de iniciado el semestre acadmico se comienza con la elaboracin de la CAD verifican si existen observaciones si existe los corrige y luego genera un acuerdo y lo comunica al jefe del DACIS Recursos: Material logstico (ordenador, impresoras, papel bond, etc.)
Cuadro 25 Recepcionar carga acadmica definitiva Recepcionar CAD Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: CA Jefe del DACIS CAD CAD Recepciona el CAD y procede a evaluarlo, si existen N 06
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errores u omisiones se les comunica al coordinador de rea para su correccin si no presenta errores u omisiones se procede a su aprobacin del CAD Recursos:
Ninguno
Cuadro 26 Estructurar carga acadmica definitiva Aprobar la CAD Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: CA Jefe del DACIS CAD CAD El jefe del DACIS estructura la carga acadmica de las reas para comunicarlos a la OCDA para su trmite respectivo Recursos:
N 07
Ninguno
78
5.6.2.
Modelado de procesos solicitar activacin de cursos y cursos dirigidos
Figura 33 Modelado de procesos solicitar activacin de cursos y cursos dirigidos
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Figura 34 Modelado de subprocesos designar docentes Nombre Solicitar activacin de cursos y cursos dirigidos
Descripcin El proceso de solicitud de cursos activados y dirigidos es el mecanismo que se debe seguir para la activacin de cursos dentro de la Facultad.
El alumno solicita cursos que no se dictan en el semestre regular que se encuentra, presenta solicitud a Decanatura quien valida los documentos y lo deriva a la comisin de seguimiento curricular para su evaluacin y emita una opinin tcnica , la comisin de seguimiento curricular evala los documentos de los solicitante y emite una opinin tcnica que es enviada al Decano para su evaluacin en caso de la opinin sea desfavorable se rechaza la solicitud y se le comunica al
80
alumno, en caso de ser favorable se le deriva al jefe del DACIS para que asigne docentes a los cursos solicitados el jefe del DACIS elabora requerimientos de cursos solicitados, comunica la opinin de la comisin de seguimiento curricular a las reas, los coordinadores de reas comienzan el subproceso de designacin de docentes, donde se hace un anlisis de los requerimientos de los cursos, evala los requerimientos con los docentes de rea, y segn evaluacin se verifica la disponibilidad de docentes, si no hay disponibilidad de docentes se registra las caractersticas del docente faltante y se evala la condicin del alumno si el alumno pertenece al ltimo semestre se le asigna un docente, si el alumno no pertenece a ltimo semestre se le niega el pedido. En caso de que haya docentes disponibles para cubrir los cursos solicitantes se emite un acuerdo con la carga acadmica de los cursos y docentes y se comunica al jefe de departamento.
El jede del DACIS evala el tipo de acuerdo recibido de los coordinadores de reas si es el acuerdo es sobre la escases de docentes entra a otro proceso de contrato de nuevos docentes, pero si el acuerdo es sobre la aprobacin de la carga acadmica se procede a la aprobacin y comunicado de la carga acadmica se comunica a los estudiantes interesados los cursos activos y se comunica la OCDA para la habilitacin de cursos para la matrcula de los estudiantes interesados en el curso.
Tiempo estimado El tiempo estimado de duracin de este proceso es de 07 das
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Tiempo estimado del subproceso Asignar Docentes es de 02 horas
Propsito Es importante conocer y dar seguimiento a este proceso ya que su demora afecta directamente a los alumnos y docentes acadmicas. en sus actividades
Participantes Alumno de la FIIS, Decanatura, DACIS, Comisin de Seguimiento Curricular, reas de la FIIS, Secretaria de la Facultad, OCDA
Actividades Cuadro 27 Actividad solicitar cursos Solicitar Cursos Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: SAC Alumnos de la FIIS Ninguno Solicitud de activacin de cursos y paralelos Esta tarea lo realiza los estudiantes con necesidad de activar cursos para seguir avanzando con su curricula de estudios, para lo cual presenta su solicitud, su recibo de seguimiento curricular, su record y otros requisitos que le soliciten en decanatura. N 01
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Recursos:
Ninguno
Cuadro 28 Actividad recepcionar solicitudes Recepcionar Solicitudes ID: SAC Responsables: Entradas: Secretaria de Decanatura Solicitud de los estudiantes con necesidad de cursos Record de estudios Recibo curricular Salidas: Descripcin: Solicitud de activacin de cursos y paralelos La secretaria de decanatura recepciona las solicitudes y verifica que cumpla con los requerimientos de pago por concepto de seguimiento N 02
establecidos por decanatura. Que se encuentre dentro de la fecha de presentacin de documentos, los documentos solicitados deben estar completos
(solicitud dirigida al decano, recibo de seguimiento curricular, rcord de estudios) registra su solicitud y lo comunica al decano de la FIIS Recursos:
Material logstico (ordenador)
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Cuadro 29 Validar documentos Validar Documentos Responsables: Entradas: ID: SAC Decano de la FIIS Solicitud de los estudiantes con necesidad de cursos Record de estudios Recibo curricular Salidas: Descripcin: Solicitud de activacin de cursos y paralelos validados El decano recepciona las solicitudes una vez pasado por los filtros primarios, verifica que los estudiantes que solicitan los cursos cumplan con los requisitos para su trmite segn reglamento de estudios, una vez validado lo devuelve a la secretaria de decanatura para que lo comunique a la comisin de seguimiento curricular para su trmite respectivo Recursos:
N 03
de
pago
por
concepto
de
seguimiento
Ninguno
Cuadro 30 Evaluar documentos Evaluar Documentos Responsables: ID: SAC N 04
Comisin de seguimiento curricular
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Entradas:
Solicitud de los estudiantes con necesidad de cursos Record de estudios Recibo curricular de pago por concepto de seguimiento
Salidas:
Informe de la comisin del seguimiento curricular Solicitud de los estudiantes con necesidad de cursos Record de estudios Recibo curricular de pago por concepto de seguimiento
Descripcin:
Este es un subproceso en el que mediante la ayuda de un sistema denominado Seguimiento curricular con la ayuda de la cual se realiza el seguimiento curricular, al finalizar este subproceso se elabora un informe del seguimiento curricular con lo cual se emitir una opinin tcnica
Recursos:
Sistema de seguimiento curricular Material logstico (ordenador, impresoras, papel bond, etc.)
85
Cuadro 31 Generar opinin tcnica Generar opinin tcnica Responsables: Entradas: ID: SAC N 05
Presidente de la comisin de seguimiento curricular Solicitud de los estudiantes con necesidad de cursos Record de estudios Recibo de pago por concepto de seguimiento curricular Informe de la comisin del seguimiento curricular
Salidas:
Solicitud de los estudiantes con necesidad de cursos Record de estudios Recibo de pago por concepto de seguimiento curricular Opinin tcnica del seguimiento curricular
Descripcin:
En esta actividad se desarrolla el informe de opinin tcnica de las solicitudes de los estudiantes evaluados
Recursos:
Material logstico (ordenador, impresoras, papel bond, etc.)
Cuadro 32 Generar acuerdo Generar Acuerdo Responsables: Entradas: ID: SAC N 06
Presidente de la comisin de seguimiento curricular Solicitud de los estudiantes con necesidad de cursos
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Record de estudios Recibo curricular Opinin tcnica de la evaluacin de los documentos de los solicitantes Salidas: Solicitud de los estudiantes con necesidad de cursos Record de estudios Recibo curricular Opinin tcnica del seguimiento curricular Acuerdo de la comisin de seguimiento curricular Descripcin: Despus de elaborar la opinin tcnica de la evaluacin se elabora el acuerdo de la comisin de seguimiento curricular Recursos: Material logstico (ordenador, impresoras, papel bond, etc.)
de
pago
por
concepto
de
seguimiento
de
pago
por
concepto
de
seguimiento
Cuadro 33 Evaluar acuerdo Evaluar Acuerdo Responsables: Entradas: ID: SAC Decano de la FIIS Solicitud de los estudiantes con necesidad de cursos N 07
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Record de estudios Recibo curricular Acuerdo de la comisin de seguimiento curricular Salidas: Descripcin: Acuerdo de la comisin de seguimiento curricular El decano recepciona el acuerdo de la comisin de seguimiento curricular y comunica los documentos al jefe del DACIS para que comunique a las reas acadmicas, el caso de que el acuerdo sea de pago por concepto de seguimiento
desfavorable se rechaza la solicitud de activacin de cursos Recursos:

Material logstico (ordenador, impresoras, etc)
Cuadro 34 Comunicar Resultados Comunicar Resultados Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: SAC Secretaria de Decanatura Solicitud Rechazada de los Estudiantes Ninguno Las solicitudes que fueron rechazadas por los diferentes filtros, la secretaria comunica a los solicitantes el motivo por el cual fueron rechazadas la N 08
88
solicitud. Recursos:
Ninguno
Cuadro 35 Recepcionar y comunicar Acuerdo Recepcionar y comunicar ID: SAC Acuerdo Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: Jefe del DACIS Acuerdo de la Comisin de Seguimiento Curricular Acuerdo de la comisin de seguimiento curricular El jefe de DACIS recepciona el acuerdo favorable de decanatura y los comunica a las reas. Recursos: Material logstico (ordenador, impresoras, papel bond, etc.)
N 09
Cuadro 36 Designar docentes Designar Docentes Responsables: Entradas: ID: SAC Coordinador de rea Acuerdo de la comisin de seguimiento curricular Requerimientos de cursos Salidas: Carga Acadmica de cursos N 13
89
Descripcin:
Este es un subproceso que lo ejecutan el coordinador de rea, hace una anlisis de los requerimientos de los cursos, evala los requerimientos con los docentes existentes de en el rea, para verifica los la
disponibilidad
docentes
cursos
solicitados; si en caso de que haya disponibilidad de docentes para el dictado de cursos se define carga acadmica de los cursos a los docentes con disponibilidad, se genera un acuerdo con la carga acadmica y se le comunica al jefe de departamento. En el caso de que no exista disponibilidad de docentes se registra los las caractersticas del docente, se pregunta el tipo de estudiante; si es de ltimo semestre se le asigna un docente pero si es alumno inferior a noveno ciclo se deniega el pedido y se comunica el acuerdo al jefe del DACIS. Recursos: Material logstico (ordenador, impresoras, papel bond, etc.)
90
Cuadro 37 Comunicar acuerdo Comunicar Acuerdo Responsables: Entradas: ID: SAC Coordinador de rea Acuerdo del rea a la solicitud de cursos Carga acadmica Salidas: Acuerdo del rea a la solicitud de cursos Carga acadmica Descripcin: En esta actividad el coordinador de rea comunica el acuerdo y la carga acadmica al jefe del DACIS. Recursos:
N 14
Ninguno
Cuadro 38 Consolidar carga acadmica Consolidar Acadmica Responsables: Entradas: Jefe de DACIS Acuerdo del rea a la solicitud de cursos Carga acadmica Salidas: Descripcin: Carga acadmica Se consolida los cursos a ser activados, dentro del presente semestre acadmico , comunica a la OCDA Carga ID: SAC N 15
91
para su registro y habilitacin para su matricula Recursos:

Ninguno
Cuadro 39 Comunicar aprobacin de solicitud Comunicar de la solicitud Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: Alumno Estado de la solicitud Ninguna En esta actividad el solicitante consulta sobre el resultado de la solicitud, as como las fechas calendario Recursos:
Aprobacin ID: SAC
N 17
Ninguno
92
5.6.3. Modelado de procesos coordinar contrato de docentes
Figura 35 Modelado de procesos coordinar contrato de docentes
93
Figura 36 Modelado de subprocesos elaborar requerimientos
Nombre Coordinar contrato de docentes
Descripcin El proceso de coordinar contrato de docentes es el mecanismo que se debe seguir para el contrato de nuevos docentes dentro de la Facultad. En este proceso se inicia con los requerimientos de contrato de docentes para cubrir plazas faltantes, esto se da en dos tiempos primero se inicia el proceso de nombramiento y luego el proceso de contrato de docentes, este proceso se inicia en las reas con los requerimientos de los docentes, luego se analiza los requerimientos y solicitan contrato de docentes, lo comunican al jefe del DACIS, quien comunica a decanatura la necesidad de contratar nuevos docente, quien a su vez comunica a consejo universitario la necesidad de nuevos docentes.
94
Tiempo estimado El tiempo estimado de duracin de este proceso es de 07 das para la elaboracin de requerimientos de nuevos docentes. Pero el proceso de contratos de nuevo docentes tiene una duracin de unos 03 meses.
Tiempo estimado del subproceso Elaborar requerimientos del nuevo Docente es de 02 horas.
Propsito Elaborar los requerimientos de los nuevos docentes.
Participantes Decanatura, DACIS Actividades Cuadro 40 Consultar necesidad de Docentes Solicitar Cursos Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: CCD Coordinador de rea Ninguno Lista de necesidad de docentes Consulta la necesidad de docentes para el presente ao acadmico segn lo registrado en los semestres N 01
95
anteriores. Recursos:
Material logstico (ordenador, impresoras)
Cuadro 41 Elaborar Documentos de Requerimientos Recepcionar Solicitudes Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: CCD Coordinador de rea Lista de necesidad de docentes Requerimientos de nuevos docentes Se realiza un anlisis de la necesidad de docentes, se procede a elaborar los requerimientos de los docentes para el presente ao acadmico. Recursos:
N 02
Material logstico (ordenador)
Cuadro 42 Justificar Requerimientos Validar Documentos Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: CCD Decano de la FIIS Requerimientos de Docentes Requerimientos de Docentes Justificar segn reglamentos y estatutos la necesidad N 03
96
de
los
nuevos
docentes
para
contrato
y/o
nombramiento. Recursos:
Ninguno
Cuadro 43 Comunicar requerimientos Validar Documentos Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: CCD Decano de la FIIS Requerimientos de Docentes Requerimientos de Docentes Comunica los requerimientos al jefe del DACIS para su trmite. Recursos:
N 04
Ninguno
97
5.6.4.
Modelado de procesos plan de trabajo
Figura 37 Modelado de procesos elaborar plan de trabajo
Seguimiento y control
Figura 38 Modelado de procesos seguimiento y control
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Nombre Plan de Trabajo
Descripcin El proceso de Plan de trabajo es el mecanismo por el cual el jefe del DACIS controla y da seguimiento a las actividades acadmicas realizadas por los docentes de la Facultad de Ingeniera en informtica y Sistemas.
El proceso cuenta con dos etapas la elaboracin del plan de trabajo y la del seguimiento y control de los planes de trabajo, la primera etapa se inicia con la elaboracin del plan de trabajo de los docentes, acerca de las actividades acadmicas que se planificaran durante el ao acadmico, se lo comunica al jefe del DACIS para su revisin, el jefe del DACIS en caso de encontrar errores u omisiones derivara los planes de trabajo a los docentes para su correccin, en caso contrario se procede a registrar el cronograma de actividades para su seguimiento y control.
En la segunda etapa se procede a dar seguimiento y control de las actividades planificadas duran el presente ao acadmico, el docente una vez realizada la actividad elabora un informe de gestin y el jefe del DACIS compara la informacin con el seguimiento y control de las actividades, al finalizar el ao acadmico el docente elabora un informe anual de todas las actividades.
99
Tiempo estimado El tiempo estimado de duracin de este proceso de elaboracin del plan de trabajo 07 das y del proceso de seguimiento y control de actividades 01 hora.
Propsito Este proceso es de vital importancia en el DACIS ya que permite dar seguimiento y control de las actividades realizadas por los docentes de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas.
Participantes DACIS, Docentes de la FIIS.
Actividades
Cuadro 44 Elaborar requerimientos Elaborar Requerimientos Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: PT Jefe del DACIS Ninguno Requerimientos de planes de trabajo El jefe del DACIS elabora los requerimientos de solicitud de los planes de trabajo y los comunica a los N 01
100
coordinadores de reas para su comunicado a los docentes de las reas. Recursos:

Ninguno
Cuadro 45 Elaborar plan de trabajo Elaborar Plan de Trabajo Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: PT Docentes de la FIIS Requerimientos de Plan de Trabajo Plan de Trabajo El docente recepciona la solicitud de requerimientos del plan de trabajo y elabora el plan de trabajo para el presente ao acadmico, una vez desarrollado el plan de trabajo lo comunica al jefe del DACIS Recursos: Material logstico (ordenador, impresoras, papel bond, etc.)
N 02
Cuadro 46 Recepcionar plan de trabajo Recepcionar Planes de ID: PT Trabajo Responsables: Jefe del DACIS N 03
101
Entradas: Salidas: Descripcin:
Plan de Trabajo Cronograma de Actividades El jefe del DACIS recepciona los planes de trabajo de los docentes, las evala en caso de existir errores u omisiones se les comunica a los docentes para su correccin en caso contrario procede a registrar los cronogramas de actividades para su seguimiento y control
Recursos:
Cuadro 47 Elaborar informe de gestin Elaborar Gestin Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: Docentes de la FIIS Plan de Trabajo Informe de gestin El docente desarrolla la actividad una vez terminada la actividad elabora el informe de gestin de la actividad, lo cual es comunicado al jefe del DACIS para su registro Informe de ID: PT N 04
102
Recursos:
Cuadro 48 Seguimiento y control Seguimiento y Control Responsables: Entradas: Salidas: Descripcin: ID: PT Jefe del DACIS Cronograma de actividades Informe de evaluacin Es un subproceso de seguimiento y control a las actividades programadas en los planes de trabajo de los docentes, al finalizar se elabora un informe de supervisin Recursos: Material logstico (ordenador, impresoras, papel bond, etc.)
N 05
Cuadro 49 Elaborar informe anual Elaborar Informe Anual Responsables: Entradas: Salidas: ID: PT Docentes de la FIIS Informe de Gestin Informe Anual de Actividades N 06
103
Descripcin:
Al finalizar el ao acadmico se comienza con la elaboracin del informe anual, es comunicado al jefe del DACIS
Recursos:
5.7.
Desempeo de los procesos 5.7.1. Procesos tradicionales
En base al diagnstico, se puede mostrar que llevan un tiempo en desarrollar los procesos y subprocesos en el DACIS para realizar sus objetivos. Los procesos actuales son los siguientes Carga Acadmica con una duracin de 03 meses el cual cuenta con los subprocesos de: Elaborar Carga Acadmica Tentativa que se da a un mes antes de iniciado el semestre acadmico siguiente que tiene una duracin de 03 das Elaborar Carga Acadmica Definitiva que se un mes despus de iniciado el semestre acadmico y tiene una duracin de 03 das Solicitud de activacin de cursos con una duracin de 14 das cuenta con los siguiente subprocesos
104
designar docentes para cursos dirigidos que tiene una duracin de 03 das.
Elaboracin de Requerimientos de Docentes con una duracin de 07 das y se realiza a un mes antes que acabe el ao acadmico que forma parte del proceso de contratacin, lo cual tiene una duracin de 03 meses, cuenta con un subproceso que es elaborar requerimientos de nuevos docentes que tiene una duracin de 04 das. Planes de Trabajo es un proceso que no se est dando en el DACIS pero que se encuentra dentro de manual de operaciones y funciones de la FIIS
5.7.2.
Procesos propuestos
Despus del anlisis se propone un nuevo modelo de procesos lo cual optimizara los tiempos Carga Acadmica con una duracin de 02 meses el cual cuenta con los subprocesos de: Elaborar Carga Acadmica Tentativa que se da a un mes antes de iniciado el semestre acadmico siguiente que tiene una duracin de 02 horas. Elaborar Carga Acadmica Definitiva que se un mes despus de iniciado el semestre acadmico y tiene una duracin de 02 horas.
105
Solicitud de activacin de cursos con una duracin de 07 das des de que se presenta la solicitud del alumno que cuenta con los siguiente subproceso: designar docentes para cursos dirigidos que tiene una duracin de 02 horas. Elaboracin de Requerimientos de Docentes con una duracin de 02 das y se realiza a un mes antes que acabe el ao acadmico, que forma parte del proceso de contratacin, lo cual tiene una duracin de 03 meses, cuenta con un subproceso que es: elaborar requerimientos de nuevos docentes que duracin de 02 horas. Planes de Trabajo es un proceso que su duracin son de 12 meses, cuenta con dos etapas Elaboracin de Planes de trabajo con una duracin de 07 das Seguimiento y control que tiene una duracin de 01 hora tiene una
106
5.8.
Comparacin de los procesos tradicional y propuesto Cuadro 50 Comparacin de los procesos Tradicional y propuesto Procesos Proceso Tradicional O3 meses Proceso Propuesto 02 meses
Carga Acadmica Subprocesos Carga Acadmica Tentativa Carga Acadmica Definitiva Solicitud de Activacin de cursos Subprocesos Designar Docentes Elaboracin de Requerimientos de Docentes Subprocesos Elaborar Requerimientos de nuevos Docentes Planes de Trabajo Subprocesos Elaboracin de Planes de Trabajo Seguimiento y Control
03 das 03 das 14 das
02 horas 02 horas 07 das
03 das 07 das
02 horas 04 das
04 das
02 :00 horas
No se realiza
12 meses
No se realiza
07 das
No se realiza
01 hora
107
5.9.
Simulacin de los Procesos Se realiz la simulacin de los procesos identificados (ver Anexo N 04)
y se hizo una comparacin de los procesos propuestos con los procesos actuales, para lo cual se us la herramienta de simulacin de procesos Arena V12 y los resultados se muestran a continuacin
5.9.1.
Simulacin del Proceso Carga Acadmica
Cuadro 51 Comparacin de la simulacin del subproceso Carga Acadmica tentativa Carga Acadmica Tentativa Actual Propuesto
108
Interpretacin de la simulacin de los procesos De los resultados obtenidos en la simulacin podemos apreciar que el tiempo de espera en el proceso Elaborar Carga Acadmica Tentativa del proceso actual tiene un promedio de 6.63 horas de espera mientras en el modelo propuesto mediante el presente trabajo tiene un tiempo de espera promedio de 1.71 horas siendo la diferencia de 4.92 horas. De igual manera en el nmero de espera podemos apreciar que hay una diferencia de 4.21 horas de diferencia lo que nos permite demostrar la optimizacin del tiempo de ejecucin del procesos elaboracin de la Carga Acadmica Tentativa.
Cuadro 52 Comparacin de la simulacin del subproceso Carga Acadmica Definitiva Carga Acadmica Definitiva Actual Propuesto
109
Interpretacin de la simulacin de los procesos De los resultados obtenidos en la simulacin podemos apreciar que el tiempo de espera en el proceso Consultar nuevos cursos del proceso actual tiene un promedio de 6.14 horas de espera mientras en el modelo propuesto mediante el presente trabajo tiene un tiempo de espera promedio de 0.0 horas siendo la diferencia de 6.14 horas. De igual manera en el nmero de espera podemos apreciar que hay una diferencia de 4.14 horas de diferencia lo que nos permite demostrar la optimizacin del tiempo de ejecucin del procesos elaboracin de la Carga Acadmica Definitiva.
5.9.2.
Simulacin del Proceso de activacin de cursos y dirigidos de
Cuadro 53 Comparacin de la simulacin de proceso activacin cursos y dirigidos Activacin de cursos y cursos dirigidos Actual Propuesto
110
Interpretacin de la simulacin de los procesos De los resultados obtenidos en la simulacin podemos apreciar que el tiempo de espera en el proceso Designar docentes en las reas (rea de Ciencias Bsicas, rea de Computacin e Informtica, rea de Sistemas) es en promedio de 0.19 en el proceso actual mientras en el modelo propuesto mediante el presente trabajo tiene un tiempo de espera promedio de 0.02 horas siendo la diferencia de 0.17 horas. De igual manera en el nmero de espera podemos apreciar que hay una diferencia de 0.0016 horas de diferencia lo que nos permite demostrar la optimizacin del tiempo de ejecucin del procesos elaboracin de Designacin de Docentes.
111
VI.
VERIFICACION DE LA HIPOTESIS
De lo desarrollado en la presente investigacin, con la informacin presentada en los anteriores captulos y de las encuestas o cuestionarios aplicados cuyos modelos aplicados se adjuntan como anexos; hemos podido demostrar las hiptesis planteadas al inicio del presente trabajo como respuesta tentativa a esta investigacin.
El diseo de los modelos de procesos dentro del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas optimizara los tiempos de respuesta a la informacin requerida. Los cuales fueron simulados mediante el software arena en su versin 12, de los cuales los resultados fueron confrontados de los procesos actuales y los procesos propuestos.
6.1.
Variable dependiente Optimizar el tiempo de respuesta a la informacin requerida. De lo investigado pudimos verificar que el tiempo que se les lleva
realizar los procesos mencionados en el cuadro 51 de la comparacin de la
112
simulacin del subproceso de carga acadmica tentativa se ve una reduccin de tiempo en 4.92 horas en promedio.
En el cuadro 52 de la comparacin del subproceso carga acadmica definitiva obteniendo una diferencia de tiempo de 6.14 horas en la simulacin.
En el cuadro 53 de comparacin del proceso de solicitud de activacin de cursos y cursos dirigidos se redujo el tiempo en el subproceso designacin de docentes en un 0.17 horas promedio, del mismo modo en el tiempo de espera del proceso de solicitud de activacin de cursos y diferencia en el tiempo de espera de 0.0016 horas. cursos dirigidos tiene una
Estos tiempos se redujeron gracias a que se implementaron actividades que ayudan a mejorar el tiempo de respuesta a la informacin requerida para el inicio de sus procesos.
6.2.
Variable independiente Procesos administrativos Del anlisis correspondiente podemos afirmar que un modelo de gestin
de procesos en el Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas (DACIS) de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, permitir una
113
mejora continua de procesos dentro de la facultad que optimizara los recursos humanos como materiales.
114
VII.
CONCLUSIONES
La tesis acomete un objetivo global, que se desglosa en cinco objetivos parciales. La metodologa seguida en la tesis y resumida en el marco conceptual, y mediante las simulaciones realizadas de los procesos crticos ya mencionados, quedo demostrado que el modelo de procesos optimiza el tiempo de respuesta en el DACIS como se puede apreciar en los cuadros de comparacin de simulacin, cuadros del 51 al 53.
El diseo de modelo de procesos mejora el tiempo de respuesta de la informacin requerida, lo cual se demuestra con las simulaciones realizadas en el captulo V.
El diseo de modelo del proceso carga acadmica permite optimizar los tiempos de respuestas, lo cual fue demostrado mediante la simulacin y comparacin de los procesos actuales con los propuestos. Siendo el resultado una diferencia de 4.92 horas para el subproceso de carga acadmica tentativa y de 6.14 horas en el subproceso de carga acadmica definitiva.
115
El diseo de modelo del proceso activacin de cursos y cursos dirigidos permite agilizar el trmite para este pedido por parte de los alumnos, lo cual fue sealado en la simulacin y contrastacin de los procesos actuales y propuesto. Obteniendo resultados con una diferencia de 0.17 horas.
El diseo de modelo del proceso plan de trabajo permitir conocer y controlar las actividades de los docentes dentro del DACIS.
El diseo de modelo del proceso elaboracin de requerimientos de docentes permite agilizar la elaboracin de los requerimientos de los nuevos docentes dentro del DACIS.
116
VIII.
RECOMENDACIONES
Establecer una poltica de gestin de procesos en la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas para todas sus reas, para optimizar recursos humanos y materiales
Determinar calendarios para las solicitudes de activacin de cursos, cursos dirigidos y paralelos.
Implementar un sistema de gestin documentaria que permita agilizar la comunicacin
Definir las cargas acadmicas de los coordinadores y jefes de comisiones, de tal manera que le permitan realizar sus labores administrativas de manera adecuada.
117
IX.
BIBLIOGRAFA
ARCELAY SALAZAR A. 1999. Gestin de procesos. Rev. Calidad Asistencial 14: 245-246.
AULISO R., MILES JOHN, QUINTILLAN ISABEL. 2005. Claves para la mejora de procesos en las organizaciones Rev. Electrnica FCE. Uruguay. 5: 1-11
CHANG, R. 1996.Mejora continua de Procesos. Serie para la Mejora de la Calidad. Barcelona, Espaa. Ediciones Granica S. A.
HARRINGTON, H. J. 2000 Mejora de los procesos en las organizaciones. Mxico, Mc Graw Hill.
JURAN, J. M. y GRYNA, F. 1995 Anlisis y Planeacin de la Calidad - 3a. Ed. USA, McGraw Hill.
LOAIZA, M. 2007. Anlisis, evaluacin y mejora de procesos logsticos de ingreso de mercadera bajo rgimen de depsito autorizado en un operador logstico:
118
teora y ejemplo aplicativo. Tesis Ing. Industrial. Lima, Per. Universidad Catlica del Per. 105 p.
Pontificia
PER KROLL, PHILIPPE KRUCHTEN. 2003. The Rational Unified Process Made Easy: A Practitioner's Guide to the Rup. Professional. USA. TENIENTE ERNEST, OLIV ANTONI, MAYOL ENRIC, GMEZ CRISTINA. 2003. Diseo de sistemas de software en UML. 1 ed. Universidad Politcnica de Catalunya SL. Catalunya, Espaa. Ed. Editorial Addison-Wesley
TOVAR, J. M., ESTRADA, J.C. 2008. Propuesta de rediseo de procesos para la adaptacin de un sistema ERP en la empresa Metalmecnica Arcos Ltda. Tesis Ing. Industrial. Bogot, Colombia. Pontificia Universidad Javeriana. 158 p.
119
ANEXOS
Anexo N 1 Matriz de consistencia
TEMA: Diseo de un modelo de procesos del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas de la Facultad en Ingeniera en Informtica y Sistemas de la UNAS
PROBLEMA OBJETIVOS HIPOTESIS VARIABLES METODOLOGIA
1. Informantes Problema principal De qu manera el Objetivo General DISEAR LOS MODELOS DE PROCESOS DEL DEPARTAMENTO ACADMICO DE CIENCIAS EN INFORMTICA Y SISTEMAS PARA El diseo de los modelos de procesos dentro del Variable dependiente El tiempo de respuesta Jefe del DACIS Jefe de rea Jefe de laboratorio Variable independiente Proceso administrativo Docentes de la FIIS Alumnos de la FIIS 2. Tipo de investigacin Tecnolgica Aplicada 3. Mtodo de la investigacin Cuantitativo 4. Diseo de la investigacin Univariado, descriptivo
diseo de los modelos de procesos para el
Departamento Acadmico de Ciencias Sistemas tiempos en Informtica y los
Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y
OPTIMIZAR EL TIEMPO DE RESPUESTA A LA INFORMACIN REQUERIDA.
optimizara
de respuesta a la
informacin requerida Objetivos especficos Recolectar y analizar la informacin sobre los
Sistemas
permitir
optimizar el tiempo de respuesta informacin a la
procesos actuales, para identificar las principales debilidades en el manejo de la informacin. Proponer un modelo de proceso que gestione
requerida
dentro de la Facultad de Ingeniera en
comparativo, correlacional 5. Poblacin 6. Coordinadores de rea, Jefe del DACIS, usuarios del DACIS
adecuadamente el proceso de distribucin de carga acadmica. Proponer un modelo de proceso que agilice la
Informtica y Sistemas?
activacin de cursos y dirigidos dentro del DACIS. Proponer un modelo de proceso que permita
(docentes y alumnos) 7. Instrumentos Observacin Entrevista Cuestionarios Revisin documental
controlar los planes de trabajo de los docentes dentro del DACIS Proponer un modelo de proceso que agilice la
elaboracin de los requerimientos de docentes dentro del DACIS
120
Anexo N 2 Cuestionarios para el anlisis de los procesos actuales Lista de actividades del DACIS N 01 02 03 04 05 06 07 Actividad Estructurar la carga acadmica de los docentes al inicio de cada semestre Revisar los slabos de acuerdo a los requerimientos curriculares Coordinar la estructuracin de los planes de trabajo de los docentes Supervisar y evaluar los planes de trabajo de los docentes Estructurar programas de investigacin Coordinar concurso de plazas de docentes Coordinar activacin de cursos
121
Nombre del rea Unidad organizativa (Responsables de la ejecucin de la actividad) Nombre de la actividad Nombre del producto o servicios al finalizar la actividad Fecha Duracin de la actividad
DACIS
Jefe del DACIS
Estructurar la carga acadmica de los docentes al inicio de cada semestre Carga acadmica definitiva Iniciando el semestre 2 meses
Descripcin de la actividad
Distribuir las funciones que asumirn cada docente en el semestre inmediato
Dificultades de la actividad
Solicitudes tardas de activacin
Responsables Clientes
Jefe del DACIS, coordinadores de reas Docentes de la FIIS
Sugerencias de mejoras
Establecer periodos para la recoleccin y aprobacin de solicitudes de activacin de cursos no contemplados en el semestre
122
DACIS
Comisin Curricular
Revisar los slabos de acuerdo a los requerimientos curriculares Curriculum de estudios de la FIIS Una vez cada ao Un mes Revisin de correspondencia entre los
contenidos de los slabos en el curriculum de estudios
Comisin de currculo y jefe del DACIS La FIIS
123
DACIS
Jefe del DACIS y Docentes de la FIIS
Coordinar la estructuracin de los planes de trabajo de los docentes Plan de trabajo del docente Inicio de cada ao 15 das
Elaboracin del plan de trabajo a desarrolla r por cada docente durante el ao de ejercicio
Poca iniciativa de los docentes
Jefe del DACIS Docentes y alumnos de la FIIS
Implementar obligatoriamente el proceso, realizarlo al iniciar cada semestre acadmico
124
DACIS
Jefe del DACIS
Supervisar y evaluar los planes de trabajo de los docentes Informe de gestin docente (Memoria) Al iniciar el ao Todo el ao
Supervisin Descripcin de la actividad
del
cumplimiento
de
las
actividades propuestas en el plan de trabajo por cada docente
No hay iniciativa del evaluador o supervisor
Jefe del DACIS La FIIS
Implementar el proceso
125
DACIS
DACIS
Coordinar concurso de plazas docentes
Requerimientos de docentes de la FIIS Inicio dcada ao acadmico 1 mes Coordinar con las reas a su cargo los requerimientos de profesionales necesarios
para cubrir las exigencias acadmicas de la facultad(o de otras facultades en caso de
ciencias bsicas)
reas acadmicas y jefe del DACIS
Racionalizar las funciones de cada docente Sugerencias de mejoras para una distribucin acadmica ms
homognea
126
DACIS
Coordinar activacin de cursos
Curso activado Inicio de semestre 10 das Recepcin de solicitudes de otras facultades para asumir cursos de la especialidad
Aplicar el plan de estudios Verificar disponibilidad de docentes (en coordinacin con las reas) se demora esta actividad ms de lo previsto
debido a las solicitudes tardas de los estudiantes en promedio de 12 a 15 das
Coordinadores de rea y jefe de departamento Alumnos de la FIIS Establecer fechas para la entrega de solicitudes.
Establecer fechas para la realizacin de seguimiento curricular
127
DACIS
Evaluar solicitudes de cursos paralelos o dirigidos Propuesta de autorizacin Inicio de semestre 10 das Evaluar situacin acadmica de los alumnos que solicitan cursos paralelos o dirigidos en
concordancia con el reglamento de estudios Emitir opinin Presentar propuesta a Decanatura se demora esta actividad ms de lo previsto
debido a las solicitudes tardas de los estudiantes en promedio de 12 a 15 das
Comisin de seguimiento curricular
128
DACIS
Control de asistencia docente Control de avance acadmico
Inicio del semestre acadmico Durante el semestre acadmico Controlar el registro de asistencia Docente Control del avance acadmico de cada
docente segn silabo Informe oficial del avance semestral de cursos de cada semestre
No se realiza adecuadamente
Jefe del DACIS
129
Del rea de Computacin e Informtica N 01 Actividad Coordinar las actividades acadmicas y administrativas del rea de computacin e informtica Definir la carga acadmica de los docentes de rea por docentes y presentarlo al DACIS Definir y supervisar lneas de investigacin Elaborar planes de proyeccin social Establecer requerimientos y funciones de las plazas docente para ser cubiertas Elaborar el presupuesto anual de funcionamiento del rea Elaborar proyectos de desarrollo en coordinacin con el DACIS Elaborar el informe anual de actividades realizadas
02 03 04 05 06 07 08
130
rea de Computacin e Informtica
Coordinador de rea
Carga Acadmica Carga Acadmica Definitiva Inicio del semestre 03 das Elaboracin de la carga acadmica tentativa (CAT) Emisin del CAT
Evaluacin del CAT Asignacin de docentes Emisin de la carga acadmica definitiva (CAD Cuando hay escases de docentes, cuando
existen exceso de cursos, demora en la entrega de propuestas de la comisin de seguimiento curricular
Coordinador del rea
Establecer periodos para las solicitudes de Sugerencias de mejoras activacin de cursos, dirigidos y paralelos, los acuerdos de la comisin deben ser claros y precisos, basndose en el reglamento
131
Coordinador del rea
Contratacin de docentes
Solicitud de concurso Inicio del ao 05 das Anlisis del requerimiento, evaluacin de los
requerimientos, elaboracin de solicitud docentes Justificacin de la necesidad de los docentes
Solicitudes tardas de activacin de cursos , paralelos o dirigidos
Coordinador de rea, docentes del rea
132
Coordinador del rea
Memoria anual
Memoria anual Todo el ao / al finalizar el ao acadmico 3 das
Recopila informacin de todas las Descripcin de la actividad actividades realizadas durante el ao de los acuerdos aprobados
Recopilar la informacin por la carga acadmica quita mucho tiempo
Coordinador del rea
Sistema de tramite documentario, un Sugerencias de mejoras sistema para registrar actividades durante el ao lectivo
133
Del rea de Sistemas N 02 Actividad Definir la carga acadmica tentativa de los docentes de rea por docentes y presentarlo al DACIS Establecer requerimientos y funciones de las plazas docente para ser cubiertas Elaborar el presupuesto anual de funcionamiento del rea Elaborar proyectos de desarrollo en coordinacin con el DACIS Elaborar el informe anual de actividades realizadas
05 06 07 08
134
rea de Sistemas
Coordinador del rea
Definir la carga acadmica de los docentes de rea por docentes y presentarlo al DACIS Carga Acadmica
03 das Elaboracin de la carga acadmica tentativa (CAT)
Emisin del CAT Evaluacin del CAT Emisin de la carga acadmica definitiva (CAD) Demora ms de lo estimado. Tiempo
estimado es de unas 4 horas para este proceso
Coordinador del rea y jefe del DACIS
135
Nombre del rea Unidad organizativa (Responsables de la ejecucin de la actividad)
rea de Sistemas
Coordinador de rea
PROCESO DE LA DESIGNACIN DE Nombre de la actividad DOCENTE CURSO ACTIVADO O/ DIRIGIDO. Nombre del producto o servicios al finalizar la actividad Fecha Estimado 02 horas Real 03 das Solicitud de asignacin Descripcin de la actividad Anlisis de la evaluacin Designacin de docente Envi de docente Designacin de docentes
Duracin de la actividad
Coordinador de rea y jefe del DACIS
136
rea de Sistemas
Coordinador del rea
Elaborar el plan operativo Anual
Plan Operativo Anual
03 das Requerimientos del plan operativo Anlisis de los requerimientos
Elaboracin del Plan Operativo (PO) Envi al DACIS del PO Aprobacin del PO
Dificultades de la actividad Coordinadores de reas, Jefe del DACIS, jefes de Laboratorio
137
Anexo N 3 Manual de Organizacin y Funciones
UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA DE LA SELVA Tingo Mara OFICINA DE PLANIFICACIN Direccin de Racionalizacin
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Resolucin N 000-2007-R-UNASTM
FACULTAD DE INGENIERA EN INFORMTICA Y SISTEMAS

UNAS, PRIMER LUGAR EN LA AMAZONA PERUANA 2007 Anexo Resolucin N 000-2007-R-UNASTM
138
PRESENTACIN
La Oficina de Planificacin, a travs de la Direccin de Racionalizacin, pone a disposicin del personal que labora en la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, el presente Manual de Organizacin y Funciones. El presente manual, ha sido elaborado teniendo en consideracin la Estructura Orgnica de la Universidad Nacional Agraria de la Selva, el Reglamento General, el Reglamento de Organizacin y Funciones y el Cuadro para Asignacin de Personal, as como sus modificatorias, todos ellos aprobados mediante resoluciones rectorales. El MOF, tiene como propsito orientar al personal de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, sobre las funciones que les compete desarrollar en los diferentes cargos y niveles
jerrquicos, a fin de consolidar sus objetivos y por ende contribuir al logro de los objetivos institucionales. Es importante manifestar que el presente manual, es un documento perfectible en su contenido, lo que significa que debe ser actualizado peridicamente, a fin de disponer de una herramienta de gestin til para el desarrollo eficiente de la administracin. FINALIDAD El Manual de organizacin y Funciones de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, tiene por finalidad establecer y regular su organizacin interna, determinando las funciones generales de su estructura y las funciones especficas para su ptimo funcionamiento. ALCANCE
139
El presente Manual establece las normas que rigen al Decano de la Facultad, Jefe del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y sistemas, personales docentes, profesionales, tcnicos y auxiliares que laboran en la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas. BASE LEGAL Ley N 14912: Ley de Creacin de la Universidad Nacional Agraria de la Selva. Resolucin N 0295-2006-COG-P-R1376-UNAS, de fecha 18 de abril 2006: Aprueba el Estatuto Actualizado de la Universidad Nacional Agraria de la Selva. Resolucin N 0296-2006-COG-P-R-1376-UNAS, de fecha 18 de abril 2006: Aprueba el Reglamento General UNAS. Resolucin N 0728-2006COG-P-R-1376-UNAS, de fecha 09 de agosto 2006: Aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones de la UNAS. Directiva N 001-95-INAP/DNR: Normas para la Formulacin del Manual de Organizacin y Funciones. NATURALEZA La Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, es una unidad fundamental de organizacin y formacin acadmica y profesional. Est integrada por sus profesores, graduados, estudiantes y personal administrativo que contribuye a la gestin acadmica. Tiene como finalidad la formacin profesional, la investigacin, la proyeccin social, la produccin de bienes y prestacin de servicios. Est constituida por el Departamento Acadmico de ciencias, Informtica y Sistemas, reas Acadmicas, Laboratorios, Gabinetes Comisiones y otros.
140
OBJETIVOS Los objetivos de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas son los siguientes: a) Brindar una slida formacin en el rea de ciencias y tecnologa con alta capacitacin en las ciencias exactas, los procesos y sistemas tecnolgicos. b) c) d) Incentivar el espritu crtico de la realidad regional, nacional e internacional. Despertar la capacidad para desarrollarse independientemente. Contribuir con soluciones a los problemas identificados en el entorno, con el apoyo de la investigacin y de la interaccin
DEPARTAMENTO ACADMICO DE CIENCIAS EN INFORMTICA Y SISTEMAS NATURALEZA El Departamento Acadmico de Ciencias, Informtica y Sistemas, es una unidad de servicios acadmicos, que rene a los profesores que cultivan disciplinas relacionadas entre s, coordinan la actividad acadmica de sus miembros, determinan y actualizan los slabos de acuerdo a los requerimientos curriculares de la Facultad. El Departamento Acadmico de Ciencias, Informtica y Sistemas, se integran y se subordina a la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, pudiendo servir, a su vez acadmica a varias Facultades. Est constituido por reas que agrupan a los docentes que cultivan conocimientos afines.
141
DEL CONSEJO DE FACULTAD FUNCIONES ESPECFICAS: a) Formular y aprobar el Reglamento Interno de la Facultad que deber ser ratificado por el Consejo Universitario. b) Elegir y declarar la vacancia del Decano de acuerdo a la Ley Universitaria y al Estatuto de la Universidad. c) Designar al Secretario Acadmico del Consejo de Facultad a propuesta del Decano. d) Aprobar los planes de extensin universitaria y los de produccin de bienes y prestacin de servicios, elaborados por los rganos y comisiones respectivas de la Facultad. e) Proponer al Consejo Universitario, para su aprobacin, la fusin, desdoblamiento o supresin de unidades acadmicas de la Facultad, as como acuerdos y convenios con organismos nacionales y extranjeros. f) Aprobar el Plan de becas, licencias y ao sabtico orientados a la actualizacin, capacitacin e investigacin de los docentes. g) Aprobar y coordinar los currculos de formacin profesional de segunda especializacin y de posgrado. h) Fijar en coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto el nmero y dedicacin del personal docente, as como promover la convocatoria al concurso de plazas, ascensos, ratificaciones, nombramientos y contrataciones, realizando la evaluacin correspondiente y elevndola al consejo universitario para su aprobacin.
142
i)
Aprobar los grados acadmicos, ttulos profesionales y distinciones acadmicas y proponerlas al Consejo Universitario para su ratificacin.
j)
Proponer al Consejo Universitario el nmero de vacantes para el concurso de admisin, en cada proceso, en concordancia con el plan estratgico y el presupuesto de la Universidad.
k) Designar las comisiones tcnicas y de asesora de la Facultad. l) Autorizar las publicaciones oficiales de la Facultad.
m) Formular el Plan Operativo y proponerlo al Consejo Universitario. n) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Estatuto, el Reglamento General, Reglamento de Organizacin y Funciones de la Universidad, el Reglamento de la Facultad y otras disposiciones del Consejo Universitario. o) Proponerla suscripcin de acuerdos de la Facultad con otras Universidades. p) Proponer la creacin de patronatos que permitan el desarrollo de la facultad. q) Proponer al Consejo Universitario el receso de la Facultad, cuando su funcionamiento no garantice el normal desarrollo de sus actividades acadmicas. r) Proponer al Consejo Universitario, la creacin de programas educativos autofinanciados. s) Resolver en instancia superior la apelacin de los acuerdos de las Unidades Orgnicas. t) Pronunciarse sobre la renuncia de las Autoridades de la Facultad.
u) Organizar, coordinar y controlar el desarrollo acadmico de sus escuelas de formacin profesional.
143
v) Reunirse en sesiones ordinarias por lo menos una vez al mes y en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan. w) Conformar las comisiones permanentes y especiales de la Facultad. x) Las dems que seale la Ley, el Estatuto, el Reglamento General de la UNAS, el ROF y dems Reglamentos Internos.
DEPARTAMENTO ACADMICO DE CIENCIAS EN INFORMTICA Y SISTEMAS
FUNCIONES ESPECFICAS: a) Desarrollar funciones de enseanza, investigacin y proyeccin universitaria, aprobados por la Facultad. b) Estructurar la carga acadmica de los docentes al inicio de cada semestre. c) Establecer y actualizar los slabos de acuerdo con los requerimientos curriculares de las facultades. d) Coordinar la estructuracin de los planes de trabajos individuales de los docentes, al inicio de cada semestre y la presentacin de los informes semestrales. e) Supervisar y evaluar los planes de trabajo docente para que estos se cumplan con eficiencia. f) Estructurar los programas de investigacin de acuerdo a la problemtica regional y nacional.
144
g) Elaborar programas de extensin universitaria dirigidos a la comunidad, en coordinacin con la comisin respectiva de la Facultad. h) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emanadas por la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario, Rector, Consejo de Facultad y Decano de Facultad.
DE LAS REAS ACADMICAS
Son funciones del Coordinador de rea, las siguientes: a) Coordinar con el Jefe del DACIS las acciones de enseanza, investigacin, extensin y
proyeccin social de los docentes ubicados en el rea. b) Coordinar con las unidades, la ejecucin de las acciones propias de cada una de ellas. c) Propiciar reuniones de profesionales afines al rea para resolver alternativas de solucin que se plantean. d) Representar a su rea acadmica en las reuniones o eventos. e) Velar por la ejecucin de los planes de trabajo de su rea.
145
DE LOS LABORATORIOS Son funciones de los Jefes de Laboratorio, las siguientes: a) Realizar actividades para fines de enseanza, investigacin, extensin y proyeccin universitaria como: Prctica: Cursos vacacionales. Acciones de investigacin (Tesis, apoyar trabajos de docentes y otras unidades). Supervisar los bienes y patrimonio de la unidad e informar ocurrencias al DACIS. Coordinar con la Oficina de Coordinacin y Desarrollo Acadmico, para el uso de laboratorios con fines de enseanza. Solicitar cooperaciones con entidades extrauniversitarias para la provisin de reactivos y otros. Proponer al personal profesional, tcnico y de apoyo que colaborar con la unidad. Proponer la capacitacin del personal de apoyo al Jefe de Departamento Acadmico. Elaborar los Proyectos de Presupuesto Anual de su Unidad y presentarlos oportunamente. Supervisar directamente al personal de apoyo a su cargo. Formular los pedidos de los materiales y equipos necesarios para la ejecucin de sus objetivos, lo que debern estar visados por el Jefe del DACIS. Representar a la Unidad ante otros organismos. Preparar el informe anual de sus actividades realizadas. Establecer las funciones del personal de apoyo y velar por su cumplimiento.
146
DE LAS RELACIONES JERRQUICAS El Consejo de Facultad es el rgano de gobierno, de direccin, de promocin y de ejecucin de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas, el cual depende jerrquicamente del Rectorado y en segundo orden del Vicerrector Acadmico. DE LA ORGANIZACIN INTERNA ESTRUCTURA ORGNICA rgano De Direccin 1. Consejo de Facultad 2. Decanato rganos de Apoyo 1. Secretaria de Facultad 2. Secretaria del DACIS. 3. Extensionista 4. Comisiones Permanentes: Comisin de Grados y Ttulos. Comisin de Evaluacin y Capacitacin Docente. Comisin de Traslado y Seguimiento Curricular. Comisin de Prcticas Pre profesionales. Comisin de Matrcula/Horario/Consejera. Comisin de Presupuesto.
147
Comisin de Actividades Culturales y Sociales. Comisin de Investigacin Comisin de Proyeccin Universitaria. Comisin de Acreditacin. Comisin de Seguimiento de Convenios. rganos de Lnea
1. Departamento Acadmico de Ciencias, Informtica y Sistemas. Jefe del Departamento Acadmico. reas Acadmicas
148
CUADRO ORGNICO DE CARGOS

N ORD UNIDAD ORGNICA Y CARGOS CLASIFICADOS Y/O ESTRUCTURADOS
GRUPO OCUPACIONAL TOTAL N DEL CAP OBSERVACIN
FACULTAD DE INGENIERA EN INFORMTICA Y SISTEMAS 1 2 3 Decano Extensionista FIIS Secretaria FIIS Directivo Profesional Tcnico 1 1 1 270 271 272 Docente Administrativo Administrativo
DEPARTAMENTO ACADMICO DE CIENCIAS EN INFORMTICA Y SISTEMAS 4 5 Jefe del DACIS Secretaria del DACIS Directivo Tcnico 1 1 273 274 Docente Administrativo
Laboratorios
6 7 Tcnico del Laboratorio de Cmputo Tcnico Laboratorio de Fsica Tcnico Tcnico 1 1 275 276 Administrativo Administrativo
149
FUNCIONES ESPECFICAS A NIVEL DE CARGOS DEL DECANO FUNCIONES ESPECFICAS: a) b) c) d) Convocar y presidir las sesiones del Consejo de Facultad. Supervisar el funcionamiento acadmico y administrativo de la Facultad. Supervisar la accin de las comisiones permanentes y ad-hoc de la Facultad. Supervisar los gastos y la ejecucin del presupuesto de la Facultad.
e) Representar a la Facultad ante la Asamblea Universitaria y el Consejo Universitario. f) Cumplir y hacer cumplir los acuerdos de los rganos de gobierno de la universidad y las resoluciones rectorales y vicerrectorales. g) Responsabilizarse por los bienes y patrimonios de la Facultad. h) Proponer al Consejo de Facultad el nombramiento de las comisiones. i) j) Proponer el nombramiento del Secretario al Consejo de Facultad. Autorizar los gastos y ejecucin del presupuesto de la Facultad en coordinacin con la Oficina General de Administracin y Planificacin. k) Refrendar los diplomas de Grados Acadmicos y Ttulos Profesionales correspondientes a su Facultad, previa resolucin del Consejo Universitario; as como los certificados de estudios. l) Autorizar licencias y permisos a los docentes de su Facultad.
m) Elaborar el informe anual de las actividades realizadas. n) Las dems establecidas en el Estatuto, Reglamento General, Reglamento de Organizacin y Funciones, y las normas vigentes.
150
LNEAS DE AUTORIDAD a) Depende del Rector y en segundo orden del Vicerrector Acadmico. b) Ocupa el primer nivel jerrquico y tiene mando directo sobre el Jefe del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas, Jefes de Unidades y de todo el personal docente y administrativo de la Facultad.
RESPONSABILIDAD Responde por el cumplimiento de sus funciones ante el Rector y en segunda instancia ante el Vicerrector Acadmico.
REQUISITOS DEL CARGO DE DECANO: a) Formacin: Ser profesor principal con diez (10) aos de antigedad en la docencia de los cuales tres (3) aos deben serlo en la categora y dentro de la UNAS, y tener el grado de Doctor o el ms alto ttulo profesional cuando en el pas no se otorgue dicho grado en la especialidad. b) Capacitacin: Experiencia profesional, acadmica, administrativa. c) Habilidades: Liderazgo, responsabilidad en el trabajo, capacidad demostrada para desempear las funciones, para trabajar en equipo, capacidad de organizacin y decisin analtica, relaciones interpersonales efectivas, diligente y eficiente.
151
DE LA SECRETARIA DE LA FACULTAD
FUNCIONES ESPECFICAS: a) Acondicionar diariamente su ambiente de trabajo y del Decano de la Facultad, asimismo, la sala de sesiones para el Consejo de Facultad. b) Digitar documentos, oficios, resoluciones y otros. c) Realizar las liquidaciones de caja chica. d) Informar y orientar al pblico, personal directivo, docentes, trabajadores y alumnos en general sobre aspectos inherentes a la oficina. e) Organizar la documentacin y prestar apoyo secretarial especializado. f) Recepcionar, registrar, clasificar y dar trmite a los documentos remitidos por las diferentes reas de la Universidad. g) Archivar y conservar actualizado el archivo de la documentacin administrativa de la oficina. h) Recibir y realizar llamadas telefnicas oficiales. i) Mantener en estricta reserva los asuntos relacionados con su trabajo y evitar caer en infidencias. j) Organizar y coordinar audiencias, reuniones, certmenes y preparar la agenda con la documentacin respectiva. k) Redactar con criterio propio los documentos de acuerdo a indicaciones generales. l) Apoyar a las comisiones permanentes.
m) Atender a los docentes de la Facultad en las gestiones que realizan ante el Decano. n) Proponer, orientar y ejecutar la aplicacin de normas tcnicas sobre documentos, trmite, archivo.
152
o) Realizar el seguimiento de los expedientes que ingresan a la Decanatura, preparando peridicamente los informes de situacin. p) Coordinar la depuracin de los archivos, proponiendo la eliminacin o transferencia de los documentos al archivo central. q) Realizar el inventario de los bienes asignados a la Oficina del Decano y velar por su seguridad y mantenimiento. r) Elaborar el informe anual de las actividades realizadas. s) Las dems funciones asignadas por el Decano de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas. LNEAS DE AUTORIDAD: Depende directamente del Decano de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas. RESPONSABILIDAD: Responde por el cumplimiento de sus funciones ante el Decano de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas. REQUISITOS DEL CARGO DE SECRETARIA: a) Formacin: Ttulo de Secretaria Ejecutiva, tener conocimiento y manejo de software aplicativo. b) Capacitacin: Actualizada en aspectos secretariales, paquetes informticos y redaccin general. c) Experiencia: Amplia experiencia en labores secretariales. d) Habilidades: Responsabilidad en el trabajo, capacidad demostrada para desempear las funciones y para trabajar en equipo.
153
DEL JEFE DE DEPARTAMENTO ACADMICO FUNCIONES ESPECFICAS: a) Convocar y presidir las sesiones del Departamento Acadmico. b) Control y coordinacin acadmica con los docentes del DACIS. c) Representar al Departamento, hacer cumplir sus acuerdos y los acuerdos de la Facultad. d) Supervisar la enseanza y el desarrollo de los planes de investigacin, extensin y proyeccin social, en coordinacin con el Decano. e) Controlar la asistencia del personal docente y administrativo a su cargo. f) Enviar oportunamente al Decano, el cuadro de necesidades acadmicas y administrativas concordante con el plan de actividades a desarrollarse, aprobado por el DACIS. g) Remitir los planes de trabajo individual de los docentes de la Facultad. h) Supervisar el cumplimiento de los planes de trabajo individual de los docentes del Departamento. i) Remitir a la oficina de coordinacin y desarrollo acadmico y Decano, la carga acadmica semestral de los docentes del departamento j) Ser responsable de los bienes y patrimonio del departamento.
k) Coordinar con las unidades acadmicas el uso racional de los equipos, materiales e insumos. l) Presentar al Decano el Informe Anual de las actividades del departamento, en la segunda quincena del mes de noviembre. m) Elaborar el informe anual de las actividades realizadas. n) Las dems funciones que le asigne el Decano de la Facultad de Ingeniera en Informtica y sistemas. LNEAS DE AUTORIDAD:
154
a) Depende directamente del Decano de la Facultad de Ingeniera en Informtica y sistemas. b) Tiene mando directo sobre las reas acadmicas y el personal docente de la facultad. RESPONSABILIDAD: Responde por el cumplimiento de sus funciones ante el Decano de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas. REQUISITOS DEL CARGO DE JEFE DE DEPARTAMENTO ACADMICO: a) Formacin: Ttulo profesional universitario que est relacionado con las actividades propias del Departamento, colegiado y habilitado para ejercer la funcin, con manejo de software de aplicacin. b) Capacitacin: Amplio conocimiento en gestin acadmica y administrativa. c) Experiencia: Experiencia profesional, acadmica, administrativa. d) Habilidades: Liderazgo, responsabilidad en el trabajo, capacidad demostrada para desempear las funciones, para trabajar en equipo, capacidad de Organizacin y decisin analtica, relaciones interpersonales efectivas, diligente y eficiente.
155
DE LA SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO ACADMICO DE CIENCIAS EN INFORMTICA Y SISTEMAS FUNCIONES ESPECFICAS: a) Acondicionar diariamente su ambiente de trabajo y del Jefe de Departamento, asimismo, la sala de sesiones para sesin de departamento. b) Informar y orientar al pblico, personal directivo, docentes, trabajadores y alumnos en general sobre aspectos inherentes a la oficina. c) Recepcionar, registrar, clasificar y dar trmite a los documentos remitidos. d) Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Jefe. e) Coordinar reuniones y concertar citas. f) Organizar el sistema de archivo de la documentacin clasificada.
g) Organizar la agenda diaria del Jefe. h) Apoyar a las diversas Comisiones del Departamento Acadmico. i) j) Recibir y realizar llamadas telefnicas oficiales. Mantener en estricta reserva los asuntos relacionados con su trabajo y evitar caer en infidencias. k) Orientar sobre gestiones y situaciones de expedientes. l) Coordinar con las Facultades y Oficina de la UNAS, sobre actividades asignadas por el Jefe.
m) Llevar el control del parte diario de asistencia de los docentes. n) Digitar los acuerdos de sesiones del Departamento. o) Coordinar la distribucin de materiales de oficina. p) Coordinar con la Secretaria de la Facultad para poyar en las actividades socio culturales a desarrollarse.
156
q) Coordinar la depuracin de los archivos, proponiendo la eliminacin o transferencia de los documentos al archivo central. r) Realizar el inventario de los bienes asignados a la Oficina del Jefe y velar por su seguridad y mantenimiento. s) Elaborar el informe anual de las actividades realizadas. t) Las dems funciones que le asigne su Jefe del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas. LNEAS DE AUTORIDAD: Depende directamente del Jefe del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas. RESPONSABILIDAD: Responde por el cumplimiento de sus funciones ante el Jefe del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas. REQUISITOS DEL CARGO DE SECRETARIA: a) Formacin: Ttulo de Secretaria Ejecutiva, tener conocimiento y manejo de software aplicativo. b) Capacitacin: Actualizada en aspectos secretariales. c) Experiencia: Amplia experiencia en labores secretariales.
d) Habilidades: Responsabilidad en el trabajo, capacidad demostrada para desempear las funciones y para trabajar en equipo.
157
DE LAS REAS ACADMICAS Las reas Acadmicas del Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas, estn constituidas por unidades: Laboratorios, con fines de enseanza e investigacin y son las siguientes: REA DE CIENCIAS BSICAS FUNCIONES ESPECFICAS: a) Coordinar las actividades acadmicas y administrativas del rea de Matemtica y Estadstica. b) Definir la carga acadmica de los docentes del rea, por semestre y presentarlo al Departamento Acadmico. c) Definir las lneas de investigacin y supervisin de las mismas. d) Elaborar los planes de proyeccin social. e) Establecer los requerimientos y funciones de las plazas docentes para ser cubiertas. f) Elaborar el presupuesto anual de funcionamiento del rea.
g) Elaborar proyectos de desarrollo conjuntamente con el Departamento Acadmico y la Facultad. h) Presentar el informe anual de las actividades realizadas.
158
REA DE COMPUTACIN E INFORMTICA FUNCIONES ESPECFICAS: a) Coordinar las actividades acadmicas y administrativas del rea de Computacin e Informtica. b) Definir la carga acadmica de los docentes del rea, por semestre y presentarlo al Departamento Acadmico. c) Definir las lneas de investigacin y supervisin de las mismas. d) Elaborar los planes de proyeccin social. e) Establecer los requerimientos y funciones de las plazas docentes para ser cubiertas. f) Elaborar el presupuesto anual de funcionamiento del rea.
g) Elaborar proyectos de desarrollo conjuntamente con el Departamento Acadmico y la Facultad. h) Presentar el informe anual de las actividades realizadas.
159
REAS DE SISTEMAS FUNCIONES ESPECFICAS: a) Coordinar las actividades acadmicas y administrativas del rea de Sistemas. b) Definir la carga acadmica de los docentes del rea, por semestre y presentarlo al Departamento Acadmico. c) Elaborar los planes de proyeccin social. d) Establecer los requerimientos y funciones de las plazas docentes para ser cubiertas. e) Elaborar el presupuesto anual de funcionamiento del rea. f) Elaborar proyectos de desarrollo conjuntamente con el Departamento Acadmico y la Facultad. g) Presentar el informe anual de las actividades realizadas. COMISIN DE SEGUIMIENTO CURRICULAR
FUNCIONES ESPECFICAS: a) Proponer el plan semestral de asignaturas con la debida anticipacin. b) Determinar e informar a la Facultad sobre solicitudes concernientes a cursos paralelos y dirigidos. c) Revisar y actualizar el currculum cuando lo determine la Facultad. d) Realizar el seguimiento curricular de los estudiantes y egresados, utilizando el registro de notas computarizado de la Oficina de Servicios Acadmicos. e) Mantener al da la ficha de seguimiento de cada estudiante de la Facultad. f) Informar sobre la situacin acadmica y el cumplimiento del currculo de la Facultad por parte de cada alumno.
g) Estudiar la ficha de seguimiento curricular de cada alumno a fin de que lo encuentre expedito para la obtencin del grado acadmico respectivo. h) Presentar al Decano su informe anual de actividades.
160
161
Anexo N 4 Calendario Acadmico

CALENDARIO ACADMICO 2012-II, SEGUNDO SEMESTRE - MODIFICADO
FECHA DETALLE
AGOSTO 20 al 22
Matrcula de Alumnos 2do. Semestre Acadmico 2012, va internet. Pago en el Banco de la Nacin o en CAJA de la UNAS. Das: 20, 21 y 22 de Agosto.
AGOSTO 23 y 24
Matrcula Extempornea, va internet. S/. 10.00 adicional por da.
AGOSTO 27
INICIO DE CLASES DEL 2DO - SEMESTRE ACADMICO - 2012.
AGOSTO 27
Inicio de atencin del Comedor Universitario.
SETIEMBRE 03
ltimo da de entrega de slabos de cada curso en Formato Digital por los docentes a la OCDA, para su publicacin en la pgina WEB-UNAS, e impresin para entrega a los alumnos.
SETIEMBRE 07
ltimo da de activacin de cursos (casos especiales) en OCDA.
SETIEMBRE 10
ltimo da de Incremento de cursos en OCDA. (VA INTERNET) de acuerdo al Promedio Ponderado Semestral.
SETIEMBRE 10
ltimo da de cambio de cursos. (VA INTERNET)
SETIEMBRE 21
ltimo da de retiro de curso o cursos. (VA INTERNET).
OCTUBRE 09
ltimo da de retiro del 2do. Semestre Acadmico 2012. (Trmite personal en OCDA).
OCTUBRE 14
ltimo da de entrega de Carga Acadmica Definitiva del 2do. Semestre 2012, por los Departamentos Acadmicos a la Oficina de Coordinacin y Desarrollo Acadmico.
SETIEMBRE 30
Aplicacin de las Encuestas de Apreciacin Estudiantil.
OCTUBRE 01 al 15
TOMA DE EXMENES DE MEDIO CURSO DEL SEMESTRE I-2012. (Sin dictado de Clases).
162
FECHA
DETALLE
OCTUBRE 26
ltimo da de entrega del Plan de Asignaturas y la Carga Tentativa para el ISemestre Acadmico 2013, a la Oficina de Coordinacin y Desarrollo Acadmico por las Facultades.
NOVIEMBRE 03
Ceremonia de Graduacin Promocin 2012-I.
DICIEMBRE 15
ltimo da de Clases del 2do. Semestre Acadmico- 2012.
DICIEMBRE 17 al 22
TOMA DE EXMENES FINALES 2DO.SEMESTRE- 2012
DICIEMBRE 22
ltimo da de atencin del Comedor Universitario.
DICIEMBRE 26
Publicacin de Notas Finales por parte de los Docentes.
TOMA DE EXMENES SUSTITUTORIOS EN CADA CURSO. LA NOTA OBTENIDA REEMPLAZAR A LA NOTA MS BAJA DE LAS EVALUACIONES REALIZADAS. (ART. 83 DEL REG. DE ESTUDIOS), EL MISMO QUE SE TOMARA DE ACUERDO AL CRITERIO DEL DOCENTE Y EN COORDINACIN CON EL ALUMNO.
DICIEMBRE 28
ltimo da de registro de evaluaciones DE Exmenes Sustitutorios, por los docentes al sistema acadmico.
DICIEMBRE 31
Revisin, verificacin de conformidad y lectura de Actas Finales del Semestre II-2012.
ENERO 02 2013
Impresin de Actas de notas finales del semestre II-2012, por la OCDA, y su posterior envo a los Departamentos Acadmicos, para su revisin, conformidad y firma. Revisin, verificacin de conformidad y lectura de Actas Finales del Semestre II-2012.
ENERO 03 2013
ltimo da de devolucin de las Actas Finales del Semestre II-2012, por los Departamentos Acadmicos a la OCDA.
ENERO 04 2013
Emisin de Registro de Notas.
163
FECHA
DETALLE
TOMA DE EXMENES DE APLAZADOS SEMESTRE II-2012
ENERO 2013, 07 Y 08
Matrcula para la toma de exmenes de aplazados Semestre II-2012. (VA INTERNET). Pago en el Banco de la Nacin o CAJA-UNAS.
ENERO 2013, 10 Y 11
Toma de exmenes de aplazados Semestre II-2012. (Art. 84 Reglamento de estudios vigente)
ENERO 2013, 14
ltimo da de registro de evaluaciones de exmenes de aplazados por los docentes al sistema acadmico. Impresin de actas de notas finales por la OCDA, revisin, conformidad y firma del docente titular...
ENERO 2013, 20
Envo de Actas de Notas finales a los Departamentos Acadmicos, para su revisin, conformidad y firma de los Jefes de Departamento Acadmico.
ENERO 2013, 21
ltimo da de devolucin de las Actas Finales del Semestre II-2012, por los Departamentos Acadmicos a la OCDA
ENERO 2013, 23
Emisin de Registro de Notas.
164
Anexo N 5 Simulacin de Procesos con Arena V12
Modelo de procesos actual Carga acadmica tentativa
Analisis de Requerimientos
Consultar Disponibilidad de Laboratorios
0 0
Gestion de Disponibilidad de Laboratorio
Elaboracion de Carga Academica Tentativa
Envio de de carga academica tentativa al Jefe de DACIS
Carga Academica Tentativa
Propiedades de los procesos utilizados en la simulacin
165
Modelo de procesos propuesto Carga acadmica tentativa

Envio de de carga ac ademica tentativa al Jefe de DACIS
Analis is de Requerimientos
Consultar Disponibilidad de Laboratorios
Elaborac ion de Carga Ac ademica Tentativa
Registrar Carga Ac ademica Tentativa
Carga Ac ademic a Tentativa
0 0
Gestion de Disponibilidad de Laboratorio
166
Modelo de procesos actual Carga acadmica definitiva

An a l i s i s d e Re q u e ri m i e n tn o s Co n s u l ta r Di s p o n i b i l i d a d d e l a b o ra to ri o s Ge s ti o n d e dis onib ilida d de l a b o ra to ri o s
0 0
El a b o ra c i o n d e l a c a rg a a c a d e m i c a d e fi n i ti v a
Ex i s te n o b s e rv a c i o n e s
Tr ue
Co m u n i c a r Ac u e rd o
Di s p o s e 1
0 0
Fal se
Ge n e ra c i o n d e Ac u e rd o
Ac tu a l i z a r Ca rg a Ac a d e m i c a
167
Modelo de proceso propuesto Carga acadmica definitivita
An a l i s i s d e Re q u e ri m i e n tn o s
Co n s u l ta r n u e v o s c u rs o s a c ti v o s
0 0
Co n s u l ta r Di s p o n i b i l i d a d d e l a b o ra to ri o s
Ge s ti o n d e dis onibilidad de l a b o ra to ri o s
El a b o ra c i o n d e l a c a rg a ac adem ic a d e fi n i ti v a
Tr ue
E x is ten obs erv ac i ones
0 0
Fal se
Ge n e ra c i o n d e Ac u e rd o
Co m u n i c a r Ac u e rd o
Ca rg a Ac a d e m i c a De fi n i ti v a
168
Modelo de proceso actual Solicitud de cursos

Tiem po que dem or a una solic it ud con el m odelo de pr oceso act ual
Llegada de Solicit udes
0
Validacion de Solicit udes Recepcionar Requer im ient os y com unicar lo
Ar ea de Sist em as
0 Tr ue
Tipo de Acuer do
Consolidar Acuer dos
0
Recepcion y Regist r o Com ision de Seguim ient o Cur r icular
Solicit udes Apr obadas
0
Decide 1
Tr ue
Com unicar Requer im ient os segun Ar eas

E ls e 50 40 10
0
Ar ea de Com put acion e I nf or m at ica
F a ls e
F a ls e
Recepcion de Acuer dos de Ar ea
0 0
Solicit udes Rechazadas Tiem po_sist em a
Dispose 4
Ar ea Ciencias Basicas
Solicit ar Cont r at o de Docent es
169
Modelo de proceso propuesto Solicitud de cursos

Dispose 9
Llegada de Solic it udes
Recepcion y Regist r o
Se encuent r a dent r o de la Fecha
0 Tr ue
Cum ple Requisit os
0 Tr ue
Validacion de Solic it udes
F a ls e
F a ls e
0
Tipo de Acuer do
Ar ea de Sist em as
0 Tr ue
Consolidar Acuer dos
Solic it udes Apr obadas
F a ls e
0
Com is ion de Seguim ient o Cur r ic ular
0 Tr ue
Evaluacion Fact ible
Recepcionar Requer im ient os y com unicar lo
0 0
F a ls e
Com unicar Requer im ient os segun Ar eas

E ls e 50 40 10
Ar ea de Com put acion e I nf or m at ic a
Recepcion de Acuer dos de Ar ea
Ar ea Ciencias Basicas
Solic it ar Cont r at o de Docent es
Tiem po_sist em a
0
Solic it udes Rechazadas Dispose 4
170
171
Anexo N 6 DATOS PARA LA SIMULACION

tiempo de llegada de la solicitud de cursos 2011 2012 fecha hora fecha hora 05-abr 12:20 17-ene 12:45 05-abr 12:20 18-ene 11:00 07-abr 09:10 18-ene 11:00 11-abr 12:40 18-ene 11:30 13-abr 10:50 18-ene 01:45 13-abr 10:50 18-ene 01:45 13-abr 11:40 20-ene 08:20 13-abr 01:05 20-ene 12:30 15-abr 12:00 20-ene 01:40 15-abr 12:00 23-ene 11:15 25-abr 12:00 23-ene 11:50 25-abr 12:00 25-ene 01:35 25-abr 12:00 25-ene 02:25 25-abr 12:00 27-mar 12:55 25-abr 12:00 30-mar 09:50 25-abr 12:00 30-mar 01:25 25-abr 12:00 04-abr 12:30 25-abr 12:10 09-abr 12:00 25-abr 11:20 11-abr 11:15 25-abr 12:30 12-abr 01:55 26-abr 11:35 18-abr 09:20 26-abr 11:00 13-may 01:30
PRIMER SEMESTRE
172
29-ago 31-ago 31-ago 01-sep 01-sep 01-sep 02-sep 02-sep 02-sep 02-sep 05-sep 07-sep 07-sep 07-sep 07-sep 07-sep 07-sep 09-sep 09-sep 12-sep 12-sep 21-oct
12:10 11:20 01:20 11:35 11:35 11:35 09:20 10:25 10:25 10:45 10:20 11:10 11:35 12:20 01:50 11:30 11:50 11:40 12:40 12:25 09:50 08:55
21-ago 21-ago 22-ago 22-ago 22-ago 24-ago 24-ago 24-ago 24-ago 27-ago 27-ago 27-ago 27-ago 07-sep 07-sep 25-sep
01:50 01:50 08:55 09:10 12:00 10:15 11:10 12:45 12:55 09:50 12:55 01:10 01:45 12:00 01:50 11:50
SEGUNDO SEMESTRE
173
2011 I Semestre
16-may 06-may 26-abr 16-abr 06-abr 27-mar 17-mar 1 3 5 2011 fecha
9 11 13 15 17 19 21 23
2012 I Semestre
06-may
16-abr
27-mar
07-mar 15-feb 26-ene 06-ene 17-dic 27-nov 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21
2012 fecha
174
2011 II Semestre
23-oct 13-oct 03-oct 23-sep 13-sep 03-sep 24-ago 14-ago 04-ago 25-jul 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 2011 II Semestre
2012 II Semestre
03-oct
23-sep
13-sep 03-sep 24-ago 14-ago 04-ago 25-jul 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 2012 II Semestre
15 16
Tiempo de evaluacin de Comisin de Seguimiento Curricular mnimo 20 minutos mximo 24 horas tiempo de permanencia en el DACIS mnimo mximo 15 minutos 30 minutos
175
Tiempo de permanencia en Decanatura mnimo mximo 15 minutos 1 hora
Comunicar Carga Acadmica a OCDA mnimo mximo 15 minutos 30 minutos
mnimo mximo
Firma de acuerdo de la comisin 5 minutos 24 horas
Elaborar requerimientos de cursos en el Dacias mnimo mximo 15 minutos 30 minutos Aprobar Carga Acadmica mnimo mximo 3 das 4 das
176
Anexo N 7 Manual de procesos y procedimientos
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSION 1.0 CODIGO MPP -01
Febrero - 2013
177

TABLA DE CONTENIDO
SECCIN I GENERALIDADES 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 INTRODUCCION ESTRUCTURA INTERNA MISION VISION OBJETIVO DEL MANUAL JUSTIFICACION DEL MANUAL SIMBOLOGIA USADA
SECCION II PROCESO CARGA ACADEMICA 2.1 SUB PROCESO CARGA ACADMICA TENTATIVA 2.2 SUB PROCESO CARGA ACADMICA DEFINITIVA SECCION III PROCESO ACTIVACION DE CURSOS Y CURSOS DIRIGIDOS 3.1 SUB PROCESO DESIGNAR DOCENTES PARA CURSOS ACTIVOS Y DIRIGIDOS SECCION IV PROCESO REQUERIMIENTOS DE DOCENTES 4.1 SUB PROCESO ELABORAR REQUERIMIENTOS DEL NUEVO DOCENTE SECCION V PROCESO PLAN DE TRABAJO 5.1 PLAN DE TRABAJO 5.2 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLAN DE TRABAJO
178

I. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCION
Los procesos y los procedimientos de gestin, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prcticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, permitindoles un mayor desarrollo en la bsqueda del Autocontrol.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se define la gestin que agrupa las principales actividades y tareas dentro del DACIS. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construccin por fases del Manual referido, soportando cada uno de los procesos especficos, como son: Carga acadmica, activacin de cursos y cursos dirigidos, requerimientos de docentes, plan de trabajo.
La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por rea vinculada, as como, la informacin relacionada, sean totalmente auditables, para atender a los requerimientos, tomndolos como gua en cualquier proceso de verificacin.
179

I. GENERALIDADES
1.2. ESTRUCTURA INTERNA CONSEJO DE FACULTAD
DECANO F.I.I.S
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
SECRETARIO DE FACULTAD
JEFE DE DEPARTAMENTO ACADEMICO DE CIENCIAS EN INFORMATICA Y SISTEMAS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA LOGISTICA EDUCATIVA
SECRETARIO DE DEPARTAMENTO
AREA ACADEMICA DE SISTEMAS
AREA ACADEMICA DE COMPUTACION E INFORMATICA
AREA ACADEMICA DE CIENCIAS BASICAS
180

I. GENERALIDADES
1.3.
MISION
Ser lderes en el desarrollo de la amazonia y la nacin.
1.4.
VISION
Formar profesionales en informtica y sistemas capaces de solucionar problemas de toda ndole aplicando el enfoque sistmico, preparados para dirigir funciones para el desarrollo de sistemas integrables tiles y actuar ticamente en su interaccin con la sociedad.
1.5.
OBJETIVO DEL MANUAL
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control Interno. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visin en conjunto, de las actividades misionales y de soporte del Fondo de Desarrollo de la Educacin Superior, con el fin de dotar a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misin y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratgico.
As mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un mtodo estndar para ejecutar el trabajo de las dependencias, en razn de las necesidades que se deriven de la realizacin de las actividades misionales del DACIS.
181

I. GENERALIDADES
1.6.
JUSTIFICACION DEL MANUAL
Es importante sealar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que adems, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organizacin.
El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organizacin, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin, y mejorar la calidad del servicio, comprometindose con la bsqueda de alternativas que mejoren la satisfaccin del cliente.
182

I. GENERALIDADES
1.7.
SIMBOLOGIA USADA
TIPO DE EVENTO
NOMBRE DEFINICIN BPMN Como su nombre lo indica, NOTACIN
Inicio
Start
representa el punto de inicio de un proceso. Indica cuando un proceso
Fin
End termina.
Definicin: Las Decisiones son usadas para controlar la divergencia y convergencia del flujo. stas determinan ramificaciones, bifurcaciones,
combinaciones y fusiones en el proceso.
183
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS I. GENERALIDADES
ACTIVIDADES Para mayor informacin vaya a Tareas NOMBRE USO BPMN Es una tarea de flujo de trabajo donde un humano realiza una tarea que tiene que ser Tarea de Usuario completada en cierta cantidad de tiempo. Se usa cuando el trabajo durante el proceso no puede ser descompuesto en un nivel ms fino dentro del flujo. Tarea de usuario Una Tarea de Servicio es una tarea que usa Tarea de Servicio algn tipo de servicio, que podra ser un servicio Web o una aplicacin automtica. Tarea de Servicio. Un subproceso es una actividad compuesta incluida dentro de un proceso. ste es compuesto dado el hecho que esta figura incluye Subproceso un conjunto de actividades y una secuencia lgica (proceso), que indica que la actividad mencionada puede ser analizada a un nivel ms fino. Se puede colapsar o expandir. Subproceso. NOTACIN
184
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS II PROCESO CARGA ACADEMICA
Tiempo estimado El tiempo estimado de duracin de este proceso es de 02 meses Tiempo estimado del subproceso carga acadmica tentativa 02 horas Tiempo estimado del subproceso carga acadmica definitiva 02 horas
Propsito Es importante conocer y dar seguimiento a este proceso ya que su demora afecta directamente a los alumnos y docentes en sus actividades acadmicas. Participantes Alumno de la FIIS, Decanatura, DACIS, reas de la FIIS, OCDA
185
N 01
Actividad Solicitar elaboracin de carga acadmica
Tiempo estimado 10 minutos
Responsable Jefe del DACIS
02
Elaboracin de la carga acadmica tentativa
02 horas
Coordinador de rea
03
Recepcin y consolidacin de carga tentativa
20 minutos
Jefe del DACIS
04 05 06
Elaboracin de carga definitiva Recepcin de carga definitiva Estructuracin de la carga definitiva
02 horas 15 minutos 02 horas
Coordinador de rea Jefe del DACIS Jefe del DACIS
1.8.
SUB PROCESO CARGA TENTATIVA
186
N 01 02
Actividad Anlisis de requerimientos Distribucin de carga acadmica de los docentes
Tiempo estimado 10 minutos 30 minutos
Responsable Coordinador de rea Coordinador de rea
03
Elaboracin de la carga tentativa
55 minutos
Coordinador de rea
04
Registrar carga acadmica tentativa
15 minutos
Coordinador de rea
05
Envi de carga acadmica tentativa al DACIS
10 minutos
Coordinador de rea
187
2.2. SUB PROCESO CARGA DEFINITIVA
N 01 02
Actividad Anlisis de requerimientos Consultar cursos activos y cursos dirigidos
03
Elaboracin de carga acadmica definitiva
45 minutos
Coordinador de rea
04 05 06
Generar acuerdo Actualizar carga acadmica Comunicar acuerdo
15 minutos 10 minutos 10 minutos
Coordinador de rea Coordinador de rea Coordinador de rea
188

III PROCESO ACTIVACION DE CURSOS Y CURSOS DIRIGIDOS
189

Tiempo estimado El tiempo estimado de duracin de este proceso es de 07 das Tiempo estimado del subproceso Asignar Docentes es de 02 horas Propsito Es importante conocer y dar seguimiento a este proceso ya que su demora afecta directamente a los alumnos y docentes en sus actividades acadmicas. Participantes Alumno de la FIIS, Decanatura, DACIS, Comisin de Seguimiento Curricular, reas de la FIIS, Secretaria de la Facultad, OCDA N 01 02 03 04 Actividad Solicitar cursos Recepcin de solicitudes Validacin de documentos Evaluar documentos Tiempo estimado 10 minutos 10 minutos 15 minutos 20 minutos Responsable Alumno Secretaria de decanatura Decano Comisin de seguimiento curricular 05 Generar opinin tcnica 10 minutos Presidente de la comisin de seguimiento curricular 06 Recepcionar y comunicar acuerdo 07 Designar docentes para cursos activados y cursos dirigidos 08 09 Comunicar acuerdo Consolidar acuerdos 10 minutos 01 hora Coordinador de rea Jefe del DACIS 02 horas Coordinador de rea 10 minutos Jefe de DACIS
190

3.1. SUB PROCESO DESIGNAR DOCENTES PARA CURSOS ACTIVOS Y DIRIGIDOS
N 01 02
Actividad Anlisis de requerimientos Consultar disponibilidad de docente
03
Registrar caractersticas de docentes
10 minutos
Coordinador de rea
04 05 06
Denegar pedido Designar docentes Generar acuerdo de aprobacin
5 minutos 30 minutos 30 minutos
Coordinador de rea Coordinador de rea Coordinador de rea
07
Registrar cursos activos y cursos dirigidos
20 minutos
Coordinador de rea
191

IV PROCESO REQUERIMIENTS DE NUEVO DOCENTE
192

Tiempo estimado El tiempo estimado de duracin de este proceso es de 07 das para la elaboracin de requerimientos de nuevos docentes. Pero el proceso de contratos de nuevo docentes tiene una duracin de unos 03 meses Tiempo estimado del subproceso Elaborar requerimientos del nuevo Docente es de 02 horas Propsito Elaborar los requerimientos de los nuevos docentes Participantes Decanatura, DACIS
N 01
Actividad Elaborar requerimientos de nuevo docente
Tiempo estimado 07 das
Responsable Coordinador de rea
02
Analizar requerimientos
10 minutos
Coordinador de rea
4.1. SUB PROCESO ELABORAR REQUERIMIENTOS DEL NUEVO DOCENTE
193

N 01
Actividad Consultar necesidad de docentes
Responsable Coordinador de rea
02
Elaborar documento de requerimientos
02 das
Coordinador de rea
03 04
Justificar requerimientos Comunicar requerimientos
04 das 01 da
Coordinador de rea Coordinador de rea
194

V PROCESO PLAN DE TRABAJO
Tiempo estimado El tiempo estimado de duracin de este proceso de elaboracin del plan de trabajo 07 das y del proceso de seguimiento y control de actividades 01 hora Propsito Este proceso es de vital importancia en el DACIS ya que permite dar seguimiento y control de las actividades realizadas por los docentes de la Facultad Participantes DACIS, Docentes de la FIIS
5.1. PLAN DE TRABAJO
195

N 01
Actividad Elaborar requerimientos de plan de trabajo
02 03
Elaborar plan de trabajo Recepcin de planes de trabajo
04 das 02 das
Docentes Jefe del DACIS
04 05
Aprobar plan de trabajo Registrar plan de trabajo
01 da 10 minutos
Jefe del DACIS Jefe del DACIS
5.2. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PLAN DE TRABAJO
196

N 01
Actividad Revisar cronograma de actividades
02 03 04 05 06
Supervisar actividades Recepcionar observaciones Registrar actividad realizada Elaborar informe Elaborar informe de supervisin
30 minutos 10 minutos 15 minutos 20 minutos 20 minutos
Jefe del DACIS Docente Docente Docente Jefe del DACIS

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DEDICATORIA

A mis padres Abraham Ros Bravo

Rivera Snchez por ser ejemplos de amor, trabajo, entrega y sacrificio.

A mis hermanos Lewby Moiss y Meshell

Al Ing. Noel Juipa Campo por aceptar ser mi asesor.

2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.2.

Delimitacin del sistema ................................................................................. 6

III. 3.1. 3.2.

3.2.1. 3.2.2. 3.3.

Hiptesis ....................................................................................................... 10 Variable dependiente ............................................................................. 10

3.3.2. 3.4.1. 3.4.2.

IV. 4.1. 4.2.

V. DESARROLLO DEL MODELO DE PROCESOS ............................................... 27 5.1. Iniciacin....................................................................................................... 27

5.2.2. 5.2.3. 5.2.4.

5.2.4.1. 5.2.4.2. 5.2.4.3. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.4.

5.4.1. 5.4.2. 5.4.3.

5.5.1. 5.5.2. 5.5.3.

Diagrama de actividad plan de trabajo ................................................... 69

5.6.1. 5.6.2. 5.6.3. 5.6.4. 5.7.

5.7.1. 5.7.2. 5.8. 5.9. 5.9.1. 5.9.2.

VI. 6.1. 6.2.

CONCLUSIONES .......................................................................................... 114

RECOMENDACIONES .................................................................................. 116 BIBLIOGRAFA ............................................................................................. 117

ANEXOS ................................................................................................................. 119

INDICE DE CUADROS Cuadro Pgina

INDICE DE FIGURAS Figura Pgina

LISTA DE ANEXOS Anexo Pgina

Descripcin de la institucin 2.1.1. Denominacin de la institucin

reas que agrupan a los docentes que cultivan conocimientos afines.

JEFE DE DEPARTAMENTO ACADEMICO DE CIENCIAS EN INFORMATICA Y SISTEMAS

SECRETARIA ADMINISTRATIVA LOGISTICA EDUCATIVA

Fuente: [MOF 2007-UNAS]

Figura 1 Organigrama de la Facultad de Ingeniera en Informtica y Sistemas

AREA ACADEMICA DE SISTEMAS

AREA ACADEMICA DE COMPUTACION E INFORMATICA

AREA ACADEMICA DE CIENCIAS BASICAS

Ser lderes en el desarrollo de la amazonia y la nacin.

Delimitacin del sistema El Departamento Acadmico de Ciencias en Informtica y Sistemas

Objetivos 3.2.1. Objetivo General

Variable dependiente El tiempo de respuesta

Variable independiente Procesos administrativos

Y1 S/Modelo de Procesos Y2 C/Modelo de procesos

Fuente: Elaboracin propia

Operacionalizacin de las variables Cuadro 2 Operacionalizacin de Variables

procedimiento tiene por finalidad esencial la emisin de un acto administrativo.

Fuente: Elaboracin propia

Mtodo con que se resuelve el problema

Univariado, descriptivo comparativo, correlacional

Instrumentos de recopilacin de datos En el trabajo realizaremos diversas tcnicas como:

Observacin Entrevista Cuestionarios Revisin documental Bizagi process modeler Arena V 12

Antecedentes Para la elaboracin del trabajo citaremos algunos trabajos relacionados

con el tema de estudio.

Ing. Mauricio Vsquez (2007)

en el trabajo de investigacin Manual

implementacin de un sistema ERP. Desarrollar una propuesta de la gestin de la cadena de

un producto. Consideramos algunos de los trminos usados en la definicin de un proceso.

Permite establecer unos lmites de representacin de detalle establecido universalmente.

Relevancia. Que la informacin le sirva a la persona que se la estas proporcionando.

META: propsito, finalidad a seguir

DESARROLLO DEL MODELO DE PROCESOS

Fuente: Elaboracin propia

Modelo de procesos actuales 5.2.1. Identificacin de actores involucrados

Los actores directamente involucrados son:

abastecimiento de insumos, accesorios y materiales para el funcionamiento de las reas