MODULO ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO

El estudio organizacional o administrativo en un proyecto de inversin proporciona las herramientas que sirven de gua para los que en su caso tendrn que administrar dicho proyecto. Este estudio muestra los elementos administrativos tales como la planeacin estratgica que defina el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar los objetivos de la empresa, por otra parte se desarrollan otras herramientas como la estrategia organizacional que para este curso la vamos a llevar a cabo mediante la matriz DOFA, la estructura organizacional representada grficamente en el organigrama, la planeacin de los recursos humanos con la finalidad de proponer un perfil adecuado y seguir en la alineacin del logro de las metas empresariales, establecimiento de los gastos de personal, gastos de puesta en marcha y gastos de administracin. Finalmente se muestra el aspecto legal, fiscal, laboral y ecolgico que debe tomar en cuenta toda organizacin para iniciar sus operaciones o bien para reorganizar las actividades ya definidas.

El diseo organizacional es clave, para que la futura empresa pueda tener la habilidad y capacidad de orientarse al mercado, ser adaptable, innovadora y competir exitosamente en el corto y largo plazo; el diseo organizacional es ms que una simple estructura, es la integracin de: estrategia, estructura, procesos, gente, cultura, sistemas y tecnologa, donde la estrategia es el punto de partida y soporte a la vez. Por lo mismo el tema de diseo organizacional para un emprendedor implica pensar antes de actuar. En sus manos est, el deber de visualizar el tipo de empresa que quiere construir, los valores que quiere fomentar, adonde quiere llegar y lo que est dispuesto a entregar para lograrlo. Las empresas son el reflejo de sus emprendedores, tenemos el deber de crear empresas sanas por dentro y por fuera, para ser productivas, competitivas y que agreguen valor y estables en el largo plazo, manteniendo el control de los procesos mediante la construccin de indicadores, que permitan monitorear el avance de las actividades que se realizan. Uno de los aspectos que poco se tiene en cuenta en el estudio de un proyecto es aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administracin: organizacin, procedimientos administrativos, aspectos

legales y reglamentos ambientales, por lo que el Estudio Administrativo consiste en determinar los aspectos organizativos que deber considerar una nueva empresa para su establecimiento tales como su planeacin estratgica, su estructura organizacional, sus aspectos legales, fiscales, laborales, el establecimiento de las fuentes y mtodos de reclutamiento, el proceso de seleccin y la induccin que se dar a los nuevos empleados necesarios para su habilitacin. Definida la estructura organizacional es necesario definir locaciones, tecnologa, muebles y enseres, equipos de comunicacin y todo aquello que se requiere para asegurar el buen funcionamiento de la administracin. Adems los gastos en los cuales se incurrir peridicamente, como: personal, seguros, servicios, papelera, etctera. En cuanto a las locaciones se debe definir reas, y requerimientos especiales, como por ejemplo: aire acondicionado, iluminacin, conexiones elctricas y de comunicaciones. En cuanto a las comunicaciones se debe definir medios, equipos. En cuanto a la tecnologa se debe definir equipos, software, entre otros asuntos. A continuacin se muestran los elementos que conforman el estudio administrativo para el desarrollo de un proyecto de inversin:

1. PLANEACIN ESTRATGICA.
Proceso mediante el cual se obtiene, procesa y analiza la informacin pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situacin presente de la empresa, as como su nivel de competitividad para anticipar y decidir el direccionamiento de la institucin hacia el futuro.

Elementos Fundamentales de la Planeacin Estratgica

Es el proceso de seleccionar las metas de una organizacin, determinar las polticas y programas necesarios para lograr los objetivos especficos que conduzcan hacia las metas y el establecimiento de los mtodos necesario para asegurarse de que se pongan en prctica las polticas y programas estratgicos. La planeacin estratgica debe identificar hacia dnde desea la empresa desplazarse en su crecimiento, tomando en cuenta las tendencias tanto del mercado, como las econmicas y sociales. Una vez definida la planeacin estratgica es necesario conocer de qu manera alcanzar esa visin por lo que deber preguntarse y responderse quin lo har?, cundo se llevar a cabo?, cmo se realizar?, dnde se implementar?, y para lograr esto se recomienda aplicar los componentes de la planeacin como son:

1.1 MISIN:
La misin es la razn por la que ha sido creada la empresa, la razn de ser de la misma, en otras palabras; su giro. Define el negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u organizacin. La misin de la empresa es la respuesta a la pregunta, Para que existe la organizacin? Un problema en determinar la misin es que, desde que se declara, nace limitada por ejemplo una fbrica de zapatos no debern definir su misin como Somos una fbrica de zapatos sino mejor ser Ofrecemos comodidad al caminar, Hacemos cmodo su andar u Ofrecemos comodidad a sus pies. Otro ejemplo puede ser el de un restaurante, una misin equivocada puede ser Vendemos la mejor comida de la ciudad, ser ms conveniente definir la misin como Ofrecemos una nueva experiencia a su paladar, El mejor ambiente para comer, o tambin Un conjunto de agradables sabores para su familia. La importancia de la misin es que debe permitirnos crecer en el negocio en el que estamos laborando, no debe limitarnos con unas cuentas palabras.

Declaracin de la Misin Expresa la utilidad que tienen los productos de una empresa para sus clientes. No me ofrezca cosas: No me ofrezca ropa. Ofrzcame una apariencia atractiva No me ofrezca zapatos. Ofrzcame comodidad para mis pies y placer al caminar No me ofrezca una casa. Ofrzcame seguridad, comodidad y un lugar limpio y en armona. No me ofrezca cosas. Ofrzcame ideas, emociones, ambientes, sentimientos y beneficios. Por favor no me ofrezca cosas Mc Donalds no vende hamburguesas, vende una sonrisa Avn no vende cosmticos, vende belleza. Cmo formular una misin?

Ejemplos de misin: Ser la organizacin lder en el desarrollo, produccin y comercializacin de productos de excelente calidad, dentro de un mercado global, fortaleciendo nuestra marca Totto y promoviendo el desarrollo integral de nuestro personal, clientes, proveedores,

colaboradores y accionistas, responsabilidad social. Totto

logrando

crecimiento,

rentabilidad

solidez,

con

Queremos ser un grupo empresarial emprendedor, influyente, lder, que aporte bienestar, econmico y social a todos nuestros clientes, empleados, proveedores y accionistas. Nissan. La Misin del Grupo Gas Natural es atender las necesidades energticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales. Gas Natural Existe un compromiso permanente de Nestl con sus consumidores, proveedores, trabajadores y pases en general, para ofrecer siempre productos de calidad a precios competitivos, promoviendo el desarrollo de los lugares donde est presente. Nestle

1.2 VISION:
La visin es adonde quiere llegar la organizacin, en donde se ve la empresa a lo largo de los aos, como quiere ser reconocida conforme crezca y logre su estabilidad y permanencia. Puede decirse que la visin es el sueo de lo que se quiere lograr. Define y describe la situacin futura que desea tener la empresa, el propsito de la visin es guiar, controlar y alentar a la organizacin en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organizacin. La visin de la empresa es la respuesta a la pregunta, Qu queremos que sea la organizacin en los prximos aos? Declaracin de una visin bien formulada Es breve, de preferencia con menos de diez palabras Es fcil de captar y recordar Inspira y plantea retos para su logro Es creble y consistente con los valores estratgicos y la misin Sirve como punto de consenso de todas las personas importantes Muestra la esencia de lo que debe llegar a ser su compaa Permite la flexibilidad y la creatividad en su ejecucin.

Cmo formular una visin?

Ejemplos de visin: Ser la marca global ms deseada por los viajeros urbanos. Totto Nos comprometemos a brindar servicios y productos competitivos de la mejor calidad con un equipo humano profesional e innovador y una infraestructura que garantiza la satisfaccin plena de nuestros clientes en la regin. Nissan. La Visin es ser un Grupo energtico y de servicios lder y en continuo cr ecimiento, con presencia multinacional, que se distinga por proporcionar una calidad de servicio excelente a sus clientes, una rentabilidad sostenida a sus accionistas, una ampliacin de oportunidades de desarrollo profesional y personal a sus empleados y una contribucin positiva a la sociedad actuando con un compromiso de ciudadana global. Gas Natural Estar presente en todos los hogares del mundo contribuyendo con nuestros productos a la alimentacin y nutricin de las personas y al desarrollo social de las mismas. Nestle.

1.3 OBJETIVOS

1.3.1

Objetivos de Largo Plazo

Una vez identificada la visin y misin, el empresario debe establecer guas cualitativas que lleven al logro de los resultados Se podran definir como los resultados especficos que una organizacin intenta alcanzar para cumplir con su MISIN bsica. Los objetivos suministran direccin, ayudan en la evaluacin crean sinergia, apoyan el control y planificacin efectiva. Los objetivos deben ser medibles, razonables, coherentes. Deben fijarse tanto para la empresa en general como para cada divisin. La mayora de las organizaciones con nimo de lucro operan con el objetivo de la maximizacin de la utilidad del accionista.

Criterios de los objetivos CONVENIENTES: MENSURABLES: FACTIBLES: ACEPTADOS: FLEXIBLES: MOTIVADORES: COMPRENSIBLE: OBLIGACIN: PARTICIPATIVO: RELACIN: Beneficios de los objetivos a L.P. Establecen las prioridades de la empresa Estimulan al desempeo y a los logros Sirven como normas para evaluar a los empleados Proporcionan la base para la organizacin y el diseo de tareas. Reducen la incertidumbre Objetivos a largo plazo Crecimiento en activos Crecimiento en ventas Participacin en el mercado Rentabilidad Utilidades Alineados con la Misin Qu se espera y Cundo Se pueden lograr Por las personas Por la Organizacin Ajustable en contingencias Retadores Redactados en forma sencilla Verdadero compromiso Formulados por el equipo Concatenados con los otros

Ejemplo de objetivos a largo plazo Incrementar para el 2013 la participacin del mercado en un 40% Incrementar las ventas de la lnea X para el 2015 en un 50% Obtener para 2013 una utilidad del 25% sobre el monto de la inversin en activos fijos Incrementar la produccin de X en una 40% para el 2014 Duplicar los ingresos de la empresa en tres aos a travs del desarrollo de nuevos productos. 3M: Lograr un crecimiento anual en las ganancias por accin del 10 % o ms en promedio; utilidades sobre el capital de los accionistas de un 20-25 por ciento. Lograr que por lo menos 30 % de las ventas provenga de las ventas de productos introducidos durante los ltimos cuatro aos. Dominos Pizza: Entregar una pizza caliente y de calidad en 30 minutos o menos, a un precio justo y con una utilidad razonable. Banc One Corporation: Ser una de las tres principales compaas bancarias en trminos de la participacin de mercado en todos los mercados a los cuales servimos. 1.3.2 Objetivos de corto plazo: Son las metas a corto plazo que deben alcanzar las organizaciones para lograr objetivos a largo plazo. Son importantes porque: Representan la base para la distribucin de recursos Constituyen un mecanismo para evaluar a los gerentes Son el instrumento para supervisar el cumplimiento de los objetivos a L.P. Establecen prioridades en las reas o departamentos. Ejemplos de Objetivos anuales Desarrollar en el 2013 dos nuevos productos que se comercialicen con xito. Incrementar la eficiencia de la produccin de X producto en un 30% en este ao. Aumentar el nmero de vendedores en una cifra de 40 para el 2013 Obtener un financiamiento de $ 200,000.00 en el 2013 Reducir el ausentismo laboral del 15% al 5% en el 2014

1.4 POLTICAS:
Definen el rea de trabajo para tomar decisiones, pero no dan la decisin; dan lineamientos. Generalmente toda poltica es establecida por el dueo de cada empresa. Puedan ser internas, externas, originadas y jerrquicas.

Son los medios por los cuales se logran los objetivos anuales. Las polticas incluyen: Lineamientos, reglas, mtodos, procedimientos y prcticas para reforzar las actividades a efecto de alcanzar los objetivos enunciados. Las polticas son guas para la toma de decisiones y abordan situaciones repetitivas y recurrentes.

Las polticas permiten tanto a empleados como gerentes: Saber lo que se espera de ellos Ofrecen una base para el control Favorecen la coordinacin entre las reas del negocio Definen que trabajo se debe realizar y quin lo debe llevar a cabo Promueven la delegacin de la toma de decisiones Sirven como gua y dirigen el comportamiento

Asuntos que requieren establecimiento de polticas. Reclutamiento del personal Utilizar uno o ms proveedores Destacar o no el control de la calidad Ofrecer capacitacin al personal Establecer los niveles de inventarios Comprar o rentar equipo de produccin Establecer el uso de horas extras

1.5 ESTRATEGIAS:
Las estrategias son cursos de accin que una organizacin adopta como medio para alcanzar sus metas. Son un medio para alcanzar los objetivos a largo plazo. Las estrategias responden a la interrogante Cmo alcanzamos los objetivos?. Una vez que el planificador decide el mbito, situacin o problema que aspira modificar se traza un objetivo para conducir los procesos de cambio para luego, trazar la trayectoria de eventos necesarios en el tiempo para lograr tal propsito. Aunque la palabra estrategia se relaciona comnmente con el futuro, su vnculo con el pasado no es menos importante. La vida se vive hacia delante, pero se entiende hacia atrs. Los gerentes deben vivir la estrategia en el futuro, pero entenderla a travs del pasado. Henry Mibntzerg.

Para formular las estrategias debemos: Definir la misin, una definicin amplia (servicios de informacin), que nos permitir orientar adecuadamente la estrategia hacia metas (objetivos cualitativos generales) y objetivos operativos (objetivos cuantitativos concretos). Cada alternativa estratgica tiene innumerables variaciones Si el objetivo a largo plazo es: Incrementar para el 2014 la participacin del mercado en un 40% La estrategia (penetracin de mercados) incluira: Aumento de vendedores Incremento de gastos de publicidad Incremento de gastos de operacin: gasolina, viticos, mantenimiento de vehculos

1.6 VALORES
El principal activo de una empresa es su personal, debido a que no se puede concebir una empresa sin personas, todas las organizaciones tienen un comportamiento hacia el exterior que los caracterizar de acuerdo con el equipo de trabajo que las conforman. Es por este motivo que todas las organizaciones deben promover la creacin de los valores en la empresa, que adems les darn una imagen al exterior. En los valores se define el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestin de la organizacin. Constituyen la filosofa institucional y el soporte de la cultura organizacional El objetivo bsico de la definicin de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organizacin.

Ejemplo de Valores Totto:

Nuestros desarrollos y diseos estn pensados para adaptarse y satisfacer las necesidades del viajero urbano de forma original, cmoda y verstil, garantizando estndares de excelente calidad. En Totto trabajamos con amor y compromiso con el pas, tomando como valores fundamentales:

Innovacin: Aplicamos la recursividad al cumplimiento de nuestros objetivos, buscando nuevas y mejores formas de hacer las cosas. Lealtad: estamos comprometidos con nuestros clientes, colaboradores, inversionistas y el pas. Honestidad: somos ntegros, coherentes y justos entre lo que pensamos, hacemos, decimos y sentimos, enmarcados en las leyes de nuestra sociedad. Responsabilidad: cumplimos nuestras obligaciones con excelencia desde el principio y hacemos uso correcto de los recursos. Humildad: somos respetuosos, amables, cordiales y colaboradores.

Constancia: somos firmes, perseverantes y recursivos en nuestras acciones.

Ejemplo Valores Nestle Excelencia. Se refleja en los productos, el servicio al cliente y los resultados que tiene en el mercado. Compromiso. Se busca lograr que los trabajadores estn muy comprometidos con el desarrollo sostenido de la empresa. Seguridad. Pretende cultivar este valor en pro del beneficio tanto de sus empleados como de sus clientes en general Inters social. Nestl se caracteriza por buscar el bienestar de la sociedad compuesta por las comunidades en las cuales se desempean Responsabilidad Social. As mismo se preocupa

1.7 ESTRATEGIA ORGANIZACIONAL

En el momento de disear una estrategia empresarial es necesario integrar varios factores como: Mercadeo, produccin, recursos humanos y finanzas. Dicho plan de trabajo se alcanzan cuando se logran al establecer la Visin, Misin, Objetivos, Metas y Polticas. Estas permiten que se obtengan elementos sistmicos que marquen el rumbo adecuado a seguir, logrando con esto directrices sanas y congruentes entre lo que se hace y se dice. Para alcanzar dicho propsito a nivel empresarial existen varias matrices que permiten analizar el entorno y disear la mejor estrategia para lograr los objetivos propuestos. 1. 2. 3. 4. 5. Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) Matriz PEYEA (Matriz de Posicin de Estrategias y la Evaluacin de la Accin) Matriz MGC ( Matriz del Grupo Consultivo) Matriz IE (Matriz Interna y Externa) Matriz MCPE (Matriz Cuantitativa de la Planificacin Estratgica)

Para este estudio vamos a hacer hincapi en la matriz DOFA. El punto de partida de la planificacin estratgica es reconocer que existen fuerzas en el entorno interno y el entorno externo, que actan influenciando (obstaculizando o impulsando) la concrecin de los propsitos bsicos, misin, visin y objetivos estratgicos de la organizacin. Antes de tomar cualquier decisin estratgica, es imprescindible realizar un diagnstico, el anlisis DOFA es el mtodo ms sencillo y efectivo para decidir sobre el futuro de la organizacin, es una estructura conceptual que realiza un anlisis sistemtico y

situacional, que facilita la adecuacin de las amenazas y oportunidades externas, con las fortalezas y limitaciones internas de la organizacin. MATRIZ FODA (DOFA) FODA es una sigla que significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Es el anlisis de variables controlables (las debilidades y fortalezas que son internas de la organizacin y por lo tanto se puede actuar sobre ellas con mayor facilidad), y de variables no controlables (las oportunidades y amenazas las presenta el contexto y la mayor accin que podemos tomar con respecto a ellas es preverlas y actuar a nuestra conveniencia). En tal sentido, el FODA lo podemos definir como una herramienta de anlisis estratgico, que permite analizar elementos internos a la empresa y por tanto controlables, tales como fortaleza y debilidades, adems de factores externos a la misma y por tanto no controlables, tales como oportunidad y amenazas. El anlisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeacin estratgica, proporcionando la informacin necesaria para implementacin de medidas correctivas y la generacin de nuevos proyectos de mejora. En la figura se evidencia el concepto de matriz DOFA:

La DOFA tambin se puede definir como el enfrentamiento de factores internos y externos, con el propsito de generar estrategias alternativas. Por ejemplo, una empresa poseedora de mucho capital de trabajo (una fortaleza interna) podra aprovecharse del gran crecimiento de la industria aeroespacial (40% anual) comprando una firma en dicho sector. Este ejemplo slo ilustra comparacin uno a uno. En la mayora de las situaciones, las relaciones internas y externas son mucho ms complicadas y el proceso de cotejamiento requiere mayor reflexin. La matriz D.O.F.A. es una importante herramienta de formulacin de estrategias que conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: FO, DO, FA y DA. Las letras F, O, D y A representan fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Las estrategias FO se basan en el uso de las fortalezas internas de una firma con el objeto de aprovechar las oportunidades externas. Sera ideal para una empresa poder usar sus fortalezas y as mismo explotar sus oportunidades externas. Ella podra partir de sus fortalezas y mediante el uso de sus recursos aprovecharse del mercado para sus productos y servicios. Por ejemplo, Mercedes Benz, a travs de sus conocimientos tcnicos y su imagen de calidad (fortalezas internas) podra usar para su beneficio la creciente demanda de carros de lujo (oportunidad externa) ampliando su produccin. La DOFA es un ejercicio que se recomienda lleven a cabo todas las organizaciones ya que nos ayuda a saber en qu estado se encuentra y que factores externos la afectan.

FORTALEZAS: Las fortalezas de una empresa se encuadran en el mbito interno de la empresa, esto es, se trata de factores o caractersticas internas de la propia empresa que suponen aspectos positivos que sta ha de aprovechar al mximo si quiere mantenerse en el mercado. Asimismo, dichas fortalezas permitirn a la empresa aprovecharse mejor de las posibles oportunidades que se pudieran presentar, e igualmente posibilitan el que la empresa pueda superar con mayores posibilidades de xito las amenazas que pudieran surgir. Ejemplos de Fortalezas: Experiencia de los recursos humanos Procesos tcnicos y administrativos para alcanzar los objetivos de la organizacin Grandes recursos financieros Caractersticas especiales del producto que se ofertaCualidades del servicio que se considera de alto nivel OPORTUNIDADES: Las oportunidades no son otra cosa que una serie de ventajas que nos aporta el exterior que son susceptibles de ser aprovechadas por la empresa. Mercado mal atendido Necesidad del producto Fuerte poder adquisitivo Regulacin a favor del proveedor nacional

DEBILIDADES Es el caso contrario de las fortalezas, porque la principal caracterstica de las debilidades es el afectar en forma negativa y directa el desempeo de una empresa, derivndose en malos productos o servicios. Una debilidad puede ser disminuida mediante acciones correctivas, mientras que una amenaza, para ser reducida, solo se pueden realizar acciones preventivas. As, las debilidades se podran atacar con acciones de corto plazo a efecto de eliminarlas y transformarlas en fortalezas. Capital de trabajo mal utilizado Deficientes habilidades gerenciales Segmento del mercado contrado Problemas con la calidad Falta de capacitacin AMENAZAS Una amenaza consiste en un peligro planteado por una tendencia del entorno que conducira, si no se acometen acciones adecuadas de marketing, a la prdida de posicin de la empresa en el mercado, o a la desaparicin de la misma. Competencia muy agresiva Cambios en la legislacin Tendencias desfavorables en el mercado Acuerdos internacionales RESUMEN COMPONENTES DOFA

VENTAJAS DEL ANLISIS FODA Entre algunas ventajas de este tipo de anlisis se encuentra las siguientes Facilitan el anlisis del quehacer empresarial que por atribucin debe cumplir la empresa, producto o servicio Facilitan la realizacin de un diagnstico para la construccin de estrategias que permitan reorientar el rumbo empresarial, al identificar la posicin actual y la capacidad de respuesta de ante la realidad interna y externa. De esta forma, el proceso de planeacin estratgica se considera funcional cuando las debilidades se ven disminuidas, las fortalezas son incrementadas, el impacto de las amenazas es considerado y atendido puntualmente, y el aprovechamiento de las oportunidades es capitalizado en el alcance de los objetivos, la Misin y Visin de una empresa, persona, pas.

PASOS PARA CONSTRUIR UNA MATRIZ DOFA

1. Anlisis Interno. Para el diagnstico interno es necesario conocer las fuerzas al interior que intervienen para facilitar el logro de los objetivos (fortalezas), y sus limitaciones que impiden el alcance de las metas de una manera eficiente y efectiva (debilidades). Como ejemplos podemos mencionar: Recursos humanos con los que se cuenta, recursos materiales, recursos financieros, recursos tecnolgicos, etc.

2. Anlisis Externo Para realizar el diagnstico es necesario analizar las condiciones o circunstancias ventajosas de su entorno que la pueden beneficiar; identificadas como las oportunidades; as como las tendencias del contexto que en cualquier momento pueden ser perjudiciales y que constituyen las amenazas, con estos dos elementos se

podr integrar el diagnstico externo. Algunos ejemplos son: el Sistema poltico, la legislacin, la situacin econmica, la educacin, el acceso a los servicios de salud, las instituciones no gubernamentales, etc.

3. Se vaca la informacin que se ha obtenido en los pasos 1 y 2 en el formato de tabla que se presenta a continuacin:

Si lo prefieren usen este modelo ANALISIS INTERNO EXTERNO POSITIVO FORTALEZAS OPORTUNIDADES NEGATIVO DEBILIDADES AMENAZAS

4. Cruzar cada uno de los factores (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) de manera que puedan utilizar esta informacin para ayudarle a desarrollar una estrategia que maximice las fuerzas y oportunidades; para as, reducir las debilidades y amenazas que no permiten obtener los objetivos planteados.

Luego de hacer la valoracin ponderada de los aspectos claves, se contina con las correspondientes estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y las oportunidades, a neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y planear detalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la materializacin de las amenazas. Las estrategias deben ser acciones lo suficientemente preparadas para que estas sean objetivas, controlables, cuantificables, o susceptibles de hacerle seguimiento con base indicadores de gestin. Deben ser acciones precisas a ejecutar, no se debe caer en actividades genricas o intangibles que puedan resultar incontrolables o imposible de cerciorar a cabalidad su gestin. De esta forma se debe construir una matriz de acciones y estrategias que se relacionan con cada una de las celdas de la matriz DOFA, las mismas se deben agrupar as: Estrategias y Acciones DO: En este grupo de acciones se deben reunir los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como oportunidades de mejoramiento del grupo de trabajo o que representan ajustes positivos para el proyecto. Estrategias y Acciones DA: En este grupo de acciones se deben reunir los planes conducentes a cada una de las debilidades que se consideraron como amenazas para el

proyecto. Estas acciones deben ser muy precisas y lo suficientemente analizadas, ya que representan debilidades del grupo de trabajo que ponen en riesgo directo el xito del proyecto. El nivel de prioridad de estas acciones se deben considerar como muy alto. Estrategias y Acciones FO: En este grupo de acciones se deben reunir los planes conducentes a cada una de las fortalezas internas o externas que fueron consideradas como oportunidades que tienen el grupo de trabajo para potencializar y asegurar el xito del proyecto. Es as, que se deben presentar acciones que permitan aprovechar al mximo estas fortalezas que estn de nuestro lado en la ejecucin del proyecto. Estrategias y Acciones FA: En este grupo de acciones se deben reunir los planes conducentes a cada una de las fortalezas generalmente externas, que de una u otra manera ponen en riesgo permanente el xito del proyecto durante toda su implementacin. Estas acciones tambin son de prioridad muy alta, por lo tanto deben existir planes detallados y muy estudiados que contengan o minimicen los efectos negativos que amenazan al proyecto. OTRA PERSPECTIVA DE ESTAS ESTRATEGIAS (1) La Estrategia DA (Mini-Mini) En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades vs- Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una institucin que estuviera enfrentada slo con amenazas externas y con debilidades internas, pudiera encontrarse en una situacin totalmente precaria. De hecho, tal institucin tendra que luchar por su supervivencia o llegar hasta su liquidacin. Pero existen otras alternativas. (2) La Estrategia DO (Mini-Maxi). La segunda estrategia, DO (Debilidades vsOportunidades), intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una empresa podra identificar oportunidades en el medio ambiente externo pero tener debilidades organizacionales que le eviten aprovechar las ventajas del mercado. El resultado final de este ejercicio ser la presentacin de una serie de propuestas estratgicas que contribuyan a la integracin y fortalecimiento de la empresa, producto o servicio (3) La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA (Fortalezas vs- Amenazas), se basa en las fortalezas que pueden copar con las amenazas del medio ambiente externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo, no significa necesariamente que una empresa fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una institucin deben ser usadas con mucho cuidado y discrecin. (4) La Estrategia FO (Maxi-Maxi). A cualquier empresa le agradara estar siempre en la situacin donde pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas vs-Oportunidades) Tales instituciones podran echar mano de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad

del mercado para sus productos y servicios. Las empresas exitosas, an si ellas han tenido que usar de manera temporal alguna de estrategias, siempre har lo posible por llegar a la situacin donde pueda trabajar a partir de las fortalezas para aprovechar las oportunidades. Si tienen debilidades, esas instituciones lucharn para sobreponerlas y convertirlas en fortalezas. Si encaran amenazas y estas se usarn para poder enfocarse en las oportunidades. Resumen de estrategias

INDICADORES Y OTROS CONTROLES La presentacin de la matriz de estrategias debe incluir el anlisis de las acciones a realizar con sus cronogramas de trabajo y sus correspondientes dependencias o posibles funcionarios lderes de cada etapa. Tambin se deben incluir los costos, el posible presupuesto requerido durante la ejecucin de cada una de las actividades, en la que se determine el flujo de caja estimado. EL COMPENDIO FINAL DEL ANALISIS DOFA INCLUYE:

1. La matriz de DOFA de diagnstico con el detalle descriptivo de todas las amenazas, fortalezas y debilidades del proyecto y su entorno. 2. La matriz de acciones para potencializar fortalezas y controlar o minimizar los riesgos de falla. 3. El anlisis de vulnerabilidad con sus correspondientes probabilidades de ocurrencia. 4. El anlisis de riesgo del proyecto. 5. La estructura orgnica de responsabilidades para la ejecucin de las actividades a ejecutar con la clasificacin de prioridad entre ellas.

6. Presupuesto requerido y el flujo de caja necesario para cada una de las actividades propuestas. 7. Indicadores de Gestin requeridos para realizar el seguimiento a las diferentes actividades a realizar y su periodicidad.

CONCLUSIN La gran importancia que la planeacin estratgica y la aplicacin de matrices de mercado (DOFA), es que las estrategias comunicacionales que surgen, bien implementadas, significa ponerse en marcha para mejorar una imagen, mejorar la comunicacin, y mejorar en pos del cliente, el entorno y la competencia, sosteniendo una ventaja competitiva que genera rentabilidad y posicionamiento en el mercado.

BIBLIOGRAFIA

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Chiavenato, I. (2001). Administracin. Proceso Administrativo. Colombia: McGraw Hill.

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