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MANUAL SOBRE

LA ORGANIZACIN DE EVENTOS

Adaptado de:

INTRODUCCIN La organizacin de un evento requiere una amplia planificacin y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebracin del evento. En la mayora de las ocasiones, la organizacin parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificacin anticipada es la clave para que un evento de un Captulo sea todo un xito. ESTABLECIMIENTO DE LA TEMTICA DEL EVENTO Cada evento se desarrolla en torno a una temtica y un objetivo en el que se basarn la organizacin, el pblico objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En trminos generales, un evento, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad tcnica en concreto, atraer a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, as como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento. Adems, la temtica del evento o del seminario tambin determinar el tipo de los canales de marketing que se utilizarn con fines publicitarios. Esto tambin se aplica al equipo de organizacin que necesitar la temtica del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarn el evento. SELECCIN DE UN LUGAR DE CELEBRACIN La seleccin de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el nmero de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposicin. La ubicacin y el estndar de calidad del lugar de celebracin son tambin aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebracin y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisin. Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promocin in situ de su evento. Se debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

Capacidad de mostrar carteles/sealizacin/seales de direccin Cualquier tipo de restriccin para mostrar informacin sobre el evento. Disponibilidad de conserjes/puntos de informacin. Visite las instalaciones. El director del lugar de celebracin debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

Capacidad y tamaos adecuados de la sala donde se celebrar el evento. Flexibilidad para modificar la distribucin/mesas de la sala. No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminacin interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones). Posibilidad de controlar la luz natural. Distraccin sonora limitada en vestbulos/detrs de las paredes.

Acceso cercano a los aseos. Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o ms elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:

Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalmbrico). Micrfonos: sistema de solapa y pie de micro (n. necesarios). Proyectores LCD y mandos a distancia porttiles. Tamaos adecuados de pantallas y opciones de configuracin. Monitores de pantalla plana, pantallas de televisin para opciones de vdeo. Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios. Tomas de corriente (n. y ubicaciones en la sala). Justifique su presupuesto. Realice una compilacin de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuacin: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gastos de las instalaciones donde se celebrar el evento. Gastos de los servicios de restauracin. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales. Gastos de servicios de oficina. Pliza de garanta. Servicios gratuitos. Opciones de pago.

Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En funcin de la envergadura del evento, lugares de celebracin pueden ser las oficinas de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un saln para eventos de un restaurante. Si est pensando servir comida durante el evento, los gastos podran aumentar considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que sera conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauracin en el evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio ms elevado en lo que respecta a servicios de restauracin, as que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar comida a las instalaciones. CREACIN DE UNA MAGNFICA AGENDA Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse en una nica temtica y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario de medio da tiene en cuenta las necesidades de los asistentes:

8:00 a.m. Llegada y desayuno 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida 9:00 a.m. Ponente de apertura 10:00 a.m. Descanso 10:15 a.m. Debates de paneles 11:30 a.m. ltimos comentarios Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnfica agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cundo desean asistir a

dichos programas y cundo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando establezca las fechas y las horas de su evento: 1. Los asistentes prefieren programas de maana para los seminarios. 2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente despus del trabajo. 3. Los martes y los jueves son los das predilectos para celebrar eventos. 4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes. 5. Evite programar eventos en vacaciones y en vsperas de vacaciones. 6. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento. Otras cuestiones importantes: frjese una reputacin por comenzar y finalizar con puntualidad. REALICE UNA LISTA DE INVITADOS ADECUADOS Las reuniones exitosas cuentan con una temtica especfica y un pblico objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadores realizarn una lista principal de posibles invitados e informarn del evento a los medios de comunicacin. Esto funcionar si trata de completar el nmero de asistentes maquillando las estadsticas. Uno de los aspectos principales para lograr un xito de asistencia a su evento es invitar a los posibles asistentes con antelacin, y recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia. Es importante suscitar inters en torno al evento. Las invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en da suele ser aceptable confiar en la tecnologa para enviar las invitaciones. Pruebe este enfoque: 1. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones. 2. Enve con antelacin un mensaje de reserve la fecha en el proceso de planificacin (en papel o en formato electrnico). 3. Enve una invitacin detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la agenda (en papel o en formato electrnico). 4. Vuelva a enviar la invitacin detallada con una nota personalizada (en formato electrnico). 5. Llame a los invitados e invteles formal y personalmente al evento. MARKETING Y PUBLICIDAD DEL EVENTO El marketing del evento es la tarea ms importante y, con frecuencia, la ms desafiante en la organizacin de eventos, y suele considerarse como el factor ms importante del xito de un evento. Esto se debe a que el nmero de participantes en un seminario depende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad. Que el evento logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de dicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adeucado del seminario y la estrategia correcta de marketing para conseguir el nmero deseado de asistentes al evento. La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestos holgados optan por opciones de marketing de pago, como los peridicos. Tambin pueden enviarse comunicados de prensa a los principales peridicos, para dar a conocer

el prximo evento. Adems, tambin pueden adquirirse grandes pancartas y carteles publicitarios para anunciar el evento en zonas muy transitadas. Puede encontrar una opcin de impresin econmica en www.vistaprint.com.au. Trabajan con 120 pases. Si utiliza publicidad impresa, el peridico o revista concretos que utilice deben tener el pblico objetivo de su evento como principal base de lectores. Adems, todos los soportes impresos deben estar redactados de forma atractiva, y resaltar las grandes ventajas de participar en el evento. De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing de guerrilla tambin puede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podra realizar un envo masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envo masivo de mensajes de correo electrnico se ha convertido en uno de los mtodos ms rentables para llegar a grandes audiencias. Esto es realmente til si el organizador del evento ya cuenta con una base de datos. La Internet Society ha desarrollado una serie de merchandising que pueden ser distribuidos en los eventos de los captulos. Leer ms COLABORACIN CON PATROCINADORES Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuir a aumentar la credibilidad de dicho evento, adems de reducir costes. Los patrocinadores tambin pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento, adems, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos mismos. Algunos patrocinadores solicitan adems que se comunique a los participantes un breve mensaje de su empresa durante el evento. Ms informacin (PDF) ORGANIZACIN DEL PERSONAL Y TRABAJO CON LOS PONENTES Un seminario no tendra nunca xito sin las personas que lo organizan, o sin los ponentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento a ponentes de prestigio y buena reputacin, que ofrezcan a los participantes informacin importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, adems de informarlos con antelacin sobre los procesos logsticos, el calendario y el pblico que se espera. Atienda sus necesidades especiales, si existen, como puede ser la solicitud de un retroproyector o de micrfonos adicionales para utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas. Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas relacionadas con la acomodacin, el registro, la atencin al cliente y las finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el fin de eliminar la posibilidad de que se produzca alguna confusin o algn error. Para garantizar una ejecucin impecable, todos deben estar familiarizados con sus funciones concretas. Esto puede garantizarse preparando una programacin detallada de los eventos, junto con la descripcin de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo ideal es que un jefe de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el mundo desempee sus obligaciones de forma eficiente. Adems, se delega en el jefe de proyecto la autoridad

necesaria para tratar con todas las partes, entre las que se incluyen los propietarios del local, los patrocinadores y los expositores que participen en el evento. DA D: PREPARACIN, REGISTRO, ACOMODACIN, COMENTARIOS Todos los preparativos y la planificacin del seminario, que constituyen el 80% del total del trabajo necesario, producen en ltimo trmino el evento en s, que puede durar solo unas horas o unos das. El da anterior al evento, visite el local para asegurarse de que todo est conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los micrfonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un da antes de su celebracin. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local, incluyendo la colocacin de adornos y carteles, el da antes del evento. El da del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora antes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para garantizar que todas las personas que accedan al evento estn autorizadas a hacerlo. Las etiquetas de identificacin, los obsequios de bienvenida y los folletos o programas del evento se entregarn en este punto, y los acomodadores mostrarn a los participantes sus asientos. El personal tambin ser responsable de ofrecer asesoramiento o ayuda a los participantes durante el evento. Por ltimo, deben distribuirse entre los participantes los formularios de comentarios y, a continuacin, recogerse, para determinar su nivel de satisfaccin en todos los aspectos del evento. Esto se hace para recibir sugerencias, ideas y consejos, con el fin de mejorar en el futuro. EJEMPLO: UN SEMINARIO El seminario es quiz el evento que ms se suelen organizar. Y la mayor parte de los seminarios tienen medio da o un da de duracin. Para los interesados en crear una lista de control con el fin de planificar un seminario, a continuacin se ofrece una estructura de alto nivel para planificar y llevar a cabo un seminario. Y quienes estn planificando una conferencia de varias sesiones o varios das, pueden adoptar un enfoque similar. Simplemente, la lista de control para la planificacin del seminario ser ms larga. 1. Confirmar el propsito del evento Antes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegrese de conocer los objetivos bsicos del evento: 1. 2. 3. 4. 5. Quin es el pblico? Cul es el tema del seminario? Dnde debe celebrarse? Por qu asistir la gente? Cul es la agenda del seminario?

El Convention Industry Council (Consejo de la industria de los congresos) ha establecido una serie de herramientas que deben considerarse una excelente fuente de prcticas

recomendadas, que ayudar al planificador de la reunin o del evento a no pasar por alto ningn detalle de la planificacin del evento. Con herramientas de descarga gratuita, ayudar a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detalles importantes. Entre estos detalles se incluyen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Perfil del evento (fecha, horario, ubicacin, contactos, etc.) Informacin de contacto del organizador/coordinador del evento Informacin de contacto de los proveedores Perfil de los asistentes Espacio necesario Comida y bebida Requisitos de equipos audiovisuales Organizacin de la recepcin/sala

2. Creacin de un perfil de evento Una vez que el planificador conozca los aspectos bsicos del evento en cuestin, es el momento de buscar posibles lugares de celebracin para la reunin. Es muy importante trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipo de lugar de celebracin y el lugar ms cmodo para celebrar el seminario tanto para el organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable):

Hotel local Centro de Museo/galera de arte

conferencias

local

Restaurante

privado

Club

privado

3. Descripcin de las necesidades del seminario y solicitud de propuestas sobre el lugar de celebracin. La mayora de los encargados de los lugares de celebracin estarn encantados de ofrecerle un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de los servicios de restauracin necesitar la siguiente informacin:

Posible(s) fecha(s) del evento Nmero de asistentes Estilo de la organizacin de la sala (aula, forma de u, etc.) Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje) Requisitos de comida y bebida Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrfonos, etc.) Organizacin de la sala 4. Confirmacin y/o desarrollo de la agenda Es muy importante que la persona encargada de la planificacin del evento trabaje estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiar con frecuencia desde el momento de la conversacin inicial hasta el mismo da del evento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con los encargados del lugar de celebracin para garantizar que todo transcurre sin problemas. 5. Confirmacin del acuerdo con el responsable del lugar de celebracin Una vez el planificador sepa el nmero de asistentes y los requisitos logsticos del seminario, deber conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La mayora de los acuerdos deberan ofrecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar los

requisitos de comida y bebida hasta un determinado nmero de das antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarn hasta qu punto podra reducir un grupo las cantidades, de modo que debe hacer un clculo correcto. 6. Creacin de materiales y comunicaciones de evento Se trata de un elemento en el que algunos planificadores estn involucrados y otros no. Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones sern los responsables de lo siguiente:

Crear invitaciones a eventos Imprimir la agenda y otros materiales Garantizar regalos/sorteos para los asistentes Crear identificaciones Enviar letreros y carteles para eventos 7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles relacionados con la logstica Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones debe seguir. Se incluye la confirmacin de lo siguiente:

Oradores del evento Requisitos de equipos audiovisuales del evento Nmero de asistentes al evento Funciones y responsabilidades del coordinador Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe comprobarse varias veces) 8. Organizacin del evento Asegrese de incluir en la programacin el tiempo necesario para la organizacin del evento. Se recomienda llegar aproximadamente 1.5 horas antes del evento. Sugerencia: si el seminario est programado por la maana, pregunte al contacto de ventas del lugar de celebracin si su grupo podra organizar el evento la noche antes (pero no deje nada de valor en un lugar pblico). Todos los materiales, folletos, carteles, letreros, regalos, mesas de inscripcin, identificaciones, etc. deben estar listos para el evento. Advertencia: a veces los oradores cambian las diapositivas la noche antes y proporcionan nuevas presentaciones que deben aadirse al programa Power Point 10 minutos antes del evento. 9. Realizacin del evento Una vez preparado, ser el momento de celebrar el seminario. Tenga en cuenta lo siguiente:

Algunos asistentes siempre llegan pronto. Algunos asistentes siempre llegan tarde. Suele surgir algn tipo de problema tcnico.

OTROS ASPECTOS DE INTERS: PATROCINIO Cmo recaudar fondos para realizar eventos a travs del patrocinio Celebrar un taller, un seminario, una conferencia o un evento especial puede ser una tarea costosa. Gastos en aspectos, tales como salones para eventos, servicios de restauracin, viajes de los ponentes, conectividad, equipos y opciones de impresin pueden superar fcilmente los ingresos obtenidos por las cuotas de registro de los asistentes. Por ello, muchos organizadores buscan un apoyo financiero adicional para sus eventos a travs del patrocinio. Esto se puede conseguir sin sacrificar la integridad de su evento o de su Captulo. Comprender por qu las empresas patrocinan eventos Para conseguir un buen patrocinio, debe comprender en primer lugar el inters de una empresa en su evento. Los eventos ofrecen a las empresas oportunidades nicas para sacar provecho de sus intereses ante un pblico clave. Dado que estos eventos renen a un gran nmero de personas de un sector, profesin o comunidad especficos, permiten que las empresas patrocinadoras comuniquen mensajes importantes o entablen negocios con numerosos clientes o posibles clientes, en un momento y una ubicacin determinados. Determine qu puede ofrecer a los patrocinadores y elabore una lista de posibilidades Para atraer a posibles patrocinadores, deber determinar los elementos que su evento ofrece, asignar valores a cada uno y enumerarlos de forma clara y concisa. Un evento bien planificado le ofrecer una serie de elementos que pueden compilarse y venderse a empresas interesadas como posibles patrocinadores. Plantese su evento como si fuera una tienda y realice un inventario de todos los elementos que pueden ser valiosos para los patrocinadores. Este inventario puede incluir artculos de obsequio tangibles y una variedad de otras oportunidades de reconocimiento, antes y durante el transcurso del evento. Dedique tiempo a realizar una lista exhaustiva. Esto permitir obtener mejores resultados cuando pase a la fase de bsqueda de patrocinadores. Entre los posibles elementos que podran patrocinarse asociados con su evento se pueden incluir: Servicios de restauracin: o Desayunos continentales o Descansos con refrigerio o Almuerzos o Recepciones y cenas Planifique el reconocimiento de cada patrocinador de servicios de restauracin desde el estrado antes de la comida, o haga pblico el nombre de la empresa de la que se ha recibido financiacin, e incluya su nombre o logotipo junto con el evento, en sus programas impresos o en lnea. Tambin puede colocar un cartel que muestre el logotipo del patrocinador en la entrada de la zona de restauracin o descanso. Si el evento es una comida servida en mesas, contemple la opcin de invitar al patrocinador a un asiento reservado en la mesa de la presidencia del evento.

Elementos del programa o Ponentes de apertura o Sesiones individuales o Actividades de entretenimiento Reconozca a las empresas que patrocinan a un ponente, una sesin o una actividad de entretenimiento de la misma forma que patrocinara un evento con servicio de restauracin, incluyendo el estrado y las menciones del programa y la sealizacin. Asimismo, contemple la opcin de invitar a un representante de la empresa patrocinadora a la presentacin del ponente o de la sesin desde el estrado. Obsequios Identificaciones o Bolsas del evento o Portafolios o Bloc de notas o Bolgrafos o Unidades o Flash o Concentradores de puertos o Calculadoras o Alfombrillas para ratn Si cuenta con un gran nmero de asistentes, debe adquirir artculos de obsequio como los anteriores en una tienda de saldos. Dichos artculos deben estar personalizados con el logotipo de la empresa patrocinadora. Los artculos de mayor tamao podran incluir dos logotipos; el de la empresa patrocinadora y el creado especialmente para su evento. Los artculos de obsequio son una opcin muy conocida entre los patrocinadores, ya que suelen contar con valor promocional que perdura despus de la celebracin del evento. Asgneles un precio en consecuencia y lo suficientemente alto para pagar no solo el artculo de obsequio, sino tambin para afrontar otros gastos del evento. Otros elementos o Conectividad de Internet o Mesas de exposicin o Pases o registros gratuitos Si la conectividad de Internet es una opcin necesaria para su evento, desear contar con un patrocinador que financie el coste u ofrezca acceso, como una contribucin "en especie". Las mesas o los stands de exposicin suelen ser muy populares entre los patrocinadores, ya que permiten a las empresas conocer personalmente a los asistentes, compartir informacin y desarrollar iniciativas empresariales. Los patrocinadores agradecern contar con uno o ms pases o registros gratuitos para asistir a su evento. Reconocimiento de medios o Informacin promocional impresa (folletos, carteles, panfletos) o pgina web del evento o Boletines electrnicos o Pginas de inicio o Programa in situ

o Seales, carteles, telones de fondo Los medios en lnea e impresos asociados con su evento ofrecen importantes oportunidades para el reconocimiento de patrocinadores, mediante la visualizacin de logotipos de los patrocinadores, antes y durante el evento. Estas oportunidades pueden ofrecerse a patrocinadores como parte de su reconocimiento por patrocinar otros elementos, o pueden compilarse o venderse por separado. (Por ejemplo, si cuenta con un patrocinador de conectividad de Internet, puede contemplar la opcin de ofrecer al patrocinador la pantalla de inicio de Internet.) Las oportunidades de reconocimiento antes del evento, como por ejemplo folletos, sitios web y boletines para promocionar el evento, tambin pueden utilizarse como incentivos para que las empresas se comprometan a ofrecer su patrocinio de forma anticipada, por ejemplo, mediante una fecha lmite de impresin. Cada evento ofrece distintas oportunidades para el patrocinio. Tenga en cuenta su propio evento y pblico, y realice su propia lista exclusiva. Se recomienda que enumere sus artculos de patrocinio en folletos de patrocinio de 1 o 2 pginas, que incluyan una descripcin y el precio de cada artculo, as como informacin bsica sobre el evento, la asistencia prevista y un punto de contacto del patrocinador. Puede ofrecer artculos de forma individual o agruparlos en paquetes de patrocinadores a distintos precios (por ejemplo, Oro, Plata y Bronce). Realice su lista de posibles patrocinadores Una vez que haya determinado los elementos que podran patrocinarse del evento, asgneles un precio en consecuencia y descrbalos junto a su evento en un folleto; deber realizar una lista de posibles patrocinadores. Sus mejores posibles patrocinadores sern aquellas empresas y organizaciones que desean comunicar o entablar actividades comerciales con sus asistentes. Redacte una lista exhaustiva de posibles patrocinadores tras tener en cuenta los siguientes aspectos: Qu tipos de productos y servicios adquieren o utilizan los asistentes de su evento? (Cntrese en los intereses nicos de compra de su pblico.) Qu empresas en su comunidad ofrecen productos o servicios relacionados con su pblico? Qu empresas en su comunidad dan empleo a personas con las habilidades y los conocimientos profesionales de su pblico? (Las empresas pueden estar interesadas en patrocinar su evento para apoyar sus programas de contratacin.) Qu empresas en su comunidad patrocinan eventos similares con pblicos parecidos? Qu empresas les han apoyado anteriormente? Las respuestas a estas preguntas le ayudarn a realizar una lista de empresas y organizaciones con las que tratar el tema del patrocinio. Gracias a la red de contactos, identifique una persona en cada empresa con la que tratar el tema del patrocinio del evento. Si ningn miembro de su organizacin tiene contactos en una empresa en concreto, plantese la opcin de dirigirse a los directores de los siguientes departamentos: marketing, relaciones pblicas, gestin de marca, gestin de productos, recursos humanos, publicidad, relaciones con la comunidad y aportaciones de empresa.

En las empresas de mayor tamao, es posible que haya distintos departamentos interesados en su evento. Si el director del primer departamento rechaza su oferta, pngase en contacto con otro director. Atraer a patrocinadores El correo electrnico y los sitios web son inventos maravillosos, que utilizados de forma independiente no le harn conseguir patrocinadores para su evento. Conseguir patrocinio para los eventos es ms fructfero cuando se realiza mediante llamadas telefnicas personales y conversaciones cara a cara. En su conversacin, recuerde que el mayor inters de la empresa en su evento es probablemente llegar a su pblico. Aunque su propuesta pueda ofrecer un men de eventos con servicios de restauracin y obsequios, debe destacar que el patrocinio ofrecer a la empresa la oportunidad de llegar a su pblico exclusivo. Incluso puede ofrecer informacin demogrfica de apoyo sobre el pblico al que su evento espera atraer: sus puestos de trabajo, los sectores que representan, su poder adquisitivo. Tras su conversacin enve la propuesta de patrocinio y cualquier dato adicional que podra influir en el posible patrocinador. Una vez que haya convencido al patrocinador y acordado el nivel o elemento patrocinado, se recomienda que enve un correo electrnico de confirmacin, una factura y un breve acuerdo por escrito. Seguimiento y reconocimiento final Una vez que haya confirmado los patrocinadores de su evento y haya recibido el pago, es importante ofrecer las ventajas que ha prometido. Puede incluir ponerse en contacto con los patrocinadores para obtener logotipos de las empresas en diversos formatos de archivo, suministrarles formularios de registro gratuito, aconsejarlos sobre lugares de exposicin y programas, o coordinar su participacin en el estrado. Le recomendamos que mantenga a los patrocinadores informados sobre el evento y haga todo lo que est en sus manos para asegurase de que el evento les ser una experiencia gratificante. Y de esta forma, crear un fuerte vnculo entre su organizacin y el patrocinador. Esto aumentar la posibilidad de que la empresa vuelva a actuar como patrocinadora en futuros eventos. Un ltimo paso debe incluir el envo de cartas formales de agradecimiento a cada patrocinador.

FUENTE: http://isoc.org/wp/chapter-events/primer-es/