LAS DEFICIENCIAS ENCONTRADAS EN LOS CONTROLES DE LA EVALUACIN DE CRDITOS, ESTARAN GENERANDO POTENCIALES INCOBRABLES

Como consecuencia de la aplicacin de nuestros procedimientos de Auditora, tuvimos la oportunidad de identificar algunas deficiencias de Control Interno en el rea de Control Interno, tales como una inadecuada segregacin de funciones que se traduce en una concentracin, en un empleado encargado de recopilar la informacin del cliente potencial, la verificacin de los datos en el Sistema Financiero, la entrevista personal con el cliente potencial, y finalmente la aprobacin del nivel de crdito que se le va a otorgar. Lo cual consideramos que genera un riesgo importantsimo para la empresa. Consideramos que ms all de los riesgos que esto origina, esta situacin est lejos de una buena prctica de Control Interno y transgrede todo tipo de normas administrativas, as como incumple los principios y/o prcticas establecidas en el manual de funciones y procedimientos de la empresa y aun cuando podra ser consecuencia de una redencin del personal bajo el principio de austeridad, genera riesgos altos en nuestra organizacin. Luego de las investigaciones efectuadas, pudimos establecer que una de las causas es que constantemente las otras personas que deberan cumplir funciones en el rea de crditos y cobranzas son derivados a otras reas para apoyo administrativo, derivacin que cuenta con la aprobacin del gerente de rea.

La direccin de la empresa debe tener en cuenta que la instituciones financieras y otros agentes econmicos realizan evaluaciones sobre los estados financieros de la empresa, ya sea para el otorgamiento de crditos, renovacin de lneas, otorgamiento de leasing, entre otros, manejar ratios y/o razones financieras, siendo una de las ms importantes la relacin corriente que tiene su base principal en la cobrabilidad de las cuentas por cobrar. Motivo por el cual llamamos a vuestra atencin que el impacto de esta deficiencia de control interno pudiera tener en los estados financieros, es que pudiera requerirse de una mayor provisin para incobrables, producto de deficientes otorgamientos de crdito, afectando vuestra capacidad de apalancamiento de mercado, y por supuesto afectando nuestros flujos positivos de efectivo. Recomendamos que se evale la posibilidad de asignar

permanentemente a los funcionarios encargados de las etapas de revisin, evaluacin y aprobacin. De tal forma que se minimice el riesgo de mayores potenciales incobrables futuros.

SUCEPTIBILIDAD EN LA RECEPCIN, REGISTRO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN EL REA DE ALMACN

Como efecto de la aplicacin de nuestros procedimientos de Auditora, tuvimos la oportunidad de identificar considerables deficiencias de Control Interno en el rea de Almacn, tales como una inapropiada segregacin de funciones que se concentran en un empleado encargado de registrar, verificar, controlar y recopilar la informacin de los inventarios habidos y por haber , la verificacin de los datos, caractersticas, valoracin de los inventarios en el Kardex, la recepcin de las mercaderas ingresadas y la verificacin propia de lo ingresado y salido ante los proveedores y clientes, y finalmente la aprobacin de las Guas de Remisin que se van a recibir e inclusive otorgar cuan do ocurra un evento de salida del inventario. Lo cual consideramos que genera un riesgo importantsimo para la empresa. Consideramos que ms all de los eventuales riesgos que esto origina, esta situacin trae consigo una mala prctica de Control Interno y transgrede todo tipo de normas administrativas, as como incumple los principios y/o prcticas establecidas en el manual de funciones y procedimientos de la empresa y aun cuando podra ser consecuencia de una redencin del personal bajo el principio de austeridad, genera riesgos considerables en nuestra organizacin. Realizadas las investigaciones a considerar, pudimos establecer que una de las causas es que constantemente el personal de almacn no cumple sus funciones eficientemente en todas las situaciones que se le presentan y estas son derivadas a cualquier personal que se encuentre cerca al rea de almacn, cabe

mencionar a los operarios, vigilante e inclusive hasta los propios proveedores - transportistas. La direccin de la empresa debe tener en cuenta que las empresas con visin de xito, elaboran y mantienen estndares de control Interno y los aplican a todas las reas de la organizacin, principalmente estos son aplicados a las reas ms sensibles, tales como el rea de almacn ya que en ello se concentra gran parte del movimiento de la empresa y depende mucho del grado de importancia que se le d. Otras compaas elaboran mensualmente inventario fsico de sus existencias, evaluando los sobrantes, faltantes, mermas, desmedros, etc., de esa manera se puede comparar peridicamente con los sistemas que se emplean. Del mismo modo, miden constantemente la rotacin de los inventarios y estos son evaluados por la gerencia para tomar decisiones que generen mayor rentabilidad. Motivo por el cual llamamos a vuestra atencin que el impacto de esta deficiencia de control interno pudiera tener en los estados financieros, es que genere un mayor grado de modificaciones en los saldos de inventarios al cierre del ejercicio, afectando nuestros flujos positivos de efectivo. Recomendamos que se evale la posibilidad de asignar

permanentemente al personal debidamente encargado de las etapas de revisin, evaluacin y aprobacin de los inventarios. De tal forma que se minimice el riesgo de faltantes de inventarios en el rea de almacn.
LINEAMIENTOS EFECTUADOS A LAS COBRANZAS GENERARAN UN IMPACTO EN LA LIQUIDEZ

Como efecto de la aplicacin de nuestros procedimientos de Auditora, tuvimos la oportunidad de identificar algunas deficiencias de Control Interno en el rea de Cobranzas, tales como una inapropiada distribucin de funciones que se manifiestan en los empleados encargados de hacer el seguimiento y recopilar la informacin de las cobranzas efectuadas y/o realizadas, la verificacin de los datos, historial, record y plazos ofrecidos a los clientes a quienes se les efectu la venta de los productos ofrecidos al mercado. Lo cual consideramos que genera un riesgo importantsimo para la empresa. Consideramos que ms all de los eventuales riesgos que esto origina, esta situacin trae consigo una deficiente prctica de Control Interno y transgrede todo tipo de normas administrativas, as como incumple los principios y/o prcticas establecidas en el manual de funciones y procedimientos de la empresa y aun cuando podra ser consecuencia de una redencin del personal bajo el principio de austeridad, genera riesgos considerables en nuestra organizacin. Una vez realizada las investigaciones a considerar, pudimos deliberar que una de las causas es que constantemente el personal encargado de las funciones que competen al rea de cobranzas no realizaba sus funciones y estos eran inclusive derivados a otras reas como por ejemplo el rea de ventas, inclusive en ocasiones a la misma rea de contabilidad. Derivaciones que eran consentidas por el rea de gerencia.

Agregando a lo mencionado, se observ que el personal encargado no asuma las funciones de cotejar diariamente los conceptos de ingresos e inclusive no presionaba a los clientes que ya eran categorizados como morosos. La direccin de la empresa debe tener en cuenta que las instituciones financieras y agentes econmicos revisan diariamente los depsitos a las cuentas bancarias de la empresa a travs de la consulta por internet del banco y los coteja con los Voucher de los cheques depositados a cuenta de la empresa. Otras compaas elaboran diariamente conciliaciones bancarias, puesto que todos los das tienen ingresos por conceptos de pago de clientes a quienes se les ofrece la posibilidad de obtener descuentos por pronto pago e inclusive bajas tasas de inters. Motivo por el cual llamamos a vuestra atencin que el impacto de esta deficiencia de control interno pudiera tener en los estados financieros, es que genere un mayor grado de provisin por incobrables, afectando nuestros saldos futuros de efectivo. Recomendamos que se evale la posibilidad de asignar

permanentemente al personal debidamente encargado de las etapas de revisin, evaluacin y control de las cuentas por cobrar. De tal forma que se minimice el riesgo de incobrables con respecto a la cartera de clientes.