SISTEMA ACTUAL IV

Descripcin del sistema actual El objetivo general de dicho sistema es el de almacenar y controlar las operaciones que se realizan en dicha entidad y de esta manera poder tener un acceso a los datos de una manera ms rpida y sencilla. Sin embargo debido a que el proceso en esta Direccin se ha efectuado de forma irregular una diversidad de fallas, generando as conflictos a la hora de tomar decisiones debido a que en algunos casos se puede extraviar informacin elemental que es utilizada para llevar a cabo los respectivos procesos.

Objetivos de sistema actual Objetivo General Planificar, coordinar y controlar los asensos que se llevan luego de la entrega de los recaudos en la Direccin de Escuela de Bioanlisis, de la Universidad de Carabobo, Ncleo Aragua.

Objetivos Especficos

Controlar la ejecucin de los asensos Planificar las tareas consiguientes luego de la entrega de los recaudos Cumplir y hacer cumplir con las normas existentes para los asensos

Diagrama de Flujo de Datos

A continuacin se presenta el grafico que indica los procesos antes descritos y que corresponden al sistema que funciona actualmente en la direccin de escuela de bioanalisis de la facultad de ciencias de la salud ncleo Aragua.

Anlisis Situacional del Sistema Actual

La matriz situacional es una herramienta de formulacin de estrategias, al igual que su evaluacin, donde las siglas FODA representan las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Segn David F, (2002), las fortalezas son actividades internas de una organizacin que se llevan a cabo especialmente bien. En las distintas funciones de la empresa, debe, evaluarse y controlarse con la finalidad de identificar las fortalezas internas que ayudaran a la organizacin a beneficiarse de ellas mismas. La matriz situacional conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: FO, DA, FA Y DA. Por lo general, las organizaciones se sirven de estrategias DO, FA o DA para llegar a una situacin en la cual se pueda aplicar una mejor mezcla. Las estrategias FO usan las fuerzas internas de la empresa para aprovechar la ventaja de las oportunidades externas. Cuando una organizacin tiene debilidades importantes lucha por superarlas y convertirlas en fuerzas. Cuando una empresa enfrenta amenazas importantes trata de evitarlas para concentrarse en las oportunidades. Las estrategias DO pretenden superar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas. En ocasiones existen oportunidades externas claves, pero una empresa tiene debilidades internas que le impiden explotar dichas oportunidades. Las estrategias FA aprovechar las fuerzas de la empresa para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas. Esto no quiere decir que una organizacin fuerte siempre deba enfrentar amenazas del entorno externo. Las estrategias DA son tcticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno. Una organizacin que enfrenta muchas amenazas externas y

debilidades internas de hecho podra estar en una situacin muy precaria. En realidad, esta empresa quizs tendra que luchar por su supervivencia, fusionarse,

declararse en quiebra u optar por la liquidacin. El diagnstico de la situacin actual, referida reingeniera informtica en los procesos administrativos de la Direccin de la Escuela de Bioanlisis de la Facultad de Ciencias de la Salud de la Universidad de Carabobo, Ncleo Aragua, se evidencia que el sistema actual de procesos para los asensos de los profesores de la Escuela de Bioanalisis de la universidad de Carabobo Ncleo la Morita, presenta u conjunto de debilidades y fortalezas que permiti identificar posibles amenazas y oportunidades a futuro. Este estudio conllevo un mejor anlisis de la situacin actual y la planificacin de mejores alternativas en la propuesta planteada.

A continuacin se presentan los cuadros para facilitar la lectura y el anlisis.

Anlisis Situacional CUADRO 01. Factor Humano HUMANWARE

Fortalezas - No cuentan con un Manual de Normas para el proceso de control interno de los Ascensos a las distintas categoras, establecidas por el Estatuto del Personal Docente y de Investigacin de la Universidad de Carabobo. - Conocimientos bsicos para el manejo del sistema de informacin - Personal capacitado para llevar a cabo la ejecucin de los controles respectivos Debilidades - El docente o promoviente no cuenta con la informacin exacta de los recaudos para el trmite de Ascensos. -Desconocimiento del proceso de verificacin y entrega de los documentos por parte del promoviente. - No existe control en la recepcin de los documentos - Retardo por parte de la Direccin de Asuntos Profesorales al tramitar el Ascenso. - Incumplimiento del Jurado Evaluador del lapso reglamentario para la entrega del Veredicto del Trabajo de Ascenso Amenazas - Extemporaneidad de los lapsos de tiempo para el Ascenso. - La Dependencia receptora de los Ascensos est a cargo de una sola persona que procesa dichos trmites. - Personal no apto para la revisin de requisitos y trmite oportuno de los Ascensos.

Oportunidades - La Universidad posee personal capacitado para realizar los trmites requeridos para los Ascensos. - Personal dispuesto y conocimientos para disear el Manual de Normas de Control Interno de los Ascensos a las distintas categoras, establecidas por el Estatuto del Personal Docente y de Investigacin de la Universidad de Carabobo.

CUADRO 02. Equipo HARDWARE

Fortalezas - Se cuentan con los equipos necesarios para para iniciar el desarrollo del sistema. - Existencias de los dispositivos perifricos necesarios para la ejecucin de los procesos - Suficiente disponibilidad de tiempo de trabajo en lo equipos. Oportunidades Debilidades - El mantenimiento de los equipo es costoso - Sub utilizacin de los equipos

Amenazas

- Mejoras en la tecnologa a nivel de - Dao fsicos de los equipos mercado -Posible obsolescencia del hardware - Innovacin en cuanto a los equipos de debido a la gran evolucin tecnolgica. captura - Utilizar los equipos para el desarrollo de un nuevo sistema que cumplan con las necesidades de los usuarios. - Posibilidad de expandir las capacidades de los equipos.

CUADRO 03. Equipo Programa de Aplicacin y Datos SOFTWARE

Fortalezas - Utilizan mtodos manuales por cada docente y su proceso - Trabajan los procesos de respaldo de informacin y recaudos bajo el paquete office del ambiente de Windows

Debilidades - No existen programas, aplicaciones para el procesamiento efectivo de datos y la generacin rpida y segura de consultas y reportes varios -Errores frecuentes en la transmisin de informacin - Retraso en la toma de decisiones por no tener la informacin necesaria al momento Amenazas - no se asegura el uso adecuado del software debido al continuo crecimiento de la direccin de Bioanalisis de la universidad de Carabobo ncleo Aragua. - perdidas de informacin ocasionada por los virus de computadoras.

Oportunidades - Adquisicin y/o desarrollo de nuevos programas de aplicacin orientados a la estandarizacin y computarizacin de los sistemas de informacin de la Direccin de Bioanalisis - utilizacin del software disponible para el logro del desarrollo de los programas de ampliacin.

Posible Solucin La posible solucin de los problemas nombrados anteriormente, es reestructurar todos los procesos de las divisiones de la direccin de la escuela de bioanalisis para luego ser codificado en un software que le proporciones informacin oportuna a la direccin y as facilite la planificacin, control y evaluacin de los procesos de asensos a los profesores de dicha direccin, cubriendo las expectativas, necesidades y requerimientos de los usuarios de la direccin, para obtener mejores resultados, disminucin del esfuerzo humano y mximo aprovechamiento del tiempo de trabajo y de los recursos con lo que se cuentan.