Anda di halaman 1dari 37

Captulo: "Qu es la Contabilidad?

La Contabilidad es una tcnica que permite capturar todos los hechos econmicos cuantificables que se relacionan con un negocio o empresa, procesa toda esta informacin y emite reportes que sirven para la toma de decisiones. Lo anterior no es trivial, pues muchas de las decisiones que se toman en una empresa, se basan en la informacin contable, decisiones como: 1. Producir o dejar de producir. 2. Cerrar o mantenerse funcionando. 3. Invertir las ganancias o repartirlas a los dueos. 4. Endeudarse o utilizar recursos propios. Estas y muchas decisiones dependen de la informacin contable que sea capaz de generar la empresa y por esto reviste tanta importancia la contabilidad.

Captulo: Funcin y Objetivos de la Contabilidad

La principal funcin de la Contabilidad es registrar hechos econmicos, considerando una serie de formativas que existen para estandarizar este registro, de tal modo que la informacin emanada de la contabilidad sea comprendida por todos los que la utilizan para tomar decisiones. El principal objetivo de la contabilidad es segn el Boletn N 1 del Colegio de Contadores es Proveer informacin cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemtica sobre las operaciones de una empresa, considerando los eventos econmicos que la afectan para permitir a sta y a terceros la toma de decisiones sociales, econmicas y polticas. Debido a lo anterior la informacin contable, debe reunir los requisitos de ser verdadera, exacta, y clara, para que pueda ser bien utilizada por los usuarios; completa para proporcionar todos los elementos necesarios para analizar la situacin descrita; econmica, de modo que su costo no sea superior al beneficio y oportuna, para que, basndose en ella, puedan ser tomadas las medidas necesarias para mejorar la eficiencia de las operaciones que realiza la empresa.

Captulo: Principios Contables 1 . Equidad Esto implica que el contador debe ser independiente en la confeccin de la informacin contable, y si existe oposicin de intereses entre los usuarios, no deber optar por ninguno de los dos, sino que slo debe limitarse a presentar la informacin que emana de los hechos econmicos que ha experimentado la empresa. 2. Entidad contable Este principio seala que debe tenerse la claridad de que la empresa es una unidad absolutamente distinta a los dueos, esto significa que tanto derechos como obligaciones de la empresa, deben ser asumidos por sta. Adems, este principio indica que no se deben mezclar las tenencias de los dueos con las de la empresa.

3. Empresa en marcha Este principio realiza una suposicin acerca de la vida de la empresa, y supone el estado ms probable, es decir la subsistencia en el tiempo. Este supuesto se realiza para valorizar los bienes y obligaciones de la empresa, que como se enunciar en un principio posterior es el Costo Histrico; sin embrago, si la empresa estuviera pronta a cerrar la valorizacin de sus activos y pasivos, sera diferente, al valor de liquidacin. 4. Bienes econmicos Este principio se refiere a que la contabilidad solo mide los bienes en terminos monetarios, es decir los bienes deben tener un valor determinado y deben ser cuantificables, en ningun caso se puede contabilizar bienes narrados. 5. Moneda La contabilidad se mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogneos a un comn denominador. Adems de que los hechos econmicos sean cuantificables, se debe contar con un comn denominador, que sirva para capturar la informacin, sta es la moneda, que para el caso de Chile, es el peso. 7. Devengado Este principio tiene relacin con la diferencia entre los flujos de efectivo y los resultados, e indica que debe reconocerse los resultados econmicos independiente de si stos han sido pagados o percibidos, es decir si existe de por medio un desembolso de efectivo. 8. Realizacin Las operaciones de la empresa se deben registrar cuando exista la certeza de que han sido completadas, cuando se tiene la seguridad que esa operacin se ha concretado.(cuando este completamente realizada). 9. Costo histrico En general, los hechos econmicos deben capturarse a su costo histrico, es decir el costo de adquisicin en la mayora de los casos, se hace esto porque es el valor ms objetivo que se pueda tener. 10. Objetividad Deben registrarse las operaciones en el momento que se tenga sustento de que sta ocurri y cuando exista certeza de su valor. Se puede observar esta situacin cuando dos entes independientes uno del otro observan lo mismo frente a un hecho econmico. 11. Criterio prudencial o Principio Conservador. Existe una frase tpica que resume este principio, "no anticipar ganancias, pero si las prdidas". Esto se traduce en que para el caso de las prdidas, basta que exista algn hecho que indique que podra generarse una prdida para registrarla, sin embargo en el caso de las ganancias, debe tenerse certeza absoluta para poder registrarla. 12. Significacin o importancia relativa Existen situaciones en las cuales debe operar el criterio de quien realiza un registro contable, en el sentido de que hay operaciones que no se ajustan a los Principios y Normas Contables existentes, en ese momento ser quien registre quien decidir como debe hacerlo. Por otro lado, hay situaciones o hechos econmicos insignificantes que no se justifica contabilizar a cada momento.

13. Uniformidad Este principio los indica que los mismos procedimientos contables que utilizamos en un periodo debe ser realizado en el periodo siguiente, en caso contrario los cambios deber registrarse en las notas esplicativas. 14. Contenido de fondo sobre la forma Se debe considerar en primer lugar, el significado del hecho econmico que se desea registrar ms que la interpretacin legal. Tiene relacin con los Balance Financiero y Tributario, el balance finaciero muestra los echos la empresa y el balance tributario debe ser visto desde el punto de vista contable mas que desde el punto de vista legal. 15. Dualidad econmica Este es el concepto ms importante en lo que a registros contables se refiere, pues es la base de donde aparece la teora contable, se establece que todo lo que la empresa tiene, ya sean derechos o bienes; lo debe, y esta deuda puede ser con terceros o con los dueos. Lo anterior se traduce en: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO. 16. Relacin fundamental de los estados financieros Los Estados Financieros son complementarios entre s, actualmente existen tres estados obligatorios, ellos son: Balance General Financiero, el Estado de Resultados y el Estado de Flujo Efectivo. Estos tres Estados Financieros son complementarios porque el Balance General es un estado de lo que tiene y lo que debe la empresa, ahora si la empresa tiene ms de lo que debe eso implica una ganancia y si debe ms de lo que tiene eso implica una prdida, el detalle de las ganancias y las prdidas se informa en el Estado de Resultados, adicionalmente el Estado de Flujo de Efectivo detalla la variacin del efectivo durante un periodo determinado, por cierto el mismo periodo para el que se confeccionaron el Balance y el Estado de Resultados. 17. Objetivos generales de la informacin financiera Es importante considerar que los usuarios de la informacin contable se encuentran familiarizados con el lenguaje contable, que es un lenguaje tcnico, por lo que la informacin conatable debe estar en este lenguaje y a la vez debe ser til al usuario sea este interno o externo a la empresa. 18. Exposicin Adems de los tres Estados Financieros obligatorios, se debe entregar informacin adicional que sirva para la adecuada interpretacin de dichos Estados. Se exige la presentacin de las Notas a los Estados Financieros, donde se detallan los montos de algunas cuentas o se hacen algunas observaciones de carcter cualitativo que podran incidir en las decisiones de los usuarios de la informacin contable Captulo: Teorias de un Sistema Contable

El objetivo bsico de un sistema contable es satisfacer las necesidades de la empresa, en cuanto a informacin contable se refiere.

1. La Teora General de Sistema: Un sistema en general y un sistema contable en particular, tiene tres corrientes, una la corriente de entrada, luego la corriente de procesamiento y la tercera, la corriente de salida. En la corriente de entrada, se capturan los hechos econmicos del medio, que tienen relacin con la empresa y son cuantificables. En la corriente de procesamiento, la informacin es registrada, resumida y clasificada. La tercera y ltima parte o etapa de un Sistema Contable es la Corriente de Salida, donde la informacin se va al medio para ser utilizada por los usuarios que la requieran. 2. La Teora Clsica: Un sistema contable consta de las siguientes partes: la primera dice relacin al diseo y funcionamiento de los comprobantes internos, documentos o formularios tales como: comprobantes de ingreso y egreso, facturas y boletas de venta, talonarios de cheques, notas de crdito y dbito, etc., que sirve para llevar a cabo una operacin o para informar sobre la operacin ya ejecutada. A continuacin, siguen los registros contables bsicos en los que se traspasan estos comprobantes, analizndose las operaciones realizadas y incidencia en el Activo, Pasivo y Patrimonio de la empresa. En tercer lugar, estn los Mayores, registros que sirven para resumir por cuentas, la informacin presentada en el Libro Diario. Finalmente, y como consecuencia de estos registros, se llega a informes, diseados de acuerdo a las necesidades de informacin de la empresa.

Captulo: Elementos y Funciones Bsicas de Un Sistema Contable

1. Personas: Las personas tienen la misin en un sistema contable de recabar la informacin del medio y analizarla, para su posterior registro. 2. Procedimientos: Son formas estandarizadas y secuenciales de llevar a cabo alguna actividad. 3. Herramientas: Son apoyos al trabajo del que registra en el sistema contable. 4. Registros: Corresponden a las anotaciones varias que se hacen en un sistema contable. Un sistema contable tiene las siguientes funciones: 1. Interpretar y registrar los efectos de las transacciones que realiza la empresa. 2. Clasificar los efectos de transacciones similares de modo que permita determinar los distintos subtotales y totales que son tiles para los usuarios de informacin para la toma de decisiones.

3. Resumir y comunicar a las personas que toman decisiones la informacin contenida en el sistema.

Como ya se ha dicho, uno de los elementos principales en el ingreso de informacin al sistema contable, es la documentacin que sirve de respaldo de la exactitud de los hechos econmicos.

Captulo: Documentacin Mercantil 1. Cheque: El Cheque es un documento que contiene una orden incondicional de pago, dada por una persona (Librador), a una Institucin de crdito (Librado), de pagar a la vista, a un tercero o al portador (Beneficiario), una cantidad de dinero determinada en el documento. Los requisitos del cheque son: - Debe contener la mencin de ser cheque insertada en el documento. - Debe aparecer en el documento el lugar y fecha de emisin. - Debe haber una orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero. - Debe anotarse el nombre del librado. - Y, para certificar esta autorizacin de pago, el librador debe firmar. Los tipos de cheques ms importantes son: a. Cheque Cruzado: Cheque nominativo(debe contener a qu nombre ha sido emitido) cruzado en su adverso por dos lneas paralelas las cuales indican que ese cheque slo puede ser cobrado por otra institucin de crdito. Cheque cruzado general: entre ambas lneas no se anota la denominacin de ninguna institucin de crdito y puede depositarse en cualquier banco. Cheque cruzado especial: Entre las lneas que cruzan el cheque va el nombre de una institucin de crdito y solo puede cobrarse por sta. b. Cheque por Caja. Es un cheque que puede ser nominativo o no, pero se cobra y cancela por el banco de inmediato en efectivo. 2. Factura Es un documento que el vendedor entrega al comprador detallando las mercaderas que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago.

La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal. En la factura aparecern caractersticas del producto vendido como: - Cantidad y descripcin. - Precio unitario. - Valor Neto - Impuesto al Valor Agregado - Valor Bruto - Condiciones de venta. Adems, la factura debe contener ciertos datos relacionados con el vendedor, las cuales se encuentran determinadas por el Servicio de Impuestos Internos, las ms importantes son: - Nombre o razn social del vendedor. - Rol nico Tributario. - Giro. - Direccin y Telfono. - Nota de dbito. Es un documento que enva un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc. En general la nota de dbito se utiliza en las operaciones comerciales cuando se pag el flete por envo de una mercadera; cuando se cargan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc. AEA242 - Contabilidad I 16 Nota de crdito Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin.

Captulo: Igualdad de Inventario La Igualdad de Inventario es la base sobre la cual se sustenta la tcnica contable, pues establece que todo lo que la empresa tiene, lo debe. Esto tambin puede observarse de otra forma, la empresa ha obtenido recursos tanto de terceros como de los dueos y por otro lado debe aparecer como invirti esos recursos que obtuvo. Para formalizar lo anterior es necesario, conocer cierto vocabulario tcnico que a continuacin se menciona: ACTIVO: Son todos aquellos derechos y bienes que la empresa posee.

PASIVO: Corresponde a la deuda que la empresa mantiene con terceros. PATRIMONIO: Corresponde a la deuda que la empresa mantiene con los dueos. Por lo tanto, la igualdad de inventario se define como: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Como ya se explic anteriormente, esta ecuacin SIEMPRE debe cumplirse en todo registro contable, e implica que todo lo que la empresa tiene, que son sus Activos, debe ser igual a la deuda que mantiene la empresa tanto con terceros como con los dueos. Ejemplo: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO 100.300.000 = 300.000 + 100.000.000. Captulo: Invariabilidad del Capital

Se denominar Capital al aporte realizado por los dueos a la empresa, el Capital es parte del patrimonio, que es la deuda que mantiene la empresa con los dueos. En general, y por el momento se supondr que es as, el Capital no vara, o sea no experimenta aumentos o disminuciones en su valor. Por lo tanto, se agregarn dos elementos a la Ecuacin de Inventario: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + GANANCIAS - PRDIDAS. Lo anterior indica que siempre que se produzca una variacin positiva en el activo neto (activo menos pasivo ms capital) indicar que se produjo una ganancia y en caso que se produzca una variacin negativa, es decir que el pasivo aumente con respecto al activo, se habr generado una prdida.

Captulo: La Cuenta

Una cuenta es una agrupacin conveniente de un determinado tipo de transaccin. Por ejemplo, todas las transacciones relacionadas con el dinero en efectivo de la empresa, se les denomina cuenta "caja"; o todas las transacciones relacionadas con las deudas con los que venden las mercaderas a la empresa, se les denomina cuenta "proveedores" La cuenta tiene tres elementos principales: 1. Nombre de la cuenta 2. Cargo: Es el lado izquierdo de la cuenta 3. Abono: Es el lado derecho de la cuenta. Las cuentas se clasifican en: 1. Activo: son todas las cuentas que representan bienes y derechos de la empresa. Por ejemplo: Caja, Banco, Letras por Cobrar, Mercaderas, Mquinas, Vehculos, Patentes, etc.

2. Pasivo: Son todas las cuentas que representan obligaciones con terceros de la empresa. Por ejemplo: Proveedores, Acreedores, Cuentas por pagar, Prstamos por pagar, Documentos por pagar, etc. 3. Patrimonio: Son todas aquellas cuentas que representan deuda, pero con los dueos de la empresa. Por ejemplo: Capital, Resultados Acumulados, etc. 4. Resultados: Son las cuentas que agrupan a todas las prdidas y ganancias. A su vez se clasifican en Prdidas y en Ganancias. 5. Cuentas de Orden: Son cuentas que indican derechos u obligaciones latentes. Ejemplo: Responsabilidad por letras descontadas. Existen reglas para indicar cuando se debe hacer una anotacin al lado izquierdo de una cuenta (CARGO) y cuando se debe hacer al lado derecho (ABONO): 1. Cuentas de Activo: Se cargan por los aumentos y se abonan por las disminuciones. 2. Cuentas de Pasivo: Se cargan por las disminuciones y se abonan por los aumentos. 3. Cuentas Patrimoniales: Se cargan por las disminuciones y se abonan por los aumentos. 4. Cuentas de Ganancia: se abonan por los aumentos 5. Cuentas de Prdida: Se cargan por los aumentos Una anotacin en el lado izquierdo de una cuenta, se denomina dbito y una anotacin en el lado derecho se denomina crdito. En general, cuando se desea averiguar el saldo de alguna cuenta, se hace a travs de un mayor esquemtico o "T", de la siguiente forma: Nombre de la Cuenta Dbitos Crditos Saldo Deudor Saldo Acreedor Si la suma de los dbitos es mayor a la de los crditos, entonces existe saldo deudor, y si la suma de los crditos es mayor a la de los dbitos, existe saldo acreedor.

Captulo: Principales Registros de un Sistema Contable Libro Diario Es un registro cronolgico de las transacciones en que participa la empresa. En l se ingresan todos los hechos econmicos de la empresa, en forma de asientos contables, respetando las normas de dbitos y crditos antes mencionadas. Las principales razones de porqu usar un libro diario son: 1. El Libro diario muestra toda la informacin sobre una transaccin en un solo lugar y tambin proporciona una explicacin sobre la transaccin. 2. El libro diario otorga un registro cronolgico de todos los eventos de la vida de una empresa.

3. Ayuda a prevenir errores. Asiento Contable Un asiento diario es el proceso de ingresar la informacin de alguna transaccin al libro diario. Los siguientes son los elementos de un asiento contable: 1. Fecha: debe indicarse la fecha de la transaccin. 2. Nombre de cuentas que se debitan y que se acreditan, las cuentas que se debitan se anotan en primer lugar y en segundo lugar los nombres de las cuentas que se acreditan, considerando una sangra. 3. Valores por los que se cargan o abonan las cuentas, todos los cargos se anotan en la columna DEBE del libro diario y los abonos se deben anotar en la columna HABER del libro diario. 4. Glosa: Es una breve explicacin del significado del asiento contable y debe anotarse en la ltima lnea del asiento. Libro Mayor Se agrupa la informacin contenida en el libro diario, por cuentas, como anteriormente se explic cuando se mencion a la cuenta, en general, se detalla esta informacin en un mayor esquemtico o T. Libro de Inventario y Balances Una vez, que ya se ha traspasado toda la informacin del libro diario al mayor y esta se encuentra agrupada, se procede a hacer el balance, el que debe registrarse en este libro. El Balance es un estado de la situacin de la empresa. Asimismo, en este libro debe registrarse el Invenatrio que se practica al final de cada ao y que corresponde al inicial del ao siguiente. Unidad IV Estados Financieros Balance Tabular o de ocho columnas. Este Balance se confecciona con fines tributarios, pero tambin como una forma de comprobar la cuadratura. Su formato es el siguiente: Sumas Saldos Balance General Estado de Resultados Cuenta Dbitos Crditos Deudor Acreedor Activo Pasivo Prdida Ganancia Balance Clasificado Financiero. Es un Estado Financiero-Contable que refleja la situacin patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los derechos y bienes con que cuenta la empresa, mientras que el pasivo detalla sus obligaciones tanto financieras, como con los dueos. El activo suele subdividirse en inmovilizado o activo fijo y activo circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura fsica de la empresa, y el segundo el disponible, las cuentas por cobrar, las inversiones de corto plazo y las mercaderas. En el pasivo se distingue entre recursos propios (patrimonio), pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos que aportan los dueos de la empresa(capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (bonos, obligaciones a largo plazo), y el pasivo circulante son deudas a corto plazo (proveedores, deudas a corto plazo.

El Balance Financiero se formula de acuerdo con un formato y un criterio estndar para que la informacin bsica de la empresa pueda obtenerse uniformemente como por ejemplo: posicin financiera, capacidad de obtener ganancias y fuentes de obtencin de recursos. Estado de Resultados. Es un Estado Financiero-Contable que muestra el resultado de las operaciones (actividades habituales de la empresa) y tambin el resultado no operacional, que es capaz de generar la entidad durante un periodo determinado. Este Estado es complementario al Balance General. Presenta la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parmetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Este Estado tambin muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, intereses ganados , entre otros y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, intereses pagados, entre otros. Estado de Flujo Efectivo Se entiende por EFE al estado financiero bsico que muestra los cambios en la situacin financiera a travs del efectivo y equivalente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.. El EFE ofrece a los usuarios de la informacin contable la posibilidad de conocer y resumir los resultados de las actividades financieras de la empresa en un perodo determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situacin financiera, constituyendo una importante ayuda en la administracin del efectivo, el control del capital y en la utilizacin eficiente de los recursos en el futuro. El Estado de Flujo Efectivo consta de tres partes: Flujo de Operacin, Flujo de Financiamiento y Flujo de Inversin. En el Flujo de la Operacin, se anotan todos aquellos ingresos de efectivo producto de las operaciones del giro de la empresa, adems de todas aquellas que se relacionan con el resultado operacional del Estado de Resultados. Del mismo modo, a todos los ingresos se le deben restar todos los egresos de efectivo con caractersticas similares a las mencionadas anteriormente. En el Flujo de Financiamiento, se clasifican todos aquellos ingresos y egresos que se relacionan con las actividades de obtencin de recursos en efectivo, como obtencin de prstamos, pago de intereses, pago cuotas de prstamos,etc. En el Flujo de Inversin, se clasifican todos aquellos ingresos y egresos que tienen relacin con las compras de inversin que realiza la empresa, en general con el fin de mantener estos activos por largo plazo en la empresa. Por ejemplo, compra de activo fijo, compra de acciones de una empresa relacionada, etc. Notas a los Estados Financieros Las Notas a los Estados Financieros son un complemento a los Estados Financieros, de carcter ms bien cualitativo, pero en ocasiones contienen datos cuantitativos. En general, las Notas a los Estados Financieros, detallan ciertas cuentas de los Estados Financieros y detallan el marco y la situacin general de la empresa sobre la cual se generaron tales estados. Informan acerca de situaciones especiales como un cambio contable, que podra afectar a decisiones de los inversionistas u otros usuarios de la informacin contable. Unidad V: Activo Corto Plazo. Disponible

El disponible representa recursos financieros lquidos, es decir, el dinero en efectivo que tiene la empresa y los saldos en la cuenta corriente de la empresa. Se pueden clasificar como disponible los recursos, solamente cuando no existe restriccin que impida utilizarlos en el momento que se les requiera. Caja Chica En estricto rigor, en esta cuenta slo debieran clasificarse el dinero en efectivo que posee la empresa. Sin embargo, en ocasiones, se incluye tambin los cheques de terceros, que no tienen restricciones de algn tipo. El dinero en efectivo que la empresa maneja debe controlarse, de tal modo de tener un orden con respecto a ste. Generalmente, las empresas tienen un responsable de la caja chica a quien se le entrega peridicamente un monto de dinero en efectivo, quien debe efectuar rendiciones acerca del uso de los fondos recibidos. Usualmente en la empresa se realiza el denominado Arqueo de Caja, que consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deber cancelar contra la de "Prdidas y Ganancias". Conciliacin Bancaria Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones que lleva la empresa, con el registro que llevan los Bancos y que informan a travs de la cartola bancaria, con la finalidad de proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de contabilidad que posee la Empresa. La conciliacin bancaria se realiza ya que es comn que los saldos de la cartola enviada por los Bancos, no coincidan con los registros contables que lleva la empresa por una o ms de las siguientes razones: - Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos, llamados tambin cheques girados y no cobrados. - Depsitos que la Empresa realiz en el momento que el Banco ya haba emitido la cartola bancaria. - Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa - Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin. - Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. - Cargos que efecta el Banco causados por intereses, comisiones, impuestos, cuotas de prstamos efectuados a la empresa, etc. - Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto - Errores u omisiones por parte de los Bancos Existen diferentes mtodos de conciliacin:

Mtodo de Cuatro Columnas. Consiste en la elaboracin de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa. Una vez, que se llena el cuadro que a continuacin se indica, se procede a realizar los ajustes correspondientes a la empresa, en forma de asientos de diario. Conciliacin por Saldos Ajustados. Es una conciliacin en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situacin correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no haba registrado. El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera: - Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce slo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: cuentas por cobrar de la Empresa que el Banco cobr y abon en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones. - Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc. De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco: - Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho, los cuales no aparecen en la cartola bancaria tales como los errores u omisiones o los depsitos a ltima hora. - Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores u omisiones. Conciliacin por Saldos Encontrados Es una conciliacin que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir: - Se suman al saldo del banco los Cargos por Depsitos de ltima hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones. - Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados para su cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa). El formato utilizado para el mtodo ms comn y utilizado es el siguiente: Empresa Banco Transaccin Debe Haber Debe Haber Totales 100 50 50 100 Diferencia 50 50

Captulo: Cuentas por cobrar Estn constituidas por crditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestacin de servicios y dems operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes, documentos por cobrar, letras por cobrar, entre otros. Las cuentas a cobrar se incluyen en el activo circulante solamente cuando se espera convertir en dinero durante el ciclo operativo o en un plazo inferior a un ao. Clientes Dentro de las cuentas por cobrar, una de las partidas ms importantes es la cuenta clientes, pues se origina en la venta de mercaderas al crdito. La cuenta clientes se carga por el monto de la venta ms el impuesto IVA DF, que es el impuesto cobrado por las ventas. Esta cuenta es abonada por los pagos que realizan los clientes. El saldo deudor de la cuenta representa el derecho a cobrar sobre los clientes. Al momento de constituirse la cuenta clientes, se realiza el siguiente registro:

Clientes Ventas IVA DF

Se carga la cuenta clientes, pues es un derecho (Activo) que posee la empresa y est aumentando. Se abonan la cuenta ventas, que es un resultado (ganancia) y est aumentando; adems, se abona la cuenta IVA DF pues es un pasivo que la empresa deber enterar dentro de los doce primeros das del mes siguiente. En el momento en que los clientes cancelan su deuda, se realiza el siguiente asiento contable, el que indica que la cuenta de activo disminuye y por lo tanto se abona y por otro lado, se carga la cuenta caja por el dinero que entra a la empresa:

Caja Clientes

Estimacin Deudores Incobrables Cuando la empresa otorga crditos a sus clientes, ello implica un riesgo para sta, dado que es posible que los clientes no cancelen su deuda; en todo caso, es un riesgo existente en cualquier negocio. Debido a este problema, se recurre a realizar una estimacin de los deudores que se espera no cancelarn sus deudas. Esto se encuentra respaldado en el principio conservador, que

establece que las prdidas hay que anticiparlas, pero nunca debe hacerse lo mismo con las ganancias. Existen dos grandes mtodos de calcular la estimacin deudores incobrables: 1. Mtodo porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes. 2. Mtodo antigedad de saldos. Mtodo porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes. Mediante este mtodo se recurre a estimar un porcentaje de los clientes que no cancelarn su deuda y esto se aplica a la cuenta ventas o a la cuenta clientes, dependiendo del tipo de empresa y cmo maneja sus cuentas por cobrar. I 32 Ejemplo 1: La empresa estima que un 5% de la cuenta clientes no cancelar. Averigar cunto ser la estimacin por deudores incobrables, dado que el saldo de la cuenta clientes es de $20.000.000. En este caso, se debe multiplicar el valor de la cuenta clientes de $20.000.000 por 5%, con lo que se obtiene una E.D.I de $1.000.000.Mtodo antigedad de saldos. En este mtodo la estimacin por deudores incobrables, se pondera segn la antigedad que posean los saldos adeudados por los clientes, el sustento de lo anterior es que si un cliente mantiene una deuda que ha vencido un da, no es comparable a un cliente que tiene su deuda vencida hace 1 ao, es bastante ms probable que el cliente que debe a la empresa hace ms tiempo, definitivamente no pague y por lo tanto debe asignarse un porcentaje mayor a ese tipo de clientes. Ejemplo 2: El siguiente es el detalle de los clientes morosos y la estimacin de los clientes incobrables: Atraso Saldo Cuenta Clientes Porcentaje Estimacin 1-30 das 2.000.000 1% 20.000 30-120 das 3.000.000 3% 90.000 120 y ms 1.000.000 5% 50.000 Saldo de la estimacin, segn mtodo antigedad de saldos: $160.000 Al momento de constituirse la estimacin, la contabilizacin es la misma por ambos mtodos:

Clientes Incobrables (Cuenta de Resultado Prdida) Estimacin de Clientes Incobrables (Cuenta Complementaria de Activo, Se presenta restando al activo)

Una vez que sabe si efectivamente los clientes que fueron estimados como incobrables cancelan o no, se realizan las siguientes contabilizaciones: Clientes estimados como incobrables que cancelan su deuda. Si los clientes, que haban sido estimados como incobrables cancelan su deuda:

Caja Clientes

Estimacin deudores incobrables Clientes Incobrables (si es dentro del mismo perodo contable)

Estimacin deudores incobrables Clientes Incobrables (si es en otro perodo contable)

En el primer asiento, se recibe el pago, por lo que aumenta caja y por otro lado disminuye clientes, pues los clientes estimados an aparecan en esa cuenta. 2003 Universidad de Las Amricas- Escuela de Negocios- AEA242 - Contabilidad I 34 En el segundo asiento, se reversa la estimacin y la prdida que se haba reflejado, pues sta ya no existe porque los clientes ya cancelaron. Este asiento se hace cuando el pago ocurre dentro del mismo ao en que se gener la prdida, pues slo en ese caso esta ltima se puede reversar. En el tercer asiento, se realiza por el mismo concepto que el segundo, slo que ste debe hacerse cuando la estimacin y la prdida se reversan en un periodo distinto al que se gener. Clientes estimados como incobrables que se dan de baja definitivamente.

Cuando se agotan todos los medios de cobro para que los clientes cancelen su deuda, y stos se encuentran estimados, pueden ocurrir dos situaciones, una es que ya se haya reflejado la prdida por todo el monto de lo que deban y la otra situacin es que slo se haya estimado por una parte del monto que no cancelaron. En la primera situacin, la contabilizacin es la siguiente:

Estimacin deudores incobrables Clientes

En la segunda situacin, la contabilizacin es la siguiente:

Estimacin deudores incobrables Clientes Incobrables Clientes

Captulo: Operaciones con Documentos La empresa tiene como funcin principal producir y/o vender bienes y servicios, que en muchas ocasiones son vendidos al crdito; para ello se recurre a documentos que respalden estas ventas. Los documentos por cobrar son una fuente de financiamiento importante para la empresa, pues son activos muy lquidos, es decir se puede transformar rpidamente en dinero y tienen un mayor respaldo legal, lo que los hace ms exigibles que una deuda simple o sin documentar. Los documentos ms utilizados son la letra de cambio o el "pagar. Pagar. Es un convenio entre dos personas: El otorgante que es aquel que se compromete por escrito a pagar a la vista, a una fecha fijada o determinada, una cantidad de dinero, a la orden o al portador. El Beneficiario, es la persona a cuya orden se extiende el documento. Letra de Cambio Segn el Cdigo de Comercio, en su artculo 632, es:

"Un mandato preescrito, revestido de las formas prescritas por la ley, por el cual el Librador ordena al Librado pague una cantidad en dinero a la persona designada o en su orden". Las personas que intervienen en la negociacin de una letra de cambio son: - Librado o girador : Es quien contrae la obligacin de hacer pagar una cantidad convenida y gira la letra. - Tomador o Beneficiario: Es la persona a cuya orden se extiende el documento. - Librado o Girado: Es la persona que recibe la orden y acepta pagarla. Cuando la empresa recibe una letra suscrita a favor de la empresa, se afecta la cuenta "Letras por Cobrar" y cuando la empresa extiende una letra a favor de otra persona, se afecta la cuenta "Letras por Pagar". Letras por Cobrar Estas letras llegan a la empresa cuando los clientes o deudores documentan sus obligaciones. a. Recepcin de Letras por Cobrar. La contabilizacin de la recepcin de estos documentos es:

Letras por Cobrar Clientes o Deudores

O , esta recepcin se podra haber generado directamente de una venta:

Letras por Cobrar Ventas IVA DF

37 b. Pago de Letras. En el caso de que el deudor o cliente, cancela la deuda en el plazo establecido en el documento, disminuye el activo "letras por cobrar" y aumenta el activo "caja":

Caja Letras por Cobrar

c. Letras Protestadas. En el caso de que el cliente o deudor no cancele su obligacin en el plazo establecido, las empresas en general, envan las letras a la notara para su protesto, pues este trmite facilita la cobranza. Una vez, que la notara cumple con el proceso, la empresa recibe las letras ya protestadas y cancela a la notara los gastos de protesto, que son de cargo del cliente por lo que no se registran como prdida para la empresa, sino que se cargan al valor de las letras protestadas. La contabilizacin queda como sigue:

Letras Protestadas Letras por Cobrar Caja o Banco (=>Por los gastos notariales cancelados, de cargo del cliente)

En el caso que el deudor o cliente cancele una letra que se encontraba protestada a la empresa:

Caja Letras Protestadas

2003 Universidad de Las Amricas- Escuela de Negocios- AEA242 - Contabilidad I 38 d. Letras en Cobranza Judicial. Las Letras Protestadas pueden ser entregadas a un abogado para que inicie los trmites judiciales para su cobranza. El profesional cobrar sus honorarios, los cuales tambin sern cargados al valor de la letra. La contabilizacin del envi de las letras al abogado queda como sigue:

Letras en cobranza judicial Letras Protestadas

Al realizar el trmite de cobranza judicial el abogado puede obtener dos resultados: a. Que el Cliente cancele su deuda: En cuyo caso, el abogado enva el valor de la letra a la empresa, cobrando los honorarios al deudor o cliente. La contabilizacin es la siguiente:

Caja Letras en Cobranza Judicial

b. El segundo caso es que el cliente no pague y en ese caso se da origen a la contabilizacin de las Letras en Mora. e. Letras en Mora. Se envan las letras a esta cuenta, cuando se han agotado todos los medio legales de cobro y no existe posibilidad que el cliente pague. Al valor de la letra, se le deben agregar todos los gastos incurridos en la cobranza en que la empresa ha incurrido, como por ejemplo los honorarios de los abogados:

Letras en Mora Letras en Cobranza Judicial Caja o Banco

Sin embargo, puede ocurrir que el cliente o deudor decida pagar en esta etapa:

Caja Letras en Mora

Si efectivamente, no se logra el pago, la empresa procede a castigar la letra, del mismo modo que lo hace con los clientes. Endoso de Letras. El Endoso, segn el artculo 655 del Cdigo de Comercio: "Es el escrito puesto al dorso de la letra de cambio y dems documentos a la orden, por el cual el beneficiario transfiere el dominio de la Letra, la entrega en cobro y la constituye en prenda". El endoso puede ser de distintos tipos: a. Endoso traslaticio de dominio Sirve para transferir la propiedad o dominio del crdito representado por el documento. Con este tipo de endoso, es posible: - Pagar a un proveedor o acreedor. - Cederlo a una institucin bancaria para su descuento. b. Endoso en Comisin de Cobranza. Este endoso tiene efectos ms limitados que el anterior, por medio de ste, se endosa a algn banco o a algn particular, sin transferir el dominio, para el slo fin de que la persona sealada en el endoso pueda cobrar el valor del documento a su vencimiento, con cargo a entregar los fondos al endosante. Se distingue este endoso por llevar la clusula "valor en cobro" u otra equivalente. c. Endoso en Garanta

Este endoso faculta a un acreedor del endosante apara cobrar el documento a su vencimiento y, adems, para aplicar el producto del pago a su deuda, con cargo de restituir el saldo si lo hubiere. Este endoso no es traslaticio de dominio; se le distingue porque lleva la clusula "valor en garanta" u otra semejante. a. Endoso en Traslaticio de Dominio a.1 Endoso a Proveedores Este endoso es traslaticio de dominio y convierte al endosante en responsable solidario, junto con el cliente o deudor cedido, del pago del documento, sin que sea necesario pactar expresamente esta responsabilidad. Al momento de ceder la letra, se genera el siguiente asiento:

Proveedores o Acreedores Letras por Cobrar

En este caso, la empresa est cancelando su deuda al proveedor con la letra por cobrar, que tambin es un activo. Como existe una responsabilidad solidaria de parte de la empresa, al endosar la letra se debe reflejar contablemente esta situacin a travs de las cuentas de orden:

Letras endosadas Responsabilidad por letras endosadas

A la fecha del vencimiento, se pueden dar dos situaciones: una, que la letra sea cancelada y la otra, que la letra no sea cancelada. Si la letra es cancelada, se extingue la responsabilidad de la empresa. Contablemente:

Responsabilidad por letras endosadas Letras endosadas

Si la letra no es cancelada, sta ser devuelta a la empresa, por lo que la empresa nuevamente tendr una deuda con el proveedor, contablemente:

Letras por cobrar

Proveedores o Acreedores

En seguida la empresa, enviar a la notara la letra para su protesto, y seguir las acciones judiciales correspondientes, como se mencion anteriormente:

Letras Protestadas Letras por Cobrar

Adems, es necesario reversar la responsabilidad, pues sta se extingui de todas formas:

Responsabilidad por letras endosadas Letras endosadas

a.2 Descuento de Letras Cuando una empresa necesita dinero en efectivo, para hacer frente a sus compromisos o comprar materia prima mercaderas, se dice que la empresa tiene necesidades de liquidez. En estos casos, puede recurrir al "Descuento de letras", que consiste en que el Banco pague por adelantado el valor de las letras por cobrar que tiene la empresa, cobrando ste una comisin o inters por adelantar los flujos de efectivo. Esta operacin es un endoso traslaticio de dominio, en la que el endosante se hace responsable de cubrir el valor del documento a la fecha del vencimiento, si el aceptante no puede hacerlo. En este sentido, se genera una responsabilidad, al igual que en el endoso a proveedores. Al momento de enviar las letras para su descuento al banco, se genera el siguiente asiento contable:

Letras por descontar Letras por Cobrar

Una vez, que el banco recibe las letras, puede aceptar parte o la totalidad de stas en descuento: - Si acepta parte de las letras, devolver las que no acept:

Letras en descuento Letras por descontar

- Si acepta la totalidad de las letras:

Caja Letras por Cobrar Letras por descontar

En ambos casos, se genera la responsabilidad de que el aceptante no pague las letras:

Letras descontadas Responsabilidad por letras descontadas

Cuando el banco ya ha aceptado descontar las letras, enva el dinero a la empresa, rebajando el valor de los intereses que cobrar, en general, el banco deposita en la cuenta corriente de la empresa:

Banco Intereses por descuento Letras en descuento

Al vencimiento de la letra, podra ocurrir que el cliente no pague la obligacin o que pague: - Si paga: Solamente corresponde reversar la responsabilidad que se gener.

Responsabilidad por letras descontadas Letras descontadas

Si no paga: El banco devuelve la letra a la empresa, y sta deber cancelarle el dinero al banco:

Letras por cobrar Banco

Adems, debe reversarse la responsabilidad, pues se extingui el derecho latente:

Responsabilidad por letras descontadas Letras descontadas

b. Endoso en comisin de cobranza Este endoso, se produce cuando las empresas solicitan a un tercero que cobre las obligaciones de sus clientes, para ello endosa los documentos para su cobranza, en general este endoso se hace a los bancos, cobrando stos una comisin por el servicio de cobranza. Al momento del envo de las letras, se hace la siguiente contabilizacin:

Letras en cobranza Letras por cobrar

El banco cobra comisin de cobranza:

Gastos o Comisin de Cobranza Banco

Al vencimiento de la letra puede ocurrir que el cliente o deudor cancele la letra, o no. En el caso que el cliente o deudor cancela la letra, el banco restituye el dinero de la cobranza a la empresa; la contabilizacin es la siguiente:

Banco Letras en cobranza

En caso de que el cliente no paga, el banco devuelve a la empresa la letra, y la empresa efecta el proceso de protesto y cobranza judicial. Contablemente:

Letras por cobrar Letras en cobranza

Letras Protestadas Letras por cobrar Banco

Podra ocurrir tambin, que el banco devuelva la letra protestada, en el caso de que el cliente o deudor no pague; adems el banco cobra los gastos de protesto, los que son agregados al valor de la letra protestada. Contablemente:

Letras Protestadas Letras en cobranza Banco

c. Endoso en Garanta La empresa tambin puede solicitar crditos bancarios, que en muchos casos exigen entregar garantas. Las garantas son respaldos que requiere el banco para asegurar el pago de la deuda por parte de la empresa, y que los hace efectivos cuando la empresa cae en incumplimiento. Un tipo de garanta, es entregar las letras por cobrar. Al entregar los documentos en garanta al banco, la contabilizacin es la siguiente:

Letras en Garanta Letras por cobrar

Una vez que el banco recibe las letras por cobrar como garanta, deposita en la cuenta corriente el prstamo otorgado:

Banco Prstamo bancario

El banco cobra comisin e intereses por la operacin de prestar dinero con garanta:

Comisin por prstamo con garantas Banco

Intereses Banco

A medida que las letras van venciendo, y la empresa cancela, se va disminuyendo la cuenta letras en garanta, como una forma de cancelar el prstamo:

Prstamo bancario Letras en garanta

Si alguna de las letras no es pagada, el banco procede a protestarla; luego le devuelve a la empresa.

Letras Protestadas Letras en garanta

Si las letras sobrepasan el prstamo y los intereses cuando corresponda, el Banco deposita el excedente en cuenta corriente.

Prstamo bancario Banco Letras en garanta

Captulo: El inventario

Concepto Representa la existencia de bienes que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Se debe tener presente que en esta cuenta se clasifican los bienes que corresponden al giro del negocio.

Clases de Inventarios De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios: Inventario de Mercaderas Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Inventario de Productos Terminados. Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre. Inventario de Materias Primas. Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido procesamiento. Inventario de materiales: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, madera etc.). Sistemas de Inventario Existen dos mtodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos permiten determinar el costo de la mercanca vendida. Estos son: Inventario peridico. Su caracterstica principal es que al final del ejercicio econmico se realiza un inventario fsico que consiste en el conteo fsico de las mercancas y la asignacin de sus valores. Sin la realizacin del inventario fsico es imposible saber cuantas unidades se vendieron y por ende es imposible conocer el costo de las mercaderas vendidas. Las unidades vendidas se determinan de la siguiente manera: Inventario Inicial (Inventario Fina practicado el ao anterior) Ms: Compras realizadas durante el ao Menos: Inventario Final (Inventario practicado al final del ao) Total: Unidades vendidas durante el ao. De este modo, se obtiene el nmero de unidades vendidas durante el ao. De lo anterior, es posible inferir que el asiento por el costo de las ventas, se realiza slo una vez al ao, cuando se practica el inventario fsico. Por lo tanto al momento de la venta se genera solo el asiento de la venta al valor en que se entreg la mercadera.

Entonces, al momento de la venta: ________________X_______________ Caja / Clientes Ventas IVA DF _______________X________________ Este es el nico asiento que debe realizarse. Sin embargo, al momento de realizarse el inventario fsico, usualmente, una vez al ao: ________________X_______________ Costo de Ventas Existencias _______________X________________ Inventario Perpetuo o Permanente. Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad y valoracin del inventario en existencia, as como que en cada momento que se produzca una venta, sea posible conocer el costo de venta y realizar el registro contable correspondiente. Los cambios en el inventario se registran a medida que ocurren, mediante cargos y crditos en la cuenta de inventario. Como se expres anteriormente al vender mercaderas, se requieren dos asientos contables: 1.- Por la Venta (registrada al precio de venta) 2.- Por la disminucin en el inventario (registrada al costo). Por lo tanto, cada vez que se realiza una venta, se deben hacer los siguientes asientos: ______________X_______________ Caja / Clientes Ventas IVA DF _______________X________________ Y en el mismo momento, debe reflejarse el costo de ventas: ________________X_______________ Costo de Ventas Existencias _______________X________________ Supuestos de Flujos de Inventario Como una forma de obtener el costo de venta, se recurre a los supuestos de flujo de inventario, que consisten en suponer un orden en que salen los inventarios de la empresa, esto surge porque durante el ao hay precios de compra distintos entonces las unidades no valen todas lo mismo, pero resulta imposible o al menos muy costoso, realizar la asociacin fsica con los costos de los inventarios. Por lo anterior, se recurre a los supuestos de flujo de inventario, cuando los inventarios poseen unidades homogneas. Existen tres supuestos de flujos de inventarios:

- El Mtodo FIFO o PEPS: Este mtodo se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Este mtodo, si se supone que los precios van subiendo en el tiempo, determina un costo de venta relativamente bajo. Sin embargo, el inventario que aparece en el balance de los inventarios, en general aparece a precios ms recientes o de mercado. Unidades Valores Fecha OperacinEntradaSalida Saldo EntradaSalida Saldo Control 01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10 03-feb Compra 100 200 2000 3000 `100*10+100*20 10-feb Venta 50 150 500 2500 `50*10+100*20 Al momento de la venta, considerando el mtodo FIFO e inventario permanente, se deben realizar los siguientes registros contables: ________________X______________ Caja/ Clientes Ventas IVA DF ______________X_________________ ______________X_________________ Costo de Ventas 500 Existencias 500 _____________X__________________ I 54 - El Mtodo LIFO o UEPS: Contempla que toda aquella mercadera que entra ltimo es la que primero sale. En este caso los costos son ms altos, dado que los inventarios siempre van saliendo a precios ms altos. Y por el contrario, el inventario siempre aparece subvaluado. Unidades Valores Fecha Operacin Entrada/Salida Saldo Entrada/Salida Saldo Control 01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10 03-feb Compra 100 200 2000 3000 `100*10+10 0*20 10-feb Venta 50 150 1000 2000 `100*10+50 *20 Al momento de la venta, considerando el mtodo LIFO e inventario permanente, se deben realizar los siguientes registros contables:

________________X______________ Caja/ Clientes Ventas IVA DF ______________X_________________ ______________X_________________ Costo de Ventas 1000 Existencias 1000 _____________X__________________ - El Mtodo del Promedio Ponderado: Este promedio se calcular ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los valores totales entre el total de las unidades. Unidades Valores Fecha OperacinEntradaSalida Saldo Entrada Salida Saldo Control PMP 01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10 10 03-feb Compra 100 200 2000 3000 `200*15 15 10-feb Venta 50 150 750 2250 `150*15 15 Al momento de la venta, considerando el mtodoFIFO e inventario permanente, se deben realizar los siguientes registros contables: ________________X______________ Caja/ Clientes Ventas IVA DF ______________X_________________ ______________X_________________ Costo de Ventas 750 Existencias 750 _____________X__________________ Es necesario notar que los tres mtodos arrojan un costo de ventas distinto, y esto es por el supuesto que se realiza acerca de cmo salen las existencias desde la empresa. Es necesario hacer hincapi en que esto constituye slo un supuesto y el movimiento fsico que se haga de las existencias en general va a diferir de estos supuestos. Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de una empresa, es decir contribuyen al desarrollo de la actividad principal de la empresa, pero no son del giro y se adquieren con la finalidad de mantenerlos en la empresa por un periodo largo de tiempo. Los activos fijos son bienes fsicos, como por ejemplo: maquinaras, instalaciones, muebles y enseres, terrenos, edificios, equipos, etc. La proporcin del activo fijo con relacin al capital no es el mismo en todas las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo en maquinaras, instalaciones, herramientas, etc. (empresas industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus actividades (empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el activo fijo es grande o pequeo debemos conocer las caractersticas y el objeto fundamental de la empresa. Compra de Activos Fijos

Al adquirir el activo fijo se registrar en los libros contables a su valor de costo, segn factura de compras ms los desembolsos realizados por estas compras (transporte, seguros, derechos de aduana etc.). Es decir, se debe cargar directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos los desembolsos realizados correspondientes a su compra. Entonces, se deben considerar todos los desembolsos que se realizan hasta el momento de la puesta en marcha en la empresa. En el caso que se hubieses obtenido un descuento por la compra del mismo, ste se debe rebajar del costo del activo fijo.En el caso de bienes inmuebles, la contabilidad deber registrar separadamente el valor asignado al terreno y a las construcciones, de haberlas, utilizando un mtodo apropiado en las circunstancias. Si las construcciones existentes en los inmuebles comprados han de ser demolidas con el objeto de dejar el bien en condiciones de uso para el comprador, deben asignarse al valor del terreno el costo total de dichos inmuebles, ms los costos de demolicin, deduciendo los valores que se obtengan de la venta de los materiales de demolicin. Al construir una planta de la fbrica no solamente se valorar el terreno y materiales empleados en la construccin del mismo, sino que se incluirn todos los desembolsos realizados desde el momento que comience su planificacin: Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniera, estudios arquitectnicos, gastos de obreros, etc. Es importante mencionar en este punto, el especial caso de los intereses cancelados por un prstamo para adquirir el activo fijo, pues bien, existe una gran discusin al respecto, dado que algunos estiman que deben formar parte del costo y otros consideran lo contrario. La respuesta es ambos tienen algo de razn, porque se deben considerar como parte del costo todos los intereses devengados hasta el momento en que el bien se pone en marcha, tal como las situaciones anteriores. El asiento que se hace por la compra del activo fijo y por todos los desembolsos hasta el momento de la puesta en marcha del bien es: ________________X_______________ Activo Fijo IVA CF Caja _______________X________________ La idea es cargar siempre la cuenta de activo fijo, ya sea mquinas, terrenos, vehculos u otra, y cargar adems, la cuenta IVA cuando corresponda; por otro lado se debe abonar la forma cmo se est cancelando el Activo Fijo. Mantencin de Activo Fijo Segn seala el Boletn Tcnico N 33 del Colegio de Contadores: "Para efectos de este Boletn, se denominan costos de mantencin aqullos en que se incurre en forma programada para mantener un bien en operacin normal. Los costos de las mantenciones que se realizan regularmente en cada ejercicio, para mantener el bien en operacin normal durante su vida til estimada originalmente, deben contabilizarse con cargo a resultados en el perodo en que se incurren. Los costos de mantencin mayor, que dadas las caractersticas de algunos bienes es necesario efectuar cada cierto nmero de ejercicios, tales como carena de buques, revisin tcnica (overhaul) de aviones, cambio de refractarios en hornos, etc., deben contabilizarse siguiendo alguna de las dos alternativas sealadas a continuacin, atendida la poltica de depreciacin adoptada por la empresa: (a) Si la vida til asignada al bien, o a alguno de sus componentes que se deprecien en forma separada (ejemplo, refractarios de altos hornos), corresponde al perodo de tiempo que mediar entre su puesta en funcionamiento y la fecha en que se programe efectuar la mantencin mayor requerida para extender su vida til, se deber activar el costo de dicha mantencin y depreciarse en el perodo que mediar entre la fecha de reincorporacin del bien a la actividad productiva o de

servicio y la fecha en que se programa efectuar una nueva mantencin mayor para que el bien pueda continuar en funcionamiento. (b) Si la vida til asignada al bien corresponde al perodo mximo de utilizacin del mismo, para cuyo cumplimiento se requerir efectuar una o ms mantenciones mayores, el costo de ellas deber provisionarse linealmente en cada ejercicio con cargo a resultados, de tal forma que a la fecha en que se efecte cada una de ellas se cuente con una provisin adecuada que cubra dicho costo." En la literatura, suelen distinguirse dos tipos de erogaciones o desembolsos que afectan al Activo Fijo, ellas son: - Erogaciones Capitalizables: Son todos aquellos desembolsos que afectan el costo del activo fijo y/o aumentan su vida til. Son ejemplos de stas las adiciones y mejoras. De la misma forma, es posible mencionar que un desembolso capitalizable es una erogacin que hace la empresa de la que se espera que genere beneficios en un periodo de tiempo mayor de un ao. Los desembolsos en activos fijos son desembolsos capitalizables. Los motivos bsicos para un desembolso capitalizable son los de adquirir, reemplazar o modernizar activos fijos o para obtener beneficios menos tangibles en un periodo largo de tiempo. En presencia de una erogacin capitalizable, el asiento que refleja esa situacin es el siguiente: ________________X_______________ Activo Fijo Caja / Cuentas por cobrar _______________X________________ - Erogaciones no capitalizables: Son todos aquellos desembolsos que no afectan el costo del activo fijo, por ser menores u ordinarios. Por esta razn no se contabilizan junto con el costo del activo fijo, sino que como gasto del periodo. En presencia de una erogacin no capitalizable, se debe reflejar esta situacin directamente en una cuenta de gasto: ________________X_______________ Gastos de Reparacin (por ejemplo) Caja / Cuentas por cobrar _______________X________________ Costos de Reparacin Al respecto, el Boletn N 33 del Colegio de Contadores seala lo siguiente: "Se denominan costos de reparacin aqullos en que se incurre en forma imprevista, para solucionar el desperfecto de algn bien y restituirle sus condiciones normales de operacin. Los costos de reparacin deben contabilizarse con cargo a resultados en el perodo en que se incurren, dado que ellos no aumentan la vida til estimada originalmente para el bien". Costos de Adiciones y Mejoras El Boletn N 33 del Colegio de Contadores seala lo siguiente: "Se denominan costos de adiciones y mejoras aqullos en que se incurre con el objeto especfico de extender significativamente la vida til, o incrementar significativamente la capacidad productiva o eficiencia original del bien.

Los costos de adiciones y mejoras deben contabilizarse con cargo al activo fijo. En el caso que dichos costos modifiquen la vida til del respectivo bien, deber procederse a depreciar el valor neto del bien, ms los costos de adiciones y mejoras, en el perodo de vida til restante que tcnicamente se haya determinado. Si no se producen modificaciones en el perodo de vida til con motivo de las adiciones y mejoras, el costo de estas deber depreciarse en el perodo de vida til restante del bien respectivo." Depreciacin La depreciacin es un proceso mediante el cual se asignan los costos de los activos fijos a los resultados del perodo, en funcin de los beneficios que presta en ese periodo. Este proceso se realiza con el fin de cumplir con el principio contable de asociacin La mayor parte de los bienes tangibles son susceptibles al desgaste an no usndolos la sola accin del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos su desgaste. Los activos que no se desgastan, tales como los terrenos y las colecciones de arte, son los que no debe asignarse la depreciacin, pues estos bienes no se desgastan en el tiempo y experimentan generalmente un proceso de apreciacin. Los elementos de la depreciacin son los siguientes: a. Costo del Activo Fijo. Est determinado por el valor en libros del activo fijo, es decir el valor de adquisicin, ms todos aquellos desembolsos para poner en marcha el activo fijo y ms las mejoras y adiciones, si es que las hubieren. b. Vida til Es el perodo durante el cual se espera que un activo despreciable sea usado por la empresa, que se puede medir en tiempo o en unidades de produccin del activo fijo. Para determinar la vida til de un bien deberan considerarse, entre otros, los siguientes factores: intensidad de utilizacin del bien (1,2 o ms turnos), obsolescencia tcnica, programa de mantencin, etc. c. Valor residual Es el valor que se estima tendr el activo al final de su vida til. Mtodos de Contabilizacin de la Depreciacin. Existen dos mtodos mediante los cuales es posible contabilizar la depreciacin: a. Mtodo Directo Mediante este mtodo el importe por depreciacin es cargado a la cuenta de gastos de depreciacin y se abona la cuenta del activo fijo. Por ejemplo: _______________X________________ Depreciacin Mquinas ____________X___________________ c.2 Mtodo Indirecto

Mediante este mtodo, la depreciacin es cargada en la cuenta de gasto, del mismo modo que en el mtodo anterior, pero, se abona una cuenta denominada depreciacin acumulada, que es una cuenta complementaria. Por ejemplo: _______________X________________ Depreciacin Depreciacin Acumulada Mquinas ____________X___________________ Este mtodo es ms utilizado y es el recomendado por el Colegio de Contadores, en el Boletn N 33, pues entrega mayor informacin acerca de la situacin del activo fijo. Mtodos de clculo de depreciacin Hay varios mtodos para distribuir los costos del activo fijo depreciables a cada perodo contable durante la vida til del mismo. Cualquiera que sea el mtodo de depreciacin elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del nivel de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para proporcionar comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa de un perodo a otro. Los mtodos habituales de depreciacin son los siguientes: (a) Mtodo directo o lnea recta: La depreciacin de lnea recta se calcula por la frmula: til Vida sidual V Costo Dep Re . = (b) Mtodo de unidades de produccin: El mtodo de depreciacin por unidades de produccin relaciona la depreciacin con la capacidad productiva estimada del activo y se expresa en una tasa por unidad de produccin u hora. La frmula es: periodo od total od sidual V Costo Dep . Pr * _ Pr Re . = El cargo por depreciacin para cada perodo se determinar multiplicando la tasa por unidad, calculada segn la frmula anterior, por las unidades reales de produccin o tiempo de utilizacin de ese mismo perodo.

( c) Mtodo Suma de Dgitos digito digitos Suma sidual V Costo Dep * _ Re . = Este mtodo asigna el costo del activo fijo, a los gastos de los periodos que comprende su vida til, en forma creciente o decreciente, segn se estime que el bien reportar beneficios a la empresa. Si se desea aplicar el mtodo decreciente, se multiplicar el resultado obtenido del costo menos el valor residual dividido por la suma de los dgitos, por el dgito mayor; y, en caso contrario, es decir, cuando se requiera utilizar el mtodo creciente, se multiplicar desde el menor al mayor dgito. Cundo debe comenzar a depreciarse el bien? La depreciacin se inicia cuando el bien comienza a ser utilizado normalmente. Si una instalacin se construye por etapas, la depreciacin de la parte del activo que corresponde a cada etapa debe comenzar cuando ella entre en uso normal. Ventas de Activo Fijo o Desincorporacin Al comprar un Activo fijo, le asignamos, un nmero predeterminado de meses o aos de vida til probable para desarrollar la funcin para la cual fue adquirido. La empresa puede cambiarlo o venderlo antes o despus de cumplirse dicho tiempo. Al efectuar esta operacin puede ocurrir tres casos: 1. El Valor Contable es igual al Valor Real 2. El Valor Contable es mayor que el Valor Real. 3. El Valor Contable es menor que el Valor Real. Ventas al valor contable En este caso, en primer lugar es necesario determinar el valor neto libros o valor contable del activo fijo, que se ha vendido; este valor se determina restando al costo del activo fijo, la depreciacin acumulada que existe al momento de la venta. El valor neto libros se debe restar al valor al cual fue vendido el activo fijo, si la diferencia es cero, entonces el activo fijo se ha vendido en su valor contable. El asiento contable es el siguiente: _________________X_____________________ Depreciacin Acumulada Mquinas G. Para saldar la depreciacin acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros. ________________X_____________________

_________________X____________________ Caja/Cuentas por cobrar Mquinas ________________X_____________________ Ventas a un valor superior al contable Si la diferencia entre el valor al cual se vendi el activo fijo y el valor neto libros es positiva, entonces se habr obtenido una ganancia en la venta del activo fijo. El asiento contable es el siguiente: _________________X_____________________ Depreciacin Acumulada Mquinas G. Para saldar la depreciacin acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros. ________________X_____________________ _________________X_____________________ Caja/Cuentas por cobrar Mquinas Utilidad en venta Mquinas ________________X_____________________ Ventas a un valor inferior al contable Si la diferencia entre el valor al cual se vendi el activo fijo y el valor neto libros es negativa, entonces se habr obtenido una prdida en la venta del activo fijo. El asiento contable es el siguiente: _________________X_____________________ Depreciacin Acumulada Mquinas G. Para saldar la depreciacin acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros. ________________X_____________________ _________________X_____________________ Caja/Cuentas por cobrar Prdida en venta mquinas Mquinas ________________X_____________________ Reemplazos de Activos Fijo Cuando se vende un Activo Fijo se debe reemplazar por otro, generalmente de caractersticas ms modernas y competitivas. Podemos entregar el viejo como parte de pago para adquirir el nuevo y contablemente lo registraremos de la misma forma como se explic en los casos de venta sin ganancia, con ganancia y con prdida, la nica variable sera que en lugar de dar entrada a Caja (o Efecto a Cobrar) dar entrada al nuevo Activo Fijo. Ejemplo: Un camin con un costo de M$60.000, Depreciacin Acumulada de M$40.000, se entrega en parte de pago en M$25.000, en la compra de un nuevo camin cuyo costo total es de M$100.000 y por el resto de la deuda se aceptan letras por pagar.

_________________X_____________________ Depreciacin Acumulada 40.000 Mquinas 40.000 G. Para saldar la depreciacin acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros. ________________X_____________________ _________________X____________________ Vehculos 100.000 Vehculo antigo 20.000 Utilidad en reposicin vehculo 5.000 Letras por pagar 75.000 G. Entrega de vehculo antigo en parte de pago, para comprar uno nuevo; saldo es cancelado con letras por pagar. ________________X_____________________ Activos Intangibles Son Derechos que posee la empresa que no poseen consistencia fsica, y permanecen por ms de un ao en la empresa y son necesarios para la obtencin de los objetivos principales de la empresa. Las cuentas principales que representan este grupo de activos suelen ser: patentes, marcas de fbrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, derecho de llave, etc. Las principales cuentas que se encuentran en el activo intangible, se definen a continuacin: Concesiones: licencias otorgadas por organismos pblicos para la explotacin de una actividad en una zona determinada. Propiedad industrial: patentes industriales Propiedad intelectual: derechos de autor, etc. Derecho de Llave o Fondo de Comercio: sobreprecio que se paga en la adquisicin de una empresa y que representa el valor que se le reconoce a su marca, su clientela, su prestigio, etc. Un aspecto muy importante que hay que tener en cuenta es que el activo intangible slo se puede reconocer contablemente si es que ha existido un precio, que ha sido cancelado o se adeuda por la empresa y si a partir de l la empresa va a obtener un beneficio. Cmo se contabiliza su adquisicin? Los activos intangibles se contabilizan al costo de adquisicin. El coste de adquisicin incluye el precio pagado por el mismo, ms los diversos gastos generados en la operacin: seguro, aduana, licencia, etc. Se realiza el siguiente asiento contable: (supongamos que se adquiere una patente al contado): _______________X______________ Patentes Caja ___________X_________________ Amortizacin Se utiliza este concepto para indicar la disminucin del derecho que tiene la empresa sobre el activo intangible (no tiene materia) por la accin del tiempo.

El concepto es similar al de la depreciacin, en el sentido que se pretende asignar parte del costo del activo al resultado de cada periodo en que ste es capaz de generar beneficios. Como se sabe, el derecho de propiedad y explotacin, que forman parte del activo intangible, (patente, derechos sobre obras literarias, etc.) es concedido a la empresa por un tiempo limitado, por cuyo motivo es necesario recuperar la inversin realizada dentro de los lmites de ese tiempo, en el cual el activo realmente reporta beneficios a la empresa. Para las amortizaciones de patentes, concesiones; se divide el costo de la patente entre el nmero de aos que faltan para que caduque la misma y el resultado indicar la cuota de amortizacin. No obstante es importante examinar si el producto que se producir o la explotacin que se realice tendr el mismo xito durante todo el periodo de vida de la patente pues, ocurre, con frecuencia, que ciertos artculos y patentes tienen un xito momentneo y luego decaen en su demanda por aparecer otros articulo similares o mejores. En estos casos debe hacerse un estudio profundo del mercado y posibilidades de duracin para amortizar el costo de la patente de la forma en que es capaz de reportar beneficios a la empresa. En el caso antes mencionado, se podra utilizar un mtodo decreciente por ejemplo. Contabilizacin de la amortizacin Hay dos sistemas para reflejar las amortizacin en la contabilidad de la empresa, al igual que en el caso de la depreciacin: 1. Mtodo Directo Consiste en abonar directamente la cuenta del activo intangible que se esta amortizando, y cargar la cuenta amortizacin que es una cuenta de prdida. El asiento contable queda de la siguiente forma: _________________X______________ Amortizacin Patentes _______________X________________ En todo caso, este es el mtodo ms utilizado. 2. Mtodo Indirecto Consiste en abonar la cuenta amortizacin acumulada, en vez del activo intangible principal, y cargar la cuenta amortizacin que es una cuenta de prdida. El asiento contable queda de la siguiente forma: _________________X______________ Amortizacin Amortizacin Acumulada Patentes _______________X________________ Este mtodo no es muy utilizado.