Tabla de contenido
1 ERP ............................................................................................................................. 3 1.1 1.2 1.3 1.4 Definicin ............................................................................................................ 3 Por qu la empresa debe adquirir un ERP ............................................................ 3 Contenido de los sistemas informticos de tipo ERP ............................................ 5 Situacin actual de los programas de tipo ERP ..................................................... 6 ERP de mximo nivel: en empresas grandes.................................................. 6
1.4.1
1.4.2 ERP de nivel mediano: en las empresas pequeas y medianas, pero con necesidades de una gran empresa.............................................................................. 6 1.4.3 1.5 Programas de gestin que no son ERP: en pequeas empresas .................... 7
Caractersticas generales de un software integrado de tipo ERP .......................... 7 Anlisis de los diferentes tipos de necesidades ............................................. 8
Ventajas obtenidas al implementar el ERP ........................................................... 9 Efectos de la implementacin de un ERP............................................................ 10 Principales impactos en la organizacin ...................................................... 10 Aspectos necesarios para el xito de la implementacin ............................. 10
1.7.1 1.7.2
1.8 Las caractersticas principales de las fases del proceso de implementacin, seleccin y puesta en marcha. ...................................................................................... 11 1.9 Proveedores de ERP ........................................................................................... 13
1 ERP
1.1 Definicin
ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificacin de Recursos Empresariales) como un sistema de planificacin de recursos y de gestin de la informacin que, de forma estructurada, satisface la demanda de las necesidades de la gestin empresarial. Se trata de un programa de software integrado que permite a las empresas a evaluar, controlar y gestionar ms fcilmente su negocio en todos los mbitos. El software de tipo ERP es un programa de gestin empresarial diseado para cubrir todas las exigencias de las areas funcionales de la empresa de forma que crea un flujo de trabajo para los distintos usuarios, permitiendo agilizar los diferentes tipos de trabajos, reduciendo en tiempos real las tareas repetitivas y permitiendo el aumento de la comunicacin en todas las reas que integran la empresa. Cuando se plantea la adquisicin de un ERP se requieren parametrizaciones y modificaciones previas para que funciones de una forma ptima. Esto implica que cuando una empresa decide adquirir un ERP tambin debe contratar un implementador (o empresa de consultora) que ayude a su empresa el funcionamiento. El sistema ERP se compone de un sistema de mdulos que permiten a las empresas automatizar e integrar las diferentes operaciones que se realizan en las diferentes reas (contabilidad, finanzas, fabricacin, recursos humanos, ventas, compras, existencias, servicios, etc.). el ERP tiene como uno de sus objetivos principales satisfacer las diferentes necesidades de informacin de la empresa para conseguir que los distintos responsables puedan tomar decisiones y controlar el cumplimiento de objetivos, pero tambin hay que considerar que la decisin de implementar un ERP es estratgica para la empresa; por lo tanto, debe tenerse la capacidad de asumir los cambios y los recursos a emplear en la implementacin.
en las nuevas condiciones. La implementacin de un ERP no es tarea fcil y requiere la implementacin y participacin de todas las personas afectadas por e proyecto.la deficiente instalacin y puesta en marcha de un ERP puede traes consecuencias muy graves para el funcionamiento diario de la empresa. Tampoco debe olvidarse que los programas de tipo ERP son caros, complejos y difciles de implementar. Para instalar y parametrizar correctamente el sistema se suele requerir la ayuda de empresas de consultora externas. Por ello, el coste total de la instalacin, que incluye software, y en la mayora de casos tambin la renovacin de todo o parte de hardware, la consultora y el coste personal interno, debe llegar a representar el 2 o 3% de la facturacin anual de una gran empresa. Tabla de metodologa a seguir para tomar la decisin de qu tipo de programa podemos adquirir y como se va a implementar.
Partes de Proceso Anlisis de la situacin 1 actual 2 Anlisis de mdulos de nuevos programas Toma de decisin: seleccin del programa. Gestin del proyecto de implementacin Implantacin del programa Problemas de la implementacin Caractersticas Se trata de realizar un anlisis de la situacin actual: anlisis de necesidades. Decidir qu programa satisface al mximo todas las necesidades, pero con unos costes econmicos y de implementacin razonables. Seleccin del programa ERP Gestionar el anlisis de requerimientos, la informacin, configuracin y pruebas. Implementacin y puesta en marcha Problemas de la implementacin Cuestiones Qu necesitamos? Qu caracterstica tiene el programa?
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Qu opcin elegimos? Quin realiza la implementacin? Cmo se implanta el programa? Qu dificultades presenta la implantacin?
Es decisivo llevar a cabo un anlisis de necesidades de la empresa para realizar la bsqueda de un nuevo programa para confirmar y redefinir las caractersticas de que se quiera implementar. Para ello, los responsables de instalar el programa deben analizar toda la informacin disponible y tambin como se realiza la integracin de nuevas necesidades entre las diferentes reas o departamentos de una empresa.
La mayora del software ERP que existe en el mercado se trata de aplicaciones para ser utilizadas en entornos clientes/servidor. La ventaja est en que todas las reas de la empresa comparten una nica base de datos. Esto es preciso destacar que hay algunos programas de tipo ERP que pueden incorporar su propia base de datos o bien utilizar otras estndar del marcado, aunque es mejor emplear siempre una base de datos estandarizada porque ofrece la oportunidad de ser utilizada, tambin por otras aplicaciones.
Programas de gestin que no Empresas de tamao medio y son ERP. pequeos con necesidades muy estndares.
1.4.1 ERP de mximo nivel: en empresas grandes Para las empresas grandes existe una enorme oferta de fabricantes de software ERP, que suelen ser consultoras con carcter multinacional. Su implementacin pasa por un proceso de tiempo bastante largo, que puede oscilar entre los y meses. Habitualmente su implementacin se realiza a travs de consultores especializados y para grandes empresas. Al final, estas instalaciones suelen oscilar entre los 120,000 y los 480,000 de coste, o ms en determinados casos. 1.4.2 ERP de nivel mediano: en las empresas pequeas y medianas, pero con necesidades de una gran empresa Donde pueden existir problemas ms serios es en el mbito de las empresas de tipo medio. stas suelen contar con poco o ninguno personal responsable de los sistemas informticos, pero normalmente dispone de numerosos programas, hechos e medida a lo largo de los aos o adaptados, en parte, a la empresa. No obstante, son cada vez ms numerosos los fabricantes de ERP que encuentran en este sector de mercado un gran potencial, ya que al necesitar comercializar sus productos, van confeccionando programas 6
ERP dirigidos especialmente a este tipo de empresas. La oferta de programas de tipo ERP para Pymes es elevada, son muchas las empresas consultoras que ofrecen soluciones muy variadas en funcionalidad, adaptabilidad, tiempo de implementacin y menores costes. 1.4.3 Programas de gestin que no son ERP: en pequeas empresas Las empresas ms pequeas, por su capacidad econmica, normalmente adquieren software estndar (de contabilidad, ventas, compras, inmovilizados, control de stocks, nominas, etc.) la solucin a nuevos problemas o necesidades la encuentran en la adquisicin de las nuevas versiones del programa utilizado. Las soluciones ERP son altamente confiables, flexibles y adaptables cuando se estn implementando, pero una vez puestas en marcha tambin requieren de una inversin mnima anual para mantener al da el software (o actualizaciones). Estas situaciones ya son conocidas por las empresas suministradoras del software de tipo ERP, las cuales estn aplicando mejoras a sus productos para hacerlos ms fiables cuando se produce un cambio o actualizacin de la versin actual del programa. Futuro de los programas ERP
Situacin actual Futuro Hay empresas que desarrollan el Existirn unas pocas empresas que software de tipo ERP suministren el software de tipo ERP, los Hay empresas que desarrollan los programas de bases de datos y los programas de bases de datos programas necesarios para que los Hay empresas que desarrollan los servidores y ordenadores del usuario programas necesarios para que funcionen servidores y ordenadores de usuario Empresas instaladoras de todo lo funcionen con el sistema operativo anterior, como un paquete, y dar un adecuado. servicio adicional al cliente, o valor Hay empresas que implementan el ERP aadido. como un servicio al cliente
La obtencin de informes permite a la direccin evaluarla actuacin de la organizacin en funcin de los planes previstos. Realizar un seguimiento, medir e informar de la evolucin de los acontecimientos sucedidos en la empresa u organizacin. Dar soporte a las funciones bsicas del negocio o actividad. Si se procede cambios significativos en los procesos y en las necesidades de informacin de la empresa, el sistema debe dar respuesta. Debe permitir recoger la informacin de diferentes ubicaciones, procesarla y ofrecerla a distintos departamentos u usuarios. El software de tipo ERP pretende solucionar la gestin integral de todas las reas de la empresa que se lo soliciten. Deben ofrecer una alta adaptabilidad a la situacin particular de cada empresa. En algunos casos, incluso se ofrece al usuario al final utilizacin del cdigo fuente, pretendiendo como ello realizar las modificaciones y adaptaciones a medidas de cada empresa, aunque esta opcin tambin presenta mayores riesgos y costes. Los ERP tambin deben tener alta capacidad y facilidad para ser utilizados por diferentes usuarios de distintas reas funcionales. Debe ser el programa que soporte el sistema de informacin y le de todo el apoyo necesario para que este funcione y sea eficaz. El sistema de tipo ERP deber basarse en una nica base de datos que permita la integridad, consistencia e integracin de los mismos, permitiendo disponer de los diferentes mdulos interconectados y actualizados. 1.5.1 Anlisis de los diferentes tipos de necesidades Necesidades Surgen necesidades de gestin administrativa y de informacin que no cubre el programa actual. Se realizan tareas y procesos de forma poco racional y con mucho trabajo. Se requieren mejorar los sistemas de trabajo, los procesos existentes en la actualidad y los flujos intermedios de datos. Surgen nuevas necesidades de informacin, tanto para clientes externos como internos. Las empresas actan de forma ms global en ms ubicaciones y con distintas actividades. El hardware de la empresa esta anticuado en prestaciones, no se adapta al nuevo software y se aprovecha para cambiar ambos. El sector, el tipo de actividad y la competencia hacen que surja la necesidad de instalar un nuevo sistema de gestin ms eficaz. 8
Se necesita gestionar y estructurar mejor el conocimiento del negocio y aumentar la independencia empresa-empleado. Se dispone de un programa a medida o desfasado en prestaciones, lo que obliga a cambiarlo por un estndar ms actual.
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1.8 Las caractersticas principales de las fases del proceso de implementacin, seleccin y puesta en marcha.
A continuacin las siguientes tablas, se detallan las cuatro fases que conforman todo el proceso, desde que se empieza a pensar en la instalacin de ERP hasta que finaliza su implementacin y puesta en marcha. Fase 1 seleccin del ERP
Aspectos generales Procesos y tareas Anlisis de situacin actual: Reunin entre la direccin y el resto de Determinar las necesidades y los cambios a directivos para dar a conocer el efectuar. proyecto. Anlisis de la decisin sobre qu tipo de ERP se va a buscar y que necesidades internas se van a cubrir. Bsqueda de un nuevo programa, con unos Anlisis de los costes, ventajas e costes econmicos y de implementacin inconvenientes, modificaciones y todos razonables para el tipo de empresa. aquellos aspectos que afectan a una seleccin de un ERP. Realizacin de pruebas y demostraciones para Pruebas y demostraciones de saber qu caractersticas tienen los programas diferentes programas. seleccionados. Seleccin del ERP significa tomar la decisin Seleccin y toma de decisin final. sobre qu programa utilizar y qu empresa va a realizar la implantacin
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Mejorar los controles administrativos El principal manejo del ERP es la informacin, un buen manejo de nuestra informacin administrativa logra reduccin de cartera, lo que provoca un aumento en el flujo de efectivo de la empresa y contar con liquidez para solventar las obligaciones de la empresa. As mismo logra un mejor control sobre clientes morosos, lo que nos permite tener polticas de crdito ms estrictas y ms controladas, asegurndonos de liberar crdito a los buenos clientes y evitar los clientes morosos. Razones Financieras Rotacin de Inventarios (Costo de Ventas/Inventario). Al lograr una reduccin del inventario se aumentara la rotacin del mismo. Un nmero pequeo en la rotacin de inventarios indica que tenemos producto que NO se vende y que se vuelve obsoleto dentro de nuestro almacn, por el otro lado, un nmero grande de rotacin quiere decir que tenemos un movimiento muy bueno de nuestros productos, que tenemos lo que el cliente pide, y que eso producto est en donde se vende.
2 Bibliografa
ERP Gua partica para la seleccin e implementacin. Luis Muiz. http://www.kepler.com.mx/Archivos/definicion_de_sistema_erp.pdf http://www.tec.url.edu.gt/boletin/URL_02_IND03.pdf
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