Sistema de Registro de Ventas -Florera Mary (REGVEN)

Instituto: Francisco Antonio de Zela Carrera:Computacin e Informtica Ciclo:IV Curso:Ing. Sistemas Prof.: Ing.MilagrosG.Cohaila Gonzales Alumnos: -Guido Henry PacsiCandia -Aydee Laurente Espinal -Yudit Laurente Espinal -Indira Diaz Flores -Cinthia Escobar Flores

INDICE Introduccin ............................................................................... 3 Aspecto Organizacional ............................................................ 4 -Datos de la Empresa ............................................................... 4 Aspectos de sistema de informacin ...................................... 5 Anlisis Preliminar .................................................................... 5 -Nombre del Proyecto ............................................................... 5 -Objetivos ................................................................................... 5 -Metas ......................................................................................... 5 -Situacin Actual ....................................................................... 6 -Descripcin genrica del proceso de la empresa ................. 6 -Diagrama de Flujo Actual......................................................... 6 -Descripcin de la problemtica de la empresa ...................... 7 Alternativas de Solucin ........................................................... 7 Requerimientos y limites .......................................................... 7 -lista de requerimientos funcionales ....................................... 8 -Requerimientos no funcionales .............................................. 8 -Lista de limites.......................................................................... 8 Anlisis de factibilidad del Proyecto ....................................... 9 -Factibilidad tcnico .................................................................. 9 -Factibilidad Econmica ........................................................... 10 Cronograma de Actividades ..................................................... 11 Diagrama de paquetes .............................................................. 11 Sistema Propuesto .................................................................... 12 -diagrama de flujo propuesto ................................................... 12 -Diagrama de Paquetes ............................................................. 12 -Cuadro de especificaciones funcionales.......13 -Comportamiento del Sistema..13 Conclusiones ............................................................................. 24

INTRODUCCIN

En el presente proyecto se propone un sistema de informacin para una empresa dedicada a la venta de arreglos florales, peluches, globos, dulces con la aplicacin de Visual basic.Net. El objetivo es mejorar el flujo de informacin entre todos los miembros y reas de la empresa mediante la herramienta que ofrece este software como son el control total de ventas mediante el seguimiento de la ruta crtica, sistemas de Ventas. El trabajo est dividido en cuatro captulos. El prime capitulo es el aspecto organizacional, datos de la empresa y aspectos de sistema de informacin. El segundo captulo es el anlisis preliminar, nombre del proyecto, objetivos, metas, situacin actual. El tercer captulo trata de alternativas de solucin, Seleccin de la Mejor Alternativa, Responsabilidades y Lmites. El cuarto captulo trata del sistema propuesto, Diagrama de actividades Propuesto y Diagrama de Paquetes.

Los alcances que posee este proyecto es que puede ayudar en gran medida en el futuro, puesto que puede servir de base las ventas de la empresa.

SISTEMA DE REGISTRO DE VENTAS FLORERA-MARY (REGVEN)

1. Aspecto Organizacional 1.1. Datos de la Empresa

1.1.1. Misin:Mary florera tiene como misin ofrecer los mejores servicios y productos en diseos con flores, que ayuden a la decoracin de los eventos sociales, as como a la expresin de los sentimientos de nuestros clientes. Consideramos a nuestros clientes la parte ms importante de la empresa y por ello, aceptamos con gusto el compromiso de ofrecerles productos, servicios y diseos florales de calidad y excelencia, logrndose esto con el talento, con la energa y un alto compromiso de nuestro personal. 1.1.2. Visin:Lograr ser una florera que se distinga de las dems en el diseo de arreglos florales y decoracin de eventos, siendo nuestro principal objetivo la satisfaccin de nuestros clientes buscndolo a travs de: Diseando creativamente para transmitir el mensaje emocional que nuestro cliente intenta expresar. Asegurndose de que las flores sean entregadas en el momento y lugar exactos. 1.1.3. Objetivos: Ser la empresa lder en innovacin. Crecer como empresa a travs del tiempo Lograr la plena satisfaccin de nuestros clientes Ayudar a nuestros clientes a expresar sus sentimientos.

1.1.4. Organigrama:
Gerente

Administrador

A. Ventas

A. Almacenamiento

Cajero

1.2. Aspectos de Sistemas de Informacin

Revisin de la documentacin concerniente al sistema por desarrollar: En el siguiente anlisis para el sistema se cont con el aporte del administrador y el gerente y se tom en cuenta la informacin que brindaron los empleados. Se cont con el cuaderno de ventas y los inventarios. No cuenta con el MOF (Manual de operaciones y funciones) y el MAPRO. 2. Anlisis Preliminar 2.1. Nombre del Proyecto: Sistema de registro de ventas Florera-Mary (REGVEN) 2.2. Objetivos de Proyecto: Esta cuenta tiene por propsito registrar los ingresos que por concepto de ventas al contado o a crdito registra su empresa, slo puede registrar una venta hasta el momento en que entrega el producto.

2.3. Metas y Estrategias: 1. Reducir el porcentaje de errores humanos como ingreso de datos en un 30%. Estrategia: Capacitar al personal en cuanto al uso del sistema de Registro de ventas. 2. Reducir el tiempo de espera para el usuario en cuanto a la elaboracin de boletas de venta en un aproximado del 60%. Estrategia: Automatizando los procesos documentarios (ingreso de datos del producto, impresin de boletas y registros de ventas). 3. Reducir el personal para reducir los gastos por pago.

Estrategia: Implementado un sistema de registro deventas.

2.4. Situacin Actual:

2.4.1. Descripcin Genrica del Proceso de la empresa. La empresa abre y comienza sus actividades a las 9 de la maana. La empresa cuenta con un pequeo grupo de personal el cual se encarga delas distintas tareas en la empresa. El vendedor realiza la boleta y registra pedidos y guarda datos del comprador en hojas de apunte (en caso de reclamos), toda la informacin se procesa en un cuaderno de apuntes. El supervisor inspecciona las actividades que realizan los empleados y se encarga de que trabajen correctamente, Recibe los pagos de los clientes e imprime la boleta. El almacenero se encarga del conteo de productos y el control de la salida e ingreso de los productos.

2.4.2. Diagrama de Flujo actual Cliente

Inicio
Caractersticas del producto

Vendedor
Busca del producto

Caja

Es lo que desea el cliente?

Empaquetamiento del producto

Realiza boleta de cobro Verifica boleta de cobro

Enva boleta de cobro (Nombre del producto y costo)

Boleta de cobro

Fin

Boleta y Producto

Entrega del producto y boleta

Realiza boleta de venta Boleta de venta

2.4.3.

Descripcin de la Problemtica de la empresa. La empresa es totalmente desorganizada con los documentos importantes y con las distintas reas. en la anotacin al cuaderno de ventas y la anotacin en los inventarios hay muchas fallas ortogrficas yla atencin al cliente no es rpida.

3. Alternativas de Solucin 3.1. Lista de Alternativas : Implementacin del Sistema de ventas. Capacitacin del personal para ser ms eficaz la recepcin de ventas. Contratar ms personal para que la recepcin de ventas sea ms rpida. No hacer nada.

3.2. Alternativa seleccionada (1 alternativa): Implementacin del Sistema de Ventas 3.3. Requerimientos y Lmites 3.3.1. Lista de Requerimientos Funcionales 1) 2) 3) 4) 5) 6) Controlar el acceso al sistema para identificar personal o usuario(contrasea, clave). Visualizar los consumidores frecuentes para enviarle promocin. Generar consolidado de cierre de caja. Registrar cliente (nombre,apellido,telfono,direccin, DNI,email). Registrar productos que entran y salen del stock. Registrar boleta de ventas por la compra de productos(nombre del producto, precio del producto, cantidad del producto,fecha,numero de boleta, saldo apagar,nombre del cliente, ruc). Registrar los pedidos (nombre del producto,cantidad del producto,nombre del cliente, DNI,direccin,telfono). Generar copia de seguridad.

7)

8)

Lista de requerimientos funcionales

3.3.2. Requerimiento no funcional

Plataforma

Plataforma Windows 7. Lenguaje de desarrollo Visual Basic .Net.

Gestor de BD SQL Server 2008.

Necesidad de recursos

Procesador I3. 1 Mouse. 1 Teclado. 1 Monitor. 1Impresora multifuncional. 1 Tarjeta de Red 100Mbps. 1 HH.DD. de 2Gb. 1 Memoria RAM mnima. 1 Tarjeta de video mnima. Driver de tarjeta de video.

Seguridad

Servidor de Backup.

3.3.3. Lista de Lmites: En esta primera versin el sistema est trabajando de forma independiente de cualquier modulo administrativo. El sistema no logra mostrar la ubicacin del producto en la tienda. El sistema no genera pago a los empleados. El sistema no realiza contratos de nuevos empleados.

3.4. Anlisis de Factibilidad del Proyecto 3.4.1. Factibilidad Tcnica Recursos de hardware 1 computadora y 1 laptop compatible. Procesador corei3. Memoria RAM 2GB(laptop),4GB(computadora). Disco duro 350GB(laptop),550(computadora). Monitor Led 18.5 pulgadas, teclado multimedia. Impresora multifuncional HP. Conectada en red. Recursos de software El software requerido para el desarrollo y operatividad del sistema es el siguiente: Windows seven. Visual.net 2005. Ms Access 2010. El software requerido 2 para desarrollar el proyecto.

Recursos humanos En el desarrollo de toda la investigacin realizada a partir de la investigacin preliminar, los sustentantes han encontrado apoyo por parte de la administracin y usuarios, los usuarios y gerencia han brindado las informaciones necesarias. Estn de acuerdo de que se lleve a cabo el nuevo sistema, aseguran que una automatizacin en las reas de ventas y facturacin ayudar a agilizar los procesos, tener menos errores.

3.4.2. Factibilidad Econmica ANLISIS COSTO DE BENEFICIOS DEL SISTEMA

COSTES DEL PROYECTO COSTOS INICIALES Anlisis del Sistemas (2 persona) Diseo del Sistema (1 persona) Codificacin (2 persona) Prueba y puesta en marcha(1 persona) COSTO DE MANTENIMIENTO Hojas y carnet de Florera Mantenimiento de Hardware TOTAL DE COSTOS DEL STMA VALOR S/. 1650 400 300 800 150 400 250 150 2050

Nota: No se ha considerado los costos del hardware y software porque la institucin cuenta con estos.

BENEFICIOS Mejor control de ventas y registro Mejor control y mejor manejo de pago Mejor atencin al usuario demandante del servicio Mejoramiento de la imagen de la Empresa Rpida emisin de reportes y listados TOTAL DE BENEFICIOS

VALOR S/. 900 1300 1050 5350 2250 10850

COSTOS DEL PROYECTO Relacin convencional B/0= (Beneficios Des beneficios Costos de operacin)/inversin inicial
1650 S/. 10850 400 6.33

INVERSIN INICIAL Beneficios Costos de Mantenimiento B/C

B/C =6.33 B/C>1 El desarrollo del sistema es totalmente factible la inversin se recupera en 1 ao

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3.5. Cronograma de Actividades

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4. Sistema Propuesto 4.1. Diagrama de Flujo Propuesto Registro Ventas (Producto, caractersticas). Cliente
Inicio
Caractersticas del producto

Vendedor
Busca del producto

Sistema

no
Es lo que desea el cliente?

si

Hace lista de productos Empaquetamiento del producto

Ingreso de cdigo de productos

Identificacin de productos

Verificacin de costo de cada producto Realiza clculo de total de compra

Fin

Producto y boleta

Entrega del producto

Lectura y sellado de boleta de venta

Realiza boleta de venta

4.2.

Diagrama de Paquetes

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4.3. Cuadro de Especificaciones Funcionales. Orige n ID 1 2 3 4 5 6 7 8 Id Req. R1 R6 R4 R7 R8 R3 R5 R2 Descripcin de Requerimiento Validar Usuario Registrar boleta Registrar cliente Registrar pedidos Generar copia de seguridad Priorid ad Alta Alta Alta alta alta Responsa ble Vendedor Vendedor Vendedor Vendedor Usuario Vendedor Vendedor Vendedor Id CU CU.1 CU.2 CU.3 CU.4 CU.5 CU6 CU7 CU8

Generar consolidado de cierre de Alta caja. Registrar productos que entran y Alta salen del stock. Visualizar los consumidores frecuentes para enviarle Media promocin.

5. Comportamiento del Sistema

SISTEMA DE REGISTRO DE VENTAS DE FLORERIA MARY

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5.1 Primer Paquete: (USUARIO) 5.1.1 Primer Caso de Uso: (VALIDAR USUARIO) 5.1.1.1 Diagrama de caso de uso:

5.1.1.2 Id Casos de Uso Titulo Titulo Abreviado Id Requerimiento Narrativa del Escenario Precondiciones Actores CU.1 Validar Usuario Validar Usuario

Cuadro de descripcin: Validar Usuario

1 Autentificar Usuario Propsito El Registrador debe ingresar sus datos para poder hacer uso del Sistema REGVENT. 1. El Registrador tenga instalado el sistema de REGVENT en su PC. 2. El Registrador Abra el Sistema REGVENT. Vendedor 1. La pantalla muestra los campos: a. login. b. Password. 2. Muestra las opciones: a. Aceptar. b. Cancelar. 14

Cursos Bsicos

c. Nuevo Usuario d. Cambiar contrasea 3. El Registrador ingresa su Nombre de Usuario y contrasea respectivo. 4. Si el usuario elige aceptar: a. El sistema busca los datos ingresados en la BD. i. Si existen los datos en la BD. 1. V: Ingresa al formulario Principal (Caso de Uso Seleccionar proceso). 2. F: El sistema enva un mensaje informando Usuario no encontrado. Regresa al paso 3. 5. Si el usuario elige Cancelar: a. El sistema se cierra. <Users> -Ingresar password: Se ingresara la contrasea y usuario registrado en el sistema. Uses/Extend <Extens> -Registrar nuevo usuario: Registra un nuevo usuario en el sistema. -Cambiar contrasea: cambia la contrasea del usuario registrado en el sistema. Autoridad Guido Henry PacsiCandia

5.1.1.3

Diagrama de Estado

Validado

Aceptado

15

5.2 Segundo Paquete: (VENTAS) 5.2.1 Primer Caso de Uso: (REGISTRAR BOLETA) 5.2.1.1 Diagrama de caso de uso:

5.2.1.2 Id Casos de Uso Titulo CU.2

Cuadro de descripcin

Registrar boleta 2: Registro de venta 3: Imprimir boleta de venta por la compra de producto Propsito El vendedor debe ingresar los datos de la compra del producto. 3. El Registrador tenga instalado el sistema de REGVENT en su PC. 4. El Registrador Abra el Sistema REGVENT. Vendedor, cliente 1. La pantalla muestra los campos a) Nombre del producto b) Precio del producto c) Cantidad de producto d) Fecha e) N de boleta f) Saldo a pagar g) Nombre del cliente h) R.U.C. 2. Muestra la opcin a)Registrar venta 16

Titulo Abreviado Registrar boleta Id Requerimiento

Narrativa del Escenario Precondiciones Actores

Cursos Bsicos

b)Imprimir boleta c)Nueva boleta d)Buscar 3. El vendedor debe ingresar: nombre del producto y cuantos productos quiere, nombre del cliente y tambin la fecha que se registra el sistema. 4. Si el vendedor elige registrar venta: A) V: los datos de la compra es almacenada en la BT B) F: Venta no registrada, regrese al paso 3

<Users> -imprimir boleta de venta: se imprime la boleta de venta generada por el sistema. Uses/Extend <Extens> -eliminar venta: elimina la venta registrada en el sistema. -Buscar: busca las boletas registradas -Nueva Boleta: Crea una nueva Boleta Autoridad Yudit laurente espinal

5.2.1.3

Diagrama de Estado

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5.3 Tercer Paquete: (CLIENTE) 5.3.1 Primer Caso de uso (REGISTRAR CLIENTE) 5.3.1.1 Diagrama de caso de uso:

5.3.1.2 Id Casos de Uso Titulo Titulo Abreviado Id Requerimiento Narrativa del Escenario Precondiciones CU.3

Cuadro de descripcin

Registro de clientes Registro de cliente Registra los clientes ms frecuentes Propsito El Usuario debe ingresar los datos del cliente 5. El Usuario tenga instalado el sistema de REGVENT en su PC. 6. El Usuario Abra el Sistema REGVENT. Vendedor, cliente. 1.-La pantalla muestra los campos: b. Nombre cliente c. Apellido del cliente d. Fecha de primera compra e. Cantidad de compras f. Cdigo del cliente g. DNI del cliente h. Telfono del cliente i. j. Direccin del cliente Correo electrnico 18

Actores Cursos Bsicos

2.-Muestra las opciones: k. Modificar l. borrar m. Guardar n. cerrar 3.- si el vendedor selecciona el botn guardar, los datos del cliente (Nombre cliente, Apellido del cliente, Fecha de primera compra, Cantidad de compras, Cdigo del cliente, DNI del cliente, Telfono del cliente, Direccin del cliente, Correo electrnico).se almacenan en la BD. 4.-si el vendedor elige cerrar: la ventana se cierra. Uses/Extend <<Extens>> 4.-Si el vendedor selecciona el botn modificar, los datos del cliente (Nombre cliente, Apellido del cliente, Fecha de primera compra, Cantidad de compras, Cdigo del cliente, DNI del cliente, Telfono del cliente, Direccin del cliente, Correo electrnico).se alteran. 5.- Si el vendedor selecciona el botn eliminar: a.- El sistema Muestra un mensaje (Presiona Borrar si desea eliminar los datos de la BD). i. Desea borrar la informacin de la BD. 1. (Borrar) Los datos de la BD son borrados. Autoridad Indira daz flores 5.3.1.3 Diagrama de Estado

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5.3.2 Segundo Caso de uso (REGISTRAR PEDIDO) 5.3.2.1 Diagrama de caso de uso:

5.3.2.2 Id Casos de Uso Titulo Id Requerimiento Narrativa del Escenario Precondiciones CU.4 Registrar pedido

Cuadro de descripcin

Titulo Abreviado Registrar pedido Registrar pedidos de los clientes Propsito El vendedor registra los pedidos de los clientes. 7. El Usuario tenga instalado el sistema de REGVENT en su PC. 8. El Usuario Abra el Sistema REGVENT. Actores Cursos Bsicos Vendedor,cliente 1. La pantalla muestra los campos: a. cdigo b. Nombre de producto c. Informacin de producto d. Precio del producto e. Cantidad del producto f. Nombre del cliente g. Direccin del cliente h. Telfono del cliente i. DNI del cliente

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2. Muestra las opciones: a. Buscar b. Registrar c. Ver pedido d. eliminar e. cerrar 2. si el vendedor elige la opcin buscar : el sistema busca el cdigo del cliente ingresados en la base de datos V. si existe el cdigo en la BD.se muestra datos personales automticamente en el texbox(nombre del producto, informacin producto, preci del producto, cantidad producto, nombre del cliente, direccin cliente, telfono del cliente). los tex del del del

F. el sistema enva un mensaje cliente no registrado (entonces el vendedor tendr que llenar los texbox). 3. El vendedor selecciona el botn registrar : a. Los datos ingresados sern guardados en la base de datos:( nombre del producto, informacin del producto, precio del producto, cantidad del producto, nombre del cliente, direccin del cliente, telfono del cliente,DNI). 4. Si el vendedor selecciona cerrar : El registro de pedidos se cerrara. Uses/Extend <<extens>> 1. Si el vendedor selecciona eliminar : a. Se elimina el registro del pedido del cliente(nombre, apellido, direccin, telfono, producto, cantidad del producto, precio del producto. <<user>> 2. Si el vendedor selecciona el botn ver pedido : a. Se muestra una lista de pedidos del da.

Autoridad

Aydee laurente espinal 5.3.2.3 Diagrama de Estado

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5.4 Cuarto Paquete: (SEGURIDAD) 5.4.1 Primer Caso de Uso: (GENERAR COPIA DE SEGURIDAD) 5.4.1.1 Diagrama de caso de uso:

5.4.1.2

Cuadro de descripcin

Id Casos de Uso Titulo Titulo Abreviado Id Requerimiento Narrativa del Escenario Precondiciones

CU.5 Generar Copia de Seguridad Generar Copia de Seguridad Registra los pedidos de los clientes Propsito El usuario debe hacer una copia de seguridad del sistema REGVEN. 1.-El usuario debe tener instalado el sistema de REGVEN en su PC. 22

2.- El usuario abre el Sistema REGVEN. Actores Cursos Bsicos usuario 1.- La pantalla muestra los campos: a. Fecha de creacin 2.- Muestra las opciones: b. Generar copia de seguridad c. Salir 3.- El usuarioselecciona la fecha actual. 4.- El usuario genera una copia de seguridad. 5.- Si el usuario elige salir: a. El sistema se cierra. Uses/Extend Extend:cancelar la copia de seguridad: este se encarga de cancelar la copia de seguridad creada por el usuario. Cinthia Z. Escobar Flores

Autoridad

5.4.1.3

Diagrama de Estado

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6. Diagrama de Clases:

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7. Diagrama de componentes

8. Diagrama de Arquitectura

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9. Diagrama de Navegabilidad

10. Diagrama de Base de Datos

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11. Diseo de las Interfaces

-Formulario FrmValidarUsuario

-Formulario FrmBoletaVentas

-Formulario FrmRegistrarCliente

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- Formulario FrmRegistrarpedido

-Formulario FrmCopiaDeSeguridad

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12. CONCLUSIONES Con el sistema propuesto es este informe en este informe mejorara el rendimiento de la empresa elegida. Innovar un sistema ayudara mucho al desarrollo de la empresa Florera Mary como en el tiempo de espera de los clientes al recibir sus boletas de compra etc. Un sistema es muy importante en el desarrollo de una empresa.

13. RECOMENDACIONES El presente sistema no est diseado para el control de pago de los vendedores. Se le recuerda que solo el administrador tiene acceso a visualizar ganancias y ventas del mes. Se le recomienda que este sistema sea utilizada por personal capacitado para evitar problemas con el sistema.

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