BIENES DE LARGA DURACION

CONTROL INTERNO

250 00 AREA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE INVERSIONES EN EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACION 250 01 TITULO: ADQUISICION En toda entidad u organismo del sector pblico, de ser necesario, se dispondr de una unidad de abastecimiento; la mxima autoridad a travs del comit o unidad encargada de las adquisiciones, determinar los procesos a seguir en la programacin, adquisicin, almacenamiento y distribucin de materiales, tiles y enseres, as como de otros bienes de larga duracin necesarios para el desarrollo y ejecucin de las actividades de las entidades. Para las adquisiciones, en cada entidad se establecern mnimos y mximos de existencias, de tal forma que stas se realicen nicamente cuando sea necesario y adquirida en cantidades apropiadas, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economa. La mxima autoridad y los miembros del comit de adquisiciones y abastecimiento, sern responsables de la aprobacin de las cotizaciones, concursos de ofertas o licitaciones, para lo cual se: Considerarn las cotizaciones en un mnimo de tres. Mantendr un registro actualizado de proveedores y cotizaciones para asegurar un debido control, calidad y precios de los productos. Determinar un criterio de economa en la compra de bienes, Tomar en cuenta, para los materiales fungibles o de uso diario, el tiempo de duracin. Considerar para las medicinas y otro tipo de bienes perecibles, el tiempo de caducidad.

250 02 TITULO: ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita.

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras, y tendrn el espacio fsico necesario. El guardalmacn o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones tcnicas solicitadas por las dependencias de la institucin), as como los que salen. Los directivos establecern un sistema apropiado para la conservacin, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. Para el control de los bienes se establecer un sistema adecuado de registro permanente, por unidades de iguales caractersticas. Slo las personas que laboran en el almacn tendrn acceso a las instalaciones. Existen bienes que, por sus caractersticas especiales, deben ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilizacin. En estos casos, el encargado de almacn efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente. 250 - 03 TITULO: SISTEMA DE REGISTRO Se establecer un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duracin, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la informacin se encuentre siempre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente. La actualizacin permanente, la conciliacin de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificacin fsica peridica, proporcionar seguridad de su registro y control oportuno, y servir para la toma de decisiones adecuadas 250 04 TITULO: IDENTIFICACION Y PROTECCION Se establecer una codificacin adecuada que permita una fcil identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de suministros y bienes de larga duracin. Todos los bienes de larga duracin llevarn impreso el cdigo correspondiente en una parte visible, permitiendo as su fcil identificacin. El responsable de la custodia de los bienes de larga duracin, mantendr registros individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base para el control, localizacin e identificacin de los mismos.

La proteccin de los bienes entregados para el desempeo de sus funciones, ser de responsabilidad de cada servidor pblico. La proteccin de los bienes incluye la contratacin de plizas de seguro necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudiera ocurrir, se verificarn peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia. 250 05 TITULO: CUSTODIA La mxima autoridad de cada entidad pblica, a travs de la unidad respectiva, ser responsable de designar a los custodios de los bienes, as como de establecer un conjunto de procedimientos que garanticen la conservacin, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga duracin. Para el control de las existencias y bienes de larga duracin corresponde a la administracin de cada entidad pblica, implementar su propia reglamentacin relativa a la custodia fsica y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado, esto permitir una fcil identificacin del personal responsable de su custodia. 250 06 TITULO: USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACION En cada entidad pblica los bienes de larga duracin se utilizarn nicamente en las labores institucionales y por ningn motivo para fines personales o particulares. Cada servidor ser responsable del uso, custodia y conservacin de los bienes de larga duracin que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones; y por ningn motivo sern utilizadas para fines personales o particulares En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y verificacin, de manera que estos sean utilizados correctamente, y para los fines de la Institucin.

250 08 TITULO: CONSTATACION FISICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACION Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados, salvo para efectos de identificacin.

De esta diligencia se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable, sern investigadas, y luego se registrarn los ajustes respectivos, previa autorizacin del funcionario responsable; tambin se identificar los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate segn corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de las existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de datos, tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos servicios. La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para sufragar dichos gastos. El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicacin de los procedimientos establecidos. En las entidades que no cuenten con auditora interna, el titular designar a un funcionario que cumpla esta funcin. Esta norma es tambin aplicable para la realizacin de los inventarios fsicos de almacn, se aplicarn los mismos criterios antes establecidos, no debiendo intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes. 250 11 231 TITULO: MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACION La administracin de la entidad velar en forma constante por el mantenimiento preventivo de los bienes de larga duracin, a fin de conservar su estado ptimo de funcionamiento y prolongar su vida til. Disear y ejecutar programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la gestin operativa de la entidad. Corresponde a la direccin establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas, as como que se cumplan sus objetivos. La contratacin de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio. ANALISIS Los organismos o unidades del sector pblico se encargaran de velar por el mantenimiento, uso y custodia de aquellos bienes de larga duracin que se encuentra a su cargo. Cada funcionario es responsable de los bienes que se encuentra a sus cargo; las

administraciones del sector pblico se encargaran de implementar, mantener, controlar su propio sistema de control de los bienes de larga duracin. BIBLIOGRAFIA http://www.mmrree.gob.ec/ministerio/legal/normas_control_int.pdf