AUDITORIA INTERNA DE LA NACION

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

NDICE
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO IPRESENTACIN ........................................................ 5 MARCO LEGAL .......................................................... 6 II- INTRODUCCIN ........................................................ 8 III- EL CONTROL INTERNO SEGN EL INFORME COSO ................................................. 10 a) Definicin de control interno .................................. 10 b) Los cinco componentes: ....................................... 12 b.1) Ambiente de control ..................................... 13 b.2) Evaluacin del riesgo .................................. 19 b.3) Actividades de control ................................. 24 b.4) Informacin y comunicacin ........................ 32 b.5) Supervisin y monitoreo .............................. 36 IV- GLOSARIO DE TRMINOS ..................................... 39 V- BIBILIOGRAFA ........................................................ 43 3

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I) PRESENTACIN
El director o jerarca mximo de cada reparticin del Esta- do es responsable por disear y mantener vigente un am- biente y estructura de control interno, acorde a las circuns- tancias que promuevan los objetivos institucionales y guber- namentales, velando y garantizando un proceso integral de rendicin de cuentas en el sector de su competencia. Todo jerarca, como servidor pblico, tiene la obligacin de rendir cuentas claras y oportunas de su gestin, basado en la responsabilidad que asume en la administracin pblica con apego a las normas legales vigentes. La confianza de- positada al asignarseles sus funciones especficas, requiere de mtodos y pruebas de supervisin y seguimiento para garantizar el logro de los objetivos y metas planificadas, el cumplimiento presupuestario respectivo y el uso de los re- cursos con eficiencia y eficacia medibles, retroalimentando los sistemas para mantenerlos actualizados. El Marco Conceptual y las Normas Generales que aqu se adoptan, constituyen un marco de referencia para organizar ese ambiente y estructura de control interno en cada reparti- cin pblica. Asimismo, constituyen un esquema bsico para la transparencia de la gestin pblica, en el marco de la le- galidad, la tica y la rendicin de cuentas democrtica.

Auditora Interna de la Nacin MARCO LEGAL Los cometidos asignados a la Auditora Interna de la Nacin estn establecidos por los Art. 48 y 49 de la Ley Presupuestal N 16.736, de fecha 5/01/96, correspondiente al perodo 1996-2000, incorporados al Texto Ordenado de Contabilidad y Administracin Financiera (TOCAF). Los mismos establecen lo siguiente: Artculo 48.- El Captulo II, Del Control, del Ttulo III del Texto Ordenado de Contabilidad y Administracin Financie- ra (TOCAF) comenzar por el artculo 92, el que quedar redactado de la siguiente forma: "ARTCULO 92.- El sistema de control interno de los actos y la gestin econmico-financieros estar encabezado por la Auditora Interna de la Nacin, a la cual corresponder: 1) Realizar las tareas de auditora de acuerdo a las nor- mas de auditora generalmente aceptadas. 2) Verificar el movimiento de fondos y valores de la Tesorera General de la Nacin y el arqueo de sus existencias. 3) Inspeccionar los registros analticos y sintticos de la Contadura General de la Nacin y verificar, mediante los mtodos usuales de auditora, su correspondencia con la documentacin respaldante y la de sta con la gestin finan- ciera patrimonial. 4) Verificar la adecuacin de los estados contables y presupuestarios de los organismos comprendidos en el Pre-

Normas Generales de Control Interno supuesto Nacional a los registros y la documentacin que los respaldan. 5) Fiscalizar la emisin y destruccin de valores fiscales. 6) Supervisar el cumplimiento del de asistencia, horarios, licencias y recursos humanos de quienes Administracin Central, debiendo peridicos de sus resultados. control del rgimen aplicacin de los revistan en la realizar informes

7) Cumplir toda otra tarea de control posterior que le sea cometido o que la presente ley le asigne" Artculo 49.- Sustityese el artculo 93 del Captulo II, Del Control, Ttulo III del Texto Ordenado de Contabilidad y Ad- ministracin Financiera (TOCAF), por el siguiente: "ARTCULO 93.- Las actuaciones y auditoras, selectivas y posteriores, a cargo de la Auditora Interna de la Nacin, abarcarn los aspectos presupuestales, econmicos, financieros, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos. Sin perjuicio de la tcnica usual de control establecida en las normas de auditora generalmente aceptadas, se fundar en criterios de juridicidad, eficiencia y eficacia, segn corresponda". La Auditora Interna de la Nacin, en uso de sus facultades y en la perspectiva dinmica de mejoramiento de la administracin pblica adopta este Marco Conceptual de Con- trol Interno. 7

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II) INTRODUCCIN
Como forma de solucionar la diversidad de conceptos, de- finiciones e interpretaciones existentes en torno al control interno, es publicado en 1992, en EEUU, el Informe COSO sobre control interno (COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) El grupo de trabajo estuvo constituido representantes de cinco organismos profesionales: * AAA Asociacin Americana de Contadores * AICPA Instituto Americano de Contadores Pblicos Autorizados * FEI Instituto de Ejecutivos Financieros * IIA Instituto de Auditores Internos * IMA Instituto de Contadores Gerenciales Su objetivo fue * Acordar una definicin de Control Interno que sea acep- tada como un marco comn que satisfaga las necesi- dades de todos los sectores. por

* Aportar una estructura de Control Interno que facilite la evaluacin de cualquier sistema en cualquier organiza- cin. El Informe COSO constituy un gran avance al acordar una definicin respecto al concepto de control interno. El in8

Normas Generales de Control Interno forme COSO logra definir un marco conceptual comn y se constituye en una visin integradora del control interno. El Informe COSO se estructura en cuatro partes. * Resumen Ejecutivo: visin de alto nivel sobre la estructura conceptual del control interno, dirigido a directores ejecutivos, miembros del consejo, legisladores. * Estructura Conceptual: Define control interno, descri- be sus componentes y proporciona criterios para que Administradores, Consejeros y otros puedan valorar sus sistemas de control. Reportes a Partes Externas: Es un documento suple- mentario que proporciona orientacin a aquellas enti- dades que publican informes sobre control interno ade- ms de la preparacin de estados financieros.

* Herramientas de evaluacin: Proporciona materiales que se pueden usar en la realizacin de una evaluacin de un sistema de control interno.

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III) EL CONTROL INTERNO SEGN COSO

a) Definicin de control interno El control interno es un proceso efectuado por la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de objetivos den- tro de las siguientes categoras: * Eficacia y eficiencia de las operaciones * Confiabilidad de la informacin financiera * Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables Como proceso... * Es un medio para alcanzar un fin, no es un fin en si mismo. * No es un evento o circunstancia sino una serie de acciones que permean en las actividades de una organizacin. * Es una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestin e integradas a los dems procesos bsicos de la misma: planificacin, ejecucin y supervisin. * Los controles deben constituirse dentro de la infraestructura de la Organizacin y no sobre ella. 10

Normas Generales de Control Interno Es llevado a cabo por la Direccin y el resto del perso- nal... * Es efectuado por personas. * Es ejecutado por la gente de una Organizacin a travs de lo que ellos hacen y dicen. La gente disea los objeti- vos de la entidad y establece los mecanismos de control. * La Direccin es responsable de la existencia de un eficaz y eficiente sistema de control. Aunque los directores tienen como obligacin primaria la vigilancia del control, tambin proporcionan directrices y aprueban ciertas transacciones y polticas. * Cada individuo dentro de la Organizacin tiene algn rol respecto al control interno. Proporciona una seguridad razonable... * No asegura con certeza el cumplimiento de los objetivos de la Organizacin, sino que contribuye a ello. * No importa lo bien diseado que est el sistema de con- trol, lo ms que se puede esperar es que proporcione una seguridad razonable.

Eficacia del Sistema de Control Interno La eficacia del control interno se puede dar en tres niveles distintos. El control interno se puede considerar eficaz en cada una de las tres categoras respectivamente, si la direccin de la Unidad tiene la seguridad razonable de que: 11

Auditora Interna de la Nacin * Dispone de la informacin adecuada sobre hasta qu punto se estn logrando los objetivos operacionales de la Unidad. * * Se prepara de forma fiable la informacin financiera de la misma. Se cumplen las leyes y normativa a las que se encuen- tra sujeta.

Si bien el control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situacin del proceso en un momento dado. b) Los cinco componentes del Control Interno De acuerdo al marco COSO, el control interno consta de cinco componentes relacionados entre s. Estos derivarn de la manera en que la Direccin dirija la Unidad y estarn integrados en el proceso de direccin. Los componentes sern los mismos para todas las Organizacio- nes (sean pblicas o privadas) y depender del tamao de la misma la implantacin de cada uno de ellos. Los componentes son: b.1) Ambiente de control b.2) Evaluacin de riesgos b.3) Actividades de control b.4) Informacin y comunicacin b.5) Supervisin y monitoreo 12

Normas Generales de Control Interno b .1) El ambiente de control El ambiente o entorno de control es la base de la pirmide de control interno, aportando disciplina a la estructura. En el se apoyarn los restantes componentes, por lo que ser fun- damental para solidificar los cimientos de un eficaz y eficien- te sistema de control interno. Marca la pauta del funciona- miento de la Unidad e influye en la concientizacin de sus funcionarios. Los factores a considerar dentro del entorno de control sern la integridad y los valores ticos, la capacidad de los funcionarios de la Unidad, el estilo de direccin y de gestin, la manera en que la Direccin asigna autoridad y responsa- bilidad, la estructura organizacional vigente y las polticas y prcticas de personal utilizadas. Debe considerarse en la evaluacin que los procedimien- tos existan, que hayan sido apropiadamente notificados, que sean conocidos, que sean adecuadamente comprendidos y que exista evidencia de que se aplican. Integridad y valores ticos Dado que el control interno se sustenta en los valores ti- cos, la autoridad superior del organismo debe procurar pro- mover, difundir y monitorear el cumplimiento de los mismos. Estos valores ticos deben enmarcar el comportamiento de todos los funcionarios de la Unidad, orientando su integri- dad y compromiso profesional. Debe ser la Direccin del Organismo la que mediante ac13

Auditora Interna de la Nacin titudes (su ejemplo) y otros mecanismos, busque crear una cultura apropiada a tales fines. * Los funcionarios conocen la normativa vigente que regula su conducta en el ejercicio de la funcin pblica. * Se enfatiza en la importancia de la integridad y el com- portamiento tico, respetando ciertos cdigos de con- ducta an cuando no estn escritos. Existe algn documento que recoja los valores y princi- pios ticos que promueve la Organizacin, por ejemplo a travs de un cdigo de conducta que determine la poltica de la misma respecto de asuntos crticos don- de puedan verificarse conflicto de intereses. Se ha dado a conocer a todos los funcionarios involucrados y se ha verificado su comprensin.

* Se ponen en conocimiento de terceros ajenos a la Organizacin pero vinculados a la misma como ser Usua- rios o Proveedores, * Los funcionarios se comportan de acuerdo a las reglas de conducta definidas por la Direccin.

* Se asignan peridicamente los premios y castigos a que da lugar el acatamiento o no de las reglas y normas de conducta. * Los premios y castigos son adecuados. Competencia de los funcionarios Tanto los jerarcas como los funcionarios en general, de14

Normas Generales de Control Interno ben caracterizarse por poseer un nivel de competencia acor- de a las responsabilidades asumidas. Esto permitir com- prender de mejor manera la importancia del desarrollo, im- plantacin y mantenimiento de un buen sistema de control interno. * Se han analizado formal o informalmente las funciones principales a desarrollar.

* Se ha efectuado un anlisis de las competencias requeridas por los funcionarios para desempear adecua- damente dichas funciones. * Existe un plan de capacitacin anual que contribuya al mantenimiento y mejoramiento de las competencias de los funcionarios. Estilo de direccin y gestin La Direccin debe transmitir a todos los niveles de la estructura organizacional, de forma contundente y permanente, su compromiso y liderazgo con los controles implementados y con los valores ticos. Ser la autoridad superior del organismo la encargada de hacer comprender a todos los funcionarios el papel que cada uno deber cumplir dentro del sistema de control interno. * Se percibe de parte de la Direccin del Organismo un compromiso permanente con el sistema de control interno y con los valores ticos del mismo. El compromiso puede manifestarse a travs de reuniones, exposiciones, cursos. 15

Auditora Interna de la Nacin * Las decisiones sustantivas de la Organizacin se toman luego de que se ha realizado un cuidadoso anlisis de los riesgos asumidos. * Existe una actitud positiva hacia la funcin de rendicin de cuentas, auditora interna y otro tipo de controles. Se utiliza el presupuesto de la Unidad como herramienta de control. Existe un compromiso permanente hacia la elaboracin responsable de informacin financiero contable y de gestin.

* *

Estructura Organizativa - Organigrama La estructura organizativa debe ser adecuada para cumplir con la misin y los objetivos de la Unidad. Esta estructura se debe formalizar en un Organigrama, el cul debe ser di- fundido a todos los funcionarios. * La Organizacin cuenta con una estructura organizativa que manifiesta claramente la relacin jerrquico fun- cional existente.

* Contribuye al flujo de informacin entre reas. * * La estructura organizativa es adecuada al tamao y na- turaleza de las operaciones. Existe un diagrama de la estructura organizativa vigen- te.

* El mismo ha sido difundido a toda la Organizacin. 16

Normas Generales de Control Interno Asignacin de autoridad y responsabilidad Cada funcionario debe conocer sus deberes y responsabilidades. Esto contribuye a desarrollar la iniciativa de los mismos y a solucionar los problemas, actuando siempre den- tro de sus responsabilidades. Asimismo, los funcionarios deben conocer los objetivos de la Unidad donde se desempean y cmo su funcin con- tribuye al logro de los objetivos generales. Esto es funda- mental para lograr un compromiso mayor en las personas que se desempean en una Organizacin. * Los funcionarios conocen los cometidos de la Organizacin y cmo su funcin contribuye al logro de los mis- mos. * Existe una clara asignacin de responsabilidades, lo que implica que cada funcionario desarrolla sus propias ini- ciativas y acta dentro de sus responsabilidades.

* La asignacin de responsabilidad est directamente vinculada con la asignacin de autoridad. * Los funcionarios que tienen asignadas responsabilidades deben rendir cuentas peridicamente por tal asignacin. Polticas y prcticas de Personal Se deben establecer polticas y prcticas de personal (den- tro del mbito normativo vigente), que busquen lograr una administracin de personal justa y equitativa. 17

Auditora Interna de la Nacin Si bien existe una normativa vigente que impide a la Direccin de una Unidad moverse libremente en este aspecto, se debe procurar lograr justicia y equidad en el personal a la hora de capacitar, adiestrar, calificar, promover y disciplinar a los funcionarios. * Existen procedimientos definidos para la promocin, se- leccin, capacitacin, evaluacin, compensacin y san- cin del personal.

* Los mismos son conocidos por todos los funcionarios. * Los mismos se aplican en la realidad.

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Normas Generales de Control Interno b. 2) Evaluacin de Riesgos Cada Unidad se enfrenta a diversos riesgos internos y externos que deben ser evaluados. Una condicin previa a la evaluacin del riesgo es la identificacin de los objetivos a los distintos niveles, los cuales debern estar vinculados entre s. La evaluacin de riesgos consiste en la identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos, y sirve de base para determinar cmo han de ser gestionados. A su vez, dados los cambios permanentes del entorno, ser necesario que la Unidad disponga de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados al cambio. En la evaluacin se deber analizar que los objetivos hayan sido apropiadamente definidos, que los mismos sean consistentes con los objetivos institucionales, que hayan sido oportunamente comunicados, que se hayan detectado y ana- lizado adecuadamente los riesgos, que se los haya clasifica- do de acuerdo a la relevancia y probabilidad de ocurrencia. Misin, Objetivos y Polticas Los objetivos y polticas de una determinada Unidad debern estar alineados y ser consistentes con la misin de la misma, la cual es desarrollada a nivel del Inciso. Es importante que los mismos se encuentren documenta- dos y difundidos no solo a toda la Organizacin, sino que tambin es importante su difusin a nivel de la sociedad en general. Esto ser importante a la hora de rendir cuentas de la gestin del Organismo. 19

Auditora Interna de la Nacin Misin: Expresa lo que es la Organizacin, para qu est, qu necesidades cubre. La misin es definida a nivel de Inci- so. Objetivos: Expresan los propsitos de la Organizacin, mostrando hacia donde va la misma. Polticas: Expresan los medios que utiliza la Organizacin para conseguir los objetivos. Dado el ambiente dinmico en donde interacta la Unidad, los objetivos debern adecuarse a esos cambios. * La misin de la Organizacin es conocida y comprendi- da por la Direccin y los funcionarios de la Unidad.

* Los objetivos definidos para la Unidad son concordantes con la misin definida. * Existe un compromiso por parte de la Direccin de que los objetivos sean conocidos y comprendidos por todos los funcionarios.

* Se han determinado los beneficiarios de las acciones desarrolladas por la Organizacin. * Los cometidos son difundidos adecuadamente a nivel de la sociedad, a los efectos de rendir cuentas de la gestin del Organismo. * Existe una definicin adecuada de polticas por parte de la Direccin para alcanzar los objetivos. * Las mismas son difundidas y comprendidas por parte de todos los funcionarios. 20

Normas Generales de Control Interno * * El presupuesto asignado a la Unidad es adecuado para el cumplimiento de los objetivos. Existe por parte de la Direccin una priorizacin de ob- jetivos, concordante con los recursos asignados a la misma.

Objetivos a nivel de proceso o actividad Se deben identificar los objetivos particulares a nivel de todos los procesos o actividades desarrolladas por una Unidad, a los efectos de poder identificar los riesgos que podran amenazar la consecucin de los objetivos vinculados a los mismos. * Los objetivos particulares de los procesos sustantivos de la Unidad (entendindose por procesos sustantivos los que agregan valor a la Unidad) se encuentran iden- tificados. * Los mismos son concordantes con los objetivos generales de la Unidad. * Se encuentran definidas las herramientas de medicin (indicadores) del grado de cumplimiento de los objetivos. * Estas herramientas de medicin se encuentran operativas en la realidad y se aplican.

Identificacin de Riesgos Los riesgos que podran afectar la consecucin de los objetivos de la Organizacin, tanto externos como internos, deben estar claramente identificados. 21

Auditora Interna de la Nacin Para ello se debe realizar un mapeo de riesgos que incluya la especificacin de los procesos claves de la Organizacin, la identificacin de los objetivos generales y particulares de los mismos, y las amenazas y riesgos que pueden impedir que los mismos se cumplan. * Se encuentran identificados los riesgos tanto internos como externos, que podran interferir en que los objeti- vos de procesos sean cumplidos. * Existen mecanismos definidos para la identificacin de riesgos internos y los mismos funcionan adecuadamen- te. * Los mecanismos utilizados para identificar riesgos tienen en cuenta los siguientes factores: Futuros recortes de Presupuesto Modificacin de procedimientos Dificultades en los sistemas de informacin Falta de competencia y capacitacin del personal Modificacin de autoridades Falta de financiamiento * Se tienen en cuenta las observaciones y recomendaciones de auditora (Auditora Interna de la Nacin y/o Auditora Interna) realizadas en el pasado. 22

Normas Generales de Control Interno * Estn identificados aquellos riesgos que la Direccin entiende que no debe mitigar (riesgo residual) y por lo tanto asume esa responsabilidad. Estimacin de Riesgos Se debe estimar la probabilidad de ocurrencia de los ries- gos identificados, as como tambin cuantificar las posibles prdidas que los mismos podran ocasionar. Por consiguiente, la estimacin de riesgos debe hacerse a travs de dos variables: probabilidad (frecuencia en la ocurrencia del mismo) e impacto (consecuencia que tendra el mismo si ocurriera). * Existe una estimacin de riesgos, considerando la pro- babilidad de ocurrencia y el impacto de los mismos.

Manejo del cambio Se debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente cualquier cambio, tanto en el ambiente interno como externo, que puedan impedir que los objetivos se consigan. * Las reas estn instruidas para informar a la Direccin de cualquier variacin que pueda afectar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad o rea.

* Existen procedimientos capaces de captar e informar oportunamente cambios, tanto internos como externos, que puedan determinar variantes en el anlisis de ries- gos. * Los mismos son aplicados en la realidad. 23

Auditora Interna de la Nacin b. 3) Actividades de Control Las actividades de control son las polticas, procedimientos, tcnicas, prcticas y mecanismos que permiten a la Direccin administrar (mitigar) los riesgos identificados durante el proceso de Evaluacin de Riesgos y asegurar que se llevan a cabo los lineamientos establecidos por ella. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la Unidad y en cada una de las etapas de la gestin, partiendo de la elaboracin de un mapa de riesgos, de acuer- do a lo sealado en el punto anterior (Evaluacin de Ries- gos), lo cual se representa en el siguiente diagrama: Riesgos Actividades de Control

Objetivo(s)

En la evaluacin del sistema de control interno no solo debe considerarse si fueron establecidas las actividades relevantes para los riesgos identificados, sino tambin si las mismas son aplicadas en la realidad y si los resultados conseguidos son los esperados. Atento a la variedad de actividades de control que pueden emplearse, las aqu incorporadas lo son a ttulo indicativo. 24

Normas Generales de Control Interno Son desarrolladas al slo efecto de ilustrar la variedad de controles tpicos que deben utilizarse en cualquier organiza- cin y que el auditor debe tomar en cuenta para su evalua- cin. Es un punto de partida, hallndose sujeta a mejoras e incorporacin de aquellos aspectos no contemplados en ellas. Identificacin de Procedimientos de Control Luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, la Direccin debe determinar los objetivos de control, y en base a ello debe establecer las actividades de control ms conve- nientes a implementar. La conveniencia estar dada por la efectividad de las mismas y el costo a incurrir en su implan- tacin. Ser importante en este punto no perder de vista la ecua- cin costo beneficio. * Existen procedimientos de control para mitigar todos los riesgos identificados y considerados significativos * Los mismos se aplican apropiadamente. * Dichos procedimientos son comprendidos por todos los funcionarios involucrados. Oposicin de intereses Se debe asignar a personas diferentes las tareas y responsabilidades relativas a la autorizacin, registro y revisin de las transacciones y hechos econmicos de la Organiza- cin. 25

Auditora Interna de la Nacin Esto disminuye considerablemente la posibilidad de cometer actos ilcitos y en caso que se cometan, es ms fcil su deteccin. * Las tareas y responsabilidades vinculadas a la autorizacin, aprobacin, procesamiento y registracin, pagos o recepcin de fondos, auditora y custodia de fon- dos, valores o bienes de la Organizacin estn asigna- das a personas diferentes. * Las conciliaciones bancarias son realizadas por perso- nas ajenas al manejo de las cuentas bancarias.

Coordinacin entre reas Las reas que componen una Organizacin deben actuar coordinadamente entre ellas. Esto redundar en la con- secucin de los objetivos generales de la Organizacin y no solo en la consecucin de objetivos a nivel de Unidad independiente. Que exista coordinacin implica que los funcionarios conozcan las consecuencias de sus acciones respecto a la Organizacin en su conjunto. * Existe un flujo de informacin adecuado entre las distintas reas de la Unidad. * Los funcionarios son conscientes de cmo impactan sus acciones en la Organizacin en su conjunto.

Documentacin La estructura de control interno y todas las transacciones 26

Normas Generales de Control Interno y hecho significativos de la Unidad deben estar claramente documentados y disponibles para su control. * Existen documentos escritos acerca de la estructura de control interno de la Unidad.

* Los mismos se encuentran disponibles y al alcance de todos los funcionarios. Niveles definidos de autorizacin Los hechos significativos de una Organizacin deben ser autorizados y realizados por funcionarios que acten dentro el mbito de su competencia. La Direccin deber autorizar los hechos significativos a realizar y los funcionarios debern ejecutar las tareas que les han sido asignadas, de acuerdo a los lineamientos establecidos. * Los procedimientos de control aseguran que las tareas son realizadas exclusivamente por los funcionarios que tienen asignada la tarea.

* La delegacin de tareas se encuentra dentro de los lineamientos establecidos por la Direccin. Registro adecuado de las transacciones Las transacciones y hechos que afecten a la Organizacin deben ser registrados oportuna y adecuadamente. * Las operaciones de egreso que se dan en la Organiza- cin se registran en tiempo y forma, cualquiera sea la 27

Auditora Interna de la Nacin etapa del gasto en las que se encuentren (Afectacin, Compromiso, etc.). * Lo mismo sucede con las operaciones de ingreso. Acceso restringido a los recursos, activos y registros El acceso a los recursos, activos y registros debe estar protegido por mecanismos de seguridad, que permitan asig- nar responsabilidad en su custodia. Estas personas sern las encargadas de rendir cuentas por su custodia y utiliza- cin. Es importante destacar que los datos producidos por la Organizacin, los cuales son fundamentales para cumplir con sus objetivos, deben ser considerados activos. * Los procedimientos de control aseguran que solo las personas autorizadas tengan acceso a los recursos y activos de la Organizacin. * La responsabilidad por custodiar y rendir cuentas por esos recursos est asignada a determinadas personas. * Los procedimientos de control aseguran que solo las personas autorizadas tengan acceso a los registros y datos de la Organizacin. * Los permisos asignados para acceder a la informacin, tanto sea tangible como en formato electrnico, son re- visados peridicamente, asegurando el principio de la necesidad de saber.

* Se realizan controles peridicos entre los recursos 28

Normas Generales de Control Interno existentes y los saldos que arrojan los registros (arqueos, conciliaciones, recuentos fsicos). * Existen procedimientos establecidos para la custodia de los recursos fsicos. * La(s) Tesorera(s) tienen las medidas de seguridad co- rrespondientes.

* Los formularios como recibos, rdenes de compra y otros importantes estn prenumerados, guardados ade- cuadamente y asignada la responsabilidad por su cus- todia. Rotacin del personal en las tareas sensibles Las personas que llevan adelante tareas que puedan dar lugar a cometer irregularidades, deben ser regularmente rotadas en sus puestos. * Se rota a los funcionarios en las tareas que pueden dar lugar a irregularidades (fraude, actos de corrupcin).

Control del sistema de informacin Con el objetivo de lograr su correcto funcionamiento, el sistema de informacin debe ser controlado peridicamente. Esto se debe a que la toma de decisiones se respalda en los sub -sistemas de informacin. * Existen procedimientos que aseguran el acceso autori- zado a los sistemas de informacin. 29

Auditora Interna de la Nacin Control de la tecnologa de la informacin Los recursos tecnolgicos deben ser regularmente testeados, a los efectos de lograr cumplir con los requisitos del sistema de informacin. * Los recursos tecnolgicos son regularmente testeados, a los efectos de corroborar que cumplen con los requi- sitos de los sistemas de informacin.

Indicadores de desempeo Respetando el principio de que lo que no se puede medir, no se puede gestionar, la Organizacin debe contar con mtodos de medicin de desempeo que permitan la elabo- racin de indicadores para su monitoreo y evaluacin. La informacin ser utilizada para monitorear y poder corregir los desvos oportunamente detectados. * Existen indicadores y criterios para la medicin de la gestin. * Los indicadores son apropiados y se ajustan a la realidad de la Organizacin. * Se rev peridicamente la validez de los mismos. * Son consistentes con la misin y objetivos de la Unidad. * Se analizan peridicamente los resultados obtenidos. * Si se encuentran desvos con lo previsto, se toman las medidas correctivas apropiadas. 30

Normas Generales de Control Interno Manuales de procedimientos Toda Organizacin debe contar con manuales de procedi- mientos, en los cuales se desarrollar la forma ptima de llevar adelante los procesos de negocio. Es fundamental que todos los funcionarios tengan documentada, la forma de des- empearse en la Organizacin. * Existen manuales de procedimientos escritos para los procesos sustantivos de la Unidad, en los cuales se desarrolla la forma ptima de llevar adelante el proceso. * Se ha notificado a los funcionarios acerca de los mismos.

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Auditora Interna de la Nacin b .4 ) Informacin y Comunicacin Hay que identificar, recopilar y comunicar informacin per- tinente en tiempo y forma que permitan cumplir a cada fun- cionario con sus responsabilidades. Tambin deber existir una comunicacin eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones a travs de todos los mbitos de la Unidad, de arriba hacia abajo y a la inversa. La Direccin debe comunicar en forma clara las responsabilidades de cada funcionario dentro del sistema de control interno implementado. Los funcionarios tienen que comprender cul es su papel en el sistema de control inter- no y cmo las actividades individuales estn relacionadas con el trabajo del resto. Asimismo, deben contar con los medios para comunicar la informacin significativa a los niveles superiores. Informacin y responsabilidad Los datos de una Organizacin deben ser identificados, captados, registrados, procesados en informacin y comuni- cados en tiempo y forma a los funcionarios, para que estos puedan tomar decisiones acertadas y cumplir con sus res- ponsabilidades. * Estn definidos los distintos reportes que deben remitirse a los distintos niveles internos para la toma de de- cisiones. * La informacin es apropiada de acuerdo a los niveles de autoridad y responsabilidad asignados. 32

Normas Generales de Control Interno Flujo de Informacin El flujo de informacin debe circular en todos los sentidos dentro de la Organizacin: * La informacin circula en todos los sentidos dentro de la Organizacin (ascendente, descendente, horizontal y transversal) y esta disponible para quienes deben dis- poner de ella. Sistemas de Informacin integrado Los sistemas de informacin dentro de una Organizacin deben estar integrados. Los funcionarios de una unidad organizacional deben saber como se vincula la informacin elaborada por el rea donde se desempean, con la informacin elaborada por el resto de las unidades de la estructura A su vez, el sistema de informacin debe estar condicionado a la Estrategia de la Organizacin. El sistema de informacin debe servir para: o La toma de decisiones a todos los niveles o Evaluar el desempeo del organismo o Rendir cuentas * Los funcionarios saben como se vincula la informacin elaborada por el rea donde se desempean, con la informacin elaborada por el resto de las unidades de la estructura. 33

Auditora Interna de la Nacin Flexibilidad al cambio El sistema de informacin debe ser revisado, a los efectos de comprobar que sigue siendo eficaz para la toma de decisiones a lo largo del tiempo. Se debe constatar que la informacin elaborada sigue sien- do relevante para los objetivos de la Organizacin. Toda vez que el organismo cambie su estrategia, misin, poltica u objetivos, se debe analizar el impacto sobre su sis- tema de informacin. * El sistema de informacin es revisado a lo largo del tiempo, a los efectos de comprobar que sigue siendo eficaz para la toma de decisiones y que la informacin elaborada sigue siendo relevante para los objetivos de la Organizacin. * Se analiza el sistema de informacin cada vez que el organismo cambia su estrategia, misin, poltica u objetivos. Compromiso de la autoridad superior Es imprescindible que la Direccin tome conciencia del grado de importancia del sistema de informacin organizacional, para poder cumplir con sus objetivos. Este compromiso se debe explicitar mediante la procura de recur- sos suficientes para poder mejorarlo y volverlo ms eficaz. * La Direccin es consciente de la importancia del sistema de informacin organizacional y este compromiso 34

Normas Generales de Control Interno se explicita por ejemplo mediante la procura de recursos suficientes para poder mejorarlo y volverlo ms efi- caz. Comunicacin, valores organizacionales y estrategias La Organizacin debe contar con un sistema de comunicacin multidireccionado, que proporcione oportunamente a todos los funcionarios la informacin (relevante y confiable), necesaria para poder cumplir con sus responsabilidades. * * Existen mecanismos que aseguran la comunicacin en todos los sentidos. El sistema de comunicacin proporciona oportunamente a todos los funcionarios la informacin (relevante y confiable), necesaria para poder cumplir con sus res- ponsabilidades.

Canales de comunicacin Los canales de comunicacin deben presentar un grado de apertura y eficacia acorde a las necesidades de informacin internas y externas (sociedad, prensa, entre otros). * Existen canales de comunicacin adecuados con terceros interesados y partes externas (sociedad, prensa, entre otros).

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Auditora Interna de la Nacin b .5) Supervisin y Monitoreo Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que verifique la vigencia del sistema de control interno a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada, evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas. Evaluacin del sistema de control interno La eficacia del sistema de control interno de toda Organizacin, debe ser peridicamente evaluada por la Direccin y los mandos medios. Los resultados de la evaluacin deben ser comunicados a aquel ante quin se es responsable. * El sistema de control interno es evaluado peridicamen- te por la Direccin y los mandos medios a los efectos de corroborar su vigencia.

* Existen herramientas definidas de autoevaluacin que permiten evaluar el sistema de control interno implementado. Eficacia del sistema de control interno Un sistema de control interno se considera eficaz si la direccin de la Unidad tiene la seguridad razonable de que: * Dispone de la informacin adecuada sobre hasta qu punto se estn logrando los objetivos operacionales de la Unidad. 36

Normas Generales de Control Interno * * Se prepara de forma fiable la informacin financiera de la misma. Se cumplen las leyes y normativa a las que se encuen- tra sujeta.

Si bien el control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situacin del proceso en un momento dado. * Se evala peridicamente la eficacia del sistema de con- trol interno, teniendo en cuenta si la Direccin de la Unidad tiene seguridad razonable de que: * Dispone de la informacin adecuada sobre hasta qu punto se estn logrando los objetivos operacionales de la Unidad.

* Se prepara de forma fiable la informacin financiera de la misma. * Se cumplen las leyes y normativa a las que se encuentra sujeta. Validacin de los supuestos asumidos Se deben validar peridicamente los supuestos que sustentan los objetivos de una Organizacin. A modo de ejemplo, los objetivos de una Organizacin pueden apoyarse en supuestos acerca de las necesidades de la sociedad. Por consiguiente ser fundamental la valida- cin de estos supuestos a lo largo del tiempo. * Se validan peridicamente los supuestos que sustentan los objetivos de una Organizacin. 37

Auditora Interna de la Nacin Deficiencias detectadas Se deben establecer procedimientos que aseguren que toda deficiencia detectada, que afecte al Sistema de Control Interno o pueda llegar a afectarlo, pueda ser oportunamente informada. * Existen procedimientos que aseguran que toda deficien- cia detectada que afecte al Sistema de Control Interno o pueda llegar a afectarlo, pueda ser oportunamente informada.

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Normas Generales de Control Interno

IV) GLOSARIO DE TRMINOS

Auditora interna La auditora interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una Organizacin. Ayuda a una Organizacin a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y go- bierno. Aadir / Agregar Valor El valor se genera mediante la mejora de oportunidades para alcanzar los objetivos de la organizacin, la identificacin de mejoras operativas, y/o la reduccin de la exposicin al riesgo, tanto con servicios de aseguramiento como de consultora. Categora Uno de los tres grupos de objetivos de control interno. Las categoras son la eficacia y eficiencia de las operaciones, la fiabilidad de la informacin financiera y el cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables. Las categoras pue- den superponerse, lo que puede determinar que un objetivo pertenezca a ms de una categora. Componente Uno de los cinco elementos de control interno. Los componentes de control interno son: el entorno o ambiente de control, la evaluacin de riesgos,, las actividades de control, la informacin y comunicacin, y la supervisin y monitoreo.

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Auditora Interna de la Nacin Control Cualquier medida que tome la direccin y otras partes para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La direccin planifica, organiza y dirige la realizacin de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcan- zarn los objetivos y metas. Control Adecuado Es el que est presente si la direccin ha planificado y organizado (diseado) las operaciones de manera tal que proporcionen un aseguramiento razonable de que los objeti- vos y metas de la organizacin sern alcanzados de forma eficiente y econmica. Control interno Un proceso efectuado por la direccin y el resto del perso- nal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecu- cin de objetivos dentro de las siguientes categoras: * Eficacia y eficiencia de las operaciones * Confiabilidad de la informacin financiera * Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables Control interno eficaz El control interno puede considerarse eficaz en cada una de las tres categoras, respectivamente, si la direccin tiene seguridad razonable de que: 40

Normas Generales de Control Interno * Conocen en qu medida se estn alcanzando los obje- tivos operacionales de la entidad. * Los estados financieros pblicos se han preparado en forma fiable y se est siendo transparente a la hora de rendir cuentas. * Se estn cumpliendo las leyes y normas que le son aplicables a la unidad. Eficacia Capacidad de alcanzar las metas y/o resultados propues- tos. Eficiencia Capacidad de producir el mximo de resultado con el mnimo de recursos, energa y tiempo. Gestin de Riesgos Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de pro- porcionar un aseguramiento razonable respecto del alcance de los objetivos de la organizacin. Poltica Directriz emitida por la direccin sobre lo que hay que ha- cer para efectuar el control. Constituye la base de los proce- dimientos que se requieren para la implantacin del control. Procedimiento Conjunto de acciones mediante el cual se implanta una poltica. Procesos de Control Las polticas, procedimientos y actividades, los cuales for- man parte de un enfoque de control, diseados para asegu-

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Auditora Interna de la Nacin rar que los riesgos estn contenidos dentro de las tolerancias establecidas por el proceso de evaluacin de riesgos. Proceso de Gestin Conjunto de acciones emprendidas por la direccin para gestionar una entidad. El sistema de control interno forma parte de dicho proceso y est integrado en l. Riesgo La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los objetivos. El riesgo se mide en trminos de impacto y probabilidad. Riesgos Residuales El riesgo que permanece despus de que la direccin haya realizado sus acciones para reducir el impacto y la probabili- dad de un acontecimiento adverso, incluyendo las activida- des de control en respuesta a un riesgo. Seguridad Razonable Concepto segn el cual el control interno, por muy bien diseado y ejecutado que est, no puede garantizar que los objetivos de una entidad se consigan, debido a las limitacio- nes inherentes de todo sistema de control interno.

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V) BIBLIOGRAFA
* Control Interno (Informe COSO), Samuel Alberto Mantilla * Los nuevos conceptos de Control Interno (Informe COSO), Coopers & Lybrand e Instituto de Auditores In- ternos de Espaa. Ediciones Daz de Santos, S.A., Madrid, 1997. * Normas Generales de Control Interno, Sindicatura General de la Nacin, Repblica Argentina. * Manual de Procedimientos de Auditora Interna, Auditora General de la Universidad de Buenos Aires. * Marco Conceptual de las Normas de Control InternoSistema de Auditora Gubernamental- Contralora General de Cuentas Guatemala

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Editado por IM.P.O.

Impreso y encuadernado en marzo de 2007 en

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