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MANUAL OPERATIVO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL PRORAMA NACIONAL DE VIVIENDA SOCIAL-ETAPA II CAPTULO I PRESENTACIN DEL MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Art. 1.-Propsito y alcance El Manual Operativo est diseado para facilitar la ejecucin del Programa Nacional de Vivienda Social financiado por el BID y a la vez, dotar a los ejecutores y dems instancias que intervienen en el mismo de una herramienta flexible para la implementacin, ejecucin, administracin, coordinacin, seguimiento y evaluacin de cada uno de los componentes del Programa: (1) AE para la construccin de Vivienda: AE vivienda rural, AE urbano marginal y AE urbano; (2) Fortalecimiento del MIDUVI y Gestin del Programa, tanto de recursos del Prstamo como de los recursos financieros de Contraparte Local. El Manual Administrativo Financiero (MAF) contiene normas, procedimientos y regulaciones aplicables para la instrumentacin del Programa. Este Manual estar vigente por el plazo que dure el Programa. Los procedimientos requeridos para el manejo administrativo y financiero del Programa que no se incluyan en este Manual, estn disponibles en el Manual Operativo, el contrato de prstamo y sus anexos, la Poltica de Gestin Financiera para Proyectos Financiados por el BID (OP-273-1) y las guas de desembolso y de informes financieros y auditora externa de las operaciones financiadas por el Banco, documentos que deben ser usados en forma paralela. Art. 2.-Usuarios Los usuarios de este Manual son todas las entidades y personas naturales o jurdicas que participen directa o indirectamente en la ejecucin, financiamiento, supervisin, evaluacin y administracin del Programa, dentro de las cuales se encuentran principalmente: la Subsecretara de Vivienda; el Coordinador General del Programa; la Direccin de Control de Vivienda; las Coordinaciones Generales: de Planificacin, Asesora Jurdica, Administrativa y Financiera; y, las Direcciones Provinciales. Art. 3.-Modificaciones Los procedimientos acordados entre el Prestatario y el BID para la contratacin de bienes y servicios, control interno, registro de transacciones, flujo y manejo de recursos son de cumplimiento obligatorio para el Organismo Ejecutor, ya que hacen parte de los contenidos del contrato de prstamo externo firmado entre el Gobierno Nacional y el BID conforme lo sealado en este Manual. La Subsecretara de Vivienda del MIDUVI es la instancia responsable de administrar y divulgar los diferentes captulos y anexos del Manual Administrativo Financiero (MAF); y bajo los lineamientos del Coordinador General Administrativo y Financiero, realizar las actualizaciones necesarias.

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CAPTULO II ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL PROGRAMA Art. 4.- Esquema institucional para la ejecucin El MIDUVI actuar como Organismo Ejecutor del Programa a travs de la Subsecretara de Vivienda con el apoyo de un equipo tcnico de coordinacin cuyos miembros sern designados para dedicarse exclusivamente a las tareas del Programa en la Matriz del MIDUVI. El equipo de la Matriz constar de seis personas: un coordinador general, un especialista en el SIIDUVI, un especialista en arquitectura, un especialista social, un especialista en finanzas y un especialista en adquisiciones. Cada uno de los equipos de las DP constar de tres personas: un coordinador general, un especialista en el SIIDUVI y un especialista en supervisin y fiscalizacin tcnica de construcciones. El EGP fue seleccionado sobre la base de una evaluacin tcnica de los perfiles profesionales y de competencias de los aspirantes. Dichos perfiles fueron definidos conjuntamente entre las autoridades del MIDUVI. Este EGP se apoyar en la estructura orgnica funcional del MIDUVI e instancias desconcentradas. A fin de garantizar una ejecucin eficaz y eficiente, actuaran las Coordinaciones: Planificacin, Jurdica y Administrativa-Financiera, La Direccin de Control de Vivienda; y las Direcciones Provinciales. Art. 5.- Estructura Orgnica del Programa

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SUBSECRETARIA DE VIVIENDA

DIRECCION DE CONTROL DE VIVIENDA

SEDE CENTRAL

COORDINADOR GENERAL

Financiero

Especialista SIIDUVI

Especialista Arquitectura

Especialista Social

Especialista

Especialista Adquisiciones

Espec SIID

ACTIVIDADES DEL EQUIPO DE GESTIN DEL PROGRAMA Art. 6.- Actividades del Coordinador General del Programa Administrar el Programa que el MIDUVI realiza con financiamiento del BID emitiendo las directrices, guiando y supervisando a los responsables tcnicos delegados para el Programa en trminos de su implementacin, y coordinando con los directores de las unidades tcnicas de la institucin requeridas para el efecto. Establecer el Plan Operativo Anual, el Plan de Ejecucin del Programa y Plan Financiero, realizar su gerenciamiento y proponer las reformas pertinentes para cumplir con los objetivos del PNVS. Actualizar las metas, objetivos, planes de implementacin y cronograma del Programa. Realizar un control del gasto destinado a la implementacin del PNVS e informar a la mxima autoridad sobre cualquier ajuste que se deba realizar al presupuesto.

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Monitorear y dar seguimiento continuo a travs de indicadores de gestin, al desarrollo del PNVS mediante el cumplimiento de los objetivos planteados e informar a la mxima autoridad los resultados obtenidos. Aprobar los planes de monitoreo de los responsables tcnicos delegados para el Programa. Identificar, monitorear y retroalimentar de manera permanente los factores de riesgo del PNVS, las probabilidades de ocurrencia, los posibles impactos y las posibles alternativas para mitigar o eliminar riesgos. Supervisar, controlar y evaluar la realizacin de los informes de avance y resultados que, segn el Manual operativo, deban realizarse para el BID y las autoridades del MIDUVI. Determinar con las autoridades del MIDUVI y los especialistas del BID, los hitos a cumplirse el Programa. Manejar las relaciones entre el MIDUVI, el Ministerio de Finanzas y el BID durante la ejecucin del Programa. Coordinar la entrega de informacin a las firmas consultoras y auditoras que se contraten para este Programa. Presidir las reuniones mensuales del EGP para analizar el avance en la ejecucin del Programa y definir acciones para mitigar los riesgos encontrados.

Art. 7.- Actividades del Responsable Tcnico de Control de Vivienda Coordinar las acciones de la DCV con la gestin del rea tcnica y monitorear en forma aleatoria las actividades de procesos crticos a fin de asegurar el cumplimiento de las metas del Programa. Coordinar con el EGP la asignacin presupuestaria para atender los Apoyos Econmicos en las diferentes Direcciones Provinciales. Dirigir y controlar el registro de los actores externos del Programa a) Identificar los desvos del buen desempeo de actores involucrados, b) Proponer al Gerente del Programa soluciones a problemas que se puede suscitar en la ejecucin tcnica. c) Coordinar con la DCV la asistencia tcnica a los actores externos. Dirigir y controlar el proceso de postulacin. a) Verificar el cumplimiento del registro obligatorio en el sistema de calificacin del SAV y el uso preferente del puntaje del Registro Social. b) Monitorear el proceso de supervisin aleatoria de las carpetas de postulacin, c) Establecer, en forma vinculante, si procede la calificacin de las postulaciones revisadas. Dirigir y controlar la supervisin aleatoria de los procesos de ejecucin de vivienda a) Monitorear la supervisin de viviendas en construccin, construidas y habitadas, b) Verificar el registro oportuno del avance en la ejecucin de los proyectos.. Informar al Gerente del Programa sobre los cambios que se realicen en los Manuals, instructivos y procedimientos del SIV; analizar si los cambios realizados son aplicables al Proyecto y proponer las actualizaciones que considere necesarias. Monitorear en forma permanente los procesos del SAV sobre la base de los reportes que se generan mediante los sistemas informticos, los que entregan

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las Direcciones Provinciales, los informes de la Contralora General del Estado o cualquier auditora que se realice al Programa. Proponer al Gerente del Programa, los ajustes necesarios para el mejoramiento de los procesos del SAV. a) Proponer correctivos y cambios que deben ser aplicados a fin de mejorar los procesos, b) Realizar las enmiendas en los flujos funcionales de los procesos, de ser necesario. c) Promover la participacin de los profesionales operativos de procesos de produccin o primarios del MIDUVI, a fin de detectar desvos y establecer correctivos. Promover la capacitacin continua de los responsables tcnicos, mediante la coordinacin con las Direcciones Provinciales para la organizacin y convocatoria a talleres de difusin de los procedimientos y las propuestas de mejoramiento de procesos cuando se requiera. Preparar y presentar los informes tcnicos del SAV, as como solicitar la documentacin requerida de respaldo. Monitorear el cumplimiento de las metas establecidas para la asignaci n de apoyos econmicos e informar los resultados obtenidos. Asistir de manera permanente a las reuniones que se establezcan con instituciones involucradas al Programa. Asistir a las reuniones mensuales del EGP y presentar el avance en la ejecucin del Programa en el rea de su competencia.

Art. 8.- Actividades del Responsable de la Gestin Financiera Fomentar e implementar un adecuado ambiente de control interno con las Direcciones Provinciales y Matriz. Aplicar en el Ketra la programacin del PEP y el POA. Controlar la ejecucin presupuestaria en cumplimiento al POA. Registrar contablemente en forma oportuna las transacciones y llevar un archivo digital correcto de la documentacin soporte que envan las Direcciones Provinciales y Matriz. Controlar la gestin de tesorera respecto de los pagos de Matriz y de los desembolsos del Programa. Controlar la ejecucin de los pagos que realizan la Direcciones Provinciales. Apoyar con la documentacin soporte de los pagos realizados y reportes del ketra en la gestin con las auditoras externas. Asistir a las reuniones que convoque la Gerente del Programa en temas relacionados con la ejecucin del Programa. Apoyar a la Gerencias del Programa en actividades que le solicite.

Art. 9.- Actividades del Especialista Social Liderar el equipo, que realizar el acompaamiento y apoyo social a las familias beneficiarias del Apoyo Econmico. Coordinar con las instituciones correspondientes en el caso que las familias beneficiadas requieran atencin emergente y/o atencin en crisis. Diagnosticar a familiar en situacin de vulnerabilidad.

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Elaborar un modelo de gestin participativa para la intervencin social y comunitaria con familias que permita modificar y mejorar estilos de vida. Sistematizar la aplicacin del acompaamiento social a ser socializada y difundida a nivel nacional por parte del MIDUVI. Otras actividades que sean necesarias para contribuir con la gestin social en el Programa.

Art. 10.- Actividades del Especialista en Adquisiciones Gestionar bajo las polticas del Banco Interamericano de Desarrollo-BID, los procesos para la adquisicin de bienes y obras para la seleccin y contratacin de Consultores. Asesorar y participar en las etapas de evaluacin, calificacin, negociacin y adjudicacin apoyando en la elaboracin de las respuestas a las preguntas y/o aclaraciones que pudieran presentarse as como tambin en la preparacin de los informes de evaluacin y adjudicacin de los diferentes procesos. Responsable de los procesos precontractuales y contractuales con fondos BID, en la revisin de cada uno de los documentos. Mantener el Plan de Adquisiciones de los Programas de Crdito actualizados en el Sistema Sepa del BID. Coordinar con el rea requirente del proceso la elaboracin de los TDRS, las bases y elaboracin del contrato borrador, solicitar las certificaciones presupuestarias y culminar con el cierre del proceso de contratacin. Coordinar con las subsecretarias y coordinaciones respectivas los procesos de autorizacin y aprobacin de las contrataciones para el trmite correspondiente. Mantener un archivo adecuado de los procesos precontractuales y contractuales. Otras actividades que disponga la Gerencia del Programa o jefe inmediato.

Art. 11.- Actividades del Coordinador de Planificacin Coordinar la planificacin, seguimiento y evaluacin de la ejecucin del PNVS Coordinar con el EGP la identificacin y diagramacin de procesos institucionales elaborados con el Programa. Coordinar con el EGP el presupuesto con financiamiento BID y aporte local por cada ao de ejecucin y los desembolsos del Programa. Organizar los compromisos adquiridos con el BID dentro del Plan de fortalecimiento institucional Monitorear el cumplimiento de las metas establecidas para la ejecucin del Plan de fortalecimiento institucional y los resultados obtenidos. Preparar y presentar los informes de cumplimiento requeridos. Recopilar y sistematizar la informacin tcnica emitida por la Subsecretara de Vivienda. Participar en conjunto con el EGP en el desarrollo de todas las actividades que involucre la gestin del Programa.

Art. 12.- Actividades del Responsable de Asesora Jurdica

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Revisar que los instrumentos que se elaboren para la ejecucin del Programa cumplan con las disposiciones legales: Constitucin Poltica de la Repblica, Estatuto Jurdico Administrativo de la Funcin Ejecutiva, Ley Orgnica de Rgimen Municipal y Provincial, Manual, Ley Orgnica de la Contralora General del Estado. Revisar los fundamentos y disposiciones legales que rigen los proyectos de vivienda aplicables al Programa. Emitir criterios jurdicos respecto a la aplicacin de los Manuals, Instructivos e Instrumentos generados en el Programa. Absolver las consultas que se presente respecto a los aspectos jurdicos relacionados con el Programa y la relacin con el BID. Realizar el trmite judicial, para la devolucin de los apoyos en caso de incumplimiento de los beneficiarios. Emitir informes de observaciones de reformas a los Manuals e Instructivos.

Art. 13.- Actividades de las Direcciones Provinciales Revisar las carpetas de postulacin e ingresar al sistema de calificacin. Verificar las condiciones del terreno para la construccin y entrega del Apoyo Econmico. Responsables de llevar un control de las garantas entregadas por parte de los oferentes de vivienda para solicitar el pago. Revisar la documentacin de la solicitud de pago (tcnico y financiero), para pagar el Apoyo Econmico Supervisar las viviendas en el proceso de construccin y cuando ya estn terminadas en sitio. Suscribir el Acta de recepcin de las viviendas terminadas con los involucrados. Art. 14.- Instrumentos de gestin del Programa La Secretaria de Vivienda (SV), delegar al EGP, la elaboracin de los Planes Operativos Anuales (POA) y los Planes de Ejecucin del Programa (PEP). El POA presenta de manera detallada las actividades que deben ser llevadas a cabo por el Coordinador General del Programa durante un ao calendario y los encadenamientos lgicos y las secuencias que deben ser ejecutadas por el EGP para lograr las metas especficas para del ao. Presenta adems los costos estimados para la ejecucin de esas actividades y la entrega de los productos previstos. Los costos globales que constan en el POA servirn de base para la elaboracin de las proformas presupuestarias que se presentarn al MF para su aprobacin e inclusin en el presupuesto institucional del MIDUVI. Para la elaboracin del POA, se tomar como informacin el resultado de la evaluacin del POA anterior, las nuevas actividades que hayan surgido y la informacin que se genere de la auditora tcnico-financiera. Sobre la base de la planificacin anual de actividades y el presupuesto global, el EGP, bajo el liderazgo del Coordinador y el Delegado para la gestin financiera,

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elaborar la planificacin financiera mensual que traducir la ejecucin de las actividades en un flujo de ingresos y gastos del Programa con un horizonte de 12 meses. Art. 15.- Pautas para el seguimiento y evaluacin El MIDUVI, a travs de la Subsecretara de Vivienda y el EGP, mantendr un sistema de seguimiento y evaluacin del Programa. A nivel estratgico, se ha previsto la ejecucin de tres evaluaciones externas: una intermedia, una final y otra de impacto, esta ltima deber realizar una evaluacin de tipo cuasi experimental. Esta evaluacin ponderar la forma en que el acceso a la vivienda ha impactado en las condiciones de habitabilidad de los hogares beneficiarios. El sistema de evaluacin y seguimiento, deber incluir elementos que sirvan para verificar el cumplimiento de los criterios ambientales del Programa. Este cumplimiento contemplar de manera aleatoria inspecciones de campo, antes, durante y despus de concluidos los proyectos de vivienda. Art. 16.- Evaluacin del avance de los componentes del Programa El EGP, deber reunirse de manera peridica para evaluar el avance de los componentes del Programa este grupo de trabajo comparar los avances efectivos versus el Programa originalmente planteado. Para realizar la evaluacin se analizarn los siguientes aspectos: Las actividades desarrolladas durante el perodo de evaluacin; El avance de cada uno de los componentes del Programa y de cada una de las actividades que constan en el POA; El avance financiero de cada uno de los componentes y anlisis de la ejecucin presupuestaria; El relato de los problemas encontrados en la ejecucin de los componentes y las soluciones implementadas; La evaluacin de los riegos del Programa y las actividades realizadas para su solucin y mitigacin. CAPTULO III PRESENTACIN DEL PROGRAMA Art. 17.- Componentes del Programa. Los componentes son los siguientes: Componente 1 Apoyos Econmicos (AE) para construccin de vivienda Dentro de este componente el Programa prev implementar los ahorros de los hogares beneficiados con AE destinados a la construccin de viviendas unifamiliares. Los AE consistirn en un monto nico, fijo por hogar, no reembolsable, de US 6 000 para financiar la construccin de una vivienda nueva en terreno propio. Los beneficiarios debern presentar evidencia de ser propietario de un terreno que cumpla los requisitos del Programa y debern aportar un ahorro(A)

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mnimo para participar de US$ 300 en el caso de hogares rurales y urbanos marginales, y de US$ 500 en el caso de los hogares urbanos. El valor mnimo de la vivienda a financiar ser igual al valor de AE+A mnimo. Los beneficiarios podrn aportar ahorros adicionales hasta llegar al valor mximo de la vivienda, de acuerdo con lo que se establezca en el Manual Operativo. Las viviendas sern construidas por ejecutores del sector privado. Estos ejecutores podrn ser organizaciones no gubernamentales, cooperativas o empresas responsables de promover, construir y comercializar las viviendas. Los ejecutores presentarn las solicitudes de los beneficiarios a las Direcciones Provinciales (DP) Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda (MIDUVI). En el caso de hogares rurales y urbanos marginales, las presentaciones se organizarn en comits de vivienda integrados entre 25 y 50 postulantes; mientras que en el caso de los hogares urbanos las presentaciones podrn ser tambin individuales. Luego de la suscripcin de los contratos y entrega de las garantas correspondientes, los ejecutores recibirn los AE y los A de los beneficiarios para financiar la construccin de las viviendas. Una vez documentada la entrega de las viviendas, se escriturarn las propiedades a favor de los hogares beneficiados y se devolvern las garantas a los ejecutores. De acuerdo con la diversidad de la demanda, se apoyarn tres subcomponentes: (a) AE para viviendas en reas rurales (AER). Para efectos del Programa se considera rurales a aquellas parroquias con una densidad menor a 150 habitantes por Km2, y que no son capitales de provincia o cabeceras cantonales. La demanda ser organizada en comits de vivienda conformados por postulantes de un mismo cantn. Bajo este subcomponente se prev financiar los gastos de dotacin del servicio de agua a los hogares beneficiarios de los dos quintiles de menores ingresos. AE para viviendas en reas urbanas marginales (AEUM). Para los efectos del Programa estas reas son parroquias con una densidad menor a 150 habitantes por Km2, contenidas dentro de los lmites de distritos de capitales de provincia o cabeceras cantonales. Estas requerirn tambin la organizacin de la demanda mediante comits de vivienda y dichos comits debern contar con la factibilidad tcnica municipal para la conexin de agua en esa rea del municipio.. AE para viviendas en reas urbanas (AEU). Para los efectos del Programa reas urbanas son aquellas cuya densidad supera los 150 habitantes por Km2. Considerando que los centros urbanos cuentan con infraestructura de servicios, no ser obligatoria la conformacin de un comit de vivienda. Componente 2: Fortalecimiento al MIDUVI Este componente prev financiar el fortalecimiento del Sistema Integrado de Informacin para la Gestin y Planificacin del MIDUVI (SIDUVI). El SIDUVI cuenta con cuatro mdulos (M): (i) M1, ingreso de informacin de los postulantes; (ii) M2, calificacin de los mismos; (iii) M3, aprobacin de beneficiarios y emisin de AE; y (iv) M4, contrataciones, fiscalizacin de obras, y entrega de viviendas. Con recursos del Programa se apoyar al M1, al M2, y

(b)

(c)

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al M4, y se financiar la creacin de un nuevo mdulo, el M5, seguimiento del beneficiario post beneficio. Para el M1 se adquirirn equipos para conectar datos entre las DP y la sede Matriz del MIDUVI. El M2 incorporar los criterios de vulnerabilidad en la asignacin de AE. El M4 incluir las certificaciones tcnicas de calidad constructiva de las viviendas, segn el Sistema de Gestin Ambiental y Social (SGAS) desarrollado para el Programa, cuya utilizacin es crtica para asegurar la correcta calidad constructiva de las viviendas y prolongar la vida til de las mismas. Finalmente, el nuevo M5 permitir el seguimiento del Programa post beneficio, para facilitar la futura integracin del Plan Nacional de Vivienda Social con otros programas de asistencia social del Prestatario. Adems, con este componente se prev que las actividades refuercen la capacidad de auditoria y de fiscalizacin de la calidad de las viviendas por parte del MIDUVI (mediante el SGAS). Art. 18.- Estructura del financiamiento En el cuadro a continuacin se describen las categoras de inversin y el plan de financiamiento provenientes del prstamo.

CATEGORIAS

BANCO

APORTE LOCAL 0 0 0 0 2.300.00 0 300.000

TOTAL

Componente 1. AE para construccin de vivienda 1a. AE vivienda rural 1b. AE urbano marginal 1c. AE urbano Componente 2. Fortalecimiento del MIDUVI Apoyo al SIDUVI SGAS (incluye monitoreo y fiscalizacin) Gestin del programa Administracin Evaluacin Auditorias

99.000.000 80.000.000 15.000.000 4.000.000 1.000.000 950.000

99.000.000 80.000.000 15.000.000 4.000.000 3.300.000 1.250.000 2.050.000 1.700.000 1.100.000 200.000 400.000

50.000 2.000.000 0 1.700.00 0

0 1.100.000 0 0 100.000 200.000 400.000

TOTAL (96%)

4.000.00 104.000.000 0 (4%) (100%)

CAPTULO IV

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GESTIN FINANCIERA DEL PROGRAMA Art. 19.- Sistema de Administracin Financiera Los procedimientos administrativos, financieros y contables que sern de uso en el Programa Nacional de Vivienda Social - Etapa II estarn de acuerdo a lo previsto en las leyes y normativas nacionales como la normativa del Sistema de Administracin Financiera del Sector Pblico emitida por el MF, la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, las Normas Tcnicas de Control Interno, as como con lo establecido en el Contrato de Prstamo del Programa suscrito con el BID y el Gobierno del Ecuador, la Poltica de Gestin Financiera del BID, la Gua de Desembolsos y la Gua de Informes Financieros y Auditora Externa de las operaciones financiadas por el Banco. El Sistema de Administracin Financiera se operar con el sistema e SIGEF para medir, conocer y comparar los resultados de la gestin y la situacin econmica financiera, contable y presupuestaria, sin que ello constituya impedimento para generar informes con la oportunidad, forma y contenido que los usuarios lo determinen. En el perodo con cierre activado, no se podrn alterar o modificar los datos; las regularizaciones por errores u otras causas debern efectuarse en el mes vigente. El ejercicio fiscal, o ao de ejecucin, del Programa estar comprendido entre el 1ro. de enero y el 31 de diciembre de cada ao. Art. 20.- Normas Generales de Administracin Financiera Los recursos asignados al Programa, tanto de aporte local como del prstamo BID, se destinarn a financiar la ejecucin de las actividades elegibles que permitan el cumplimiento de metas y objetivos de desarrollo segn los Planes Operativos Anuales (POA) y los Planes Ejecucin del Programa (PEP) correspondientes. Un gasto ser elegible para su financiamiento con recursos del prstamo BID, siempre que se haya previsto la actividad correspondiente en el POA aprobado por el BID y que cumpla con los siguientes criterios: a) son necesarios para el cumplimiento de las metas y estn alineados con los objetivos del Programa; b) cumplen con las polticas de gestin financiera del BID y las normativas legales del Pas, y c) estn adecuadamente registrados como pagados en estado confirmado en el sistema e SIGEF, con referencias suficientes que los identifiquen con contratos o adquisiciones legtimas del Programa, y estn soportados por documentacin de soporte relevante, competente y suficiente. Si en cualquier momento el BID determina que se han financiado gastos no elegibles con recursos del Programa el BID podr, a su discrecin, permitir al prestatario: (a) reembolsar el monto pagado en concepto de gastos no elegibles, o (b) suministrar documentacin sustitua que acredite el pago de otros gastos elegibles del Programa. Si el prestatario no da cumplimiento a la solicitud del BID, ste podr adoptar medidas para rectificar la situacin, entre ellas la suspensin de los desembolsos.

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Los gastos de contraparte local: consultoras, auditoras, adquisiciones de bienes y servicios, se regirn por la Ley de Contratacin Pblica del Estado Ecuatoriano; los pagos de viticos y movilizacin del personal se regirn por lo establecido en el Reglamento de Viticos del Ministerio de Relaciones Laborales. Estos gastos debern corresponder a necesidades de las actividades contenidas en el plan operativo y a las previsiones presupuestarias de cada actividad. Las transacciones y actividades del Programa deben ser contabilizadas en forma oportuna, de conformidad con las normas de contabilidad gubernamental vigentes en el Pas. La administracin del Programa preparar y le remitir al BID, Reportes Financieros. Dichos RF debern ser preparados por la administracin de acuerdo con normas de contabilidad generalmente aceptadas y auditados por una firma auditora externa aceptable por el BID, de conformidad con normas de auditora. Para que la ejecucin del Programa sea eficiente y eficaz, la administracin preparar y actualizar en forma peridica el Plan Ejecucin del Programa que estima el cronograma y el monto de los recursos del Programa, as como los gastos previstos durante el ciclo de vida del mismo. El BID desembolsar los recursos del prstamo de acuerdo con las necesidades reales de liquidez del Programa, segn lo que surja de los compromisos y obligaciones actuales y previstas por la administracin del Programa. Las solicitudes de desembolso debern efectuarse de conformidad con el plan financiero y los planes operativos anuales correspondientes.

Art. 21.- Control interno del Programa Se entiende por control interno aquel conjunto de procesos continuos en el tiempo, efectuados por la administracin del Programa y el resto de personal del MIDUVI involucrado en la ejecucin del mismo, y establecidos por el EGP para obtener una seguridad razonable sobre: La eficacia y eficiencia de las operaciones del Programa. La fiabilidad e integridad de la informacin financiera y no financiera. Una adecuada gestin de los riesgos de acuerdo con los objetivos estratgicos y de desarrollo del Programa. El cumplimiento de las leyes y de las polticas y procedimientos internos aplicables. El objetivo ltimo del control interno es potenciar la operatividad interna del Organismo Ejecutor (MIDUVI), SV y las direcciones provinciales, incrementar su capacidad para gestionar las diversas situaciones internas y externas que pudieran presentarse y afectar negativamente los objetivos de desarrollo del Programa, as como, identificar y ayudar a orientar los planes de accin precisos para solucionar posibles errores o deficiencias significativas en los procesos y estructuras del Organismo Ejecutor.

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A pesar de que el control interno opera a diferentes niveles, el responsable ltimo de su establecimiento, actualizacin peridica y en su caso mejora, ser el Viceministro con el apoyo del Coordinador General Administrativo Financiero, el Subsecretario de Vivienda y el Coordinador General del Programa. En consecuencia, este Grupo de alto nivel ser responsable de lo siguiente: a) Aprobar una estructura general de riesgos del Programa, as como el conjunto de medidas y polticas generales para implantar y desarrollar sistemas internos de control, seguimiento y evaluacin continuada de riesgos. b) Promover, dentro del Organismo Ejecutor, la revisin del razonable funcionamiento del sistema de control interno establecido. c) Establecer las diversas responsabilidades sobre el sistema de control interno dentro de la estructura jerrquica. d) Eludir el conflicto de intereses en el diseo, implantacin y supervisin del control interno, mediante una segregacin de tareas que permita la objetividad e independencia entre quien disea o ejerce el control y quien evala el diseo y la calidad de ejecucin del sistema de control interno. e) Asegurar que se cuente con los medios y recursos necesarios en el OE para la consecucin de los objetivos del control interno. Por su parte la SV, la CGAF y el EGP sern los encargados de llevar a cabo las directrices que apruebe el grupo de alto nivel mediante: a) La puesta en prctica de las polticas y medidas acordadas por el grupo de alto nivel, incluidas las estrategias y normativas con el fin de implantar un sistema de control interno eficaz. b) La valoracin de la eficacia con que los controles actan sobre la organizacin y los procedimientos implementados para la ejecucin del Programa. c) La transmisin de informacin actualizada al grupo de alto nivel, as como de la eficacia y adecuacin del sistema de control interno. d) La identificacin previa de las reas en las que puedan surgir conflictos de intereses y el seguimiento correspondiente de los que surgiesen. e) La divulgacin de la cultura de control dentro de la organizacin adoptada para la ejecucin del Programa. f) La adecuada documentacin, en cumplimiento de los requerimientos normativos vigentes, de los procedimientos de control interno y de gestin de riesgos implementados en el OE. El EGP promover un entorno de control interno adecuado donde todo el personal involucrado en la ejecucin del Programa conozca su papel en el proceso de control interno y estar plenamente comprometido con el mismo. Para que todo el personal se involucre de forma activa en el proceso de acuerdo con sus responsabilidades y tareas especficas, se documentarn de modo apropiado las principales responsabilidades, obligaciones, procedimientos y canales informativos relevantes. Para el diseo y ejercicio del control interno, el Grupo de alto nivel deber disponer de informacin precisa, ntegra, fiable y oportuna, obtenida de fuentes internas y externas. La Administracin del Programa deber conocer adecuadamente y a tiempo los riesgos, tanto internos como externos, que puedan afectar el cumplimiento de los-objetivos de desarrollo del Programa para poder evaluar el impacto de los mismos y la capacidad del MIDUVI, de

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mitigar los impactos que de aquellos se deriven. Los sistemas de informacin para la gestin debern permitir la evaluacin del riesgo y la toma de decisiones, en concordancia con los planes y objetivos fijados por el Grupo de alto nivel, debiendo implantarse los controles necesarios para asegurar la autenticidad y veracidad de la informacin que es manejada por el EGP y por los distintos niveles jerrquicos de la planta y las direcciones provinciales. Los sistemas de generacin de informacin contable y de gestin debern proporcionar una imagen fiel y completa de la situacin financiera y de ejecucin del Programa y contar con la documentacin soporte necesaria para el correcto proceso administrativo de las operaciones. La SV, la CGAF, el EGP y las (DP) deben establecer procedimientos para la salvaguarda de la informacin y su documentacin, as como para su permanente actualizacin. Debe establecerse tambin un sistema eficaz de comunicaciones que asegure que la informacin relevante para la gestin del Programa y el control de riesgos, llega a todos los responsables, as como los procedimientos a seguir antes de iniciar nuevas actividades o productos entregables del Programa. La Entidad Ejecutora a travs de la Direccin de Auditora Interna deber ejecutar los procesos necesarios de supervisin preliminar para garantizar la eficacia y efectividad de los controles internos implementados para el Programa. La supervisin se debe realizar con una adecuada planificacin y coordinacin. La funcin de supervisin revisar al menos, el cumplimiento de las normas que se establecen en las Normas Tcnicas de Control Interno emitidas por la CGE, los manuales de procedimientos vigentes al interior del MIDUVI y este Manual operativo. Para ello, se efectuar una revisin peridica de los procedimientos y sistemas relativos al control interno y al seguimiento y gestin de riesgos, con el fin de evaluar el cumplimiento de todas las medidas de mitigacin y verificar su validez, proponiendo las modificaciones que considere necesarias, denunciando las ineficiencias observadas e informando puntualmente al Grupo de alto nivel. Estas actividades sern desarrolladas desde la perspectiva de la importancia relativa de los procesos afectados que previamente habr sido evaluada. La funcin de supervisin debe incluir procedimientos para identificar y evaluar los riesgos. Adems, estos riesgos deben ser registrados y documentados. Las recomendaciones, las decisiones, o los criterios adoptados se documentarn convenientemente para facilitar su seguimiento y potenciar mejores prcticas en el futuro. Un sistema de control interno eficaz requiere una segregacin de tareas y responsabilidades adecuada, tanto entre el personal como entre las funciones que se llevan a cabo. El Programa deber contar con una estructura organizativa en la que quede asegurada la segregacin entre las funciones o tareas que incorporen mayor riesgo operativo. En particular, en el desarrollo de los procesos, previamente identificados como prioritarios, debe existir una separacin bsica en la responsabilidad de autorizar, ejecutar, registrar y controlar las operaciones.

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El sistema de administracin financiera, que contiene las normas establece con claridad las funciones y responsabilidades de las unidades de presupuesto, contabilidad y tesorera en la Matriz y en DP del MIDUVI. El Sistema Nacional de Compras Pblicas por su parte determina los principios, normas procedimientos, mecanismos y relaciones organizadas orientadas al planeamiento, programacin, presupuestos, control, administracin y ejecucin de las contrataciones realizadas por las Entidades Contratantes. De igual manera establece la forma de control como intensivo, interrelacionado y completamente articulado entre los diferentes entes con competencia para ello, que incluye la fase precontractual, la de ejecucin del contrato y la evaluacin del mismo. El Programa deber contar con una estructura de poderes y facultades para la autorizacin de adquisiciones, compromiso de fondos, pagos y otros procesos crticos que establezca un sistema de lmites y de autorizaciones previas, debidamente documentada. Art. 22.- Presupuesto y planeacin financiera Los lmites presupuestarios mximos por categora de inversin tanto de con financiamiento BID y contraparte local se presentan en el PEP de acuerdo con lo establecido en el contrato de prstamo. Estos lmites solo podrn modificarse previo acuerdo escrito con el BID y sin que las eventuales modificaciones impliquen cambios en el alcance u objetivos del Programa. El instrumento que permite articular la aplicacin de los lmites presupuestarios a las actividades del Programa que permitirn generar los productos y entregables de cada componente es el plan financiero. El plan financiero (PF) es un instrumento articulado con el POA que permite planificar y controlar la oportunidad de los flujos de fondos del Programa; El EGP preparara el PF al inicio del Programa y debe mantenerlo actualizado de acuerdo a la evolucin de la ejecucin, reflejando las necesidades reales de liquidez para la entrega oportuna de los productos y metas propuestas para un periodo de tiempo determinado. La Administracin del Programa utilizar el PF como respaldo para solicitar desembolsos al BID. El PF ser tambin la base para elaborar y plantear la proforma presupuestaria del Programa a ser incluida en la proforma general del MIDUVI. A fin de que los requerimientos de fondos de contraparte local sean incluidos en la proforma presupuestaria del MIDUVI de cada ao, el EGP coordinar con la Coordinacin de Planificacin MIDUVI la proforma para gastos de inversin correspondientes a las aportaciones del MIDUVI para el Programa. Esta proforma cumplirn el trmite interno de aprobacin y contendrn la informacin que se requiera de acuerdo a los procedimientos y normas locales de presupuesto. Se asignarn partidas especficas y plenamente identificables para la ejecucin del Programa. Se realizar un anlisis de ejecucin presupuestaria por parte de la EGP con una periodicidad mensual y se identificarn causas e implementarn soluciones para eventuales desviaciones significativas.

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Mensualmente los responsables financieros de las DP emitirn los reportes de ejecucin presupuestaria obtenidos del sistema integrado de gestin financiera e SIGEF y los enviar al delegado responsable financiero de Matriz; estos reportes contendrn la informacin de compromiso, devengado y pago. Cada director de DP responder por las desviaciones que pudieran encontrarse. De la misma forma el responsable financiero presentar al EGP el reporte de ejecucin presupuestaria de Matriz que contendr los gastos financiados con la contraparte local. En la reunin de evaluacin mensual del EGP se examinarn los resultados obtenidos y se determinarn las medidas que deben tomarse para asegurar el cumplimiento del POA. Art. 23.- Registro contable Los responsables de Contabilidad de las DP del MIDUVI, en forma mensual, obtendrn del sistema integrado e SIGEF el reporte de ejecucin, mismos que sern enviados al responsable financiero de Matriz del MIDUVI, quien consolidara la informacin de los registros y control de las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, como resultado de la ejecucin de todas las operaciones del Programa, de los recursos y gastos, adems de proporcionar informacin relevante, til y oportuna sobre la gestin econmica y financiera del Programa. Art. 24.- Fondos y cuenta bancaria del Programa El BID desembolsar los recursos del prstamo en la cuenta de registro que el MIDUVI abrir en el Banco Central del Ecuador a nombre del Programa. Para efectuar los pagos con cargo a este financiamiento, el MIDUVI seguir la metodologa indicada por los sistemas nacionales del pas y las instrucciones del Ministerio de Finanzas. Una vez aperturada la cuenta, deber registrarla, enlazarla con las partidas presupuestarias del Programa y activarla en sus sistemas de contabilidad. La cuenta no podr arrojar saldos negativos, ni ser cancelada sin la conformidad del Ministerio de Finanzas. A la finalizacin del Programa, el MIDUVI cerrar la cuenta, soportando el proceso con los documentos pertinentes. Art. 25.- Autorizacin del gasto y del pago (a) Apoyos Econmicos. Corresponde al Subsecretario de Vivienda, con el pedido del Director de la DP y el visto bueno del Coordinador General del Programa, aprobar el gasto en apoyos econmicos que van a ser financiados con recursos del Programa de acuerdo a la planificacin en el POA. Los Directores de las DP, en base a la aprobacin de la programacin del Subsecretario de Vivienda y el informe favorable del responsable tcnico de la DP, dispondrn a la Unidad de Gestin Financiera Provincial solicitar el pago a travs del sistema e SIGEF. (b) Gastos de contraparte local : Corresponde al Subsecretario de Vivienda o al Coordinador General Administrativo Financiero, aprobar los gastos

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administrativos en personal, adquisiciones, consultora, asesoras para las iniciativas de fortalecimiento institucional y en general a la gestin del Programa y solicitar el pago a la Direccin de Gestin Financiera. En las Direcciones Provinciales, corresponde al Director de la Direccin Provincial disponer el gasto a la Unidad Financiera Provincial. La Tesorera de la Nacin ejecuta el pago a travs del Sistema de Pagos Interbancarios (SPI) en el Banco Central (BCE), que a su vez debita de la cuenta del Programa o la Cuenta nica del Tesoro los valores correspondientes. El Delegado para la gestin financiera del programa establecer actividades de control y seguimiento para asegurarse que los pagos se realicen oportunamente, hasta llegar a la instancia de verificar en el reporte de organismo y correlativo que se haya efectuado el dbito correspondiente. Art. 26.- Procedimiento, documentos de respaldo y formularios para gastos Todo pago efectuado con recursos provenientes del prstamo deber seguir los siguientes procedimientos y contener los documentos de respaldo y formularios, como se indica a continuacin: 1. Solicitud de Pago (a) Apoyos Econmicos (AE): La solicitud de pago deber respaldarse con la certificacin presupuestaria emitida por los Responsables de Presupuesto en la DP y de igual manera en Matrizl. Deber adjuntarse el Informe del Tcnico Responsable del anlisis del contrato de construccin o consultora, solicitud de acreditacin y certificado bancario de cuenta activa por parte del constructor, presupuesto, planos, especificaciones tcnicas y permiso municipal para la construccin, certificado de compromiso de crdito de la IFI, segn como lo establece la Ley de Contratacin Pblica. (b) Gastos de contraparte local: En la solicitud de pago aprobada por la autoridad competente (SV o CGAF) se respaldar en la certificacin presupuestaria, la actividad del POA correspondiente y la identificacin del beneficiario. Para los casos de (i) Consultoras, Asesoras, Auditora Externa, (ii) Adquisicin de bienes o (iii) Prestacin de Servicios, se deber adjuntar todos los documentos de soporte que se establecen en la Ley de Contratacin Pblica y su Reglamento; para (iv) pago de viticos, subsistencias, alimentaciones, movilizacin y pasajes areos o terrestres, se aplicar la reglamentacin expedida por el Ministerio de Relaciones Laborales, se adjuntarn a los pagos las solicitudes e informes de las licencias con remuneracin debidamente aprobadas por autoridad competente y adjuntando los documentos de soporte establecidos en el Reglamento de Viticos. 2. Formulario de control interno La Unidad de Control Previo, por disposicin del DGF, verifica la documentacin presentada y elabora el "formulario de control interno exclusivo para el manejo del Programa con un nmero de identificacin secuencial, nombre del beneficiario del pago, el nmero memorando del solicitante del pago, concepto

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del egreso, RUP, RUC, fecha y nmero de factura, partida presupuestaria, monto del contrato, IVA, afectacin presupuestaria, clculo de las retenciones de Ley, detalle de garantas: plazo y fecha de vencimiento, valor lquido a pagar, fecha de actas de entrega recepcin y observaciones. El formulario lo suscriben el tcnico que elabora el documento y quien lo aprueba. 3. Formulario de compromiso presupuestario La Unidad de Presupuesto, en base al requerimiento de los ordenadores de gasto y la documentacin de respaldo, revisa la disponibilidad presupuestaria y emite el Certificado de Compromiso Presupuestario, obtenido del sistema de administracin financiera e SIGEF. El certificado lo suscriben el tcnico que elabora el documento y quien lo aprueba. 4. Comprobante nico de Registro (CUR) La Unidad de Contabilidad recibe la documentacin de Presupuesto para efectuar el registro contable e SIGEF, devengando el compromiso presupuestario y obteniendo el CUR. El sistema genera en forma automtica el nmero de identificacin del comprobante, que constituir la referencia para el archivo digital y fsico del Programa. 5. Formulario de Retenciones Tesorera registra en el Sistema Integrado de Tributacin Asesor Contable, denominado SITAC, las cargas impositivas generadas en las transacciones, emite los comprobantes de retencin correspondientes conteniendo la informacin general del beneficiario y el detalle de los impuestos y retenciones a su cargo. El original de la retencin se entrega al beneficiario del pago y las copias se adjuntan en el comprobante de pago. 6. Comprobante de pago Mediante un registro en el sistema e-SIGEF, Tesorera de Matriz y las Direcciones Provinciales solicitan el pago al MF y realizan un seguimiento al estado de la transferencia hasta confirmar que se ha hecho efectivo el pago. El comprobante de pago efectivo se obtiene del sistema e-SIGEF y contiene la identificacin general del beneficiario con el nmero de cuenta a la que han sido acreditados los valores y el nmero de CUR de pago en estado confirmado. En forma previa a la entrega de la documentacin foliada al responsable del archivo fsico institucional, se deber obtener la firma del beneficiario en el comprobante de pago. Los responsables financieros de las DP levantarn el archivo magntico de los documentos, que estar debidamente referenciado con el CUR para corroborar la informacin proporcionada en los informes que se presentaran al BID. Art. 27.- Firmas autorizadas Previo al inicio de las operaciones de desembolsos por parte del BID, la Mxima Autoridad del MIDUVI, remitir al Banco las designaciones de firmas de los funcionarios autorizados para conocer y suscribir la documentacin financiera,

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contable, solicitudes de desembolso y justificaciones de anticipos, referidos a la utilizacin de los recursos provenientes del prstamo. Art. 28.- Informes y reportes financieros del Programa Con el fin de presentar la informacin consolidada del Programa y detallada de los recursos administrados por el Programa, las transacciones correspondientes, una vez pagadas se replicarn sobre la base contable del efectivo en el sistema auxiliar de reporte financiero KETRA de manera que los reportes financieros del Programa: (i) permitan identificar las sumas recibidas de las distintas fuentes (BID o Local); (ii) consignen, de conformidad con el plan de cuentas del Programa las inversiones por categora, tanto con los recursos del financiamiento como los dems fondos que deban aportarse para su ejecucin; y (iii) demuestren el costo de las inversiones en cada categora y sub categora. Para el registro de las transacciones del Programa en el sistema KETRA se aplicarn los siguientes principios: Ingresos. El BID, podr conceder un anticipo de los recursos del prstamo de acuerdo con las necesidades de liquidez del Programa. Estos recursos se depositarn en la cuenta exclusiva abierta en el Banco Central del Ecuador a nombre del Programa. Para posteriores desembolsos por parte del BID, el Organismo Ejecutor presentar al Banco la correspondiente solicitud de desembolso cuando se hubieren utilizado alrededor del 80% del monto anticipado. Para los desembolsos posteriores, el BID revisar la documentacin de soporte de los gastos efectuados, aquellos gastos que no sean elegibles por parte del Banco, no se reconocern o sern reintegrados o reemplazados por otros recursos, dependiendo de la naturaleza de la elegibilidad. Se registrarn los desembolsos del Programa proveniente del BID y del aporte local, cuando los financiadores hayan realizado desembolsos, pagos y/o transferencias a favor. Gastos. Se registrarn todos aquellos desembolsos o erogaciones elegibles incurridas por el Programa, que hayan sido efectivamente pagadas, y que guarden relacin directa con las categoras de inversin. Archivos: Las reas financieras de MIDUVI-Matriz y de las Direcciones Provinciales, mantendrn un sistema de archivo fsico y electrnico adecuado, completo y actualizado de toda la documentacin de soporte contable y financiera del Programa. El BID, los auditores externos y pblico en general, tendrn acceso irrestricto a estos archivos. Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de Contabilidad del MIDUVI relativos al Programa, se mantendrn y conservarn debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que permitan su clara e inmediata ubicacin e identificacin durante al menos 10 aos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Los documentos relativos a cada transaccin, sern archivados juntos o debidamente referenciados. Los archivos contables del Programa son propiedad del MIDUVI y no sern removidos de las oficinas correspondientes, sino de

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acuerdo a disposiciones legales o en base a rdenes legtimas de autoridad competente. El Delegado responsable de la gestin financiera Matriz mantendr un sistema de archivo electrnico adecuado, completo y actualizado de toda la documentacin de soporte contable y financiera del Programa, sobre la base de los archivos electrnicos Con base a los registros en el sistema e-SIGEF y sin perjuicio de la necesidad de informacin complementaria, los informes financieros debern incluir como mnimo los siguientes elementos: a. Demostracin de las fuentes y usos de fondos, en trminos de un Estado de Flujos de Efectivo en el cual se reconozcan: (i) todos los ingresos de fondos provenientes del BID, contrapartida y otras fuentes de recursos; (ii) las erogaciones de recursos para la ejecucin; y (iii) los saldos en efectivo bajo responsabilidad de la Entidad Ejecutora. Demostracin de la evolucin y situacin relacionada con la utilizacin de los recursos, en trminos de un Estado de Inversiones acumuladas, el cual debe ser consistente con el estado de flujos de efectivo y revelar por componente del Programa y otros gastos los saldos de la inversin de los fondos, al comienzo de cada perodo reportado y los movimientos ocurridos hasta la determinacin de los saldos de fondos disponibles al final de dicho perodo. Notas explicativas, que divulguen las polticas contables adoptadas y otras informaciones consideradas relevantes al usuario del informe financiero. Debern presentarse en un formato sistemtico, haciendo referencias cruzadas a la informacin contenida en los informes financieros. Declaracin Gerencial del Programa, en la cual revele que los gastos realizados con fondos del BID, se han efectuado conforme a los propsitos especificados en el Contrato de Prstamo. Adems, que se han diseado medidas de control interno apropiadas para los riesgos identificados en la gestin de los recursos, y dichas medidas han funcionado eficazmente.

b.

c.

d.

La GP preparar y presentar al BID de manera anual los informes indicados en los literales del a. al d. precedentes debidamente auditados por una firma de auditores externos aceptable para el Banco. Dichos informes financieros debern presentarse al BID y a los auditores independientes firmados por los responsables del MIDUVI, por el Coordinador General del Programa y por el contador responsable de la preparacin de los mismos. En el marco de las normas aceptables para el BID, las notas a los informes financieros se considerarn parte integral de los mismos. Los reportes financieros auditados debern presentarse con dictamen de la entidad auditora de acuerdo con requisitos satisfactorios al BID. El MIDUVI autorizar a la entidad auditora para que proporcione al BID la informacin adicional que ste razonablemente pueda solicitarle, en relacin con los reportes financieros auditados e informes de auditora emitidos. Art. 29.- Modalidades de Desembolsos de los Recursos del Prstamo

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Todos los pagos del programa sern realizados a travs del e-SIGEF mediante debito a la Cuenta nica del Tesoro, mecanismo para manejo de la tesorera obligatorio para las entidades que conforman el gobierno central. Los desembolsos del programa se realizarn de acuerdo a las necesidades reales de liquidez, mediante la modalidad de anticipo de fondos, de acuerdo a un Plan Financiero (PF) detallado elaborado por el MIDUVI, que refleje las necesidades reales de recursos del programa para un perodo de seis meses. El PF se debe preparar al inicio de la ejecucin del programa y actualizarse de acuerdo con la evolucin de su ejecucin. Los gastos que el MIDUVI hubiese efectuado con cargo a la ejecucin del Programa con recursos propios, y que sean elegibles para el financiamiento del BID, podrn ser solicitados por el MIDUVI para su reembolso. Pagos El MIDUVI a travs de las Direcciones Financieras Provinciales son las responsables de efectuar los pagos por los AE emitidos durante la ejecucin del programa, con los recursos del financiamiento del prstamo. Moneda de pago. Los pagos a los promotores de vivienda se efectuarn indefectiblemente en la moneda de circulacin local. Los pagos a consultores y proveedores internacionales, domiciliados fuera del pas, podrn efectuarse en dlares de los Estados Unidos de Amrica. Fecha de pago. La fecha de pago de un gasto realizado con cargo a los recursos del Programa se define como aquella en la que el beneficiario del pago (promotor de vivienda o consultor) recibi el medio de pago. Por tanto, la GP deber asegurarse que dicha fecha figure claramente en la documentacin de respaldo a ser presentada para el descargo de los gastos. Justificacin de Gastos (Descargos) La GP deber preparar la justificacin o descargo de los gastos efectuados y presentarla al BID, a fin de obtener un nuevo anticipo de fondos. La revisin de la informacin de soporte de los gastos presentada, para la justificacin del anticipo de fondos, ser realizada de manera ex post. La documentacin completa de respaldo en original, debidamente archivada, referenciada y resguardada deber permanecer en las Direcciones Provinciales y Matriz del MIDUVI, previendo su fcil ubicacin y disponibilidad para la revisin verificacin por parte del BID. Gastos o pagos efectuados, con cargo al Programa, que no cumplan los requisitos podrn ser declarados no elegibles con el argumento de insuficiente documentacin para validar el pago. Los gastos (pagos efectuados) a ser presentados con descargo, deben expresarse necesariamente en la moneda de la operacin estipulada en el Convenio (Dlares de los Estados Unidos de Amrica).

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Solicitudes de Desembolso El ejecutor presentar al BID la solicitud de desembolso acompaada por el flujo de caja del programa para los prximos 180 das. Los desembolsos realizados se justificarn en la prxima solicitud de desembolso, una vez que los recursos del anticipo estn ejecutados como mnimo en un 80%. Las justificaciones del uso de fondos del Banco sern respaldadas por un informe emitido por una firma auditora externa, la cual efectuar una revisin de los mismos bajo la modalidad de procedimientos convenidos o servicios de aseguramiento, para verificar la documentacin de soporte de los gastos o pagos efectuados. Aquellos gastos que de acuerdo a dicho informe no sean considerados elegibles para el Programa, debern ser reintegrados con recursos del aporte local. Toda solicitud de desembolso presentada al BID, bajo cualquier modalidad, debe presentar imprescindiblemente los formularios requeridos en la Gua de Desembolsos para Proyectos del BID. Otros aspectos importantes a tomar en cuenta para la presentacin Las solicitudes debern estar firmadas por los representantes autorizados de la Entidad Ejecutora acreditados ante el BID. Las solicitudes deben presentarse al BID previendo un adecuado flujo de recursos y con la suficiente anticipacin para su tramitacin.

El MIDUVI deber presentar al Banco dentro de 90 das contados a partir de la fecha estipulada para el ltimo desembolso, la documentacin de respaldo de los gastos efectuados con cargo al Programa. Adicionalmente, devolver al Banco a ms tardar el ltimo da de vencimiento del Perodo de cierre, el saldo sin justificar de los recursos desembolsados del Financiamiento. Art. 30.-Auditora externa del programa Se contratar una firma de auditores externos aceptables por el BID. La misma ser contratada de acuerdo a la Poltica de Gestin Financiera y de Proyectos Financiados por el Banco (OP-273). Los trminos de referencia incluirn la validacin independiente y concurrente de los procesos de asignacin y ejecucin de los AE y de las solicitudes de desembolso. La auditora incluir la validacin de los controles operativos implementados a nivel provincial y de Matriz del MIDUVI. Para reforzar las debilidades en la fiscalizacin de la calidad de la construccin de forma excepcional y previo acuerdo entre las partes se incluir una auditora tcnica de las viviendas financiadas con los AE. Los servicios de auditora externa para el Programa sern provistos por una firma de auditores externos, y sern contratados por el MIDUVI. La seleccin y contratacin de la firma de auditores debe realizarse de conformidad con los documentos AF- 200 y Documentos de Licitacin y los trminos de referencias acordados con el BID, asegurando que a ms tardar

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en el mes de abril, el informe de Auditora a los Estados Financieros sea enviado al BID. La auditora externa del Programa se realizar con una periodicidad anual. Con corte al 31 de diciembre de cada ao, que es el ao fiscal del proyecto.

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ANEXO 1 FORMULARIOS PARA USO DEL EJECUTOR a. Plan Ejecucin Programa El Plan Ejecucin Programa se prepara para la totalidad de los recursos necesarios para el Programa, y por todo el perodo de ejecucin. Contiene la siguiente informacin: a) Categoras de inversin, que se consignan para cada uno de los componentes del Programa; y b) Necesidades de liquidez para la ejecucin, clasificada por fuente de financiamiento y por ao. b. Plan Operativo del Programa El Plan Operativo del Programa se prepara por cada ao de ejecucin, detallando los hitos y productos que se van a ejecutar por categoras de inversin por fuente de financiamiento. ANEXO 2 IDENTIFICACIN DEL EJECUTOR, MATRIZ Y DIRECCIONES PROVINCIALES El catlogo general de entidades institucionales registradas en el Sistema de Gestin Financiera identifica al Ejecutor de la siguiente forma:
CDIGO DE IDENTIFICACIN DE MIDUVI, MATRIZ Y DP. INSTITUCI N 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 DP NOMBRE 1 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE AZUAY 2 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE BOLVAR 3 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE CAAR 4 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE CARCHI 5 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE COTOPAXI 6 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE 7 CHIMBORAZO MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE EL ORO 8 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE 9 ESMERALDAS MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE GUAYAS 10 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE IMBABURA 11 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE LOJA 12 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE LOS ROS 13 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE MANABI RUC 01600059000 01 02600021100 01 03600071600 01 04600030700 01 05600043700 01 06608004800 01 07610380100 01 08600036900 01 09685023900 01 10600033600 01 11600039300 01 12600229700 01 13600067500 01

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550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550 550

14 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE MORONA SANTIAGO 15 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE APO 16 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE PASTAZA 17 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE PICHINCHA 18 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE TUNGURAHUA 19 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE ZAMORA CHINCHIPE 20 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE GALPAGOS 21 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE SUCUMBIOS 22 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE ORELLANA 23 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE SANTO DOMINGO DE LOS TSACHILAS 24 MIDUVI DIRECCIN PROVINCIAL DE SANTA ELENA 9999 MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA - MATRIZ

14600032000 01 15605002400 01 16600032700 01 17680331200 01 18650003200 01 19601097100 01 20600023600 01 21600501500 01 22600041000 01 17680332000 01 09685836100 01 1760009450001

ANEXO 3 FUENTES DE FINANCIAMIENTO APLICABLES Las fuentes de financiamiento del e- SIGEF, que se aplicarn para el Programa, son:
FUENTE DE FINANCIAMIENTO SIGLA 0 1 2 3 200 201 202 RECURSOS FISCALES DETALLE

Recursos Fiscales Recursos Fiscales generados por las Instituciones Recursos Provenientes de Preasignaciones
RECURSOS DE CRDITOS EXTERNOS

Colocaciones Externas Prstamos Externos

ANEXO 4 DESCRIPCIN DE LA PARTIDA PRESUPUESTARIA

20 Programa: Fomento y Desarrollo de la Vivienda 000 026 001 Subprograma Proyecto: Programa Nacional de Vivienda Social Actividad: Infraestructura de Vivienda Urbana

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002 003 004 0000 0000 000 0000 0

Actividad: Infraestructura de Vivienda Urbano Marginal Actividad: Infraestructura de Vivienda Rural Actividad: Fortalecimiento Institucional tem Ubicacin geogrfica Fuente de financiamiento Organismo Nmero de prstamo

ANEXO 5 FLUJOS Y PROCEDIMIENTOS Gestin financiera para gastos con cargo a contrapartida local Las actividades de control previo, presupuesto, contabilidad y tesorera para efectuar los gastos con cargo a contrapartida local son las siguientes: 1. La mxima autoridad del MIDUVI dispone la ejecucin presupuestaria sobre la base del presupuesto anual aprobado y transfiere la competencia al Subsecretario de Vivienda. 2. El Subsecretario Vivienda solicita la programacin presupuestaria de Matriz y Direcciones Provinciales. 3. Tanto Matriz y DP realizan la programacin presupuestaria para los gastos de pasajes al interior, viticos y subsistencias, consultoras, asesoras e investigacin especializada, servicios de auditora, fiscalizacin e inspecciones tcnicas, combustibles y lubricantes, equipos sistemas y paquetes informticos necesarios para el desarrollo de las actividades institucionales. 4. La GP consolida la informacin en un POA y presenta a la Coordinacin General de Planificacin quien incluye en el presupuesto institucional como parte integrante de la proforma presupuestaria del Pas. En caso de gastos con cargo a Programas de inversin, stos deben contar con el informe favorable de SENPLADES. El presupuesto es puesto a consideracin del Ejecutivo a travs del MF y se remite a la Asamblea Nacional. Una vez aprobado, el MF incorpora las modificaciones en la proforma inicialmente remitida y lo enva a la Presidencia para que ordene su promulgacin en el Registro Oficial. 5. La DGF recibe del MF, la difusin del presupuesto aprobado a travs del sistema integrado e-SIGEF. La Coordinacin General de administracin financiera, asigna las partidas presupuestarias aprobadas por el MF a Matriz y DP y dispone la ejecucin presupuestaria de conformidad con las normas que para el efecto dicta el MF. El Director de Gestin Financiera dispone el pago, con la elaboracin previa del examen de la documentacin por parte de Control Interno, la certificacin del

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presupuesto, el registro de contabilidad y la gestin de tesorera. El proceso culmina con la solicitud de pago al MF y la obtencin del comprobante de pago correspondiente, el levantamiento del archivo digital y el envo de la documentacin debidamente foliada al archivo general. En forma mensual se obtiene de e-SIGEF el reporte consolidado de ejecucin presupuestaria. 6. El MF, transfiere los fondos a la cuenta del proveedor y debita de la cuenta del PNVS en el Banco Central del Ecuador.

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PROGRAMA NACIONAL DE VIVIENDA SOCIAL ETAPA II

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SIGLAS Y ABREVIATURAS AC AE BCE BID CGAF CGE GP Cl COE CUR DCV DGF DP EGP e-SIGEF IFI MIDUVI MF NA NTCG OE PF PND PNVS PEP POA MAF RFA ROP SAV SBU SV SIV SPI SITAC Asamblea Constituyente Apoyos Econmicos Banco Central del Ecuador Banco Interamericano de Desarrollo Coordinacin General Administrativa y Financiera Contralora General del Estado Gerente del Programa Control Interno Comit de Operaciones de Emergencia Comprobante nico de Registro Direccin de Control de Vivienda Direccin de Gestin Financiera Director Provincial Equipo de Gestin del Programa Sistema Integrado de Gestin Financiera Instituciones Financieras Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda Ministerio de Finanzas Normas Internacionales de Auditora Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental Organismo Ejecutor Plan Financiero Plan Nacional de Desarrollo Programa Nacional de Vivienda Social Plan Ejecucin del Programa Plan Operativo Anual Manual Administrativo y Financiero Reportes Financieros Anuales Reglamento Operativo del Programa Sistema de Apoyos Econmicos para Vivienda Salario Bsico Unificado Subsecretara de Vivienda Sistema de Incentivos de Vivienda Sistema de Pagos Interbancarios Sistema Integrado de Tributacin Asesor Contables

SENPLADES Secretara Nacional de Planificacin

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TDR

Trminos de Referencia

De su ejecucin encrguese la Subsecretara de Vivienda, Direccin de Gestin de Recursos Financieros y Unidades Provinciales del MIDUVI El presente Instrumento entrar en vigencia a partir de su suscripcin sin perjuicio de su publicacin en el Registro Oficial. Dado en el Distrito Metropolitano de la ciudad de Quito, a

Arq. Pedro Jaramillo Castillo MINISTRO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA