Cdigo Elabor: ASGC Revis: A.

de Calidad

MANUAL DE CALIDAD SCCOT PD-C-M-01

Aprob: Comit de Calidad

Pgina 1 de 2 Fecha 14/11/2012

MANUAL DE CALIDAD ISO 9001:2008

Sociedad Colombiana de Ciruga Ortopdica y Traumatologa SCCOT

Objetivo: Realizar la descripcin de los elementos bsicos del Sistema de Gestin de la Calidad implementado en la SCCOT Alcance: Este documento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestin de Calidad Responsabilidades y Autoridades: es de responsabilidad del Comit de Calidad la correcta revisin, aprobacin e implementacin de este manual en cada uno de los procesos de SGC Definiciones: P.AC.OT : Proceso de Actualizacin y Certificacin en Ortopedia y Traumatologa Proceso: Conjunto de actividades que transforman elementos de entrada en resultados Exclusiones: Autorizacin para descartar la implementacin de un numeral de la norma ISO 9001:2008 de acuerdo a la naturaleza de los procesos

CONTENIDO

ADMINISTRACIN DEL MANUAL DE CALIDAD ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN PRESENTACIN DE LA SCCOT Resea Histrica Organigrama ESTRATEGIA Misin Visin Valores Poltica de Calidad Objetivos de Calidad Matriz de Indicadores Estructura para el Sistema de Gestin de Calidad PROCESOS Mapa de Procesos Interaccin de Procesos DOCUMENTACIN Estructura de la Documentacin del SGC Matriz de Requisitos

ADMINISTRACIN DEL MANUAL DE CALIDAD

La revisin de este Manual se deber realizar cuando se cumpla una o varias de las siguientes condiciones: Cuando haya un cambio importante en los servicios que puede ofrecer SCCOT. Cuando se presente un cambio en la Organizacin Administrativa de SCCOT. Cuando se presenten cambios importantes en los Procesos. Sern cambios importantes cuando se introduzcan nuevos procesos, cuando los actuales se dividan y aparezcan por lo tanto otros nuevos, cuando la secuencia entre ellos se altere, o cuando se considere necesario dada la acumulacin de muchos cambios menores en los procesos. Cuando se requiera ampliar o recortar las exclusiones de la Norma. Cuando se modifique la Poltica de Calidad o los Objetivos de Calidad. Cuando se cumpla un ao, o sea, que deber revisarse una vez por el mes de julio de cada ao.

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN

El presente Manual de Calidad aplica a los procesos de: Certificacin de los profesionales de la Especialidad de Ciruga Ortopdica y Traumatologa P.AC.O.T Educacin Continuada No Formal en el Sistema Msculoesqueltico Produccin Cientfica - Investigacin Publicaciones Responsabilidad Social en salud con la Comunidad Externa Actualizacin interna y/o Re entrenamiento de los profesionales de la especialidad de Ciruga Ortopdica y Traumatologa y afines

ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN

En el Sistema de Gestin de la Calidad de la Sociedad Colombiana de Ciruga Ortopdica y Traumatologa SCCOT, a que hace referencia el presente Manual de Calidad, se excluye el numeral 7.6 Control de los Equipos de seguimiento y de medicin, por cuanto para el seguimiento y medicin de los servicios que presta no requiere de equipos.

CONTRATACIN DE PROCESOS
La Sociedad Colombiana de Ciruga Ortopdica y Traumatologa SCCOT, no requiere contratar ninguno de los procesos de su Sistema de Gestin de Calidad.

PRESENTACIN DE LA

SCCOT

RESEA HISTRICA
El nacimiento de la Sociedad Colombiana de Ciruga Ortopdica y Traumatologa no fue un hecho casual. El afianzamiento de la Ortopedia y la Traumatologa como una especialidad cada vez ms independiente permiti a sus fundadores construir los primeros cimientos de lo que constituye hoy la SCCOT. La iniciacin de actividades en el Hospital San Jos en el ao 1902, influy en el afianzamiento de la Ortopedia y la Traumatologa como una especialidad cada vez ms independiente. La Fundacin de la Sociedad Colombiana de Ciruga Ortopdica y Traumatologa tiene como genesis sus antecedentes y presencia desde 1930, cuando en el Hospital San Juan de Dios de Bogot se trataban las afecciones del sistema locomotor en clnicas especiales fusionadas con las clnicas quirrgicas. La Fundacin de la Sociedad Internacional de Ciruga Ortopdica y Traumatologa (SICOT) en 1929 y la fundacin de la Academia Americana de Cirujanos Ortopedistas AAOS en 1930, fueron luces que alumbraron el ambiente colombiano para que su Ortopedia tomara cuerpo.

RESEA HISTRICA
Y as fue como el martes 28 de mayo de 1946, once visionarios llegaron a la conclusin que la Ortopedia en Colombia ya tena madurez suficiente para organizarse en una entidad que los agrupara y propendiera por sus ideales. Y a fe que lo lograron fundando la Sociedad Colombiana de Ciruga Ortopdica y Traumatologa SCCOT .

Algunos de sus fundadores haban bebido en la fuente europea (Agustn Arango Sann, Lisandro Leyva Pereira, Daniel Borrero Durn y Carlos Dixon), otros en la naciente Ortopedia moderna de los Estados Unidos de Amrica (Juan Ruiz Mora, Enrique Botero Marulanda, Agustn Arango Sann y Alvaro Vergara Galvis), los dems (Rafael Barberi Cuellar, Eduardo Cubides Pardo, Gustavo Guerrero Izquierdo y Manuel Antonio Rueda Vargas) fueron formados en la escuela colombiana y eran verdaderos maestros curtidos en la escuela de la experiencia y producto de sus estudios, investigaciones y observaciones de la basta y variada patologa local.
Tambin en Cartagena, Medelln, Popayn, Manizales y muchas otras localidades colombianas se estaba gestando la resencia de la Ortopedia como disciplina especial dentro del marco de las especialidades quirrgicas. Una vez fundada la SCCOT, la Ortopedia colombiana tom mayora de edad. La semilla estaba sembrada y solamente haba que cultivarla, de ello se encargaron los fundadores y sus inmediatos seguidores.

La aprobacin de los Estatutos que haban de regir sus destinos y la organizacin de cursos y otras actividades cientficas que le dieron vida nacional e internacional. En 1952 una nueva generacin le dio el impulso necesario para iniciar una vida muy activa que cristaliz en 1956 con la reunin de la I Convencin Nacional en Cartagena del 29 de agosto al 1 de septiembre, esta ciudad volvi a ser sede del Congreso en 1976 y 1995 junto con el Congreso SLAOT. En esta forma la SCCOT empez a volar cada vez ms alto por todo el territorio nacional. Las encargadas de liderar esta transformacin fueron las Juntas directivas con sus presidentes. Lisandro Leyva Pereira - Presidente Honorario 1946-, Enrique Botero Marulanda -Presidente Titular 1946-1952-, Roberto Arango Sann -1952-1955-, Jaime Quintero Esguerra -1955-1956-. Al hacer presencia la Ortopedia en las dems ciudades importantes de Colombia, su mxima actividad cientfica que fue su Congreso anual se reuni en Medelln 1957, 1971, 1978 y 1984. En Cali 1958, 1973, 1982, 1986, 1988 y 1994. En Bogot se reuni el Congreso en 1959, 1972, 1977, 981, 1983, 1985, 1987, 1989,1993 y 1996. En 1961 se reuni en Barranquilla y all tambin en los aos 1980 y 1992. Fue Bucaramanga la sede en 1962, Manizales en 1963, Girardot en 1965, Pereira en 1966, Popayn en 1967, Monteria en 1968, Armenia en 1970 y en Ibague en 1975. En 1964 se reuni por primera vez en Ccuta, ciudad que ha sido sede en los aos 1979 y 1990. En 1969 se reuni en Paipa y all volvi a reunirse en 1991.

En los 90's se cre la primera Biblioteca y Centro de Informtica de la SCCOT - Bicis; a raz de esto se vio la necesidad de ampliar su planta fsica. En el 2000, comienza el desarrollo de la seccionalizacin y se percibe el aumento progresivo de la membresa a nivel nacional. Para el 2002, se lleva a cabo la suscripcin para el acceso virtual a todos los Journals por supraespecialidades. A partir del ao 2003, la SCCOT comienza a hacer presencia en la AAOS (Academia Americana de Cirujanos Ortopedistas) con un stand Institucional, el cual es otorgado en reconocimiento a los avances de la especialidad en el Pais. Hoy da estamos apuntando a ser lderes en la recertificacin para todas las especialidades, proyecto de ley que cursa en el Congreso de la Repblica.

ORGANIGRAMA
Asamblea General Revisora Fiscal Consejo Nacional Delegados Junta Directiva Presidencia Comit Directivo Secretara General Gerencia General Fiscal

Regionales

Div. Administrativa y Financiera

Div. Imagen y Comunicaciones Recepcin

Seccionales

Contabilidad

Tesorera
Captulos Cartera Comisiones Pago Proveedores

Comunicaciones Internas Seccionales - Captulos Comunicaciones Internas Eventos Comits PUBLISCCOT Relaciones Internacionales Comunicaciones Internas Carta Ortopdica - Diseo Comunicaciones Virtuales PWEB - BD - Server

Comits PUBLISCCOT

Talento Humano
Logstica Servicios Generales

ESTRATEGIA

MISIN
Propender por el desarrollo responsable de la especialidad de Ciruga Ortopdica y Traumatologa y la aplicacin tica del ejercicio mdico en la comunidad, fomentando el bienestar laboral con la participacin activa de sus miembros, velando por la unidad, el bienestar profesional y gremial, basado en una organizacin cientfica que permita cumplir con sus objetivos.

VISIN
Posicionar a la SCCOT en el 2021, al cumplir sus 75 aos, como la Sociedad Ortopdica lder, acadmica y gremial, en el sector salud; competitiva, sostenible y modelo de gestin en el continente Latinoamericano; a travs de la investigacin y programas de desarrollo profesional continuo terico prctico en el sistema musculo-esqueltico; en beneficio de sus miembros, pacientes y la comunidad en general.

VALORES
tica: Enmarcada en el contexto cuidadoso de la vida y la dignidad del ser humano.

Responsabilidad: Se debe analizar, dar razn y asumir las consecuencias de las propias acciones u omisiones en lo referente al ejercicio de la profesin.
Solidaridad: Vocacin de servicio que promueva la mutua ayuda entre las personas, las instituciones, los sectores econmicos, las regiones y las comunidades bajo el principio de que el mas fuerte debe apoyar al mas dbil. Integridad: Debe reconocer las intervenciones y actividades necesarias para promover, conservar y recuperar la salud, prevenir las enfermedades, realizar tratamientos y ejecutar acciones de rehabilitacin, todos ellos en cantidad, calidad, oportunidad y eficiencia. Respeto: Reconocer el ejercicio medico profesional con alto sentido cientfico, humano y gremial.

POLTICAS DE CALIDAD
La SCCOT se rige bajo el lineamiento del desarrollo profesional, acadmico y gremial de los miembros que la constituyen y la especialidad, as:

Fomentar el Desarrollo Cientfico y tico de sus miembros.

Fomentar la Responsabilidad Social y Gremial. Generar un ambiente acorde con los objetivos. Mejoramiento continuo de la gestin de la Sociedad, orientada al beneficio de la comunidad. Uso racional de los recursos de infraestructura.

OBJETIVOS DE CALIDAD
El Desarrollo Cientfico y tico de sus miembros La Fidelizacin de sus miembros. Mejoramiento continuo de la gestin de la Sociedad, orientada al beneficio de la comunidad. Consolidacin Institucional Administrativa y Financiera, en infraestructura y enfocada al crecimiento eficaz, eficiente y rentable.

MATRZ DE INDICADORES
POLTICAS OBJETIVOS GENERALES PROCESOS OBJETIVOS ESPECFICOS INDICADOR FORMULA FUENTE Trabajos presentados por investigacin y captulos de libros de actualizacin Portafolio de actividades META Produccin cientfica Generacin de investigacin Investigaciones Trabajos generados / Estimado mnimo (70) trabajos Superar un ndice de 1,0

Educacin Cumplir con los (Cronograma ejecutado / Cronograma de educacin continuada no cronogramas Cronograma proyectado)* mdica continuada formal propuestos 100%

Asegurar cumplimiento en 90%

Reentrenamient o profesional Fomentar el Desarrollo Cientfico y tico de sus miembros El desarrollo cientfico y tico de sus miembros P.AC.O.T

Cumplir con los cronogramas propuestos

Cronograma de reentrenamiento profesional

(Cronograma ejecutado / Cronograma proyectado SCCOT)* 100%

Alcanzar un cumplimiento Programacin de 60% actividades promedio del captulos cronograma para finales del 2012 Base de datos con puntaje de actualizacin Alcanzar el 50% de miembros SCCOT en P.AC.O.T Mantener el cumplimiento del 100%

Actualizar a sus miembros

Actualizacin

(Nmero de miembros SCCOT asistentes a por lo menos un evento del portafolio de actividades/ Nmero de ortopedistas afiliados a la SCCOT)

Publicaciones

Realizar seguimiento al cumplimientos de las publicaciones proyectadas

Publicaciones

(Nmero de publicaciones reales / Nmero de publicaciones proyectadas)

Portafolio de actividades

Mnimo una publicacin en el semestre Alcanza el 100% en cada semestres

OBJETIVOS GENERALES

MATRZ DE INDICADORES
PROCESOS OBJETIVOS ESPECFICOS INDICADOR FORMULA FUENTE Promover el desarrollo Responsabilidad social armnico del especialista en Responsabilidad en salud con la ortopedia y traumatologa y Social comunidad externa su insercin en la comunidad
Actividades de los proyectos ejecutadas / Actividades de los proyectos planeados Sumatoria de calificaciones de aspecto cientfico / Nmero total de calificaciones efectuadas

META
80% Mantener durante el periodo mnimo un trabajo Mantener un promedio de calificacin de 4,3

Cumplir las expectativas de Educacin continuada educacin continua no formal no formal del asistente al evento

Tabulacin encuesta

Calificacin del evento

Reentrenamiento profesional

Cumplir las expectativas del evento

Calificacin del evento

Asociar a todos los Mejoramiento continuo de Administracin de los Afiliaciones miembros Ortopedistas del pas la gestin de la Sociedad, orientada al beneficio de Identificar el estado actual de la comunidad Gestin Gremial la especialidad para Gestin Gremial representar a los asociados Gestin Humana Tener personal calificado Evaluacin del desempeo

Sumatoria de calificaciones de aspecto logstico / Nmero total de calificaciones efectuadas Sumatoria de calificaciones de aspecto cientfico / Nmero total de calificaciones efectuadas Tabulacin encuesta Sumatoria de calificaciones de aspecto logstico / Nmero total de calificaciones efectuadas (Nmero de miembros de la Base de datos e SCCOT / Nmero total de informacin de estudio ortopedistas del pas de mercadeo estimados) Actividades ejecutadas / Actividades proyectadas Actas Comit Gremial Actas Comit Directivo

Mantener promedio superior a 4

Alcanzar 75% durante 2011 2012 100%

Calificacin de la evaluacin del desempeo Nmero de asistentes reales por evento / Nmero de asistentes potenciales por evento

Porcentaje del personal Alcanzar un 90% que cumple con el de desempeo desempeo requerido. en el ao 2012

Registro de asistencia

Mnimo el 90% por evento Mnimo el 90% por evento

Gestin de mercadeo

Posicionar los productos y servicios de la organizacin

Participacin

Nmero de patrocinadores reales por evento / Nmero de Ejecucin presupuestal asistentes patrocinadores potenciales por evento Numero de no conformidades cerradas/ Numero de no conformidades totales Control de mejoramiento

Gestin de mejoramiento

Mejorar el sistema de gestin de calidad

Mejora

80%

Gestin de Direccin

Mejorar el sistema de gestin Cumplimiento de de calidad metas

Calificacin de los Sumatoria de los indicadores procesos de acuerdo al de la matriz / Nmero total de cumplimiento de sus indicadores metas

MATRZ DE INDICADORES
POLTICAS OBJETIVOS GENERALES PROCESOS OBJETIVOS ESPECFICOS INDICADOR FORMULA FUENTE META Gestin de infraestructura Cumplir con el programa de mantenimiento de la infraestructura interna Cronograma de mantenimiento (Cronograma ejecutado / Cronograma proyectado)* 100% Proceso de infraestructura Mantener el 100%

Consolidacin institucional administrativa y Uso racional de los financiera, en recursos de infraestructura y infraestructura enfocada al crecimiento eficaz, eficiente y rentable

Controlar el nivel de ejecucin de los Gestin financiera egresos presupuestados

Ejecucin presupuestal

Presupuesto Presupuestos y ejecutado/Presup Balances uesto elaborado

Mantener 100%

Gestin comercial

Obtener los recursos necesarios para el cumplimiento del presupuesto

Ejecucin comercial

Balance Comercial Real / Presupuesto Comercial

Balance

110%

Gestin de compras

Trabajar con proveedores calificados

Evaluacin de proveedores

Sumatoria de puntajes de aspectos evaluados / Nmero total de aspectos evaluados

Proceso de compras

Mantener 4

Estructura para el Sistema de Gestin de Calidad

Comit de Calidad / Directivo

Representante para el Sistema de Gestin de Calidad

Grupo de Calidad

Coordinador Gestin de Calidad

Administrador Documental

Coordinador de Auditoria Auditor Lder Auditor acompaante (4)

Estructura para el Sistema de Gestin de Calidad

Comit de Calidad:

Responsabilidades Asegurar que el SGC se implemente y se mantenga de acuerdo a los requisito de la norma ISO 9001 Revisar peridicamente el desempeo del SGC
Autoridades: Aprobar la documentacin del SGC Aprobar los programas y planes de auditoria interna que se establezcan Aprobar los recursos fsicos, humanos y financieros que se requieran para la implementacin, mantenimiento y mejoramiento del SGC

Estructura para el Sistema de Gestin de Calidad

Representante de la direccin:
Responsabilidades Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SGC Informar a la alta direccin sobre el desempeo del SGC y de cualquier necesidad de mejora Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin Autoridades: Decisin referente a implementar procesos o actividades necesarias para asegurar la conformidad del SGC con la norma ISO 9001 Solicitud de informacin referente al desempeo del SGC a los diferente procesos Decisin sobre necesidades de actividades de sensibilizacin al personal interno para el cumplimiento de requisitos del SGC.

Estructura para el Sistema de Gestin de Calidad

Coordinador Gestin de Calidad:
Responsabilidades: Coordinar las actividades de implementacin, mantenimiento y mejoramiento del SGC Participar en el equipo primario presentando los temas relacionados con el SGC Coordinar las labores para implementar los planes de accin con todos los procesos del SGC Hacer seguimiento a la eficacia de los planes de accin para el cierre de no conformidades
Autoridades: Implementar los planes de accin de mejora necesarios en los diferentes procesos SGC en cada nivel y funciones dentro de la empresa. Decisiones referentes a acciones a implementar segn resultados de los indicadores de gestin de los procesos

Estructura para el Sistema de Gestin de Calidad

Administrador Documental de Gestin de Calidad:
Responsabilidades Velar por que se cumpla lo establecido en el instructivo de elaboracin de documentos Consignar y mantener actualizado la lista maestra de documentos y la tabla de control de registros Revisar peridicamente la actualizacin de los documentos Hacer seguimiento al cumplimiento por parte de todos los procesos de lo establecido en el control de registros Realizar actas de reuniones de Gestin de Calidad Autoridades: No se establecen autoridades

Estructura para el Sistema de Gestin de Calidad

Coordinador de Auditorias:
Responsabilidades Programar y planear las auditorias al SGC Hacer seguimiento a los planes de auditoria Velar porque se mantenga un equipo de auditores capacitados y entrenados Presentar a la alta direccin un informe con los resultados de las auditorias Autoridades: Decisin referente a la conformacin del equipo auditor Identificacin de necesidades de formacin para el equipo auditor Aprobacin final del informe de auditorias con los hallazgos encontrados Decisiones referente al reajuste o reprogramacin de los planes de auditoria

PROCESOS

MAPA DE PROCESOS
PROCESOS DE DIRECCIN (PD)
Gestin Direccin Gestin Mercadeo Gestin Mejoramiento

PROCESOS OPERATIVOS (PO)

A
Requisitos de: Entorno Cientfico Miembros SCCOT Comunidad Industria Farmacutica y de Nuevas Tecnologas Proceso de Responsabilidad Social en Salud con la Comunidad Externa Procesos de Educacin Continua No Formal en el sistema musculoesqueltico Procesos Re-entrenamiento Profesional Satisfaccin de: Miembros SCCOT Comunidad Industria Farmacutica y de Nuevas Tecnologas Entorno Cientfico

B C D E

F
Proceso Produccin Cientfica - Investigacin Procesos Publicaciones

P.AC.O.T

Gestin Humana

Gestin Infraestructura

Administracin Miembros

Gestin Compras

Gestin Financiera

Gestin Comercial

PROCESOS DE SOPORTE (PS)

INTERACCIN DE PROCESOS

Con el fin de describir la secuencia e interaccin de los procesos, el Sistema de Calidad ha determinado caracterizaciones para cada proceso de Direccin, Operativos y de Soporte. Para observarlas ver los siguientes vnculos: Procesos de Direccin Procesos Operativos Procesos de Soporte

DOCUMENTACIN

ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIN

MATRZ DE REQUISITOS
No.
4 4.1

REQUISITO
SISTEMA GESTIN DE CALIDAD REQUISITOS GENERALES a.- Determinar procesos necesarios para el sistema de gestin de calidad y su aplicacin a travs de la organizacin b.- Determinar secuencia e interaccin de estos procesos. c.- Determinar criterios y mtodos para segurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces d.- Disponibilidad de Recursos e informacin, para apoyar la operacin y seguimiento de estos procesos e.- Seguimiento, medicin y anlisis de los procesos f.- Implementar las acciones para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos CONTRATACIN DE PROCESOS

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE

Manual de calidad Mapa de procesos y caracterizaciones

Mapa de procesos

Comit de Calidad Comit de Calidad

Caracterizaciones procesos de valor u operativos

Comit de Calidad

Caracterizacin de procesos de soporte Manual de calidad Matrz de indicadores

Comit de Calidad Comit de Calidad Representante para el Sistema de Gestin de la Calidad Comit de Calidad

Mejoramiento Manual de calidad

Control de mejoramiento Alcance

MATRZ DE REQUISITOS
No. 4.2 4.2.1 REQUISITO REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN GENERALIDADES a.- Declaraciones documentadas de una Poltica de calidad y Objetivos de Calidad b.- Manual de Calidad DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE

Manual de calidad
Manual de calidad
Procedimientos obligatorios: Control de Documentos y Control de Registros Auditoras de Calidad Mejoramiento (Control de Producto No Conforme, Acciones Correctivas, Acciones Preventivas)

Comit de Calidad
Comit de Calidad

c - Procedimientos documentados y los registros requeridos por esta norma internacional

Control de Registros

Comit de Calidad

d.- Los documentos, incluidos los registros que la organizacin determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos 4.2.2 MANUAL DE CALIDAD a - Alcance del sistema de gestin de calidad incluyendo los detalles de la justificacin de cualquier exclusin b - Procedimientos documentados establecidos para el Sistea de Gestin de la calidad, o referencia a los mismos c - Una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de Gestin de la Calidad MANUAL DE CALIDAD

Listado Maestro de documentos Control de Registros

Comit de Calidad Comit de Calidad

Comit de Calidad

Comit de Calidad

Manual de Calidad

Comit de Calidad

MATRZ DE REQUISITOS
No. REQUISITO DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE
4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS a - Aprobar los documentos en cuanto su adecuacin antes de su emisin b - Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente c - Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versin vigente de los documentos d - Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso e - Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y facilmente identificables f - Asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organizacin determna que son necesarios para la planificacin y la operacin del Sistema de Gestin de la Calidad, se identifican y que se controla su distribucin g - Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn Procedimiento de control de documentos y control de registros PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS. INSTRUCTIVO ELABORACIN DE DOCUMETOS

Lista maestra de documentos

Representante para el Sistema de Gestin de la Calidad

4.2.4

CONTROL DE REGISTROS

Control de Registros

Administrados SGC

MATRZ DE REQUISITOS
No. 5 REQUISITO RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN Pagina Web Manual de Calidad Actas de Comit DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE

5.1

COMPROMISO DE LA DIRECCIN

Comit de Calidad

a - Comunicado a la organizacin la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios
b - Estableciendo la poltica de calidad c - Asegurando que se establecen los objetivos de calidad d - Llevando a cabo las revisiones por la direccin e - Asegurando la disponibilidad de los recursos CARACTERIZACIN DE PROCESOS 5.2. ENFOQUE AL CLIENTE Caracterizacin procesos gestin de direccin Gestin financiera

Actas en general

Grupo de Calidad

Actas en general

Grupo de Calidad

Actas en general

Grupo de Calidad

Actas en general Estados financieros aprobados

Grupo de Calidad

Grupo de Calidad

Encuesta de Satisfaccin Actas de Comit Directivo

Junta Directiva Comit de Calidad

MATRZ DE REQUISITOS
No. REQUISITO DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE

5.3

POLTICA DE LA CALIDAD

Comit de Calidad

a - Es adecuada al propsito de la organizacin

b - Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de calidad c - Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad

Comit de Calidad

MANUAL DE CALIDAD (Misin Vs Poltica)

Pgina Web Manual de Calidad Actas de Comit

Comit de Calidad

Comit de Calidad

d - Es comunicada y entendida dentro de la organizacin

Comit de Calidad

e - Es revisada para su continuada adecuacin

Comit de Calidad

No.

REQUISITO

DOCUMENTO MANUAL DE CALIDAD (Misin Vs Poltica)

REGISTRO Pgina Web Manual de Calidad Actas de Comit

RESPONSABLE

5.3 5.4 5.4.1 . 5.4.2

POLTICA DE LA CALIDAD PLANIFICACIN OBJETIVOS DE LA CALIDAD PLANIFICACIN DEL SGC a - La planificacin se realiza con el fin de cumplir los requisitos, asi como los objetivos de calidad b- Se mantiene la integridad del SGC cuando se planifican e implementan cambios en ste Manual de calidad Manual de calidad Caracterizacin de procesos: Gestin de direccin Gestin de mejoramiento Matrz de indicadores

Comit de Calidad

Comit de Calidad

Plantacin estratgica Mapa de procesos Actas de comit de calidad Informes para la revisin de la direccin

Comit de Calidad

5.5

RESPONSABILIDAD,AUTORIDAD Y COMUNICACIN

5.5.1 5.5.2

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN a - Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el SGC b - Informar a la alta direccin sobre el desempeo del SGC y de cualquier necesidad de mejora c - Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin

Organigrama Estatutos Manual de funciones y responsabilidades Cacarterizacin de procesos

Pgina Web Manual de Calidad Comit de Calidad

Manual de funciones y responsabilidades

Acta Comit de Calidad

Comit de Calidad

No.

REQUISITO

DOCUMENTO Manual de funciones y responsabilidades

REGISTRO Actas de los Comits (Comit Directivo, Equipo Primarios, Consejo Nacional de Delegados etc) Actas del Comit de Calidad Informe de la revisin por la Direccin

RESPONSABLE

5.5.3

COMUNICACIN INTERNA CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DIRECCIN

Junta Directiva

5.6

REVISIN POR LA DIRECCIN INFORMACIN DE ENTRADA PARA LA REVISIN a - Resultados de auditorias b - Retroalimentacin del cliente c - Desempeo de los procesos y la conformidad del producto d - Estado de las acciones correctivas y preventivas e - Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas f - Cambios que podrian afectar el SGC g - Recomendaciones para la mejora

Comit de Calidad Comit de Calidad Comit de Calidad

5,6,2

Comit de Calidad
Comit de Calidad Caracterizacin de procesos de direccin Informe para revisin por la direccin Comit de Calidad Comit de Calidad Comit de Calidad Comit de Calidad

5,6,3

RESULTADOS DE LA REVISIN a - Mejora de la eficacia del SGC y sus procesos b - Mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente Caracterizacin de proceos de direccin Acta de revisin por la direccin Comit de Calidad Comit de Calidad Comit de Calidad

c - Necesidades de recursos

MATRZ DE REQUISITOS
No.
6 6.1

REQUISITO
GESTIN DE LOS RECURSOS PROVISIN DE RECURSOS

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE

a - Implementar el SGC y mejorar continuamente su eficacia

b - Aumentar la satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos 6.2 RECURSOS HUMANOS

Gestin Financiera

Presupuesto e informes de balances Informe Revisin por la Direccin (Cronograma de avance) Presupuesto anual de educacin no formal Actas Consejo Nacional de Delegados

Comit de Calidad

Gestin Financiera

Comit de Calidad

6,2,2

COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN a - Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto b - Cuando sea aplicable proporcionar formacin o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria

Manual de funciones y responsabilidades Control de documentos y registros Mejoramiento Auditorias

Evaluacin de gestin Plan de mejoramiento Compromisos

Comit de Calidad

Manual de Fuciones Gestin Humana y Administracin de Miembros

Hojas de Vida Evaluacin del desempeo Programa de capacitacin

Comit de Calidad

Comit de Calidad

MATRZ DE REQUISITOS
No. REQUISITO c - Evaluar la eficacia de las acciones tomadas d - Asegurarse de que su personal es conciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad e - Mantener los registros apropiados a la educacin, formacin, habilidades y experiencia DOCUMENTO REGISTRO Examen de capacitacin Prxima evaluacin del desempeo RESPONSABLE Gestin Humana Comit de Calidad

Gestin Humana y Administracin de Miembros

Actas de equipos primarios

Comit de Calidad

Gestin Humana y Administracin de Miembros

Hojas de Vida

Comit de Calidad

6.3

INFRAESTRUCTURA a - Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados b - Equipo para los proceso (tanto hardware como software) c - Servicios de apoyo (tales como transporte, comunicacin o sistemas de informacin)

CARACTERIZACIN PROCESO DE INFRAESTRUCTURA

Hojas de Vida Equipos

Gestin Infraestructura

Hojas de Vida Equipos

Gestin Infraestructura

Hojas de Vida Equipos Hojas de Vida Equipos Registro de Proveedores Evaluacin de gestin Plan de mejoramiento Compromisos Evaluacin del Clima Organizacional

Lderes de procesos

Gestin Infraestructura

6.4

AMBIENTE DE TRABAJO

Manual de funciones y responsabilidades

MATRZ DE REQUISITOS
No. 7 REQUISITO REALIZACIN DEL PRODUCTO DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE

7.1

PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL PRODUCTO a - Los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto b - la necesidad de establecer procesos y documentos y de proporcionar recursos especificos para el producto c - las actividades requeridas de verificacion, validacin, seguimiento, medicin, inspeccin y ensayo prueba especficas para el producto as como los criterios para la aceptacin del mismo d - Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante cumplen los requisitos

Plantacin y aprobacin de la actividad Caracterizacin de procesos Encuesta de calidad del servicio

Informe final de la actividad o resultados del mismo Tabulacin de encuesta de calidad del servicio

Junta Directiva Comit de Calidad Lderes Procesos

MATRZ DE REQUISITOS
No. 7 7.2 REQUISITO REALIZACIN DEL PRODUCTO PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE

7,2,1,

DETERMINACIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE a - Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a las mismas b - Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido c - Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto d - Cualquier requisito adicional que la organizacin considere necesario.

Manual de calidad Caracterizacin de procesos Encuesta de calidad del servicio

Tabulacin de la encuesta de calidad del servicio

Junta Directiva Comit de Calidad Director Correspondiente

7,2,2

REVISIN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE a - Estn definidos los requisitos del producto b - Estn resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente c - La organizacin tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos Manual de calidad Caracterizacin de procesos Encuesta de calidad del servicio Tabulacin de la encuesta de calidad del servicio Junta Directiva Comit de Calidad Director Correspondiente

No. 7,2,3

REQUISITO COMUNICACIN CON EL CLIENTE a - La informacin sobre el producto b - Las consultas, contratos o atencin de pedidos, incluyendo las modificaciones c - La retroalimentacin del cliente, incluyendo las quejas

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE

Pgina web Carta de compromiso Encuesta de calidad del servicio

Reporte de visitas a la web Comunicaciones internas y externas Facturacin Tabulacin encuestas de calidad

Web Master Administrador SGC Asistente Contable

7.3 7,3,1

DISEO Y DESARROLLO PLANIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO a - Las etapas del diseo y desarrollo b - La revisin, verificacin y validacin, apropiadas para cada etapa del diseo y desarrollo c - Las responsabilidades y autoridades para el diseo y desarrollo ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO a - Los requisitos funcionales y de desempeo b - Los requisitos legales y reglamentarios aplicables c - La informacin proveniente de diseos previos similares, cuando sea aplicable d - Cualquier otro requisito esencial para el diseo y desarrollo

Manual de calidad Caracterizacin de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

Manual de calidad Caracterizacin de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

7,3,2

Manual de calidad Caracterizacin de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

No.

REQUISITO RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLO a - Cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseo y el desarrollo b - proporcionar informacin apropiada para la compra, la produccin y la presentacin del servicio c - Contener o hacer referencia a los criterios de aceptacin del producto d - Especificar las caracteristicas del producto que son esenciales para el uso seguro y correcto

DOCUMENTO

REGISTRO

RESPONSABLE

7,3,3

Manual de calidad Caracterizacin de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

7,3,4

REVISIN DEL DISEO Y DESARROLLO a - Evaluar la capacidad de los resultados de diseo y desarrollo para cumplir los requisitos b - Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias

7,3,5 7,3,6 7,3,7

VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEO Y DESARROLLO

Manual de calidad Caracterizacin de procesos

Resultados de procesos

Junta Directiva Director Correspondiente

MATRZ DE REQUISITOS
No. 7.4 7,4,2 COMPRAS INFORMACIN DE LAS COMPRAS a - Los requisitos para la aprobacin del producto, procedimiento, procesos y equipos b - Los requisitos para la calificacin del personal c - Los requisitos del SGC Manual de calidad Caracterizacin de procesos Encuesta de calidad del servicio Junta Directiva Comit de Calidad Director Correspondiente Manual de calidad Caracterizacin de procesos Producto o servicio obtenido Junta Directiva Tesorero REQUISITO DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE

7.5

PRODUCCIN Y PRESTACIN DEL SERVICIO

Tabulacin de la encuesta de calidad del servicio

7,5,1

CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO a - La disponibilidad de informacin que describa las caracteristicas del producto b - La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario c - El uso del equipo apropiado d - La disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medicin e - La implementacin del seguimiento y de la medicin f - La implementacin de actividades de liberacin, entrega y posteriores a la entrega del producto Manual de calidad Caracterizacin de procesos Encuesta de calidad del servicio Junta Directiva Comit de Calidad Director Correspondiente

Tabulacin de la encuesta de calidad del servicio

MATRZ DE REQUISITOS
No. REQUISITO VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO a - Criterios definidos para la revisin y aprobacin de los procesos b - Aprobacin de los equipos y la calificacin del personal Manual de calidad Caracterizacin de procesos Encuesta de calidad del servicio Tabulacin de la encuesta de calidad del servicio DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE 7,5,2

Junta Directiva Comit de Calidad Director Correspondiente

c - El uso de mtodos y procedimientos especficos

d - Los requisitos de los registros e - La revalidacin 7.6 CONTROL DE DISPOSITIVOS DE MEDICION

Encuestas de calidad Sistema de biometra

Instrucciones para su diligenciamiento Revisin base de datos y control por muestreo de asistencia a eventos

Director de Calidad Administradora SGC

MATRZ DE REQUISITOS
No. REQUISITO DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE Junta Directiva Comit de Calidad Director Correspondiente Administradora SGC 8 8.1 MEDICIN ANLISIS Y MEJORA Generalidades Proceso, seguimiento, medicin y anlisis de mejora para: a. Demostrar la conformaidad con los requisitos del producto b. Asesugarse de la conformacin del Sistema de Gestin de la Calidad c. Mejorar continaumente la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad Esto debe comprender la determinacin de los metodos aplicables, incluyendo las tcnicas estadisticas y el alcance de su utilizacin Indicadores de Gestin Encuestas de satisfaccin Actas de Comit Directivo Actas reuniones en general Informe de Revisin por la Direccin Comit de Calidad Coordinadores Lderes de procesos Comit de Calidad Gestin de Direccin Gestin de Mejoramiento Manual de calidad Caracterizacin de procesos de auditoria Plan de mejoramiento Auditorias internas Revisin por la direccin Solicitud plan mejoramiento

Caracterizacin de Procesos Operativos

Gestin de Mejoramiento

Control de Mejoramiento Matrz de indicadores Estadsticas (Frmula, Lluvia de ideas, anlisis causaefecto) Encuesta de Satisfaccin Encuesta de Mercadeo Actas de Comit Directivo Mejoramiento

Comit de Calidad

8.2
8,2,2

SEGUIMIENTO Y MEDICIN
AUDITORIA INERNA a - Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos del SGC establecidos por la organizacin b - Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz

Caracterizacin de Procesos Operativos

Comit de Calidad

Proceso de Auditoria

Hallazgos Plan de Auditorias Programa de Auditorias Informe de Auditoria Control de Mejoramiento

Grupo Auditor

Grupo Auditor

MATRZ DE REQUISITOS
No. REQUISITO SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS Caracterizacin de Procesos Operativos 8.2.4 8.3 DOCUMENTO Caracterizacin de Procesos 8.2.3 Matrz de Indicadores Control de Mejoramiento Filtro Revista Estructura Congreso Actas de Comit Directivo Encuesta de Satisfaccin Lderes de los Procesos Comit de Calidad Lderes de los Procesos REGISTRO RESPONSABLE

SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PRODUCTO

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME a - Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada b - Autorizando su uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable por el cliente c - Tomando acciones para impedir su uso o aplicacin previstas originalmente d - Tomando acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales, de la no conformidad cuando sea detectada un producto no conforme despus de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso

Caracterizacin de Procesos Operativos Procedimiento de Mejora Continua

Control de Mejoramiento

Comit de Calidad Lderes de los Procesos

No.

REQUISITO

DOCUMENTO

REGISTRO Control de Mejorameinto Informes en general

RESPONSABLE Lderes de los Procesos Comit de Calidad

8.4

ANLISIS DE DATOS

Matrz de Indicadores

a - La satisfaccin del cliente b - Conformidad con los requisitos del producto c - Caracteristicas y tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas

Matrz de Indicadores

Lderes de los Procesos Comit de Calidad

Lderes de los Procesos Comit de Calidad Lderes de los Procesos Comit de Calidad Lderes de los Procesos Comit de Calidad Control de Mejoramiento Todos

Matrz de Indicadores

Matrz de Indicadores

d - Proveedores 8.5 8,5,2 MEJORA ACCIN CORRECTIVA a - Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes) b - Determinar las causas de las no conformidades c - Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelva a ocurrir d - Determinar e implementar las acciones necesarias e - Registrar los resultados de las acciones tomadas f - Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas

Matrz de Indicadores Matrz de Indicadores

Procedimiento de Mejora Continua

Control de Mejoramiento

Todos

MATRZ DE REQUISITOS
No. 8,5,3 REQUISITO ACCIN PREVENTIVA a - Determinar las no conformidades potenciales y sus causas b - Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades c - Determinar e implantar las acciones necesarias d - Registrar los resultados de las acciones tomadas e - Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas DOCUMENTO REGISTRO RESPONSABLE

Procedimiento de Mejora Continua

Control de Mejorameinto

Todos