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Aprendizajes esperados:

Al finalizar el mdulo, usted habr alcanzado las siguientes competencias:

Reconoce los conceptos de gestin documental y ciclo de vida del documento. Reconoce los conceptos de Sistema de Archivo Institucional y sus elementos. Identifica la necesidad de establecer un adecuado Sistema de Gestin Documental. Analiza las normas ISO y su relacin con la Gestin Documental.

ndice

Unidad 2 Sistema de Archivo Institucional 2.1 Introduccin 2.2 Definicin 2.3 Sistema de Archivo Institucional 2.4 Funciones de los Archivos 2.5 Elementos de un Sistema de Archivo Institucional 2.6 Fines de un Sistema de Archivo Institucional 2.7 Los sistemas de archivos como sistemas de Informacin 2.8 Conclusiones Actividades de aprendizaje Unidad 3 La Gestin Documental y las Normas ISO 3.1 La norma ISO 9001-2008 y la gestin documental 3.2 La norma NTP-ISO15489 y la gestin documental 3.3 Conclusiones Actividades de aprendizaje Resumen del mdulo Direcciones web Bibliografa

UNIDAD 2 Sistema de Archivo Institucional

2.1Introduccin

Como ya es conocido el documento de archivo nace mediante el cumplimiento de las funciones y actividades de una persona, en el transcurso de un proceso, y estos se crean para respaldar derechos y responsabilidades de las organizaciones y en futuro sirven para la investigacin y la difusin cultural.

2.2Definicin Se puede entender por sistema al conjunto de elementos que persiguen un objetivo en comn, por ende el sistema de archivos ser ese conjunto de elementos como: normas, personal, recursos financieros, tecnolgicos, infraestructura entre otros que tiene por objetivo realizar una eficiente y eficaz gestin documental. Segn el diccionario de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura de Espaa define al sistema de archivos como un conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin, seguimiento, coordinacin e inspeccin de los programas para la conservacin, tratamiento y difusin del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivstico los archivos los servicios archivsticos, la administracin de archivos, la legislacin archivstica y el personal.

2.3Sistema de Archivo Institucional Los archivos deben mirarse insertos e interrelacionados en el ambiente ecolgico organizacional, es decir, un conjunto constituido por personas, actividades, prcticas de trabajo, tecnologa, productos y servicios, informacin, valor, conocimiento, etc. Se puede entender como sistema de archivo institucional a un modelo de integracin de todos los archivos de una institucin, pblica o privada, cuya finalidad es la organizacin de la informacin archivstica para ponerla al servicio de los clientes internos y externos.

Como ya es sabido los niveles de archivo son: 2.3.1 Archivo de gestin, cuya documentacin todava esta en trmite o en gestin de ah su nombre es documentacin que esta muy activa y que esta pendiente de resolver.

2.3.2 Archivo perifrico, cuya necesidad de creacin o formacin nace por las propias funciones especializadas del rea a la que sirve, por el volumen de la documentacin que administra o por la ubicacin fsica en que se encuentra.

2.3.3 Archivo central, cabeza del sistema de un archivo administrativo es que administra norma y dirige la gestin documental en una organizacin. Y obviamente dentro de los niveles de archivo se encuentran el archivo intermedio que es un estadio de espera de la documentacin donde la misma cumple sus plazos de retencin para luego ser eliminados o ser transferidos al archivo histrico, que es el siguiente nivel donde se conserva la documentacin con valor histrico y que sirve principalmente para la investigacin y la cultura. Y en la medida que estos niveles de archivos que existen en la organizacin se concatenen y sean regidos bajo un mismo criterio se habla de un sistema de archivo institucional.

2.4Funciones de los archivos 2.4.1 2.4.2 2.4.3 Organizar y poner en servicio la documentacin de la organizacin Asegurar la transferencia peridica al archivo de los documentos Establecer una clasificacin de los fondos y mantener ordenada la documentacin, respetando el principio de procedencia y el orden segn fue creada. 2.4.4 Describir la documentacin, a travs de los instrumentos de descripcin, de manera que se posibilite el acceso y consulta de la misma. 2.4.5 Determinar los plazos de vigencia y perodos de utilizacin de manera que transcurrido el tiempo solo perduren aquellos que adquieran la condicin de histricos. 2.4.6 Acondicionar la documentacin mediante las instalaciones y equipamiento adecuados, de manera que se garantice su conservacin. 2.4.7 Procurar que las funciones a desempear en cada uno de los archivos aparezcan, recogidas y desarrolladas en un reglamento o norma tcnica que venga a sancionar estas actividades.

2.5Elementos de un Sistema de Archivo institucional

Recursos Humanos, como bien dice Vicente Corts Alonso, sin archiveros no hay archivos. De nada servira disponer de centros archivsticos, normativa de funcionamiento y rganos administrativos que la ejecuten, si esto no va acompaado de los medios humanos necesarios y adecuados a los objetivos planteados. Era necesario e imprescindible contar, pues con el personal especializado que participase en el proceso.

La Infraestructura y el equipamiento, las primeras infraestructuras archivsticas creadas como tales consistieron en la conversin de los depsitos de archivo ya existentes en centros archivsticos propiamente dichos. A medida que se avanzaba en el tratamiento tcnico de los documentos se planificaban las infraestructuras necesarias en los depsitos para la instalacin y puesta en servicio de la documentacin.

La aplicacin de las nuevas tecnologas, es obvia la consideracin de los archivos como centros de informacin. El documento de archivo nace con la finalidad de documentar actos jurdicos, administrativos, econmicos, etc. Como tal, constituye testimonio y es, por tanto objeto de informacin, por cuanto no podr haber testimonio si no hay informacin.

Las demandas de informacin generadas por la sociedad actual como consecuencia del desarrollo de las actividades y de los derechos y libertades pblicas, y por la consideracin de la informacin como derecho constitucional provoca la necesidad de llevar a cabo la sistematizacin de esa informacin, ante el riesgo de convertirse en incontrolada. La solucin pasa por la aplicacin de nuevas tecnologas que nos permitan resolver el problema bsico, es decir el control, la sistematizacin y los procesos de acceso a la informacin.

El desarrollo normativo, todo sistema de archivo de estar regulado por un conjunto de normas, entre las que debemos distinguir dos clases. La primera de ellas es la formada por el conjunto de normas legales que hay que aplicar en la gestin del sistema, puesto que obedecen al marco legal del estado. A la segunda clase corresponden las normas tcnicas para la organizacin y gestin del sistema de archivos, es decir, para el tratamiento archivstico de los fondos documentales, as como de todos los aspectos del funcionamiento de los archivos. Estas normas quedan reflejadas en el correspondiente Reglamento, que podr ser posteriormente desarrollado por instructivos de naturaleza tcnica concreta.

2.6Fines de un Sistema de Archivo Institucional

2.6.1

Eficacia y economa de la organizacin al posibilitar la bsqueda de informacin para la toma de decisiones, normalizacin de procedimientos de transferencia y eliminacin.

2.6.2 2.6.3

Garantizar la salvaguarde de derechos y responsabilidades de la organizacin. Favorecer la transparencia administrativa al permitir la difusin de los documentos sustentada en normas de accesibilidad.

2.6.4

Fomentar la investigacin.

2.7Los sistemas de archivos como sistemas de informacin

2.7.1

La informacin no es arbitraria, sino que est sujeta a normas sociales e institucionales.

2.7.2

La informacin contenida en el documento esta mediatizada por el propio documento, su gnesis, tipologa, soporte, que es la que determina su informacin.

La informacin ha de estar contextualizada, los documentos aislados pierden gran parte de su valor informativo.

2.8Conclusiones

Es importante entonces tener presente el poder establecer un adecuado sistema de archivos en la organizacin para desarrollar una eficiente y eficaz gestin de documentos con todos los elementos y beneficios que el mismo nos puede brindar

Actividades de aprendizaje N 2

Desarrolle las siguientes actividades que le servirn para el estudio de los temas aprendidos.

1. Con cuntos niveles de archivo cuenta su organizacin? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Con lo anteriormente expuesto describa si es el caso el sistema de archivo de su organizacin. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Con qu elementos cuenta su sistema de archivo? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. Por qu es importante establecer un sistema de archivo en la organizacin? ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

UNIDAD 3 Las Normas ISO y la Gestin Documental

3.1La Norma ISO 9001-2008 y la Gestin de Documental

Las organizaciones suelen tener muy en cuenta la norma ISO 9001, que normaliza los sistemas de gestin de calidad en la organizacin. La idea de la norma camina en la lnea de asegurar la disponibilidad de recursos de informacin tiles y necesarios para los diferentes procesos de la organizacin. En este sentido contempla un manual dentro del Sistema de Calidad de la organizacin. En este manual se prev el establecimiento de controles de documentos y controles de registros. Los primeros tratan de estudiar y analizar la informacin que va a ser necesaria para documentar un proceso. Busca de racionalidad, la economa y la idoneidad de esa informacin para el proceso concreto que este desarrollando la organizacin. Los segundos tratan de crear un sistema que permita identificar, almacenar, proteger, recuperar, reutilizar, retener y disponer la informacin til para documentar un proceso.
3.2 La Norma NTP - ISO 15489 y la Gestin de Documental

La Norma ISO 15489 pretende una normalizacin en las polticas y los procedimientos de la gestin de documentos, creados o recibidos por cualquier organizacin pblica o privada en el ejercicio de sus actividades, y se aplican a todos los soportes y formatos, establecen entre sus procesos y controles una serie de actuaciones en las que se pueden ver las siguientes:

3.2.1

Determinacin de los documentos que deberan incorporarse al sistema referido al concepto de documento en sentido amplio, es decir, a cualquier informacin generada o recibida por la organizacin. Es indudable que no toda ella debe integrarse en el sistema e , incluso una parte de la misma se eliminar en algn momento por su carcter meramente informativo. Solamente permanecer la que definimos como documento de archivo. Es ms, si por necesidades de gestin incluimos en un principio esos documentos de apoyo a la gestin y de apoyo informativo, debemos tener claro hasta cundo debemos conservarlos en el sistema.

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3.2.2

La contextualizacin del documento, forma y estructura del documento en el contexto de la organizacin. Es un aspecto fundamental en la aplicacin de la norma, que para los archiveros ha sido prctica imprescindible.

3.2.3

Determinacin del plazo de conservacin del documento, teniendo en cuenta el marco legal y determinando los diferentes usos del documento a lo largo de su ciclo de vida dentro del sistema. Asignacin de los diferentes plazos de conservacin de acuerdo con la evaluacin total del sistema referente a documentos similares. Esto no es sino la valoracin de series documentales.

3.2.4

Elaboracin de tablas de acceso y seguridad, establecer los lmites de acceso segn la legislacin vigente y los perfiles de usuarios para acceso, modificacin o informacin. De esta manera los instrumentos de trabajo principales sern:

3.2.4.1 Un plan de clasificacin basado en las actividades del organismo con criterio funcional. 3.2.4.2 El establecimiento de un calendario de conservacin, que permita la disponibilidad de los documentos. 3.2.4.3 La Clasificacin para la seguridad y el acceso.

3.3Conclusiones

Es importante por lo tanto tener presente que la actividad archivstica esta presente en cualquier

organizacin y por ende en la bsqueda de sta hacia la excelencia y calidad. De ah la relacin estrecha entre gestin documental y calidad ya que una sustenta y soporta a la otra y es lo que toda organizacin actual debera entender para poder lograr el xito en conjunto.

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Actividades de aprendizaje N 3

Desarrolle las siguientes actividades que le servirn para el estudio de los temas aprendidos.

1. Existe cultura de calidad en su organizacin? --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Cmo es la cultura archivstica en su organizacin? -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3. Cmo relacionara usted la calidad y los archivos? -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4. Qu es para usted un servicio archivstico de calidad? ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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Resumen del mdulo

Unidad

Ideas principales

1. El Archivo de Gestin: definicin y conceptos

El ciclo de vida del documento de archivo y su necesidad de gestin desde su creacin hasta su disposicin.

El sistema de gestin documental como aspecto importante dentro de las organizaciones ya que es soporte vital para esta.

La importancia de entender que es un documento critico para la organizacin y en esa medida poder gestionarla adecuadamente.

2.

Sistema Archivo Institucional

de

Los archivos que forman parte del sistema de archivo institucional: gestin, perifrico y central.

Reconocer los fines funciones y papales que desempean cada uno de ellos dentro de la organizacin.

Entender que solo existir un sistema de archivo institucional en la medida que el archivo central norme, dirija y controle la gestin documental en toda la organizacin.

3. La

gestin y

La gestin documental cumple un papel muy importante en el logro de la calidad por parte de las organizaciones.

Documental las normas ISO

Existe una norma propia de gestin documental que es ya una NTP la ISO15489 que esta prxima a convertirse en una norma sistema de gestin documental.

Entender que slo con una adecuada gestin documental y de la informacin se pueden lograr la excelencia y la calidad.

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Direcciones web

Le sugerimos revisar las siguientes direcciones electrnicas:

www.iso.org/ Informacin sobre normas internacionales de calidad relativas a la gestin documental.

www.agn.gob.pe Informacin sobre normas archivsticas nacionales.

www.indecopi.gob.pe Informacin sobre normas tcnicas peruanas relativas a la gestin documental.

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Bibliografa

Heredia Herrera, Antonia 1992 Archivo General de la Nacin 1999

Archivstica General: teora y prctica 3era ed., Sevilla

Legislacin Archivstica, normas tcnicas del sistema nacional de archivos. 2da ed., Lima

Zapata, Carlos Alberto 2006

Directrices para estructurar un sistema de gestin de documentos en las organizaciones http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/11336/1/Directri ces_para_Estructurar_un_Programa_de_Gestion_de_Doc umentos_en_las_Organizaciones.pdf

Adela dAlsMoner 2006

La gestin documental: aspectos previos a su implementacin http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenid os/2006/mayo/8.pdf

Gmez-Guillamn Werner, Flix 2005

La gestin documental y la norma ISO 15489:2001 Record Management http://www.dialnet.unirioja.es/servlet/fichero_articulo?c odigo=1356545

Gmez Daz, Raquel 2006

Gestin de Sistemas de Archivos http://ocw.usal.es/ciencias-sociales-1/gestion-desistemas-de-archivos-1 Mrmol, Estrategias y actuaciones para la implantacin de un sistema de gestin documental y archivos institucional http://www.gobcan.es/cpj/igs/temas/archivos/eventos_c ursos/eventos/docs/ponencia_eac_abr07.pdf

Ruiz-Bentez de Lugo Mara del Carmen 2007

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