COMO EVITAR LA BUROCRACIA EN TU EMPRESA

Mas de alguna vez todos hemos tenido que efectuar algn tramite en instituciones publicas lo que ha sido una experiencia capaz de poner nervioso hasta a la persona mas calmada. Te presentamos las claves para erradicar la burocracia de tu empresa y reorientar tu organizacin hacia la eficiencia y la eficacia: Los Principales Problemas de la empresa del siglo XXI Factores Potenciadores de la burocracia Perfil del Burcrata Como Evitar la Burocracia Lo que no Hay Que Olvidar... Vuelva maana o la prxima semana , traiga estos otros papeles, el jefe esta de vacaciones, hoy atendemos en la tarde solamente, no estoy autorizado para hacer tal cosa, son algunas de las excusas ms frecuentes que dan las personas que han hecho de la burocracia su filosofa de vida y la que en algunos casos, ha llegado hasta las empresas privadas. As en las instituciones fiscales se da lo descrito ya que no hay dueos directos ni accionistas. Es el estado el que las administra, es decir, no existen intereses particulares en juego. Por tal motivo, ningn funcionario se ve afectado si las cosas se hacen hoy o el prximo ao. Lo contrario de lo que sucede en una empresa privada. Lamentablemente, en ciertas empresas privadas tambin hay empleados burocrticos. El inconveniente es que si los clientes sienten que estn perdiendo su tiempo con demasiados tramites; requisitos y papeleo, ellos acudirn a una empresa de la competencia, en busca de lo que no han podido conseguir en la empresa inicialmente. Estamos ante una expresin burocrtica cuando un vendedor dice reiterativamente maana llega para referirse a la inexistencia de un producto que nunca llegara. Otra situacin en que se observa burocracia es cuando un pedido esta retrazado, pero lo justifican diciendo ya lo vamos a enviar una y otra vez. Para Pablo Gmez, gerente del rea de soluciones Globales de recursos Humanos de price WaterHouseCoopers, la burocracia se traduce en el excesivo uso de la razn de los procesos. Es un intento de racionalizacin y profesionalizacin de la empresa, evitando la actuacin arbitraria y escasamente profesionalizada, en tanto, direccin burocrtica significa bsicamente ejercicio del control basado en le conocimiento (competencia tcnica). Este rasgo la hace especficamente racional , aseguro el especialista. En tanto Vivian Bown, la encargada de recursos Humanos de ENTEL pcs, explica la burocracia a travs de la teora de mx. weber.

Distinto a lo que muchos piensan, burocracia para mx. weber, es la organizacin eficiente por excelencia, es la organizacin eficiente por excelencia, la organizacin llamada a resolver racional y eficientemente los problemas de la sociedad y por extensin, de las empresas. La organizacin burocrtica esta diseada cientficamente para funcionar con exactitud, precisamente para lograr los fines para los cuales ha sido creada, no mas, no menos. Sin embargo, lo que hoy entendemos por burocracia son mas bien los defectos o disfunciones del sistema y no el sistema en si mismo, sentencio. Para que estas situaciones no sucedan en tu empresa y no tengas que lamentar la perdida de clientes, revisa tus procedimientos internos y combate la burocracia de tus empleados observando como se comportan diariamente. Si los procedimientos actuales son demorosos, haz los ajustes pensando en que el tiempo de los clientes es lo ms importante. Los principales problemas de las empresas del siglo XXI 1. Uno de los principales efectos negativos de la organizacin burocrtica es que el empleado o funcionario, sometido a un intenso requerimiento de conformidad con las normas, tiende a confundir la naturaleza y finalidad de estas, llegando a considerarlas como un fin en s mismas. As, los aspectos formales e instrumentales de la tarea burocrtica (el papeleo) terminan siendo ms importantes que los aspectos sustantivos como el buen servicio a los clientes. Frente a los reclamos de los usuarios del servicio, el burcrata se defiende actuando de forma cada vez ms rgida y formalista. 2. Las diferentes subunidades del sistema burocrtico tienden a infravalorar los fines de la organizacin en beneficio de los suyos propios, con lo que se produce un aumento de feudos generadores de normas propias, provocando un circulo vicioso del cual resulta muy difcil salir ( mas de lo mismo). No se debe confundir la burocracia y la rigidez formal de las estructuras organizativas con la necesidad de control dentro de las empresas. 3. Disminucin de la creatividad, originalidad y cantidad de la produccin. 4. Alargamiento de los tiempos fijados para dar cuenta de la produccin. Sensacin de perdida del sentido de la produccin. 5. Insistencia en el cumplimiento de las normas de interaccin, a pesar del empobrecimiento de los intercambios, en el intento de preservar la estructura. 6. Aparicin en el discurso de elementos que tienden a ratificar la pertenencia. 7. Imposibilidad de los miembros de conceptuar la dinmica grupal en la que estn insertos si no se salen del problema en que estn implicados.

Factores potenciadores de la burocracia Las siguientes creencias fundamentan la organizacin burocrtica: 1. El empleo es una carrera que debe desarrollarse de acuerdo con un sistema previsto y prefijado de promociones y ascensos, normalmente basados en la antigedad y en los conocimientos tcnicos que se van adquiriendo, no en favoritismos. 2. Debe existir una jerarqua de autoridad que satisfaga las necesidades de coordinacin y cumplimiento de normas. 3. La relacin entre los miembros de la organizacin debe ser impersonal y regidas por criterios formales, no en base a la amistad, la relacin familiar o la pertenencia a algn grupo social. 4. Todas las decisiones deben registrarse por escrito. 5. Cada puesto de trabajo debe estar detalladamente descrito, lo cual facilita el control, las recompensas y las penalizaciones segn los resultados obtenidos por cada persona. 6. Divisin del trabajo basado en la especializacin funcional. 7. Sistema de reglas que especifican los derechos y obligaciones de los cargos. 8. Jerarqua de la autoridad perfectamente definida. 9. Sistemas de procedimientos para controlar situaciones de trabajo. 10. Impersonalidad de las relaciones interpersonales. 11. Promocin y seleccin de los empleados con base en su competencia tcnica. Perfil del burcrata Hay ciertos puntos comunes que los especialistas coinciden y que permiten llegar al perfil de aquellos que habitualmente catalogamos como burcratas. 1. Prefiere una estructura del organigrama rgida y complicada, con un gran numero de niveles jerrquicos y compartimentos estancos y permanentes. 2. Prefiere un clima o atmsfera organizacional centrada en las tareas, impersonal, fri, formal y reservado. 3. Para l, la funcin de los jefes es mandar y controlar al personal. 4. Su estilo de toma de decisiones centraliza el poder y las decisiones en los miembros de la direccin. Mucha participacin arriba y poca abajo. Distingue entre el establecimiento de normas y su ejecucin. Opta por la toma de decisiones a partir de mecanismos legales. 5. Prefiere la comunicacin de flujo restringido y unidireccional de arriba abajo. 6. Sus valores predominantes son permanecer, mantenimiento, ahorro, control, fidelidad, obediencia o seguridad, tradicin, jerarqua, orden y normatividad. 7. Su filosofa econmico-financiera esta orientada mayoritariamente a la contencin de costos que a la inversin. 8. Su tolerancia a la ambigedad es poca, demuestra una gran orientacin hacia la seguridad. Poca capacidad para adaptarse a entornos complejos e inestables.

Como evitar la burocracia Los especialistas opinan sobre las claves que se deben tener en cuenta para terminar con esta practica que, aunque en menor grado, aun persiste entre las empresas del siglo XXI. Para viviana bown de recursos humanos de Entel pcs, el tema de la burocracia y la manera de erradicarla debe estar de acuerdo con los planteamientos de max weber. Hasta el momento no hemos visto las disfuncionalidades del modelo de weber, resultado de consecuencias imprevistas e indeseadas, que lo conducen a la ineficiencia y a las imperfecciones, por las cuales el termino burocracia ha adquirido el sentido peyorativo que el lego le ha dado. Entonces, para evitar la ineficiencia debemos evitar las siguientes conductas: 1. Exagerado apego a los reglamentos, lo cual deviene en que las normas y reglamentos se transforman de medios en objetivos, se vuelven absolutos y prioritarios. Los medios se vuelven fines. 2. Exceso de formalismo y papeleo. El afn de documentar y formalizar las comunicaciones dentro de la burocracia, crea volmenes de tramites y formatos que entorpecen la agilidad de los procesos. 3. La resistencia al cambio. La tendencia a crear rutinas en procedimientos y mtodos, crea la mentalidad de siempre lo mismo, no como fastidio, sino como falsa sensacin de estabilidad y seguridad respecto del futuro en la organizacin. Esto crea una gran resistencia al cambio, sobre todo cuando la organizacin se ve obligada a enfrentarse a cambio, sobre todo cuando la organizacin se ve obligada a enfrentarse a cambios en su entorno. 4. Despersonalizacin de las relaciones. El modelo ignora que la organizacin informal trasciende y supera a la organizacin formal. De hecho, se observa que la verdadera organizacin, la que realmente existe en las empresas es, precisamente la informal. 5. Categorizacin del proceso decisional. La rgida jerarquizacion de la autoridad solo existe en papel; en los hechos no sucede asi. Independientemente de esto, una fuente de ineficiencia es que siempre toma la decisin el funcionario de mas alto rango, independientemente del conocimiento que tenga del asunto. 6. Adherencia exagerada a las rutinas y procedimientos. La devocin a la regla escrita transforma las rutinas y procedimientos en valores absolutos. Por observar la poltica escrita en el manual, el cliente puede quedar insatisfecho y la empresa puede perderlo. Pero esto no importa, porque la regla se cumpli. Esto crea lo que Thorsteins Veblen llama la incapacidad entrenada, o lo que Warnotte denomina la deformacin profesional . John Dewey, por su parte, califica este fenmeno psicosis ocupacional 7. Exhibicin de seales de autoridad. El nfasis burocrtico en la jerarqua conduce a las personas al uso exagerado de los smbolos del poder o seales de estatus para demostrar la posicin; el uniforme, la localizacin y diseo de las oficinas, el estacionamiento, la cafeteria, etc., indican quienes son los jefes.

8. Dificultad en la atencin de clientes. La organizacin burocrtica es endgena y entropica. Esta diseada para satisfacer sus propios requisitos, los requisitos internos y no las demandas y exigencias de sus clientes expresadas en forma de necesidades y / o deseos.

En opinin del Gerente del rea de soluciones globales de recursos humanos de PWC, Pablo Gmez los consejos se resumen en ocho: 1. Optar por una estructura del organigrama flexible y simple, plana (con pocos niveles) y sin unidades aisladas. Use equipos de proyecto temporales. Fomenta la colaboracin funcional y territorios mviles. 2. Construya un clima o atmsfera organizacional centrada en las personas, facilitadora, clida, informal, fomente la confianza. 3. La funcin de los jefes debe ser facilitar el xito de las personas y estimular su energa. Se deben asumir riesgos. Desarolle la actitud de aprender de los errores. 4. En cuanto a la toma de decisiones, opte por la descentralizacin del poder y la participacin de en la toma de decisiones. Haga posible la participacin de las personas afectadas en las decisiones. Se establecen normas y se ejecutan de forma colaborativa. 5. La comunicacin interna debe caracterizarse por su flujo abierto y multidireccional, hacia arriba, hacia abajo y lateral. Facilite la expresin de sentimientos sin sentirse intimidados y aprenda a gestionar las emociones. 6. Los valores que deben predominar son riesgo, participacin, cambio, desaprender, flexibilidad, confianza, compromiso y creatividad. 7. La filosofa econmico-financiera debe estar mayoritariamente orientada a la inversin que hacia la obsesin por los costos. 8. Desarrolle gran tolerancia a la ambigedad y a la capacidad de poder adaptarse a entornos muy complejos e inestables.

LO QUE NO HAY QUE OLVIDAR Hay ciertas consideraciones que la empresa no debe perder de vista en estos das y que pueden ayudarte al momento de establecer polticas de eficiencia en tu empresa: Que las organizaciones no son sistemas cerrados sino semiabiertos Que las organizaciones se mueven en ambientes altamente dinmicos, inciertos y riesgosos. En ambientes as, el papel de la administracin es medir, evaluar y prever los riesgos y las incertidumbres. Que las organizaciones deben prever los cambios, adaptarse a ellos y mejor aun, crear las condiciones dentro de las cuales la empresa podra desenvolverse en el futuro. Que la administracin de empresa debe ser, en consecuencia, proactiva y no reactiva. Que la organizacin informal existe, lo queramos o no, y que el papel de los administradores es identificarlas y aprovecharla estratgicamente, en el marco de la racionalidad administrativa: la adecuacin a los fines. Que la finalidad ultima de una organizacin esta dada por su misin, y que la misin esta diseada a partir de las necesidades del cliente, que es quien finalmente conduce a la empresa. Por lo tanto, la nueva racionalidad de la organizacin es una adecuacin de los medios al cliente. Que el factor ms importante en una empresa no es el trabajo, sino quienes lo realizan: la gente. El concepto de burocracia que se usa de aqu en adelante no significa bueno o malo en trminos de rendimiento, mas bien se refiere a ciertas caractersticas del diseo organizacional. ASPECTOS POSITIVOS PARA APLICAR EN LA EMPRESA La especializacin de operarios y de procesos de trabajo. La idea de la estandarizacin del desempeo de funciones. La nocin de la centralizacin en la toma de decisiones, cuando as conviene a los fines de la organizacin. O en caso contrario, la descentralizacin. La uniformidad de practicas institucionalizadas, que vienen a tipificar la moderna nocin de imagen corporativa. La no duplificacion de funciones. La profesionalizacin de la funcin administrativa como distinta de la funcin de los accionistas propietarios. La admisin y promocin en funcin de los meritos y talentos de las personas. La idea de que la organizacin, si bien es gente al final de cuentas, debe lograr altos niveles de estandarizacin, para lograr que se haga lo que se debe, no lo que se quiere.