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El proceso de organizacin en la pequea empresa

Contenido: Detalle del trabajo. Qu habilidades necesita la persona para realizar ese trabajo?. Qu tanto esfuerzo necesita hacer la persona para hacer su trabajo?. Qu tanta responsabilidad puede asumir una persona en su puesto?. Cmo es el lugar de trabajo?. Ejemplo de un cuestionario, a fin de conocer las caractersticas para contratar a una secretaria. Dnde encontrar a la persona adecuada?.

Detalle del trabajo

Las empresas se crean para determinados fines: los hospitales, para cuidar a los enfermos; los equipos de basquetbol, para ganar juegos; las pequeas empresas, para producir y/o vender bienes y servicios. Cada uno de estos propsitos se alcanzarn en forma distinta. Por lo tanto, para que se puedan alcanzar las metas de una pequea empresa, es preciso que se determinen antes las tareas. Por ejemplo, antes de que los organizadores de un hospital puedan atender a los enfermos, tienen que adquirir equipo, contratar mdicos y otros profesionales y empleados no profesionales; establecer varios departamentos especializados; obtener las autorizaciones necesarias, y coordinar su trabajo con varias entidades de la comunidad, etc.

El pequeo empresario debe concentrarse en las actividades de su empresa. Si es una empresa de servicio, necesitar personal capacitado; si es una empresa de comercio, requerir de productos que se puedan vender, as como de buenos vendedores; y si es una empresa de produccin necesitar maquinaria y trabajadores adecuados para elaborar el producto. En pocas palabras, las actividades de una empresa sern las adecuadas al giro de la misma.

Ahora bien, las actividades se van a repartir en puestos, y esos puestos sern ocupados por determinadas personas, para que el trabajo se haga lo mejor posible. Primero, el pequeo empresario debe saber si el puesto existe o no. Si el puesto ya existe en la empresa, es necesario conocerlo con exactitud:

- Qu se hace en ese puesto? (Qu trabajos se hacen) - Cmo se hace ese trabajo? (Paso por paso) - Con qu se hace ese trabajo? (Qu mquinas, equipos, accesorios, materiales, etctera)

- Dnde se hace el trabajo?

Para obtener estos datos, el pequeo empresario puede entrevistar a la persona que ocupa ese puesto; es decir, platicar con ella y preguntarle todo lo que quiere saber acerca del trabajo que lleva a cabo. Tambin puede aplicarle cuestionarios o simplemente observar cmo trabaja la persona en dicho puesto.

Al mismo tiempo que se obtiene la informacin (qu es, cmo se hace, con qu se hace y dnde se hace), se obtiene la frecuencia con que ese trabajo se realiza. Puede ser que lo haga muchas veces al da; por ejemplo, una secretaria puede contestar ms de 100 llamadas por telfono al da. Tambin puede ser que se haga de vez en cuando, una vez a la semana; por ejemplo, surtir telas a una pequea empresa que elabora cortinas; o bien, puede ocurrir muy de vez en cuando, cada ao; por ejemplo, hacer promociones de ventas con motivo del da de las madres.

Una vez que el empresario conoce todo lo que se hace en ese puesto, puede determinar qu caractersticas debe tener la persona que lo va a ocupar. Si el puesto apenas se va a crear, el pequeo empresario debe pensar en todo lo relacionado con l:

- Qu se hara en ese puesto? (Qu trabajos se haran) - Cmo se hara ese trabajo? (Paso a paso) - Con qu se hara ese trabajo? (Maquinaria, equipo, accesorios, materia-les, etc.) - Dnde se hara ese trabajo?

Cuando el puesto an no existe en la empresa, el pequeo empresario debe situarse como si l ocupara el puesto y despus contestar las preguntas anteriores. Con esta informacin, el pequeo empresario sabe qu es el puesto; a partir de aqu, ya est en condiciones de decidir quin debe ocuparlo.

La persona que se debe escoger para que trabaje en un puesto de la pequea empresa, debe tener ciertas caractersticas para que se amolde a l lo mejor posible.

Qu habilidades necesita la persona para realizar ese trabajo?

Habilidad. Ser apto para realizar alguna tarea. Puede ser que la persona necesite tener cierto tipo de habilidades, tales como:

Habilidades fsicas: Por ejemplo: - Que sea gil. - Que sea rpido. - Que aprenda a cortar tiras de madera con un serrucho.

Habilidades mentales: Por ejemplo: - De estudio: En la empresa se necesita un contador pblico. - De conocimientos: Un encargado de la caja registradora sepa hacer balances generales de contabilidad. - De experiencia: Un vendedor que haya trabajado en otra empresa como vendedor. - De precisin: Es necesario que el supervisor se fije en todos los detalles del producto terminado, para que logre detectar las fallas. - De criterio: En caso de que el supervisor tome decisiones que haga lo correcto la mayora de las veces. - De complejidad: Que la persona puede resolver problemas muy difciles, como una huelga, por ejemplo. - De expresin: que la persona se d a entender y que entienda lo que le dicen. - De coordinacin: Que la persona pueda trabajar con otras personas y entre todos hagan un buen trabajo.

Qu tanto esfuerzo necesita hacer la persona para hacer su trabajo?

Esfuerzo. Emplear o usar la fuerza fsica o mental en el trabajo. Una persona puede necesitar un esfuerzo:

Fsico: Por ejemplo: - Fuerza fsica: Que puede levantar 50 kg. - Tensin muscular. Que sepa cmo acomodar el cuerpo para poder levantar los 50 kg. - Cansancio fsico: Que pueda subir 100 ladrillos a un segundo piso, en una hora. - Postura: Si es un trabajador que hace hoyos en el piso, que pueda cambiar de posicin para que no se canse.

Mental: Cuando una persona est muy atenta para captar algn defecto en el producto terminado, se le cansa la vista. Si tiene que or algo muy leve se le cansa el odo. Si tiene una carga de trabajo excesiva, la tensin le produce dolores de cabeza o baja concentracin.

Qu tanta responsabilidad puede asumir una persona en su puesto?

Responsabilidad. Hacerse cargo de algo. La persona puede ser responsable de: - Otras personas: Se refiere a cuntas personas dirige. Por ejemplo, en un restaurante, el jefe de meseros tiene cinco meseros a su cargo; l es el responsable de esos meseros. - Seguridad e higiene: Se refiere a que una persona pueda prever todos los accidentes que les puedan ocurrir en el trabajo a todos los trabaja-dores de la pequea empresa. - Valores: Se refiere a todo aquello que implica prdida de dinero, si se deteriora o pierde: - Los materiales para la fabricacin de algn producto - Los procesos productivos - Las ventas de algn producto o servicio - Las finanzas

- Las maquinarias, equipos, accesorios - El edificio, el local, el almacn, etc.

Cmo es el lugar de trabajo?

- Hay mucho ruido? - Est bien iluminado? - Cul es su temperatura? - Est limpio? - Tiene olores desagradables? - Est hmedo? - Tiene ventilacin?

Si el puesto ya existe en la empresa, se recurre a entrevistas, cuestionarios o se observa a la persona que vaya a ocuparlo. De esta manera se pueden conocer las habilidades, esfuerzos y responsabilidades, as como las condiciones de trabajo.

Una vez que se conocen las caractersticas de la persona que vaya a ocupar el puesto, se pueden comparar con las del puesto y, si es necesario, se pueden aadir o suprimir algunas caractersticas anteriores para conseguir a la persona ms adecuada de acuerdo a lo que el puesto necesite.

Ejemplo de un cuestionario, a fin de conocer las caractersticas para contratar a una secretaria

I. HABILIDAD - Experiencia: Cunto tiempo necesita el empleado para poder hacer su trabajo bien? - Conocimientos: Qu preparacin o conocimientos se necesitan para este puesto? Ninguno, Primaria, Secundaria

Se necesita algn conocimiento especial?

II. ESFUERZO MENTAL - Iniciativa y criterio: Con qu frecuencia visita a su jefe para que la ayude? Qu asuntos se tratan con el jefe, y en qu casos? - Concentracin y volumen de trabajo: Se puede concentrar? S, No Por qu? Trabaja rpido, o lento? Por qu?

III. RESPONSABILIDAD - Responsabilidad por dinero y datos confidenciales: Maneja dinero? Cunto es lo que maneja? Qu consecuencias traera el revelar a otras personas esos datos confidenciales?

IV. CONDICIONES DE TRABAJO - Describa el lugar donde trabaja: Qu tan difcil es su trabajo? (Marque con una X) Sencillo Difcil Rutinario Muy complicado Si el puesto es nuevo, el pequeo empresario debe pensar en aquellas habilidades, esfuerzos y responsabilidades que va a tener su ocupante.

Ahora bien, aunque el pequeo empresario haga todo este trabajo, esto no quiere decir que va a encontrar a la persona ideal. Se debe recordar que tal vez la empresa sea muy pequea y slo el dueo trabaja en ella; pero puede crecer, y al igual que otras pequeas empresas con ms trabajadores, se debe tener siempre en mente que si se pasa del nmero de empleados que se necesitaban, entonces se corre el riesgo de ir a la quiebra por tener que pagar salarios que no pueda cubrir.

Dnde encontrar a la persona adecuada?

El candidato al puesto puede provenir de distintas partes o por diferentes razones:

- Porque la persona por s sola est buscando trabajo y llegue con el pequeo empresario, y ste, despus de ver si posee las caractersticas necesarias, lo contrate. - Por medio de antiguos empleados que quieran volver a trabajar en la empresa, o bien, los familiares o amigos de antiguos empleados. - Por medio de familiares o amigos de empleados actuales, que tal vez quieran trabajar en la pequea empresa. O bien, que los mismos familiares o amigos del pequeo empresario puedan trabajar con l. - Por medio de alguna agencia de colocaciones. El pequeo empresario puede poner un anuncio en el peridico, el cual debe incluir: - Nombre o giro de la empresa. - Nombre del puesto que se va a cubrir. - Requisitos que debe tener la persona interesada. - El lugar a dnde acudir o el telfono a dnde llamar, en caso de estar interesado. Cuando el pequeo empresario quiera que alguien en especial ocupe el puesto, puede hablar por telfono con l o enviarle una carta