Controle Interno Nas Organizaes Pblicas

O momento atual, marcado pela escassez de recursos e por uma cobrana cada vez maior da sociedade, reflete nos administradores pblicos elevada preocupao no que se refere existncia de maior controle nas entidades que lhe cabem administrar. Oportunamente, o Projeto de Lei 135/96 apresenta uma grande evoluo em relao Lei 4320/64, no que tange ao aspecto de controle, ampliando o conceito, na tentativa de refletir todas as aes que, efetivamente, so relacionadas com o assunto. A legislao atual fala exclusivamente em controle da execuo oramentria e a nova lei adicionar aspectos relativos fiscalizao contbil, financeira, operacional e patrimonial. De um enfoque limitado verificao da legalidade dos atos e do cumprimento do programa de trabalho, parte-se agora para uma avaliao, tambm, da legitimidade, efetividade, economicidade, eficincia e eficcia na administrao pblica. Esta nova abordagem exigir a instrumentalizao de controles e uma outra dinmica nos servios pblicos, culminando com uma nova postura e qualificao dos servidores, que passaro a atuar numa estrutura organizada, com atribuies e responsabilidades claramente definidas, ou seja, num ambiente propcio para fomentar a economicidade, eficincia, eficcia e efetividade no dia-a-dia das entidades pblicas. A nova lei simplesmente procur por em prtica o que est preconizado no artigo 70 da Constituio Federal, que assim define: A fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial da Unio e das entidades da administrao direta e indireta, quanto legalidade, legitimidade, economicidade, aplicao das subvenes e renncia de receitas, ser exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder. Pargrafo nico: prestar contas qualquer pessoa fsica ou entidade pblica que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valore pblicos ou pelos quais a Unio responda, ou que, em nome desta, assuma obrigaes de natureza pecuniria. Mais adiante, o artigo 74 da Carta Magna define: Os poderes Legislativo, Executivo e Judicirio mantero, de forma integrada, o sistema de controle interno com a finalidade de: I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execuo dos programas de governo e dos oramentos da Unio; II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto eficcia e eficincia, da gesto oramentria, financeira e patrimonial nos rgos e entidades da administrao federal, bem como de aplicao de recursos pblicos por entidades de direito privado; III - exercer o controle das operaes de crdito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da Unio; IV - apoiar o controle externo no exerccio da sua misso institucional. 1 - Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela daro cincia ao Tribunal de Contas da Unio, sob pena de responsabilidade solidria. O controle externo exercido pelo Poder Legislativo de cada esfera do governo possui limitaes para o exerccio da fiscalizao na abrangncia e no enfoque definido anteriormente. Para suprir esta limitao, as entidades objeto de fiscalizao governamental esto sendo instrumentalizadas com sistema de controle interno que, alm de subsidiar o controle externo, objetiva assegurar a existncia de um controle na extenso proposta pela legislao, sendo exercido de forma preventiva e concomitante aos atos de gesto. O controle como um todo , portanto, o somatrio dos componentes do sistema de controle interno com as aes do controle externo. Assim, quanto mais eficiente for o primeiro e quanto melhor for a sua interao com o controle externo, maior ser a garantia de um efetivo controle sobre os atos da administrao, em qualquer esfera do governo. O conceito de CONTROLE INTERNO, hoje consolidado entre os organismos e profissionais que atuam na rea de auditoria definido como: O plano geral da organizao e todas as medidas e mtodos que, em forma coordenada, adotam-se dentro de uma entidade para proteger os seus ativos, controlar a exatido e confiabilidade das informaes contbeis, promover a eficincia operacional e motivar a adeso s polticas de direo estabelecidas. O Projeto de Lei 135/96, em seu artigo 159, derivou e ampliou este conceito para: Art. 159. O controle interno compreende o plano de organizao e todos os mtodos e medidas adotados pela administrao governamental para salvaguardar seus ativos, desenvolver a eficincia nas operaes, estimular o cumprimento das polticas administrativas prescritas e verificar a exatido e a fidelidade dos dados contbeis e a exao no cumprimento da lei. 1 - O controle interno dever ser exercido em todos os nveis e em todos os rgos e entidades, compreendendo, particularmente: I - controle, pela chefia competente, da execuo dos programas e da observncia das normas que

orientam a atividade especfica do rgo controlado; II - o controle, pelos rgos de cada sistema, da observncia das normas gerais que regulam o exerccio das atividades auxiliares; III - o controle das aplicaes dos dinheiros pblicos e da guarda dos bens pertencentes administrao pelos rgos prprios do sistema de contabilidade e auditoria; IV - a fiscalizao da execuo contratual de servios pblicos concedidos, permitidos ou autorizados.

2 - O trabalho administrativo ser racionalizado mediante simplificao de processos e supresso de controles que se revelarem puramente formais ou cujo custo seja comprovadamente superior ao risco. Como se depreende deste conceito, o controle interno exercido pela conjugao da estrutura organizacional com os mecanismos de controle estabelecidos pela administrao, incluindo as normas internas que definem responsabilidades pelas tarefas, rotinas de trabalho e procedimentos para reviso, aprovao e registro das operaes. Neste contexto, o plano de organizao deve prever uma segregao apropriada das responsabilidades funcionais. Alm de salvaguardar os bens e recursos pblicos, o controle interno deve avaliar e promover a eficincia operacional, ou seja, garantir que os recursos sejam empregados eficientemente nas operaes cotidianas, como forma de se obter a economicidade invocada pelo artigo 70 da Constituio Federal. Para tal necessrio que existam polticas administrativas claramente definidas e que estas sejam cumpridas, assim como, que os sistemas de informaes, traduzidos em informaes contbeis, operacionais e gerenciais sejam eficientes e confiveis, sendo estes aspectos igualmente objeto do controle interno, alm, obviamente, do fiel cumprimento legislao. O processo de controle interno deve, preferencialmente, ter carter preventivo, ser exercido permanentemente e estar voltado para a correo de eventuais desvios em relao aos parmetros estabelecidos, como instrumento auxiliar de gesto. A Instruo Normativa n 16, de 20.12.91, do Departamento do Tesouro Nacional, refere-se aos princpios de controles internos como sendo um conjunto de regras, diretrizes e sistemas que visam ao atingimento de objetivos especficos, tais como: a) relao custo / benefcio do controle; b) qualificao adequada, treinamento e rodzio de funcionrios; c) delegao de poderes e determinao de responsabilidades; d) segregao de funes; e) instrues devidamente formalizadas; f) controles sobre as transaes; g) aderncia a diretrizes e normas legais. O Projeto de Lei 135/96 deixa claro que o controle interno distribudo nos vrios segmentos do servio pblico, envolvendo desde o menor nvel de chefia at o administrador principal que, no caso, se utiliza de uma estrutura de apoio. Aos funcionrios com funo de chefia compete controlar a execuo dos programas afetos sua rea de responsabilidade e a zelar pela observncia das normas legais e regulamentares que orientam as respectivas atividades. Para que se possa imputar esta responsabilidade necessrio que a estrutura e a distribuio das funes estejam claramente definidas e aprovadas. Todas as atividades desenvolvidas pela administrao pblica devem ser devidamente controladas. Assim, cabe ao rgo designado na estrutura organizacional para responder por recursos humanos, o controle sobre a observncia das normas gerais que regulam a administrao de pessoal. Aos rgos responsveis por licitaes e compras, pelo controle patrimonial e de frota, por servios de apoio, etc., cabem, igualmente, responder pela observncia das normas e da legislao respectiva e assim por diante. A rea de contabilidade, por deter o registro de todos os bens, das receitas, dos investimentos e das despesas da entidade pblica, assume um papel de destaque no contexto do controle interno, sendo ainda, em muitos rgos pblicos de pequeno porte a unidade que coordena as atividades de controle interno e que canaliza a remessa de informaes para os rgos externos de controle. O Controle Interno E A Auditoria Interna: Com a valorizao do controle interno a partir da nova Constituio Federal, cada vez mais fica patente a necessidade da institucionalizao de uma unidade que assuma a sua coordenao e avaliao, como um servio de apoio administrao. Estes rgos so eventualmente designados de Unidade de Controle Interno, mas, na maior parte das entidades, so denominados de Auditoria Interna e o seu papel principal no est em assumir o exerccio do controle, mas, a partir dos exames efetuados, recomendar medidas voltadas a aprimorar o sistema de controle interno da organizao. As Auditorias Internas desempenham suas atividades com base nas Normas Brasileiras para o Exerccio da Auditoria Interna, que foram aprovadas e divulgadas pelo Instituto dos Auditores Internos do Brasil em 1991. Ao examinar as operaes, a Auditoria Interna exerce uma avaliao independente da adequao e eficcia do sistema de controle interno de uma organizao, objetivando certificar-se de que os controles existentes garantem: a salvaguarda do patrimnio; a confiabilidade dos sistemas contbeis, financeiros e operacionais; a

otimizao no uso dos recursos; a eficincia operacional; a adeso s polticas e normas internas, legislao e s demais orientaes dos rgos de controle governamental. Desta forma, a auditoria passa a ser um componente do sistema de controle interno, como um servio de apoio administrao, ou seja, passa a ser um elemento de controle que mede e avalia os demais controles. Para desempenhar suas funes, o auditor deve ser dotado de formao, conhecimentos, recursos, metodologia e tcnicas de trabalho que lhe permitam identificar as reas cujos controles no sejam adequados ou observados. Sua responsabilidade no se restringe identificao das falhas de controle, cabendo-lhe apresentar recomendaes voltadas ao aprimoramento de tais controles e orientar as aes gerenciais nos casos em que se constatar a inobservncia s normas e legislao vigente. A atividade de auditoria vem sendo desenvolvida basicamente sob os seguintes enfoques: Auditoria Fiscalizadora; Auditoria Contbil; Auditoria Operacional e Auditoria de Gesto. Como fiscalizao, a auditoria visa, basicamente, aferir a observncia s normas legais e regulamentares, podendo ser exercida a nvel interno mas, principalmente, pelos rgos de fiscalizao governamental e de controle externo; Sob o enfoque contbil, a auditoria tem por finalidade principal a validao dos demonstrativos contbeis, sendo exercida por profissionais ou empresas de auditoria independente devidamente habilitados para emitir parecer sobre tais demonstrativos. A Auditoria Operacional enfatiza o exame das operaes da organizao, partindo de um levantamento dos procedimentos adotados e da avaliao dos controles existentes. Assim, a entidade visualizada como um grande sistema e dividida, para fins de planejamento e organizao da auditoria, em subsistemas ou mdulos, definindo-se para cada mdulo objetivos e exames especficos, como decorrncia da prvia avaliao dos controles internos. Dentro deste enfoque situa-se um segmento cada vez mais significativo, que a Auditoria em Informtica, contemplando a otimizao das atividades do auditor mediante a informatizao de seu trabalho e, principalmente, a validao dos sistemas computadorizados e a avaliao dos riscos relacionados com as atividades de processamento de dados da organizao. J a Auditoria de Gesto, de uma forma ainda incipiente, segue a mesma linha de raciocnio da Auditoria Operacional, porm, buscando identificar os aspectos mais relevantes que possam medir o desempenho da administrao, normalmente com a fixao de indicadores e de outros instrumentos afins. Aplicao Nas Organizaes Pblicas: A partir da vigncia da atual Constituio Federal, o controle governamental vem exercendo um papel cada vez mais preponderante e eficiente. Com efeito, as entidades componentes da administrao pblica direta e indireta necessitam aprimorar os seus procedimentos e controles, de forma a dar fiel cumprimento s exigncias legais, sob pena de os administradores no terem suas contas aprovadas. Por outro lado, h uma crescente conscientizao da opinio pblica quanto necessidade do exerccio da fiscalizao sobre o uso do errio pblico. Esta situao atribui ao conceito do controle interno e, consequentemente. atividade de auditoria um papel cada vez mais preponderante na administrao pblica, pois possibilita aes preventivas e corretivas em tempo oportuno. A nfase do trabalho de auditoria, neste caso, est na verificao sobre a observncia das normas legais e regulamentares e na avaliao sobre a correta utilizao dos recursos, buscando obter, entre outros objetivos, uma razovel segurana de que: os recursos esto sendo aplicados da maneira mais racional possvel; a arrecadao est atingindo todo o campo previsto legalmente e de maneira abrangente; os atos da gesto esto revestidos de todas as formalidades legais estabelecidas; esto sendo mantidos adequados registros e controle de todo o patrimnio pblico. Para tal, a auditoria interna pode ser exercida sobre projetos, funes ou atividades nas quais se divide a execuo oramentria da Unio, Estado ou Municpio, a nvel de secretarias, rgos, departamentos/divises da administrao direta, assim como, em autarquias, fundaes, empresas pblicas, sociedades de economia mista e empresas controladas. O Sistema De Controle Interno Governamental: De acordo com o artigo 31 da Constituio Federal, a fiscalizao dos municpios ser exercida pelo respectivo Poder Legislativo Municipal, mediante controle externo executado com apoio do Tribunal de Contas do Estado, e pelo sistema de controle interno do prprio municpio. Nas esferas federal e estadual, alm do controle interno exercido em cada entidade que compe a administrao direta, indireta ou fundacional, existem unidades especficas de controle das respectivas esferas de governo que, pela sua conjugao, compem o Sistema de Controle Interno Governamental. No mbito federal o sistema de controle interno do Poder Executivo est disciplinado pela Medida Provisria n 1677-54, de 29.06.98, que atribui ao Ministrio da Fazenda exercer o papel de rgo central do sistema. Os rgos setoriais, em cada Ministrio, so denominados de Secretarias de Controle Interno - CISET. A nvel de Estados, o sistema de controle interno governamental, na maior parte deles, est em fase de estruturao, havendo uma tendncia para a formalizao desta funo atravs de rgo vinculado Secretaria da Fazenda, com acesso s demais Secretarias.

Vinculao Com O Controle Externo: A vinculao entre o controle interno do Poder Executivo e o controle externo do Poder Legislativo, exercido com o apoio dos Tribunais de Contas da Unio e dos Estados se d, basicamente, pelo processo de prestao de contas, pela comunicao de irregularidades constatadas no exerccio do controle interno e pela disponibilizao de informaes ao respectivo Tribunal de Contas e/ou Cmara de Vereadores, no caso de Municpios. Antes de ser submetido ao Tribunal de Contas, o processo de prestao de contas passa pelo crivo do controle interno em seus diversos nveis. Quando a entidade possui uma unidade de coordenao do controle interno ou de auditoria interna, cabe a esta assessorar a rea de contabilidade na montagem do processo e promover a remessa ao rgo setorial do controle governamental, para fins de exame e emisso de parecer. Na esfera do Governo Federal, o rgo setorial a Secretaria do Controle Interno - CISET do respectivo Ministrio ou rgo com atribuio equivalente, atravs de sua Coordenadoria de Auditoria. A nvel de Estados, a tramitao do processo fica na dependncia da forma de estruturao do Sistema de Controle Interno de cada Estado, sendo que no caso dos Municpios, o encaminhamento ao Tribunal de Contas do Estado em geral efetuado diretamente pela Prefeitura. De outra forma, o conhecimento de irregularidades por parte dos responsveis pelo controle interno nos diversos nveis, decorrente do prprio trabalho por estes desenvolvido ou em funo de denncias apresentadas, obriga-os a dar cincia ao respectivo rgo central de controle interno e ao Tribunal de Contas, sob pena de responsabilidade solidria. Os relatrios de auditoria de rotina, juntamente com os correspondentes s auditorias especiais, dependendo da orientao, podem ser encaminhados ou ficam disposio do rgo de controle interno setorial, a quem cabe dar cincia ao Ministro de Estado supervisor ou entidade equivalente, assim como do Tribunal de Contas O rgo central de controle interno, na respectiva esfera governamental, assim como os Tribunais de Contas podero requisitar a remessa sistemtica dos relatrios de auditoria ou a eles terem acesso quando de suas auditorias locais. A nvel de municpios, as Cmaras de Vereadores podero requisitar ao responsvel pelo controle interno do Poder Executivo, as informaes que julgarem necessrias para o exerccio da fiscalizao. Msc. Alexandre Portela Barbosa Sobre o Autor

Administrao, Cincias da Educao, Auditorias, Meio Ambiente, Projetos Monogrficos & Marketing Professor Universitrio das cadeiras: Metodologia e Marketing Empresarial.

http://www.artigos.com/artigos/sociais/administracao/controle-interno-nas-organizacoespublicas-2007/artigo/#.UZiVa7Wnk1Y 19.05.2013