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UNIVERSIDAD PRIVADA DE TACNA

INGENIERIA COMERCIAL

INTERCAMBIO DE DATOS ELECTRONICOS (EDI)


LOGISTICA
INTEGRANTES: MAQUERA CERVANTES, Anaiss CHAMBILLA TICONA, Gisela YUFRA ALALUNA, Geraldine MAMANI, Yenny

INTERCAMBIO DE DATOS ELECTRONICOS (EDI)

2011

INDICE

1) Concepto 1.1) Orgenes del EDI 1.2) Objetivos 1.3) Componentes del EDI 2) En qu consiste y como funciona 2.1) Redes de valor aadido 3) Porque usar EDI 3.1) Cuando usar EDI 3.2) Que funcionalidad ofrece el EDI 4) Beneficios 5) Ventajas y desventajas 6) Aplicaciones 7) Como se puede implementar el EDI 8) Conclusiones 9) Bibliografa

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1) CONCEPTO:
EDI son las siglas de Electronic Data Interchange, intercambio electrnico de datos. El sistema EDI permite el intercambio (envo y recepcin) de documentos comerciales por va telegrfica. Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisin por medios electrnicos, preparados en un formato capaz de ser ledo por el ordenador y de ser procesado automticamente y sin ambigedad. Es aquella parte de un sistema de informacin capaz de cooperar con otros sistemas de informacin mediante el intercambio de mensajes EDI. Albaranes, facturas, rdenes de compra y otros documentos comerciales electrnicos pueden tramitarse directamente desde el ordenador de la empresa emisora al de la empresa receptora, con gran ahorro de tiempo y evitando muchos errores, propios de la comunicacin tradicional. El EDI se basa en la transmisin de datos en un formato normalizado entre los sistemas informticos de quienes participan en transacciones comerciales con reduccin al mnimo de la intervencin manual. Esto es especialmente interesante en el caso de documentos de relevancia contable, permitiendo as una simplificacin y automatizacin de procedimientos.

En lneas generales, con el nombre de Intercambio Electrnico de Datos o EDI, nos referimos a cualquier proceso de intercambio de informacin que se realiza electrnicamente y sin necesidad de intervencin humana.

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O bien, podemos decir que es el intercambio de datos en formato normalizado entre los sistemas informticos de quienes participan en unas determinadas transacciones comerciales. Con esta denominacin, puede parecer difcil diferenciarle del correo electrnico (e-mail), pues en ambos procesos se ven implicados la transmisin de mensajes electrnicos entre sistemas informticos. Pero el contenido y la estructura de estos mensajes no es la misma: los e-mails no deben ser procesados de ninguna manera por el sistema de recepcin. Es necesario, por tanto, dar una definicin ms completa de EDI: es un conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas, para la transmisin de mensajes por medios electrnicos, preparados en un formato capaz de ser ledo por el ordenador y de ser procesado automticamente y sin ambigedad. Tambin podemos decir, que es una comunicacin electrnica entre dos equipos que se transfieren documentos electrnicos eliminando el uso del papel y automatizando los procesos de comercio electrnico entre empresas pblicas o privadas, con la mnima intervencin humana. Es decir, que a travs del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido, acerca de un negocio comn, que se lleva a cabo mediante la transmisin de datos electrnicos. Esto es lo que hace interesante al EDI, ya que de esta manera no se tendr que estar sujeto a los estndares de varios proveedores o clientes. En conclusin, el EDI no supone una verdadera revolucin desde el punto de vista conceptual. Consiste simplemente en incorporar un procedimiento de transmisin de informacin al documento, para ahorrar: - tiempo: ya que la informacin viaja por redes de telecomunicacin - errores: pues el proceso est completamente automatizado y los ordenadores se equivocan menos - dinero: pero depende de lo que cueste enviar los documentos.

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1.1) ORIGENES DEL EDI

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El EDI no es un concepto revolucionario, ni tampoco nuevo. Este protocolo de comunicacin, nace en la dcada de los aos 60, para realizar transacciones entre empresas u organismos, a raz de la falta de estndares de informacin y del gran nmero de procesadores, sistemas operativos y protocolos instalados. A finales de los aos setenta, principios de los ochenta, un grupo de representantes industriales llamado Accredited Standards Committee procedente de algunos pases, se empezaron a preocupar por desarrollar un lenguaje comn que estandarizara los documentos comerciales y facilitar su comprensin de forma inequvoca. Cada empresa tena sus propios modelos de documentos: los mensajes "pedido" y "factura", por ejemplo, eran tan variados en su estructura que se prestaban a interpretaciones errneas. De ah que su principal inters se centrara en la seguridad y confianza. As fue como ensamblaron un sistema de intercambio de datos slido y fuerte aunque tambin eran conscientes de que era masivo y poco manejable. Es decir, que el comercio electrnico ha estado alrededor de treinta aos girando en torno al EDI y prestando servicio a los sectores de la industria y el comercio fundamentalmente. Se trata de un sistema que estandariza el proceso de comercio y el seguimiento estructurado de los documentos comerciales como las rdenes de compra, facturas, etc. El EDI traduce estos documentos a un lenguaje de comprensin comn y los transmite a las partes utilizando enlaces de telecomunicaciones muy seguros. La primera industria que adopt EDI para agilizar los procesos de produccin, fue la automotriz. Todos sus proveedores

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estaban conectados con ellos va EDI. De esta manera, ambas partes obtenan informacin importantsima a nivel de

inventarios, requerimientos de piezas, etc. Compartiendo esta informacin el grado eficiencia aument considerablemente. Si bien el EDI nunca lleg a eliminar los documentos en soporte papel s que redujo considerablemente el uso de los mismos. En consecuencia, se apreciaron muchos errores menos y ms rapidez en las transferencias. A pesar de ello, tambin aument la complejidad de movimiento de esto documentos electrnicos.

1.2)

OBJETIVOS DEL EDI: Identificar oportunidades de mejora para el intercambio de mensajes.

Ser un punto de encuentro entre las compaas para acordar cambios y mejoras en los procesos de intercambio de los mensajes y paralelamente en los estndares.

1.3)

COMPONENTES DEL EDI CENTRO DE COMPENSACION.La funcin bsica del centro de compensacin es la de recibir y almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicio intercambian.

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RED DE TELECOMUNICACIONES.Las empresas usuarias del servicio tienen acceso al centro de Compensacin a travs de la red terrestre y/o satelital de STARTEL

ESTACION DE USUARIO.La estacin de trabajo es la herramienta software que permite realizar la conexin del sistema informtico de cada Cliente con el centro de Compensacin.

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2) EN QUE CONSISTE Y COMO FUNCIONA EL EDI: El EDI consiste en: - Proveer de la solucin software y hardware adecuada para el intercambio electrnico de documentos. - Dotar el servicio de las comunicaciones, sistemas y flujos alternativos, ante el fallo e inconsistencia de las redes de datos o VAN`s. - Servicio de mailboxing y gestin de interconexin con otras redes - Servicio de traduccin de formatos y estndares EDI. Y como funciona? Aunque el concepto de EDI sea sencillo, su prctica es compleja. Existen estndares, pero solo representan un punto de partida que requiere de la intervencin humana y del acuerdo de las partes implicadas. El EDI desempea un papel fundamental en el modelo empresarial de muchas industrias. Extrae directamente la informacin de las aplicaciones y transmite los documentos en formato entendible por ordenador, utilizando lneas telefnicas y otros dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un documento, los sistemas informticos receptores, cargan directa y automticamente los datos, procesndolos e interactundolos. El texto armado bajo estndar EDI, tiene establecidas las posiciones en las cuales se encuentra cada uno de los datos que se requieren para elaborar las transacciones enviadas. Por ello, cuando es recibido, puede ser interpretado por la parte receptora simplemente accionndolo.

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La transmisin de datos se realiza a travs de las redes de valor aadido y la mayora de ellas utiliza el protocolo d correo x.25 para transmitir los datos comprimidos y encriptados sobre rutas seguras. Las empresas generalmente pagan por kilo carcter, segn el nmero de caracteres que la VAN transmite o recibe, lo cual puede ser caro para volmenes elevados. El software que se ejecuta tanto en los ordenadores remitentes como destinatarios acta de traductor del formato propietario de la empresa (aplicaciones de gestin comunes) o al formato normalizado estndar empleado (EDIFACT, X.12) Desde el punto de vista tcnico, el EDI consiste meramente en enviar datos a travs de redes y circuitos entre dos ordenadores distantes. Por lo tanto, en principio, cualquier sistema de telecomunicaciones es vlido. Los componentes tcnicos usados por EDI son: El formato normalizado o estndar de la informacin que se intercambia: se acordaron un conjunto de reglas sintcticas para la construccin de mensajes estructurados. El soporte de intercambio o medios de transmisin utilizados para ello.

Los servicios de red ms comunes que puede utilizar una empresa para intercambiar documentos EDI son:

Transmisin de datos por la red telefnica bsica Redes pblicas de transmisin de datos Redes de Valor Aadido Redes privadas Burs de Servicio Internet
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2.1) REDES DE VALOR AADIDO

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En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informticas que actan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar informacin comercial estructurada. Establece como se estructuran, para su posterior transmisin, los datos de los documentos electrnicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la informacin necesitar un servicio de transporte: las VAN o Redes de Valor Aadido. Estas aparecen en la dcada de los 80, para ofrecer sus servicios a las grandes empresas que tenan que realizar transacciones con otras empresas a travs de un gran nmero de protocolos, velocidades, dispositivos y contenidos. Las VAN son las que dan el servicio de almacenar la informacin que se enva o se recibe. Es como un buzn seguro y confiable donde solamente la empresa que contrata tiene acceso: usan protocolos de correo para transmitir los datos comprimidos y encriptados sobre rutas seguras. El sofware, que se ejecuta tanto en los ordenadores remitentes como en los destinatarios, acta de traductor del formato propietario de la empresa al formato normalizado o estndar empleado. Las empresas pagan las transmisiones por kilocaracter, segn el nmero de caracteres que la VAN transmite o recibe, lo cual puede llegar a ser caro para volmenes elevados. Las redes establecidas por las VAN son privadas, por lo que la inversin inicial para su establecimiento es muy elevado y los costes de mantenimiento son grandes. Esto supone un obstculo muy importante para su uso por parte de pequeas y medianas empresas, aunque sus clientes o proveedores sean grandes empresas que tengan capacidad para utilizar EDI. Los costos de las VANS varan:

Interconexin Mensaje enviado o recibido


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Por carcter enviado Hora en que enves la informacin Suscripcin anual Suscripcin mensual Renta del buzn Mantenimiento anual No obstante, el principal inconveniente es que resulta una opcin cara, por lo que previamente hay que determinar con precisin qu servicios vamos a necesitar, por ejemplo el grado de conexin internacional o la posibilidad de conexin con otras redes. Utilizar los servicios de las Redes de Valor Aadido tienen como ventaja la rapidez con que el proveedor de la red puede montar el sistema EDI, el apoyo prestado al usuario y la posibilidad de que quien presta el servicio se ocupe de los problemas planteados por la conexin internacional. Por estas razones, en una fase experimental puede ser la opcin ms apropiada.

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3) PORQUE USAR EDI EN UNA EMPRESA:

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Las tendencias de las grandes empresas en la actualidad es la de optimizar y simplificar todas las operaciones de su empresa; para lograr esto, tiene que adoptarse mtodos modernos de administracin, produccin, control, y comunicacin, entre los cuales se encuentra EDI En este momento todos los grandes almacenes del pas, se encuentran empeados en la implantacin del EDI dentro de sus procedimientos diarios de comunicacin con sus proveedores, esto significa que la comunicacin entre almacn-proveedor, proveedoralmacn va ser en delante de acuerdo a las normas de EDI o sea de forma electrnica. 3.1) CUANDO USAR EDI: Usualmente es usado cuando:

a) Las partes involucradas en el intercambio son autnomas y comparten un entendimiento predefinido, claro y comn sobre los negocios y servicios que utilizaran. b) La informacin a intercambiar puede mapearse (es decir, describir las diferentes fases de este proceso) sobre mensajes normalizados. c) Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilizacin del EDI. 3.2) QUE FUNCIONALIDAD OFRECE EDI

A travs del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio comn. En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informticas que actan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar informacin comercial estructurada. Se debe tener claro que el EDI respeta la autonoma de las partes involucradas.
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4) PRINCIPALES BENEFICIOS DEL EDI: COSTOS Reduccin en costos de inventarios. Reduccin en costos de administracin. Reduccin en costos de transportacin. Reduccin en costos de oficina. Reduccin en costos de operacin. EFICIENCIA

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Reduccin de los niveles de inventarios faltantes. Mejor planeacin para recepcin/embarque. Mejor utilizacin de espacios en almacn. Proyeccin ms exacta de inventarios. Reduccin de errores en los mensajes y las acciones correctivas resultantes. Menores situaciones de orden pendientes y devoluciones. Incremento en el nivel de servicio al cliente y proveedores. Automatizacin de informacin.

INCREMENTO EN LA PRODUCTIVIDAD Mejores decisiones del comprador. Tiempo para que los vendedores vendan, en lugar de recoger pedidos. Menos tiempo en la solucin de discrepancia de ordenes/facturas. Mejor informacin sobre el estado de los documentos. Ms oportunidad en compras alternativas.

TIEMPO Reduccin directa en todo el ciclo del negocio Intercambio de informacin a cualquier hora Menor tiempo en las aclaraciones. Reduccin de tiempo en el proceso para dar de alta la informacin en los sistemas administrativos. Menos tiempo dedicado a la conciliacin de de diferencias/errores. Disminucin de tiempo administrativo.
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5) VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL EDI: 5.1) VENTAJAS

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Reduccin de costes derivados de la comunicacin manual (telfono, fax) Eliminacin de tareas de entrada de datos en nuestros sistemas informticos. Mayor facilidad para disminuir necesidades de almacenamiento, incluso yendo hacia Just-In-Time. Disminucin de la probabilidad de errores en el procesamiento. Mayor interaccin con clientes y proveedores, fortaleciendo vnculos. Disminucin de los tiempos de prestacin de servicios, entregas, cobro o pago.

5.2) DESVENTAJAS Costos iniciales de implementacin y necesidad de cambios en ciertos procesos. Puede exigir una adaptacin ms profunda que la simple adopcin del EDI, como por ejemplo la adopcin de los GTIN (Global Trade Item Number) y otros estndares GS1.

Necesidad de adaptacin a nuevas herramientas y modos de trabajo. Disminucin del contacto personalizado. Mayor dificultad o esfuerzo para entablar negocios con otros potenciales socios que no usen EDI. Necesidad de duplicidad de procedimientos.

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6) APLICACIONES DEL EDI:

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Los tpicos campos de aplicacin del EDI son el intercambio de informacin industrial, comercial, financiera, mdica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de informacin estructurada. El EDI tambin puede soportar otros procesos de la Administracin Pblica en dominios especficos como: aduanas administracin social transporte sanidad municipios polica servicios judiciales. Se dispone de mensajes EDI para soportar ciclos comerciales/administrativos con diferentes agentes externos, en reas comunes a muchas Administraciones Pblicas: pedido/facturacin a/de proveedores estadsticas, con propsitos informativos operaciones de seguros pre-oferta y oferta control post-oferta pagos a travs de bancos.

La automatizacin de las interacciones por medio del EDI minimiza las transacciones sobre papel y la intervencin humana, reducindose las tareas relativas a la reintroduccin de datos, impresin, envo de documentos va correo o va fax. A travs del EDI, las Administraciones Pblicas pueden incrementar la eficiencia de las operaciones diarias y mejorar las relaciones con agentes externos como empresas, instituciones econmicas y financieras, y otras Administraciones Pblicas.

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El universo de clientes potenciales del servicio EDI es muy amplio, debido a que sta dirigido a empresas que se relacionan comercialmente, en forma independiente de su tamao. Como ejemplo de grupos de potenciales clientes, podemos mencionar: Sector de la Distribucin (Supermercados y Proveedores) Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores Concesionarios) Sector Farmacutico (Farmacias y Laboratorios) Sector de la Administracin Pblica Sector del Transporte y Turismo

6.1)

TRANSMISION DE DOCUMENTOS ENTRE EMPRESAS:

El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer lugar, la lentitud. Documentos que se generan en ordenadores que procesan la informacin a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos. Por este motivo, muchas empresas han sustituido el correo como medio para enviar sus documentos por el fax, lo que ha agilizado en buena medida la gestin. Sin embargo, se mantiene otro problema: la diversidad de modelos de facturas, pedidos, hojas de precios, etc. Esta falta de normalizacin es causa de muchos errores administrativos y, de nuevo, de lentitud. La figura 1, adaptada de Heath (1991) muestra el procedimiento convencional simplificado de transmisin de documentos administrativos entre las empresas.

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Fig 1: Procedimiento convencional de transmisin de documentos entre las empresas. En donde : La primera empresa extrae la informacin necesaria de la base de datos del sistema informtico contable e imprime los documentos necesarios. Estos documentos se envan por correo a la otra empresa, quien debe introducir de nuevo los datos en su sistema informtico. Por lo tanto, en el procedimiento tradicional frecuentemente se producen redundancias ya que los documentos que se imprimen en una empresa son introducidos manualmente por sus empleados en el sistema informtico de la otra.

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La figura 2 muestra, grosso modo, los cambios que supone implantar un sistema EDI. Como se aprecia en la nueva figura, el EDI no supone una verdadera revolucin desde el punto de vista conceptual. Lo cual consiste simplemente en incorporar un procedimiento electrnico de transmisin de informacin al documento administrativo-contable. De la simple observacin de la figura podemos apreciar cmo la empresa puede obtener ahorro de varias formas tras implantar un sistema electrnico de intercambio de datos. En primer lugar, aparece un ahorro de tiempo, ya que la informacin viaja por redes de comunicacin. En segundo lugar, se producen menos errores, ya que el proceso est completamente automatizado y los ordenadores se equivocan menos. Adems puede haber un importante ahorro en dinero, dependiendo de lo que cueste enviar estos documentos.

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7) COMO SE PUEDE IMPLEMENTAR:

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EDI es la comunicacin electrnica entre dos equipos que se transfieren documentos electrnicos regulados mundialmente por dos grandes estndares, ANSI X-12 y EDIFACT, eliminando el uso del papel y automatizando los procesos de Comercio Electrnico entre empresa pblicas privadas, con la mnima intervencin humana Los documentos electrnicos estndares tienen informacin ya previamente acordada entre esas instituciones o empresas, de tal manera que tu los puedes implementar en todas las industrias. Para implementar el EDI, tenemos que realizar los siguientes pasos: A) Estudio de factibilidad B) Identificacin de los socios de negocios interesados C) Compromiso con la alta gerencia D) Evaluacin operacional: a) b) c) d) Definicin de grupos de trabajo Compromiso entre departamentos Anlisis y revisin de los procesos internos actuales Creacin de procesos operativos EDI

E) Definicin del esquema tecnolgico a) Anlisis del equipo de computo existente b) Anlisis del software existente c) Enlazar programas e informacin existente dentro de la empresa con EDI F) Plan estratgico EDI, prueba piloto y paralelos G) Acuerdo de intercambio

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CONCLUSIONES

1. EDI es una herramienta para la agilizacin de las transacciones comerciales de todo tipo mediante mtodos electrnicos. Su fuerte implantacin hoy en da por las grandes compaas, y el potencial de crecimiento entre los pequeos negocios y particulares hacen que el conocimiento de esta tecnologa sea imprescindible para el directivo de hoy en da. 2. EDI es una poderosa herramienta que permite alcanzar beneficios de alto nivel dentro de la empresa.

3. El EDI facilita la comunicacin y el intercambio de informacin entre proveedores y comerciantes, disminuyendo las inconsistencias, las devoluciones, los retrasos y mala facturacin. 4. Al utilizar el EDI, la relacin entre el proveedor y el comerciante es mas eficiente y la informacin intercambiada es confiable y oportuna. 5. El ahorro en costos y tiempo que obtiene la cadena al manejar la orden de compra de forma automtica, utilizando el EDI es del 96%, disminuyendo notablemente la realizacin de tareas que no agregan valor ni a la cadena ni al proveedor. 6. Con el uso de documentos electrnicos, la compaa se vuelve mas competente y productiva, satisfaciendo de los clientes brindando disponibilidad de productos, garantizando su buena calidad de productos.

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BIBLIOGRAFIA

http://www.monografias.com/trabajos/edi/edi.shtml http://blog.espol.edu.ec/falbarra/2009/11/25/diapositivas-del-edi/ http://www.slideshare.net/jmaguiar/intercambio-de-datos-electronicos http://www.lsi.uvigo.es/masterci/5-EDI_y_VANComercio%20exterior%20e%20internet.pdf

http://www.slideshare.net/ilianpatricia18/edi-7075622

http://www.slideshare.net/lynavarro/ecr-edi

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