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Gestin de los Costos del Proyecto

La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. La Gestin de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los requisitos de los interesados para la obtencin de los costos. Los diversos interesados medirn los costos del proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes. Por ejemplo, el costo de adquisicin de un artculo puede medirse cuando se toma la decisin o se hace el compromiso de adquirir el artculo en cuestin, cuando se realiza su pedido o se hace entrega del mismo, o cuando se incurre en el costo real o ste se registra a los fines de la contabilidad del proyecto. Se trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. La Gestin de los Costos del Proyecto tambin debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyecto. Por ejemplo, limitar el nmero de revisiones de un diseo puede reducir el costo del proyecto, pero puede resultar en un incremento de los costos operativos del cliente. Procesos: Estimar los costos Determinar el presupuesto Controlar los costos Estos procesos interactan entre s y con procesos de las otras reas de conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o ms fases del proyecto, en caso de que el mismo est dividido en fases. El trabajo involucrado en la ejecucin de los tres procesos de la Gestin de los Costos del Proyecto est precedido por un esfuerzo de planificacin del equipo de direccin del proyecto. Este esfuerzo de planificacin es parte del proceso Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto, lo cual produce un plan de gestin de costos que determina el formato y establece los criterios necesarios para planificar, estructurar, estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto. Los procesos de Gestin de los Costos del Proyecto, as como sus herramientas y tcnicas asociadas, se seleccionan generalmente durante la definicin del ciclo de vida del proyecto y se documentan en el plan de gestin de costos. Por ejemplo, el plan de gestin de costos puede establecer lo siguiente: Nivel de exactitud. Las estimaciones del costo de las actividades se ajustarn a un redondeo de datos segn una precisin establecida (p.ej., $100, $1.000), dependiendo del alcance de las actividades y de la magnitud del proyecto, y pueden incluir una cantidad para contingencias. Unidades de medida. Todas las unidades que se utilizan en las mediciones (tales como las horas o das de trabajo del personal, la semana laboral o la suma global) se definen para cada uno de los recursos. Enlaces con los procedimientos de la organizacin. La estructura de desglose del trabajo (EDT) (Seccin 5.3.3.1) establece el marco para el plan de gestin de costos, permitiendo la consistencia con los estimados de costos, los presupuestos y el control de costos. El componente de la EDT que se utiliza para la contabilidad de los costos del proyecto se denomina cuenta de control (CA). A cada cuenta de control se le asigna un cdigo nico o un nmero de cuenta vinculado directamente con el sistema de contabilidad de la organizacin ejecutante. Umbrales de control. Para monitorear el desempeo de los costos, pueden definirse umbrales de variacin que establecen una cantidad acordada de variacin permitida antes de que sea necesario realizar una accin. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviacin con respecto a la lnea base del plan.

Reglas para la medicin del desempeo. Se establecen reglas para la medicin del desempeo gracias a la gestin del valor ganado (EVM). Por ejemplo, el plan de gestin de costos podra: o Definir la EDT y los puntos donde se realizar la medicin de las cuentas de control. Establecer las tcnicas que se emplearn para medir el valor ganado (p.ej., hitos ponderados, frmula fija, porcentaje completado, etc.). Especificar las frmulas de cmputo de gestin del valor ganado (EVM) para determinar la estimacin a la conclusin (EAC) proyectada y otras metodologas de seguimiento. Formatos de los informes. Se definen los formatos y la frecuencia de presentacin de los diferentes informes de costos. Descripciones de los procesos. Se documentan las descripciones de cada uno de los tres procesos de Gestin de los Costos del Proyecto.

El esfuerzo de planificacin de la gestin del costo tiene lugar en las etapas iniciales de la planificacin del proyecto y establece el marco de referencia para cada uno de los procesos de gestin de los costos, de modo que el desempeo de los procesos sea eficiente y coordinado. 1.1 Estimar los Costos Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La estimacin de costos es una prediccin basada en la informacin disponible en un momento dado. Incluye la identificacin y consideracin de diversas alternativas de cmputo de costos para iniciar y completar el proyecto. Para lograr un costo ptimo para el proyecto, deben tomarse en cuenta las concesiones entre costos y riesgos, tales como fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de recursos. Por lo general, la estimacin de costos se expresa en unidades monetarias (dlar, euro, yen, etc.), aunque en algunos casos pueden emplearse otras unidades de medida, como las horas o los das de trabajo del personal para facilitar las comparaciones, eliminando el efecto de las fluctuaciones de las divisas. La estimacin de costos debe refinarse durante el transcurso del proyecto para reflejar los detalles adicionales a medida que stos se hacen disponibles. La exactitud de la estimacin del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de su ciclo de vida. Por consiguiente, la estimacin de costos es un proceso iterativo de fase en fase. Por ejemplo, un proyecto en su fase de iniciacin puede tener una estimacin aproximada de orden de magnitud (ROM) en el rango de 50%. En una etapa posterior del proyecto, conforme se cuenta con ms informacin, las estimaciones pueden reducirse a un rango de 10%. En algunas organizaciones, existen pautas sobre cundo pueden efectuarse esos refinamientos y cul es el grado de exactitud esperado. Las fuentes de informacin de entrada derivan de las salidas de los procesos del proyecto en otras reas del conocimiento. Una vez recibida, toda esta informacin permanecer disponible como entradas para los tres procesos de Gestin de los Costos del Proyecto. Los costos se estiman para todos los recursos que se asignarn al proyecto. Esto incluye, entre otros, el trabajo, los materiales, el equipo, los servicios y las instalaciones, as como categoras especiales tales como una asignacin por inflacin o un costo por contingencia. Una estimacin de costos es una evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar la actividad.

1.1.1 Estimar los Costos: Entradas a) Lnea Base del Alcance Enunciado del alcance. El enunciado del alcance proporciona la descripcin del producto, los criterios de aceptacin, los entregables clave, los lmites del proyecto, los supuestos y las restricciones del proyecto. Uno de los supuestos bsicos que es necesario establecer cuando se estiman los costos de un proyecto, es si los estimados se limitarn nicamente a los costos directos del proyecto o si incluirn adems los costos indirectos. Los costos indirectos son aqullos que no pueden asignarse a un proyecto especfico y que, por lo tanto, se acumularn y distribuirn equitativamente entre varios proyectos por medio de algn procedimiento contable aprobado y documentado. Una de las restricciones ms comunes para muchos proyectos es un presupuesto limitado. Otros ejemplos de restricciones pueden incluir fechas de entrega requeridas, recursos especializados disponibles y polticas de la organizacin. Estructura de desglose del trabajo. La EDT del proyecto proporciona las relaciones entre todos los componentes y los entregables del proyecto. Diccionario de la EDT. El diccionario de la EDT y los enunciados del trabajo del proyecto (SOW) relacionados proporcionan una identificacin de los entregables y una descripcin del trabajo en cada componente de la EDT necesario para producir cada entregable.

La informacin adicional que puede contener la lnea base del alcance y que incluye requisitos con implicaciones contractuales y legales, est relacionada con la salud, la seguridad, el desempeo, el medioambiente, los seguros, los derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta informacin debe tomarse en cuenta para la elaboracin de las estimaciones de costos. b) Cronograma del Proyecto El tipo y la cantidad de recursos, as como la cantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para completar el trabajo del proyecto, son los factores principales para determinar el costo del proyecto. Los recursos de la actividad del cronograma y sus respectivas duraciones se usan como entradas clave para este proceso. El proceso Estimar los Recursos de las Actividades implica determinar la disponibilidad y las cantidades necesarias de personal y material requeridos para realizar las actividades del cronograma. Este proceso est estrechamente coordinado con la estimacin de costos. Los estimados de la duracin de las actividades afectar las estimaciones del costo de cualquier proyecto donde el presupuesto del proyecto incluya una asignacin para el costo de financiamiento (incluyendo los cargos por intereses) y donde los recursos se apliquen por unidad de tiempo a lo largo de la duracin de la actividad. La estimacin de la duracin de las actividades tambin pueden afectar las estimaciones de costos que incluyen costos variables en funcin del tiempo, tales como los sindicatos de trabajadores con convenios colectivos de trabajo con vencimientos regulares o materiales con variaciones de costos estacionales. c) Planificacin de los Recursos Humanos Los atributos de los recursos humanos del proyecto, los salarios y las compensaciones/reconocimientos correspondientes son componentes necesarios para desarrollar la estimacin del costo del proyecto. d) Registro de Riesgos El registro de riesgos debe revisarse de modo que se tomen en cuenta los costos de mitigacin de riesgos. Los riesgos, que pueden ser amenazas u oportunidades, en general ejercen un impacto tanto en los costos de las actividades como en los del proyecto global. Como regla general, cuando el proyecto experimenta un evento de riesgo negativo, normalmente se incrementa el costo a corto plazo del proyecto y a veces se produce un retraso en el cronograma del proyecto.

e) Factores Ambientales de la Empresa Los factores ambientales de la empresa que influyen en el proceso Estimar los Costos incluyen, entre otros: Las condiciones del mercado. Las condiciones del mercado describen los productos, servicios y resultados que estn disponibles en el mercado, sus proveedores y los trminos y condiciones que los rigen. Las condiciones regionales y/o globales de la oferta y la demanda influyen considerablemente en el costo de los recursos. La informacin comercial publicada. A menudo, la informacin sobre los ratios de costos de recursos est disponible en bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y proporcionan costos normalizados para materiales y equipos. Otras fuentes de informacin son las listas de precios publicadas del vendedor. f) Activos de los Procesos de la Organizacin Los activos de los procesos de la organizacin que influyen en el proceso Estimar los Costos incluyen, entre otros: Las polticas de estimacin de costos Las plantillas de estimacin de costos La informacin histrica Las lecciones aprendidas 1.1.2 Estimar los Costos: Herramientas y Tcnicas a) Juicio de Expertos Numerosas variables, tales como las tarifas de trabajo, los costos de los materiales, la inflacin, los factores de riesgo, entre otras, influyen en la estimacin de costos. Guiado por la informacin histrica, el juicio de expertos aporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la informacin procedentes de proyectos similares anteriores. El juicio de expertos tambin puede utilizarse para determinar si es conveniente combinar mtodos de estimacin y cmo conciliar las diferencias entre ellos. b) Estimacin Anloga La estimacin de costos por analoga utiliza los valores de parmetros como el alcance, el costo, el presupuesto y la duracin, o medidas de escala tales como el tamao, el peso y la complejidad de un proyecto anterior similar, como base para estimar el mismo parmetro o medida para un proyecto actual. Cuando se trata de estimar costos, esta tcnica utiliza el costo real de proyectos similares anteriores como base para estimar el costo del proyecto actual. Es un mtodo de estimacin del valor bruto, que a veces se ajusta en funcin de diferencias conocidas en cuanto a la complejidad del proyecto. La estimacin de costos por analoga se emplea frecuentemente para estimar un parmetro cuando existe una cantidad limitada de informacin detallada sobre el proyecto, como es el caso, por ejemplo, en sus fases iniciales. La estimacin de costos por analoga utiliza la informacin histrica y el juicio de expertos. Por lo general, la estimacin de costos por analoga es menos costosa y requiere menos tiempo que las otras tcnicas, pero tambin es menos exacta. Puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, y puede utilizarse en conjunto con otros mtodos de estimacin. La estimacin anloga es ms confiable cuando el proyecto anterior es similar, no slo en apariencia sino en los hechos, y cuando los miembros del equipo del proyecto responsables de efectuar los estimados poseen la experiencia necesaria.

c) Estimacin Paramtrica La estimacin paramtrica utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables (p.ej., pies cuadrados en la construccin) para calcular una estimacin de parmetros de una actividad tales como costo, presupuesto y duracin. Con esta tcnica pueden lograrse niveles superiores de exactitud, dependiendo de la sofisticacin y de los datos que utilice el modelo. La estimacin paramtrica de costos puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del mismo, en conjunto con otros mtodos de estimacin. d) Estimacin Ascendente La estimacin ascendente es un mtodo para estimar los componentes del trabajo. El costo de cada paquete de trabajo o de cada actividad se calcula con el mayor nivel de detalle. El costo detallado luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de informacin y seguimiento. En general, la magnitud y complejidad de la actividad o del paquete de trabajo individual influyen en el costo y la exactitud de la estimacin ascendente de costos. e) Estimacin por Tres Valores La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad nica puede mejorarse tomando en consideracin la incertidumbre y el riesgo. Este concepto se origin con la Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (PERT). El PERT utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de costo de una actividad: Ms probable (cM). El costo de la actividad se basa en una evaluacin realista del esfuerzo necesario para el trabajo requerido y cualquier gasto previsto. Optimista (cO). El costo de la actividad se basa en el anlisis del mejor escenario posible para esa actividad. Pesimista (cP). El costo de la actividad se basa en el anlisis del peor escenario posible para esa actividad. El anlisis segn el mtodo PERT calcula un costo Esperado (CE) de la actividad utilizando un promedio ponderado de estas tres estimaciones: cE = cO + 4cM + cP 6 Las estimaciones de costos basadas en esta ecuacin (o aun en un promedio simple de los tres valores) pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de las estimaciones de costos. f) Anlisis de Reserva Las estimaciones de costos pueden incluir reservas para contingencias (llamadas a veces asignaciones para contingencias) para tener en cuenta la incertidumbre del costo. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando mtodos de anlisis cuantitativos. A medida que se dispone de informacin ms precisa sobre el proyecto, la reserva para contingencias puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Debe identificarse claramente esta contingencia en la documentacin del cronograma. Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento. g) Costo de la Calidad Los supuestos relativos a los costos de la calidad pueden utilizarse para preparar la estimacin de costos de las actividades. h) Software de estimacin de costos para la direccin de proyectos Las aplicaciones de software de estimacin de costos, las hojas de clculo computarizadas, y las herramientas de simulacin y estadsticas son cada vez ms utilizadas para asistir en el proceso de estimacin de costos. Estas herramientas

pueden simplificar el uso de algunas de las tcnicas de estimacin de costos y, de esta manera, facilitar la consideracin rpida de las alternativas para la estimacin de costos. i) Anlisis de Propuestas para Licitaciones Los mtodos de estimacin de costos pueden incluir el anlisis de cunto debe costar el proyecto, con base en las propuestas de vendedores calificados. En los casos en los que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos, se puede solicitar al equipo del proyecto un trabajo adicional de estimacin de costos para examinar el precio de los entregables individuales y obtener un costo que sustente el costo total final del proyecto. 1.1.3 Estimar los Costos: Salidas a) Estimaciones de Costos de las Actividades Las estimaciones de costos de las actividades son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto. Pueden presentarse de manera resumida o detallada. Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costos de las actividades. Esto incluye, entre otros, el trabajo directo, los materiales, el equipo, los servicios, las instalaciones, la tecnologa de la informacin y categoras especiales, tales como una asignacin por inflacin o una reserva para contingencias de costo. Los costos indirectos, si se incluyen en el estimado del proyecto, pueden incluirse en el nivel de la actividad o en niveles superiores. b) Base de los Estimados La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la estimacin de costos varan segn el rea de aplicacin. Independientemente del nivel de detalle, la documentacin de respaldo debe proporcionar una comprensin clara y completa de la forma en que se obtuvo la estimacin de costos. Los detalles de respaldo para las estimaciones de costos de las actividades pueden incluir: Documentacin de los fundamentos de las estimaciones (es decir, cmo fueron desarrolladas) Documentacin de todos los supuestos utilizados Documentacin de todas las restricciones conocidas Indicacin del rango de estimados posibles (p.ej., $10.000 ( 10%) para indicar que se espera que el costo del elemento se encuentre dentro de este rango de valores) Indicacin del nivel de confiabilidad del estimado final c) Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros, el registro de riesgos.