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CONTROL INTERNO Es el proceso conformado por las diversas disposiciones y mtodos creados por la alta direccin, desarrollado por

el recurso humano de la organizacin con el fin de dar seguridad y confiabilidad a la informacin que se generada en las transacciones econmicas, promover la eficiencia y la eficacia de las operaciones del ente econmico y asegurar el conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y externa de la Entidad. El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin. Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policaco o de carcter tirnico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daa las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrn a empleado. El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las irregularidades y errores y propugna por la solucin factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administracin del personal, los mtodos y sistemas contables para que as el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y manejos empresariales. La funcin del control interno es aplicable a todas las reas de operacin de los negocios, de su efectividad depende que la administracin obtenga la informacin necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO El Control Interno descansa sobre tres objetivos fundamentales. Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de Control Interno. En otras palabras toda accin, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno. Asimismo, toda accin, medida, plan o sistema que no tenga en cuenta estos objetivos o los descuide, es una debilidad de Control Interno. Los objetivos de Control Interno son los siguientes: 1. SUFICIENCIA Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce informacin financiera necesaria para que los usuarios tomen decisiones. Esta informacin tendr utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad. Ser confiable si la organizacin cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad. Si se cuenta con un apropiado sistema de informacin financiera se ofrecer mayor proteccin a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y dems peligros que puedan amenazarlos. Ejemplos: Comparar los registros contables de los activos con los activos existentes a intervalos razonables. Utilizacin de Mquinas Registradoras para ingresos Asegurar apropiadamente los activos de la empresa Consignar diariamente y en la misma especie los ingresos

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EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE LAS OPERACIONES Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mnimo de esfuerzo y utilizacin de recursos y un mximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administracin. Ejemplo: El establecimiento de un sistema de incentivos a la produccin.

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CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Toda accin que se emprenda por parte de la direccin de la organizacin, debe estar enmarcada dentro las disposiciones legales del pas y debe obedecer al cumplimiento de toda la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo incluye las polticas que emita la alta administracin, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organizacin para que puedan adherirse a ellas como propias y as lograr el xito de la misin que sta se propone.

CARACTERISTICAS DEL CONTROL INTERNO: a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeacin, de informacin y operacionales de la respectiva entidad.

b) Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misin de la organizacin. c) En cada rea de la organizacin, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad.

d) La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo. e) Todas las transacciones de las entidades debern registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 1. AMBIENTE DE CONTROL La organizacin debe establecer un entorno que permita el estmulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Para que este ambiente de control se genere se requiere de otros elementos asociados al mismo los cuales son: Integridad y valores ticos. Se deben establecer los valores ticos y de conducta que se esperan del recurso humano al servicio del Ente, durante el desempeo de sus actividades propias. Los altos ejecutivos deben comunicar y fortalecer los valores ticos y conductuales con su ejemplo. Competencia. Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda persona que pertenezca a la organizacin, para desempear satisfactoriamente su actividad.

Experiencia y dedicacin de la Alta Administracin. Es vital que quienes determinan los criterios de control posean gran experiencia, dedicacin y se comprometan en la toma de las medidas adecuadas para mantener el ambiente de control. Filosofa administrativa y estilo de operacin. Es sumamente importante que se muestre una adecuada actitud hacia los productos de los sistemas de informacin que conforman la organizacin. Aqu tienen gran influencia la estructura organizativa, delegacin de autoridad y responsabilidades y polticas y prcticas del recurso humano. Es vital la determinacin actividades para el cumplimiento de la misin de la empresa, la delegacin autoridad en la estructura jerrquica, la determinacin de las responsabilidades a los funcionarios en forma coordinada para el logro de los objetivos.

"EL AMBIENTE DE CONTROL" que significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y administracin respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. El ambiente de control tiene un efecto sobre la efectividad de los procedimientos de control especficos. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo, uno con controles presupuestales estrictos y una funcin de auditora interna efectiva, pueden complementar en forma muy importante los procedimientos especficos de control. Sin embargo, un ambiente fuerte no asegura, por s mismo, la efectividad del sistema de control interno. 2. EVALUACIN DE RIESGOS Riesgos. Los factores que pueden incidir interfiriendo el cumplimiento de los objetivos propuestos por el sistema (organizacin), se denominan riesgos. Estos pueden provenir del medio ambiente de la organizacin misma. Se debe entonces establecer un proceso amplio que identifique y analice las interrelaciones relevantes de todas las reas de la organizacin y de estas con el medio circundante, para as determinar los riesgos posibles. Toda organizacin se encuentra sumergida en un medio ambiente cambiante y turbulento muchas veces hostil, por lo tanto es de vital de importancia la identificacin y anlisis de los riesgos de importancia para la misma, de tal manera que los mismos puedan ser manejados. La organizacin al establecer su misin y sus objetivos debe identificar y analizar los factores de riesgo que puedan amenazar el cumplimiento de los mismos. La evaluacin de riesgos presenta los siguientes aspectos sobresalientes: Objetivos. Todos los recursos y los esfuerzos de la organizacin estn orientados por los objetivos que persigue la misma. Al determinarse los objetivos es crucial la identificacin de los factores que pueden evitar su logro. La administracin debe establecer criterios de medicin de estos riesgos para prevenir su ocurrencia futuro y as asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos. Las categoras de los objetivos se relacionan directamente con los objetivos del control interno planteados anteriormente: Objetivos de Informacin Financiera, son aquellos relacionados con la obtencin de informacin financiera suficiente y confiable. Objetivos de Operacin, son los que pretenden lograr efectividad y eficiencia de las operaciones. Objetivos de Cumplimiento, son los que se orientan a la adhesin a las leyes, reglamentos y polticas emitidas por la administracin.

Anlisis de riesgos y su proceso. Los aspectos importantes a incluir son entre otros: Estimacin de la importancia del riesgo y sus efectos

Evaluacin de la probabilidad de ocurrencia Establecimiento de acciones y controles necesarios Evaluacin peridica del proceso anterior

Manejo de cambios. Tiene relacin con la identificacin de los cambios que puedan tener influencia en la efectividad de los controles internos ya establecidos. Todo control diseado para una situacin especfica puede ser inoperante cuando las circunstancias se modifican. Este elemento tiene estrecha relacin con el proceso de anlisis de riesgos, pues el cambio en s implica un factor que puede incidir en el xito de los objetivos. Adems de los factores que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos del sistema organizacional, se debe tener en cuenta el riesgo de auditora, que consiste en que el auditor no detecte un error de importancia relativa que pueda existir en el sistema examinado. El riesgo de auditora puede consistir en riesgo inherente, riesgo de control, y el riesgo de deteccin. "Riesgo de auditora" significa el riesgo de que el auditor de una opinin de auditora inapropiada cuando los estados financieros estn elaborados en forma errnea de una manera importante. El riesgo de auditora tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de deteccin. "Riesgo inherente" es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representacin errnea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. "Riesgo de control" es el riesgo de que una representacin errnea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. "Riesgo de deteccin" es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor o detecten una representacin errnea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podra ser se importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones errneas en otros saldos o clases.

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ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de una organizacin se manifiestan en las polticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificacin y anlisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misin y los objetivos y en beneficio de la proteccin de los recursos propios o de los terceros en poder de la organizacin, son actividades de control. Estas pueden ser aprobacin, autorizacin, verificacin, inspeccin, revisin de indicadores de gestin, salvaguarda de recursos, segregacin de funciones, supervisin y entrenamiento adecuado. INFORMACIN Y COMUNICACIN La capacidad gerencial de una organizacin est dada en funcin de la obtencin y uso de una informacin adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de informacin eficientes orientados a producir informes sobre la gestin, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para as lograr su manejo y control.

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Los datos pertinentes a cada sistema de informacin no solamente deben ser identificados, capturados y procesados, sino que este producto debe ser comunicado al recurso humano en forma oportuna para que as pueda participar en el sistema de control. La informacin por lo tanto debe poseer unos adecuados canales de comunicacin que permitan conocer a cada uno de los integrantes de la organizacin sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Tambin son necesarios canales de comunicacin externa que proporcionen informacin a los terceros interesados en la entidad y a los organismos estatales. 5. SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO Planeado e implementado un sistema de Control Interno, se debe vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo. Todo sistema de Control Interno por perfecto que parezca, es susceptible de deteriorarse por mltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su efectividad. Por esto debe ejercerse sobre el mismo una supervisin permanente para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias cambiantes del entorno. La Administracin tiene la responsabilidad de desarrollar, instalar y supervisar un adecuado sistema de control interno. Cualquier sistema aunque sea fundamentalmente adecuado, puede deteriorarse sino se revisa peridicamen-te. Corresponde a la administracin la revisin y evaluacin sistemtica de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. La evaluacin busca identificar las debilidades del control, as como los controles insuficientes o inoperantes para robustecerlos, eliminarlos o implantar nuevos. La evaluacin puede ser realizada por las personas que diariamente efectan las actividades, por personal ajeno a la ejecucin de actividades y combinando estas dos formas. El sistema de control interno debe estar bajo continua supervisin para determinar si: Las polticas descritas estn siendo interpretadas apropiadamente y si se llevan a cabo. Los cambios en las condiciones de operacin no han hecho estos procedimientos obsoletos o inadecuados y, Es necesario tomar oportunamente efectivas medidas de correccin cuando sucedan tropiezos en el sistema. El personal de Auditora interna es un factor importante en el sistema de control interno ya que provee los medios de revisin interna de la efectividad y adherencia a los procedimientos prescritos.

El papel de supervisor del control interno corresponde normalmente al Departamento de Auditora Interna, pero el Auditor Independiente al evaluarlo peridicamente, contribuye tambin a su supervisin. PRUEBAS SUSTANTIVAS Son aquellas pruebas que disea el auditor como el objeto de conseguir evidencia referida a la informacin financiera auditada. Estn relacionadas con la integridad, la exactitud y la validez de la informacin financiera auditada. Los procedimientos sustantivos intentan dar validez y fiabilidad a toda la informacin que generan los estados contables y en concreto a la exactitud monetaria de las cantidades reflejadas en los estados financieros. Las pruebas sustanciales se orientan a obtener evidencia de la siguiente manera: 1. Evidencia fsica: permite identificar la existencia fsica de activos, cuantificar las unidades en poder de la empresa, y en ciertos casos especificar la calidad de los activos. Evidencia documental: consistente en verificar documentos (financieros, nominas, etc.)

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Evidencia por medio de libros diarios y mayores: resume todo el proceso de contabilizacin de las operaciones contabilizadas por la empresa y adems son elementos imprescindibles para la preparacin de los Estados financieros. Evidencia por medio de comparaciones y ratios: Es un medio de localizar cambios significativos que debern ser explicados al auditor. Evidencia por medio de clculos: realizacin de clculos y pruebas globales para verificar la precisin aritmtica de saldos, registros y documentos. Evidencia verbal: por medio de preguntas a empleados y ejecutivos. El control interno como evidencia: es un medio de obtener evidencia sustantiva y al mismo tiempo de determinar el alcance e intensidad con el que se deben aplicar los otros tipos de evidencia indicados.

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Se pueden identificar 8 diferentes pruebas sustantivas: Pruebas para identificar errores en el procesamiento o de falta de seguridad o confidencialidad. Prueba para asegurar la calidad de los datos. Pruebas para identificar la inconsistencia de datos. Prueba para comparar con los datos o contadores fsicos. Confirmaciones de datos con fuentes externas. Pruebas para confirmar la adecuada comunicacin. Prueba para determinar falta de seguridad. Pruebas para determinar problemas de legalidad.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Son aquellas pruebas que disea el auditor con el objeto de conseguir evidencia que permita tener una seguridad razonable de que los controles internos establecidos por la empresa auditada estn siendo aplicados correctamente y son efectivas. Es el examen de la evidencia disponible de que una o ms tcnicas de control interno estn en operacin o actuando durante el perodo auditado. Estas pruebas tratan de obtener evidencia de que los procedimientos de control interno, en los que el auditor basa su confianza en el sistema, se aplican en la forma establecida. El conjunto de mtodos o procedimientos asegurar son: Proteccin de activos Registros Contables fidedignos Actividad eficaz Segn directrices de la direccin

Es el examen de la evidencia disponible de que una o ms tcnicas de control interno estn en operacin o actuando durante el perodo auditado. Estas pruebas tratan de obtener evidencia de que los procedimientos de control interno, en los que el auditor basa su confianza en el sistema, se aplican en la forma establecida.

EVIDENCIAS VALIDAS Y SUFICIENTES Las evidencias son un elemento clave en una auditora, razn por la cual el auditor le debe prestar especial atencin en su consecucin y tratamiento. La auditora tiene como objetivo evaluar los diferentes procesos e identificar las posibles falencias y errores que estn sucediendo, hallazgos que naturalmente deben estar soportados con evidencias vlidas y suficientes. Cuando se emite un informe de auditora, se resean los aspectos positivos y negativos identificados en la auditora, y cualquiera sea el caso, los hechos y situaciones planteados en el informe deben estar soportados. Las evidencias recobran mayor y especial importancia, cuando lo reportado en el informe de auditora trata sobre hechos irregulares encontrados en el proceso de auditora, por lo que con mayor razn deben estar suficientemente respaldados por evidencias, documentos y pruebas que garanticen la veracidad de lo informado. No hay que perder de vista que del informe de auditora puede derivar serias decisiones por parte de las directivas de la empresa, decisiones que no pueden estar basadas en hechos que no fueron debidamente comprobados, puesto que ello podra derivar situaciones negativas para la empresa. Supongamos que por ejemplo al realizar una auditora se detecta un posible fraude, hecho que se reporta en el informe, y con base a ello la empresa decide despedir a los responsables o implicados en posible fraude segn el informe de auditora, pero luego resulta que el fraude no existi o que quienes lo cometieron no fueron los despedidos, y en consecuencia se pueda configurar un despido injustificado que acarrea un costo econmico enorme a la empresa por concepto de indemnizaciones. Una situacin similar pude suceder por no disponer de evidencias contundentes que respalden el informe de auditora. El auditor debe ser muy profesional y responsable a la hora de valorar los hechos y las evidencias antes de emitir un informe que ser la base para la toma de decisiones. En la auditora no se puede cometer el error de informar un hecho irregular que no existe, u omitir informar un hecho irregular que si existe, situacin que se evita si el trabajo de auditora se basa en evidencias claras, contundentes y pertinentes.