Planejamento de Estoques

Autor(a): Rogrio Trigueiro. 1 Edio 2011

Planejamento de Estoques

Todos os direitos desta edio so reservados a Cresa Brasil Editora S/A. proibida a reproduo total ou parcial por quaisquer meios, sem autorizao escrita da Editora.

ISBN: 978-85-8153-146-5

_______________________________________________________________________________________________

Cresa Brasil Editora S/A

Rua Jaime Santos, 530 Jardim Aeroporto - Alfenas/MG CEP 37130.000 Atendimento: 0800 722 0226 www.crescabrasil.com.br sac@crescabrasil.com.br

Sumrio
Captulo 1 - Conceitos fundamentais sobe o estoque
1.1 Conceituando Estoques

Captulo 2 - Estoque
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 Primeiro Passo Inventrio de produtos e matria prima Poltica de Estoque Controle de Estoque Previso para os Estoques - Plano de Vendas Mtodos para Previso de Estoque Estoque Mnimo/Segurana Estoque mximo Lote Econmico de Compra - LEC Finalizao do Planejamento do Estoque Avaliao dos estoques

Apresentao
O gerenciamento do estoque tornou-se, nos ltimos anos, fundamental para os resultados de uma empresa. Principalmente no processo de gesto, na entrega de valor ao cliente e, pelo impacto financeiro no desempenho das organizaes. Infelizmente, alguns empresrios ou gestores continuam enxergando o estoque da empresa como no perodo inflacionrio onde a questo dos estoques no era uma preocupao muito grande por parte das empresas onde um grande volume de estoque representava um investimento e garantia de valorizao do dinheiro investido em produtos. Nos dias de hoje, a realidade tem que ser outra. necessrio que as empresas passem a dedicar maior ateno aos estoques e compras, pois investimento em estoques no mais uma atividade lucrativa j que estas mercadorias no mais valorizam com a subida de preos das tabelas dos fornecedores como na poca inflacionria. Um bom estoque exige cuidados quanto sua organizao e manipulao dos produtos. Do manuseio ao controle de entradas e sadas, da limpeza as informaes que indicam os resultados da empresa, da localizao s compras mais eficazes. O gerenciamento do estoque indispensvel para que seja alcanada a excelncia na administrao da empresa. importante que os empresrios e gestores lembrem que as necessidades e preferncias do consumidor mudam a cada dia, que os produtos passam por uma evoluo tecnolgica muito grande fazendo com que os produtos passam a ter um ciclo de vida menores. Por isso, sintonia com a demanda de mercado, ateno s necessidades e preferncias dos clientes, fuga da obsolescncia de produtos, reduo de custos para fortalecer a margem de lucro ou disponibilidade de recursos para atender outras necessidades ampliaram a importncia da logstica nas empresas e, em especial, a gesto do estoque. A principal proposta deste estudo orientar vocs empresrios e gestores para a utilizao das tcnicas de gesto de estoque e consequentemente viabilizar uma gesto de estoque eficaz. Com isso, esperamos que voc aproveite ao mximo deste estudo e consiga atravs das ferramentas de trabalho apresentadas neste material, uma diminuio de erros de previso, permitindo redues de estoques, economia pelo enxugamento de nmero de itens, avaliao de desempenho e performance da gesto e saneamento dos estoques de sua empresa.

Captulo 1

Conceitos Estoque

fundamentais

sobre

1.1 Conceituando Estoques

Estoques so todos os bens, mercadorias, materiais mantidos por uma empresa para suprir demandas futuras. O estoque uma quantidade de mercadorias, suprimentos ou materiais que uma empresa encomenda ao fabricante ou distribuidor e, posteriormente estocada, para atender s suas vendas, fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produo e atender suas necessidades internas. Geralmente os estoques so separados em trs categorias:
So estoques adquiridos pela empresa e que sero utilizados na fabricao de produtos. Matrias Primasem Produtos elaborao Produtos Acabados So produtos parcialmente acabados que se encontra em um estgio intermedirio do processo produtivo. Materiais/Produtos j fabricados, estocados e prontos para venda.

Podendo tambm ser separados em:

Estoques de materiais administrativos So materiais de aplicao geral, como lpis, caneta, papel, etc.

Material para reposio

So materiais para uso constante ou reposio quando h avaria ou desgaste normal.

Os estoques tm duas funes bsicas: alimentar a produo ou suprir as vendas. Os estoques na produo visam permitir produo sem paradas - eliminando riscos de paradas na produo decorrente de problemas no abastecimento e melhorar a eficincia do processo produtivo permitindo perodos mais longos de produo, considerados mais eficientes.

Na funo de suprir as vendas, os estoques visam atender as flutuaes da demanda e, por consequncia, melhorar o nvel de servio ao cliente.

importante que as empresas atravs de seus proprietrios, gerentes e administradores comecem a perceber que a finalidade dos estoques em qualquer organizao amortecer as consequncias das incertezas do mercado consumidor e consequentemente dos impactos que eles ocasionam no atendimento aos seus clientes. Manter estoque em excesso e/ou desnecessariamente um pecado extremamente mortal, haja vista o volume de dinheiro investido, no somente na matria prima/produto acabado/produto, mas tambm no local para armazenagem, podendo gerar perdas significativas para sua empresa. Estes conceitos iniciais so fundamentais para que voc perceba que tem que haver um equilbrio muito grande entre o estoque existente dentro da sua empresa e a demanda pelos produtos de sua empresa. E em busca deste equilbrio que vamos trabalhar a partir de agora. Aps s estes conceitos iniciais, vamos contar uma pequena histria que na realidade acontece com muitas empresa. Esta histria vai se desenrolar no decorrer dos assuntos abordados para que voc possa fazer um paralelo entre a teoria e a realidade de algumas empresas. em Empresa Tem de Tudo Material de Construo O Sr. Salgado proprietrio da empresa Tem de Tudo Material de Construo que comercializa produtos e materiais para construes e reformas de residncias e prdios . Ao longo de vrios anos de atividades, o Sr. Salgado sempre conseguiu manter sua empresa com um bom volume de vendas e nos ltimos anos sua empresa vem tendo problemas na gesto de seu fluxo de caixa devido principalmente falta de recursos financeiros para pagamento das dvidas contradas. Um dos principais problemas de sua empresa a falta de recursos financeiros para pagamento das dvidas contradas e que grande parte delas com fornecedores. Neste ltimo ano o Sr. Salgado vem fazendo um alto investimento em compras de mercadorias rcadorias para formao do estoque da loja que consequentemente vem gerando um contas a pagar bastante elevado em relao ao volume de vendas comprometendo a lucratividade da empresa.
6

Dentro de sua empresa no h um controle eficaz do estoque, embora ela fosse informatizada. O Sr. Salgado no sabe corretamente o valor do estoque de mercadorias existente na loja e no depsito . As compras so realizadas por ele sem critrios e tambm mantm como fornecedores aqueles que sempre o atendeu nos ltimos anos, no se importando em pesquisar outras fontes de fornecimento. Sua relao com eles mais por amizade do que por profissionalismo. Diante desta situao, a empresa vem utilizando de desconto de ttulos e cheques para honrar seus compromissos, mas so insuficientes para cobrir todas as despesas. Mas ele quer reverter esta situao e est disposto a mudar seus procedimentos de compras e de controle de estoque. Vamos ajud-lo nesta empreitada? Muitos destes problemas levantados pelo Sr. Salgado podem estar acontecendo com a sua empresa ou a de um conhecido seu. Temos certeza que resolveremos questo de gesto dos estoques. O final desta histria do Sr. Salgado ser sempre trgico e previsvel se ele no tomar algumas medidas para resolver o problema da falta de recursos financeiros de sua empresa. Neste intuito vamos fazer um rpido comentrio sobre a histria contada at aqui da empresa do Sr. Salgado. Como foi relatada a sua ao de manter um estoque elevado de mercadorias, aumentou as despesas com pagamento de fornecedores comprometendo de forma significativa o caixa da sua empresa. Mas devemos ter cuidado, pois existe o outro lado se o reduzirmos exageradamente, sua empresa no ter nada para vender. Na falta de mercadorias encontramos um termo muito utilizado que se chama Ponto de Ruptura, ou seja, o momento da falta do produto na prateleira para atender as necessidades dos clientes. O Custo de ruptura corresponde aos prejuzos que a empresa pode sofrer com a falta do material/produto/item e que representa as oportunidades de venda perdidas, a perda de clientes para outro concorrente, o aumento dos custos de produo decorrentes de paralisao do equipamento ou da mquina por falta de sobressalentes. O primeiro impulso do consumidor ao no encontrar a sua marca preferida na prateleira/gndola das empresas buscar uma marca similar. O segundo procurar em outra loja. A partir destes relatos, fica evidente que muitos problemas financeiros existentes nas empresas decorrem principalmente do descontrole entre o volume de compra e a demanda pelo produto ou servio? Na maioria das vezes no associamos a formao do estoque de nossa empresa aos problemas financeiros. Na realidade podem estar comprometendo toda a lucratividade de sua empresa. preciso que haja uma sintonia entre o setor comercial da empresa, compras e estoques. As trs reas precisam estar trabalhando em conjunto. Por exemplo, se o setor comercial/marketing planeja uma campanha
7

necessrio que tenha estoque suficiente para justificar o investimento na promoo do produto. Quando falamos em sintonia queremos dizer tambm que tem que haver uma comunicao eficaz entre os setores da empresa. As palavras mgicas que poderemos dizer so equipes e comunicao. Antes de prosseguirmos com a nossa histria, vamos caminhar mais um pouco no nosso tema. Falamos at aqui da importncia do estoque onde as empresas devem buscar o equilbrio entre o estoque existente e a demanda. E para que isso ocorra se faz necessrio um bom gerenciamento do estoque. No prximo mdulo mostraremos como se faz uma boa gesto de estoques de uma empresa.

Captulo 2

Estoque
2.1 Gesto de Estoques
A administrao de estoques est intimamente ligada gesto das contas a pagar e preservao do fluxo de caixa, que dependem fundamentalmente da poltica e prtica de compras da empresa. A despesa com suprimentos um fator significativo, que pode resultar em custos desnecessrios quando a poltica de compras e armazenamento de materiais/produtos for inadequada, observando-se que para muitas empresas ainda existe outra agravante que a "perecibilidade" e o prazo de validade de muitos materiais/produtos. Fica patente que os estoques representam um item importante para a administrao financeira. Os princpios que regem a administrao de estoques so semelhantes queles que orientam a administrao de caixa. Realmente, administrar estoques consiste essencialmente em determinar, como no caso do caixa, qual o nvel mdio do estoque a ser mantido para que a segurana seja garantida minimizando o custo total. Devemos ter sempre o produto que voc necessita, mas no podemos estourar o caixa com estoque em excesso, est uma frase que descreve bem o dilema da administrao de estoques. A administrao de estoques parte vital do composto logstico, pois estes podem absorver de 25 a 40% dos custos totais, representando uma poro substancial do capital da empresa. O controle ou gesto de estoques compreende todas as atividades, procedimentos e tcnicas que permitem garantir a qualidade correta, no tempo correto, de cada item do estoque ao longo da cadeia produtiva: dentro e fora das empresas. Os custos associados manuteno do estoque (capital, armazenagem, movimentao, seguros, impostos, obsolescncia, avarias e juros) geram despesas, que afetam o lucro da empresa.

Estamos falando em Gesto de Estoques, mas, como faz-la de forma eficaz? Primeiro Passo Para que as prateleiras ou gndolas sejam abastecidas como deseja o consumidor/cliente, preciso que a gesto de estoque e a de pedido esteja em sintonia com a demanda e com a operao da loja. Deve-se iniciar o negcio ou mant-lo com estoque reduzido e diversificado. Uma pequena quantidade dos suprimentos mais consumidos dever estar sempre presente e, a partir da definio do pblico alvo, devero ser determinados os produtos de maior procura. fundamental que o empresrio/gestor mantenha-se informado sobre as novidades da rea ou do setor. Portanto, o primeiro passo para que se estabelea uma gesto eficaz saber qual o comportamento de compra do consumidor que frequenta sua loja, essa informao ser o pilar mais importante na estrutura logstica da sua empresa, bem como na operao de loja. por isso que os pequenos negcios, mesmo sem grandes tecnologias, se do to bem nessa rea. Mas, como obter esse perfil do cliente? Para que se consigam esses dados, necessrio um acompanhamento peridico das vendas e que se faa uma anlise detalhada do pblico que sua empresa atende ou pretende atender. Por falar em pblico alvo, quem o pblico alvo de sua empresa? _______________________________________________________________ ________ Os seus produtos/servios esto focados neste pblico alvo? _______________________________________________________________ ________ O grande problema que encontramos em algumas empresas que esto atirando para todo lado para ver onde acerta. Perde-se o foco do negcio pela falta da definio do pblico alvo. Deparamos com estoques inadequados ao perfil do cliente. O grande segredo definir o pblico alvo e a partir dele definir o mix de produto. Segundo Passo A partir da definio do pblico alvo e do perfil de loja desejado, deve-se estabelecer o mix de produto de sua empresa. Exemplificando: loja para atender clientes de maior poder aquisitivo. Imagine neste momento o tipo de loja que voc teria que montar e os produtos que devero ser comercializados?

10

Isto nos leva a uma reflexo: ser que nossa empresa est voltada para o perfil de clientes escolhido? Lembre dos encalhes e produtos de baixo giro. Ser que eles existem por no definirmos nosso pblico alvo? Vale a pena refletir sobre este assunto. A seleo dos produtos/itens a serem comercializados depender do posicionamento pretendido pela loja. Ao selecionar o mix o comerciante/empresrio corre muitas vezes o risco de satisfazer um setor da clientela em detrimento de outros. Por isso, qualquer modificao uma deciso importante da poltica comercial da loja. Mais uma palavra mgica para voc: Mix de Produtos (variedade de produtos). A seleo e disponibilidade de produtos numa loja ou num estabelecimento comercial podem satisfazer e fidelizar, ou no, o cliente. Tudo depende da seleo e combinao do mix de produtos que fizer. Oferecer um grande nmero de produtos existentes no mercado a uma determinada altura uma tarefa complicada do ponto de vista da logstica e das finanas. Por isso, saber selecionar o melhor mix de produtos essencial. Esta combinao um fator de concorrncia que tambm contribui para assegurar o xito do negcio. A definio do mix de produtos de uma empresa comea com o seguinte questionamento: Quais linhas de produtos minha loja deve ter? Devero as linhas de produtos ser compatveis com os outros produtos? As linhas de produtos so consistentes com a imagem da loja? As linhas atingem o cliente da loja? Pode-se introduzir outros produtos alternativos ou retirar os produtos de baixo giro? Que tipo de promoo se pode aplicar em vendas a fim de girar os produtos? Quais quantidades de produtos minha loja deve ter? A empresa utilizar vrias linhas de produtos ou optar por uma especializao? O espao disponvel suficiente para estocagem e distribuio de produtos? O controle de estoque permite mensurar consumo, giro, quantidade fsica, etc.? Qual o recurso financeiro necessrio? O investimento financeiro, para formao do estoque, suficiente? Qual o produto que dar maior e menor lucratividade? Por que tenho que ter o produto de menor lucratividade?

11

Como as estratgias de gesto das mercadorias esto intimamente ligadas seleo e dimenso do mix, h que se determinar a sua dimenso correta. Para fazer, dever levar em considerao: A rea de exposio de venda - esta no elstica, as suas medidas so fixas, logo limitam o nmero de produtos que se podem apresentar. Um aumento da largura do mix se far sempre em detrimento da sua profundidade e vice-versa; A rentabilidade: quanto maior for o nmero de famlias e de referncias dentro de cada famlia, mais lenta ser a rotao de estoques e menor a rentabilidade gerada. Em teoria, para compensar este inconveniente, o ponto de venda deveria aumentar os preos de venda, mas como nem sempre vivel esta prtica, procure o equilbrio atravs da maior seleo e preos menos competitivos ou de menor oferta e preos mais baixos; A natureza dos produtos: lojas com reas similares tero necessariamente de possuir dimenses diferentes do mix. Voc percebeu que muitas vezes o mix de produto est inadequado ou incompleto para atender ao pblico alvo de algumas empresas. Se estiver inadequado o reflexo ser no estoque que passar a ter produtos de baixo giro. Se estiver incompleto fatalmente refletir na perda de vendas e de clientes. Portanto, sugerimos que faa uma avaliao de todo o seu mix de produtos para que ela tenha um giro maior e atenda e satisfaa as necessidades dos seus clientes. O gerenciamento dos estoques e do mix de produtos nas empresas fundamental para a diminuio dos custos. Estoques elevados e precariamente administrados so fatores que oneram o preo final dos produtos, bem como uma aplicao indevida do capital de giro das empresas. Quando falamos sobre perfil de clientela, de loja e principalmente do mix de produto qual a avaliao que voc faz de sua empresa em relao ao contedo apresentado? _______________________________________________________________ _________ preciso fazer alguma correo no mix de produto de sua empresa? _______________________________________________________________ _________ Como pretende faze-lo? _______________________________________________________________ _________ Quais resultados voc espera com esta ao? _______________________________________________________________ _________ Gostaramos de dar um exemplo de avaliao de mix de produto feito por uma rede supermercado. O resultado foi surpreendente. Vamos a ele. Resultado: Corte de 5 mil itens do mix de produto das lojas Economia equivalente ao valor de 18 mil caixas de produtos em estoque foi o principal ganho de uma rede de supermercado, ao eliminar do sortimento
12

5 mil itens com menor giro. Esses produtos demoravam a ser convertidos em dinheiro no caixa onerando financeiramente a empresa. Estou te desafiando a fazer uma avaliao do mix de produto de sua empresa. Topa este desafio? Voc deve estar se perguntando: como esta empresa fez esta avaliao? Vamos ajud-lo. O exemplo abaixo foi de duas linhas de produtos (salgados e doces). Foram relacionados e analisados conforme a rvore de deciso. Voc pode fazer o mesmo para sua empresa. No importa o produto que comercializa.

Dentro da linha Salgado, por exemplo, foram analisados os tipos de salgados caseiros existentes no mix de produto do supermercado. A partir das marcas existentes foram feitas as avaliaes baseadas em giro, lucratividade, facilidade de reposio, etc. Com a reduo de itens, foi possvel investir mais na compra de mercadorias com melhor giro, que rapidamente se transformam em capital para a rede. Aumento do poder de negociao com os fornecedores dos produtos que permaneceram no mix. Para definir quais itens sairia, a empresa ouviu consumidores, avaliou o perfil e a localizao das lojas, a variedade em cada categoria e o giro de cada item. O que geralmente ocorre nas empresas que elas vo aumentando o mix de produto aos poucos sem se dar conta. Imagine por exemplo se voc tivesse em seu supermercado 6 marcas de gua sanitria. Ser que seu consumidor saberia diferenciar estas 6 marcas? Quanto custa manter em estoque estas 6 marcas? E o espao utilizado na prateleira? De uma forma bem simples no poderamos ter uma marca lder, uma intermediria e uma de combate? Ser que uma marca no est concorrendo com as outras? Pensa e reflita at que ponto seu mix de produto no est exagerado. No est na hora de uma avaliao?

13

Outras palavras chave para voc: Seleo do Mix de Produto Voc percebeu que estas informaes passadas at aqui so importantes para o planejamento do mix de produto e que ir refletir no estoque e no financeiro de sua empresa? Tudo que foi dito at aqui podero ser trabalhado a partir de agora em sua empresa. Neste momento, gostaramos que pontuasse as lies que voc tirou de mais importante e que podero ser aplicadas em sua empresa. _______________________________________________________________ _________ Mas voc deve estar se perguntando: Vou poder aplicar a partir de agora as sugestes e contedos ministrados, mas tenho um problema que preciso primeiramente resolver antes de partir para uma ao futura. O que eu devo fazer se a minha empresa estiver na mesma situao da empresa Tem de Tudo Material de Construo. Quais so as sadas para resolv-las? Vamos dar algumas sugestes que podero ajud-lo nesta etapa. O primeiro passo ou atitude a ser tomada olhar para o seu estoque e fazer uma anlise criteriosa dele. De que maneira? Voc est lembrado que no incio do estudo pedimos a voc que levantasse o valor do estoque de produtos/matria prima existente na sua empresa? Pois . Agora vamos explicar de forma detalhada como voc poder levantar os valores e mercadorias/itens/matria prima existentes no seu estoque. O passo inicial a realizao de um inventrio de todo o seu estoque de sua empresa. Pelo grau de sua importncia, reservamos um tpico especfico para falar dele. Portanto, este assunto que iremos abordar.

2.2 Inventrio de produtos e matria prima

Mencionamos sobre a importncia do inventrio, mas muitas pessoas tm dvidas quanto a este inventrio. Empresas e gestores acreditam que o inventrio somente aquele feito no final do ano (balano) onde a empresa cessa suas atividades para realiz-lo. Ser que isso? Vamos ver. O Inventrio uma contagem fsica e peridica dos produtos/matria prima existente na empresa. uma maneira de voc avaliar o funcionamento dos controles e do almoxarifado de sua empresa em geral. O inventrio parte integrante no controle de estoque, pois os produtos estocados no almoxarifado/depsito so parcelas substanciais do capital da empresa.

14

O objetivo dos processos de inventrios alcanar 100% de preciso ou acerto de todos os itens, identificando e eliminando a possibilidade de toda e qualquer causa de divergncia. Vamos dar apenas um exemplo para mostrar a importncia do inventrio peridico. Suponhamos que sua empresa no faa inventrios peridicos dos produtos e que tenha um produto com margem lquida de 2%. Se for danificado em funo do armazenamento/ acondicionamento ou furtado significa que sua empresa ter que vender mais 50 itens para recuperar o que foi perdido. Estamos falando de apenas um produto. Pense o que poder ocorrer quando se tem uma infinidade de itens em estoque. No preocupante? Vale a pena correr o risco de roubo por no fazer inventrios peridicos? Acredito que no. Invista neste trabalho. Pode estar havendo perdas significativas pela falta de realizao de inventrios dentro de sua empresa. Prevenir as quebras e as perdas aumentam a eficincia das operaes e permite manter a lucratividade com margens menores. Antes de descrever sobre o inventrio, acreditamos que seja oportuno descrever um pouco sobre perdas e quebras que podem estar acontecendo em sua empresa. Elas so na maioria das vezes causadas pelo gerenciamento inadequado do estoque e tambm: Pelo recebimento (avarias de embalagens no embarque ou desembarque); Por palletes mal montados na rea de estocagem; Por erros no processamento das informaes; Por armazenamento (empilhamento deficiente ou em locais imprprios); Por produtos perecveis fora das condies ideais de armazenagem; Pela falta de gerenciamento do prazo de validade Ex.: PVPS (primeiro que vence primeiro que sai); Pelo preparo imprprio dos produtos para exposio. Por furtos causados pelos funcionrios da prpria empresa. Por fraudes de fornecedores. Que avaliao voc faz de sua empresa em relao realizao do inventrio, perdas e quebras? _______________________________________________________________ _________ Quais medidas pretende adotar? _______________________________________________________________ _________ Vamos voltar ao inventrio de produtos/mercadorias.

15

Antes de realizar um inventrio a empresa deve estar preparada para sua realizao devendo ser tomadas algumas medidas de carter administrativo, a fim de facilitar a sua execuo. H trs fatores que influenciam uma boa preparao para realizao do inventrio: Arrumao Identificao Treinamento ARRUMAO O estoque deve ser separado, agrupando as mercadorias iguais, de modo que possam ser facilmente contadas. IDENTIFICAO As mercadorias devem ser claramente identificadas e etiquetadas com seu nmero correspondente. O pessoal que est familiarizado com a identificao das mercadorias ou produtos deve estar envolvido no trabalho. TREINAMENTO As pessoas que vo inventariar o estoque adequadamente instrudas e treinadas para isso.

devem

estar

Os materiais/produtos que se encontram pendentes de efetivao de recebimento ou que embora requisitados no foram ainda atendidos, devem ter a sua situao regularizada, bem como os produtos vendidos e ainda no expedidos. importante tambm que os corredores ou reas de estocagem ou exposio de mercadorias estejam livres e desimpedidos para facilitar a movimentao, isolando os produtos que no devam ser inventariados. Dever tambm ser providenciado com antecedncia todo o equipamento necessrio para a realizao do inventrio, como balanas, escadas, equipamentos de movimentao, calculadoras, etc. E tambm Fichas de contagem dos itens a serem inventariados e fichas adicionais. Periodicamente a empresa deve efetuar contagens fsicas de seus itens de estoque e produtos em processos para verificar: Discrepncias em valor, entre o estoque fsico e o estoque contbil. Discrepncias entre registros e o fsico (quantidade real na prateleira). Apurao do valor total do estoque (contbil) para efeito de balanos ou balancetes.

16

Todo item do estoque, sujeito ao inventrio dever ser contado necessariamente duas vezes por equipes/pessoas diferentes. Os inventrios nas empresas podem ser: Inventrios Gerais Efetuados ao final do exerccio, ou quando necessrio. So abrangentes e envolvem todos os itens de estoque de uma s vez. Inventrios Rotativos Dever abranger atravs de contagens programadas todos os itens de vrias categorias de estoque. Permanente onde o controle feito permanentemente pela empresa, ou seja, a qualquer momento a empresa tem as informaes totais do seu estoque, por exemplo, custo da mercadoria que est sendo vendida, total das compras, total das vendas etc. Etapas do inventrio fsico O Inventrio Fsico pode ter cinco etapas conforme abaixo: a) Planejamento do Inventrio Fsico: consiste no levantamento de pessoal necessrio contagem fsica dos itens estocados com dimensionamento de tempo e da ordem da contagem em cada local; b) Levantamento Fsico: consiste na contagem, medio ou pesagem, de acordo com as Unidades de Fornecimento (peas, metro quadrado, quilograma, litros, etc.). a mais demorada. c) Apurao: a fase em que confrontam as quantidades de materiais levantadas com os saldos dos registros de controle. As eventuais diferenas devem ser analisadas para identificar suas causas e estabelecidas correes nos procedimentos operacionais padres. Dependendo da diferena uma nova recontagem dever ser efetuada. d) Regularizao das Diferenas: as diferenas depois de apuradas devem ser regularizadas com a emisso de Documento de Movimentao de Material/produtos pela Unidade Armazenadora de Materiais. e) Relatrio Inventrio Geral do Material/produtos: contendo cdigo do material/produto, descrio do material/produto, unidade de fornecimento, quantidade em estoque, valor unitrio e o valor total, depois de apuradas e saneadas as divergncias apuradas no Inventrio Fsico.

17

Neste momento interessante orientar ao empresrio que aps a realizao do inventrio ou mesmo quando for constatada a obsolescncia, imprestabilidade, dano, desuso de algum produto, equipamento necessrio que se d baixa destes produtos ou equipamentos. Lembrando que BAIXA: a reduo efetuada no Estoque, decorrente de: a) Obsolescncia: descontinuao prematura do uso do material, ocasionada por sua desclassificao tecnolgica, provocada pelo surgimento de material mais moderno, ou melhor, adaptado; b) Imprestabilidade: mudana irreversvel das caractersticas do material, ocorrida involuntariamente, por fora do acondicionamento indevido, fenmenos climticos, prazo de validade expirado, ao de agentes patolgicos ou acidentes; c) Dano: mudana irreversvel das caractersticas do material, ocasionada pela ao de terceiros, por m utilizao, falta de zelo, desconhecimento do material ou descaso com a coisa pblica; d) Desuso: material que, embora com caractersticas fsicas inalteradas e no obsoleto, tem seu uso descontinuado por reduo ou alterao nas atividades da Entidade; Finalizando sobre a realizao de inventrios, sugerimos que sua empresa determine a frequncia de sua realizao. O importante que haja um controle rigoroso sobre os itens existentes nos estoques e na rea de exposio de vendas. Um grande problema que empresas enfrentam com relao a diferenas de estoques/furtos e roubos que este setor aberto a qualquer pessoa ou funcionrio. O almoxarifado deve ser fechado, ficando pelo menos um funcionrio designado para receber e liberar mercadorias. Uma dica importante: Ao emitir a listagem de itens que constam no estoque para realizao do inventrio, jamais repasse para o pessoal que ir realiz-la as quantidades existentes no sistema. um erro que frequentemente observamos nas empresas. Se o funcionrio no quiser contar o item ou se ele foi desviado simplesmente ele ir colocar a quantidade existente no sistema. Depois destes conceitos e informaes de como realizar o inventrio de sua empresa, vamos voltar a nossa histria. A partir destas orientaes, O Sr. Salgado proprietrio da empresa Tem de Tudo Material de Construo juntamente com sua equipe iniciou um levantamento das mercadorias/produtos estocadas no depsito/almoxarifado e na loja naquele dia. Para isso ele seguiu os passos sugeridos neste tpico.

18

Aps a realizao do inventrio dos produtos existentes no estoque e na loja constatou-se que havia 1.800 itens para comercializao e significava em termos monetrios o equivalente a 2,5 vezes o valor de seu faturamento mensal. Destes 1.800 itens eram:

10% encalhe

25% baixo giro

30% mdio giro

35% alto giro

Detectou-se tambm: Um percentual significativo de mercadorias de baixo giro com alto valor agregado; Uma diversidade de marcas para os mesmos produtos; Produtos obsoletos; Mercadorias mal acondicionadas; Baixa rotatividade em alguns itens dos estoques; Falta de espao para armazenamento;

Observe que o inventrio atravs da contagem fsica serve para observar outras coisas como, por exemplo, a forma de acondicionamento de mercadorias, espao insuficiente para armazenagem, itens obsoletos. Tambm no adianta realiza-lo se nenhuma atitude for tomada. E o Sr. Salgado foi eficiente em buscar solues para os problemas detectados em seu estoque. Vamos a elas. De posse do resultado do inventrio, alguns procedimentos foram adotados pela empresa do Sr. Salgado com relao ao seu estoque: Mercadorias encalhadas - A partir da constatao da existncia destas mercadorias no estoque, o Sr. Salgado e o gerente de vendas reuniu com a equipe e definiram que seria interessante neste momento fazer uma grande promoo na loja para reduo destes estoques. Prepararam a loja, com a exposio destas mercadorias de forma destacada e fizeram um trabalho de telemarketing para auxiliar no processo de venda. Desta ao o resultado alcanado pela equipe de vendas surtiu efeito. Conseguiram reduzir um pouco os estoques destas mercadorias. Dos 10% dos itens que estavam parados somente 7% permaneceram em estoque, ou seja, os 3% destes itens foram comercializados e consequentemente convertidos em caixa. importante que voc mensure sempre os resultados das aes para verificar a sua eficcia. Estoques de Baixo Giro De posse da relao das mercadorias que tinham baixo giro (25% do estoque), a gerncia de vendas reuniu com sua equipe para analisar as mercadorias que estavam inseridas dentro

19

deste contexto. Nesta reunio algumas surpresas aconteceram. Vamos a elas. Alguns vendedores desconheciam a existncia delas no estoque e consequentemente no ofereciam para os clientes da loja. Desta constatao importante que as empresas ao contratarem vendedores, devem no primeiro momento fazer com eles conheam os estoques de mercadorias disponveis para venda para que possam oferec-las aos clientes e trein-los para consultar o estoque de produtos. Percebeu-se tambm que vrios vendedores no possuam conhecimento tcnico dos produtos existentes e que muitos deles eram de marcas genricas com diversas aplicaes e no estavam sendo oferecidos aos clientes por falta de informao e conhecimento dos produtos. Para que este fato no ocorra novamente, sugerimos que promova junto a sua equipe de vendas uma constante reciclagem para que conheam bem os produtos da empresa e suas aplicaes ou finalidades. Uma sugesto so as fbricas ou representantes que so bons parceiros para este tipo de treinamento. Outra dica importante orientar aos vendedores da necessidade de estarem sempre em contato com o mercado, verificando e acompanhando as inovaes tecnolgicas para que possam assimilar melhor os conhecimentos no que se refere aos produtos que comercializam ou venham comercializar. Uma parcela significativa destes produtos eram de marcas desconhecidas no mercado e no despertavam confiana e interesse nos clientes em adquiri-las.

Gostaramos de deixar para voc alguns tpicos que valem a pena serem assimilados para que no ocorram encalhes de mercadorias e consequentemente melhorem o giro de mercadorias de sua empresa. Vamos a eles. Os itens ou mercadorias no vendidas permanecem deitados eternamente em bero esplndido, sob um manto de poeira, aguardando sua obsolescncia, vencimento de sua validade ou outra situao. Quando menos se espera, o que se v uma legio dos chamados produtos dormentes, que precisam ser desovados. nessa hora que nasce o dilema do empresrio quanto ao que fazer com o incmodo encalhe.

20

Manter produtos encalhados no bom para ningum, mas as solues variam de acordo com a situao. O melhor remdio ainda a preveno e a gesto correta dos estoques. Se for grande o volume de produtos encalhados, por que no abrir uma outra loja com um posicionamento que comporte aqueles produtos? Outra soluo a formao de parceria com uma empresa eventualmente interessada naqueles itens. Neste caso abra uma negociao com ela e venda estes produtos a preo de custo. Abrir uma liquidao tambm uma boa. No interessante a tese de sucateamento ou vender bem abaixo do custo, que entendemos como jogar dinheiro fora. Quando se tratar de lojas cujo diferencial ter tudo, vale a pena dispor de todos e quaisquer tipos de peas/mercadorias, mesmo as dormentes, na prateleira tendo o cuidado de ter poucas unidades disponveis. O mesmo no se aplica aos estabelecimentos reconhecidos como barateiros, e, portanto, de alta rotatividade do estoque. Estes no devem ter peas que forcem o preo para cima, j que o seu diferencial vender barato. Nesse caso, ter peas/mercadorias dormentes um sacrilgio. Ao descobrir que a sua empresa est com um excesso de itens dormentes, o ideal que o empresrio no se precipite. Essa a regra nmero um. S depois de analisar cuidadosamente a natureza do material/produto e as razes que contriburam para a existncia do encalhe que ele deve decidir o que fazer. O melhor caminho para evitar a proliferao dos chamados dormentes o planejamento. A curva ABC que veremos a seguir uma ferramenta ideal para isso e est ao alcance dos comerciantes e empresrios desejosos de fazer um exame apurado de seus estoques, de modo a evitar encalhes e prejuzos. Vamos voltar a empresa do Sr. Salgado para ver quais as medidas ele tomou para reduzir o seu estoque e para melhorar o gerenciamento do estoque de sua loja. Aps todas estas constataes, o Sr. Salgado tomou algumas medidas de impactos para solucionar os problemas relativos ao estoque de mercadorias da empresa e tambm para melhorar o resultado financeiro da empresa. 1. Treinamento da equipe de vendas 2. Avaliao do mix de produtos de acordo com o seu pblico alvo. 3. Seleo e combinao do mix de produtos atravs da seleo de variedade de produtos baseado na natureza do negcio, com suas limitaes e de acordo com os objetivos da loja.

21

4. Colocao de alguns produtos em promoo para reduo do estoque e obteno de capital de giro. 5. Realizao de um trabalho de vendas focado nas necessidades de alguns clientes em potencial para oferecimento de produtos que esto com baixo giro. O Sr. Salgado aps a realizao do inventrio resolveu classificar seu estoque em trs degraus para facilitar seu gerenciamento. Vamos a eles:

Qual avaliao voc faz dos percentuais de mercadorias/produtos existentes na empresa do Sr. Salgado e mostrados acima. _______________________________________________________________ _______ E a sua empresa? Como esto estes percentuais? Com relao ao seu estoque responda:

Ficou assustado com o resultado? No se assuste. Ns vamos ajud-lo. O resultado de sua empresa pode no ter agradado a voc, mas um indicativo que precisa ser melhor planejado. Este o seu desafio a partir de agora. Para que isso ocorra vamos fazer uma inverso na forma de gerenciar o seu estoque que no estava muito legal. Podemos fazer isso juntos? O que voc percebeu na nova classificao dos estoques neste tringulo? Voc acertou se percebeu que a base maior (a parte de cima) dever ficar os produtos de maior giro e no meio o de mdio giro e na parte menor os de baixo giro.

22

Esta uma boa proposta no acha? o nosso desafio. Estabelea os percentuais desejados e parta para a ao. Para iniciar este processo, vamos recapitular alguns conceitos que vimos anteriormente para facilitar sua aplicao. Com relao ao estoque existente na sua empresa Faa um inventrio de mercadorias em sua empresa para checagem das quantidades de itens em estoque; Verifique as distores entre o estoque fsico e o estoque contbil; Verifique as divergncias entre registros nas fichas de controle e as quantidades nas prateleiras; Providencie o acerto das diferenas existentes; D baixa e retire do estoque os produtos inservveis e em desuso; Liste os itens/produtos que esto com baixo giro para anlise e planejamento de aes para que sejam comercializados; Trace juntamente com sua equipe uma estratgia de comercializao destes produtos para reduzir os estoques e fazer caixa para sua empresa. Com relao ao estoque futuro Faa uma anlise do mix de produto da empresa. Defina o que ser comercializado. A partir desta anlise, vamos caminhar no sentido de planejar o seu estoque. Mas antes de prosseguirmos, que tal uma paradinha para refletir um pouco sobre o que falamos e descansarmos? Vamos retornar. Refletiu um pouco sobre o que falamos? Vamos avanar um pouco mais no nosso assunto e partirmos para o prximo tpico que a poltica de estoque que toda empresa deve ter e adotar. Voc ver que esta poltica vai auxili-lo para evitar os erros do passado com relao ao seu estoque.

2.3 Poltica de Estoque

Para obtermos uma eficincia maior na gesto dos estoques sua empresa dever estabelecer uma Poltica de Estoque. Mas o que uma poltica de estoque? As empresas geralmente esto envolvidas em um dilema: quanto empresa dever estocar? O departamento de vendas deseja um estoque elevado para atender melhor o cliente e a rea de produo prefere tambm trabalhar com uma maior margem de segurana de estoque. Em contrapartida, o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e melhorar seu fluxo de caixa. Que dilema. Como resolver a questo do volume de estoque?

23

A melhor sada para isso criar uma boa poltica de estoques, para que os interesses da empresa sejam atendidos e os clientes tambm fiquem satisfeitos. A poltica de estoques deve ser definida pela administrao central da empresa, que dever repassar ao Departamento de Controle de Estoques o programa de metas e objetivos a serem atingidos. Este procedimento visa estabelecer certos padres que sirvam de guias aos programadores e controladores e tambm de critrios para medir a performance do departamento de gesto de estoques. O planejamento um dos principais instrumentos para o estabelecimento de uma poltica de estoque eficiente. Para isso, a empresa dever acompanhar sistematicamente: a) os itens em estoque, verificando lucratividade e posicionamento da empresa no mercado; b) o recebimento e a correta armazenagem das mercadorias;c) inventrios peridicos para avaliao das quantidades e do estado das mercadorias estocadas; d) o tempo de reposio de cada mercadoria.e) qual o melhor mix de produtos; f)qual o giro de mercadorias ideal para os principais produtos do estoque. Toda empresa deve definir as quantidades corretas de cada mercadoria/item que deve estar no estoque em um determinado perodo de tempo, para que a empresa no sofra nenhum prejuzo. Para fazer esse dimensionamento do estoque existem trs instrues bsicas: Os produtos devem ser estocados o menor tempo possvel, fato que reduz custo de manuteno e indica que o investimento feito pela empresa na compra destes produtos retornou rapidamente. O custo de manuteno dos estoques aumenta na proporo de sua dimenso. Isso quer dizer que quanto maior a quantidade de mercadoria estocada, maior ser o espao fsico necessrio para guard-la, maior o nmero de funcionrios necessrios e maiores os gastos para controle. Sem um adequado planejamento e uma eficiente poltica de estoques, a empresa fica a merc da sorte, podendo sofrer grandes prejuzos.

Um bom modelo de estabelecimento de polticas de estoque aquele que proporciona o menor estoque possvel, com a ressalva dos casos em que estoque fonte de lucro, e, ao mesmo tempo, oferece o melhor nvel de

24

atendimento aos clientes. Este modelo deve levar em considerao trs fatores: O item de reposio fcil/rpida pelo mercado fornecedor ou pela produo? O item tem possibilidade de ter sua demanda calculada com preciso? O item estrategicamente importante para as operaes da empresa?

No haver frmula matemtica que proporcione clculos exatos do estoque de segurana e do lote de compra ou produo que possa ser inserida nos programas de computador para levar em considerao as perguntas acima e transform-las em parmetros de suprimento para os estoques. A sugesto, ento, que o administrador dos estoques utilize uma matriz como mostrada a seguir:

Matriz para determinar polticas de gesto dos estoques Ao analisar cada um dos itens ou categorias de materiais/produtos de um determinado conjunto de itens de uma empresa, podem ser identificados itens que sero classificados como 1.1.1 estes sero os itens de maior grau de dificuldade de gesto, at os itens de classificao 3.3.3, que sero aqueles com menor grau de dificuldade. Dado que uma poltica de gesto de estoque formulada, primordialmente, por quantidades de estoque de segurana (ES) e quantidades de lote de encomenda (LE), o planejador de estoques dever estabelecer, de acordo com as trs caractersticas da matriz do item em anlise, as quantidades a serem adotadas nos parmetros de ES e LE do sistema. Tais quantidades podero ser em nmero de unidades do item ou em nmero de dias de demanda, se esta demanda puder ser calculada com exatido pelo software utilizado. Esta matriz, que no presente artigo est sendo mostrada com somente trs linhas e trs colunas, poder ser estendida horizontal ou verticalmente, dependendo da complexidade dos itens cujas polticas de segurana e lote se esteja analisando. Algumas consideraes devem ser feitas sobre a utilizao desta matriz:

25

Dificuldade de suprimento pelo mercado fornecedor Fundamentalmente, as dificuldades de suprimento pelo mercado fornecedor podem ser analisadas sob quatro aspectos; Elevado ou incerto tempo de reposio; quando o mercado fornecedor ou o fornecedor com o qual a empresa mantm relacionamento no consegue estabelecer um tempo de reposio rpido, ou seu atendimento muito irregular em termos de prazo de entrega. Incerteza na qualidade do material fornecido; da mesma forma, se o atendimento irregular em termos de qualidade, estando s entregas sujeitas a devolues por problemas de qualidade. Modelo de compra/reposio utilizado no eficiente: Este o caso tpico de organizaes estatais que esto sujeitas as normas restritivas de utilizao de conceitos de compra em aberto, quando poderiam utilizar forma mais ampla a sistemtica de concorrncias e adjudicao pelo modelo de registro de preos, que facilita a utilizao de contratos de fornecimento de longo prazo. Para as empresas privadas que ainda no utilizam as compras em aberto, enfatiza-se a necessidade de iniciar tal modelo de reposio, de maneira a poder solicitar parcelas de entrega em pequenos intervalos de tempo. Relacionamento de baixo nvel com fornecedores: Nos ltimos anos com a evoluo do conceito de SCM supply chain management, traduzido em gerenciamento da cadeia de suprimentos, os relacionamentos com fornecedores tem tido uma evoluo no sentido de reais parcerias de negcio.O gerenciamento da cadeia de suprimentos compreende o planejamento e o gerenciamento de todas as atividades envolvidas no encontro de fontes de suprimento e compras, converso (produo), e todas as atividades de gesto logstica. De maneira importante, tambm inclui a coordenao e colaborao entre os parceiros do canal, que podem ser fornecedores, intermedirios, provedores de servios e clientes. Em essncia, Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos integra o gerenciamento do suprimento e da demanda dentro e atravs das empresas.

Conforme dito acima, a nova forma de relacionamento com fornecedores a de coordenao, que implica em sincronizar esforos de planejamento e atendimento das demandas, e de colaborao, que implica em relacionamentos objetivando os ganhos de longo prazo ao longo da cadeia de suprimentos atravs do atendimento sem falhas e de custos cada dia menores.

26

Dificuldade de suprimento pela produo interna Se o item que se quer parametrizar um item produzido internamente, deve-se investigar o motivo pelo qual existe a dificuldade de suprimento e tomar todas as medidas que atenuem as dificuldades. Se o problema de tempo ou custo de iniciar um lote de produo, devem ser relacionados os motivos daquele incremento de tempo ou custo para que a engenharia de mtodos e processos encontre os equipamentos, dispositivos ou processos que minimizem tais fatores de desperdcio. Se o problema de intervalos entre programaes de produo (programao mensal, por exemplo), devem ser tomadas s medidas necessrias, em termos de sistema e prticas de planejamento e controle de produo, que permitam que os intervalos das programaes da produo sejam, no mximo, semanais. Quanto menor o intervalo de tempo entre os programas de produo, menor o nmero de reprogramaes e melhor o atendimento da demanda, com menores estoques. Possibilidade de erro no clculo da demanda do item Este fator que afeta o estoque de segurana de um item um assunto muitas vezes negligenciado pelos gestores de estoques. Ao estabelecermos a poltica de estoques de um item, temos que estudar sua demanda e verificar suas caractersticas de regularidade, tendncia, sazonalidade, etc. Quanto melhor os modelos de previso de demanda conseguirem prever a demanda futura, menor estoque de segurana vamos necessitar, para cobrir as variaes entre a demanda prevista e a real. Uma das tcnicas em uso, atualmente, o VMI vendor managed inventory, estoque gerenciado pelo fornecedor, em que so estabelecidas polticas de gesto para os itens atendidos por determinado fornecedor e este, com base nos sistemas informatizados, toma conhecimento em tempo real, da evoluo da demanda ou dos estoques do cliente e, automaticamente, sem necessidade de pedidos ou autorizaes de entrega, providencia a reposio das mercadorias para que os estoques sejam mantidos em nveis confortveis. Possibilidade de graves prejuzos com a falta do item Neste aspecto de julgamento do planejador de estoques, devem ser levados em considerao: Se o item faltar, qual o nvel de prejuzo ou conflito que pode causar com os clientes? Se o item faltar, qual o prejuzo que pode causar s operaes da empresa?

De acordo com as respostas a estes dois quesitos, o planejador dever estabelecer o nvel de estoque de segurana que deve ser mantido para o item.

27

A reduo ou eliminao do estoque de segurana sem afetar o atendimento ao cliente, o grande objetivo de gesto do planejador de estoques. A boa gesto da cadeia de suprimentos atravs das metodologias de planejamento cooperativo da demanda e reposio CPFR e dos estoques gerenciados pelos prprios fornecedores VMI, assim como os esforos para aumentar a flexibilidade da produo atravs de prticas e equipamentos que reduzam os custos e tempos de troca de produtos na linha de produo, so os grandes direcionadores da gesto de estoques. Voc deve ter observado no decorrer de nossa explanao que o estoque de sua empresa no pode ser gerenciado de forma nica. Devem-se respeitar as caractersticas dos produtos e principalmente a facilidade de sua aquisio no mercado. Portanto, sugerimos que d uma parada e juntamente com sua equipe ou pessoas responsveis pelo planejamento dos estoques que reflita sobre o que foi dito e faa algumas consideraes sobre a poltica de estoque adotada por sua empresa. A seguir descreva como est funcionando sua poltica de estoque. _______________________________________________________________ _________ Ela ideal? _______________________________________________________________ _________ Se pode ser melhorada como faz-la? _______________________________________________________________ _________ Aps voc definir qual poltica de estoque que ser adotada por sua empresa, o passo seguinte ser desenvolver um mtodo seguro para controlar o estoque da sua loja/depsito para evitar o excesso de estoque ou a falta da mercadoria. Vamos trabalhar no prximo tpico o controle do estoque. Ele ser de fundamental importncia para melhorar a lucratividade de sua empresa.

2.4- Controle de Estoque

um sistema de gesto que tem por funo, basicamente, o controle de entrada e sada de mercadorias de uma empresa. Seu objetivo bsico evitar a falta de produtos/materiais, sem que resulte em estoques excessivos s reais necessidades da empresa. O controle procura manter os nveis estabelecidos em equilbrio com as necessidades de consumo ou das vendas e os custos da decorrentes.

28

Estoque Check-Out
Entradas
Saldo

Sadas

Check-In

Controle de Estoque

Compra

Recebimento

Armazenagem

Expedio

Ciclo de Tempo

Ciclo de Inventrio

Entrada

Estoque
Sada

A figura acima mostra, em sua forma mais simples, a funo do controle nos estoques. Pra mantermos este nvel de gua, no tanque, preciso que a
29

abertura ou o dimetro do ralo permita uma vazo proporcional ao volume de gua que sai pela torneira. Se a fecharmos, com o ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de gua, o nvel, em unidades volumtricas, chegar, aps algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e fecharmos o ralo, impedindo a vazo, da gua, em volume maior que a entrada no tanque, precisaremos de abrir mais a torneira, permitindo um fluxo maior para compensar o excesso de escapamento e evitar o esvaziamento do tanque. O controle de estoque evita desvios, roubos, perdas de mercadorias com data de validade vencida, obsolescncia e gera argumentos para uma boa negociao com os distribuidores, revendas, atacadistas e fabricantes, com melhores preos e condies de pagamento. Ao contar com o estoque automatizado, os erros so reduzidos no momento da venda e principalmente agiliza a consulta sobre a posio da mercadoria no estabelecimento. Principais Funes do Controle de Estoque: a) determinar os itens que devem permanecer em estoque; b) determinar a periodicidade com que deve ser reabastecido o estoque; c) determinar o volume necessrio de estoque para um determinado perodo; d) acionar o Departamento de Compras para executar a aquisio de estoque; e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informaes sobre a posio do estoque; g) manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estado dos materiais estocados; h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. Para auxili-lo nesta etapa, o ponto de partida ser:
Determinar o qu deve permanecer em estoque nmero de itens

Determinar quando se devem reabastecer os estoques periodicidade

Determinar quanto de estoque ser necessrio para um perodo predeterminado 30

O controle de estoques orientado, basicamente a partir de informaes relativas demanda, custos, mercados fornecedores e prazos de entrega para cada item de mercadoria, sendo obtidos a partir do processamento de tais informaes, dados necessrios ao estabelecimento dos nveis de estoque mais adequados sob os pontos de vista operacionais e econmicos. Para ter uma viso global do controle do seu estoque, preciso ter mo quatro importantes informaes: a) O que a empresa tem O que a empresa possui em estoque num determinado momento; b) O que est pedido - Esta informao d conta dos pedidos pendentes, ainda no entregues; c) O que foi vendido Isto , o que saiu das prateleiras; d) O que necessrio comprar De posse das trs informaes anteriores, passa-se a ter condies de conhecer a mais importante, que so os itens necessrios complementao do estoque, ou seja o que necessrio comprar. E tambm: Ter um bom processo de recebimento, armazenamento dos produtos a serem estocados de acordo com as necessidades. Controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informaes sobre a posio do estoque. Manter inventrios peridicos para avaliao das quantidades e estados dos materiais estocados. Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
IMPORTANTE

1. Uma pequena falha nos controles, em qualquer uma das quatro informaes poder representar uma repentina falta ou um superestocagem de alguns itens, em alguns modelos, em alguma cor ou em algum tamanho. Portanto, os registros de controle de mercadorias previnem esses esquecimentos. Eles eliminam a necessidade do empresrio se preocupar em memorizar tais detalhes. O controle de estoques orientado, basicamente a partir de informaes relativas demanda, custos, mercados fornecedores e prazos de entrega para cada item de mercadoria, sendo obtidos a partir do processamento de tais informaes, dados necessrios ao estabelecimento dos nveis de estoque mais adequados sob os pontos de vista operacionais e econmicos. Basicamente os Sistemas de Controle de Estoques consistem em: a) Ficha Kardex: ficha de papel manipulada em fichrios metlicos; b) Planilha Eletrnica usada em microcomputador eletrnico;

31

c) Sistema Informatizado Local; d) Sistema informatizado Corporativo (em Rede em toda a Organizao). Embora estejam em desuso, algumas empresas ainda utilizam fichas Kardex e Planilhas Eletrnicas alm de executarem vrios lanamentos nas fichas individuais dos produtos so obrigadas a trabalhar com a ficha de prateleira o que consome um tempo precioso do pessoal do almoxarifado. No so ideais para empresas que possuem vrios produtos ou itens em estoque. Fica difcil fazer o controle do estoque. Vamos exemplificar: O modelo de Ficha de Controle de Estoque e Apurao dos Custos das Mercadorias Vendidas mostrado a seguir possibilita acompanhar o estoque de mercadorias e calcular o custo das mercadorias vendidas. Para isso necessrio acompanhar o estoque atravs deste impresso que dever ser nico para cada produto comercializado. Em cada ficha deve ser registrado o nome da mercadoria, suas entradas e sadas. Controle de Estoque e Apurao dos Custos das Mercadorias Vendidas Mercadoria: Biquini modelo XI Ms: setembro 2007 Saldo em Estoque Entradas Sadas (quantidade)=Sald Custo Mercadorias Data (quantida (quantid o Unitrio Vendidas em R$ de) ade) anterior +em R$ Entradas - Sadas Saldo Ms Anterior 400 8,50 02 250 500 150 8,50 4.250,00 10 500 650 8,50 15 500 600 550 8,50 5.100,00 20 400 150 8,50 3.400,00 21 500 650 8,50 30 500 150 8,50 4.250,00 Posio no Final do Ms 150 8,50 17.000,00 Todavia, a poca hoje dos computadores que conseguem fazer as contas descritas acima, em um conjunto de milhares de itens estocados, em tempos mensurveis em milsimos de segundos. Um controle de estoque ideal aquele realizado atravs de sistemas gerenciadores que permitem com mais exatido e rapidez estabelecerem todo o controle de estoque. Estes sistemas possuem algumas caractersticas bsicas como: entradas, baixas (com o motivo das baixas), compras, inventrio, posio do estoque, solicitao de compras, estoque mmimo/mximo (ponto de reposio, estoque ideal), lista de compras a serem efetuadas, contagem de estoque, baixa simples a partir da venda, baixa composta a partir da venda, etc.

32

O sistema de controle de estoque pelo mtodo ABC um dos mais eficientes e prticos, pois define com maior clareza a ordem de prioridade dos produtos estocados em valor e quantidade. Em linhas bsicas, ele faz uma classificao para identificar os itens que merecem maior ateno como deciso de compra, aqueles que no devem faltar no estoque, quais itens podem ficar em falta no estoque ocasionalmente e quais devem ser excludos da seleo de estoque. Numa empresa administramos vrios itens de materiais, de pequeno a elevados valores com os quais devemos dar prioridade nossa linha de atuao a fim de obtermos custos reduzidos de estoque o que nos leva a aplicar o mtodo da curva ABC que descreveremos a seguir. A Tcnica ABC Para facilitar a anlise dos itens estocados e tambm do material consumido, podemos classificar os materiais pelo valor, usando a Classificao ABC, tambm conhecida como mtodo ABC. O sistema de controle de estoque pelo mtodo ABC um dos mais eficientes e prticos, pois define com maior clareza a ordem de prioridade dos produtos estocados em valor e quantidade. A classificao ABC, desenvolvida pela General Eletric nos anos 50, ajuda a empresa a identificar um pequeno percentual de itens que corresponde a um grande percentual do faturamento ou custo total. Esses itens so os chamados itens Tipo A. Como a maior parte do investimento das empresas esta geralmente concentrado nos itens Tipo A, o direcionamento de esforos para desenvolver polticas de estoque que sejam efetivas para esses itens pode gerar grandes economias. Em linhas bsicas, ele faz uma classificao para identificar os itens que merecem maior ateno como deciso de compra, aqueles que no devem faltar no estoque, quais itens podem ficar em falta no estoque ocasionalmente e quais devem ser excludos da seleo de estoque. A anlise ABC utiliza o principio geral de 80:20 que implica que 80% das vendas ou lucro de uma empresa so provenientes de 20% de seus produtos. Isto significa que a empresa deve se concentrar nos produtos que fornecem o maior resultado para seus esforos. No caso do varejo de reposio, os itens de destaque ficam distribudos entre os da classe A (grupo de produtos mais importantes que devem ser controlados rigorosamente pela administrao e no devem ficar em falta no estoque). Na prtica, pode-se constatar que os itens desta classe variam entre 10% e 20% em quantidades e 67% a 80% do valor de demanda anual. Trabalhar com itens A pode custar caro, pois eles geralmente necessitam de nveis de estoques significativos e principalmente de um estoque de segurana para o amortecimento das variaes da demanda e do tempo de espera para reabastecimento. Os da classe B (grupo de produtos em situao intermediria). Na prtica, os itens variam entre 20% a 35% em quantidades e representam 15% a 30% do valor de demanda anual
33

Os da classe C ( grupo de produtos menos importantes, que no merecem maior ateno por parte da direo da empresa e podem ter um estoque de segurana maior, pois esta poltica traz pouco nus ao custo total). Na prtica, variam de 50% a 70% em quantidades, respondendo por entre 5% e 10% do valor de consumo anual. A partir desta classificao vamos apresentar um caso simplificado para apenas dez itens. Ressalva-se, porm, que o procedimento vlido para qualquer nmero de itens.
PRIMEIRO PASSO

Coleta de dados na empresa. A uniformidade dos dados coletados de primordial importncia para a consistncia das concluses da curva ABC, principalmente quando estes dados so numerosos. Critrio a ser adotado Valor do consumo anual (preo unitrio x consumo anual). Alm deste critrio que estamos utilizando, podem ser usados outros critrios para ordenao, conforme o objetivo da empresa.

Produto A B C D E F G H I J

Preo Unitrio- R$ 2,00 14,00 6,00 20,00 1.200,00 1,00 2,80 3,00 4,00 50,00

Consumo Anual unidade 9.000 10.000 5.000 1.000 12 45.000 8.000 70.000 1.800 200

Valor total Ordem anual R$ 18.000,00 144.000,00 30.000,00 20.000,00 14.400,00 45.000,00 22.400,00 210.000,00 7.200,00 10.000,00 7 2 4 6 8 3 5 1 10 9

SEGUNDO PASSO

Em seguida, construmos a tabela abaixo, com base na ordenao dos produtos por ordem decrescente de valor do consumo, conforme a ltima coluna da tabela anterior.

34

Ordem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Material H B F C G D A E J I

Consumo Anual unidade 70.000 10.000 45.000 5.000 8.000 1.000 9.000 12 200 1.800

Valor total % sobre o anual R$ valor de consumo total 210.000,00 40,31 144.000,00 67,95 45.000,00 76,58 30.000,00 82,34 22.400,00 86,64 20.000,00 90,48 18.000,00 93,94 14.400,00 96,70 10.000,00 98,62 7.200,00 100

TERCEIRO PASSO

De posse desses dados, pode-se construir a curva ABC. traado um eixo cartesiano em que na abscissa registrado o nmero de itens; no eixo das ordenadas so marcadas as somas relativas aos valores de consumo. Os valores de consumo acumulados e os materiais extrados da tabela acima so marcados nos eixos. Inicia-se esquerda com o registro do item que acusa o maior valor de consumo acumulado, ordem 1, segue-se o item de ordem 2 direita do canto superior. As colunas seguintes so registradas no grfico de acordo com o mesmo princpio. A linha de interligao entre a origem e os cantos superiores direito das colunas representa a curva ABC conforme se pode se ver no grfico a seguir.
560.000 490.000 420.000 350.000 280.000 210.000 140.000 70.000

C B H F

10

35

QUARTO PASSO

De posse desses dados, pode-se construir o grfico abaixo, colocando os nmeros de ordem em abscissas e as respectivas percentagens sobre o valor do consumo total em ordenadas, obtendo-se a curva ABC. Observa-se que esta curva essencialmente de natureza no decrescente.
521.000 490.000 420.000 350.000 280.000 210.000 140.000 70.000

10

Para a definio das classes foi adotado o critrio geral enunciado anteriormente. Dessa maneira, resultou: Classe A: 20% dos itens correspondentes a 67,95% do valor Classe B; 30% dos itens correspondentes a 18,69% do valor Classe C; 50% dos itens correspondentes a 13,35% do valor Portanto os produtos H e B (classe A) merecem um tratamento administrativo preferencial em face dos demais no que diz respeito aplicao de polticas de controles de estoques. Os produtos F, C e G podem ser submetidos a um sistema de controle administrativo intermedirio entre aqueles das classes A e C. Os produtos A, D, E, I e J (classe C) devem ser submetidos a tratamentos administrativos mais simples. Porque utilizar a classificao ABC na gesto de estoques? A classificao ABC, baseada em valor de demanda, tem sido utilizada para atender trs aspectos bsicos de gesto dos estoques, que so os seguintes: Assegurar que os itens de maior valor sejam analisados em menores intervalos de tempo, isto , itens de maior valor de demanda devem ser analisados com maior frequncia do que aqueles de menor valor de demanda. Os itens com movimentao de valor particularmente alta demandam controle cuidadoso,

36

enquanto aqueles com baixas movimentaes de valor no precisam ser controlados to rigorosamente. Assegurar que os itens de menor valor sejam comprados ou fabricados em menor frequncia, de maneira a evitar muito trabalho nas reas de compra, em termos de negociao e emisso de pedidos frequentes de pequenos valores. Na rea de produo, que no sejam produzidos lotes de itens de pouco valor com muita frequncia, pois os custos de mudana de produto na linha de produo, em virtude de perdas de material ou tempo perdido nas trocas, tornarem tais mudanas anti-econmicas. Identificar em ordem de importncia os itens estocados, pelo pressuposto de que se eles so de alto valor tambm o so em termos de importncia.

Hora de praticar A empresa Tico e Teco Produtos de Informtica gostaria que voc a ajudasse a elaborar a curva ABC baseado nos seguintes dados relativos a venda de produtos no ltimo ano. Preo Unitrio Custo- R$ 80,00 100,00 150,00 190,00 210,00 230,00 50,00 80,00 100,00 200,00 310,00 1.3 110,00 140,00 170,00 190,00 220,00 9,00 Consumo Valor total - Anual anual R$ Ordem unidade 100 120 110 100 120 140 120 130 130 120 100 130 120 130 120 120 130

Produto

HD 40 HD 60 HD 80 HD 120 HD 160 HD - 250 MEMRIA 128 MEMRIA 256 MEMRIA 512 MEMRIA 1 GB MEMRIA 2 GB PROCESSADOR Ghz PROCESSADOR 1.6 Ghz PROCESSADOR 2.3 Ghz PROCESSADOR 2.8 Ghz PROCESSADOR 3.2 Ghz DRIVE DE DISQUETE

37

GRAVADOR DE CD GRAVADOR DE DVD TECLADO BSICO TECLADO OFFICE TECLADO ERGOMTRICO MOUSE OPTICAL MOUSE P/NOTEBOOK MOUSE LASER MONITOR 15 MONITOR 15 LCD MONITOR 17 MONITOR 17 LCD GABINETE ATX GABINENTE MINI ATX GABINETE ESTABILIZADOR 300 VA ESTABILIZADOR 500 VA ESTABILIZADOR 1000 VA PLACA ME K8VM800M PLACA ME P5S800 PLACA ME A3IG PLACA ME A8 M E PLACA DE VDEO 256MB PLACA DE VDEO 128 MB PLACA DE VDEO 512 MB PLACA DE SOM 7.1 PLACA DE SOM 5.1 PLACA DE SOM PLACA DE SOUM SOUND CAIXA DE SOM 160W CAIXA DE SOM SBWOFER CAIXA DE SOM IMPRESSORA MULTIF. HP 4355

50,00 80,00 12,00 70,00 90,00 30,00 70,00 130,00 250,00 520,00 280,00 700,00 70,00 170,00 110,00 30,00 70,00 170,00 200,00 310,00 180,00 300,00 300,00 170,00 600,00 50,00 40,00 80,00 150,00 10,00 60,00 110,00 390,00

140 150 120 90 60 140 30 60 100 60 80 60 140 90 70 100 110 80 120 120 120 110 120 120 140 100 100 90 60 130 90 60 60

38

IMPRESSORA MULTIF. HP PSC1510 IMPRESSORA MULT.LEXMARK IMPRESSORA EPSON C67 IMPRESSORA HP DESKJET 3845 CMARA WEBCAM WEBCAM PLUS FONE DE OUVIDO ESTRIO

300,00 350,00 200,00 150,00 50,00 80,00 10,00

60 60 60 60 60 50 60

Pergunta-se: 1. Quantas peas foram vendidas e qual o valor total investido? 2. Quais os valores investidos nas classes A B C? 3. Qual a quantidade de peas nas classes A B C? 4. Preencher as lacunas: Classe A _____________ % do valor investido corresponde a ________% de itens Classe B _____________ % do valor investido corresponde a ________% de itens Classe C _____________ % do valor investido corresponde a ________% de itens 5. Trace o grfico Valor %
Valor

Itens

39

Vamos parar para dar uma descansada. Estamos quase l. Vamos caminhar mais um pouco nosso contedo. Precisamos fazer a previso de estoques para que a empresa possa ficar com o estoque enxuto. Esta a nova regra que iremos adotar no prximo tpico.

2.5 Previso para os Estoques Plano de Vendas

A previso de estoque consiste, basicamente, na projeo, para o futuro. Ela representa, dentro da gesto dos estoques, a parte mais difcil, porque o seu campo de aplicao sobre uma demanda que poder acontecer ou no. A escolha arbitrria de um planejamento do estoque levar a consequncia que j mostramos no decorrer do nosso estudo, ou seja, custos elevados de manuteno e obteno de estoques, bem como constantes rupturas ou excessos de estoques. Para se fazer um planejamento de estoque so necessrios apenas 4 passos. bastante simples! Basta o empresrio fazer:

Primeiro Passo Previses de consumo de produtos/mercadorias O Processo de planejamento de vendas envolve uma sequncia de passos que precisam ser seguidos para obter o melhor resultado quando o plano for implementado. Antes de descrever estes passos lembramos que o plano de vendas deve: Ter coerncia com a realidade do mercado e da empresa Ser ousado e desafiador Vivel Ter foco no mercado Em relao aos estoques o plano de vendas futuras tem como principais utilidades: Indicar quais os produtos sero ofertados aos compradores Fornecer informaes adequadas rea de suprimentos. O Plano de Vendas deve levar em considerao duas fontes bsicas de informaes:

40

IMPORTANTE

A utilidade dos dados histricos est diretamente ligada a sua exatido e confiabilidade. importante salientar que os dados histricos servem apenas para nos mostrar o resultado das decises tomadas no passado, no havendo garantia que as mesmas condies positivas ou negativas iro repetir-se no mercado. Devemos considerar que previses so feitas com base no presente e na percepo do que poder acontecer no futuro. As previses no so exatas, indicam apenas uma tendncia.

41

Se a preparao da previso fica por conta do setor de compras, o setor de vendas que , em ltima anlise, o maior interessado, entra na elaborao da previso como um simples informante, no assumindo a responsabilidade por ela. Assim, parece que o mais acertado fazer com que a previso de vendas seja um trabalho conjunto dos setores de compras e de vendas. Plano de Vendas
Foco no Cliente A quem vender (Para quais
clientes estamos elaborando o plano?)

Produtos (mix de produto a ser

ofertado aos clientes foco no pblico alvo).

O que vender?

Volumes (quantidade de
produtos a ser ofertado Analisar: potencial do mercado de foco e potencial de venda da empresa para aquele foco).

Quanto vender?

Preo e Financiamento
(posicionamento de preo baseado no foco do cliente)

A que preo vender? Datas da Negociao (observar

os perodos de sazonali -dades e picos. Identificar

Quando vender?
( catlogos, mala direta, televendas, atacado, varejo, etc.)

Formas de Atendimento

Quem vende? Forma de Entrega

A previso de vendas, normalmente, feita para um determinado perodo, de acordo com as necessidades de cada empresa. Uma empresa do ramo do vesturio ou calado, por exemplo, poder fazer sua previso de
42

vendas para seis meses, aproveitando-se a conjugao das estaes primavera/vero e outono/inverno. O passo seguinte ser fazer a previso de estoque para um determinado perodo. o que veremos no prximo tpico.

2.6 Mtodos para Previso de Estoque

Para iniciar o nosso estudo, devemos ter um ponto de partida, que a previso do consumo que determinara o total de investimentos necessrios na aquisio de produtos/matria prima. Como existem diversos mtodos de previso de consumo iremos descrever aqueles que so de fcil aplicao e compreenso e que trazem bons resultados para as empresas. As tcnicas de previso podem ser classificadas em trs grupos: Projeo: admitem que o futuro seja repetio do passado ou as vendas evoluiro no tempo. Tcnica de natureza essencialmente quantitativa; Explicao: procura relacionar vendas do passado com outras variveis cuja evoluo conhecida ou previsvel. Basicamente aplicaes de tcnicas de regresso e correlao; Predileo: funcionrios experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado estabelecem a evoluo das vendas futuras. Podemos representar as formas de evoluo de consumo pelas seguintes formas:

a) Mtodo de evoluo horizontal de consumo: de tendncia invarivel ou constante

Consumo Consumo efetivo Consumo mdio

Tempo

43

b) Modelo de evoluo de consumo sujeita a tendncia: o consumo mdio aumenta ou diminui com o correr do tempo.

Consumo

Consumo efetivo Consumo mdio

Tempo c) Modelo de evoluo sazonal de consumo: o consumo possui oscilaes regulares, que tanto pode ser positivas quanto negativas, ele sazonal quando o desvio no mnimo de 25% do consumo mdio e quando aparecer condicionado a determinadas causas. Consumo 25% 50 Consumo mdio Consumo efetivo

Tempo Voc deve estar perguntando: mas como poderemos fazer estas projees. Vamos a alguns mtodos que poder aplicar em sua empresa. 1 - Mtodo de ponto de reposio baseado na demanda do passado O mtodo de planejamento de estoques baseado na demanda passada vlido somente para aquelas mercadorias/produtos com demanda bastante estvel ou quando possvel retirar dos histricos de demanda, aquelas que foram causadas por promoes, ficando ento um modelo de demanda estvel. Logicamente que a estabilidade aqui mencionada no significa uma ausncia de variao e sim uma variao pequena da demanda em torno da mdia. 2 - Mtodo da Mdia Aritmtica Baseia-se em prever o consumo do prximo perodo tendo por base a mdia de consumo dos perodos anteriores.

44

Exemplo: Ms 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 24

Perodo Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev

Consumo 100 90 110 120 105 150 140 200 130 160 190 210 300 ?

100+90+110+120+105+150+140+200+130+160+190+210+300 unidades 13 meses

154

Portanto, a quantidade prevista para fevereiro seria de 154 unidades. Este mtodo tem a desvantagem tendo em vista que as mdias mveis so influenciadas por valores extremos e que os perodos antigos tem o mesmo peso dos atuais. Outra desvantagem de aplicao deste mtodo ocorre quando temos uma demanda bastante varivel. Este mtodo ideal para consumos estveis onde a probabilidade de ocorrer erros de projees bem menor.

45

Vamos praticar: Calcular o consumo de latas de ervilhas, durante 7 meses, conforme os dados a seguir: Perodo Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Consumo 90 88 95 100 105 115 100

3 Mtodo do Consumo do ltimo Perodo Baseia-se em prever o consumo do prximo perodo tendo por base o consumo ou demanda do perodo anterior. Normalmente acrescenta-se certa quantidade, quando o consumo relativamente crescente ou diminui-se quando o consumo for decrescente. Exemplo: Consumo do ltimo ano do produto A = 500 unidades Consumo para o prximo ano do produto A = 500 unidades Neste caso a demanda permanece constante 4 Mtodo da Mdia Mvel Ponderada Este mtodo uma variao do mtodo da mdia mvel com a diferena que os valores mais prximos recebem peso maior que os valores correspondentes aos perodos mais atuais. De uma maneira bem simplificada, sem entrar no detalhamento de frmulas podemos exemplificar como seria sua aplicao em uma empresa. Exemplo: Suponhamos que os dados abaixo se referem ao consumo nos meses de janeiro a junho e queiramos saber a quantidade de mercadoria a ser adquirida no ms de julho.

46

Perodo jan fev mar Abr Mai Jun Jul

Peso ou fator de importncia % 5% de 10% de 10% de 15% de 20% de 40% de 100%

Consumo 350 70 800 200 150 500

= = = = = =

Quantidade 17,5 7,0 80,0 30,0 30,0 200,0 364,5/365

A determinao dos pesos, ou fatores de importncia, deve ser tal ordem que a soma perfaa 100% como mostrado na tabela acima. Portanto, se quisssemos saber a previso de consumo para o ms de julho pelo mtodo da mdia ponderada chegaramos a 365 unidades. Fazendo um comparativo com a mdia mvel teramos a necessidade de compra ou de estoque de 345 unidades, ou seja, 20 unidades a menos do que a mdia ponderada.

2.7 Estoque Mnimo/Segurana

Antes de falarmos sobre o estoque mnimo ou de segurana, achamos oportuno mostrar a voc aluno sua importncia para as empresas, tendo em vista os custos decorrentes de sua aquisio e manuteno dentro de sua empresa. Voc a partir destas colocaes ir refletir muito sobre o que poder estar acontecendo dentro de sua empresa. Os custos de manuteno de estoques resultam da estocagem dos bens por um perodo de tempo e so aproximadamente proporcionais quantidade mdia dos bens mantidos. Esses custos podem ser agrupados em quatro classes: custos de espao, de capital, dos servios de estoque e do risco de estoque. Custos de espao: so os custos com infra-estrutura. ex: aluguel, concessionrias, etc. Custos de capital: referem-se ao custo do dinheiro investido no estoque. Pode representar mais do que 80% do custo total do estoque, contudo o mais intangvel dos elementos dos custos de manuteno. Custos de servios de estoque: o seguro e os impostos so uma parte dos custos de manuteno de estoques. Custo de risco de estoque: os custos associados com a deteriorao, o encolhimento (roubo), os danos ou a obsolescncia a includo o vencimento do prazo de validade fazem a categoria final dos custos de manuteno.

47

Custo de pessoal

Custos de falta de estoques Resultam quando a solicitao de um pedido ao almoxarifado no pode ser atendida, portanto tendo que recorrer a outras fontes de fornecimento acarretando maior custo de aquisio. Os custos de falta de estoques ocorrem quando um pedido colocado, mas no pode ser atendido pelo estoque ao qual o pedido foi alocado. Nessa situao, necessrio que se atenda a requisio utilizando outras fontes, o que, certamente, apresentar maior despesa. Exemplos: Diferenas de preos Perda de lucro Multas contratuais Perda de boa imagem Parada de produo.

custo do capital

investimento em estoques

seguros custos de servios impostos armazm da fbrica custos de manuteno de estoques armazns terceirizados custos do espao de armazenagem armazens prprios armazns de aluguel danos perdas e roubos custos de relocao obsolescncia

custos de risco

48

Voc j tinha parado para pensar sobre os custos da manuteno dos seus estoques dentro de sua empresa? Vale a pena refletir sobre a forma que estamos gerenciando nossos estoques? Ser que no estamos tendo perdas desnecessrias decorrentes do excesso de produtos estocados? Aps estas rpidas consideraes sobre os custos dos estoques, vamos voltar ao nosso assunto que o estoque mnimo/segurana. A determinao do estoque mnimo uma das informaes mais importantes para a administrao do estoque. usado devido dificuldade para determinao do consumo e pelas variaes do tempo de reposio.
Grfico DENTE DE SERRA

Estoque de Segurana

N vel de estoque

xa Ta de da an m de

Ponto de reposio Estoque de Segurana

O estoque mnimo ou tambm chamado estoque de segurana, determina a quantidade mnima que existe no estoque, destinada a cobrir eventuais atrasos no suprimento e objetivando a garantia do funcionamento eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas. Refere-se quantidade determinada previamente para que ocorra o acionamento da solicitao do pedido de compra. s vezes confundido com "Estoque de Segurana". Tambm denominado "Ponto de Ressuprimento".

) (d

tempo

49

Normalmente o momento do recebimento da mercadoria ou matria prima no estoque no ocorre instantaneamente ao da compra. Existe um tempo de demora entre estes dois instantes, denominado tempo de ressuprimento. Este fator de espera compreende o espao de tempo que transcorre a partir do momento da constatao da necessidade de comprar e a entrada efetiva do produto ou matria prima em estoque. Se ns temos a previso de vendas (primeiro passo para o planejamento dos estoques) e queremos estocar o mnimo possvel de mercadorias ou matrias primas, a pergunta quanto tempo demora uma mercadoria para retornar ao estoque? Se demorar pouco tempo, ento podemos ter um estoque pequeno, pois rapidamente conseguiremos repor as mercadorias. No caso inverso, temos que ter um estoque maior. Chegamos ao momento de falarmos sobre o tempo de reposio de mercadorias/matrias primas. No vamos estender neste assunto, mas importante ressaltar a importncia que o setor de compras de sua empresa neste papel de ressuprimento. Ter bons fornecedores (parceiros) que entregam seus pedidos sem atrasos, que tem uma frequncia maior de entregas facilita em muito a reduo dos estoques. Portanto fundamental que o setor de compras faa sistematicamente uma avaliao de seus fornecedores e busque novas fontes de fornecimentos. No d para desvincular a gesto dos estoques com o setor de compras e financeiro da empresa. Caso tenha interesse em melhorar o desempenho do setor de compras de sua empresa sugerimos que faa um treinamento nesta rea ou busque informaes para melhorar sua performance. Vamos falar um pouco sobre o tempo que leva um item do estoque para ser reposto. Quanto menor for este tempo menos estoque poderemos ter em nossos almoxarifados/depsitos. Este tempo de reposio do estoque damos o nome de COBERTURA. O ndice de cobertura dos estoques a indicao do perodo de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Este ndice , muitas vezes, calculado de maneira errnea, com uma frmula baseada em mdia de vendas passadas. No varejo, a existncia de demandas sazonais e de eventos de grande impacto nas vendas, distorce completamente as mdias de vendas passadas o que inviabiliza o uso destas para o clculo da cobertura. Para calcular a cobertura, observe o quadro abaixo: Exemplo: Mercadoria: Monitor LCD de 17

50

No exemplo, a mercadoria em questo demora 12 dias para ser reposta. Ela possui uma cobertura de 12 dias. Agora podemos falar um pouco mais sobre o estoque de segurana/mnimo, pois o tempo de ressuprimento fundamental para que as previses atinjam seus objetivos. A quantidade do estoque de segurana/mnimo pode ser determinada de vrias formas. O fundamental, no dimensionamento deste nvel, evitar imobilizaes financeiras excessivas que influam negativamente no grau de comprometimento do capital e nem contribuam para a elevao dos estoques. Adotaremos a frmula de desvio padro por apresentar maior preciso e porque envolve tambm o grau de atendimento de consumo. Ela bastante simples e funcional. Vejamos como utiliza-la. Suponhamos que o consumo de 6 meses de latas de ervilha seja conforme o apresentado na tabela a seguir: Ms Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho Consumo Total Quantidade Consumida 1.000 1.200 1.500 1.300 1.100 1.400 7.500

Se dividirmos 7.500 que foi o consumo total no perodo de seis meses chegaremos a um consumo mdio de 1.250 unidades. (utilizaremos neste caso a mdia do perodo). Vamos denominar esta mdia de 1.250 unidades de X (demanda mdia)

51

Frmula: S=

X2 N-1

Onde: n = perodo. No exemplo = 6 meses X2 = quadrado do desvio padro e S = Estoque Mnimo

Vamos montar a frmula:

175.000 6-1 175.000 5

35.000

= 187 unidades = desvio padro. Chegamos, assim, ao valor que mede a variao ou a disperso prevista, que poder ocorrer, para mais ou para menos, em relao ao valor mdio do consumo devido s flutuaes da demanda. Portanto: O consumo poder oscilar entre 1.250 (mdia de consumo) + 187 unidades = 1.437. Para que o estoque esteja protegido 90% da falta de estoque, deveremos ter 1.437 unidades de estoque mnimo.

52

Percebe-se que este critrio nos d uma margem menor de erro quando formos prever as quantidades mnimas ou o estoque de segurana. Se trabalharmos com a mdia de consumo que no exemplo dado foi de 1.250 poder ocorrer variaes para mais ou para menos. Se trabalharmos com o desvio padro que no exemplo foi de 1.437 unidades nos d um pouco mais de tranquilidade na gesto dos estoques. Lembrando, que o risco de falta estar sempre presente em qualquer estoque, por mais preciso ou elaborado que seja o mtodo empregado, pois todos nada mais conseguem do que uma simulao aproximada da realidade. O que faz realmente diferena voc ter o tempo certo para ressuprimento (P.R) para que no falte a mercadoria/produto/matria prima em sua empresa.

Grfico DENTE DE SERRA

Ponto de Reposio e Estoque de Segurana

200 Estoque

100 P.R. E.S. Tempo (semanas)

Lead time

Exerccio: Uma pea consumida a uma razo de 40 unidades por ms, e seu tempo de reposio de trs meses. Qual ser o PP (Ponto de Pedido) uma vez que o estoque mnimo deve ser de um ms de consumo? PP = {40 x 3 } + 40 = 160 unidades Portanto quando o estoque virtual chegar a 160 unidades, dever ser emitido um pedido de compra da pea para que, ao fim de 3 meses, chegue ao almoxarifado a quantidade comprada, assim que atingir o estoque mnimo. Voc acertou se fez as contas: PP = {40 x 3 } + 40 = 160 unidades

53

Portanto quando o estoque virtual chegar a 160 unidades, dever ser emitido um pedido de compra da pea para que, ao fim de 3 meses, chegue ao almoxarifado a quantidade comprada, assim que atingir o estoque mnimo.

2.8 Estoque mximo

a quantidade mxima permitida em estoque. Teoricamente toda quantidade de ressuprimento somada ao estoque existente, deve atingir o estoque mximo previsto para aquele item. Pode ser assim calculado:

Estoque Mximo = Estoque Mnimo + Quantidade de Ressuprimento (em unidades) ou Estoque Mnimo + LEC (Lote Econmico de Compra)

Quantidade Estocada Estoque Mximo Ponto de Ressuprimento Estoque de Segurana Tempo

Pelo que mostramos sobre o clculo do estoque mximo, existe um assunto que no falamos? Voc est atento? Qual ? Parabns, se voc falou Lote Econmico de Compra LEC.

2.9 Lote Econmico de Compra LEC

Lote econmico o estabelecimento de valor de uma compra de mercadorias, que seja mais vantajoso para a empresa compradora, levando em considerao: volume, prazo, custo, despesas de transporte, despesas de armazenagem, despesas de manuteno de estoque etc. Aps a anlise dos custos de armazenagem e pedido podemos definir a quantidade mais econmica de compra para um determinado material/produto/matria prima. Matematicamente, descrevemos: LEC =
2Q ca IC 54

Onde, Q = consumo anual Ca = custo de aquisio I = taxa de armazenagem C = preo unitrio do material Exemplo 1 : Uma empresa que fabrica mveis tem um consumo anual de 120 placas de madeirit 2 x 3m, sua taxa anual de armazenagem de 20%, sendo o preo unitrio de R$10,00 e o custo de aquisio de R$4,00. Pede-se o LEC. Q = 120 I = 20% C = R$10,00 Ca = R$4,00
LEC = 2 x 120 x 4 0,2 x 10 LEC = 21,90 peas

Com os modernos procedimentos de compra atravs da internet, negociaes de longo prazo, programao e comunicao da reposio feita automaticamente por computador, transmisso eletrnica das notas fiscais dos fornecedores, etc., o conceito de lote econmico perde relevncia face aos custos fixos de uma compra serem a cada dia menores. Quanto classificao ABC, este um conceito ultrapassado em termos de gesto de estoques, pois no se pode definir um nvel de estoque com base em valores financeiros. O quanto comprar e o estoque de segurana devem ser definidos pela variao de demanda do item e pela dificuldade em se repor o mesmo, sempre pela lgica do maior giro possvel. Fatores importantes na determinao do lote econmico de compra: Espao fsico para armazenamento Capital necessrio para sua aquisio e manuteno Variao nas quantidades consumidas ou vendidas Disponibilidade do produto Risco de falta que prejudique a produo, com perdas em vendas ou de clientes. Variao no preo do produto ou matria prima

55

Antes de prosseguirmos vamos fazer uma rpida recapitulao. Para realizao de um bom planejamento da produo/estoque essencial que as empresas trabalhem com uma boa base nas suas previses de venda. Previses ruins vo levar a empresa a tomar decises ruins, o que compromete a sua competitividade. No entanto, muito embora a previso de demanda possa ser uma ferramenta importante no processo de planejamento para os gerentes, difcil de conseguir uma previso 100% correta. Ao contrrio, na maioria dos casos so atingidos resultados muito distantes destes. Quanto maior o horizonte de previso, maiores so os erros de preciso. Este o primeiro passo que descrevemos no nosso estudo para o planejamento do estoque de sua empresa. O segundo passo foi determinar o estoque mnimo/segurana e o tempo de cobertura para que no haja pontos de rupturas nos estoques. O terceiro passo que iremos descrever verificar atravs do seu controle do estoque as quantidades existentes no almoxarifado/depsito ou loja.

2.10 Finalizao do Planejamento do Estoque

Aps o planejamento das vendas, o estabelecimento do estoque mnimo/segurana o passo seguinte ser o de verificar a quantidade de mercadoria existentes no seu almoxarifado e na loja para ento levantar as quantidades de peas/materiais a serem adquiridas pelo setor de compra da empresa. A seguir mostramos o resultado do inventrio da loja e do almoxarifado da empresa Tem de Tudo Material de Construo para que possamos projetar as compras para o prximo trimestre.

56

PRODUTO

Produto A Produto B Produto C Produto E Produto F Produto G Produto H Produto I Produto J Produto K Produto L Produto M Produto N Produto O Produto P Produto Q Produto R Produto S Produto T Quarto Passo Apurao do estoque a receber

QUANTIDA Previso Quantida DE EM para o des a ESTOQUE Trimestre serem adquirida s 30 29 0 25 29 4 30 29 0 30 29 0 35 29 0 25 29 4 20 29 9 30 29 0 30 29 0 30 29 0 20 29 9 40 29 0 40 29 0 30 29 0 25 29 4 20 29 9 30 29 0 25 29 4 30 29 0

Estoque a receber aquele que j foi encomendado, mas ainda no chegou. o estoque proveniente de compras que efetuamos junto ao fornecedor (negcio fechado), para os meses futuros. Teremos que considerar estes estoques no clculo das necessidades de compra de mercadorias, a no ser que, por motivos justos, cancelemos as compras. Basta o empresrio ou gerente, no fim de cada ms ou nos perodos de compras faa um levantamento dos pedidos de compras j efetuados naquele perodo. No caso especfico da empresa Tem de Tudo Material de Construo no havia pedido pendente no momento da apurao dos estoques existentes. Portanto as quantidades listadas a seguir devero ser providenciadas para atender as demandas futuras da loja. Para auxiliar aqueles empresrios ou gerentes que necessitam efetuar o levantamento das mercadorias em trnsito ou mesmo em processo de fabricao, mostraremos a seguir um quadro para facilitar este levantamento.

57

Quinto Passo Clculo da cota de compra mensal. Portanto, estamos chegando ao fim. J fizemos as duas previses (de venda e de estoque) e as duas apuraes (do estoque existente na loja e no almoxarifado e do estoque a receber). Faltam apenas alguns clculos.
COTA DE COMPRA Estoque Previsto Estoque Comprado

Estoque Comprado

Estoque existente na

empresa + estoque a receber

Cota de Compra PRODUTO

Produto B Produto G Produto H Produto L Produto P Produto Q Produto S

QUANTIDA Previso Quantida DE EM para o des a ESTOQUE Trimestre serem adquirida s 25 29 4 25 29 4 20 29 9 20 29 9 25 29 4 20 29 9 25 29 4

58

Aps a elaborao da lista de compra com as respectivas quantidades podemos planejar de forma criteriosa as compras previstas para o trimestre. Lembrando que estas aquisies no precisam ser feitas de uma nica vez, podendo ser feitas de acordo com a disponibilidade de recursos, disponibilidade de espao, necessidades da empresa, etc. Viu como foi fcil fazer a previso de estoque e compras. Agora falta voc utilizar os conceitos e exemplos dados neste livro e colocar em prtica. Vamos partir para nosso ltimo tpico que a avaliao dos estoques. saber o valor do nosso estoque.

2.11 Avaliao dos estoques

Depois de todos estes conceitos e exemplos dados no decorrer do nosso estudo, chegamos ao se final mostrando a voc que no basta apenas manter um controle e planejamento dos estoques em termos de quantidade. O estoque de qualquer empresa deve ser avaliado, tambm, em termos de preo. Mtodos de Avaliao dos Estoques Os mtodos mais comuns so:

Custo mdio; Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS); ltimo a entrar, primeiro a sair (UEPS).

Custo Mdio Este mtodo, tambm chamado de mtodo da mdia ponderada ou mdia mvel, baseia-se na aplicao dos custos mdios em lugar dos custos efetivos. O mtodo de avaliao do estoque ao custo mdio aceito pelo Fisco e usado amplamente. Para ilustrar numericamente, suponha-se que uma empresa, no incio do ms de outubro, possua um estoque (inicial) de 20 unidades de certa mercadoria avaliada a R$ 20 cada uma, ou seja, um total de R$ 400 de Estoque Inicial. A movimentao dessa empresa no perodo foi: Data 5 de outubro 11 de outubro 17 de outubro 23 de outubro 29 de outubro Operao Compra de 30 unidades a 30,00 cada Venda de 10 unidades Venda de 20 unidades Compra de 30 unidades a 35,00 Venda de 10 unidades

Suponha as seguintes informaes: As 10 unidades vendidas dia 11/outubro saram do lote comprado dia 5/outubro
59

As 20 unidades vendidas dia 17/outubro saram do estoque inicial; As 20 unidades vendidas dia 29/outubro saram do lote comprado dia 23/outubro

Agora vejamos como registrar a movimentao fsico-financeira: Datas ENTRADAS SADAS SALDOS Quant. Valores R$ Unit. Total EI 10 20 35,00 1050,00 10 05/Out 30 11/Out 17/Out 23/Out 30 29/Out 30,00 900,00 Quant. Valores R$ Unit. Total 20 50 26,00 260,00 40 26,00 520,00 20 0,00 50 31,40 314,00 40 Quant. Valores R$ Unit. Total 20,00 400,00 26,00 1300,00 26,00 1040,00 26,00 520,00 31,40 1570,00 31,40 1256,00

Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS) Com base nesse critrio, d-se sada no custo da seguinte maneira: o primeiro que entra o primeiro que sai (PEPS). medida que ocorrem as vendas, vamos dando baixas no estoque a partir das primeiras compras, o que equivaleria ao raciocnio de que vendemos/compramos primeiro as primeiras unidades compradas/produzidas, ou seja, a primeira unidade a entrar no estoque a primeira a ser utilizada no processo de produo o ou a ser vendida. Dentro desse procedimento, o estoque representado pelos mais recentes preos pagos apresentando, dessa forma, uma relao bastante significativa com o custo de reposio. Obviamente, com a adoo desse mtodo, o efeito da flutuao dos preos sobre os resultados significativo, as sadas so confrontadas com os custos mais antigos, sendo esta uma das principais razes pelas quais alguns contadores mostram-se contrrios a esse mtodo. As vantagens do mtodo so:

Os itens usados so retirados do estoque e a baixa dada nos controles de maneira lgica e sistemtica; O resultado obtido espelha o custo real dos itens especficos usados nas sadas; O movimento estabelecido para os materiais, de forma contnua e ordenada, representa uma condio necessria para o perfeito controle dos materiais, especialmente quando estes esto sujeitos a deteriorao, decomposio, mudana de qualidade, etc. Primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS).

Agora vejamos como registrar a movimentao fsico-financeira:

60

Datas ENTRADAS Quant. Valores R$ Unit. Total EI 5/out. 30 -

SADAS Quant. Valores R$ Unit. Total -

SALDOS Quant. Valore s R$ Unit. 20 20 30 50 20,00 20,00 30,00 20,00 30,00 30,00 Total 400,00 400,00 900,00 1.300,00 200,00 900,00 1.100,00 600,00

30,00 900,00

11/out -

10

20,00 200,00 10 30 40

17/out -

10 10 20

20,00 200,00 20 30,00 300,00 600,00 20 30 50

23/out 30

35,00 1.050,00 -

30,00 35,00 30,00 35,00

600,00 1.050,00 1.650,00 300,00 1.050,00 1.350,00

29/out -

10

30,00 300,00 10 30 40

ltimo a entrar, primeiro a sair (UEPS) O UEPS (ltimo a entrar, primeiro a sair) um mtodo de avaliar estoque muito discutido. O custo do estoque determinado como se as unidades mais recentes adicionadas ao estoque (ltimas a entrar) fossem as primeiras unidades vendidas (sadas) (primeiro a sair). Supe-se, portanto, que o estoque final consiste nas unidades mais antigas e avaliado ao custo destas unidades. Segue-se que, de acordo com o mtodo UEPS, o custo dos itens vendidos/sados tende a refletir o custo dos itens mais recentemente comprados (comprados ou produzidos, e assim, os preos mais recentes). Tambm permite reduzir os lucros lquidos relatados por uma importncia que, se colocada disposio dos acionistas, poderia prejudicar as operaes futuras da empresa. Aplicando-se o mtodo UEPS aos dados do exemplo anterior, os seguintes resultados so obtidos:

61

Datas ENTRADAS Quant Valores R$ . Unit. Total EI -

SADAS

SALDO S Valore s R$ Unit. 20 20 30 50 20,00 20,00 30,00 20,00 30,00 20,00 20,00 35,00 20,00 35,00 Total 400,00 400,00 900,00 1.300,00 400,00 600,00 1.000,00 400,00 400,00 1.050,00 1.450,00 400,00 700,00 1.100,00

Quant Valores R$ Quant. . Unit. Total -

5/out. 30

30,0 900,00 0

11/out .

10

30,0 300,00 20 0 20 40

17/out. 23/out 30 .

20 35,0 1.050,0 0 0

30,0 600,00 20 0 20 30 50

29/out .

10

30,0 300,00 20 0 20 40

O Mtodo UEPS no aceito pela legislao fiscal como o mtodo de valorizao dos estoques, j que tende apurao de um lucro inferior quele apurado, adotando-se os critrios de preo mdio e PEPS. Comparando o mtodo PEPS com o UEPS, verificamos que este diminui a margem de lucro bruto da empresa, enquanto o PEPS acarreta um aumento. A razo que, pelo sistema PEPS, os materiais so sucessivamente baixados pelos custos mais antigos, ficando o saldo final, do exerccio, valorizado pelos preos mais recentes. O mtodo UEPS deixa o estoque final valorizado pelos custos mais antigos e, consequentemente, mais baixos, em virtude de os lanamentos de sada serem registrados com base nos preos mais recentes. Logo, o valor de custo das mercadorias vendidas, no sistema PEPS, ser menor que o produzido pelo mtodo UEPS, alm de lucros maiores. Vamos exemplificar:

62

Por ai, podemos notar que o mtodo do custo mdio o mais adequado, porque no afasta, em muito, o custo final do inventrio dos preos correntes, jogando a mdia com valores do passado e do presente, alm de aproxim-los dos resultados obtidos na avaliao pelo mtodo PEPS. De acordo com o art. 292 do RIR/1999, a pessoa jurdica dever promover o levantamento e avaliao dos seus estoques ao final de cada perodo-base de apurao do imposto. O valor dos bens existentes no encerramento do perodo-base poder ser o custo mdio ou dos bens adquiridos ou produzidos mais recentemente (PEPS). Admite-se a avaliao com base no preo de venda subtrada a margem de lucro (RIR/1999, art. 295).

Boa sorte e Sucesso!

63