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CIO - Sete boas prticas para melhorar a comunicao por e-mail

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GESTO

Sete boas prticas para melhorar a comunicao por e-mail


(http://cio.uol.com.br/gestao/2013/07/17/sete-boas-praticas-para-melhorar-a-comunicacao-por-e-mail) James E. Gaskin, Network World/EUA
Publicada em 17 de julho de 2013 s 08h10

Enviar uma nica mensagem para cada assunto abordado, reler os textos antes de envi-los e tratar os destinatrios com o devido decoro so algumas das indicaes que devem ser seguidas no dia a dia dos executivos
No ambiente corporativo, as pessoas so julgadas pelo estilo de escrita, erros de digitao, falhas gramaticais e pela linguagem utilizada em e-mails. No entanto, na maior parte do tempo, as pessoas esquecem essa avaliao e descuidam da qualidade dos textos enviados por meio de mensagens eletrnicas. De acordo com estudo da consultoria norte-americana especializada no mercado de TI Radicati Group, aproximadamente 247 bilhes de mensagens eletrnicas so transacionadas diariamente em todo o mundo. O nmero reflete um volume absurdo de informaes enviadas e recebidas e aponta a necessidade de eliminar, ao mximo, os e-mails desnecessrios. Para tanto e tambm para melhorar a efetividade das mensagens indispensveis, seguem algumas dicas: 1. Utilize as mensagens eletrnicas para as coisas certas: mesmo que os e-mails paream ser o meio mais gil e eficaz para a troca de informaes, em algumas situaes eles simplesmente no funcionam. Um exemplo disso a utilizao do correio eletrnico para agendar compromissos que envolvam muitas pessoas. De forma geral, a troca de mensagens confunde os envolvidos. O mais eficiente utilizar um calendrio compartilhado de atividades. 2. Defina o assunto da mensagem de forma objetiva: utilize o campo reservado ao assunto do e-mail para torn-lo atraente. Identifique a palavra-chave da mensagem e certifique-se de que ela est bem no incio do assunto. Se no conseguir identificar o principal termo de seu texto melhor reavali-lo quando nem o autor tem claro o objetivo da mensagem, provvel que o leitor tambm no consiga visualiz-lo. 3. Se for enviar mensagem a vrios destinatrios, apresente-os uns aos outros: no caso de e-mails coletivos, identifique na primeira linha quem so as pessoas com quem voc pretende se comunicar. Escreva, por exemplo, para todo o time de vendas, pois assim os destinatrios reconhecero que a mensagem no spam. Alm disso, trate todo e-mail profissional com o devido decoro considere que, assim como uma carta, a mensagem pode ser lida por mais de uma pessoa dentro de cada empresa, por isso, importante no demonstrar intimidade com o receptor (mesmo que seja um conhecido). 4. Coloque a informao mais importante no topo do texto: e no tente contar histrias aos destinatrios. Os leitores de seus e-mails so to ocupados quanto voc. 5. Envie um e-mail para cada assunto a ser discutido: no confunda o leitor com um nico e-mail tratando de vrios assuntos. As pessoas normalmente leem as primeiras linhas das mensagens e ignoram o restante o texto. Se realmente precisar tratar de diversos temas opte por realizar um telefonema. 6. Releia os textos antes de envi-los: preciso identificar se h erros de digitao, concordncia ou mesmo se a mensagem est clara e objetiva. No tente ser agradvel demais e evite expresses que podem denotar alguma intimidade com o destinatrio. 7. Escreva textos curtos: e-mails devem ter, no mximo, dois pargrafos.
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