Politique de lUICN de lutte contre la fraude

Aot 2008 Version 1.1

Bureau du Directeur gnral

Union international pour la conservation de la nature 28, rue Mauverney 1196 Gland, Suisse Tl. : +41 22 999 0296 Fax : +41 22 999 0029 www.iucn.org

Contrle des versions de la politique et historique du document : Politique de lUICN de lutte contre la fraude Titre Version Langue dorigine Publi en anglais sous le titre Publi en espagnol sous le titre Unit responsable labor par Sujet (Taxonomie) Date dapprobation Approuv par Applicable Objet Politique de lUICN de lutte contre la fraude 1.1, publie en aot 2008 Anglais IUCN Anti-Fraud Policy Poltica para la Prevencin de Fraudes de la UICN Bureau du directeur gnral Unit de surveillance de lUICN Fraude, mesures de contrle internes, gestion du risque Aot 2008 Directeur gnral et quipe de direction mondiale Tous les membres du personnel de lUICN dans le monde entier La politique de lUICN de lutte contre la fraude vise sauvegarder la rputation et la viabilit financire de lUICN au moyen dune meilleure gestion des risques de fraude. Elle prescrit explicitement des mesures prendre en cas de fraude dclare ou souponne ainsi que des mesures qui seront prises pour viter ou minimiser les risques de fraude. Mesures de contrles internes du cadre stratgique de lUICN COSO Standards Code dthique et de conduite professionnelle de lUICN pour le Secrtariat Envoye tous les membres du personnel dans le monde entier, disponible sur lIntranet (Knowledge Network), communique titre dinformation tous les organismes partenaires et fournisseurs ayant des contrats avec lUICN et disponible sur demande pour toute personne intresse.

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Table des matires

Table des matires .........................................................................................3 Glossaire......................................................................................................4 1. 2. 3. 4. Introduction ...........................................................................................5 Quest-ce que la fraude? ...........................................................................5 Comment se produit la fraude ....................................................................6 Prvention de la fraude ............................................................................6 4.1. Culture dhonntet et thique ..............................................................7 4.2. Gestion du risque et mesures de contrle internes........................................7 4.3. Sensibilisation accrue et formation ..........................................................8 4.4. Processus de surveillance ......................................................................8 Intervention en cas de fraude.....................................................................9 5.1. Structure de dlgation ........................................................................9 5.2. Signalement dallgations de fraude.........................................................9 5.3. Choix des mesures appropries par lauditeur interne et le directeur gnral ..... 11 5.4. Intervention initiale en cas dallgations de fraude..................................... 11 5.5. Mthode denqute ........................................................................... 12 5.6. Gestion des relations extrieures .......................................................... 13 5.7. Rcupration des actifs ...................................................................... 13 5.8. Sanctions disciplinaires....................................................................... 13 5.9. Mesures de suivi ............................................................................... 14 Intervention en cas de fraude et mesures de contrle : Rles et responsabilits ... 14 6.1. Comit des finances et des audits du Conseil de lUICN ................................ 14 6.2. Directeur gnral ............................................................................. 14 6.3. Tous les cadres hirarchiques ............................................................... 15 6.4. Auditeur interne............................................................................... 15 6.5. Conseiller juridique ........................................................................... 15 6.6. Chef des ressources humaines mondiales ................................................. 16 6.7. Tous les membres du personnel ............................................................ 16 Politiques connexes pour un meilleur encadrement ....................................... 16 Coordonnes des personnes-ressources ...................................................... 16 8.1. Auditeur interne de lUICN .................................................................. 17 8.2. Directeur gnral de lUICN ................................................................. 17 8.3. Trsorier de lUICN ........................................................................... 17 8.4. Numro dappel confidentiel sur la fraude ............................................... 17

5.

6.

7. 8.

Annexe A : Lignes directrices pour les enqutes .................................................. 18 Bibliographie .............................................................................................. 19

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Glossaire1
Allgation Dclaration ou accusation par une personne selon laquelle un acte frauduleux a t ou aurait t commis. Il nest pas ncessaire, dans ce cas, de fournir une preuve de linfraction ou de nommer les suspects, mais il existe habituellement un fondement dclar laccusation. Situation dans laquelle limpartialit dun employ dans lexercice de ses fonctions pourrait tre mise en doute en raison de linfluence de considrations personnelles, dordre financier ou autre, cette influence ventuelle, perue ou relle tant dplace et inadmissible. Processus mis en vigueur par un organe directeur, une administration et dautres employs et conu pour fournir une assurance raisonnable que les risques sont grs de manire assurer latteinte des objectifs de lorganisation. Recherche ou rassemblement de preuves liant ou tendant lier une personne ou un organisme un comportement qui enfreint la loi ou les politiques, les procdures et les lignes directrices de lUICN. Processus servant analyser les risques, notamment les risques de fraude, qui peuvent nuire aux objectifs de lorganisation ou empcher de les atteindre, et qui permet de dterminer si ces risques doivent tre vits, attnus, transfrs ou accepts. Recours la supercherie par une personne dans lintention dobtenir un avantage pour elle-mme ou pour une tierce partie en se soustrayant une obligation ou en causant des torts une autre partie. La fraude englobe, entre autres, des infractions comme la supercherie, la subornation, la contrefaon, lextorsion, la corruption, le vol, le complot, le dtournement de fonds, le dtournement de biens, les dclarations mensongres, la dissimulation de faits pertinents et la collusion. Fraude commise contre lUICN par une partie externe, comme les employs dun partenaire ou dun fournisseur. Fraude commise directement contre lUICN par un membre du personnel du Secrtariat de lUICN. Congdiement immdiat dun employ par lUICN, ds quil en est avis et sans indemnit de dpart qui pourrait tre octroye selon les conditions de service locales, en se fondant sur le fait que lemploy aurait enfreint certaines dispositions de son contrat de travail (y compris les conditions de service locales). Aux fins de cette politique, toute personne lie lUICN par un contrat de travail, y compris les membres du personnel du Secrtariat et le personnel dun projet de lUICN, de TRAFFIC, de Ramsar et de CITES; les administrateurs auxiliaires, les stagiaires et les bnvoles oeuvrant pour le Secrtariat et les personnes dtaches auprs du Secrtariat par dautres organismes, toutes les personnes prcites, o quelles se trouvent. Organisation ou socit qui finance ou qui dispense des services lUICN. Toute personne morale ou individu autre que les membres du personnel du Secrtariat de lUICN. Stratgies conues pour diminuer ou liminer activement la fraude interne ou externe.

Conflit dintrts

Contrle interne

Enqute

valuation du risque

Fraude

Fraude externe Fraude interne Licenciement immdiat

Membre du personnel

Partenaire Partie externe Prvention de la fraude

Les dfinitions fournies ici doivent tre interprtes dans le contexte de la prsente politique.
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1. Introduction
Au cours des deux dernires priodes intersessionnelles, lUICN a pris de plus en plus conscience des niveaux et des types de risques que doit grer lUICN si lorganisme veut prserver et amliorer sa rputation, sa viabilit financire et sa place parmi les leaders mondiaux dans les domaines de lenvironnement et du dveloppement durable. Des revues externes, des commentaires exprims par les donateurs, des recommandations du Conseil et des rapports de vrification externes et internes ont mis en vidence, parfois de manire rpte, les dfis, les risques et les possibilits rencontrs par lUICN pour grer et gouverner efficacement son vaste systme dcentralis de bureaux internationaux, rgionaux et nationaux et de bureaux de projets, de rseaux de commissions et ses membres travers le monde. Conscient quil est normal pour toute organisation de devoir se pencher sur les risques de fraude dans le cadre de la gestion de ses affaires, le Directeur gnral de lUICN a donn suite aux recommandations du Comit des finances et de laudit du Conseil de lUICN ainsi que de lauditeur externe concernant le renforcement des pratiques, les contrles internes et les normes en matire de gestion des risques lUICN. Les mesures adoptes comprennent la mise en uvre dun registre des risques, une politique de lutte contre la fraude (la prsente politique) et un Code de conduite et dthique professionnelle. Grce ces mesures, lUICN entend tre une organisation responsable, transparente et thique dans sa gestion et son administration, une organisation qui conserve la confiance de ses membres, de son personnel et de ses donateurs. Cette Politique de lutte contre la fraude vise sauvegarder la rputation et la viabilit financire de lUICN par le biais dune meilleure gestion des risques de fraude. Elle prsente des mesures claires adopter pour ragir des fraudes signales ou souponnes, de mme que les mesures qui seront prises pour prvenir ou minimiser les risques de fraude. Elle a t labore en se fondant sur les pratiques exemplaires en matire de stratgie de contrle des risques de fraude et sur les plans dintervention en cas de fraude au sein des organismes publics et sans but lucratif, ainsi que sur les exigences et besoins particuliers de lUICN en tant quorganisation mondiale fortement dcentralise (voir la bibliographie). Cette politique sapplique tous les membres du personnel2 du secrtariat de lUICN. Elle fait partie intgrante de la structure de la politique de contrle interne et devrait tre lue et applique paralllement au Code de conduite et dthique professionnelle ainsi quaux Normes et procdures comptables de lUICN. Enfin, les dfinitions qui figurent au glossaire doivent tre interprtes dans le contexte de cette politique.

Quels que soient les termes utiliss dans la prsente politique pour dsigner les personnes, y compris les membres du personnel, il va de soi quil peut sagir indiffremment de femmes ou d hommes.

2. Quest-ce que la fraude?

Aux fins de cette politique, la fraude se dfinit comme le recours la supercherie par une personne, dans lintention dobtenir un avantage pour elle-mme ou pour une tierce partie en se soustrayant une obligation ou en causant des torts une autre partie. Le terme fraude semploie pour dcrire, entre autres, des infractions comme la supercherie, la subornation, la contrefaon, lextorsion, la corruption, le vol, le complot, la malversation, le dtournement de fonds ou de biens, les dclarations mensongres, la dissimulation de faits pertinents et la collusion.

Tels que dfinis dans le glossaire.

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Cette politique est conue pour sappliquer la fraude interne et la fraude externe, telle que dfinies dans le glossaire.

Figure 1 : Exemples de comportements frauduleux

Lobtention dun bien, dun avantage financier ou de tout autre avantage par la supercherie ou labus dun pouvoir accord en vertu dun poste officiel ou dune fonction officielle. La facturation lUICN pour des biens et services qui nont pas t dispenss. Llaboration ou lapplication de politiques ou de pratiques au niveau local, dont on sait quelles ne correspondent pas aux objectifs et pratiques gnraux de lUICN. Le fait de chercher obtenir des renseignements confidentiels propos dun collgue ou dautres personnes, dans le but de les utiliser des fins non autorises. La communication, sciemment, de renseignements faux, trompeurs ou incomplets lUICN, ses donateurs, ses partenaires ou autres relations daffaires, ou lchec dlibr fournir des renseignements lorsquil y a obligation de ce faire. Lusage non autoris dordinateurs, de vhicules, de tlphones ou de tout autre bien ou service de lUICN hors du cadre des devoirs professionnels ou sans autorisation prcise. Le piratage ou la perturbation dun systme informatique de lUICN.

3. Comment se produit la fraude

La fraude est parfois due labsence de politiques et de procdures de contrle interne. Dautres fois, elle rsulte dun chec suivre les procdures de contrle adquates, dun manque de soin dans la conduite des vrifications, dune mauvaise division des tches entre les membres du personnel ou du contournement des contrles internes par la direction. Quatre lments fondamentaux sont habituellement prsents dans les cas de fraude : une (des) personne(s) pour raliser la fraude lintrieur ou lextrieur de lorganisation; des biens acqurir, utiliser ou cder de manire frauduleuse; lintention de frauder; la possibilit de le faire.

Les cadres doivent sassurer que les possibilits de frauder sont rduites au minimum. Une forte probabilit dtre pris en faute dissuadera ceux qui pourraient autrement frauder. On peut rduire les possibilits de frauder en sassurant quun systme efficace de contrle interne, proportionnel au risque, a t conu et mis en uvre, et quil fonctionne comme prvu.

4. Prvention de la fraude
Tous les membres du personnel de lUICN ont la fois la responsabilit et lobligation de contribuer la gestion des risques de fraude. En commenant par les chelons suprieurs, le Conseil de lUICN, le Directeur gnral, lquipe de Direction mondiale et le Conseil de Direction mondial donnent le ton et font euxmmes la promotion de la gestion des risques, des contrles internes et de la culture antifraude dans lensemble de lUnion. Le personnel oprationnel conoit, met en vigueur et organise les mesures de contrle, embauche les bonnes personnes et sassure que linfrastructure et les services relatifs aux
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technologies de linformation fassent la promotion de la scurit des ordinateurs et des donnes. Les membres du personnel se comportent eux-mmes avec intgrit et montrent quils sont conscients de limportance des pratiques thiques dans le cadre de leur travail quotidien.

Des structures de gouvernance au leadership, lintendance, au comportement thique, la transparence, la responsabilit et au rendement dmontrs sont essentielles pour la bonne gestion de lorganisme. Au sein de lUICN, ceci fait rfrence au rle global du Conseil de lUICN et au rle particulier du Comit des finances et de laudit du Conseil qui consiste superviser les contrles internes et les pratiques de gestion du risque lUICN. LUICN escompte de toutes les personnes et organismes qui lui sont associs quils soient honntes et quitables lorsquils font affaire avec lUnion, ses membres et ses partenaires. LUICN ne tolrera pas la fraude et la corruption quelque niveau que ce soit. Toute fraude dont elle aura connaissance fera lobjet dune enqute approfondie et des sanctions disciplinaires ou pnales seront imposes lorsque ncessaire et possible et les pertes seront recouvres par tous les moyens lgaux. LUICN sengage galement sassurer que les possibilits de fraude soient rduites au plus faible niveau de risque possible, que des mesures de contrle soient maintenues afin dempcher la fraude et que les systmes et les procdures soient passs en revue et amliors aprs que des affaires de fraude aient t dcouvertes. La stratgie de lUICN afin de prvenir efficacement la fraude comporte quatre volets principaux :

4.1. Culture dhonntet et thique

La mthode la plus convaincante et la plus efficace pour empcher la fraude consiste favoriser un environnement la fois thique et transparent sous lgide dune haute direction qui encourage les membres du personnel de tous les niveaux participer activement la prservation de la rputation et des ressources de lUnion. Ceci implique : la formulation claire des valeurs morales dans le Code de conduite et dthique professionnelle de l'UICN auquel tout le personnel doit se conformer, quil doit promouvoir auprs des tierces parties, et que lorganisation applique en permanence; llaboration, la diffusion et la mise en vigueur dune politique anti-fraude claire, y compris des sanctions en cas dinfraction; lclaircissement des affaires de conflits dintrt et leur rglement; des efforts pour sensibiliser le personnel la fraude et le former en matire de stratgies de lutte contre la fraude et la corruption; la mise en place et lapplication de politiques qui mettent laccent sur lhonntet et lintgrit des candidats un emploi et lexigence de vrifications suffisantes des antcdents, en fonction du niveau et de limportance du poste; le maintien du bon moral du personnel, avec des heures de travail raisonnables et des normes de base communes en ce qui a trait aux conditions de travail locales.

4.2. Gestion du risque et mesures de contrle internes

La gestion du risque est essentielle pour toute mesure de contrle efficace de la fraude, en particulier par le biais de llaboration de critres de risques et la mise en place de mesures de contrle efficaces. LUICN entreprendra une valuation approfondie de sa vulnrabilit globale face la fraude et elle valuera la porte et lampleur du risque de fraude dans des domaines particuliers au moins tous les deux ans, ou plus frquemment, dans le cadre dun processus permanent dvaluation des risques. Ses conclusions seront transmises au Comit des finances et de laudit du Conseil. Le Comit des finances et des audits du Conseil de lUICN : attend du Directeur gnral quil exerce activement sa responsabilit en ce qui concerne la gestion gnrale des risques de fraude et la gestion des risques de fraude spcifiques,
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conformment larticle 79(c) des Statuts de lUICN selon lequel le directeur gnral assume la responsabilit de la gestion financire et des comptes de lUICN; surveillera la mise en application de mesures visant rduire les risques de fraude; lorsque la rponse du Secrtariat en cas de fraude est insuffisante ou non-existante, il en avisera le Conseil et formulera des recommandations quant aux mesures appropries.

Le Directeur gnral et lquipe de direction mondiale de lUICN : mettra en place des mesures de contrle internes visant dceler, signaler et dcourager la fraude, mesures qui seront conomiques et correspondront lampleur des risques identifis; sassurera que le personnel se sente libre de signaler un cas de fraude sans crainte de reprsailles; amorcera et facilitera la dtection des fraudes et leur signalement; dterminera si chaque risque, valu selon sa probabilit et sa gravit, devrait tre empch, attnu, transfr3 ou accept; fera rapport sur la mise en vigueur des mesures conues pour rduire les risques de fraude.

On trouvera la section 6 la description dautres rles et responsabilits.

4.3. Sensibilisation accrue et formation

Une plus grande sensibilisation et une meilleure formation en ce qui concerne la fraude sont la base de la prvention et de la dtection des fraudes. LUICN veillera ce que tous les employs soient conscients de leurs responsabilits concernant le contrle des fraudes et un comportement thique. Le nouveau personnel recevra une formation cible et le personnel actuel, une formation dappoint. Seront inclus dans la formation : une dfinition de la fraude avec des exemples de l'UICN pour illustrer lampleur de la fraude et le fait quelle puisse impliquer la tentative dobtenir des avantages matriels et immatriels; la ncessit de se comporter de faon thique et le fait quil incombe tous dviter les fraudes; les dtails de la politique de lutte contre la fraude de l'UICN; les indices guetter qui pourraient indiquer quil y a eu fraude; les mesures prendre en cas de doute raisonnable de fraude; les responsabilits lies au traitement des allgations et aux enqutes dans les affaires de fraude au sein de l'UICN; le lien entre la politique de lutte contre la fraude et le Code de conduite et dthique professionnelle; le rle de lauditeur interne, du Directeur gnral, de lquipe de Direction mondiale et du Comit des finances et des audits du Conseil de l'UICN; les mesures de redressement possibles appliquer lorsque quil est prouv quil y a eu fraude; les mesures visant sassurer que les tierces parties connaissent lexistence de la politique de lutte contre la fraude de l'UICN.

4.4. Processus de surveillance

Des Auditeurs internes et externes procderont des examens indpendants pour vrifier lefficacit des mesures de contrle interne et passer en revue les activits dans le but de dtecter des signes de fraude. Les rsultats de tels examens seront directement transmis au Directeur gnral et au Comit des finances et des audits et ils feront lobjet dun suivi de la part de la direction.

Transfr signifie que le risque est couvert par une tierce partie, habituellement par le biais dune assurance.
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Figure 2 : Responsabilits lies la prvention des fraudes linterne

Comit des finances et de laudit du Conseil

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Directeur gnral

Auditeur interne

quipe de Direction mondiale*

Planification
valuation des risques Mesures de contrle internes Plans daction Procdures Lignes directrices

Activits
Signalement des fraudes Assistance tlphonique Gestion des cas Enqute Raction Formation et sensibilisation accrue

Surveillance
Signalement Surveillance Commentaires Signalement linterne Signalement lexterne

* Y compris une reprsentation des Directeurs rgionaux

5. Intervention en cas de fraude

5.1. Structure de dlgation
Dans une affaire de fraude signale ou souponne, il incombe en premier lieu au Directeur gnral dintervenir. Le pouvoir dintervenir peut tre dlgu un Directeur mondial ou rgional, sil y a lieu, bien que la gestion gnrale de lintervention en cas dallgation de fraude doive demeurer au moins au niveau dun Directeur mondial. On devrait sassurer particulirement que les personnes charges de superviser lintervention en cas de fraude naient pas de responsabilit de gestion dans le(s) domaine(s) concern(s).

5.2. Signalement dallgations de fraude

La responsabilit des membres du personnel de lUICN
Les membres du personnel de lUICN devraient tre conscients de la possibilit de fraudes et devraient signaler tout doute raisonnable concernant un cas de fraude. Devraient tre signales, sans que cela soit limitatif, les craintes que le personnel ait commis ou tent de commettre : un acte malhonnte ou frauduleux, quel quil soit; une contrefaon ou modification de documents ou de comptes; un dtournement de fonds, dapprovisionnements ou dautres biens; une pratique rprhensible lie au traitement ou au signalement de transactions montaires ou financires;
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lexploitation dune fonction officielle pour en tirer un profit personnel ou permettre aux membres de sa famille ou dautres personne de ce faire; une divulgation dactivits ou de renseignements officiels dans le but dobtenir un avantage; lacceptation ou la poursuite dun avantage, grce une position officielle ou un pouvoir officiel, de la part dune tierce partie; un vol ou mauvais usage de biens, dinstallations ou de services.

Devraient tre signales toutes les actions suivantes de la part de parties extrieures : la rception dun pot-de-vin ou dune incitation dun partenaire ou un fournisseur; la rception de factures frauduleuses (c.--d., intentionnellement inexactes plutt querrones) dun fournisseur; les cas connus de corruption, de supercherie ou de dtournement de la part dun fournisseur ou dun partenaire; toute inquitude cite ci-dessus au sujet de membres du personnel de l'UICN.

Si un membre du personnel prend connaissance dune fraude prsume, il devrait noter par crit tout dtail pertinent, y compris ce qui a t dit ou fait, par qui, la date, le moment, lendroit et le nom des personnes en cause. Le personnel ne devrait pas en aucun cas : communiquer avec lauteur prsum pour connatre les faits ou demander rparation; discuter des faits ou des allgations entourant laffaire avec quiconque en dehors de lorganisation; tenter de procder lui-mme des enqutes ou des entrevues.

Signalements
Selon la situation de la personne quils croient implique dans la fraude prsume, les membres du personnel de l'UICN devraient signaler la fraude prsume aux personnes suivantes, par ordre de prfrence : le(s) chef(s) hirarchiques de la (des) personne(s) souponne(s) de fraude;

les chefs hirarchiques doivent faire tat de leur inquitude lAuditeur interne ou un Directeur national, rgional ou mondial, ou au Directeur gnral qui transmettra les dtails lAuditeur interne;

si un chef hirarchique est un suspect potentiel, alors les membres du personnel devraient faire tat de leur proccupation directement lAuditeur interne, au Directeur rgional ou mondial, ou au Directeur gnral; si les membres du personnel prfrent effectuer un signalement de manire anonyme, ils peuvent le faire par le biais du numro dappel confidentiel (messagerie vocale), par le biais de ladresse lectronique confidentielle sur la fraude, par fax ou par lettre lauditeur interne. La ligne tlphonique est une ligne commune consacre aux proccupations concernant la fois le Code de conduite et dthique professionnelle et la politique de lutte contre la fraude. La surveillance de la ligne tlphonique relve de lAuditeur interne. On trouvera les coordonnes de lAuditeur interne la section 8; les signalements de fraude devraient comporter tous les dtails connus, y compris toutes les personnes quon prsume impliques, le lieu, le moment, et tous les actes ou les dclarations pertinents; tous les renseignements fournis lAuditeur interne et au Conseiller juridique seront traits de manire confidentielle. Toutes les allgations raisonnables seront traites de faon systmatique et avec le plus grand srieux et feront lobjet dune enqute approprie. Dans la mesure du possible, la confidentialit sera maintenue en ce qui a trait tous les signalements faits de bonne foi et, lorsque les signalements seront faits anonymement, leur caractre anonyme sera respect. Toutefois, sil faut signaler une activit criminelle la police, lidentit de la personne qui a fait le signalement pourra tre divulgue pour permettre aux enquteurs externes ou la police de procder efficacement une enqute criminelle.

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Si on saperoit quune allgation a t lance de manire frivole, calomnieuse, dans le but dobtenir un avantage personnel ou par vengeance, des mesures disciplinaires pourront tre prises contre la personne ayant fait ces allgations.

Responsabilit des cadres de lUICN

Si on les informe dune fraude, les cadres sont tenus dcouter le personnel attentivement et avec respect, de sassurer que tous les signalements sont traits avec srieux et tact et, de faire en sorte que toute allgation fasse lobjet dune instruction quitable. Les cadres devront obtenir autant de documents et de renseignements possibles concernant la fraude prsume, y compris toutes les notes ou preuves, et devraient rassurer les membres du personnel sur le fait quils seront protgs et ne subiront aucunes reprsailles pour avoir signal des allgations en toute bonne foi. Les cadres devront prparer un rapport crit et dtaill sur toute fraude prsume qui leur aura t signale et transmettre ce rapport lauditeur interne. Les cadres ne devraient pas approcher eux-mmes lauteur prsum dune fraude ou procder euxmmes une enqute. Ils devraient plutt en informer immdiatement lauditeur interne. Si ce dernier nest pas disponible, le cadre devrait alors faire rapport au Directeur gnral ou au Directeur des oprations mondiales en labsence du Directeur gnral. LAuditeur interne devrait recevoir une copie de toute correspondance avec le Directeur gnral ou le Directeur des oprations mondiales. On signalera sans tarder toute fraude prsume.

5.3. Choix des mesures appropries par lauditeur interne et le directeur gnral
Dans le principe, une fois quune fraude prsume a t signale lauditeur interne, celui-ci divulguera tous les renseignements pertinents au Directeur gnral, lquipe de Direction mondiale, au Chef des finances, au Chef des ressources humaines mondiales et au Conseiller juridique. Sil y a raison de penser que lune de ces personnes pourrait tre implique, alors le signalement ne devrait pas lui tre transmis et devrait tre achemin au Trsorier de lUICN qui prendra les mesures qui conviennent dans lesprit de cette politique. Aprs avoir consult lAuditeur interne, le Conseiller juridique et lquipe de Direction mondiale, le Directeur gnral dcidera si laffaire devrait tre traite linterne ou sil est ncessaire de solliciter la participation dun organisme externe et, le cas chant, dans quelle mesure. Toute dcision de communiquer avec des spcialistes externes ou la police sera consigne. La dcision de solliciter la participation dune source externe dpendra de lampleur et de la complexit de la fraude et des personnes impliques. On trouvera dans lAnnexe A des suggestions concernant lidentification des affaires qui feront lobjet dune enqute. Le Conseiller juridique donnera son avis au Directeur gnral sur la participation de la police dans le cadre dune affaire donne. Dans les bureaux rgionaux de lUICN, on consultera un avocat local ce sujet. La dcision finale de faire intervenir la police incombera au Directeur gnral. Au besoin, le Directeur gnral pourrait demander lavis et exiger la participation des Auditeurs externes, du Comit des finances et des audits de lUICN et de tout autre expert-comptable ou investigateur financier.

5.4. Intervention initiale en cas dallgations de fraude

Le Directeur gnral agira avec clrit pour dcider des mesures prendre selon la gravit de linfraction prsume. Les mesures appropries pourraient aller du retrait de la personne de son poste et de son transfert un autre poste pendant lenqute jusqu un cong avec solde, un cong sans solde, ou une suspension. Dans tous les cas, les mesures seront prises aprs avoir consult le Chef des ressources humaines mondiales, le Conseiller juridique et l quipe de Direction mondiale. Si les personnes souponnes sont autorises demeurer sur les lieux et/ou poursuivre les tches lies leur emploi, on fera en sorte quelles fassent lobjet dune surveillance constante et attentive.

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Le Directeur gnral informera les personnes en cause des allgations leur gard et des mesures qui seront prises. En mme temps, le Directeur gnral sassurera que tous les renseignements en possession de la personne souponne sont conservs en lieu sr pour lenqute. Aprs avoir consult lAuditeur interne, le Directeur gnral ou le Chef des finances limitera le risque de pertes futures en modifiant immdiatement les procdures de faon protger les actifs et conserver les preuves, si ncessaire en suspendant les paiements (p. ex. le paiement du salaire ou des factures). Les assureurs seront immdiatement aviss de toute perte ou de tout dommage aux biens assurs de lUICN. LAuditeur interne avisera les Auditeurs externes. Selon le statut lgal du bureau de lUICN, celui-ci pourra tre tenu par la loi de signaler laffaire lorganisme gouvernemental pertinent dans le but de protger la rputation ou le statut lgal de lUICN. Dans certains cas, lUICN pourra galement tre tenue par la loi de donner un pravis aux parties comme les donateurs et les partenaires qui pourraient ventuellement subir des pertes lorsquune affaire fait lobjet dune enqute (voir galement la section sur la gestion des relations extrieures, ci-aprs).

5.5. Mthode denqute

Selon lampleur et la complexit de la fraude, les enqutes seront menes soit linterne par lAuditeur gnral, soit par des parties externes comme des cabinets dAuditeurs externes spcialiss en juricomptabilit et ayant accs des spcialistes en droit criminel ou, le cas chant, par la police. La dcision de recourir des services internes ou externes denqute, ou une combinaison des deux, sera prise par le Directeur gnral sur lavis du Conseiller juridique et de lAuditeur interne, avec laide dun Conseiller juridique local si ncessaire. Les enqutes seront menes sans tenir compte des relations des personnes concernes avec lorganisation, de leur poste ou de leurs tats de service. LAuditeur interne tiendra un registre de toutes les dmarches effectues dans le cadre de lenqute afin de sassurer que toutes les mesures criminelles, civiles ou disciplinaires futures soient couronnes de succs. LAuditeur gnral dcidera qui ne devrait pas participer lenqute afin dviter une situation de conflit dintrt pour les membres du personnel et les cadres ayant dtroites relations de travail avec la personne en cause. Le Directeur gnral sassurera que lAuditeur interne et tout organisme externe ayant pour tche de laider ait immdiatement un accs illimit au lieu de travail en question, y compris tous les fichiers et ordinateurs. Toutes les fouilles devront tre menes de faon lgale pour sassurer que les preuves soient admissibles en cour, le cas chant. LAuditeur interne tiendra un registre de toutes les dmarches effectues et de la faon dont sont traites les preuves. Si ncessaire et dans la mesure du possible, les entrevues seront structures et documentes. LAuditeur interne laborera la procdure en collaboration avec le Conseiller juridique. LAuditeur interne prparera un rapport dcrivant en dtail les rsultats et les conclusions de toute enqute mene terme, y compris les recommandations pour lavenir. Les rsultats des enqutes ne seront pas divulgus des tiers ni ne feront lobjet de discussions avec des personnes autres que lAuditeur interne, le Conseiller juridique, le Directeur gnral, lquipe de Direction mondiale, le Chef des finances, les Auditeurs externes, le Comit des finances et des audits du Conseil et quiconque devant lgitimement y prendre part. Ceci est important pour viter de nuire la rputation des personnes souponnes dun acte rprhensible et dont on pourrait dcouvrir plus tard quelles taient innocentes, et afin de protger lUnion contre des poursuites ventuelles pour responsabilit civile et perte de rputation et de clientle.

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5.6. Gestion des relations extrieures

Dans le cas dune fraude prouve, lUICN prendra immdiatement des mesures pour minimiser les dommages ventuels la rputation et la crdibilit de lUICN auprs des donateurs et des partenaires qui financent lUnion ou dispensent du travail dans le contexte en question. Lorsquune enqute a confirm quil y a eu fraude, le directeur gnral, en collaboration avec la section des relations avec les donateurs, divulguera les dtails de la fraude, les actifs/ressources touchs et les efforts dploys pour remdier la situation tout partenaire ou donateur ayant un intrt dans le domaine en cause. Ceci doit tre fait en temps opportun et en prenant bien soin dtre transparent et responsable, tout en vitant dalarmer indment les donateurs ou les partenaires. Il convient de souligner que, dans certains cas, des donateurs et partenaires dcentraliss qui interagissent troitement avec les bureaux rgionaux de lUICN et les projets sur le terrain pourront tre tout aussi au courant des enjeux, sinon davantage, que le personnel du sige social de lUICN et quils se tourneront vers lUICN pour lui demander de remdier avec rapidit, intgrit et transparence la situation. Dans les affaires de fraude fortement publicises, les Chargs des communications assureront la gestion et la surveillance de toute raction des mdias. Ils ne devront divulguer des renseignements quavec lapprobation du Directeur gnral en collaboration avec le Conseiller juridique. Les Chargs des communications conserveront un registre complet de tous les renseignements divulgus, y compris le contenu et le rcipiendaire.

5.7. Rcupration des actifs

Dans les cas o lUICN aura subi une perte montaire ou la perte dautres biens matriels, on tentera dobtenir une restitution de la part de la personne ou des personnes responsables de la fraude. On pourra recourir aux mthodes suivantes : ententes pour des paiements volontaires; dductions sur les versements de prestations ou un rgime de pension, si la loi lautorise; tude de la possibilit de demander une indemnit lassureur; poursuites civiles afin dobtenir un jugement pour le prjudice; obtention dordonnances dindemnisation dans les affaires criminelles; tout autre moyen acceptable de rcupration.

5.8. Sanctions disciplinaires

Si lenqute de lauditeur interne rvle quun membre du personnel de lUICN est coupable de fraude, le Directeur gnral, aprs avoir consult le Conseiller juridique et le Chef des ressources humaines mondiales, adoptera des mesures disciplinaires ou des poursuites lgales. Sil y a lieu, une poursuite criminelle devrait tre entreprise. Autrement, selon la nature de laffaire, on pourra adopter une ou plusieurs des mesures suivantes selon la relation de lauteur de la fraude avec lUICN et les droits et obligations cet gard en vertu des lois en vigueur :
4 5

counseling; perte de privilges; surveillance plus rigoureuse ou contrles accrus; transfert dans une autre section; rtrogradation; suspension4; cessation demploi5; renvoi immdiat6;

Tel que dfini dans les Conditions locales d'emploi Ibid. 6 Ibid.
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on pourra galement prendre des mesures disciplinaires contre les superviseurs dont les omissions auront contribu la perptration de la fraude ou contre un membre du personnel ayant formul des allgations de mauvaise foi et de faon dlibre.

5.9. Mesures de suivi

Suite une affaire de fraude, le Directeur gnral fera en sorte dinformer tous les cadres et le personnel de la section touche quant la faon dont lenqute a t mene et ses rsultats. Il devrait aussi y avoir un suivi avec la personne qui a en premier lieu fait tat de soupons de fraude pour lassurer que ses dclarations ont t prises au srieux. Selon les circonstances, le Directeur gnral examinera la ncessit de communiquer avec le personnel, les donateurs et les partenaires une plus grande chelle. Le Directeur gnral sassurera que lorganisation procde un examen minutieux des modes de fonctionnement dans les secteurs touchs par la fraude et que des amliorations soient apportes si besoin. Si possible, les leons tires seront communiques toute lorganisation afin de renforcer le systme de contrle interne et de promouvoir une culture anti-fraude. On soumettra au Comit des finances et de laudit un rapport sur les mesures prises.

6. Intervention en cas de fraude et mesures de contrle : Rles et responsabilits

Pour rsumer, les responsabilits et rles particuliers pour ce qui est de la prvention de la fraude lUICN et des interventions en cas de fraude sont les suivants :

6.1. Comit des finances et des audits du Conseil de lUICN

Exiger des rapports rguliers du Directeur gnral sur lvaluation des risques de fraude et les mesures prendre pour empcher les fraudes au sein de lUICN. Exiger des rapports de vrification interne rguliers de lAuditeur interne et du Directeur gnral. Exiger des interventions et des mesures de suivi de la direction en ce qui concerne tous les rapports de vrification interne et externe mettant en lumire des faiblesses dans les politiques et procdures de contrle interne.

6.2. Directeur gnral

Donner le ton pour faire clairement passer le message que la fraude ne sera pas tolre au sein de lUICN. Mettre sur pied un systme de contrle interne conu pour liminer ou attnuer les risques auxquels est confronte lUICN. Cette personne sera responsable de la pertinence et de lefficacit des mesures de contrle conues et mises en uvre. La gestion des risques de fraude devrait tre vue comme sinscrivant dans le contexte de la gestion dune gamme de risques plus vaste, notamment :

llaboration de profils de risque au sein de lorganisation, y compris un examen des risques de fraude et un examen rgulier des risques associs aux objectifs organisationnels; llaboration et lexamen dune politique de lutte contre la fraude, y compris un contrle adquat du milieu et un plan dintervention en cas de fraude;

Fournir un appui solide lAuditeur interne;

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Mettre en place des mcanismes de signalement des fraudes prsumes et autres problmes relatifs la gestion des risques de fraude; Veiller ce que le personnel soit suffisamment au courant des politiques anti-fraude et ce quune formation convenable soit dispense; Sassurer que des mesures soient prises rapidement suite toute allgation de fraude et toute affaire avre; Prendre des dispositions pour enquter sur des allgations de fraude et veiller ce que des enqutes nergiques et promptes soient entreprises sans dlai; Ds la rception dun rapport denqute, dcider des mesures disciplinaires et/ou juridiques prendre contre les auteurs de la fraude et les superviseurs dont les omissions ont contribu la perptration de la fraude et veiller ce que des mesures appropries soient prises pour rcuprer les actifs; Si ncessaire, communiquer avec les principaux donateurs ou partenaires touchs par la fraude afin de les rassurer sur le fait que toutes les mesures ncessaires sont prises; Veiller ce quun suivi soit effectu en temps opportun et renforcer les mesures de prvention; Prendre les mesures ncessaires dans les cas dallgations frivoles ou faites de mauvaise foi; Prendre les mesures qui conviennent si un membre du personnel est innocent par suite dallgations faites de bonne foi.

6.3. Tous les cadres hirarchiques

valuer les risques, y compris, mais sans sy limiter, les risques ventuels de fraude dans leur domaine de responsabilit et sassurer quun systme efficace de contrle interne existe et fonctionne pour grer ces risques. Sassurer que les mesures de contrle sont convenablement appliques et respectes. Les cadres hirarchiques devraient examiner rgulirement le systme de contrle dans leur secteur de travail pour sassurer quil continue de fonctionner de manire efficace. Encourager le personnel faire part de soupons raisonnables de fraude en prenant au srieux toutes les allgations et en transmettant rapidement les allgations lauditeur interne. Conserver des registres concernant toutes les allgations de mme que toutes mesures prises par la suite.

6.4. Auditeur interne

Favoriser la dissuasion et la prvention en matire de fraude en valuant lefficacit du contrle interne et en faisant rgulirement rapport sur son efficience au Directeur gnral et au Comit des finances et des audits. Recevoir les signalements de fraude par le personnel et les cadres, et Conseiller le directeur gnral ou son remplaant dsign en dterminant lampleur de la fraude et en communiquant avec des spcialistes externes ou les pouvoirs juridiques. Mener des enqutes internes, sil y a lieu, entre autres en rassemblant des preuves, menant des entrevues et rdigeant des rapports sur les enqutes. Tenir un registre de toutes les allgations faites, de toutes les mesures prises par la suite et des rsultats de ces mesures. Passer en revue et approuver les modifications proposes au systme de contrles internes. Examiner la mise en uvre des modifications au systme de contrles internes suite un cas de fraude afin dvaluer leur efficience et leur efficacit.

6.5. Conseiller juridique

Conseiller le Directeur gnral et lAuditeur interne quant aux mesures prendre, la participation de spcialistes externes ou dautorits juridiques, et la conduite des enqutes.

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Conseiller le Directeur gnral et lAuditeur interne en ce qui a trait aux avenues juridiques possibles ou aux consquences lorsquune enqute a confirm quil y avait eu fraude, et sur les moyens disponibles pour rcuprer les actifs et restaurer la rputation de lUICN et la bonne volont son gard. Communiquer avec les spcialistes externes en droit criminel qui oeuvrent dans les sphres de comptences o les affaires de fraude ont eu lieu, et superviser ces personnes.

6.6. Chef des ressources humaines mondiales

Consulter le Directeur gnral quant aux mesures disciplinaires prendre contre les fraudeurs et les superviseurs dont les omissions ont contribu la perptration de la fraude ou les personnes qui ont fait des allgations frivoles ou de mauvaise foi. Sassurer que des vrifications plus dtailles des rfrences soient effectues dans le cadre du processus dembauche pour les postes qui pourraient prsenter plus de possibilits de fraude (manipulation dargent, achats, etc.). Veiller ce que le contenu des certificats de travail et les rfrences concernant les membres qui quittent lUICN pour dautres employeurs soient exacts et ne reprsentent pas un risque pour lUICN.

6.7. Tous les membres du personnel

Se comporter de manire conforme la loi et convenable lorsquils utilisent les ressources de lUnion. tre conscients en tout temps des possibilits de fraude et signaler les comportements douteux leur cadre hirarchique ou lAuditeur interne, ou leur Directeur rgional ou mondial, ou encore au Directeur gnral.

Si les membres du personnel prfrent effectuer un signalement de manire anonyme, ils peuvent le faire par le biais dun numro dappel confidentiel sur la fraude (messagerie vocale) ou par le biais de ladresse lectronique confidentielle sur la fraude auquel peut accder lauditeur interne, ou par fax ou lettre lAuditeur interne.

Suivre des cours de formation linterne sur la gestion des risques et la prvention de la fraude. Signer et approuver la politique anti-fraude considre comme partie intgrante de leur contrat de travail avec lUICN.

7. Politiques connexes pour un meilleur encadrement

La Politique de lUICN de lutte contre la fraude doit tre intgre par renvoi tous les instruments rgissant les relations demploi, contractuelles ou institutionnelles, entre lUICN et les personnes physiques ou juridiques et doit tre lue et applique conjointement et conformment aux ressources suivantes : le Code de conduite et dthique professionnelle de lUICN; la Politique gnrale des ressources humaines; les Conditions locales d'emploi; les Normes et procdures comptables de lUICN.

8. Coordonnes des personnes-ressources

On trouvera sur le site Internet les coordonnes des Directeurs nationaux et rgionaux de lUICN. Voici dautres coordonnes utiles :

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8.1. Auditeur interne de lUICN

M. James Muchira, Auditeur interne 28, rue Mauverney 1196 Gland Suisse Tl. : +41 (22) 999 0229 Fax : +41 (22) 364 1247 Adresse lectronique : james.muchira@iucn.org

8.2. Directeur gnral de lUICN

Mme Julia Marton-Lefvre Tl. : +41 (22) 999 0295 Fax : +41 (22) 999 0029 Adresse lectronique : JML@iucn.org

8.3. Trsorier de lUICN

Adresse lectronique : tresorier@iucn.org

8.4. Numro dappel confidentiel sur la fraude

Le numro dappel confidentiel sur la fraude a t mise en place au Bureau de lAuditeur interne, au sige social de lUICN. On examine actuellement la possibilit de confier lopration de cette ligne un sous-traitant, mais elle sera dans un premier temps situe au Bureau de lAuditeur interne. Tlphone : +41 22 999 0350 Adresse lectronique : fraud@iucn.org

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Annexe A : Lignes directrices pour les enqutes

Caractristique de laffaire Complexit Renvoi la police Recours des enquteurs officiels qualifis Ncessite une analyse dtaille des preuves fondes sur des documents papier ou des donnes lectroniques.

Traitement linterne

Ncessite une analyse dtaille dun nombre lev de preuves fondes sur des documents papier ou des donnes lectroniques. Recours une technologie de pointe.

Analyse honnte des preuves pertinentes.

Prjudice potentiel

Importante perte dargent. Plus de 50 000 $US ou lquivalent. Prjudice important la rputation de lUICN.

Perte financire moyenne. Entre 5 000 $US et 50 000 $US ou lquivalent. Prjudice important la rputation de lUICN.

Perte financire mineure. Jusqu 5 000 $US ou lquivalent. Prjudice mineur la rputation de lUICN. Probabilit de se limiter une mesure administrative lintrieur de lUICN. Une analyse prliminaire indique une forte possibilit au niveau de la prpondrance des probabilits. Incident isol.

Nature de linfraction

lments laissant supposer une activit criminelle grave (p. ex. un complot). Grave abus de confiance.

Probabilit dentraner des poursuites devant un tribunal.

Niveau des preuves

Une analyse prliminaire indique une forte possibilit que les preuves dpassent le doute raisonnable.

Une analyse prliminaire indique la possibilit dune preuve au-del du doute raisonnable ou une prpondrance des probabilits. Plusieurs personnes souponnes dtre impliques dans laffaire.

tendue

Implique des activits criminelles connues ou prsumes dans plusieurs organismes et/ou comptences. Collusion entre plusieurs parties.

Disponibilit des preuves

Les preuves ncessaires ne peuvent tre obtenues quen vertu dun mandat de perquisition ou par le biais dune surveillance.

Les preuves ncessaires peuvent tre obtenues lintrieur de lUICN.

Les preuves ncessaires peuvent tre obtenues lintrieur de lUICN.

Adapt de Fraud Control in Australian Government Agencies, aot 2004. p. 43

Ce tableau est fourni titre indicatif et il devrait tre interprt et appliqu en fonction du contexte spcifique des allgations de fraude.
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Bibliographie
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