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INTRODUCCION Este trabajo tiene la finalidad de presentar cul es su contenido sobre los manuales administrativos. Contiene informacin como los manuales de administracin, su definicin, su importancia, sus objetivos, sus limitaciones, su clasificacin su proceso de recoleccin, su proceso de informacin, redaccin etc. Tambin especificamos sobre el MOF, que significa manual de organizacin y funciones, su importancia, su elaboracin. Luego presentamos el ROF, que significa regla organizacional y funciones, que le damos a conocer al lector como su definicin, su limitacin, su contenido, su utilidad, etc. Tambin damos a conocer al lector sobre las diferencias entre el manual de organizacin y funciones, y la regla organizacional y funciones. Sobre los manuales de procedimientos detallamos sobre su definicin, su clasificacin por su contenido. Al final damos ha conocer sobre las conclusiones desde nuestro punto de vista.

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN MANUALES ADMINISTRATIVOS DEFINICION Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin. OBJETIVOS De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para establecer responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos

CLASIFICACION

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de manuales de aplicacin, entre ellos tenemos A. Manual de Organizacin: describe la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. B. Manual de Polticas: contiene los principios bsicos que regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones C. Manual de procedimientos y normas: describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos. D. Manual del especialista: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones. E. Manual del empleado: contiene aquella informacin que resulta de inters para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacin y programacin de carrera de empleados, derechos y obligaciones, etc. F. Manual de Propsito mltiple: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensin de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confeccin y mantenimiento. VENTAJAS DE LA DISPOSICIN Y USO DE MANUALES 1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil reunir. 2. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. 3. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a que nivel alcanza la decisin o ejecucin. 4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin administrativa y evitan la formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. 5. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema. 6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. 7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados. 8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido 9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan. 10. Ubican la participacin de cada componente de la organizacin en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales. 11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN 12. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogneos y metdicos. LIMITACIONES DE LOS MANUALES 1. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe afrontarse. 2. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad. 3. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales. 4. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que sean tiles y suficientemente flexibles. 5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el volumen de tareas reducido. PROCESO DE ELABORACION Planificacin del Trabajo. En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboracin de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institucin o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deber nombrar un coordinador o responsable quin conducir el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentacin de la informacin. Bsqueda de la Informacin. Una vez que se tiene la planificacin del trabajo, se comienza a recabar la informacin necesaria para la elaboracin de los manuales, segn las herramientas metodolgicas establecidas previamente y las tcnicas investigativas seleccionadas. La bsqueda de esta informacin se puede realizar mediante: Investigacin documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrnicos en los cuales se obtenga informacin relevante para la elaboracin del manual respectivo, ya sea normativa, estudios tcnicos que respalden un proceso de reorganizacin administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros. Investigacin monumental: trata de toda aquella informacin que no se encuentra escrita en algn documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observacin.

RECOPILACIN DE LA INFORMACIN Con el propsito de obtener mayor colaboracin de todas las reas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperacin para elaboracin de los manuales. La recopilacin de informacin podremos efectuarla mediante la investigacin

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas. Mediante la investigacin documental obtendremos, escritos, grficas, leyes, instructivos reportes etc., que nos permitan conocer ms a fondo la unidad administrativa que anualizremos. La observacin es otro medio de obtener informacin para elaborar un manual, es importante que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la informacin de cmo se realizan las actividades especficas de cada persona, debindose complementar con la informacin que obtenga mediante la aplicacin de cuestionarios y entrevistas, previamente diseadas; las cuales permitirn conocer informacin especfica de un gran nmero de personas; la entrevista permite, adems de conocer informacin de la estructura, la opinin de las personas que realizan las actividades. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN La informacin recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al mximo, los pasos de este proceso de organizacin de la informacin, son los siguientes: 1. Depuracin 2. Clasificacin, y Anlisis El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la informacin, pues la resistencia al cambio, los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar informacin completa, veraz y oportuna con relacin a las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa. Para la integracin de cada manual es importante informarlos criterios tanto en la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. REDACCIN Debe analizarse muy afondo la redaccin que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especializacin del manual, el posible uso frecuencia de consulta, etc. Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redaccin del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presin; en la medida delo posible, si el presupuesto lo permite, se debe contratara un especialista en correccin de estilo, quien se encargue de la revisin final de la redaccin de los manuales, permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro, preciso y comprensible. ELABORACIN DE GRFICOS Un apoyo importante a la redaccin o contenido de los manuales, son sin duda las grficas, pues facilitan la comprensin de los manuales; las representaciones grficas ms comunes son: 1. Organigramas. 2. Diagramas de flujo, y 3. Cuadros de distribucin. FORMATO Y COMPRENSIN Un manual administrativo, cumple con su objetivo bsico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres caractersticas importantes que debe tener un manual son:

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN 1. Facilidad de lectura y/o consulta. 2. Que permita hacer referencias rpidas y precisas. 3. Respirar confianza por su apariencia y orden. Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisin y actualizacin, adems de usar numeracin consecutiva con el total de hojas, ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto, es decir, su distribucin en las pginas, usando correctamente los espacios en blanco, los mrgenes amplios y la utilizacin uniforme del sangrado; al disear el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de pginas, donde se asienta la informacin bsica de cada manual como: ttulo del manual, ttulo del procedimiento, fecha de publicacin, nmero de pgina, etctera, sta informacin permite al usuario consultas rpidas. REVISIN Y APROBACIN En la prctica, la revisin se efecta en dos fases; durante la primera revisin, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboracin de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisin al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos: 1. Revisin justa y objetiva del material. 2. Proporcionar crticas especficas y constructivas. 3. Revisar a detalle y devolver los materiales rpidamente previamente acordado. 4. Evitar cambios slo por gusto personales.

dentro

de

un

plazo

Posterior a esta revisin, la segunda fase consiste en una revisin rigurosa final, a cargo del analista y directivos dela empresa, culminando con la aprobacin de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades. Las formas ms comunes para la aprobacin es en cada una de las hojas o bien utilizando una hoja para su aprobacin.

EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin.

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN Qu Pretende El Manual De Organizacin Y Funciones? El manual de organizacin y funciones (MOF) pretende: Proporcionar informacin de todas las funciones especficas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempearlo adecuadamente. Definir las competencias bsicas y transversales necesarias para cada puesto. Cmo Elaboramos El Manual De Organizacion Y Funciones? A. Equipo tcnico.-Una de las primeras acciones antes de realizar el anlisis de cargo es constituir el equipo tcnico que va a elaborar el MOF. B. EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo: La elaboracin del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin, las mismas que debern responder a los objetivos institucionales de la institucin. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo. C. Pasos para realizar un anlisis de cargo: Luego de reunir la informacin requerida, se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con qu unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin Ejemplo La unidad de tesorera depende jerrquicamente de la oficina de administracin pero tiene relacin directa de coordinacin con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros. Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgnica pueda hacer con otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperacin. a. Anlisis desde los objetivos institucionales A partir de la informacin recogida se revisar si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se revisar la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto? Si no lo es, cul sera el adecuado? Las tareas y actividades son suficientes para el puesto? Qu requisitos seran adecuados para el puesto desde la expectativa de la comunidad. b. Elaborar la descripcin del puesto Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto:

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN La descripcin del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo as como sus caractersticas importantes y las condiciones de trabajo. La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del puesto. c. Revisin del anlisis con los participantes El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato. Esta verificacin ayudar a determinar si la descripcin realizada del cargo es correcta, si est completa y si es fcil de entender para todos los involucrados. d. Llenar los formatos del MOF Cules Son Los Errores Comunes En El Diseo Del Manual De Organizacin Y Funciones? Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades. Que sea un documento desconocido por el personal en general. Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de ste con el plan de capacitacin. Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.

Relacin Con Los Otros Instrumentos De Gestin El MOF se elabora a partir del cuadro para asignacin de personal (CAP) y del reglamento de organizacin y funciones (ROE). No puede haber un manual de organizacin y funciones que no tenga relacin causal con estos instrumentos.

Por Qu Es Importante El MOF? A modo de conclusin podemos decir que el MOF es importante porque: o o Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia. Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y requisitos mnimos para el cargo especfico. Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de cada rgano. Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto.

o o

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN o Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien. Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos de la INSTITUCION.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES Definicin Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades. El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer: 1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnicoadministrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad. 2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN las Unidades Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones complementarias. Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad de decisin y jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el modelo de gestin. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la organizacin. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

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Utilidad Del ROF El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de direccin y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del rgano o unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organizacin y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo. Lineamientos Para La Formulacin DEL ROF La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes: a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgnica. b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento. c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y orientada a reforzar a la presentacin de los servicios pblicos. d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando generar valor en los procesos. e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos, econmicos y tecnolgicos. f. Contener informacin por lo menos sobre: o Unidades Orgnicas. o Cadena de mando. o Funciones de las unidades orgnicas. o Relaciones funcionales previstas. o Atribuciones especficas. g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces. h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces. i. La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general, procede la modificacin del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facilitacin o empoderamiento, con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.

Contenido Del ROF 1. ndice Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF. 2. Introduccin Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se cumpla. As mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y Funciones, resaltando la funcin de los rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos. 3. Generalidades Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento.

4. Ttulo Primero: De La Naturaleza, Finalidad, Objetivos Y Funciones Generales. Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas permanente que ha recibido por mandato constitucional. La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la institucin y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de que productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misin tambin puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo. Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos. 5. Ttulo Segundo: De Las Funciones, Facultades Y Atribuciones. En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y funciones de los rganos de la Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en captulos. Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia. Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos. Precisiones tcnicas: Las funciones deben precisar: a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar). b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos, programas de vacunacin, rol de vacaciones, etc.); c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin Nacional, Regional, Local, etc.). d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes reas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias. e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos de planeamiento, organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades. f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo. Clasificacin de las funciones: a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin administrativa), De Gestin (tcnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos). b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el Proceso Administrativo. c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de ejecucin, control, asesora y apoyo). 6. Titulo Tercero: De Las Relaciones Interinstitucionales. Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarios a los fines que persigue. 7. Ttulo Cuarto: Disposiciones Complementarios, Transitorias Y Finales Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores. Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus pautas, as como el origen de su patrimonio. Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacin de las normas establecidas en los rubros anteriores. Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementacin de la Entidad. Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas. 8. Organigrama General

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN Contendr la estructura orgnica total de la Entidad. 9. Glosario De Trminos Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren aclaracin en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico. Consideraciones Para Formular El Reglamento De Organizacin Y Funciones Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos. Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de gestin priorizadas. Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo. Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc. Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se obtendr un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin. Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se debe analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la poltica Institucional en la referente a: 1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad. 2. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por administracin directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.). 3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas. 4. Niveles jerrquicos y organizacionales. 5. Tipos de departamentalizacin o utilizarse. 6. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento. DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF Tanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual de Organizacin y Funciones son documentos tcnico normativo sobre la organizacin y funciones de la entidad u rgano de que se trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes: El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la organizacin interna de una entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica; mientras que Funciones est supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal. El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin general; mientras que los Manuales son ms especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Definicin E Importancia Llamado tambin Manuales de Operaciones: Es un documento de gestin institucional, que tiene por objeto orientar, agilizar y viabilizar un trmite para la obtencin de un producto o servicio, solicitado por los usuarios, dentro de un plazo prudencial, sealando las reas responsables de su cumplimiento. Es importante para la empresa, para el usuario y para el gobierno, por cuanto permite una adecuada ejecucin del trabajo, con el menor costo y en el menor tiempo posible. Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Interviene en la consulta de todo el personal Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo.

Tipos De Manuales Por su contenido 1. Manual de historia. Su propsito es proporcionar informacin histrica del organismo. Sus comienzos crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor compresin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin. 2. Manual de Organizacin Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacin formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura. Estos manuales contienen informacin detallada referente a los antecedentes, estructura orgnica, funciones organigramas, niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, as como canales de comunicacin y coordinacin de una organizacin. 3. Manual de Polticas Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocimiento de la organizacin es el marco principal sobre el cual se basa todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: Agilizar el proceso de la toma de decisiones Facilitar la descentralizacin, al subministrar lineamientos a los niveles intermedios. Servir de base para una constante y efectiva revisin. Puede elaborarse un manual de polticas para funciones operacionales tales como: la produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc. 4. Manual de procedimientos.- Es la expresin analtica del proceso administrativo a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal del nuevo ingreso. La utilizacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y sigue correctamente los procedimientos administrativos prescritas al realizar su trabajo. 5. Manual de Contenido Mltiple Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique elaboracin y utilizacin de diferentes manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es de polticas y procedimientos, el de historia y de organizacin, consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en dos secciones. Por su funcin especfica 1. Manual de produccin. Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones con base en los problemas cotidianos, para lograr su mejor y pronta solucin.

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN La necesidad de coordinar el proceso de operacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de fabricacin), es tan reconocida que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y se usan ampliamente. 2. Manual de compras: El proceso de compra debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos y controles a utilizar que afectan sus utilidades. 3. Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del y trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.) .Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. 4. Manuales de Finanzas. Consiste en poner por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin, contienen numerosas instrucciones, especfica a quienes estn involucradas en el manejo de dinero en la organizacin y proteccin de bienes y subministro de informacin financiera. 5. Manual de contabilidad. Trata a cerca de los principios y tcnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contiene aspectos tales como: estructura orgnica del departamento descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal manejos de registros control de la elaboracin de informacin financiera. 6. Manual de crdito y cobranza. Se refiere a la determinacin por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de manual esta los siguientes. Operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones. 7. Manual de personal. Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere al personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, linimentos. Para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, servicio, prestaciones capacitacin promocin, entre otros. 8. Manual tcnico. Trata de los principios y tcnicas operativa determinada. Se elabora como referencia para la a administrativa responsables de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de manual tcnico de auditora administrativa, y el manual tcnico de sistemas procedimientos. Estos sirven como marco de referencia y ayudan a integrar a los nuevos miembros de personal. 9. Manual de adiestramiento o instructivo. Estos manuales explican, las labores procesos y rutinas de un puesto en particular, son comnmente ms detallados y especficos que un manual de procedimientos. El supuesto en el que basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo un manual de adiestramiento explica cmo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su seal, mientras que un manual de procedimientos omite esta instruccin con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento utiliza tcnicas programada de aprendizaje de o cuestionarios de autoevaluacin para comprobar el nivel de comprensin de contenido por el usuario. Manual General. Se refiere a todo el organismo en conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales.

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UNIVERSIDAD PARTICULAR DE CHICLAYO FILIAL-JAEN 1. Manual general de organizacin. Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo indicando la organizacin formal y estructura funcional. 2. Manual general de procedimientos. Este tambin es resultado de la planeacin contiene los procedimientos de toda las unidades de un organismo, a fin de uniformar la forma de operar. 3. Manual general de polticas. Se refiere a presentar por escrito los lineamientos y actitud de la direccin superior para toda la empresa. Estas polticas generales establecen un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Manual especifico. Tenemos los siguientes manuales 1. Manual especifico de reclutamiento y seleccin. Se refiere a parte de un rea especfica (personal) y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin `personal en una organizacin. 2. Manual especifico de auditora interna. Consiste en agrupar lineamiento, instrucciones de aplicacin especfica a d determinados tipos de actividad. Aqu se refiere a la autora interna en forma particular. 3. Manual especifico de polticas de personal. Este se enfoca a definir polticas de una rea especfica de la organizacin sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como contratacin, permisos, promociones, prestaciones, capacitacin, etc. 4. Manual especifico de procedimiento de tesorera. Contiene los procedimientos en el orden de importancia del rea especfico de manejo de dinero a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo.

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CONCLUSIIONES Los manuales administrativos habla que son de gran importancia para las organizacin, por que ayuda a facilitar al incorporamiento de personas nuevas a al organizacin Tambin ayuda a comprometerse con la organizacin para lograr los objetivos, a corto, mediano y largo plazo Facilita el trabajo en equipo. Ayuda a especificar cules son las funciones bsicas de cada rea El ROF, tiene como objetivo regular y establecer las entidades u organizaciones. El MOF, permite brindar informacin detallada de como esta constituido el organigrama de una organizacin.

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LINKOGRAFIA http://es.scribd.com/doc/6745141/TEMA-3-Manual-de-Procedimientos-Administrativos http://es.scribd.com/doc/91230900/20/Recopilacion-de-la-informacion http://es.scribd.com/doc/14996431/Formato-Mof http://ticss.bligoo.com/content/view/511291/Manual-de-Procesos-y-procedimientos-Guiabasica.html http://es.scribd.com/doc/6745141/TEMA-3-Manual-de-Procedimientos-Administrativos

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