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MANUALDEAUDITORIADOSISTEMADE CONTROLEINTERNODOPODEREXECUTIVODO ESTADODORIODEJANEIRO

Rio de Janeiro - RJ Agosto de 2009

GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA AUDITORIA GERAL DO ESTADO

JOAQUIM VIEIRA FERREIRA LEVY Secretrio de Estado de Fazenda RENATO AUGUSTO ZAGALLO VILLELA DOS SANTOS Subsecretaria Geral de Fazenda EUGENIO MANUEL DA SILVA MACHADO Auditor-Geral do Estado RUI CESAR DOS SANTOS CHAGAS Superintendente de Gesto sobre Auditorias CARLOS HENRIQUE SODR COUTINHO Coordenador de Auditoria 1 CAE ALCINDO FERNANDES Coordenador de Auditoria 2 CAE SANDRA REGINA LOPES DE OLIVEIRA Coordenador de Auditoria 3 CAE ANDRA ANDRADE LENGRUBER Coordenador de Auditoria 4 CAE TERESA FRANCISCA DO NASCIMENTO Coordenador de Auditoria 5 CAE SILVIA MATUSCELLI CAMARA Coordenador de Auditoria 6 CAE ROBSON RAMOS OLIVEIRA Coordenador de Reviso, de Normas e Procedimentos

EQUIPE DE ELABORAO Robson Ramos Oliveira Rui Csar dos Santos Chagas Ismar Cabral da Conceio Jos Enio Pinto do Prado

Informaes: Tel.: 2334-4603 Fax: 2334-4538 Correio Eletrnico: age@sef.rj.gov.br

Auditoria Geral do Estado Rua da Alfndega n. 48, 6. andar Centro CEP: 20070 000 Rio de Janeiro - RJ

MANUAL DE AUDITORIA

APRESENTAO

A fim de desenvolver de forma eficiente e eficaz suas atividades, a Auditoria Geral do Estado do Rio de Janeiro - AGE, disciplinando sua poltica, filosofia, aspectos administrativos e operacionais, consolidou suas regras e responsabilidades neste Manual, vindo assim preencher uma lacuna no Servio Pblico Estadual. A finalidade bsica deste Manual a definio de conceitos, diretrizes gerais e o estabelecimento de normas e procedimentos aplicveis ao Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, particularmente quanto definio das finalidades, organizao, competncias, tipo de atividades, objetivos, forma de planejamento e de execuo das aes de controle e relacionamento com as auditorias internas das entidades da Administrao Indireta e os rgos equivalentes da Administrao Direta, visando principalmente alcanar uniformidade de entendimentos e disciplinar as atividades no mbito do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual. A nossa cooperao para o desenvolvimento da auditoria, a servio da Administrao Pblica, ter sido valorosa e gratificante, caso o Manual atenda a sua finalidade. Para tanto, necessrio acompanhar as mudanas da Administrao Pblica, integrando-as por meio de uma constante e contnua atualizao, atravs de crticas e da colaborao de todos os auditores e servidores que atuam na rea, contribuindo, assim, para a melhoria da qualidade de nossos servios. Por ltimo, informa-se que o contedo deste Manual foi elaborado a partir das Normas Brasileiras de Contabilidade, emanadas pelo Conselho Federal de Contabilidade e das melhores prticas adotadas pela Controladoria Geral da Unio e pelos rgos Centrais de Controle Interno dos Estados Brasileiros que compem o Conselho Nacional dos rgos de Controle Interno dos Estados e do Distrito Federal CONACI.

MANUAL DE AUDITORIA SUMRIO 1 1.1 1.2 1.3 2 2.1 2.2 2.3 2.4 3 CONTROLE 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.1.1 3.3.1.2 3.3.1.3 3.3.2 3.3.2.1 3.3.2.2 3.3.2.2.1 3.3.2.2.2 3.3.2.2.3 3.3.2.2.4 3.3.2.2.5 3.3.2.2.6 3.3.2.2.7 3.3.2.2.8 3.3.2.2.9 3.3.2.2.10 3.3.2.2.11 INTRODUO Objetivo Utilizao Manuteno SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO ESTADUAL Finalidade Principais Atividades Sujeio do Controle Interno rgo Central do Sistema de Controle Interno ESTRUTURA CONCEITUAL BSICA DAS TCNICAS DE Auditoria Auditoria Direta Auditoria Indireta Auditoria Compartilhada Auditoria Terceirizada Auditoria Simplificada Procedimentos e Tcnicas de Auditoria Procedimentos de Auditoria Tcnicas de Auditoria Tipos de Auditoria Tipos de Auditoria quanto ao momento em que sero realizadas Auditoria Prvia Auditoria Concomitante ou de Acompanhamento Auditoria Subsequente Tipos de Auditoria quanto ao foco dos trabalhos Auditoria de Conformidade Auditoria de Natureza Operacional (ANOp) Efetividade Eficincia Eficcia Equidade Transparncia Participao Social Sustentabilidade Qualidade Aplicao de Boas Prticas Articulao Institucional Ciclo dos Trabalhos de ANOp 7 7 7 7 8 8 8 8 9 9 11 11 11 12 12 12 12 12 12 13 14 14 14 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16 17 17 17 17 17 17

3.3.2.2.11.1 3.3.2.2.11.2 3.3.2.2.11.3 3.3.2.2.11.4 3.3.2.2.11.5 3.3.2.2.11.6 3.3.3 3.4 3.4.1 3.4.1.1 3.4.1.2 3.4.1.3 3.4.1.4 3.5 3.5.1 3.5.2

Seleo do Objetivo da Auditoria: Matriz de Risco e Estudo de Viabilidade Planejamento Etapas da execuo Apreciao Divulgao Monitoramento Auditoria Especial Fiscalizao Tipos de Fiscalizao Fiscalizao Direta Fiscalizao Indireta Fiscalizao Compartilhada Fiscalizao Terceirizada Procedimentos e tcnicas de fiscalizao Procedimentos de Fiscalizao Tcnicas de Fiscalizao

18 19 20 23 23 23 24 25 25 25 26 26 26 26 26 26

4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.3 4.3.1 4.3.1.1 4.3.1.1.1 4.3.1.1.2 4.3.1.1.3 4.3.2 4.4 4.4.1 4.4.1.1 4.4.1.1.1 4.4.1.1.2 4.4.1.2 4.4.1.3 4.5 4.5.1

NORMAS FUNDAMENTAIS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO ESTADUAL Normas relativas aos servidores do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual Normas relativas execuo do trabalho no Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual Exame Preliminar Elaborao do programa de trabalho Avaliao dos controles internos administrativos Superviso das atividades do Sistema de Controle Interno reas e enfoques da superviso Normas relativas opinio do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual Certificado de Auditoria Tipos de Certificado Regular Com Ressalvas Irregular Parecer de Auditoria ou Parecer do Controle Interno Normas relativas forma de comunicao Relatrio Estrutura do Relatrio Analtico Sinttico Uniformizao Redacional Reviso do Relatrio Normas Relativas ao controle interno administrativo Princpios de controle interno administrativo

28 28 30 30 30 31 32 32 34 34 35 35 35 35 35 37 38 39 39 39 40 40 41 41

4.5.2 4.5.3 4.5.4 5 5.1 5.2 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 6 6.1 6.2 6.3 7

Delegao de poderes e definio de responsabilidades Finalidade do controle interno administrativo Processo de controle interno administrativo PROGRAMAS DE AUDITORIA Estrutura dos Programas Objetivo dos Programas Processo de Elaborao dos programas Anlise Elaborao do Programa de Auditoria Teste do Programa Avaliao e Reviso do Programa PAPEIS DE TRABALHO Objetivo dos Papis de Trabalho Elaborao de Papis de Trabalho Tipos de Papis de Trabalho CONSIDERAES FINAIS

42 42 43 44 44 44 45 45 45 46 46 47 47 47 47 49

MANUAL DE AUDITORIA 1 1.1 INTRODUO Objetivo

Servir de fonte de consulta e orientao para o desenvolvimento das tarefas a serem executadas pelos profissionais da Auditoria Geral do Estado - AGE e dos rgos setoriais de controle interno do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro, tornando-se um guia prtico. 1.2 Utilizao

Deve ser de conhecimento e utilizao de todos os servidores da Auditoria Geral do Estado e, tambm, dos rgos setoriais de controle interno. 1.3 Manuteno

Depende de sua efetiva utilizao pelos auditores e demais usurios interessados, que mediante a apresentao de sugestes, possibilitaro o aprimoramento e atualizao permanente deste Manual.

2 2.1

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO ESTADUAL Finalidade

O Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual tem como finalidades: a) avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execuo dos programas de governo e dos oramentos do estado; b) comprovar a legalidade dos atos e fatos administrativos e avaliar os resultados quanto eficcia e eficincia da gesto oramentria, financeira e patrimonial nos rgos e entidades da administrao estadual, bem como da aplicao de recursos pblicos por entidades de direito privado; c) exercer o controle das operaes de crdito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres do estado; d) apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional. 2.2 Principais Atividades

O Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual para atingir as finalidades bsicas realiza o seguinte conjunto de atividades essenciais: a) a avaliao do cumprimento das metas do Plano Plurianual que visa a comprovar a conformidade da sua execuo; b) a avaliao da execuo dos programas de governo que visa a comprovar o nvel de atingimento das metas, o alcance dos objetivos e a adequao do gerenciamento; c) a avaliao da execuo dos oramentos do Estado que visa a comprovar a conformidade da execuo com os limites e as destinaes estabelecidas na legislao pertinente; d) a avaliao da gesto dos administradores pblicos estaduais que visa a comprovar a legalidade e a legitimidade dos atos e examinar os resultados quanto economicidade, eficincia e eficcia da gesto oramentria, financeira, patrimonial, de pessoal e demais sistemas administrativos e operacionais; e) o controle das operaes de crdito, avais, garantias, direitos e haveres do Estado que visa a aferir a sua consistncia e a adequao; f) a avaliao da aplicao de recursos pblicos por entidades de direito privado que visa verificao do cumprimento do objeto avenado; g) a verificao das aplicaes das subvenes que visa avaliar o resultado da aplicao das transferncias de recursos concedidas pelo Estado s entidades, pblicas e privadas, destinadas

a cobrir despesas com a manuteno dessas entidades, de natureza autrquica ou no, e das entidades sem fins lucrativos.

2.3

Sujeio do Controle Interno

Esto sujeitos atuao do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual quaisquer pessoas fsica ou jurdica, pblica ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos ou pelos quais o Estado responda, ou que, em nome deste, assuma obrigaes de natureza pecuniria. A pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, sujeita-se atuao do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual mediante os processos de prestao de contas e de tomada de contas. a) prestao de contas, procedimento pelo qual pessoa fsica ou jurdica, rgo ou entidade, por final de exerccio financeiro ou de gesto, prestaro contas ao rgo competente da legalidade, legitimidade e economicidade da utilizao dos recursos oramentrios e extra-oramentrios, da fidelidade funcional e do programa de trabalho; b) tomada de contas, ao desempenhada pelo rgo competente para apurar a responsabilidade de pessoa fsica, rgo ou entidade que deixarem de prestar contas e das que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte, ou possa resultar dano ao errio, devidamente quantificado. 2.4 rgo Central do Sistema de Controle Interno

A Auditoria Geral do Estado o rgo central de desempenho do Controle Interno no mbito do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro. A atuao da Auditoria Geral do Estado abranger todos os rgos e entidades da Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, bem como os Fundos Especiais. Compete Auditoria Geral do Estado, rgo Central de Controle Interno e executor das atividades de auditoria: a) estudar e propor as diretrizes para a formalizao da poltica de Controle Interno, elaborando normas sobre a matria e zelando por sua observncia; b) apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional; c) desenvolver o Sistema de Auditoria do Poder Executivo do Estado; d) baixar normas sistematizando e padronizando procedimentos de auditoria a serem aplicados pelas Auditorias Internas ou rgos equivalentes da Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual;

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e) supervisionar e assessorar as Auditorias Internas ou rgos equivalentes da Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual; f) aprovar as Programaes Anuais de Auditoria encaminhadas pelas Auditorias Internas ou rgos equivalentes da Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual; g) avaliar os relatrios, pareceres e informaes elaborados pelas unidades setoriais, bem como pelas Auditorias Independentes; h) realizar auditorias e fiscalizaes nos sistemas oramentrio, financeiro, patrimonial, contbil e demais sistemas administrativos e operacionais no mbito do Poder Executivo do Estado; i) auditar a atividade dos rgos responsveis pela realizao da receita, da despesa e pela gesto do dinheiro pblico; j) examinar os processos de Prestaes e de Tomadas de Contas dos ordenadores de despesa, gestores e responsveis, de fato e de direito, por bens, numerrios e valores do Estado ou a ele confiados, sem prejuzo da competncia das Auditorias Internas ou rgos equivalentes da Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual; k) examinar a legitimidade do ato administrativo, a autenticidade documental, a correo e normalidade contbil, a oportunidade e economicidade do custo ou da despesa; l) realizar Auditorias Especiais nos rgos da Administrao Estadual quando se fizerem necessrias; m) emitir relatrio sobre as contas consolidadas do Governo do Estado do Rio de Janeiro; n) avaliar o cumprimento das metas estabelecidas no Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Oramentrias; o) auditar e avaliar a execuo dos programas de Governo, inclusive aes descentralizadas realizadas conta de recursos oriundos dos oramentos do Estado, quanto ao alcance das metas e dos objetivos estabelecidos; p) opinar, previamente, acerca das contrataes de Auditoria Independente pelos rgos que compem a Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual; q) acompanhar procedimentos que visem ao gerenciamento e auditoria de dados e informaes em ambientes computadorizados; r) propor novas tecnologias no campo de auditoria.

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ESTRUTURA CONCEITUAL BSICA DAS TCNICAS DE CONTROLE

As atividades a cargo do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual so exercidas mediante a utilizao de tcnicas prprias de trabalho, as quais se constituem no conjunto de processos que viabilizam o alcance dos macro-objetivos do sistema. As tcnicas de controle so as seguintes: a) Auditoria b) Fiscalizao 3.1 Auditoria

A auditoria o conjunto de tcnicas que visa avaliar a gesto pblica, pelos processos e resultados gerenciais, e a aplicao de recursos pblicos por entidades de direito pblico e privado, mediante a confrontao entre uma situao encontrada com um determinado critrio tcnico, operacional ou legal. Trata-se de uma importante tcnica de controle do Estado na busca da melhor alocao de seus recursos, no s atuando para corrigir os desperdcios, a improbidade, a negligncia e a omisso e, principalmente, antecipando-se a essas ocorrncias, buscando garantir os resultados pretendidos, alm de destacar os impactos e benefcios sociais advindos. A auditoria tem por objetivo primordial o de garantir resultados operacionais na gerncia da coisa pblica. Essa auditoria exercida nos meandros da mquina pblica em todos os rgos e entidades pblicas estaduais, observando os aspectos relevantes relacionados avaliao dos programas de governo e da gesto pblica. As auditorias sero executadas das seguintes formas: a)Direta; b)Indireta; c)Compartilhada; d)Terceirizada; e)Simplificada. 3.1.1 Auditoria Direta Trata-se das atividades de auditoria executadas diretamente por servidores em exerccio no rgo central e setoriais (Auditorias Internas ou equivalente dos rgos e entidades) do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, sendo subdividas em: centralizada executada exclusivamente por servidores em exerccio no rgo central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual; descentralizada executada exclusivamente por servidores em exerccio nos rgos setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual;

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integrada executada conjuntamente por servidores em exerccio no rgo central e setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual. 3.1.2 Auditoria Indireta Indireta trata-se das atividades de auditoria executadas com a participao de servidores no lotados no rgo central e setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, que desempenham atividades de auditoria em quaisquer instituies da Administrao Pblica Estadual ou entidade privada, especialmente para auditar servios especficos de engenharia, medicina, dentre outros.

3.1.3 Auditoria Compartilhada Coordenada pelos rgos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual com o auxlio de rgos/instituies pblicas ou privadas. 3.1.4 Auditoria Terceirizada Executada por instituies privadas, ou seja, pelas denominadas empresas de auditoria externa ou independente. 3.1.5 Auditoria Simplificada Trata-se das atividades de auditoria realizadas, por servidores em exerccio nos rgos Central e setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, sobre informaes obtidas por meio de exame de processos e por meio eletrnico, especfico dos rgos ou entidades estaduais, cujo custo-benefcio no justifica o deslocamento de uma equipe para a unidade. Essa forma de execuo de auditoria pressupe a utilizao de indicadores de desempenho que fundamentam a opinio do agente executor das aes de controle.

3.2

Procedimentos e Tcnicas de Auditoria

Os Procedimentos e as Tcnicas de Auditoria constituem-se em investigaes tcnicas que, tomadas em conjunto, permitem a formao fundamentada da opinio por parte do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual. 3.2.1 Procedimentos de Auditoria Procedimento de auditoria o conjunto de verificaes e averiguaes previstas num programa de auditoria, que permite obter evidncias ou provas suficientes e adequadas para analisar as informaes necessrias formulao e fundamentao da opinio por parte do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual. Trata-se ainda, do mandamento operacional efetivo, so as aes necessrias para atingir os objetivos nas normas auditoriais. Tambm

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chamado de comando, o procedimento representa a essncia do ato de auditar, definindo o ponto de controle sobre o qual se deve atuar. O fundamental descrever o que se deve fazer, ou seja, como deve ser o exame. Esse abrange testes de observncia e testes substantivos: testes de observncia visam obteno de razovel segurana de que os procedimentos de controle interno estabelecidos pela Administrao esto em efetivo funcionamento e cumprimento; testes substantivos: visam obteno de evidncias quanto suficincia, exatido e validao dos dados produzidos pelo sistema contbil e administrativo da entidade, dividindose em testes de transaes e saldos e procedimentos de reviso analtica. 3.2.2 Tcnicas de Auditoria Tcnica de Auditoria o conjunto de processos e ferramentas operacionais de que se serve o controle para a obteno de evidncias, as quais devem ser suficientes, adequadas, relevantes e teis para concluso dos trabalhos. necessrio observar a finalidade especfica de cada tcnica de auditoria, com vistas a evitar a aplicao de tcnicas inadequadas, execuo de exames desnecessrios e o desperdcio de recursos humanos e tempo. As inmeras classificaes e formas de apresentao das Tcnicas de Auditoria so agrupadas nos seguintes tipos bsicos: a) exame documental a equipe de auditoria dever observar se as transaes realizadas esto devidamente documentadas, se a documentao que suporta a operao contm indcios de inidoneidade, se a transao e a documentao suporte foram feitas por pessoas responsveis e se a operao realizada adequada em funo das atividades de rgo/entidade; b) inspeo fsica constatao in loco que dever fornecer equipe a certeza da existncia, ou no, do objeto ou item verificado;

c) conferncia de clculos objetiva a conferncia das operaes que envolvam clculos, na aplicao da tcnica, a equipe no deve se limitar a conferir os clculos realizados por terceiros, fazendo-se necessria a efetivao de clculos prprios, que sero comparados, ao final, com aqueles apresentados pelo auditado; d) observao consiste em olhar como um determinado processo ou procedimento est sendo executado por outros; Os elementos da observao so: a) a identificao da atividade especfica a ser observada; b) observao da sua execuo; c) comparao do comportamento observado com os padres; d) avaliao e concluso.

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e) entrevista consiste na elaborao de perguntas objetivando a obteno de respostas para quesitos previamente definidos; f) circularizao consiste na confirmao, junto a terceiros, de fatos alegados pela entidade, no planejamento dos trabalhos, quando a equipe deve considerar as partes externas que podem ser circularizadas e os objetivos de auditoria que podero ser satisfeitos pela circularizao; g) conciliaes objetiva verificar a compatibilidade entre o saldo das contas sintticas com aqueles das contas analticas, ou ainda o confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos recebidos de fontes externas; h) anlise de contas contbeis objetiva examinar transaes que geraram lanamentos em determinada conta contbil, essa tcnica parte dos lanamentos contbeis para a identificao dos fatos e documentos que o suportam, as contas so selecionadas em funo do objetivo geral e da sensibilidade da equipe de auditoria; i) reviso analtica objetiva verificar o comportamento de valores significativos, mediante ndices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas identificao de situaes ou tendncias atpicas. Na aplicao dos procedimentos de reviso analtica, o auditor deve considerar: I. o objetivo dos procedimentos e o grau de confiabilidade dos resultados alcanveis; II. a natureza do rgo/entidade e o conhecimento adquirido nas auditorias anteriores; e III. a disponibilidade de informaes, sua relevncia, confiabilidade e comparabilidade. j) corte das operaes ou Cut-Off - corte interruptivo das operaes ou transaes para apurar, de forma seccionada, a dinmica de um procedimento. Representa a fotografia do momento-chave de um processo. k) rastreamento - investigao minuciosa, com exame de documentos, setores, unidades, rgos e procedimentos interligados, visando dar segurana opinio do responsvel pela execuo do trabalho sobre o fato observado.

3.3

Tipos de Auditoria

3.3.1 Tipos de Auditoria quanto ao momento em que sero realizadas 3.3.1.1 Auditoria prvia Considera-se auditoria prvia quela resultante de anlise preliminar, diagnsticos organizacionais de nmeros efetuados atravs das apreciaes de cifras e/ou utilizao de parmetros, a fim de medir a eficcia da administrao operacional do rgo/Entidade Pblica Estadual. Incluem-se, tambm, aqueles solicitados por terceiros ou percebidos pelos auditores nos casos de dolo.

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3.3.1.2 Auditoria concomitante ou de acompanhamento Considera-se auditoria concomitante aquela efetuada no decurso das operaes contbeis, financeiras, organizacionais e de gesto, objetivando medir os aspectos de eficcia, eficincia, efetividade, legitimidade e economicidade, assessorando a Administrao Pblica Estadual. 3.3.1.3 Auditoria subseqente Entende-se por auditoria subseqente aquela decorrente de Processo de Prestao de Contas e Tomada de Contas, a fim de verificar a regularidade da arrecadao e recolhimento da receita, assim como a do empenho, liquidao e pagamento da despesa; verificao da legalidade dos atos da execuo oramentria; e a verificao dos programas de trabalho e de sua execuo. Tambm considerada por auditoria subsequente a tomada de contas especial, cuja finalidade a apurao dos fatos em carter emergencial, com a identificao dos responsveis e a quantificao pecuniria do dano.

3.3.2 Tipos de Auditoria quanto ao foco dos trabalhos 3.3.2.1 Auditoria de Conformidade Auditoria de Conformidade o processo em que se avalia a adequao dos processos, procedimentos e das atividades das unidades auditadas com a legislao e os regulamentos aplicveis. Verificam-se todos os aspectos relacionados com as seguintes gestes: a) Gesto Oramentria (Indicadores da Execuo Oramentria, cumprimento das metas estabelecidas no PPA); b) Gesto Financeira e Contbil (Elaborao das Demonstraes Contbeis, Anlises das Contas); c) Gesto Patrimonial (Inspeo Fsica de Bens Patrimoniais e Almoxarifado, Prestaes de Contas de Bens Patrimoniais e de Almoxarifados, Controle de Bens e Almoxarifado); d) Gesto de Suprimentos de Bens e Servios (Licitaes, Dispensas, Inexigibilidades, Contratos, Convnios); e) Gesto de Recursos Humanos (Folha de Pagamento, Concursos Pblicos, Contrataes); f) Gesto Tributria (obrigaes principais e acessrias com tributos, bases de clculo e pagamentos de tributos). 3.3.2.2 Auditoria de Natureza Operacional (ANOp) Auditoria de natureza operacional o processo de coleta e de anlise sistemticas de informaes sobre caractersticas, processos e resultados de um programa, atividade ou

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organizao, com base em critrios fundamentados, com o objetivo de aferir o desempenho da gesto governamental, com a finalidade de subsidiar os mecanismos de responsabilizao por desempenho e contribuir para aperfeioar a gesto pblica. Tradicionalmente, os critrios que orientam ANOp esto relacionados s dimenses de efetividade, eficincia e eficcia. Alm de equidade; transparncia; participao social, sustentabilidade; qualidade; aplicao de boas prticas e articulao institucional. 3.3.2.2.1 Efetividade Relao entre os resultados de uma interveno ou programa, em termos de efeitos sobre a populao-alvo (efeitos e impactos observados), e os objetivos pretendidos (efeitos e impactos esperados). Trata-se, portanto, de verificar a ocorrncia de mudanas na populao-alvo que se poderia razoavelmente atribuir s aes do programa avaliado. 3.3.2.2.2 Eficincia Relao entre os produtos (bens e servios) gerados por uma atividade e os custos dos insumos empregados em um determinado perodo de tempo. Essa dimenso, portanto, mede o esforo do processo de transformao de insumos em produtos. 3.3.2.2.3 Eficcia Grau em que se atingem os objetivos de uma ao (quanto a bens e servios disponibilizados), em um determinado perodo de tempo, independentemente dos custos implicados.

3.3.2.2.4 Equidade Princpio que reconhece a diferena entre os indivduos e a necessidade de tratamento diferenciado. 3.3.2.2.5 Transparncia Princpio democrtico que preconiza o livre fluxo de informaes suficientes e claras para que grupos interessados possam compreender e monitorar, de forma direta, a atuao governamental. Associado garantia de participao social essencial ao exerccio da cidadania. 3.3.2.2.6 Participao Social A participao social a base para o efetivo exerccio da cidadania e da responsabilizao do gestor pblico. Trata-se, portanto, de verificar a existncia de mecanismos de participao

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social que canalizem as reivindicaes de beneficirios e usurios de programas e servios pblicos. Deve-se examinar, por exemplo, em que grau o rgo ou programa oferece uma efetiva possibilidade de recurso, admitindo ser cobrado no caso de falta de acesso, falta de atendimento ou baixa qualidade na prestao de servios. 3.3.2.2.7 Sustentabilidade Diz respeito permanncia dos resultados alcanados por uma interveno governamental. Refere-se, portanto, s caractersticas do desenho da interveno governamental que favorecem o alcance de resultados definitivos, os quais permanecero mesmo aps o encerramento das atividades do programa ou projeto. 3.3.2.2.8 Qualidade Diz respeito ao grau em que o servio prestado ou os bens distribudos por instituio pblica, governamental ou no, atende s expectativas dos usurios e aos padres de prestao estabelecidos. 3.3.2.2.9 Aplicao de Boas Prticas Diz respeito ao levantamento de boas prticas de gesto que podem ser replicadas para outros rgos e entidades. 3.3.2.2.10 Articulao institucional Coordenao necessria entre rgos e/ou esferas de governo responsveis pela implementao de uma ao ou programa com vistas a alcanar objetivo comum.

3.3.2.2.11 Ciclo dos Trabalhos de ANOp O trabalho de ANOp passa por algumas etapas, que esto evidenciadas na Figura 01.

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Fonte: TCU

Figura 01: Ciclo dos Trabalhos de ANOp Os trabalhos de ANOP iniciam-se com a seleo do objetivo da auditoria. Essa seleo realizada em duas fases: a primeira consiste na aplicao de uma matriz de risco; a segunda, na realizao do estudo de viabilidade. 3.3.2.2.11.1 Seleo do Objetivo da Auditoria: Matriz de Risco e Estudo de Viabilidade A matriz de risco o instrumento mediante o qual se busca selecionar os programas com base em questes que atribuam valor para os critrios de relevncia, risco e materialidade. Aqueles programas mais bem pontuados na matriz sero objeto de estudo de viabilidade que indicar as oportunidades para se realizar uma auditoria de natureza operacional. Relevncia um critrio de avaliao que busca aferir a importncia relativa das aes em estudo, independente de sua materialidade. Para avaliar a importncia relativa dos programas necessrio levantar informaes mediante pesquisas nos sistemas disponveis e entrevistas com pessoas envolvidas. Risco a expresso da probabilidade de ocorrncia de eventos futuros incertos que tm potencial para influenciar o alcance dos objetivos de uma organizao. Materialidade a importncia relativa ou representatividade do valor ou do volume de recursos envolvidos, em determinado contexto. Quanto ao estudo de viabilidade, o que se espera assegurar que os trabalhos a serem realizados possam contribuir efetivamente para a melhoria do desempenho dos programas e para a responsabilizao por desempenho dos gestores governamentais, em reas prioritrias e relevantes para a sociedade, mediante a avaliao das aes governamentais.

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necessrio, portanto, que a seleo dos objetos de auditoria, quer sejam programas, atividades ou aes, seja orientada com base em critrios objetivos, mensurveis e transparentes. 3.3.2.2.11.2 Planejamento No planejamento de uma auditoria, alguns pontos essenciais devem ser considerados: - Cronograma das atividades - Aplicao das tcnicas de diagnstico - Levantamento de informaes sobre o objeto auditado - Indicadores de Desempenho - Projeto de Auditoria - Matriz de Planejamento - Critrios de Auditoria - Papis de Trabalho - Teste Piloto No primeiro momento do planejamento, deve ser elaborado o cronograma de atividades. O cronograma deve conter: a relao das tarefas a serem executadas; os responsveis pelas tarefas; o prazo para execuo das tarefas.

Esse instrumento permite que a equipe planeje e organize suas atividades, para facilitar a alocao de seus membros de acordo com as tarefas necessrias e o tempo disponvel. A etapa do planejamento se materializa por meio de uma matriz, denominada Matriz de Planejamento, na qual constar a proposta de trabalho da auditoria, com todos os elementos relevantes do que se pretende realizar durante a fase de execuo. A matriz de planejamento possibilita ao auditor esquematizar de forma clara e concisa o que se deseja analisar, as informaes que se deseja obter e como obter essas informaes. Informaes que devero constar na Matriz de Planejamento: 9 Problema de auditoria

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9 Questes de auditoria 9 Fontes de informao 9 Mtodos de coleta de dados 9 Limitaes aos trabalhos de auditoria 9 O que a anlise vai permitir dizer

Exemplo: Problema de Auditoria - Enunciar de forma clara e resumida o aspecto a ser enfocado pela auditoria, de acordo com o levantamento de auditoria previamente realizado.
Questo de auditoria Especificar os termoschave e o escopo da questo: - perodo de abrangncia; -populao-alvo; - rea geogrfica. Fontes de informao Identificar as fontes de cada item de informao. Mtodo de coleta Mtodo de anlise de dados de dados Especificar os mtodos de coleta a serem empregados, quais sejam: - entrevistas (estruturadas ou semiestruturadas); - questionrio; - grupo focal; - observao direta. Especificar as tcnicas a serem utilizadas na anlise de dados: - estatstica descritiva; - anlise qualitativa (p.ex. anlise de contedo); - anlise multivariada; - regresso; - outras. Limitaes Especificar as limitaes relativas: - estratgia metodolgica adotada; - qualidade das informaes; - s condies operacionais de realizao do trabalho. O que a anlise vai permitir dizer Esclarecer precisamente que concluses ou resultados podem ser alcanados a partir da estratgia metodolgica adotada.

3.3.2.2.11.3 Etapas da execuo A execuo dos trabalhos de campo inicia-se com a coleta de dados realizada com os gestores, com os beneficirios ou com os demais envolvidos na execuo do programa ou atividade. Realiza-se essa fase de execuo da auditoria, normalmente, in loco por meio de entrevista com os gestores e com os beneficirios do programa ou atividade. Os dados tambm podem ser coletados com o auxlio de questionrios e pelo exame de documentos e sistemas informatizados.

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Outras estratgias metodolgicas, alm da inspeo in loco podero ser utilizadas em trabalhos de ANOp: 9 9 9 9 9 9 visitas de estudo; estudo de caso; pesquisa documental; pesquisa postal (probabilstica ou no); utilizao de dados secundrios; delineamento quase-experimental.

Aps a coleta de dados a equipe inicia a fase de tratamento e anlise com o uso de ferramentas e tcnicas adequadas. A definio do mtodo de anlise depender da estratgia metodolgica adotada. Nas ANOps, os achados de auditoria so registrados em uma matriz que especifica, por questo de auditoria, os seguintes itens: achados principais, anlises e evidncias, causas, efeitos, boas prticas e recomendaes, e benefcios esperados. A MATRIZ DE ACHADOS um instrumento bastante til na organizao e na compreenso dos achados de forma homognea por toda equipe envolvida na auditoria. Revela-se, ainda, um bom instrumento para nortear a elaborao do relatrio, pois permite a visualizao direta das causas dos problemas, o que propicia um direcionamento das propostas de encaminhamento.

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MATRIZ DE ACHADOS
Achados Principais Relacionar as constataes de maior relevncia, identificadas a partir de discrepncias entre a situao encontrada na fase de execuo e dos critrios de desempenho previstos para a ao auditada. Apresentam oportunidade de melhoria para o desempenho do rgo ou do programa auditado. Anlises e Evidncias So registrados os mtodos de anlise de dados e seu emprego na produo de evidncias. De forma sucinta, devem ser indicadas as tcnicas as tcnicas utilizadas para tratar as informae s coletadas durante a execuo dos resultados obtidos. Causas So registradas as causas do baixo desempenho observado, indicando-se aquelas ligadas operacionaliza o ou concepo do objeto da auditoria, e aquelas que esto fora do controle ou da influncia do gestor, quando o caso. OBS. As recomendaes contero as medidas consideradas necessrias para sanear as causas do desempenho insuficiente. Efeitos So registradas as consequncias relacionadas s causas e aos correspondente s achados. a medida da relevncia do achado. Boas Prticas So relacionadas as boas prticas identificadas na fase de execuo, como forma de subsidiar a proposta de recomendaes . Recomendaes Relacionam-se as recomendaes de devero estar alinhadas com as causas subjacentes aos achados de auditoria. Devem ser elaboradas de forma a tratar a origem das deficincias e discrepncias diagnosticadas pela equipe de auditoria. As propostas devem ser objeto de anlise criteriosa. Benefcios Esperados So relacionados os benefcios quantitativos, se possvel, e qualitativos que se espera alcanar com a implementa o das recomenda es.

A Matriz de Achados fornece elementos para a elaborao de relatrios preliminares de auditoria, cujo relatrio preliminar o documento elaborado pela equipe de auditoria a ser encaminhado ao gestor, onde o mesmo incorpora seus comentrios sobre o contedo apresentado. Aps essa etapa, as Coordenaes de Auditoria da AGE elaboraro o relatrio final da auditoria de ANOp, incorporando os comentrios do gestor e a devida manifestao da equipe de auditoria sobre os itens comentados. O relatrio final ser encaminhado para o rgo ou entidade auditado, secretaria de vinculao desse rgo e a outras instituies, conforme orientao do Auditor Geral do Estado.

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3.3.2.2.11.4 Apreciao A apreciao dos relatrios de auditoria de natureza operacional no mbito da AGE de competncia de uma equipe designada pelo Auditor Geral do Estado. 3.3.2.2.11.5 Divulgao Para que haja transparncia das aes governamentais e para que as informaes constantes nos relatrios de auditoria alcancem o maior nmero de pessoas e entidades possvel, a AGE divulgar um resumo dos trabalhos realizados nas Contas de Gesto do Governo, a ser disponibilizada pelo stio da AGE na internet. 3.3.2.2.11.6 Monitoramento Em ANOp, monitorar consiste em acompanhar as providncias tomadas e avaliar o grau de implementao das recomendaes propostas em relatrio de auditoria/avaliao. O monitoramento visa tambm maximizar a probabilidade de adoo das recomendaes e verificar a sua adequao. Alm disso, permite a retroalimentao do sistema, na medida em que fornece aos gestores as informaes de que necessitam para verificar se as aes que vm adotando tm contribudo para o alcance dos resultados desejados. As recomendaes visam melhoria do desempenho do programa e podem abranger diversos aspectos: 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 Reviso da concepo do programa Alterao de procedimentos operacionais Capacitao de recursos humanos Confeco de manuais Integrao com aes de outros programas Definio da participao de estados e municpios na implementao do programa Criao de ao de desenvolvimento e fortalecimento institucional Estabelecimento de critrios objetivos para alocao de recursos Aprimoramento de normativos Melhoria de controles Elaborao de indicadores de desempenho

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A forma como so apresentadas as recomendaes contribui significativamente para o sucesso do monitoramento. A objetividade dos procedimentos recomendados permite que se opine, com clareza, sobre os estgios de sua implementao, o que facilita o trabalho nesta fase. Nesse contexto, utilizam-se as seguintes categorias na avaliao da implementao das recomendaes: 9 9 9 9 9 implementada parcialmente implementada em implementao no implementada no aplicvel

Ocorre recomendao no aplicvel em razo de mudanas nas condies observadas, durante a auditoria, na estrutura do rgo, na regulamentao do programa, no entendimento quanto adequao da recomendao. A categoria parcialmente implementada aplica-se nas seguintes circunstncias: 9 quando a implementao pode ser medida em unidades de produtos, sem que todos os produtos estejam concludos; 9 quando o gestor, sem implementar totalmente a recomendao, considera as providncias concludas. A categoria em implementao aplica-se nas situaes em que as providncias para implementar a recomendao ainda estejam em curso ou quando a recomendao for de implementao contnua. Essas categorias podem ser apresentadas em quadro-resumo, nas concluses dos relatrios parciais e de impacto, de forma a mensurar a taxa mdia de implementao das recomendaes. 3.3.3 Auditoria Especial Auditoria Especial objetiva o exame de fatos ou situaes consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinria, sendo realizadas para atender determinao expressa de autoridade competente. Classificam-se nesse tipo os demais trabalhos auditoriais no inseridos em outras classes de atividades.

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3.4

Fiscalizao

Fiscalizao uma tcnica de controle que visa a comprovar se o objeto dos programas de governo existe, corresponde s especificaes estabelecidas, atende s necessidades para as quais foi definido e guarda coerncia com as condies e caractersticas pretendidas e se os mecanismos de controle administrativo so eficientes. O ato de fiscalizar a aplicao do conjunto de procedimentos capazes de permitir o exame dos atos da administrao pblica, visando avaliar as execues de polticas pblicas pelo produto, atuando sobre os resultados efetivos dos programas do Governo Estadual. Cabe ao Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, por intermdio da tcnica de fiscalizao, dentre outras atividades: fiscalizar e avaliar a execuo dos programas de governo, inclusive aes descentralizadas realizadas conta de recursos oriundos dos Oramentos do Estado, quanto execuo das metas e objetivos estabelecidos e qualidade do gerenciamento; aferir o nvel de adequao dos mecanismos de controle social sobre os programas contemplados com recursos oriundos dos oramentos do Estado. A finalidade bsica da fiscalizao avaliar a execuo dos programas de governo integrantes ou no dos oramentos do estado e do Plano Plurianual. 3.4.1 Tipos de Fiscalizao As fiscalizaes so executadas das seguintes formas: a) Direta b) Indireta c) Compartilhada d) Terceirizada 3.4.1.1 Fiscalizao Direta Trata-se das atividades de fiscalizao executadas diretamente por servidores em exerccios nos rgos Central e setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, sendo subdivididas em: centralizada: executada, exclusivamente, por servidores em exerccio no rgo central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual; descentralizada: executada, exclusivamente, por servidores em exerccio nos rgos setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual; Integrada: executada, conjuntamente, por servidores em exerccio no rgo central e setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual.

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3.4.1.2 Fiscalizao Indireta Trata-se das atividades de fiscalizao executadas, com a participao de servidores no lotados nos rgos do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, que desempenham atividades de fiscalizao em quaisquer instituies da Administrao Pblica Estadual ou entidade privada. 3.4.1.3 Fiscalizao Compartilhada Coordenada pelo Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual com o auxlio de rgos/instituies pblicas ou privadas. 3.4.1.4 Fiscalizao Terceirizada Executada por organizao no governamental, ou por empresas privadas que desenvolvam atividades de fiscalizao. 3.5 Procedimentos e Tcnicas de Fiscalizao

Os Procedimentos e as Tcnicas de Fiscalizao constituem-se em investigaes tcnicas que, tomadas em conjunto, permitem a formao fundamentada da opinio por parte do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual. 3.5.1 Procedimentos de Fiscalizao Procedimento de fiscalizao o conjunto de verificaes e averiguaes previstas num programa de fiscalizao, que permite obter evidncias ou provas suficientes e adequadas para analisar as informaes necessrias formulao e fundamentao da opinio por parte do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual. Trata-se ainda, do mandamento operacional efetivo, so as aes necessrias para atingir os objetivos propostos para a fiscalizao. Tambm chamado de comando, o Procedimento representa a essncia do ato de fiscalizar, definindo o ponto de controle sobre o qual se deve atuar, o fundamental descrever o que se deve fazer, ou seja, como deve ser o exame. 3.5.2 Tcnicas de Fiscalizao Tcnica de fiscalizao o conjunto de ferramentas e processos operacionais para a obteno de evidncias fsicas. As inmeras classificaes e formas de apresentao das Tcnicas de fiscalizao sero agrupadas nos tipos bsicos seguintes: indagao escrita ou oral - uso de entrevistas junto ao pessoal da unidade/entidade fiscalizada, para obteno de dados e informaes. anlise documental exame de processos, atos formalizados e documentos avulsos.

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conferncia de clculos - reviso das memrias de clculos ou a confirmao de valores atravs do cotejamento de elementos numricos correlacionados, de modo a constatar a adequao dos clculos realizados. confirmao externa - confirmar junto de fontes externas unidade/entidade, da fidedignidade das informaes obtidas internamente. Esta tcnica, consiste na circularizao das informaes com a finalidade de obter confirmaes em fonte diversa da fonte original dos dados. correlao das informaes obtidas - cotejamento de informaes obtidas de fontes independentes, autnomas e distintas. Esta tcnica procura a consistncia mtua entre diferentes amostras de evidncia. inspeo Fsica - exame usado para testar a efetividade dos controles, particularmente, daqueles relativos segurana de quantidades fsicas ou qualidade de bens tangveis e especificao tcnica. A evidncia coletada sobre itens tangveis. observao das atividades e condies verificao das atividades que exigem a aplicao de testes flagrantes, com a finalidade de revelar erros, problemas ou deficincias que de outra forma seriam de difcil constatao. Os elementos da observao so: a) identificao da atividade especfica a ser observada; b) observao da sua execuo; c) comparao do comportamento observado com os padres; e d) avaliao e concluso. teste laboratorial aplicados nos itens/materiais, objeto de fiscalizao, que procuram fornecer evidncias quanto integridade, exatido, ao nvel, ao tipo, qualidade e a validade desses objetos; observando as diretrizes genricas do teste laboratorial, quais sejam, objetivo, alvo, atributo ou condio a ser pesquisado, como a populao ser testada, tamanho e avaliao do resultado do teste. De um modo geral, demandada a um terceiro a execuo dessa tcnica. exame dos registros verificao dos registros constantes de controles regulamentares, relatrios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados. A tcnica pressupe a verificao desses registros em todas as suas formas.

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4 NORMAS FUNDAMENTAIS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO PODER EXECUTIVO ESTADUAL As Normas Fundamentais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual tm como finalidades: orientar os servidores do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual para o exerccio de suas funes e assuno de responsabilidades; padronizar e esclarecer a terminologia utilizada no Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, nas suas vrias reas de atuao, modalidades e enfoques tcnicos; permitir levar ao conhecimento da Administrao Pblica Estadual o papel, as responsabilidades, a capacitao dos servidores do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo, a forma de atuao, o mbito dos trabalhos envolvidos, as atribuies e, principalmente, as contribuies melhoria de desempenho da gesto pblica; servir de instrumento para ampliar e melhorar o relacionamento tcnico-profissional entre os servidores do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual nas diferentes esferas de governo e destes com os auditores internos e independentes; servir de ponto de partida para as adaptaes que, diante de circunstncias legais, tiverem de ser efetuados no exerccio da ao de controle, tendo em vista as diferentes modalidades jurdicas na administrao direta, indireta e descentralizada do Poder Executivo Estadual; e servir de instrumento de apoio ao aperfeioamento profissional dos servidores do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual.

4.1 Normas Relativas aos Servidores do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual A conduta do servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual pautar-se- pelas regras estabelecidas neste manual e no Regulamento do Estatuto dos Funcionrios Pblicos Civis do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro. O servidor deve adotar comportamento tico, cautela e zelo profissional, no exerccio de suas atividades. Deve manter uma atitude de independncia que assegure a imparcialidade de seu julgamento, nas fases de planejamento, execuo e emisso de sua opinio, bem assim nos demais aspectos relacionados com sua atividade profissional. O servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual deve ter um comprometimento tcnico-profissional e estratgico, permitindo a capacitao permanente, utilizao de tecnologia atualizada e compromisso com a sua misso institucional.

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A atividade de controle de carter multidisciplinar e realizada em equipe, devendo o esprito de cooperao entre os servidores e chefias prevalecer sobre posicionamentos meramente pessoais. O servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual um membro de um rgo ou setor de controle, com diferentes profissionais, onde cada um deve cooperar com seu talento e profissionalismo no sentido de agregar o mximo de valor ao trabalho realizado pela instituio. No desempenho de suas funes, deve, ainda, observar os seguintes aspectos: comportamento tico - deve ter sempre presente que, como servidor pblico, se obriga a proteger os interesses da sociedade e respeitar as normas de conduta que regem os servidores pblicos, no podendo valer-se da funo em benefcio prprio ou de terceiros, ficando, ainda, obrigado a guardar confidencialidade das informaes obtidas, no devendo revel-las a terceiros, sem autorizao especfica, salvo se houver obrigao legal ou profissional de assim proceder; cautela e zelo profissional - agir com prudncia, habilidade e ateno de modo a reduzir ao mnimo a margem de erro e acatar as normas de tica profissional, o bom senso em seus atos e recomendaes, o cumprimento das normas gerais de controle interno e o adequado emprego dos procedimentos de aplicao geral ou especfica; independncia - manter uma atitude de independncia com relao ao agente controlado, de modo a assegurar imparcialidade no seu trabalho, bem assim nos demais aspectos relacionados com sua atividade profissional; soberania - possuir o domnio do julgamento profissional, pautando-se no planejamento dos exames de acordo com o estabelecido na ordem de servio, na seleo e aplicao de procedimentos tcnicos e testes necessrios, e na elaborao de seus relatrios; imparcialidade abster-se de intervir em casos onde haja conflito de interesses que possam influenciar a imparcialidade do seu trabalho, devendo comunicar o fato aos seus superiores; objetividade procurar apoiar-se em documentos e evidncias que permitam convico da realidade ou a veracidade dos fatos ou situaes examinadas; conhecimento tcnico e capacidade profissional - em funo de sua atuao multidisciplinar, deve possuir um conjunto de conhecimentos tcnicos, experincia e capacidade para as tarefas que executa conhecimentos contbeis, econmicos, financeiros e de outras disciplinas para o adequado cumprimento do objetivo do trabalho; atualizao dos conhecimentos tcnicos - manter atualizado seus conhecimentos tcnicos, acompanhando a evoluo das normas, procedimentos e tcnicas aplicveis ao Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual;

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uso de informaes de terceiros valer-se de informaes anteriormente produzidas pelos profissionais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, no necessitando reconfirm-las ou retest-las, haja vista a utilizao das mesmas tcnicas e observao das mesmas normas no mbito do Sistema; cortesia ter habilidades no trato, verbal e escrito, com pessoas e instituies, respeitando superiores, subordinados e pares, bem como, aqueles com os quais se relaciona profissionalmente. 4.2 Normas relativas Execuo do Trabalho no Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual O servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, no exerccio de suas funes, ter livre acesso a todas as dependncias do rgo ou entidade examinado, assim como a documentos, valores e livros considerados indispensveis ao cumprimento de suas atribuies, no lhe podendo ser sonegado, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informao, devendo o servidor guardar o sigilo das informaes caso elas estejam protegidas legalmente. Quando houver limitao da ao, o fato dever ser comunicado, de imediato, por escrito, ao dirigente do rgo ou entidade examinada, solicitando as providncias necessrias. 4.2.1 Exame Preliminar O trabalho a ser realizado pelo Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual deve ser adequadamente planejado. Com o objetivo de obter os elementos necessrios ao planejamento dos trabalhos, o servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual deve examinar as informaes constantes da ordem de servio e dos planos estratgico e operacional a que se vincula o objeto do controle. Para tanto, deve considerar a legislao aplicvel, normas e instrues vigentes, bem como os resultados dos ltimos trabalhos realizados e diligncias pendentes de atendimento, quando for o caso. 4.2.2 Elaborao do programa de trabalho A elaborao de um adequado programa de trabalho exige: a determinao precisa dos objetivos do exame, ou seja, a identificao sobre o que se deseja obter com a auditoria e a fiscalizao; a identificao do universo a ser examinado; a definio e o alcance dos procedimentos a serem utilizados; a localizao do objeto ou unidade examinada; o estabelecimento das tcnicas apropriadas; a estimativa dos homens x horas necessrios execuo dos trabalhos; referncia quanto ao uso de material e/ou documentos de exames prvios ou outras instrues especficas.

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4.2.3 Avaliao dos controles internos administrativos Quando ficar identificado na ordem de servio necessidade de avaliao dos controles internos administrativos, o servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual deve efetuar um adequado exame com vistas avaliao da capacidade e da efetividade dos sistemas de controles internos administrativos, contbil, financeiro, patrimonial, de pessoal, de suprimento de bens e servios e operacional dos rgos da administrao direta, entidades da administrao indireta, projetos e programas. A avaliao da capacidade dos sistemas de controle interno administrativo, os procedimentos, polticas e registros que compem os controles, com o objetivo de constatar se estes proporcionam razovel segurana de que as atividades e operaes se realizam, de forma a possibilitar o atingimento das metas, em termos satisfatrios de economia, eficincia e eficcia. A realizao do exame das operaes que se processam nos sistemas de controle interno administrativo, com o propsito de verificar se os procedimentos, polticas, mecanismos, registros e outros dados relevantes, funcionam de acordo com o previsto e se os objetivos de controle esto sendo atendidos, de forma permanente, sem desvios. O exame dos objetivos de controle dos rgos e entidades que adotam sistemas de controle interno administrativo compreende um plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos, de forma ordenada, para: proteger seus recursos, obter informaes oportunas e confiveis, promover a eficincia operacional e assegurar a observncia das leis, normas e polticas vigentes, com o intuito de alcanar o cumprimento das metas e objetivos estabelecidos. Dever, ainda: certificar a existncia e propriedade dos procedimentos e mecanismos de salvaguarda dos recursos humanos, financeiros e materiais, assim como do devido uso e funcionamento dos mesmos; constatar se os sistemas de registros incluem a totalidade das operaes realizadas e se os mtodos e procedimentos utilizados permitem confiar se as informaes, financeira e operacional, oriundas daqueles, refletem, adequadamente, a boa e regular utilizao dos recursos, bem como o cumprimento das metas e dos objetivos dos programas; certificar a existncia e a idoneidade dos critrios, para identificar, classificar e mensurar dados relevantes das operaes, verificando, igualmente, se esto sendo adotados parmetros adequados para avaliao da efetividade, eficincia, eficcia e economicidade dessas operaes; e comprovar se os procedimentos estabelecidos asseguram, razoavelmente, o cumprimento das diretrizes governamentais, das leis, regulamentos, normas e outras disposies de observncia obrigatria.

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A preveno de impropriedades e irregularidades dos sistemas de controle interno administrativo, institudos em um rgo ou entidade, deve conter procedimentos, mecanismos e diretrizes que prevejam ou minimizem o percentual de impropriedades ou irregularidades. Um bom sistema de controle interno administrativo reduz a probabilidade de ocorrer tais impropriedades ou irregularidades, ainda que no possa evit-las totalmente. 4.2.4 Coordenao das atividades do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual Toda atividade do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual deve ser coordenada pela chefia ou por servidor a quem a funo for formalmente delegada. A responsabilidade de quem dirige a funo, o titular da unidade do Sistema de Controle Interno deve coordenar todas as atividades que envolvem a execuo do trabalho, podendo delegar parte das tarefas a supervisores de auditoria, devendo para isso, estabelecer mecanismos e procedimentos adequados para avaliar a atuao destes supervisores, assegurando-se de que esses possuam conhecimentos tcnicos e capacidade profissional suficientes ao adequado cumprimento das atribuies que lhes so conferidas. A Superviso das equipes de trabalho do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual deve ser atribuda a servidor com maior experincia, conhecimentos tcnicos e capacidade profissional, que deve instruir e dirigir, adequadamente, seus subordinados, no que tange execuo dos trabalhos e ao cumprimento das ordens de servio, devendo, ainda, contribuir para o desenvolvimento dos seus conhecimentos e capacidade profissional. O grau de intensidade da superviso exercida sobre a equipe est diretamente relacionado aos seguintes fatores: conhecimento e capacidade profissional dos membros da equipe; o grau de dificuldade previsvel dos trabalhos; e alcance de provveis impropriedades ou irregularidades a detectar no rgo ou entidade examinada. As evidncias da superviso exercida devero ficar registradas nos prprios papis de trabalho. 4.2.5 reas e enfoques da coordenao e superviso A superviso deve abranger a verificao: do correto planejamento dos trabalhos de acordo com o solicitado na etapa do planejamento dos trabalhos; da aplicao de procedimentos e tcnicas para o atingimento das metas/objetivos previstos para a execuo dos trabalhos, de acordo com o programa fornecido; da adequada formulao dos papis de trabalho; da necessria consistncia das observaes e concluses; da fiel observncia dos objetivos estabelecidos na ordem de servio; do cumprimento das normas e dos procedimentos de aplicao geral.

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Obteno de evidncias - em atendimento aos objetivos da atividade, o servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, deve realizar, na extenso indicada na ordem de servio, os testes ou provas adequados nas circunstncias, para obter evidncias qualitativamente aceitveis que fundamentem, de forma objetiva, seu trabalho. Finalidade da evidncia - consiste na obteno suficiente de elementos para sustentar a emisso de sua opinio, permitindo chegar a um grau razovel de convencimento da realidade dos fatos e situaes observadas, da veracidade da documentao examinada, da consistncia da contabilizao dos fatos e fidedignidade das informaes e registros gerenciais para fundamentar, solidamente, seu trabalho. A validade do seu trabalho depende diretamente da qualidade das evidncias que so consideradas satisfatrias quando renem as caractersticas de suficincia, adequao e pertinncia. Suficincia da evidncia ocorre quando, mediante a aplicao de testes que resultem na obteno de uma ou vrias provas, o servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual levado a um grau razovel de convencimento a respeito da realidade ou veracidade dos fatos examinados. Adequao da evidncia entende-se como tal, quando os testes ou exames realizados so apropriados natureza e caractersticas dos fatos examinados. Pertinncia da evidncia - a evidncia pertinente quando h coerncia com as observaes, concluses e recomendaes eventualmente formuladas. Critrios para obteno da evidncia - na obteno da evidncia, o servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual deve guiar-se pelos critrios de importncia relativa e de nveis de riscos provveis. A importncia relativa refere-se ao significado da evidncia no conjunto de informaes e os nveis de riscos provveis, s probabilidades de erro na obteno e comprovao da evidncia. Impropriedades e irregularidades - o servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, no decorrer de qualquer atividade, deve prestar especial ateno quelas transaes ou situaes que denotem indcios de irregularidades e, quando sejam obtidas evidncias das mesmas, dever ser dado o devido tratamento, com vistas a permitir que os dirigentes possam adotar as providncias corretivas pertinentes, quando couber. Caracterizao de impropriedade e irregularidade impropriedade consiste em falhas de natureza formal de que no resulte dano ao errio, porm evidencia-se a no observncia aos princpios de legalidade, legitimidade, eficincia, eficcia e economicidade. A irregularidade caracterizada pela no observncia desses princpios, constatando a existncia de desfalque, alcance, desvio de bens ou outra irregularidade de que resulte prejuzo quantificvel para o Errio.

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Deteco de impropriedades e irregularidades apesar de no ser o objetivo primordial das atividades do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual a busca de impropriedades ou de irregularidades, o servidor deve estar consciente da probabilidade de, no decorrer dos exames, defrontar-se com tais ocorrncias. Compete-lhe assim, prestar especial ateno s transaes ou situaes que apresentem indcios de irregularidades e, quando obtida evidncias, comunicar o fato aos dirigentes para adoo das medidas corretivas cabveis. A aplicao dos procedimentos especificados na ordem de servio no garante necessariamente, a deteco de toda impropriedade ou irregularidade. Portanto, a identificao posterior de situao imprpria ou irregular, ocorrida no perodo submetido a exame, no significa que o trabalho tenha sido inadequado. Apurao de impropriedades e irregularidades - exige do servidor do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual extrema prudncia e profissionalismo. Ao verificar a ocorrncia de irregularidades, o servidor deve levar o assunto, por escrito, ao conhecimento do dirigente da unidade ou entidade examinada, solicitando os esclarecimentos e justificativas pertinentes, quando isso no implicar risco pessoal. Na hiptese de risco pessoal informar a ocorrncia ao seu dirigente que o orientar e adotar as providncias necessrias.

4.3

Normas relativas Opinio do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual

A opinio do rgo ou Unidades de Controle Interno do Poder Executivo Estadual deve ser expressa por meio de Certificado ou Parecer, que sero precedidos de um Relatrio de Auditoria. O Certificado e o Parecer de Auditoria sero emitidos na verificao das contas dos responsveis pela aplicao, utilizao ou guarda de bens e valores pblicos, e de todo aquele que der causa perda, subtrao ou estrago de valores, bens e materiais de propriedade ou responsabilidade do Estado. Tanto o Certificado quanto o Parecer sero emitidos com base no Planejamento de Auditoria e nos achados decorrentes dos exames efetuados pelas equipes de auditoria. 4.3.1 Certificado de Auditoria o instrumento elaborado por servidores da Auditoria Geral do Estado, com base na execuo de programas gerais ou especficos de Auditoria de Conformidade, ANOp e Especiais, e ser subscrito pelo Auditor-Geral do Estado ou por servidor por este designado, ambos qualificados profissionalmente. Quando o rgo ou Unidade de Controle Interno do Poder Executivo Estadual no obtiver elementos comprobatrios suficientes e adequados, de tal modo que o impea de formar opinio quanto regularidade da gesto, a opinio decorrente dos exames fica sobrestada, por prazo previamente fixado para o cumprimento de diligncia pelo rgo ou entidade examinado, quando ento, mediante novos exames, a Auditoria Geral do Estado emitir o competente Certificado.

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Na ocorrncia de eventos ou transaes subseqentes ao perodo examinado que, pela sua relevncia, possam influir substancialmente na posio financeira e patrimonial do rgo ou Entidade examinada, indispensvel que esses fatos sejam considerados em seu Certificado. As Coordenaes de Auditoria da Auditoria Geral do Estado devero usar de toda acuidade e prudncia no momento de sugerirem o tipo de Certificado a ser emitido. Deve levar em conta, principalmente, que determinadas constataes relacionadas com falhas, omisses e impropriedades, podem significar, situaes simplesmente imprprias, quando caber a emisso de Certificado de Regularidade ou de Regularidade com Ressalvas, ou at mesmo irregulares, quando caber a emisso de Certificado de Regularidade com Ressalvas ou de Irregularidade. Tudo depender do acurado exame de todas as circunstncias envolvidas na situao em julgamento, quando a Auditoria Geral do Estado ter de avaliar, em conjunto, fatores tais como: freqncia da incidncia no exerccio; reincidncia de constatao em exerccios anteriores; descumprimento a recomendaes anteriores; evidncia da inteno; ocorrncia de prejuzo Fazenda Estadual; jurisprudncia de decises do Tribunal de Contas do Estado na apreciao de casos semelhantes; e outros fatores que possam contribuir para a adequada definio do tipo de certificado a ser emitido. So trs os tipos de certificado, a saber: a) Regular; b) Regular com ressalva e c) Irregular. 4.3.1.1 Tipos de Certificado 4.3.1.1.1 Regular Ser emitido quando os exames realizados possibilitarem formar opinio de que na gesto dos recursos pblicos foram adequadamente observados os princpios da legalidade, legitimidade e economicidade e que as demonstraes contbeis financeiras, oramentrias, operacionais e patrimoniais apresentam, adequadamente, a posio real existente e esto em conformidade com as normas legais e princpios pertinentes matria. 4.3.1.1.2 Regular com Ressalvas Quando os exames realizados apontarem falha, omisso ou impropriedades de natureza formal no cumprimento das normas legais e dos princpios pertinentes matria, nas escrituraes e nos procedimentos de controle interno mantidos pelo rgo, entidade ou fundos, mas que pela sua irrelevncia ou imaterialidade, no caracterizem irregularidade de atuao dos agentes responsveis. 4.3.1.1.3 Irregular Ser emitido quando os exames realizados demonstrarem a no observncia da aplicao dos princpios de legalidade, legitimidade e economicidade, constatando a existncia de desfalque, alcance, desvio de bens ou outra irregularidade de que resulte prejuzo quantificvel para a

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Fazenda Estadual e/ou comprometam, substancialmente, as demonstraes financeiras e a respectiva gesto dos agentes responsveis, no perodo ou exerccio examinado. A limitao para auditar os registros contbeis, financeiros, oramentrios, ou sobre a existncia fsica de materiais ou de bens, tambm levar a Certificao Irregular. Tal opinio pode ser emitida devido ocorrncia de qualquer uma das seguintes circunstncias: a) limitao significativa na extenso do exame; b) comprovao insuficiente dos dados, sendo impossvel fundament-los adequadamente; c)existncia de mltiplas e complexas incertezas que afetem um nmero significativo de rubricas das demonstraes contbeis. 4.3.2 Parecer de Auditoria ou Parecer do Controle Interno o instrumento elaborado por servidores da Auditoria Geral do Estado, com base em solicitaes e processos administrativos que caream de opinio, sem que haja obrigatoriedade de emisso de Certificados de Auditoria, o caso, por exemplo, dos Pareceres de Auditoria nos processos de solicitao de abertura de crditos adicionais, dentre outros. O Parecer de Auditoria ser subscrito pelo Auditor-Geral do Estado ou por servidor por este designado, ambos qualificados profissionalmente. O Parecer de Auditoria ser, tambm, emitido pelos titulares das Assessorias de Controle Interno, Auditorias Internas ou departamentos equivalentes. O Parecer de Auditoria poder ter modelos diferenciados, dependendo do tipo de gesto examinada, a critrio da Auditoria Geral do Estado. Contudo, no que couber, devero constar os seguintes requisitos: indicar nmero do processo, exerccio examinado, unidade gestora/entidade examinada; citar, em pargrafo especfico, o escopo do trabalho em funo do tipo de auditoria realizada; registrar, no pargrafo intermedirio, as impropriedades ou irregularidades que: a) caracterizem a inobservncia de normas legais e regulamentares; b) afetem a gesto ou situao examinada; c) comprometam a economicidade, legalidade e legitimidade da gesto ou situao examinada; d) resultem ou no em prejuzo Fazenda Estadual. Observado o contido no pargrafo intermedirio, concluir, no pargrafo final: a) emitindo opinio quanto regularidade, ou no, da gesto examinada; b) conter data do Parecer correspondente ao dia de sua emisso; c) conter assinatura do responsvel pela auditagem. Os Pareceres podero ser tipificados no mesmo formato dos Certificados, a saber: a) Regular; b) Regular com ressalva; e c) Irregular. Ou responder questo objeto do processo, tipo: Concede ou No Concede, Aprova ou No Aprova, dentre outras.

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4.4

Normas relativas Forma de Comunicao

Para cada atividade realizada, o rgo ou Unidade de Controle Interno do Poder Executivo Estadual deve elaborar relatrio evidenciando os resultados dos exames efetuados, de acordo com a forma ou tipo de atividade. Ainda, a ttulo de forma de comunicao, podero ser emitidas Notas Tcnicas, em cujo documento dever conter informao ou considerao de carter tcnico sob a apresentao das unidades que compem o sistema de controle interno. As informaes quanto aos atos de gesto, fatos ou situaes observados, devem reunir principalmente os seguintes atributos de qualidade: Conciso - utilizar linguagem sucinta e resumida, transmitindo o mximo de informaes de forma breve. caracterstica dessa linguagem a preciso e a exatido; Objetividade expressar linguagem prtica e positiva, demonstrando a existncia real e material da informao; Convico demonstrar a certeza da informao que a comunicao deve conter visando persuadir e convencer qualquer pessoa para as mesmas concluses, evitando termos e expresses que possam ensejar dvidas; Clareza expressar linguagem inteligvel e ntida de modo a assegurar que a estrutura da comunicao e a terminologia empregada permitam que o entendimento das informaes sejam evidentes e transparentes; Integridade registrar a totalidade das informaes de forma exata e imparcial, devendo ser includos na comunicao todos os fatos observados, sem nenhuma omisso, proporcionando uma viso completa das impropriedades/irregularidades apontadas, recomendaes efetuadas e concluso; Oportunidade transmitir a informao, simultaneamente, com tempestividade e integridade de modo que as comunicaes sejam emitidas de imediato, com a extenso correta, a fim de que os assuntos neles abordados possam ser objeto de oportunas providncias; Coerncia assegurar que a linguagem seja harmnica e concordante, de forma que a comunicao seja lgica, correspondendo aos objetivos determinados;

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Apresentao assegurar que os assuntos sejam apresentados numa seqncia estruturada, isenta de erros ou rasuras que possam prejudicar o correto entendimento, segundo os objetivos do trabalho, de forma adequada, com uma linguagem que atenda, tambm, aos atributos de qualidade mencionados; e Conclusivo permitir a formao de opinio sobre as atividades realizadas. Em situaes identificadas na ordem de servio, poder ficar especificado que no cabe uma manifestao conclusiva principalmente nos casos em que os exames forem de carter intermedirio. As comunicaes devem seguir os padres usualmente adotados no Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual, admitindo-se, em determinadas circunstncias, as adaptaes necessrias melhor interpretao e avaliao dos resultados dos trabalhos. 4.4.1 Relatrio Concludos os trabalhos de campo e aps a discusso dos pontos de auditoria de maior risco com os Assessores de Controle Interno, ou equivalentes, e com os responsveis pelas reas auditadas, as ocorrncias apuradas sero comunicadas pelo Relatrio de Auditoria. Desta forma, os Relatrios de Auditoria so os instrumentos bsicos para informar aos diversos escales da Administrao o resultado dos trabalhos e exames efetuados. Estes documentos tm por objetivo motivar aes preventivas ou corretivas, devendo ser adequadamente planejados, elaborados e escritos, apresentando de forma clara, exata, concisa e objetiva os pontos observados, as recomendaes, as ressalvas formuladas e as irregularidades apuradas. Na emisso do Relatrio de Auditoria realizada com base no processo de Prestao e Tomada de Contas dos rgos ou entidades examinadas. necessrio que se atenda aos seguintes requisitos: identificar o nmero do processo, perodo examinado e a unidade ou entidade examinada; indicar as normas que instruam o processo de Tomada ou Prestao de Contas; identificar o local em que foi realizado o trabalho; definir o objetivo da auditoria e identificar as demonstraes financeiras examinadas, no caso de auditoria contbil; declarar ter o exame sido efetuado por amostragem, na extenso julgada necessria e de acordo com as normas de auditoria aplicveis ao Servio Pblico Estadual; comentar sobre a extenso dos trabalhos e eventuais restries; comentar sobre os controles internos administrativos, evidenciando, se for o caso, as deficincias e ineficcias dos sistemas; relatar sobre o cumprimento, ou no, das diretrizes governamentais e normas legais vigentes; comentar sobre a legalidade, legitimidade e economicidade na realizao das despesas;

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apresentar, se necessrio, recomendaes visando correo das falhas verificadas durante o exame, particularmente naquelas situaes em que forem identificadas impropriedades e irregularidades, devendo-se evitar recomendaes imprecisas ou genricas que no permitam adequada avaliao de sua implementao; e comentar sobre a implementao das recomendaes de relatrios de auditoria e fiscalizao anteriores e de diligncias do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual e do Tribunal de Contas do Estado. 4.4.1.1 Estrutura do Relatrio 4.4.1.1.1 Analtico

O relatrio final deve conter, quando aplicvel, os seguintes tpicos: nome da entidade / vinculao; escopo da auditoria; tipo de exame; perodo examinado; verificao do cumprimento de Ressalvas e Recomendaes de Auditoria do exerccio anterior; falhas e/ou deficincias identificadas, suas causas e conseqncias para os objetivos ou resultados da entidade / rea / atividade; recomendaes destinadas ao aprimoramento dos sistemas e do controle interno, mencionando os benefcios de sua implementao por parte dos rgos / entidades; quadros comparativos; Parecer Conclusivo, onde o auditor sintetiza sua opinio e, de conformidade com a legislao atual, conclui pela REGULARIDADE ou IRREGULARIDADE das contas. 4.4.1.1.2 Sinttico

nome da entidade / vinculao; escopo da auditoria; tipo de exame; perodo examinado; sntese do resultado dos trabalhos, podendo apresentar recomendaes; Parecer Conclusivo, onde o auditor sintetiza sua opinio e, de conformidade com a legislao atual, conclui pela REGULARIDADE ou IRREGULARIDADE das contas. 4.4.1.2 Uniformizao Redacional Os trabalhos devero ser submetidos nas seguintes especificaes: Editor de Texto Word do Office 97 ou posterior Configurao das Pginas Tamanho do papel: A4 (29,7 cm x 21 cm) Margem superior: 3 cm Margem inferior: 2 cm

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Margem esquerda: 3 cm Margem direita: 2 cm Configurao dos Textos Fonte Times New Roman ou Arial, corpo 12 Espaamento entre caracteres, palavras e linhas: 1,5, nas citaes espaamento simples e corpo 10. Observaes Ilustraes, tabelas e grficos: elaborados em Excel ou Power Point e incorporados ao Word (leia adiante como efetuar a incorporao), com fonte Times New Roman, corpo 10. Para incorporar ilustraes, tabelas ou grficos ao Word A. Se a tabela ou o grfico forem copiados do Excel: 1. No Excel, selecione o grfico, a ilustrao, a figura ou a tabela e, em seguida, o menu Editar, Copiar. 2. No Word, clique onde voc deseja que o objeto seja incorporado. No menu Editar, selecione Colar especial. 3. Na janela Colar Especial, selecione a opo Colar, Como e Figura ou imagem (Metarquivo Avanado). Clique em OK. 4. Por ltimo, salve o arquivo utilizando a opo Arquivo, Salvar Como. Esse procedimento far com que o arquivo Word contendo o artigo mantenha um tamanho pequeno, mesmo aps a insero de objetos e desenhos. B. Se a tabela ou o grfico forem copiados de outro software (Word, Internet Explorer...): 1. Selecione o grfico, a ilustrao, a figura ou a tabela e, em seguida, o menu Editar, Copiar. 2. No Word, clique onde voc deseja que o objeto seja incorporado. No menu Editar, selecione Colar especial. 3. Na janela Colar Especial, selecione a opo Colar, Comoe Figura ou imagem. Clique em OK. C. Se o grfico ou imagem forem arquivos soltos, formato JPG/GIF: 1. No Word, clique onde voc deseja que o objeto seja incorporado. 2. No menu Inserir, selecione Imagem, depois selecione Do Arquivo.... 3. Selecione a imagem desejada e clique em OK. 4.4.1.3 Reviso do Relatrio A reviso de relatrio compreende a verificao tcnica e a escrita, sendo realizada pelos coordenadores de auditoria ou equivalentes, inicialmente, depois por uma equipe especfica para revisar relatrios, por meio de um "check-list": todos os assuntos relacionados no inventrio de pontos, a partir dos papis de trabalho e planilhas orientativas, foram tratados no relatrio? os aspectos formais do relatrio esto em ordem? a forma gramatical (uso de palavras, acentuao, pontuao, regras gramaticais, silabao, etc.) foi observada? os ttulos conferem com o texto e este reflete a realidade?

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as cifras mencionadas esto corretamente expressas e so consistentes com os papis de trabalho? as concluses so adequadas e espelham a realidade? todos os pontos contm recomendaes? So do tipo praticvel ou apenas tericas? a apresentao final adequada? (capa, encadernao, digitao, etc.) h lista de aspectos a serem discutidos? Esto devidamente agendados por destinatrio? o relatrio apresenta teor e linguagem adequada s boas relaes a serem mantidas com o auditado? 4.5 Normas relativas aos controles internos administrativos Um dos objetivos fundamentais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual a avaliao dos controles internos administrativos das unidades ou entidades sob exame. Somente com o conhecimento da estruturao, rotinas e funcionamento desses controles, podem os rgos/Unidades de Controle Interno do Poder Executivo Estadual avaliar, com a devida segurana, a gesto examinada. Controle interno administrativo o conjunto de atividades, planos, rotinas, mtodos e procedimentos interligados, estabelecidos com vistas a assegurar que os objetivos das unidades e entidades da administrao pblica sejam alcanados, de forma confivel e concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gesto, at a consecuo dos objetivos fixados pelo Poder Pblico. 4.5.1 Princpios de controle interno administrativo Constituem-se no conjunto de regras, diretrizes e sistemas que visam ao atingimento de objetivos especficos, tais como: relao custo/benefcio - consiste na avaliao do custo de um controle em relao aos benefcios que ele possa proporcionar; qualificao adequada, treinamento e rodzio de funcionrios - a eficcia dos controles internos administrativos est diretamente relacionada com a competncia, formao profissional e integridade do pessoal. imprescindvel haver uma poltica de pessoal que contemple: seleo e treinamento de forma criteriosa e sistematizada, buscando melhor rendimento e menores custos; rodzio de funes, com vistas a reduzir/eliminar possibilidades de fraudes; e obrigatoriedade de funcionrios gozarem frias regularmente, como forma, inclusive, de evitar a dissimulao de irregularidades.

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4.5.2 Delegao de poderes e definio de responsabilidades A delegao de competncia, conforme previsto em lei ser utilizada como instrumento de descentralizao administrativa, com vistas a assegurar maior rapidez e objetividade s decises. O ato de delegao dever indicar, com preciso, a autoridade delegante, delegada e o objeto da delegao. Assim sendo, em qualquer unidade/entidade, devem ser observados: existncia de regimento/estatuto e organograma adequados, onde a definio de autoridade e conseqentes responsabilidades sejam claras e satisfaam plenamente as necessidades da organizao; e manuais de rotinas/procedimentos, claramente determinados, que considerem as funes de todos os setores do rgo/entidade. segregao de funes - a estrutura das unidades/entidades deve prever a separao entre as funes de autorizao/aprovao de operaes, execuo, controle e contabilizao, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competncias e atribuies em desacordo com este princpio; instrues devidamente formalizadas - para atingir um grau de segurana adequado indispensvel que as aes, procedimentos e instrues sejam disciplinados e formalizados atravs de instrumentos eficazes e especficos; ou seja, claros e objetivos e emitidos por autoridade competente; controles sobre as transaes - imprescindvel estabelecer o acompanhamento dos fatos contbeis, financeiros e operacionais, objetivando que sejam efetuados mediante atos legtimos, relacionados com a finalidade da unidade/entidade e autorizados por quem de direito; e aderncia a diretrizes e normas legais o controle interno administrativo deve assegurar observncia s diretrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos, e que os atos e fatos de gesto sejam efetuados mediante atos legtimos, relacionados com a finalidade da unidade/entidade. 4.5.3 Finalidade do controle interno administrativo O objetivo geral dos controles internos administrativos evitar a ocorrncia de impropriedades e irregularidades, por meio dos princpios e instrumentos prprios, destacando-se entre os objetivos especficos, a serem atingidos, os seguintes: observar as normas legais, instrues normativas, estatutos e regimentos; assegurar, nas informaes contbeis, financeiras, administrativas e operacionais, sua exatido, confiabilidade, integridade e oportunidade; evitar o cometimento de erros, desperdcios, abusos, prticas antieconmicas e fraudes; propiciar informaes oportunas e confiveis, inclusive de carter administrativo/operacional, sobre os resultados e efeitos atingidos; salvaguardar os ativos financeiros e fsicos quanto sua boa e regular utilizao e assegurar a legitimidade do passivo; permitir a implementao de programas, projetos, atividades, sistemas e operaes, visando eficcia, eficincia e economicidade na utilizao dos recursos; assegurar a aderncia das atividades s diretrizes, planos, normas e procedimentos da unidade/entidade.

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4.5.4 Processo de controle interno administrativo Os controles internos administrativos implementados em uma organizao devem: prioritariamente, ter carter preventivo; permanentemente, estar voltados para a correo de eventuais desvios em relao aos parmetros estabelecidos; prevalecer como instrumentos auxiliares de gesto; e estar direcionados para o atendimento a todos os nveis hierrquicos da administrao. Quanto maior for o grau de adequao dos controles internos administrativos, menor ser a vulnerabilidade dos riscos inerentes gesto propriamente ditos.

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PROGRAMAS DE AUDITORIA

O programa de auditoria constitui-se em um plano de ao que serve como guia bsico para a realizao dos exames, devendo conter as normas gerais ou instrues especficas para o desenvolvimento dos trabalhos. O auditor no deve se limitar s verificaes citadas no programa, pois este se destina a fornecer a linha mestra do trabalho. O auditor deve realizar os exames necessrios a adequada cobertura da rea auditada. Para os trabalhos inditos, que ainda no possuam programa formalmente definido, o auditor deve elaborar um roteiro de verificaes que, ao final do exame, ser revisado e transformado em programa definitivo. Os programas reduziro os riscos de auditoria a um nvel aceitvel e proporcionaro satisfao adequada de que os objetivos de auditoria sero alcanados, de modo a: especificar o trabalho a ser executado; evitar que sejam realizados trabalhos desnecessrios, ou alm do requerido; formar a base para identificar o registro do trabalho efetivamente executado. 5.1 Estrutura dos Programas

Os programas devem incorporar os seguintes aspectos: preparados especialmente para atender a um ou mais dos objetivos especficos de auditoria; expostos de forma lgica, normalmente na ordem em que se espera que sejam executados os trabalhos; associados com os testes correlatos, a fim de evitar duplicidade de tarefas; especificar como cada teste tem de ser executado, identificando o documento, o registro administrativo ou financeiro, a funo ou o controle-chave a ser examinado; indicar a extenso planejada para cada procedimento; conter colunas para registro de referncias comprobatrias do trabalho realizado, bem como para indicar o local onde se encontram os papis de trabalho, descrio do trabalho executado, as concluses, os pontos de ateno e as recomendaes de controle interno. Assim, o programa de auditoria, baseado no fluxo racional e harmnico das operaes, por natureza, indicar ao auditor exatamente o que fazer em cada fase da operao a ser auditada. 5.2 Objetivo dos Programas

Os objetivos dos programas a serem utilizados pelo rgo Central de Controle Interno e pelos setoriais do sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual variam em funo da prpria competncia.

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Assim, no desempenho da auditoria ou fiscalizao nos rgos e entidades, os objetivos, entre outros, podem ser: cumprimento das normas administrativas e financeiras estabelecidas; prestao de contas e tomada de contas dos responsveis; utilizao de subvenes recebidas do Estado; cumprimento de acordos, convnios e contratos; percias contbeis; cumprimento do processo licitatrio e de compras em geral; exame da execuo oramentria e observncia dos seus limites; exame da regularidade e da legalidade das contas; exame da economicidade das atividades; comprovao de veracidade das informaes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais dos rgos e entidades do estado; preveno de fraudes ou erros; segurana dos ativos; sistemas de controle interno; investigaes especiais. 5.3 Processo de Elaborao dos programas

O processo de elaborao do programa de auditoria se compe das seguintes etapas: anlise elaborao do Programa de Auditoria teste do Programa avaliao e Reviso do Programa 5.3.1 Anlise Levantamentos, atravs de documentao e entrevistas, das caractersticas mais importantes das atividades do rgo/Entidade no tocante a metas, objetivos, organizao, procedimentos, valores, bens envolvidos e demais dados necessrios para definir, com rigor desejado, o perfil da rea ou das operaes. Em sntese: identificao da rea a ser auditada, objetivos e metas; identificao da organizao operacional e administrativa; identificao de procedimentos de atuao, de controle e registro; identificao de valores, bens, cifras, volumes, etc. envolvidos na operao. 5.3.2 Elaborao do Programa de Auditoria Nesta etapa, a rea encarregada da elaborao do programa de auditoria se dedicar as seguintes tarefas:

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definio dos objetivos do programa de auditoria, sua responsabilidade, a complexidade e criticidade das reas ou operaes a serem auditadas e demais fatores relevantes para o processo decisrio; estruturao do roteiro seqencial do programa, de maneira a construir as instrues detalhadas. Cada passo dever indicar no s a tarefa a ser executada pelo auditor (o que fazer), como tambm ter embutido, na prpria questo, a tcnica empregada no exame (como fazer); estruturao de questionrios auxiliares, se necessrio, para cobrir pontos especficos a serem examinados pelo auditor. 5.3.3 Teste do Programa O programa, antes da formalizao e entrega aos grupos de auditores que iro execut-lo de maneira continuada, deve ser testado em campo, de maneira a comprovar: sua completabilidade e razoabilidade; grau de atendimento dos objetivos nele proposto; adequao s atribuies da rea de auditoria; nvel de dificuldades de execuo e, portanto, o nvel do auditor ou do treinamento necessrio para operacionalizar o programa. Para garantir adequada avaliao das dificuldades e decises em relao ao programa, o teste deve ser acompanhado por auditor de nvel de superviso que far a apreciao e o julgamento dos problemas encontrados e recomendar modificaes, a fim de ajustar o programa s necessidades e responsabilidades profissionais da auditoria. 5.3.4 Avaliao e Reviso do Programa A avaliao final do programa dever ser realizada pelo supervisor da equipe de auditoria, de maneira a registrar a: necessidade de alteraes causadas por razes tcnicas, redacionais ou outras; aceitao formal do programa e o encaminhamento de cpia para treinamento dos auditores que devero execut-lo de maneira normativa, dentro das escalas de tempo e trabalhos da rea de auditoria. Um aspecto importante a ser includo no programa a forma de referenciao, item a item, do trabalho executado com os papis de trabalho, o que se faz atravs da indicao referencial em cada passo do exame efetuado. Os programas sero constantemente atualizados, mediante sugestes apresentadas pelos Coordenadores, Supervisores e auditores de campo, a fim de manter a efetividade dos mesmos.

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PAPIS DE TRABALHO

Uma das normas de auditoria estabelece que o auditor deve colher elementos comprobatrios suficientes, a fim de apoiar o seu parecer sobre o trabalho realizado. Em vista disso, os auditores elaboram papis de trabalho, que representam o registro de todas as evidncias (por meio da observao, inspeo, indagao, investigao etc.) obtidas ao longo da execuo dos trabalhos, observando os aspectos de lgica, objetividade, conciso e limpeza. 6.1 Objetivo dos Papis de Trabalho

Os principais objetivos dos papis de trabalho so: atender s normas de auditoria geralmente aceitas; acumular as provas necessrias para suportar o parecer do auditor; auxiliar o auditor durante a execuo do seu trabalho; facilitar a reviso dos trabalhos por parte do supervisor responsvel; servir como base para avaliao dos auditores; ajudar no trabalho da prxima auditoria. 6.2. Elaborao de Papis de Trabalho

Na elaborao dos papis de trabalho ser observado: somente devem ser elaborados os que tm um fim til; escriturados, sempre que possvel em meio eletrnico ou, a lpis preto, a fim de facilitar possveis alteraes durante a execuo do trabalho; devem denotar esmero, evitando rabiscos; as informaes devem limitar-se aos dados necessrios; os comentrios devem ser sucintos e com redao clara e compreensvel; a apresentao e o contedo devem permitir a compreenso, de imediato, por qualquer auditor que no tenha participado do trabalho; no deve ser utilizado o verso da folha; na parte superior devem ser colocados o nome do rgo/Entidade, do Ttulo (Almoxarifado, Bens Patrimoniais etc.), do Auditor e Supervisor, a data-base do exame e a respectiva referncia alfanumrica; utilizar o sistema de notas para dar explicaes necessrias; devem indicar as concluses alcanadas; devem obedecer a uma ordem lgica, ou seja: programa de auditoria, papel bsico e, por fim, os papis detalhados; fonte de informaes transcritas ou obtidas. 6.3 Tipos de Papis de Trabalho

Os tipos de papis de trabalho so:

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Programas de Auditoria - Constam de programas-padres preparados pela Coordenao de Reviso de Normas e Procedimentos - CRNP, especficos para todas as reas ou segmentos de atuao do rgo Central de Controle Interno podendo ser utilizados tambm pelos rgos setoriais do sistema de Controle Interno do Poder Executivo Estadual. Papis de Trabalho Bsicos - Elaborados pela CRNP, com a finalidade de proporcionar aos auditores condies de registrar os dados essenciais sobre a rea ou segmento que est sendo auditado, assim como evidenciar o trabalho executado; Papis de Trabalho Elaborados pelo Auditor - So os que o auditor prepara, medida que vai analisando os diversos segmentos da rea auditada; Outros Papis de Trabalho - So os obtidos de terceiros (cartas de confirmao) e as cpias de documentos do rgo/Entidade auditado (estatuto social, regimento interno, contratos etc.). Nos papis de trabalho devem constar os seguintes dados de referenciao e identificao: referncias atravs de sistema alfanumrico; a letra representado o ttulo da atividade auditada, grupo ou subgrupo de contas do balano patrimonial, oramento, licitaes, etc.; a parte numrica representando a ordem seqencial dentro de cada seo, grupo ou subgrupo; o ltimo papel de trabalho de cada seo, grupo ou subgrupo dever conter a observao "ltima folha arquivada"; em cor vermelha.

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CONSIDERAES FINAIS

Este Manual ir constantemente ser objeto de atualizaes. Caso haja interesse de servidores do Sistema de Controle Interno propor acrscimos, solicitamos envio de mensagens ao endereo eletrnico age@fazenda.rj.gov.br. Ratificamos que necessrio acompanhar as mudanas da Administrao Pblica, integrando-as por meio de uma constante e contnua atualizao, atravs de crticas e da colaborao de todos os auditores e servidores que atuam na rea, contribuindo, assim, para a melhoria da qualidade de nossos servios.

graa divina comear bem. Graa maior persistir na caminhada certa. Mas a graa das graas no desistir nunca." --Dom Hlder Cmara