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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01

AULA 01: Organizao de Arquivos; Teoria das Trs idades. Diagnsticos. Gesto de Documentos.
SUMRIO 1. 2. 3. 4. Apresentao Contedo programtico Questes comentadas Lista das questes apresentadas PGINA 1 2 a 57 57 a 64 64 a 71

APRESENTAO Ol, pessoal! Vou repetir a tendncia em inserir novos exerccios, iguais ao modelo aplicado pela ESAF. Alguns podem at considerar poucos os exerccios. Concordo, tendo em vista que uma matria a ser cobrada com peso dois. Entretanto, no fcil escolh-los e inseri-los nas aulas, pois a maioria que eu encontro so aqueles aplicados aos cargos de nvel superior em Arquivologia. Por este motivo, peo um pouco de pacincia aos candidatos. Eu comento apenas os exerccios propostos, que so de acordo com o que foi explicado em sala de aula. Os demais, so dispostos para que o aluno fixe o contedo e tire as dvidas posteriores. Alguns alunos podem at considerar desnecessrio colocar a origem do arquivo no nosso material, por exemplo. Entretanto, tudo pode mudar. Eu prefiro fazer um material de qualidade e completo, com assuntos que podem ser cobrados nos concursos, em vez de apenas instrui-los a fazer questes de forma mecnica. Precisamos aprender a pensar e, na nossa matria, tudo isso possvel. A aula de hoje ser extensa e exigir ateno de todos os alunos. Portanto, leiam com muita ateno o contedo e tirem suas dvidas. Um abrao e bons estudos! AULA 01 1. ORIGEM DO ARQUIVO O contedo no pode ser iniciado sem que conheamos a origem do arquivo e a evoluo da disciplina ao longo dos anos. O arquivo e a Arquivologia, como disciplina do conhecimento humano, precisam ser compreendidos de forma integrada, e no podem ser separados do
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 contexto histrico, poltico, social e cultural de uma determinada poca. Nossa disciplina bastante conhecida pelo carter interdisciplinar, pois ela envolve vrios campos do conhecimento, como a Histria, a Informtica, a Administrao, a Comunicao, entre outros. Quem traa melhor a histria dos arquivos e da Arquivologia o professor portugus Armando Malheiro da Silva. Para ele, o surgimento do arquivo est intimamente ligado s estruturas governamentais e aos centros do poder. O acesso aos documentos era concedido apenas aos privilegiados ou pessoas intimamente ligadas s classes dominantes. Se ligarmos nossa realidade poltica brasileira, at hoje, os arquivos ainda continuam com este formato, pois a maioria dos rgos pblicos no aplicaram uma poltica de acesso informao de forma eficiente. Esta tendncia notada desde as tabuletas de argila com escritas cuneiformes, produzidas na Mesopotmia, uma das primeiras civilizaes que ns temos conhecimento. O sistema de organizao arquivstica era avanado. O arquivo tinha status de tesouro ou santurio. A profisso de arquivista era um alto cargo de prestgio, ligada especialmente preservao do acesso aos documentos e tal cargo era concedido a pessoas intimamente ligadas corte. Para que vocs tenham ideia, um exemplo prtico que ocorreu na Histria do Brasil foi a vinda da Famlia Real Portuguesa em terras brasileiras em 1808. O arquivista real foi uma das pessoas convocadas pelo Prncipe Regente D. Joo VI para sair de Portugal e fixar-se no Brasil Colnia. Uma vaga naqueles navios era cobiada pelos integrantes da aristocracia Portugal, que estava enfrentando problemas polticos, com a invaso das tropas napolenicas em toda a Europa. A sistemtica semelhante ocorria tambm no Egito e na Turquia. Entretanto, foi apenas na Grcia antiga que surgiu o termo archeion, aproximadamente no sculo II a. C., que significa arquivo. Primeiramente, por no existir bibliotecas pblicas, os arquivos eram depsitos de textos literrios. Porm, no Mtron ou templo de Cibele, as leis, decretos, atas de reunies do Senado, documentos jurdicos, entre outros documentos oficiais passaram a ser depositados neste local, o que se tornou uma entidade respeitvel. As tcnicas de ordenao dos documentos eram muito bem planejadas. Em Roma, o sistema arquivstico tornou-se complexo e institucional e o acesso no era to restrito ao pblico. Segundo Malheiro, os princpios arquivsticos modernos devem-se aos romanos. O termo destinado ao arquivo era Tabularium e seu significado era ligado mais ao suporte (tabuleta) que ao prprio arquivo. Encontravam-se ali os registros financeiros, documentos do Senado romano, os ditos do Imperador,
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 entre outros. Existiam tambm outros servios de arquivo em Roma, como o tribuno da plebe em Ceres e os censores no campo de Marte. Havia tambm os arquivos relacionados ao corpo de magistrados e aqueles que ficavam na dependncia do Imperador. O Tabularium era para uso do Estado, mas o cidado possua acesso documentao de forma controlada, por meio de cpias autorizadas pelo Imperador. Tratase do primeiro registro de arquivo pblico que se tem notcia no mundo, embora o acesso continue a ser restrito a pessoas ligadas autoridade pblica. Nas idades mdia e moderna, a evoluo do sistema arquivstico visto em Roma quase perdeu-se. Com a ascenso da Igreja Catlica no poder, percebia-se que os mesmos documentos destinados aos arquivos ficavam nas mesmas instalaes das bibliotecas dos monastrios e conventos. Os escritos eram localizados em locais, cujos significados eram semelhantes a tesouro ou santurio. Ou seja, o acesso a tais documentos continuaria a ser restrito. Como a maioria dos suportes era em papiro, a maioria dos escritos perdeu-se devido fraca qualidade do material. A administrao intinerante dos senhores feudais e dos novos monarcas obrigou a copiar os documentos e depois deposit-los em cartrios eclesisticos ou em arcas. Apenas pessoas ligadas ao rei ou ao clero tinham acesso a tais documentos. Alm disso, este cenrio de instabilidade poltica fez com que os arquivos estivessem fragmentados, o que fez com que eles perdessem o carter unitrio e a integridade da documentao relacionada ao seu produtor. A importncia do acesso mais amplo informao arquivstica ganhou peso na Revoluo Francesa, no sculo XVIII. Desta forma, foi criada uma instituio arquivstica independente do poder do monarca, os Arquivos Nacionais da Frana, alm de permitir o acesso amplo dos documentos aos cidados e de garantir a conservao da informao arquivstica pelo Estado. Outros pases europeus tiveram essa tendncia, como a Inglaterra e a Blgica, mas de forma gradual. O enfoque dos arquivos era, at ento, histrico, o de preservar a memria, e tal viso surgiu na Europa. Entretanto, a partir da Segunda Guerra Mundial, observa-se o crescimento do volume documental de forma assustadora. Tal fato atribudo a um conjunto de fatores, como o acesso s novas tecnologias de reproduo de documentos e da informtica e o acesso em maior grau das pessoas formao educacional. Nesta poca tambm, observa-se que a maioria dos pases
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 de colnia inglesa e francesa entram em independncia, o que torna a formao educacional muito forte, como o caso da ndia. Desta forma, evoluem nos Estados Unidos, Austrlia e uma parte do Reino Unido o conceito de Gesto de Documentos e a Teoria das Trs Idades, aliados especialmente s tcnicas da Administrao. O conhecimento sistematizado sobre o arquivo e suas tcnicas foi feito pela primeira vez em 1898, a partir da edio do Manual de Arranjo e Descrio, elaborado pela Associao dos Arquivistas Holandeses. Trinta anos mais tarde, o italiano Eugenio Casanova elabora seu manual Archivistica. Quase que ao mesmo tempo, Hilary Jenkinson sistematiza os conhecimentos arquivsticos em um manual. Nos anos 1940, T. R. Schellemberg lana o famoso livro Arquivos Modernos e lana, de forma prtica, as tcnicas de classificao e avaliao de documentos. Eu, particularmente, considero-o como o pai da avaliao, pois ele lana a teoria dos valores primrios e secundrios dos documentos como base para conservao e eliminao dos documentos. Considero impossvel conservar todos os documentos produzidos e recebidos pelas pessoas fsicas e jurdicas, pois a busca informao desejada torna-se mais difcil, sem os mtodos de avaliao concebidos pelo arquivista norte-americano. De um lado, a viso histrica europeia. Do outro, a viso pragmtica norte-americana de gesto documental. A princpio, estas duas vises causariam efeitos antagnicos. Essa dicotomia tambm ocorreu no campo histrico, pois deu-se o surgimento de regimes democrticos e totalitrios em vrias partes do mundo. Entretanto, a partir dos anos 1980, os especialistas canadenses Jean Ives Rousseau e Carol Couture apresentam a viso da Arquivstica Integrada, sobre a qual afirmam que o arquivo deve ser considerado e tratado desde a produo, nos arquivos correntes, at a eliminao ou guarda permanente. Esta viso fornece mais segurana ao profissional dos arquivos, pois ela congrega as demais vises apresentadas ao longo dos anos e garante integridade gesto documental. Os arquivos so considerados como sistemas de informao integrados, com nfase no conhecimento arquivstico sistematizado e na normalizao do acesso informao contida nos documentos. Desta forma, o desenvolvimento dos arquivos e da Arquivologia, como campo do conhecimento da Cincia da Informao, est cada vez mais avanado. As organizaes pblicas e privadas sentem a necessidade da interveno profissional de um arquivista em seus acervos.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 No Brasil, onde a Arquivologia evoluiu de forma mais tardia, at os anos 1990 ocorria este tipo de briga. Apesar de verificarmos que a disciplina ganhou um status cientfico no fim do sculo dezenove, o caminho foi longo e a importncia dos acervos grande. Se antes, os documentos eram estritamente ligados aos centros do poder, hoje eles so ligados garantia de direitos e deveres dos cidados, tomada de deciso dos gestores e transparncia das pessoas fsicas e jurdicas. Existem duas indicaes de leitura, que falam um pouco do que tratei aqui na aula. Quem quiser aprofundar um pouco mais a respeito e caso tenha tempo disponvel, leiam O Nome da Rosa, de Umberto Eco. E o livro 1808, do jornalista Laurentino Gomes.

1. A LEI DE ACESSO INFORMAO E SUAS IMPLICAES NA ARQUIVSTICA Este tpico de suma importncia para os nossos estudos e para compreendermos como o acesso informao no Brasil evoluiu de forma positiva. Pessoalmente, considero um avano importantssimo na relao entre a Administrao Pblica Federal e a sociedade, aps anos em que ficamos amordaados pela Ditadura Militar. A Lei de Acesso Informao fora, enfim, aos rgos e entidades da Administrao Pblica direta e indireta dos trs poderes e de todas as esferas de governo a pensar os arquivos como portadores de informaes importantes aos cidados e no como meros repositrios de papis, amontoados em galpes mal iluminados. E inclui o direito a todo brasileiro requisitar informaes que antes eram consideradas indevidamente como sigilosas, tornando a transparncia governamental como algo impossvel. A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, foi sancionada pela Presidente Dilma Rouseff, uma das pessoas que viveu ativamente esta poca negra da histria, e entrou em vigor no dia 16 de maio de 2012. O objetivo regulamentar o acesso a informaes previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da Constituio. Desta maneira, pretendo destacar os pontos mais importantes da Lei e dos respectivos regulamentos, para tornar o estudo mais proveitoso para vocs. Sem contar que, como escrives de polcia, vocs estaro habituados a trabalhar com a documentao arquivstica e devero estar cientes desta Lei e das suas eventuais responsabilidades. J a Lei 12.528, da mesma data, cria a Comisso da Verdade, para averiguar as denncias de violao de Direitos Humanos ocorridas durante
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 este perodo negro da histria. Efetiva tambm o direito memria e verdade nacional, alm de promover a reconciliao entre tais fatos. Inicialmente, a Lei de Acesso Informao afirma que esto subordinados aos ditames legais os rgos da Administrao Pblica Direta dos trs poderes, as autarquias, fundaes, sociedades de economia mista e empresas pblicas das esferas federal, municipal e federal. Alm disso, esto includas neste rol as entidades privadas sem fins lucrativos, que recebam recursos pblicos mediante a assinatura de contratos de gesto, termos de parceria, acordos, ajustes e outros instrumentos congneres. O art. 3 destaca bem princpios importantes que esto explcitos na doutrina administrativa. Dentre eles, merecem destaque: A observncia da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceo: no h mais desculpas ou bices para que qualquer pessoa tenha acesso informao desejada; A divulgao de informaes de interesse pblico, independentemente de solicitaes: esta prtica deve ser comum e no ser provocada por nenhuma solicitao, seja de quem for; A utilizao de meios de comunicao viabilizados pela tecnologia da informao: os sistemas de banco de dados, a Internet ou quaisquer ferramentas de tecnologia da informao devem estar disponveis para que todos tenham acesso s informaes; O fomento ao desenvolvimento da cultura de transparncia na administrao pblica: este tpico advm da prtica do primeiro item, em que o sigilo deve ser sempre exceo e nunca o habitual. Tal cultura deve ser disseminada tambm aos funcionrios dos rgos e entidades abrangidos pela lei; O desenvolvimento do controle social da administrao pblica: a informao um poderoso instrumento de controle dos atos da administrao pblica, que deve primar sempre pela publicidade, legalidade, impessoalidade, moralidade e eficincia. Qualquer deslize praticado por rgo ou entidade estatal sofrer controle de qualquer pessoa que se sentir atingida.

Alm de conceituar termos que sero utilizados no decorrer da leitura, a Lei impe um dever ao Estado, que o de tornar disponvel a informao de forma gil e com uma linguagem acessvel.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Desta forma, cabe aos rgos e entidades criarem normas e procedimentos que garantam o acesso mais transparente informao, ao mesmo tempo em que haja proteo informao sigilosa e pessoal. Em relao ao acesso documentao, o art. 7 institui como direito qualquer pessoa ou interessado (a Lei deixa claro estes vocbulos, tirando a formalidade de trat-los como meros cidados) as seguintes informaes: Orientao sobre os procedimentos para a consecuo de acesso, bem como sobre o local onde poder ser encontrada ou obtida a informao almejada; Informao contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus rgos ou entidades, recolhidos ou no a arquivos pblicos; Informao produzida ou custodiada por pessoa fsica ou entidade privada decorrente de qualquer vnculo com seus rgos ou entidades, mesmo que esse vnculo j tenha cessado; Informao primria, ntegra, autntica e atualizada; Informao sobre atividades exercidas pelos rgos e entidades, inclusive as relativas sua poltica, organizao e servios; Informao pertinente administrao do patrimnio pblico, utilizao de recursos pblicos, licitao, contratos administrativos; Informao relativa implantao, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e aes dos rgos e entidades pblicas, das metas e dos indicadores propostos. Alm disso, prev acesso ao resultado de inspees, auditorias, prestaes e tomadas de contas realizadas pelos rgos de controle interno e externo, incluindo prestaes de contas relativas a exerccios anteriores.

Alm disso, o art. 8 impe como dever ao Estado a divulgao de informaes de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, em locais de fcil acesso e em tempo real. Desta forma, torna-se obrigatria a adoo de expor informaes sobre a estrutura organizacional do rgo, telefones dos setores, do ordenamento de receitas e despesas, alm de dados a respeito sobre as licitaes e contratos, acordos ou instrumentos congneres assinados. Tais informaes devem ser divulgadas, obrigatoriamente, em stios oficiais dos rgos e entidades abrangidos por esta lei. Entretanto, os municpios com menos de 10.000 (dez mil) habitantes tornam-se desobrigados a utilizar a Internet como meio de divulgao, podendo utilizar-se de outros meios de publicidade. Alm disso, os rgos e
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 entidades so obrigados a adaptar as informaes aos portadores de necessidades especiais, para garantir plena acessibilidade. O acesso informao proporcionado pela lei, a partir da criao de centros apropriados para conceder informaes aos interessados, a partir do atendimento ao pblico sobre o acesso, o trmite de documentos nas unidades setoriais dos rgos ou entidades e do protocolo de documentos e requerimentos de acesso. Alm desta alternativa, a lei tambm prev a realizao de consultas pblicas, mediante a participao popular. O decreto 7724/2012 afirma que cada rgo ou entidade obrigada a criar um Servio de Informaes ao Cidado, para: Atender e orientar o pblico quanto ao acesso informao; Informar sobre a tramitao de documentos nas unidades; e Receber e registrar pedidos de acesso informao.

Como j alertei, a lei afirma que qualquer pessoa ou interessado tem direito ao acesso s informaes contidas nesta lei, desde que elas no sejam sigilosas ou no contenham dados pessoais. Pode ser de natureza fsica ou jurdica, a Lei e o Decreto no criam diferenas ao dar este direito de requisitar as informaes de interesse. Para isto, no devem conter empecilhos que inviabilizem este direito e os rgos e entidades devem apresentar alternativas para que o pleiteante a este direito tenha alternativas de encaminhamento, alm daquelas disponveis pela Internet. O acesso informao desejada deve ser imediato. Caso isto no seja possvel, o prazo inicial de 20 dias. Este prazo deve ser prorrogado por mais dez dias, para que sejam adotadas as seguintes providncias pelo rgo ou entidade em referncia: Comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reproduo ou obter a certido; Indicar as razes de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou Comunicar que no possui a informao, indicar, se for do seu conhecimento, o rgo ou a entidade que a detm, ou, ainda, remeter o requerimento a esse rgo ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informao.

O requerente pode recorrer ao rgo ou entidade, caso haja negativa em fornecer a informao desejada. Neste caso, o prazo para apresentar um recurso a partir de dez dias a contar da cincia da
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 deciso. A autoridade hierarquicamente superior quela que negou a deciso ter cinco dias para manifestar-se respeito. Se a situao continuar a mesma, o requerente pode recorrer Corregedoria-Geral da Unio CGU, que far a deliberao em cinco dias, caso: O acesso informao no seja classificada como sigilosa for negado; A deciso de negativa de acesso informao total ou parcialmente classificada como sigilosa no indique a autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificao; Os procedimentos de classificao de informao estabelecidos nesta Lei no tenham sido observados; sigilosa

Estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei.

Se a CGU continuar com a deciso negativa, ela ser levada para apreciao da Comisso Mista de Reavaliao de Informaes, que trata sobre o tratamento e a classificao de informaes sigilosas. Alm disso, a referida comisso possui as seguintes competncias descritas pelo art. 35: Requisitar da autoridade que classificar informao como ultrassecreta e secreta, esclarecimento ou contedo, parcial ou integral da informao; Rever a classificao de informaes ultrassecretas ou secretas, de ofcio ou mediante provocao da pessoa interessada; Prorrogar o prazo de sigilo de informao classificada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgao puder ocasionar ameaa externa soberania nacional ou integridade do territrio nacional ou grave risco s relaes internacionais do Pas.

Em relao aos rgos do Poder Judicirio e ao Ministrio Pblico, os interessados devero recorrer, respectivamente, ao Conselho Nacional de Justia CNJ ou ao Conselho Nacional do Ministrio Pblico CNMP, para julgar estes recursos. Alm disso, o art. 21 afirma que nenhuma informao deve ser negada para a defesa de direitos individuais, seja no mbito administrativo, seja em tutela judicial. O pargrafo nico deste dispositivo deixa claro que as informaes ou documentos sobre condutas que impliquem violao dos direitos humanos praticadas por agentes pblicos
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 ou a mando de autoridades pblicas no podero ser objeto de restrio de acesso.

1.1.

DOCUMENTOS SIGILOSOS

Como eu j tratei na primeira aula em algumas pinceladas, no custa recapitularmos sobre a classificao de documentos sigilosos. Para isto, a informao deve ser considerada sigilosa, caso ela tenha os seguintes requisitos levantados pelo art. 23. Desta forma, a informao, caso ela seja divulgada de forma indevida, causa uma dos seguintes efeitos: Pe em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional; Prejudica ou pe em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais do Pas, ou as que tenham sido fornecidas em carter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; Pe em risco a vida, a segurana ou a sade da populao; Oferece elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas; Prejudica ou causa risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas; Prejudicar ou causa risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional; Pe em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; Compromete atividades de inteligncia, bem como de investigao ou fiscalizao em andamento, relacionadas com a preveno ou represso de infraes.

Antigamente, tnhamos quatro classificaes para este tipo de informao. Hoje, elas foram reduzidas para trs, as quais so: Ultrassecreta: o prazo concedido de 25 anos. As autoridades classificadoras so o Presidente e o Vice-Presidente da Repblica, Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas,
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica, e os Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior; Secreta: a lei d o prazo de restrio de 15 anos e as autoridades classificadoras so as mesmas do item anterior, alm dos titulares de autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista; Reservada: o prazo mximo aplicado a estes documentos de 5 anos. Alm das autoridades elencadas nos dois itens anteriores, podero classificar a documentao como reservada funes de direo, comando ou chefia, nvel DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direo e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade, observado o disposto nesta Lei.

Ainda segundo o mesmo artigo, a classificao como ultrassecreta e secreta, poder ser delegada pela autoridade responsvel a agente pblico, inclusive em misso no exterior, vedada a subdelegao. Alm disso, o documento ultrassecreto deve ser ratificado pelo ministro de Estado respectivo nos termos e prazos previstos em regulamento em questo. O art. 28 afirma que a classificao de sigilo dos documentos deve ser formalizada, com os seguintes requisitos: O assunto sobre o qual versa a informao; O fundamento da classificao, observados os critrios estabelecidos no art. 24; A indicao do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e A identificao da autoridade que a classificou.

Alm disso, a deciso de classificar o documento deve conter o mesmo grau de sigilo da informao que foi classificada. Ou seja, se o documento for ultrassecreto, a motivao tambm deve ter o mesmo grau de sigilo. Gostaria de atentar tambm a Comisso Mista de Reavaliao de Informaes pode analisar a necessidade de prorrogar o prazo da classificao de um documento ultrassecreto, ora por provocao da autoridade classificadora, de ofcio, ora se tal informao apresentar ameaa sociedade. Esta prorrogao ocorre apenas uma nica vez.
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1.2.

DOCUMENTOS PESSOAIS

Existem dois pontos que gostaria de destacar nesta aula. O primeiro deles refere-se s informaes pessoais. A referida Lei afirma que a restrio de acesso a elas de, no mnimo, 100 (cem) anos e somente os agentes autorizados podem ter conhecimento do contedo, pois trata-se de informaes relativas intimidade, honra, e sobre direitos e garantias individuais. A Constituio Federal afirma tambm, em seu art. 5, X, que a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas so inviolveis, assegurado ao prejudicado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de tal violao. Alm disso, tais informaes podem ser divulgadas sob o consentimento do interessado, com exceo dos seguintes casos: Preveno e diagnstico mdico, quando a pessoa estiver fsica ou legalmente incapaz, e para utilizao nica e exclusivamente para o tratamento mdico; Realizao de estatsticas e pesquisas cientficas de evidente interesse pblico ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificao da pessoa a que as informaes se referirem; Cumprimento de ordem judicial; Defesa de direitos humanos; Proteo do interesse pblico e geral preponderante.

1.3. RESPONSABILIDADES PBLICOS E MILITARES

PUNIES

AOS

AGENTES

Quero deixar claro tambm que ningum pode alegar acesso restrito a estas informaes, caso a pessoa seja alvo de investigao que queira comprovar alguma irregularidade, para comprovar fatos histricos de relevncia ou aqueles em que o interessado estiver envolvido. O segundo ponto que preciso deixar claro a todos os alunos so as responsabilidades que o servidor, pblico ou militar, pode sofrer caso ele negue ou dificulte o acesso s informaes solicitadas pelo interessado. O art. 32 descreve como condutas ilcitas:

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Recusar-se a fornecer informao requerida nos termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornec-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta ou imprecisa; Utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informao que se encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razo do exerccio das atribuies de cargo, emprego ou funo pblica; Agir com dolo ou m-f na anlise das solicitaes de acesso informao; Divulgar ou permitir a divulgao ou acessar ou permitir acesso indevido informao sigilosa ou informao pessoal; Impor sigilo informao para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultao de ato ilegal cometido por si ou por outrem; Ocultar da reviso de autoridade superior competente informao sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuzo de terceiros; Destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possveis violaes de direitos humanos por parte de agentes do Estado.

Aos militares, aplicam-se os regulamentos disciplinares das Foras Armadas. Aos servidores pblicos civis, as punies de acordo com a Lei 8.112, de 11 de dezembro de 1990, aplicando, no mnimo, a penalidade de suspenso. Tanto o militar, quando o agente pblico podem responder tambm por improbidade administrativa, em conformidade com as Leis ns 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992. Alm disso, a pessoa fsica pode sofrer tambm as seguintes punies: Advertncia; Multa; Resciso do vnculo com o poder pblico; Suspenso temporria de participar em licitao e impedimento de contratar com a administrao pblica por prazo no superior a 2 (dois) anos;
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Declarao de inidoneidade para licitar ou contratar com a administrao pblica, at que seja promovida a reabilitao perante a prpria autoridade que aplicou a penalidade.

Os rgos e entidades pblicas sofrem responsabilidade objetiva ou direta, ao divulgar indevidamente tais informaes. Deve haver tambm apurao de responsabilidade funcional, nos casos de dolo ou culpa, para que a pessoa atingida possa praticar tambm o direito de regresso contra o responsvel por este tumulto. O decreto 7.724, de 16 de maio de 2012, regulamenta todas estas disposies explicadas nesta aula. 2. TEORIA DAS DOCUMENTOS TRS IDADES OU CICLO VITAL DOS

Aps a contextualizao histrica dos arquivos e da Arquivologia, vou entrar agora nesta parte que faz parte da compreenso da nossa disciplina. Sugiro que vocs tenham muita ateno neste momento, pois vou puxar muito na explicao da matria. A Teoria das Trs Idades ou o Ciclo Vital dos Documentos surgiu para facilitar o tratamento tcnico-arquivstico dos documentos e para reforar o valor dado aos documentos de carter administrativo. A partir dos anos 1940, tornou-se necessrio o tratamento da documentao arquivstica, para evitar que uma parte do acervo fosse conservada em um tempo maior que o necessrio, e a outra fosse transferida para os arquivos permanentes, sem que possuam tal valor histrico para a pessoa fsica ou jurdica. Em funo da necessidade de espao e de economia, tal teoria tambm invocada pelos profissionais da rea, de forma que seja garantido o fluxo da documentao arquivstica. E ela no dissociada do conceito de Gesto de Documentos, pois a maior parte das atividades realizadas nos arquivos possuem consonncia com as idades do arquivo e com o enfoque administrativo e prtico aos documentos. Assim, o acervo arquivstico de uma organizao qualquer classificado em trs idades ou fases a saber: Idade corrente: nesta fase, os documentos so indispensveis s atividades cotidianas e administrativas de uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. Em geral, a documentao produzida, consultada com muita frequncia, e localizada nos prprios setores de trabalho, prxima dos usurios, de forma que esteja acessvel. A
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 localizao mais recomendada a centralizada, embora existam arquivos correntes descentralizados, em conformidade com o teor da informao. A documentao tambm pode estar paralisada, sem movimento, mas no vai deixar de ser corrente. Um caso de acervos correntes prximos do usurio em geral so os relatrios estatsticos de atendimento aos usurios de um arquivo. Este documento precisa estar prximo do usurio da rea, de forma que ele vai precisar ser consultado com frequncia. Outro exemplo de arquivo corrente, que no prximo do usurio em razo do teor da informao, o conjunto de assentamentos funcionais de servidores, que ficam localizados em um local especfico e consultado pelo portador da pasta ou apenas pelos setores relacionados rea de recursos humanos, em funo do contedo sobre a vida funcional de cada servidor pblico. Aos documentos da fase corrente restaro trs alternativas: ou a eliminao, ou a passagem para a idade intermediria, ou at mesmo o recolhimento ao arquivo permanente. Idade intermediria: esta documentao fica na idade intermediria aps o cumprimento das necessidades do produtor ou do usurio mais prximo. A conservao deste acervo ser por razes administrativas, legais ou financeiras. Esta documentao ficar centralizada em um local, para fins de economia de espao e de materiais de acondicionamento e armazenamento dos documentos e no necessita cumprir as necessidades cotidianas do produtor. Desta forma, apenas a rea que produziu e recebeu este documento dever ter seu acesso, o que no ser permitido a outros setores. O acesso tambm ficar restrito ao interessado ou aos parentes, quando desejarem algum direito contido no documento. Aps o cumprimento dos valores administrativo, financeiro ou legal, os documentos podero ser eliminados ou iro para a idade permanente.

Um exemplo legal o caso do assentamento funcional. Quando o servidor se aposentou ou faleceu, geralmente ele ir ao Arquivo Central (idade intermediria) e ficar distante do rgo que guarda os demais assentamentos. Desta forma, o prprio servidor ou seus parentes mais prximos podem solicitar o acesso aos documentos, para comprovar seus direitos. Idade permanente: os documentos que estiveram na fase corrente e intermediria, e que no foram eliminados, estaro na fase permanente. Nesta idade, esto extintas as
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 razes legais, administrativas e financeiras e existiro outras alm daquelas que causaram a criao destes arquivos. Em geral, os motivos histricos e culturais motivam a conservao do acervo permanente e o acesso a ele pode ser franqueado ao pblico em geral. Entretanto os valores administrativos tambm podero estar vigentes neste tipo de documento. Um exemplo de documento de valor permanente que ainda consultado segundo uma motivao administrativa so os mapas e plantas arquitetnicas. Em locais onde a reconstruo de prdios desejada, torna-se essencial manter este acervo disposio do administrador, embora exista tambm a motivao histrica ou cultural vigente. Segundo o art. 9 da Lei 8159, de 08 de janeiro de 1991, os arquivos permanentes so inalienveis e imprescritveis. Em termos mais simples, significa dizer que os arquivos no so objeto de compra, doao ou alienao, muito menos devem ser eliminados.

Em comum, as organizadoras costumam associar a idade dos arquivos com a movimentao frequente dos documentos. Ela deve ser aliada consulta, mas no ao movimento dos documentos em curso. Tomem muito cuidado, pois a Lei 8159/1991 apresenta uma definio clara a respeito dos documentos nas trs idades, principalmente na idade corrente:
Art. 8 Os documentos pblicos intermedirios e permanentes. so identificados como correntes,

1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes. 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Outra coisa que devemos ter muito cuidado!!! A Teoria das Trs Idades no seguida de forma rigorosa em relao passagem de uma idade para outra. No significa dizer que o documento tenha que cumprir exatamente as trs idades. O documento pode nascer para eliminado justamente na idade corrente, como as solicitaes de senhas para sistema. Ou a documentao corrente pode ir direto para a idade permanente, sem passar para a fase intermediria, como os mapas e plantas arquitetnicas. 3. GESTO DE DOCUMENTOS Na inicio desta aula, fiz uma pequena trajetria da histria dos arquivos e da Arquivologia. Alm disso, escrevi muito sobre a Lei de Acesso Informao, que vai facilitar bastante a vida de toda a sociedade que deseje obter informaes do Estado. E falamos brevemente sobre a Gesto de Documentos, que ser abordada de forma mais aprofundada agora. A Gesto de Documentos surgiu a partir dos anos 1940, durante a Segunda Guerra Mundial, mais precisamente nos Estados Unidos, com uma viso administrativa aliada ao tratamento tcnico da documentao. Alis, sempre conhecidos por uma viso mais prtica das coisas, os norte-americanos, sobretudo na figura de Schellemberg, iniciaram um conjunto de procedimentos tcnicos que facilitaram o fluxo da informao arquivstica nas instituies pblicas e privadas. O surgimento destas tcnicas englobadas na gesto documental deve-se produo desenfreada de documentos, ao acesso de novas tecnologias ligadas produo mais rpida de documentos arquivsticos e ao acesso aos sistemas educacionais, especialmente pelos pases que eram colnias inglesas e francesas. Desta forma, surgiu o termo em ingls record management ou gesto de documentos, em contraposio viso histrica e europeia do termo ingls archives (francs tambm archives), antes considerada como disciplina auxiliar da Histria. Essa viso oposta durou at meados dos anos 1980, com a viso da Arquivstica Integrada, proposta pelos canadenses Carol Couture e Jean Yves Rousseau. Para eles, no deve ser privilegiada a gesto de documentos, nem a viso histrica dos arquivos, mas deve ocorrer o tratamento dos acervos em sua integralidade, com o respeito s trs idades dos documentos.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 O conceito de Gesto de Documentos est sistematizado tanto na parte terica, quanto na parte legal. Considerando o primeiro aspecto, o art. 3 da lei 8159/1991 conceitua a gesto de documentos como: Art. 3 - Gesto de Documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Devemos prestar ateno nas palavras em negrito, pois elas fazem parte do nosso conceito. O campo de atuao da Gesto de Documentos nas fases corrente e intermediria dos arquivos e nunca na fase permanente. A eliminao e o recolhimento dos documentos a destinao final proposta por um programa de gesto. Alm disso, o art. 1 da mesma lei deixa clara a seguinte responsabilidade: Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Ou seja, o Poder Pblico inclui tambm os prprios servidores que o compem. Ningum deve se eximir da responsabilidade de auxiliar o programa de gesto de documentos no seu rgo ou entidade de trabalho. Em 1995, o Arquivo Nacional AN lanou o Manual de Gesto de Documentos, que infelizmente est esgotado. Este manual base para vrias diretrizes tomadas pelos rgos pblicos governamentais do Brasil. Para o A.N., a gesto de documentos fundamental para: Assegurar a produo, a administrao, a manuteno dos documentos de forma eficiente; destinao e a

Garantir que a informao documental esteja disponvel para quem desejar, seja para o gestor, seja para o cidado; Proporcionar a segurana necessria na eliminao de documentos que no possuam valores administrativos, financeiros, tcnicos e culturais; Assegurar s instituies pblicas e privadas o uso adequado dos recursos da microfilmagem, digitalizao, Gesto Eletrnica de Documentos, e outras tcnicas avanadas de gesto.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Quando um arquivo no segue as diretrizes da gesto documental, ele est fadado a ter muitos problemas, entre os quais podemos citar: A m utilizao do espao e dos equipamentos disponveis; A duplicao indevida dos sistemas de classificao. Um documento classificado corretamente est seguro, tanto na sua localizao fsica, quanto na intelectual; O crescimento de pessoal entregue a si prprio, racionalizao das tarefas e do fluxo da informao; sem a

A falta de condies de trabalho fundamental para a tomada de deciso mais segura; Dificuldades de tomar uma deciso importante, devido falta de acesso aos documentos que podem auxiliar esta tarefa; Perda de tempo, racionalizados; dinheiro e energia que poderiam ser

Processo Administrativo Disciplinar PAD ao servidor que perder ou causar danos documentao; Acrscimo de aes judiciais contra instituies pblicas ou privadas que no conseguem responder as demandas levantadas em juzo.

Os artigos 18 a 20 da Lei 8159/91 determinam a responsabilidade de cada poder de Estado pela gesto e recolhimento dos arquivos de sua esfera de competncia. Assim, ao Poder Executivo Federal, esta funo cabe ao Arquivo Nacional. No caso do acervo do Poder Judicirio Federal, esta funo exercida pelo Judicirio Federal. A mesma coisa ocorrer com o Legislativo Federal, que o nosso foco de estudos, e que vamos transcrever o artigo que retrata tal competncia: Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio de suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Em relao s esferas do poder, ou seja, aos mbitos federal, estadual, distrital e municipal, a mesma lgica aplicada no art. 17 da mesma lei. No caso dos arquivos estaduais, a responsabilidade ser exercida pelos poderes judicirio, executivo e legislativo estadual aos acervos correspondentes. No caso dos arquivos municipais, a responsabilidade ser do poder legislativo e executivo municipal (no h judicirio municipal, apenas para lembrar aos alunos).
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Cuidado com os termos transferncia e recolhimento, que aparecero com frequncia a partir de agora. Transferncia a passagem dos documentos oriundos do arquivo corrente para o intermedirio. Recolhimento a passagem da documentao, seja corrente, seja intermediria, para o arquivo permanente.

3.1. NVEIS DE APLICAO DOS PROGRAMAS DE GESTO DE DOCUMENTOS A Unesco contribui h muitos anos com estudos relacionados Arquivologia e s Cincias da Informao em geral. No caso da Gesto de Documentos, ela traou um perfil interessante, que avalia os nveis de aplicao relacionados evoluo deste programa nas instituies pblicas e privadas. So quatro os nveis: Nvel mnimo: os rgos devem conter programas de eliminao e reteno de documentos e prever procedimentos de recolhimento da documentao a uma instituio pblica arquivstica; Nvel mnimo ampliado: deve conter os requisitos do nvel mnimo e prever a existncia de um ou mais locais destinados aos arquivos intermedirios; Nvel intermedirio: o rgo deve prever a existncia de um sistema de arquivos e um programa bsico de gesto e elaborao de formulrios, alm dos dois nveis citados; Nvel mximo: a instituio pblica ou privada deve conter todas as especificaes citadas anteriormente, alm de estar dotada de uma gesto de diretrizes administrativas, de telecomunicaes e de recursos de automao e informtica.

Para vocs compreenderem estes nveis de aplicao, vou criar uma pequena histria de um cotidiano no muito distante do nosso. Algum visita um arquivo de uma instituio pblica, localizado em um galpo, onde estes documentos esto esparramados em vrios cantos. H uma grande dificuldade de achar qualquer informao desejada naquele momento. Poeira, umidade, goteiras e um estado de conservao
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 pavoroso so caractersticas deste acervo analisado. Vocs acham que existe algum programa de gesto de documentos aplicado neste arquivo? Obviamente que no, muito menos existe um nvel sequer de aplicao estabelecido pela Unesco. Porm, um grupo de profissionais constitudo para iniciar a organizao do arquivo. So elaborados um diagnstico, um plano de classificao, uma tabela de temporalidade e existem prazos de guarda e de eliminao previstos. Em alguns meses, os resultados do trabalho so percebidos de forma positiva e j existem documentos prontos tambm para o recolhimento. Desta forma, podemos dizer que existe um nvel de aplicao, que o nvel mnimo. Em seguida, com o passar do tempo, este mesmo arquivo consegue evoluir seu programa de gesto de documentos de tal forma, que eles conseguiram um local s para guardar a documentao da fase intermediria. Ns sabemos que isto por uma questo de economia de material e de espao, algo necessrio nos dias de hoje. Neste caso, este arquivo passou do mnimo para o nvel mnimo ampliado. Com o passar dos anos, este arquivo expande para outros locais desta instituio pblica, como por exemplo, o rgo responsvel pela gesto de pessoas (recursos humanos). Neste caso, os mesmos princpios de gesto de documentos so aplicados neste setor com sucesso. E percebe-se que existe a necessidade de gerir a formulao de documentos, formulrios e outras peas documentais, de forma que a informao seja fcil de ser recuperada posteriormente. Desta forma, este nvel sair do mnimo ampliado e estar no nvel intermedirio. E os mesmos princpios aplicados no setor de gesto de pessoas expandem-se para o setor financeiro, jurdico, de informtica e para as reas-fim desta instituio, formando um sistema. E esta instituio sente que h a necessidade de criar programas de gesto eletrnica de documentos, de um banco de dados de busca das informaes arquivsticas, alm de elaborar normas e diretrizes fundamentais para a manuteno de um programa de gesto de documentos. Neste caso, estamos diante de um nvel mximo de gesto documental. Sentiram o como isso fcil de perceber estes nveis de aplicao? Se vocs se fixarem nesta histria que eu acabei de criar, vocs no sentiro dificuldades de fixar o contedo e sentiro facilidades em responder qualquer questo que mencionar este assunto. At o momento, no vi ningum cobrar este assunto em provas, mas como as bancas adoram complicar a vida dos candidatos, no quero deixar vocs desamparados.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 3.2. FASES DE UM PROGRAMA DE GESTO DE DOCUMENTOS

Um programa de gesto de documentos possui fases que devem ser concebidas pelo rgo responsvel pelo gerenciamento da documentao arquivstica. Tomem muito cuidado ao no confundirem estas fases com a Teoria das Trs Idades. As fases referem-se s prprias atividades realizadas na documentao em pleno programa de gesto de documentos, que realizado nos arquivos corrente e intermedirio. No devemos relacionar tais fases idade permanente. Muitos alunos me perguntam bastante a respeito das trs fases da Gesto de Documentos e confundem com as trs idades dos arquivos. E tambm no conseguem visualizar mais atividades dentro destas fases. Muito cuidado!!! Dentro de uma destas etapas, podem acontecer inmeras atividades relacionadas. Por exemplo, na destinao, pode acontecer a eliminao dos documentos nas idades corrente e intermediria e o recolhimento no arquivo permanente. E o Cespe j cobrou isso. Ento, fica a dica! O Arquivo Nacional, no Manual de Gesto de Documentos, estabelece trs fases a saber: 1 Fase - Produo de documentos: a produo de documentos est relacionada s atividades da pessoa fsica ou jurdica. Esta fase praticamente ligada na fase corrente. Desta forma, a necessidade de controle desta fase deve-se preocupao com o aumento desnecessrio da documentao arquivstica. Torna-se muito comum a produo de documentos que poderiam ser simplificados e facilitar as outras atividades posteriores, como a classificao, a avaliao, entre outras. Alm disso, controlar a produo significa facilitar o acesso e a recuperao dos documentos. As atividades compreendidas nesta fase so: - Elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncias; - Controle da produo e difuso de documentos de carter normativo; - Utilizao de processadores de palavras e textos. 2 Fase Utilizao dos documentos: esta fase refere-se aos mtodos e procedimentos arquivsticos, para garantir o fluxo da documentao de forma permanente. Alm disso, a recuperao dos documentos tambm privilegiada nesta
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 fase. Nela, so aplicados a classificao, a avaliao, os procedimentos de protocolo e a elaborao de instrumentos de recuperao da informao nas fases corrente e intermediria, como os sistemas informatizados e os bancos de dados. A partir da utilizao destas ferramentas de utilizao, a busca dos documentos torna-se rpida e eficiente. 3 Fase Destinao dos documentos: este o momento em que so tomadas as decises que selecionam e fixam os prazos de guarda dos documentos e o destino final, seja a eliminao nas fases corrente e intermediaria, seja o recolhimento para o arquivo permanente. Desta forma, a destinao no realizada na idade permanente, mas nas idades corrente e intermediria, devido aos procedimentos de avaliao de documentos concentrarem-se nas duas idades. Desta forma, as trs fases so importantes para a implantao de qualquer programa de gesto documental que estiver em mente. Elas funcionam de forma paralela, porque a acumulao dos documentos em qualquer arquivo constante. O programa pode ser aperfeioado com o tempo, mas nunca pode parar. O importante que estas fases devem ser aplicadas sempre nas fases corrente e intermediria, para que o fluxo da informao seja garantido.

(CESPE MPU TCNICO ADMINISTRATIVO 2010) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

Na fase de produo de documentos, o arquivista deve evitar a duplicao e a emisso de vias desnecessrias, alm de poder sugerir a criao ou extino de modelos e formulrios. Comentrios: o nvel das questes tem sido muito mais difcil nestes ltimos concursos e o candidato deve estar atento aos detalhes. Como ns j discutimos o assunto, verificamos que na produo que o arquivista deve intervir para evitar a duplicao de documentos que podem tratar do mesmo assunto ou desnecessrios. Neste caso, a resposta VERDADEIRA. Resposta: VERDADEIRA.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 3.3. VALORES PRIMRIOS E SECUNDRIOS

Em todo o nosso curso, vocs percebero que estaremos ligados aos conceitos o tempo inteiro. Isso faz parte daquilo que afirmei anteriormente, sobre a importncia de estarmos ligados terminologia arquivstica. Ela no s cobrada apenas nas provas, mas tambm fundamental para compreendermos os procedimentos no cotidiano de um arquivo. Neste momento, vou introduzir estes dois conceitos, o valor primrio e o valor secundrio. A princpio, ambos esto ligados sistemtica de avaliao de documentos, que ser vista na prxima aula, mas eles so importantes tambm no programa de gesto de documentos. O valor primrio ou imediato o que o documento nasce a partir dos objetivos pelos quais foram criados, que podem ser administrativos, fiscais ou legais. Este valor predominante nas fases corrente e intermediria. J o valor secundrio ou mediato o que o documento obtm aps o valor primrio e que obter outros objetivos alm daqueles que guiaram a sua criao. Outros usurios, alm daqueles iniciais, tero interesse neste tipo de documentao. Neste caso, este valor caracterstico da idade permanente.

(CESPE ABIN AGENTE DE INTELIGNCIA 2010) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

A gesto de documentos aplicada no momento em que os documentos alcanam o valor secundrio e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histrica. Comentrios: Pessoal, ao verificar toda a aula que foi dada at o momento e comparar a afirmao que forneci para vocs, perceberam que h uma contradio neste item? As bancas adoram pegar o candidato que no presta ateno nos pormenores. Ns estudamos que a gesto de documentos aplicada quando a documentao possui o valor primrio, ou seja, as fases corrente e intermediria. O valor secundrio refere-se idade permanente e os documentos j passaram por todos os procedimentos possveis de gesto e passaro por outros, que auxiliaro os usurios a pesquisar a informao. Neste caso, a resposta FALSA.
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Resposta: FALSA. 3.4. DIAGNSTICOS

Os diagnsticos so os verdadeiros precursores de qualquer sistema de arquivo que possa ser implantado nos acervos de pessoas fsicas e jurdicas, pblicas ou privadas. Sem uma avaliao detalhada da documentao a ser organizada, no h como dimensionar a realidade dos documentos que recebero um tratamento tcnico adequado. Em um programa de gesto de documentos, o diagnstico inicia toda e qualquer atividade, antes de o arquivista tomar qualquer atitude relacionada documentao em anlise. A partir de dados, fluxos documentais e outros tipos de observao, so tomadas decises mais seguras e que podem tornar a gesto documental bem sucedida. So adotadas duas vises para a elaborao do diagnstico, a maximalista e a minimalista. A primeira busca entender a ligao entre os fundos recolhidos e a evoluo das estruturas e funes governamentais. Ela pode ser entendida tambm como a pesquisa de uma situao arquivstica de um determinado pas ou at mesmo um fundo familiar completo. A segunda viso procura entender um problema especfico de uma organizao arquivstica, como por exemplo, alguns ajustes no plano de classificao, relacionada a algumas peas documentais, para se chegar a uma viso geral. De incio, o arquivista precisa compreender a histria da pessoa fsica e jurdica de forma aprofundada, para que ele consiga entrar nas unidades de trabalho e colete as informaes com segurana. Desta forma torna-se importante conhecer primeiro o histrico da organizao, a misso, o tamanho e a diversidade do acervo arquivstico acumulado, a variao das funes exercidas no passado e no presente, a abrangncia das tecnologias de informao utilizadas no acervo e a anlise do organograma, regimentos, portarias ou estatutos que criam tais rgos. Segundo Lus Carlos Lopes, os dados tcnicos relacionados aos documentos, essenciais para a elaborao de um diagnstico arquivstico, so: O estudo do fluxo da informao arquivstica, verificando aspectos e problemas concretos e virtuais;

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 A anlise da organizao analisada, a partir da pesquisa das funes exercidas, da evoluo e da histria da pessoa fsica ou jurdica; A quantidade da documentao, medida em massa documental acumulada; As caractersticas diplomticas e tipolgicas dos documentos arquivsticos; As caractersticas gerais do prdio ou local em que os documentos esto localizados. De forma detalhada, devem ser levantados a localizao da rea, a altura do p-direito, a incidncia de raios solares, a constatao de umidade do ar, calor excessivo, a verificao de carpetes ou de pisos inadequados; As condies de segurana do prdio, como a existncia de sadas de emergncia, extintores de incndio localizados em pontos estratgicos, ou um plano de segurana que envolva a preservao do acervo a longo prazo; Os mveis e os materiais de acondicionamento e armazenamento dos documentos arquivsticos, se existe padronizao no mobilirio, o tipo de material utilizado no piso, nas estantes, caixas, pastas, entre outros, de forma detalhada; O modo original de arquivamento, mesmo que no tenha tido a interveno de um profissional da rea arquivstica; A caracterstica dos acervos relacionada ao estado de conservao e preservao;

Estes dados podem ser coletados a partir de um formulrio padronizado e elaborado para tal fim. As entrevistas devem ser feitas com pessoas estratgicas da organizao, que conheam bem as atividades, a misso e os documentos trabalhados. Desta forma, torna-se mais fcil repassar estes dados num relatrio especfico, que deve especificar as solues a serem aplicadas ao acervo em questo e as principais concluses do diagnstico. O diagnstico um trabalho de pesquisa e requer metodologia prelaborada. Os objetivos precisam ser especificados, uma equipe de trabalho deve ser criada para tal objetivo e devem ser estabelecidos o cronograma e os recursos disponveis para isso. A quantificao do acervo feita a partir de algumas tcnicas a serem observadas. A unidade utilizada para isso o metro linear, que quantifica melhor a extenso do acervo. Seria como estivssemos empilhando os documentos, um a um, e mensurssemos a altura deles.
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A pilha de documentos ou pastas medida desta forma, por meio de uma trena.

Quando encontramos os documentos acondicionados em caixasarquivo ou em outra forma, fica mais fcil encontrar este dado. Em pastas, o arquivista deve empilh-las, como resmas de papel, e medir medir a largura total delas com uma trena.

Basta quantificar a largura das caixas e multiplicar pela quantidade delas. Se a largura for 0,13 m, por exemplo, basta multiplicar este valor pelo nmero de caixas da mesma largura.

Este mesmo trabalho pode ser feito com documentos acumulados, como se estivessem em uma montanha de papis. Para isso, o arquivista precisa fazer o seguinte clculo: Metro Linear = largura dos documentos acumulados x altura alcanada x 12

O diagnstico arquivstico a base para elaborar vrios instrumentos tcnicos de tratamento ao acervo, como o plano de classificao, a tabela de temporalidade, o estabelecimento de fluxos documentais eficientes, o controle de produo, uso e destinao de documentos, e outras atividades relacionadas documentao, especialmente na fase de gesto de documentos.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Os termos acondicionamento e armazenamento so diferentes. O acondicionamento revela a forma como os documentos so envolvidos, mediante pastas, caixas-arquivo, dossis, entre outros. E o armazenamento o mobilirio em que os documentos esto localizados, como os armrios, estantes e gavetas. 4. ARQUIVOS CORRENTES Abordarei agora os conceitos relacionados aos arquivos correntes e suas principais caractersticas. A abordagem ser mais ampliada em relao a que eu fiz na Teoria das Trs Idades e far com que vocs se situam mais ainda em relao ao contedo. Os arquivos correntes ficam sempre ligados aos setores de trabalho. Na maior parte das vezes, esto sempre perto dos usurios da informao, para que eles utilizem o documento a qualquer momento. Rarssimas vezes localizam-se em um setor afastado do ambiente de trabalho. Neste caso, cito o exemplo de um arquivo de assentamentos funcionais, em que necessita estar em um local controlado por funcionrios especficos e cujo contedo no pode ser de conhecimento de todos. Como ns vimos na Lei de Acesso Informao, tais documentos so de acesso restrito e dizem respeito honra e imagem das pessoas. Segundo a Ieda Pimenta Bernardes, no manual Gesto Documental Aplicada, os arquivos correntes devero ser avaliados, ter o prazo de permanncia determinados e conhecer quais os documentos devero ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. O arquivo corrente o incio de tudo e faz referncia aos documentos cujos fins sejam imediatos, ou seja, administrativos, legais e financeiros. Ento, liguem-se neste esquema mnemnico abaixo:

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Localiza-se usurios; Ligados aos trabalho; prximo setores dos de Fins Imediatos: administrativos, legais e financeiros.

ARQUIVO CORRENTE

Inicia o trabalho de avaliao de documentos: determina a eliminao nas idades corrente e intermediria e o recolhimento na idade permanente.

Desta forma, um arquivo corrente possui as seguintes vantagens: Otimizao do espao fsico; Rapidez na busca das informaes desejadas; Estabilidade nas decises tomadas e na eficcia administrativa; Proteo informao arquivstica, pois os procedimentos tcnicos visam tambm proteger um documento de uma eliminao malsucedida ou de uma busca demorada; Diminuio do volume documental e dos custos de manuteno das massas documentais. Alis, com o arquivo corrente, a possibilidade de termos massas documentais acumuladas praticamente zero.

As atividades mais frequentes nos arquivos correntes so a classificao, registro, autuao, controle, expedio e arquivamento. O arquivamento possui tambm outras etapas que devem ser observadas, para que o acervo possua todas as qualificaes tcnicas possveis: Inspeo: a leitura do ltimo trmite do documento, sobre o qual o usurio deve obedecer ao que foi decidido, se foi o arquivamento ou se h a continuao do trmite; Anlise: verificar os elementos necessrios para recuperar os documentos ou arquiv-los, a partir da adoo de nmeros ou palavras-chave; Ordenao: como expliquei detalhadamente, uma etapa complementar classificao, em que os documentos so ordenados de acordo com o elemento mais buscado pelo usurio; Arquivamento: o arquivamento a insero do documento no mtodo pr-estabelecido de ordenao e tal etapa requer cuidado;

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Emprstimo e consulta: a consulta e o emprstimo devem ser feitas aos usurios diretamente ligados ao setor que produziu ou que diretamente possui relao com os documentos. Os documentos so retirados para fornecer informaes, juntadas por anexao ou apensao, ou para cumprir decises importantes. Classificao

4.1.

Durante todo o curso, vocs percebero que a classificao de documentos uma atividade realizada nos setores de trabalho e que est includa na fase corrente dos documentos. Eu poderia colocar na aula de Arquivo Corrente, mas no iria adiantar muita coisa, pois as bancas mutilam o assunto a ser estudado e isso dificulta muito a montagem do curso. Entretanto vocs no tero prejuzos futuros, apenas lucro. Para compreendermos melhor o assunto, a classificao um atributo natural do ser humano. E muitas vezes ela realizada, de forma instintiva, para mostrar denominaes, hierarquias ou subordinaes. Um exemplo bem clssico de classificao o que ocorre nos supermercados, onde existem divises e subdivises bem estabelecidas. No gnero alimentcio, uma das divises conhecidas a diviso de carnes e frios. Dentro dela, temos as subdivises de aougue, peixaria e defumados. Para melhorar nossa compreenso, a classificao abordada tambm nos conceitos da Biologia, quando estudvamos no ensino fundamental e mdio, em que vamos representar os seres vivos desta forma:

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Vocs perceberam que houve uma diviso de caractersticas ou atribuies perceptveis ao ser humano? A classificao definida como uma atividade intelectual, em que os documentos so agrupados conforme as caractersticas mais destacadas. Desta forma, so visveis os sinais de subordinao, hierarquia e denominao das classes. Na Arquivologia, a classificao j possui uma atribuio especfica e pode ser considerada como uma atividade que visa determinar categorias ou grupos entre os quais devam ser distribudos, de forma lgica e sistemtica, os dossis em grupos ou categorias de assuntos, funes e estruturas, segundo uma ordem para auxiliar a utilizao dos documentos. Na documentao arquivstica, os documentos so criados de acordo com as funes exercidas pelo rgo produtor, seja pessoa fsica, seja pessoa jurdica. Quando o objetivo inicial montar um plano de classificao, torna-se necessrio ao arquivista pesquisar a fundo as funes da instituio analisada, que so divididas em atividades-fim e atividades-meio. As atividades-fim referem-se ao trabalho tcnico e profissional primordial exercida pela pessoa fsica ou jurdica e relaciona-se diretamente misso institucional. As atividades-meio ligam-se indiretamente misso e do suporte s atividades primordiais do rgo. Funes

Atividade-fim

Atividade-meio

Citemos o caso de um museu. Ns j estudamos na aula demonstrativa que a funo principal desta instituio a difuso cultural a partir da exposio de peas tridimensionais. Neste caso, as atividadesfim do museu esto ligadas divulgao, exposio e ao tratamento tcnico das peas. J as atividades-meio possuem um carter mais administrativo, como a rea de recursos humanos, patrimonial e financeira, que, em geral, existem em toda instituio pblica ou privada. O plano de classificao pode ser elaborado a partir de trs variveis:

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Funes: neste caso, as funes da instituio analisada so utilizadas como critrio fundamental para o estabelecimento de classes. Os documentos so reunidos ou agrupados em relao aos atos, atividades e funes espelhadas no contedo do acervo. Este tipo de plano de classificao o mais recomendado pelos profissionais da rea, devido facilidade de ser aplicado aos documentos, de atender s exigncias tcnicas da classificao arquivstica e ao fato de poder ser alterado sem causar grandes problemas tcnicos no tratamento da documentao; Estrutura organizacional: o agrupamento dos documentos espelha a estrutura organizacional da pessoa fsica ou jurdica. Departamentos, setores e sees so descritos no plano de classificao. A princpio tambm um bom plano, mas ele deve ser aplicado se a instituio no mudar sua estrutura organizacional com frequncia. Se a organizao mudar sua estrutura com frequncia, este plano no o mais adequado. Qualquer mudana no plano de classificao possui implicaes tcnicas que podem alterar a rotina do documento; Assuntos: uma das classificaes tambm utilizadas pelos profissionais da rea, elaborada de forma aleatria e intelectual, cujos termos so escolhidos em conformidade com o contedo da documentao analisada. Esta classificao atribuda de forma artificial e um tanto perigosa, pois nem sempre um termo atribudo a um conjunto de documentos pode ser aplicado a outro. Alm disso, um assunto pode ser entendido como funo ou como estrutura organizacional, causando mais confuso tcnica no tratamento dos documentos. Um plano de classificao por assuntos passvel de mudanas frequentes, pois a cada hora surge uma documentao nova.

Outro erro muito comum nos planos de classificao a mistura de critrios utilizados. Se h a opo de utilizar o critrio funcional, o arquivista no deve mistur-lo por outros, seja por assunto, seja estrutural. Eu, como arquivista, trabalhei e ainda trabalho com planos de classificao que no seguem esse tipo de cuidado. E o resultado gravssimo, pois eu encontro algumas classes que sequer possuem aplicao em nenhum documento ou documentos que acabam recebendo duas classificaes, o que prejudica a pesquisa posterior. O plano de classificao deve primar pela simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. Estas trs palavrinhas, bem lembradas pela Janice Gonalves, reflete as qualidades que um plano de classificao deve possuir, para que ele seja totalmente adaptado aos documentos. A simplicidade refere-se forma como plano deve ser apresentado ao usurio, para que ele no tenha dificuldades em utiliz-lo nos
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 documentos. O plano no deve ser de domnio apenas de especialistas, mas de todo e qualquer usurio. A flexibilidade refere-se adaptao que o plano deva ter em situaes no previstas inicialmente pelo arquivista, como a integrao de classes futuras. E a expansibilidade consiste em permitir que o plano de classificao abranja novas funes, estruturas ou assuntos que podem surgir ao longo do tratamento tcnico-arquivstico da documentao. Em geral, os planos de classificao possuem nveis, que passam a noo de hierarquia ao usurio. Um exemplo bsico o Cdigo de Classificao do Conarq, do Arquivo Nacional, que possui seis nveis: classe, subclasse, grupo, subgrupo, diviso e subdiviso. Outros tericos e instrumentos de classificao definem tambm uma quantidade variada de nveis, que no to rgida. Uns definem trs nveis, outros, sete. Vou mostrar dois exemplos de planos de classificao mais utilizados. Notem que o importante a noo de hierarquia nestes instrumentos: a) Fonte:ARQUIVO PBLICO E HISTRICO DE RIBEIRO PRETO. Guia do Arquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto. Ribeiro Preto (SP): O Arquivo, 1996. O mtodo alfabtico e o nvel maior est em negrito. Este plano possui apenas dois nveis.
Administrao Material Patrimnio Pessoal Protocolo Transporte Manuteno Agricultura Cultura Equipamentos Eventos Desenvolvimento Urbano e Rural Habitao Meio Ambiente Obras Particulares Obras Pblicas Uso e Ocupao do Solo Educao Educao Infantil Ensino Fundamental Ensino Superior Merenda Escolar Esportes Finanas Contabilidade Oramento Tesouraria Tributao Representao Assessoria Jurdica Eleies Publicidade Sade Assistncia Mdico-Odontolgica Vigilncia Sanitria Servios Municipais Abastecimento gua e Esgotos Cemitrio Recursos Energticos Limpeza Pblica Segurana Telecomunicaes Trnsito 33 de 71

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Transportes

b) Fonte: Cdigo de Classificao do TCU das atividades meio e fim, atualizado em 2010. Apesar de ser muito parecido com o Cdigo do Conarq, eles adotaram apenas quatro nveis. Este um dos exemplos. CLASSE SUBCLASSE GRUPO SUBGRUPOS 000 ADMINISTRAO GERAL 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 012 COMUNICAO SOCIAL 012.1 RELAES COM A IMPRENSA 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Os planos de classificao mais adotados so elaborados conforme uma metodologia. Eles podem ser: Alfabticos: o nome da funo, assunto ou parte estrutural faz parte como uma das classes adotadas pelo plano de classificao, sem a necessidade de utilizar esquemas numricos de classificao. Quando o acervo pequeno, tal mtodo aplicado. Podem ser dispostos em ordem dicionria e em ordem alfabtica.

Na ordem dicionria, os assuntos so isolados e dispostos em ordem alfabtica. Exemplo: Curso de mestrado Curso de doutorado Curso de extenso J a ordem enciclopdica utiliza uma palavra em comum e as subdivises, relacionadas ao termo em destaque, aparecero em seguida:

Curso Doutorado Extenso Mestrado Numrico: o plano utiliza uma codificao padronizada. E elas existem para aumentar a gama de classes e subclasses a serem designadas pelo plano. Quanto maior o plano, maior a complexidade e a importncia de uma codificao. Os mtodos de codificao existentes so:
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a) Duplex: a documentao dividida em classes principais, que so subdivididas e so atribudas a elas mais um nmero. Primeiro, so estabelecidas as classes: 1. Administrao Geral 2. Pesquisas 3. Documentao e Informao Em Administrao Geral, podemos subdividir a classe desta forma: 1. Administrao Geral 1-1 Recursos Humanos 1-1-1 Seleo de pessoal 1-1-2 Capacitao 1-2 Logstica 2. Pesquisas 3. Documentao e Informao As vantagens do mtodo duplex a flexibilidade de incluir mais classes, um sistema de classificao bem simples e possui abertura ilimitada de classes. Entretanto a abertura de classes deve ser bem criteriosa, para evitar uma quantidade enorme de nveis, que pode atrapalhar a classificao de documentos. b) Mtodo decimal ou Mtodo Dewey: este mtodo de codificao foi criado por Melvil Dewey no sculo XIX. Para ser mais exata, em 1876. E ele utilizado com muita frequncia em sistemas padronizados de classificao em bibliotecas. A rea arquivstica comeou a adotar tal codificao com muita frequncia na Administrao Pblica h uns trinta anos. As dez primeiras divises so chamadas de classes: 0 Obras gerais 1 Filosofia 2 Religio 3 Cincias Sociais 4 Filologia 5 Cincias Puras 6 Cincias Aplicadas 7 Belas-Artes 8 Literatura 9 Histria e Geografia Podemos subdividir a classe 6 em dez grupos: 600 Cincias aplicadas
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 610 Medicina 620 Engenharia 630 Agricultura (...) E cada uma das subclasses de forma sucessiva. A vantagem do mtodo de Dewey a subdiviso ilimitada dos nveis que podem ser estabelecidos pelo arquivista e a reunio dos assuntos em comum em grupos, o que facilita a compreenso do plano. O mtodo no bem sucedido nos casos em que devem ser implantados vrios nveis, pois podem existir em uma subclasse treze grupos, de acordo com as atividades do rgo. Como o arquivista deve resolver neste caso, se os grupos s podem ser divididos em dez?

c) Bloco canadense: o Canad uma das reas onde a gesto de documentos desenvolveu-se com muita fora. Este plano surgiu de forma alternativa aos mtodos tradicionais de classificao e tornouse bem sucedido. O plano de classificao dividido em rea-meio e em rea fim. A rea-meio pode reunir 1000 sries, ordenadas em 000 a 999. A rea-fim, por sua vez, rene 9000 sries, compreendida entre 1000 e 9999. As sries so divididas em subsries e estas ltimas tambm podem sofrer mais divises. 023-0: Srie Subsrie

O mtodo canadense mais vivel em termos de plano de classificao, pois permite expanso maior de classes e de nveis. Foi um plano elaborado por arquivistas e expe as funes, atividades e outros temas de forma clara e em hierarquias muito vem vistas pelo usurio. Alm disso, um plano simples e de grande flexibilidade, pois permite futuras alteraes e uma aplicao segura no acervo. J as atividades de registro, autuao, controle e expedio sero verificadas na parte de protocolo, que irei explicar agora. 4.2. PROTOCOLO

As atividades de protocolo so ligadas diretamente ao arquivo corrente, pois elas envolvem as etapas de autuao, registro, controle e expedio dos documentos. Alguns manuais
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 afirmam que a classificao realizada nesta etapa. Pode haver Entretanto, atualmente, os documentos j saem com a classificao estabelecida no momento da produo e vo direto assim ao protocolo. O protocolo o setor responsvel pelo controle da expedio e da autuao dos documentos, ou seja, pela formao de processos. Podemos dizer que a porta de entrada e sada de cada documento de uma instituio pblica e privada. E tambm um elemento importantssimo de qualquer programa de gesto de documentos, pois as distores no fluxo dos documentos so corrigidas originariamente no protocolo. Os procedimentos de protocolo servem tambm para racionalizar os fluxos documentais, alm de garantir a agilidade e a transparncia de decises governamentais. As atividades realizadas pelo protocolo so: registro, autuao, controle da tramitao e expedio. Alguns tericos admitem a classificao tambm como atividade de protocolo. Ela tambm inserida tambm como atividade, mas no apenas do protocolo, como tambm de todas as reas de arquivo corrente. A unidade protocolizadora faz parte das atividades do arquivo corrente, tanto que coloquei como item subordinado ao assunto. A legislao e os conceitos sobre as atividades de protocolo so fartos. Vou iniciar pelos conceitos, para depois partirmos para as leis e portarias vigentes a respeito. 4.2.1. Correspondncias

A maior parte dos documentos arquivsticos composta pelas correspondncias, que podem ser os memorandos, ofcios, ofcios circulares, memorandos circulares, cartas, avisos (entre ministros de Estado, a correspondncia usada chama-se aviso), entre outros. As correspondncias podem ser externas ou internas. Quando um documento trocado entre pessoas fsicas ou jurdicas diversas, ele uma correspondncia externa. Se este documento for tramitado entre reas de uma mesma instituio ou entre instituies que pertenam a uma pessoa jurdica, trata-se de uma correspondncia interna. E a correspondncia pode ser tratada como oficial, se ela abordar assuntos ligados s atividades da instituio referida. E pode ser tambm particular, caso seja de interesse pessoal dos funcionrios e que nada tenham a ver com os assuntos da instituio. Antes da abertura de cada documento, o funcionrio deve ter muito cuidado ao no abrir um documento particular. O objeto de trabalho um documento oficial e abrir um documento particular, sem a permisso
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 do destinatrio, crime e uma atitude, no mnimo, constrangedora e indelicada. O trmite das correspondncias e dos processos deve ser feito durante o horrio normal de funcionamento. Nenhuma correspondncia poder permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas s sextas-feiras, vspera de feriados ou pontos facultativos. Assim que a correspondncia, ao chegar no protocolo, o funcionrio deve adotar o seguinte procedimento: Observar se o documento est assinado pelo prprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que dever ser anexado o instrumento de procurao; Verificar se o documento est acompanhado de anexos, caso exista; Constatar se contm o comprovante de recebimento, e providenciar a devoluo deste documento; Analisar se a correspondncia ser autuada ou no, conforme a providncia contida no documento.

4.2.2.

Autuao e formao de processos

A autuao a transformao de um documento em processo. Para que isto ocorra, o documento necessita ser registrado e autuado pela unidade de protocolo. As regras de autuao existentes esto descritas na Lei 9784/99, na Portaria Normativa n5 do Ministrio do Planejamento, editada em 19 de dezembro de 2002, com posteriores alteraes e na Portaria Normativa n12, de 23 de novembro de 2009. Segundo os artigos 5 e 6 da Lei 9784, o processo pode ser iniciado a pedido do interessado ou por interesse da Administrao. Alm disso, a pea inicial do processo aberto pelo interessado, o requerimento, deve conter os seguintes dados:

rgo ou autoridade administrativa a que se dirige; Identificao do interessado ou de quem o represente; Domiclio do requerente ou local para recebimento

de comunicaes; Formulao do pedido, com exposio dos fatos e de seus fundamentos; Data e assinatura do requerente ou de seu representante. Podem ser criados formulrios ou modelos prprios de documentos para que iniciem os processos no protocolo.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Os artigos 9 e 10 da mesma lei expem que os legitimados para serem interessados no processo so:

Pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de


direitos ou interesses individuais ou no exerccio do direito de representao; Aqueles que, sem terem iniciado o processo, tm direitos ou interesses que possam ser afetados pela deciso a ser adotada; As organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos; As pessoas ou as associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou interesses difusos; Os maiores de dezoito anos, salvo previso especial em norma prpria; O processo uma pea documental, em que compreende vrios documentos unidos para a execuo de uma ao. Do mais antigo ao mais recente, os documentos so reunidos para cumprir um fluxo ordenado de aes transcritas. Muitas vezes, vou falar de pea documental, em vez de documento. Este termo refere-se a um nico documento e no a seu conjunto. Na portaria do MPOG, uma pea pode ter vrias folhas. A folha a frente e um verso de um documento ou uma pea. A Portaria Normativa n 5 do MPOG passa instrues detalhadas que auxiliam a formao do processo. So rotinas que devem ser observadas pelos funcionrios do protocolo que sero descritas a seguir: Prender a capa, juntamente com toda a documentao, com colchetes, obedecendo a ordem cronolgica do mais antigo para o mais recente, isto , os mais antigos sero os primeiros do conjunto; Colocar, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo nmero de protocolo; Inserir, na primeira folha do processo, outra etiqueta ou um carimbo com o mesmo nmero de protocolo;

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Numerar as folhas, inserindo o respectivo carimbo (rgo, nmero da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo); Ler o documento, para analisar claramente o assunto e extra-lo de forma objetiva; Identificar, na capa e no sistema informatizado, a unidade para a qual o processo ser encaminhado; Registrar, em sistema prprio, identificando as principais caractersticas do documento, a fim de permitir sua recuperao. Ex.: espcie, n, data, procedncia, interessado, assunto e outros dados; Inserir informaes julgadas importantes, respeitando as particularidades de cada rgo ou entidade, como por exemplo, um resumo descritivo sobre o contedo do processo, que pode ser inserido na capa do processo; Conferir o registro e a numerao das folhas; Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade especfica correspondente, do rgo ou entidade; O envelope encaminhando a correspondncia no ser pea do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informaes necessrias, referentes ao endereo do remetente. Entretanto, em casos de comprovao de datas de postagem, como licitaes e concursos de projetos, o envelope pode ser inserido como pea de um processo. A correspondncia no autuada seguir as regras desta norma para ser registrada em sistema prprio e encaminhada unidade de destino. A autuao de documentos classificados como SECRETO, CONFIDENCIAL ou RESERVADO ser processada por servidor com competncia para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, aps a autuao, lacrarem o envelope do processo, apondo o nmero do processo, o rgo de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo. a serem observados pelos

Outros procedimentos importantes funcionrios de um protocolo so:

As mensagens e documentos resultantes de transmisso via fax no podero se constituir em peas de processo. Caso um fax chegue ao destino, o documento original deve chegar ao protocolo at cinco dias teis, para substituir o documento anterior;
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 No sero autuados os documentos que no devam sofrer tramitao, tais como convites para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, no devam constituir processo; A prioridade na autuao e movimentao de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes. Em geral, a necessidade de urgncia determinada pela autoridade do rgo em que originou o processo; O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original. Entretanto, ele pode ser autuado utilizando-se uma cpia de documento autenticada por um servidor do rgo ou por um cartrio. O servidor tem f pblica para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas;

As peas e folhas do processo devem ser numeradas em ordem crescente, sem rasuras. O processo podem conter frente e verso, mas a numerao deve ser feita apenas na frente da folha, nunca no verso. Um carimbo prprio deve ser utilizado e aposto no canto superior direito da folha do processo. A primeira folha do processo recebe o nmero 1. As outras folhas sero numeradas de forma sequenciada pelas unidades onde o processo for tramitado. A capa do processo no pode ser numerada. Alm disso, os documentos de formas e formatos diferenciados no podem ser partes integrantes do processo, a no ser como anexos ou apensos. O processo deve ser sempre iniciado pela unidade de protocolo. Caso a numerao da pgina esteja rasurada, o funcionrio deve apor um X, cobrindo toda a numerao, e colocar outra numerao de pgina logo abaixo da que foi rasurada. 4.2.3. Juntadas por anexao e apensao

O processo pode sofrer juntadas por anexao ou apensao durante o curso de suas atividades. A juntada por apensao ocorre quando um ou mais processos so juntados ao processo principal, em que corre a deciso a ser tomada. No necessita ser o mesmo interessado, mas os processos devem ter assuntos semelhantes a serem abordados. A juntada por apensao feita assim: Manter o processo principal superposto (em cima) dos demais processos com colchetes ou elsticos apropriados; Manter as folhas de cada processo numeradas independente. No haver renumerao de processos;
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de

forma

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Inserir o Termo de Apensao na ltima folha do processo principal; Registrar a juntada no sistema prprio.

Aps a apensao, pode ocorrer a desapensao, que a separao de processos apensados, aps o cumprimento das necessidades do processo principal. Assim, basta colocar o Termo de Desapensao tanto na ltima folha do processo principal, quanto nos demais processos apensados. A juntada por anexao acontece quando um ou mais processos so unidos definitivamente ao processo principal. O processo deve conter o mesmo interessado, o mesmo assunto abordado. Os processos mais novos so unidos aos mais antigos. O procedimento da juntada por anexao diferente e os passos so os seguintes: Colocar o processo a ser anexado ao processo principal no mesmo grampo; Inserir o Termo de Anexao na ltima folha do processo principal, antes de renumerar as pginas; Renumerar e rubricar as folhas do processo anexado, em continuidade ao processo principal; Registrar a juntada por anexao em sistema prprio No h desapensao ou qualquer tipo de separao de processos anexados. Uma vez juntado por anexao, no h a possibilidade de ocorrer uma separao.

(CESPE MPS AGENTE ADMINISTRATIVO 2009) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

Para a formao de processo, o servidor dever seguir a seguinte rotina: prender toda a documentao dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronolgica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. Comentrios: Essa questo foi uma dureza para os candidatos que enfrentaram essa prova. Porm, para ns, ela ser fcil. Ns j comentamos que o processo deve ser preso dentro de uma capa pelo servidor, com colchetes ou grampos, com uma ordem cronolgica, em que os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. Ento, o item ter como resposta VERDADEIRO.
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Resposta: VERDADEIRO. 4.2.4. Desentranhamento e desmembramento

Os dois termos referem-se mesma atividade, o de retirar peas do processo. Porm, eles so diferentes nos procedimentos e eu explicarei cada um deles. O desentranhamento a retirada de uma ou mais peas de um processo para a formao de outros processos. Isto pode ocorrer a pedido do rgo ou de interessados do processo, aps autorizao, em despacho, da autoridade competente. A primeira pea no pode ser desentranhada. Aps a retirada do documento, uma cpia integral deve ser reposta ao processo e conservar a mesma numerao. No verso desta cpia, o Termo de Desentranhamento deve ser inserido. O ideal que a cpia seja autenticada pelo funcionrio responsvel. J o desmembramento a retirada de vrias peas do processo, para formar outro processo, aps um despacho da autoridade competente. O processo com as peas desmembradas conservar a numerao original de suas folhas. No local onde foram retirados os documentos do processo principal, devero ser inseridas as cpias integrais e, no verso da ltima folha da cpia do processo principal, deve ser inserido o Termo de Desmembramento. 4.2.5. Formao de volumes

Os processos podem formar volumes, a partir do momento em que formarem 200 folhas. No pode exceder essa quantidade de forma alguma. Quando o processo principal alcanar esse nmero, deve ser inserido o Termo de Encerramento de Volume. O novo volume aberto a partir da insero do Termo de Abertura de Volume, com uma nova capa e continuando com o nmero de registro igual e com a numerao das pginas do processo anterior. Os volumes devem estar unidos com um elstico apropriado e andar sempre em conjunto. Os termos destacados em negrito e utilizados nos procedimentos de protocolo podem ser escritos mo, desde que tenham o mesmo contedo proposto pela Portaria Normativa n5 do MPOG. Em geral, as organizadoras
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 cobram as rotinas de cada procedimento e no o contedo dos termos.

4.3.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO

A classificao e a ordenao de documentos so etapas complementares no tratamento tcnico-arquivstico. Ambas caminham lado a lado e so fundamentais para que a informao desejada, justamente naquele momento, esteja disponvel para o usurio final. A ordenao uma etapa complementar da classificao de documentos. Algumas pessoas confundem os termos ordenao com arranjo. Isto no pode ocorrer, pois o primeiro trata-se de ordenar os documentos de forma que eles sejam pesquisados com agilidade pelos usurios. E o segundo um plano de classificao adequado aos arquivos permanentes, cujo acervo j passou por todas as etapas da gesto de documentos. A disposio fsica dos documentos que pode facilitar a pesquisa decidida pela forma mais frequentemente procurada pelos usurios. Nisso, o arquivista deve possuir a devida sensibilidade a esta demanda, tendo em vista que a organizao dos documentos deve atender s necessidades dos usurios. A ordenao depende tambm da composio do contedo da documentao, pois pode ser adotada uma ou mais formas de ordenao que melhor atenda a rea. E estes critrios so complementares etapa de classificao e so reunidos nos to temidos mtodos de arquivamento. Na realidade, eles so necessrios e importantssimos para dispor os documentos. Padronizados ou bsicos, tais mtodos so facilitam a pesquisa da informao. O documento est seguro se estiver bem classificado e bem ordenado. Os mtodos de arquivamento podem ser utilizados com liberdade pelo arquivista e pelos usurios. So utilizados cores, nmeros, letras e outros critrios que servem para facilitar a recuperao dos documentos ordenados e classificados. O importante o mtodo seja escolhido de acordo com a necessidade do usurio e com o elemento de busca mais utilizado. A Marilena Leite Paes uma das tericas de maior respeito que domina bem esta parte de mtodos de arquivamento. A obra dela referncia aos arquivistas e demais profissionais que atuam na rea.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Tanto que os princpios dela sero utilizados na explicao dos mtodos de arquivamento aqui nesta aula e so os mais cobrados em concursos. Vou expor bem aqueles que so mais cobrados em provas e os mais utilizados na rea. Conforme o sistema utilizado, ele pode ser: Direto: quando a pesquisa ao documento feita diretamente no acervo; Indireto: quando a consulta ao documento feita inicialmente por um cdigo ou ndice primeiro, para depois chegar ao objeto desejado; Semi-indireto: quanto h a utilizao de um mtodo alfa-numrico, com a combinao de letras e nmeros. Apesar de no ser muito abordado em concursos, o mtodo semi-indireto utilizado com uma certa frequncia. MTODOS BSICOS DE ARQUIVAMENTO Mtodo alfabtico:

4.4. 4.4.1.

O nome, seja construdo por assunto, seja pela estrutura, seja pela funo, o principal elemento de busca deste mtodo. A organizao dos dossis ou pastas deve ser alfabtica e de forma rigorosa. Podem existir notaes abertas ou fechadas, com a indicao do limite inicial (A, B, C, Ab, Ac...) ou do limite inicial e final (Aa-Ab; AcAd). As notaes servem de guia ao usurio que deseja pesquisar o documento organizado por este mtodo. A vantagem deste mtodo que ele simples, de busca rpida, fcil e barato. Entretanto no pode ser utilizado em acervos cujo contedo possui restrio de acesso aos usurios, como o acervo de assentamentos funcionais, por exemplo. Como a consulta ao documento feita de forma direta, este cuidado serve para que nenhum usurio estranho repartio saiba localizar um documento que no lhe diga respeito, tendo em vista que tal informao deve ficar resguardada durante muitos anos. O cuidado tambm de utilizar o mtodo em acervos imensos, para evitar erros na ordenao alfabtica dos dossis. Este mtodo possui muitos detalhes que devero ser observados tanto pelo arquivista, quanto pelo usurio. As regras bsicas de alfabetao so estas:

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 a) Pessoas fsicas: o ltimo sobrenome deve ser considerado e depois o prenome (o primeiro nome):
Francisco Alves Maria Candida Alves Ansio Franco Cmara Clayton Rodrigues Alves, Francisco Alves, Maria Candida Cmara, Ansio Franco Rodrigues, Clayton

Os sobrenomes iguais ficam ordenados desta forma, privilegiando a organizao do prenome:


Francisco Alves Fernando Alves Eduardo Alves Roselene Candida Alves Alves, Eduardo Alves, Fernando Alves, Francisco Alves, Roselene Candida

b) Sobrenomes compostos: com hfen ou no, eles no se separam. So considerados como um sobrenome simples. No primeiro quadrinho, eles no esto ordenados. Fiz isso de propsito.

Heitor Villa-Lobos Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde

Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor

c) Sobrenomes formados com So, Santo e Santa repetem a mesma dinmica do item anterior.
Lucas Santa Maria Pedro Santo Antnio Valdo So Joo Ded Santana Santa Maria, Lucas Santo Antnio, Pedro Santana, Ded So Joo, Valdo

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 d) Abreviaturas de nomes: na classificao de nomes iguais, eles tm precedncia na organizao.
J. Silvestre Joaquim Silvestre Jaime Silvestre Silvestre, J. Silvestre, Jaime Silvestre, Joaquim

e) Artigos e preposies: os artigos e preposies a, o de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados na ordenao.
Ana Lusa do Prado Pedro de Lara Julio da Cruz Snia dAlbuquerque Lucas Silva e Sousa Albuquerque, Snia d Cruz, Julio da Lara, Pedro de Prado, Ana Lusa do Sousa, Lucas Silva e

Jos Barbosa Sobrinho Lus Felipe de Almeida Jnior Joaquim Maria Machado Filho

Almeida Jnior, Lus Felipe de Barbosa Sobrinho, Jos Machado Filho, Joaquim Maria

Os graus de parentesco sero considerados apenas quando houver prenomes e sobrenomes iguais.

Jos Barbosa Sobrinho Jos Barbosa Neto Jos Barbosa Filho Jos Barbosa Jnior

Barbosa Filho, Jos Barbosa Jnior, Jos Barbosa Neto, Jos Barbosa Sobrinho, Jos

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 f) Ttulos: so colocados aps o nome completo, entre parnteses, e no so considerados na regra de alfabetao.
Presidente Humberto Castelo Branco Ministro Joaquim Barbosa Dr. Ldio Toledo Barbosa, Joaquim (Ministro) Castelo Branco, Humberto (Presidente) Toledo, Ldio (Dr.)

g) Nomes estrangeiros: possuem a mesma regra de alfabetao dos nomes brasileiros. O ltimo nome considerado, com exceo dos nomes orientais e espanhis.

Frank Sinatra George Benson Ozzy Osbourne Marie Curie

Benson, George Curie, Marie Osbourne, Ozzy Sinatra, Frank

h) Partculas de nomes estrangeiros: Devem ser consideradas caso elas sejam maisculas.
Peppino di Capri Maria Sylvia Zanello Di Pietro Scarlet OHara Capri, Peppino di Di Pietro, Maria Sylvia Zanello OHara, Scarlet

i) Nomes espanhis: O penltimo sobrenome deve ser considerado, pois o sobrenome paterno.
Roberto Gomez Bolaos Ramon Valdes y Castillo Ruben Aguirre Fuentes Aguirre Fuentes, Ruben Gomez Bolaos, Roberto Valdes y Castillo, Ramon

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 j) Nomes orientais e rabes: so ordenados em sua integridade, sem serem desmembrados.
Kim Sun-il Tomie Otakie Kim Sun-il Tomie Otakie

k) Instituies pblicas e privadas: apenas os nomes so considerados, colocando as partculas, tais como artigos e preposies, entre parnteses.
Associao Brasiliense de Arquivologia Cmara dos Deputados Famiglia Mancini Fundao Nacional do ndio Senado Federal

Associao Brasiliense de Arquivologia Cmara dos Deputados Senado Federal Fundao Nacional do ndio Famiglia Mancini

l) Eventos em geral: congressos, seminrios, simpsios, entre outros, so ordenados por extenso. As numeraes e quaisquer outras partculas semelhantes devero estar entre parnteses.

I Congresso Nacional de Arquivologia 17 Simpsio de Direito Administrativo Brasileiro Sexto Encontro Nacional de Estudantes de Geologia

Congresso Nacional de Arquivologia (I) Encontro Nacional de Estudantes de Geologia (Sexto) Simpsio de Direito Administrativo Brasileiro (17)

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 m) Nomes conhecidos: a critrio do arquivista, tanto o nome conhecido, quanto o nome completo podem ser utilizados. Se o critrio do nome conhecido for escolhido, a remissiva deve ser feita.

Renato Arago Regina Leclry Machado de Assis Chico Anysio

Anysio, Chico Arago, Renato Assis, Machado de Leclry, Regina

As remissivas devem ser feitas nos nomes completos:


Antnio Renato Arago Regina Maria Rosemburgo Leclry Joaquim Maria Machado de Assis Francisco Anysio de Paula Filho Arago, Antnio Renato Assis, Joaquim Maria Machado de Leclry, Regina Maria Rosemburgo Paula Filho, Francisco Anysio de

Em qualquer mtodo de arquivamento, a ordenao pode ser letra por letra ou palavra por palavra. Se o arquivista escolhe um critrio, o outro deve ser excludo, para que haja padronizao. Mont Blanc Monteiro Montenegro Montevergine ========================================= Mont Blanc Monte Sinai Monteiro Montenegro
Ordenao palavra por palavra. Neste caso, as palavras com espao so precedentes na ordenao alfabtica entre aquelas que no as possuem. Ordenao letra por letra. Os espaos entre as palavras so desconsiderados e as palavras so ordenadas por letras.

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No mtodo alfabtico, existem outros tipos de ordenao que devem ser consideradas pelo arquivista, como a ordem dicionria e a ordem enciclopdica. Humoristas masculinos Carlos Villagrn Mussum Ramn Valdes Renato Arago Roberto Gomez Bolaos Humoristas femininos Fafy Siqueira Helosa Periss Maria Antonieta de Las Nieves Talita Carauta ============================================== Carlos Villagrn Fafy Siqueira Helosa Perriss Maria Antonieta de Las Nieves Mussum Ramn Valdes Renato Arago Roberto Gomez Bolaos Talita Carauta
Ordem dicionria: os nomes so ordenados alfabeticamente, sem um ttulo comum entre eles. Ordem enciclopdica: os nomes so ordenados por ttulos gerais e dispostos alfabeticamente.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 4.4.2. Mtodo Geogrfico

Sistema direto de ordenao de documentos, de acordo com a procedncia do acervo ou das peas documentais. Este mtodo fcil de ser manuseado e permite ao usurio buscar os documentos com rapidez. A ateno a ser dada no momento da referncia documentao, que deve ser feita com, no mnimo, duas localidades. A ordenao pode ser feita por: Estado, cidade e correspondente: a organizao deve ser feita primeiro pelo Estado, segundo pela cidade e, por fim, pelo documento solicitado. As capitais tero precedncia sobre as cidades, mesmo que elas no estejam em ordem alfabtica.

Estado Amap Amazonas Distrito Federal So Paulo So Paulo

Cidade Macap Tef Braslia (capital) So (capital)

Correspondente Barbosa Jos Sobrinho,

Alves, Fernando Alves, Eduardo Lus

Paulo Mendes, Pereira

Bragana Paulista

Braga, Edgar Lus

Cidade, Estado e correspondente: a cidade ter preferncia na ordenao alfabtica, mesmo que seja uma capital. Desta forma, primeiro, organiza-se a cidade, depois o Estado e, em seguida, o documento correspondente.

Cidade Bragana Paulista Braslia Macap So Paulo Tef

Estado So Paulo Distrito Federal Amap So Paulo Amazonas

Correspondente Braga, Edgar Lus Alves, Eduardo Barbosa Jos Mendes, Pereira Alves, Fernando Sobrinho, Lus

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Pases, capitais e correspondentes: organiza-se primeiro o pas, segundo a capital e a cidade, caso exista, e em seguida o documento correspondente. Pas Brasil Brasil Espanha Mxico Mxico Portugal Cidade capital Distrito (capital) ou Correspondente Federal Alves, Candida Roselene

Bragana Paulista Madrid (capital)

Braga, Edgar Lus Fernndez Angelines Abad, Bolaos, y Castillo,

Cidade do Mxico Gomez (capital) Roberto Ciudad Juarez Lisboa (capital) Valdes Ramn

Pedro, Ablio Manoel Robalo

4.4.3.

Mtodo Numrico

O mtodo numrico requer um sistema indireto de busca aos documentos e o principal elemento de busca do documento o nmero, que se encontra no contedo documental. A metodologia simples e pode ser adotada pelas seguintes formas: a) Numrico-cronolgico: os documentos so ordenados a partir da data de elaborao dos documentos. Em geral, a ordem decrescente. Em geral, aplicado em documentos textuais de mesma espcie, como ofcios, memorandos, cartas, entre outros. Exemplo: Dossi Memorandos; Agosto a Outubro de 2011. b) Nmrico simples: a ordenao dos documentos feita a partir do nmero de cada pea documental. A Marilena Leite Paes explica um exemplo que raramente utilizado nos dias de hoje, ento no vou entrar em minncias. Em geral, feita em ordem decrescente tambm, devido produo documental. Os dossis podem conter uma abrangncia entre o nmeros, como por exemplo, ofcios n0 a 200.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 c) Dgito-terminal: este mtodo utilizado quando o elemento de busca for, em geral, nmeros com vrios dgitos. Para facilitar o aprendizado, vamos citar os nmeros de matrcula dos servidores. A leitura de um nmero feita da direita para a esquerda. Se, por exemplo, tivermos o nmero 230.361, ele ser organizado assim: 23-0361 e ser lido da direita para a esquerda. O nmero 61 primrio; o 03, secundrio; e o 23, tercirio. Assim, este dossi ser acondicionado nas pastas terminadas em 61, em caixas finalizadas em 03 e nas estantes do grupo 23. A leitura no habitual ao usurio, mas tal mtodo adequado em acervos cuja busca feita por grandes nmeros. As matrculas dos servidores um exemplo. A ordenao dos documentos deve ser sempre pelo grupo primrio, ou seja, pelo ltimo nmero. NUNCA deve ser feito pelo grupo tercirio ou secundrio primeiro, a no ser que existam dgitos iguais. Vejamos os exemplos abaixo. Matrcula 051438 128763 287650 160557 140357 240681 Ordenao correta 05-14-38 28-76-50 14-03-57 16-05-57 12-87-63 24-06-81

d) Mtodos duplex, decimal e bloco canadense: estes mtodos so utilizados atualmente nos planos de classificao e no nos mtodos de arquivamento. E eles foram explicados nas ltimas aulas. A orientao correta destas numeraes manter a ordem crescente, para que a busca dos dossis seja rpida aos usurios. e) Unitermo ou indexao coordenada: este mtodo empregado desde 1950 e foi desenvolvido por Mortimer Taube nos Estados Unidos. A aplicao deste mtodo feita em arquivos especiais ou especializados, em razo do suporte no tradicional. O mtodo aplicado aos documentos de acordo com a entrada deles no arquivo. Atribui a cada pea documental um nmero em ordem crescente, assinalado de forma visvel. Cada documento possui uma fichaProf. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 54 de 71

Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 ndice, com palavras-chave sobre cada documento, tendo em vista o suporte diferenciado. Cada ficha-ndice possui uma numerao, que o controle de entrada de cada documento no acervo. Neste caso, o fim de cada nmero entra nas colunas de 0 a 9, como neste exemplo: 30 Coluna 0 72 Coluna 2 45 Coluna 5 E desta forma, as fichas so organizadas em uma tabela com as colunas. Cada tabela oriunda de uma provenincia distinta. Por exemplo, vamos montar uma tabelinha sobre as fotografias de um Congresso: Congresso Nacional de Arquivologia (I) 0 10 30 1 21 41 2 32 72 3 4 5 45 65 6 7 27 8 9

Notamos que a ordem aplicada no a numrica, mas sim a do fim de cada nmero de entrada do acervo. 4.4.4. Mtodo ideogrfico

O mtodo ideogrfico a adoo de assuntos como critrio de entrada na ordenao dos documentos. Tal metodologia pode ser utilizada a partir da ordenao dicionria ou enciclopdica dos documentos. Tambm podem ser adotados os mtodos duplex, decimal ou o bloco canadense, caso adote o assunto. A adoo deste mtodo, como j abordei antes, requer muito cuidado do arquivista responsvel, pois nem sempre um assunto prconcebido pode abranger a gama de documentos que podem ser abordados. Ou pode acontecer o pior, existirem dois assuntos para o mesmo documento. Isso acontece muito, por isso nem sempre se recomenda utiliz-lo em acervos grandes.

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4.5. 4.5.1.

METODOS PADRONIZADOS DE ARQUIVAMENTO Mtodo Variadex

Acreditem ou no, existem mtodos padronizados de arquivamento e so cobrados em provas. Um dos mtodos o qual vou abordar o mtodo variadex. Criado pela empresa Remington Rand, este mtodo a fuso de cores e letras para facilitar a busca pelos usurios. Os arquivistas utilizam as cores no cotidiano para tornar o arquivo como um objeto fcil de ser pesquisado pelo usurio e de ser tratado. Este mtodo possui cinco cores: Letras A, B, C, D e abreviaes E, F, G, H e abreviaes I, J, K, L, M, N e abreviaes O, P, Q e abreviaes Ouro Rosa Verde Azul Cores

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e Palha abreviaes

Em seguida, aps a ordenao dos nomes de entrada, o arquivista ou o tcnico deve escolher a cor a partir da segunda letra e nunca na primeira letra. Vamos aos exemplos dos nomes dos meus humoristas favoritos, para facilitar a compreenso: Nome Chico Anysio Roberto Bolaos Ramon Castilho Carlos Eslava Entrada Anysio, Chico Gomez Arago, Renato Valdes y Gomez Roberto y Verde Palha Cor

Bolaos, Azul Castillo, Ouro Eslava, Verde


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Villagrn Valdes Ramn Villagrn

Renato Arago
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Carlos Eu destaquei a cor da segunda letra do nome de entrada, para que vocs compreendam que ela que escolhe a cor desejada. Este mtodo muito bacana, pois evita o arquivamento incorreto de documentos e torna-se como elemento de busca dos documentos. Se eu quero um dossi da cor verde, eu sei que ele abrange as letras contidas na tabela do mtodo variadex. Na atualidade, os mtodos de arquivamento e os planos de classificao costumam usar cores, para que a pesquisa torne-se mais rpida ao usurio. O Cdigo de Classificao do Conarq, por exemplo, adotou as cores amarelo e vermelho para as classes 000 e 900, respectivamente. E cada rgo atribui uma cor aleatria para cada classe, para as abrangidas pelos nmeros 100 e 800. As pastas miscelnea ou diversos abordada pela autora em vrios mtodos, mas no utilizada pela tcnica arquivstica, justamente para evitar que os documentos sejam arquivados sem um critrio adequado de ordenao. Por este motivo, no aconselhado o seu uso no cotidiano de um arquivo, muito menos abordei nos tpicos da aula.

QUESTES COMENTADAS 1. (CESPE MPU TCNICO ADMINISTRATIVO) JULGUE O ITEM A SEGUIR: Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuio por toda a organizao, a restrio de acesso e a existncia de documentos com valor primrio e de uso frequente. Comentrios: como estudamos, o arquivo corrente fica prximo da unidade de trabalho. Em geral, ele est localizado em todos os setores, cuja documentao consultada com frequncia e possui valor primrio. A restrio de acesso tambm uma caracterstica do arquivo corrente, em que direcionada ao produtor ou ao usurio da rea. Neste caso, o item VERDADEIRO.
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Resposta: VERDADEIRA.

2. (CESPE MPU TCNICO ADMINISTRATIVO) JULGUE O ITEM A SEGUIR: Dada a importncia da preservao dos documentos que compem o arquivo corrente de determinado setor de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em local afastado do referido setor. Comentrios: os arquivos correntes, em geral, devem estar prximos dos usurios potenciais, de forma que a informao necessria esteja sempre disposio a qualquer hora. Neste caso, a recomendao correta que o acervo esteja prximo do setor de trabalho. Rarssimos so os casos de arquivos correntes longe do setor de trabalho, em funo do tipo de informao a ser preservado, como os assentamentos dos servidores. Neste caso, o item apresentado possui como resposta FALSA. Resposta: FALSA. 3. (CESPE PF Escrivo de Polcia, 2009) JULGUE O ITEM A SEGUIR:A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importncia para a avaliao de documentos, no permite definir se o documento da fase corrente, da intermediria ou da permanente. Comentrios: estudamos, de forma exaustiva, o estabelecimento dos valores dos documentos, que fundamental para um programa de gesto de documentos. Verificamos que a fase primria refere-se s idades corrente e intermediria, enquanto a fase secundria identifica a idade permanente. O item apresentado pelo Cespe contradiz o que estudamos anteriormente, ento a alternativa FALSA. Resposta: FALSA.

4. (CESPE PF Escrivo de Polcia, 2009) JULGUE O ITEM A SEGUIR: O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. Comentrios: nesta aula, estudamos exaustivamente as trs idades documentais. O item apresentado contradiz o que foi exposto sobre o
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 arquivo permanente, que possui acesso amplo ao pblico, alm do administrador. Em geral, nas idades corrente e intermediria, o acesso documentao restrita apenas aos usurios produtores. Desta forma, o item FALSO. Resposta: FALSA. 5. (Cespe Escrivo Polcia Federal 2009) Uma das funes do diagnstico da situao arquivstica reunir informaes suficientes para a elaborao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. Comentrios: O diagnstico arquivstico o instrumento de apoio ao arquivista para a realizao de atividades importantes no tratamento da documentao. Desta forma, a funo principal do diagnstico reunir informaes a respeito dos documentos para elaborar vrios instrumentos, como por exemplo a tabela de temporalidade, o cdigo de classificao, normas tcnicas de arquivo, entre outros. Por este motivo, o item VERDADEIRO. Resposta: VERDADEIRA. 6. (FCC Cmara dos Deputados Arquivista 2007) A passagem de documentos para o arquivo permanente, qualquer que tenha sido seu ponto de origem (arquivo corrente ou intermedirio), conhecida como: (A) transferncia. (B) remessa. (C) encaminhamento. (D) custdia. (E) recolhimento. Comentrios: Esta questo bem simples e mostro-a para dar a devida importncia terminologia arquivstica. Na nossa aula, estudamos a as passagens entre o arquivo corrente, intermedirio e permanente. De acordo com o comando, percebe-se que a passagem dos documentos pode ocorrer tanto no arquivo corrente, quanto no intermedirio ao permanente. Desta forma, esta atividade refere-se operao de recolhimento. Ento, a resposta correta a LETRA E. Resposta: LETRA E.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 7. (SRH Arquivista ESAF, 2006) Um programa de gesto de documentos inclui as atividades e operaes apresentadas a seguir, exceto: a) Gesto de correspondncia. b) Elaborao e gesto de fichas e formulrios. c) Fixao de prazos de guarda dos documentos. d) Implantao de sistemas de arquivo. e) Elaborao de catlogo seletivo. Comentrios: Ns estudamos de forma exaustiva toda a parte de gesto de documentos e as atividades que so exercidas. Verificamos que podem ocorrer a gesto de correspondncia, a elaborao de fichas e formulrios, a implantao de sistemas de arquivo e a fixao de prazos de guarda de documentos. A nica atividade que no est contemplada em um programa de gesto de documentos a elaborao de um catlogo seletivo ou de um repertrio, atividade exclusiva de um arquivo permanente. Neste caso, a alternativa correta a letra E. Resposta: LETRA E. 8. (SRH Arquivista ESAF, 2006). Assinale a opo que corresponde ao conceito de valor mediato. a) Valor permanente. b) Valor administrativo. c) Valor tcnico. d) Valor legal. e) Valor fiscal. Comentrios: Ns estudamos os valores primrio ou imediato e os valores secundrios e mediatos. Alm disso, ns sabemos que o valor mediato corresponde ao valor permanente, pois os documentos atingem valores alm daqueles que determinaram a sua criao. Neste caso, a alternativa correta a letra A. Resposta: Letra A. 9. (CESPE - MS AGENTE 2008) O arquivo setorial aquele estabelecido juntos aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Comentrios: A questo apresenta um assunto estudado exaustivamente por ns na Teoria das Trs Idades. Em geral, os documentos de arquivo corrente ficam nos setores de trabalho, para utilizao prxima dos usurios. Desta forma, o item verdadeiro.
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Resposta: VERDADEIRA. 10. (MODELO CESPE AUTORIA PRPRIA) Para atender as mudanas recentes na legislao arquivstica, um Servio de Informaes ao Cidado SIC deve ser criado por rgos ou entidades pblicas, para consulta s informaes solicitadas por qualquer interessado. Comentrios: O item em questo um regulamento trazido pelo art. 9 do decreto 7.724, que introduz este novo servio a qualquer pessoa, seja fsica, seja jurdica. Neste caso, a alternativa VERDADEIRA. Resposta: VERDADEIRA.

11. (MODELO CESPE AUTORIA PRPRIA) Mesmo que haja divulgao indevida de informaes pessoais por rgo ou entidade pblica, a legislao no deixa clara a possibilidade de responsabilidade subjetiva, embora exista a responsabilidade objetiva. Comentrios: Esta questo pode cair na prova e ns comentamos a respeito sobre esta situao. Caso haja divulgao indevida de uma informao pessoal, alm de existir a responsabilidade objetiva ao rgo ou entidade pblica, h a expressa possibilidade de direito de regresso ao funcionrio responsvel por este transtorno. Desta forma, est configurada a responsabilidade subjetiva. Neste caso, o item FALSO. Resposta: FALSA. 12. (MODELO CESPE AUTORIA PRPRIA) Todos os municpios, sem exceo, so obrigados a manter disponveis as informaes relativas aos rgos e entidades pblicas em stios da Internet, em tempo real. Comentrios: Como estamos habituados ao mundo digital, o Cespe pode realizar uma questo parecida como esta. Na realidade, a Lei 12527 aplica uma exceo a esta regra, que isenta os municpios com menos de 10.000 (dez mil) habitantes a tornarem disponveis informaes em tempo real, nos stios oficiais da Internet. Entretanto, todos devem manter o princpio da publicidade, que explcito pela Constituio Federal. Neste caso, o item FALSO. Resposta: FALSA.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 13. (CESPE ESCRIVO DE POLCIA 2009) Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio. Comentrios: O valor secundrio reflete aqueles valores alm dos quais foram previstos para a criao dos documentos. J o valor primrio reflete os documentos produzidos com razo administrativa, legal ou fiscal, que so os valores imediatos. Neste caso, o item FALSO. Resposta: FALSO. 14. (CESPE MPS AGENTE - 2009) Fase corrente a fase em que os documentos esto ativos, em curso ou que, mesmo sem movimentao, ainda so muito consultados pela administrao e, por isso, so conservados junto aos rgos produtores. Comentrios: o arquivo corrente possui esta definio do item. Os documentos so ativos e frequentemente consultados, mesmo que no haja movimentao deles na instituio. Eles so conservados junto aos rgos produtores, tendo em vista a necessidade de consulta pelo usurio. Neste caso, o item VERDADEIRO. Resposta: VERDADEIRO. 15. (CESPE TSE TCNICO JUDICIRIO 2006) Assinale a alternativa correta: A ordenao alfabtica de documentos ou de dossis uma das possibilidades para a disposio de documentos em um arquivo. Nesse sentido, julgue as propostas de ordenao alfabtica apresentadas nos itens abaixo. I - Campos, Milton de Sousa Ferreira, Andr Muller, Paul Sousa, Antnio Jos II - Almeida, Pedro de Almeida Filho, Joo So Paulo, Carlos Braga Sobrinho, Antnio III - I Conferncia de Gesto de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliao Segundo Congresso Nacional de Arquivologia
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Terceiro Seminrio sobre Preservao de Documentos Assinale a opo correta. A Apenas um item est certo. B Apenas os itens I e II esto certos. C Apenas os itens I e III esto certos. D Todos os itens esto certos. Comentrios: Que casca de banana! Vamos analisar item por item? Item I: Correto. A ordenao foi feita conforme a regra, isolar o ltimo nome e orden-los em ordem alfabtica; Item II: Incorreto. Embora os sobrenomes tenham sido separados corretamente, a ordem alfabtica est incorreta. O terceiro deveria ser o Braga Sobrinho, Antnio e depois o So Paulo, Carlos; Item III: Incorreto. Todos os itens deveriam ser corrigidos. O primeiro deveria ser Congresso de Gesto de Documentos (I). O segundo, Workshop sobre Avaliao (Quarto). O terceiro, Congresso Nacional de Arquivologia (Segundo). E o ltimo, Seminrio sobre Preservao de Documentos (Terceiro). E em seguida, cada item seria colocado em ordem alfabtica. Neste caso, apenas um item est correto. Resposta: LETRA A 16. (FCC CMARA DOS DEPUTADOS 2007) Assinale a alternativa correta. Quando os objetivos pelos quais os documentos foram acumulados se aproximam daqueles que determinam a consulta a que esto sujeitos, em razo da vigncia de seus dispositivos ou dos interesses imediatos que a eles se associam, temos os chamados (A) arquivos de custdia e centros de processamento de dados. (B) centros de documentao e de memria. (C) arquivos centrais e regionais. (D) arquivos correntes e intermedirios. (E) arquivos intermedirios e permanentes. COMENTRIOS: Ns j estudamos com profundidade os conceitos referentes aos arquivos correntes e intermedirios. Em geral, os documentos so acumulados em razo de seus interesses imediatos e determinam a frequncia pela qual eles so consultados. Neste caso, a resposta certa a letra D.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 Resposta: LETRA D. 17. (CESPE MPS AGENTE 2009). Julgue o item a seguir: A expresso unidade protocolizadora identifica qualquer unidade organizacional, sendo irrelevante seu nome ou posio na hierarquia do rgo, desde que, entre suas competncias, exista a de autuar/numerar processos e(ou) documentos. Comentrio: a questo pode envolver uma certa polmica, por afirmar que irrelevante a posio hierrquica do protocolo na organizao. Em geral, o protocolo est subordinado ao rgo de documentao, mas no so todos as organizaes que agem assim. O que importa aqui o candidato identifique o conceito-chave da questo: o protocolo a unidade responsvel pela entrada e sada de documentos, alm de autuar e numerar processos ou documentos. Neste caso, a resposta VERDADEIRA. Resposta: VERDADEIRO. 18. (FCC CMARA DOS DEPUTADOS 2007) Assinale a alternativa correta. O principal instrumento de destinao de documentos : (A) o guia de fundos. (B) a tabela de equivalncia. (C) a tabela de temporalidade. (D) o plano de classificao. (E) o inventrio topogrfico. Comentrios: a questo muito simples. Expliquei que a destinao uma atividade relacionada deciso de encaminhar os documentos eliminao ou guarda permanente. E neste caso, tal deciso reforada pela tabela de temporalidade, que um instrumento de apoio para executar a avaliao dos documentos. Neste caso, o item correto a letra C. Resposta: Letra C.

QUESTES PROPOSTAS: Assinale a alternativa correta: 1. (FGV Tcnico Administrativo TRT 11 regio, 2011) A respeito do ciclo de vida dos documentos, analise as afirmativas a seguir:
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 I. Os arquivos de primeira idade, tambm chamados de arquivos correntes, so constitudos de documentos consultados frequentemente. II. Os arquivos de segunda idade, tambm chamados de histricos, so constitudos de documentos que perderam sua natureza administrativa. III. Os arquivos de terceira idade, tambm chamados de intermedirios, so constitudos de documentos que sero eliminados por no apresentarem mais utilidade para a instituio. Assinale: (A) se apenas a afirmativa I estiver correta. (B) se apenas a afirmativa II estiver correta. (C) se apenas a afirmativa III estiver correta. (D) se nenhuma afirmativa estiver correta. (E) se todas as afirmativas estiverem corretas. 2. (Cespe TSE Tcnico Judicirio, 2006) Julgue os itens a seguir, acerca da fase corrente do ciclo de vida dos documentos. I Uma boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a eliminao dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental total. II Prevalece, nessa fase, o valor secundrio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm. III A ausncia de normas que guiam a organizao dos arquivos correntes pode provocar a m utilizao do espao e do equipamento. Assinale a opo correta. A Nenhum item est certo. B Apenas os itens I e II esto certos. C Apenas os itens I e III esto certos. D Todos os itens esto certos. Julgue os itens a seguir: 3. (MPU Tcnico Administrativo Cespe, 2010) A destinao final dos documentos deve ser a eliminao, a guarda temporria no arquivo intermedirio, a guarda permanente ou a eliminao por amostragem. 4. (PF Escrivo Cespe, 2009) A funo do arquivo intermedirio possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados com pouca frequncia, devem ser mantidos, por questes legais, fiscais, tcnicas ou administrativas. 5. (ABIN Agente de Inteligncia Cespe, 2010) A gesto de documentos aplicada no momento em que os documentos alcanam

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 o valor secundrio e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histrica. 6. (PF Escrivo Cespe, 2009) O ciclo de vida da informao em uma organizao pode corresponder s seguintes fases: criao e recebimento; distribuio; uso; manuteno; e descarte. 7. (ABIN Agente de Inteligncia Cespe, 2010) A primeira finalidade do arquivo servir s atividades administrativas, tomada de deciso e garantia de direitos e deveres. 8. (ABIN Agente de Inteligncia Cespe, 2010) A nfase ao valor primrio caracterstica marcante dos documentos de um arquivo corrente, condio no verificada nas outras idades documentais. (MS Agente Administrativo Cespe, 2008) Leia o texto para responder as seguintes questes, julgando-as como verdadeiras ou falsas (questes 9 e 10). As atribuies da unidade administrativa de um grande rgo pblico tm gerado, em relao ao arquivo, duas situaes distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que so mantidos em dossis. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixasarquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situao que surge das atribuies dessa unidade a intensa demanda de consulta aos documentos. H uma demanda interna (estagirios, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representaes e escritrios regionais). Segundo informaes coletadas no local, so atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitaes de consulta ao acervo. 9. Na situao apresentada, a aplicao da teoria das trs idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condies de seus arquivos. 10. Na situao considerada, devido quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se consider-lo como um arquivo corrente. 11. (CESPE - STM TCNICO ADMINISTRATIVO 2010) A fase permanente corresponde fase em que os documentos so abrigados durante seu uso jurdico e sua tramitao legal.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 12. (CESPE - STM TCNICO ADMINISTRATIVO 2010) Caso haja documentos que no sejam frequentemente consultados, eles devem, por questes econmicas, ser transferidos a outro espao, que conhecido como arquivo intermedirio. 13. (CESPE - STM TCNICO ADMINISTRATIVO 2010) Os arquivos setoriais tm o mesmo papel dos arquivos intermedirios, visto que recebem documentos provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma organizao. 14. (CESPE - STM ARQUIVISTA 2010) A fase de utilizao refere-se s atividades de controle, organizao e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperao e descarte de documentos e informaes. 15. (CESPE - STM ARQUIVISTA 2010) Gesto de documentos o sistema de controle sobre a produo e manuteno de documentos nas fases corrente e intermediria, por meio de registros, listagens, ndices e planos de arquivamento. 16. (CESPE STM ARQUIVISTA 2010) Os documentos que podem afetar a segurana da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas, so sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibio reservada, mediante determinao do Poder Judicirio. 17. (CESPE STM ARQUIVISTA 2010) Para garantir a segurana nacional, os estrangeiros, mesmo os residentes no Brasil, no podem receber diretamente dos rgos pblicos brasileiros informaes ou documentos de seu interesse particular. 18. (CESPE STM ARQUIVISTA 2010) A operao de entrada de um conjunto de documentos pblicos em um arquivo permanente, com competncia formalmente estabelecida, denominada recolhimento. 19. (CESPE MS AGENTE 2008). As atividades de protocolo so de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais. 20. (CESPE MS ANALISTA - 2010). Nos rgos ou instituies pblicas, protocolo geralmente o setor encarregado de atividades
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 como recebimento, expedio, registro, distribuio e controle da movimentao de documentos em trmite. 21. (CESPE MS ANALISTA - 2010). Os documentos de valor mediato podero ser eliminados aps a realizao do registro interno, em termo de eliminao de documentos, e a divulgao de tais registros por meio da publicao da listagem de eliminao de documentos. 22. (CESPE PF ESCRIVO 2009) O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 23. (CESPE MPS AGENTE 2009) Denomina-se procedimento de abertura ou formao do processo. juntada o

24. (CESPE MPS AGENTE 2009). O processo formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, com despachos, pareceres tcnicos, anexos ou instrues para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos rgos autorizados a executar tais procedimentos. 25. (CESPE MPS AGENTE 2009). Ao receber a correspondncia, o servidor dever proceder abertura do envelope, observar se a assinatura do prprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, dever estar anexado o Instrumento de procurao. 26. (CESPE MS AGENTE 2008). O recebimento e a expedio dos documentos em um rgo pblico so tarefas realizadas pelo protocolo. ASSINALE A ALTERNATIVA CORRETA: 27. (CESGRANRIO TCNICO BNDES 2008). No mundo moderno, a informao analisada adquire enorme valor como um recurso caro, de poder, e que esgotvel. Em uma instituio privada ou pblica, necessrio identificar as informaes que devem ser preservadas, classificadas, compartilhadas ou resguardadas. Assim, alguns mtodos de arquivamento so basicamente codificaes para o acesso s informaes contidas nos documentos, pois somente a partir de um ndice remissivo possvel recuperar documentos em sistemas indiretos, como no mtodo: (A) alfabtico. (B) geogrfico. (C) enciclopdico.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 (D) dicionrio. (E) numrico.

28. (CESGRANRIO TCNICO DE ARQUIVO BNDES 2008) Os dossis do Departamento de Pessoal do Banco Valparaso esto completamente desorganizados, e vrios usurios desse departamento precisam de informaes vinculadas s suas vidas funcionais. Sabe-se que somente por meio dos dossis ser possvel recuperar as informaes que no esto disponveis em nenhum outro suporte. Uma sugesto para a organizao da documentao citada utilizar o mtodo alfabtico, seguindo as regras de alfabetao. Dessa forma, as pastas dos funcionrios com os seguintes nomes: (1) Jorge Alberto da Silva Neto; (2) Robson Ferreira de Marcedo ; (3) Dr. Moyss Souza Fraga Sobrinho, (4) Professora Georgete Alves da Silveira e (5) Deputado Joo de Macedo Filho tero a seguinte ordenao: (A) 1,5,4,2,3 (B) 1,3,2,5,4 (C) 2,5,3,4,1 (D) 3,5,2,1,4 (E) 3,2,5,4,1 29. (SRH ARQUIVISTA 2006) Com relao aos mtodos de arquivamento, julgue os itens apresentados. ( ) O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados. ( ) O mtodo numrico simples tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especializados. ( ) Uma das vantagens do mtodo numrico cronolgico permitir maior grau de sigilo. ( ) O mtodo alfabtico um mtodo direto que dispensa ndices auxiliares para a localizao dos documentos. A quantidade de itens corretos igual a a) 0. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4. 30. (FCC Arquivista Cmara dos Deputados, 2007) Sequncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora visam a distribuir os documentos de um arquivo. Essa definio corresponde a:
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 a) Ordenao. b) Sistema de arquivamento. c) Macro-avaliao. d) Classificao. e) Avaliao funcional. 31. (VUNESP BNDES 2002) O nome do propositor e do sistema, formulado no sc XIX, que teve fundamental importncia no arquivamento temtico : (A) Elio Lodolini vincolo archivistico informazionale. (B) Hilary Jenkinson official custody. (C) Jean Mabillon provenance archivistique. (D) Melvil Dewey decimal classification. (E) Natalis de Wailly respect des fonds.

Gabarito: 1.A 2.C 3.C 4.C 5.E 6.C 7.C 8.E 9.C 10.C 11.E 12.C 13.E 14.E 15.E 16.E * (com a entrada em vigor da Lei 12527, o gabarito torna-se falso)
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 01 17.E 18.C 19. E 20. C 21. E 22. C 23. E 24. C 25. C 26. C 27. E 28. D 29. D 30. D 31. D

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