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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02

AULA

02:

Avaliao de

documentos;

arquivos

permanentes. A politica nacional de arquivos e a legislao arquivstica.


SUMRIO 1. Contedo programtico 2. Questes comentadas 3. Lista das questes apresentadas PGINA

AULA 02 1. AVALIAO DE DOCUMENTOS

A avaliao de documentos uma das principais atividades de um programa de gesto de documentos. No h a possibilidade de conservar todos eles para o resto da vida, em funo de razes administrativas, culturais, jurdicas e financeiras. Todo documento cumpre seu curso na instituio pblica ou privada. A avaliao visa estabelecer um prazo de guarda aos documentos, com vistas para eliminao ou recolhimento guarda permanente. Os principais objetivos da avaliao, descritos pelo Manual de Gesto de Documentos do Arquivo Nacional, so: Garantir a busca rpida da informao arquivstica; Reduzir a massa documental acumulada; Garantir a proteo de documentos essenciais, em detrimento daqueles que sero eliminados; Ampliar o espao fsico disponvel; Racionalizar o fluxo da documentao arquivstica, a partir do emprego adequado dos suportes;

Garantir o patrimnio arquivstico da instituio. Em cada rgo deve conter uma equipe tcnica de avaliao multidisciplinar, devido s particularidades do contedo da documentao. Trata-se da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, imposta aps a Resoluo n7 do CONARQ, de 20 de Maio de 1997. A Comisso determina os prazos a partir de reunies e estudos por profissionais de
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 diversas formaes, como advogados, historiadores, administradores, engenheiros, mdicos, profissionais diversos que tenham contato com a documentao a ser avaliada. Alm disso, a autoridade administrativa da rea deve tambm estar presente, por conhecer toda a rotina da documentao. Antes disso, deve ser feito o diagnstico da situao arquivstica. O diagnstico um levantamento realizado antes de qualquer tratamento tcnico arquivstico. Em geral, levantam-se os seguintes dados no diagnstico para a avaliao: O estudo do fluxo da informao arquivstica, verificando aspectos e problemas concretos e virtuais; O conhecimento da organizao, a partir do estudo das funes exercidas e da rotina da documentao analisada; A anlise da organizao analisada, a partir da pesquisa das funes exercidas, da evoluo e da histria da pessoa fsica ou jurdica; A quantidade da documentao, medida em massa documental acumulada; As caractersticas arquivsticos; diplomticas e tipolgicas dos documentos

A caracterstica dos acervos relacionada ao estado de conservao e preservao;

Estes dados podem ser coletados a partir de um formulrio padronizado e elaborado para tal fim. As entrevistas devem ser feitas com pessoas estratgicas da organizao, que conheam bem as atividades, a misso e os documentos trabalhados. Desta forma, torna-se mais fcil repassar estes dados num relatrio especfico, que deve especificar as solues a serem aplicadas e que estejam relacionadas avaliao dos documentos. Aps a coleta destes dados, os prazos de guarda da documentao devem ser estabelecidos a partir da anlise da legislao relacionada aos documentos, da frequncia de uso da documentao, a existncia de fontes que reproduzem resumidamente o mesmo contedo do documento (documentos recapitulativos) e a necessidade de prazos precaucionais da documentao. Todo procedimento j descrito serve para confeccionar a tabela de temporalidade, que um instrumento de destinao dos documentos. Neste documento, haver as informaes sobre o prazo de guarda, destinao e informaes. So os campos mais bsicos. Vou colocar aqui um exemplo de tabela de temporalidade, elaborada por Ieda Pimenta Bernardes, do Arquivo Pblico do Estado de So Paulo.

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Retirado da publicao Gesto Documental Aplicada, de Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre, So Paulo, 2009.

No exemplo acima, a tabela baseada em funes. Nela, a autora colocou a descrio da atividade, os documentos expressos em tipologias documentais com uma classificao pr-estabelecida em um plano, o prazo de guarda em anos, o prazo de guarda (eliminao ou guarda permanente) e as observaes. No h nenhuma tabela de temporalidade sem que exista um diagnstico completo da instituio, um plano de classificao prestabelecido, um levantamento dos prazos de guarda e as propostas de destinao. A avaliao de documentos uma atividade sria, que implica responsabilidade legal do profissional responsvel pelo estabelecimento de diretrizes tcnico-arquivsticas. Alm disso, nenhum programa de avaliao funciona sem o estudo dos valores primrio e secundrio, que j foi explicado a todos na aula 01. Para a avaliao, este conceito importante. O valor primrio ou imediato o que o documento nasce a partir dos objetivos pelos quais foram criados, que podem ser administrativos, fiscais ou legais. Este valor predominante nas fases corrente e intermediria. J o valor secundrio ou mediato o que o documento obtm aps o valor primrio e que obter outros objetivos alm daqueles que guiaram a sua criao. Outros usurios, alm daqueles iniciais, tero interesse neste tipo de documentao. Neste caso, este valor caracterstico da idade permanente. Dentro do valor secundrio, h duas subdivises estabelecidas por Schellemberg. O valor probatrio decorre da prova contida sobre a organizao e as funes exercidas. A manuteno destes documentos servir para a continuidade das atividades das pessoas fsicas ou jurdicas. Em geral, os tipos de documentos de valor probatrio so diretrizes, normas, regulamentos, pareceres ou qualquer documento que mostre a que deve o aparecimento de tais programas.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 J o valor informativo a informao referente a pessoas, problemas, condies, e outros relacionados organizao, que no tenham carter probatrio. Em geral, aplica-se uma amostragem seletiva nesta documentao, que consiste selecionar uma porcentagem que ser conservada para fins informativos. Em geral, selecionam-se de 5% a 10% do acervo total. Muito cuidado com os termos destinao, seleo e avaliao. Como j estudamos, a avaliao o estabelecimento de prazo de guarda dos documentos. A destinao a deciso sobre quais documentos iro eliminao ou guarda permanente. A seleo a triagem, de forma mecnica, dos documentos a serem eliminados ou transferidos ou recolhidos. (CESPE MPS - AGENTE 2009) JULGUE O ITEM A SEGUIR: Toda correspondncia recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondncia permanecer por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo. Comentrios: Esta foi uma das provas mais difceis de arquivologia elaborada pelo Cespe. A portaria normativa do MPOG afirma que nenhum documento deve ficar mais de 24 horas no setor de protocolo. Porm, no foi a lei quem determinou isso. Alis, a Lei 9784/99 defende apenas a celeridade da documentao, o que ns j estudamos. Tomem muito cuidado com este item, que uma verdadeira casca de banana. A resposta FALSA. Resposta: FALSO.

1.1. Procedimentos documentos

de

avaliao

eliminao

de

A avaliao e eliminao de documentos no Poder Executivo segue um rito ditado pela Resoluo n 7 do CONARQ, de 20 de maio de 1997. Esta norma a diretriz que deve ser seguida em toda a Administrao Pblica Federal e pelos Trs Poderes. Todo rgo que queira proceder eliminao de documentos deve constituir a Comisso de Avaliao de Documentos, que foi explicada no tpico anterior. E os documentos a serem criados para este procedimento devero ser a Listagem de Eliminao e o Termo de Eliminao de Documentos. Para isto, devero seguidos estes passos de forma mais sucinta.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 A primeira etapa selecionar os documentos a serem eliminados, conforme o prazo ditado pela Tabela de Temporalidade. Esta etapa fundamental, para formar a Listagem de Eliminao, que ser a prxima etapa. Em seguida, os dados dos documentos a serem eliminados devero ser preenchidos na Listagem de Eliminao, cujo modelo deve ser elaborado, em conformidade com a Resoluo n7. Os campos a serem inseridos so, de acordo com o art. 3 so: Art. 3 A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens: I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha; II - quadro contendo os seguintes campos: a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens documentais listados; b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior; d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental; e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 5 desta resoluo; e III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ou entidade.

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Modelo da Listagem de Eliminao do CONARQ

O prximo passo elaborar o Termo de Eliminao de Documentos, que deve conter os seguintes dados a serem transcritos pelo art. 4 da seguinte resoluo: Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente: I - data da eliminao; II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico oficial; III nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados; IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao; V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo; VI - datas-limite dos documentos eliminados; VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados; VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao. E por ltimo, a autoridade competente deve publicar o Edital de Cincia de eliminao de documentos, para que os principais interessados pela documentao a ser eliminada verifiquem as informaes que lhe sejam de interesse antes de ocorrer o descarte. Entre 30 e 45 dias aps a publicao do edital, os documentos podem ser eliminados. Vou mostrar
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 os modelos dos documentos, para que vocs tenham ideia do quanto a forma deles importante a ser seguida pelo profissional do arquivo.

ANEXO 1 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS Aos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados). (nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)

ANEXO 2 (NOME DO RGO OU ENTIDADE) EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS N ______/____ O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria n _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30 a 45) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a) (indicar o rgo ou entidade). (Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao)

2. ARQUIVOS PERMANENTES Os arquivos permanentes a ltima idade aplicada na documentao arquivstica. Os documentos oriundos da idade corrente ou idade intermediria podem ser recolhidos ao arquivo permanente, desde que haja uma dinmica criteriosa nesta atividade. A justificativa para conservar os documentos nesta fase vai muito alm daquela que adotada para manter os documentos nas fase corrente e intermediria. O valor administrativo no o nico motivo para incluir os documentos na idade permanente, pois os documentos acabam adquirindo outros alm daqueles para os quais foram criados. Desta forma, o valor pode ter um carter histrico, cultural, cientfico, entre outros. A deciso de manter os documentos nesta idade feita a partir da avaliao de documentos, estabelecida por uma Comisso de Avaliao de Documentos existente em cada rgo. Isto j foi explicado na aula anterior e tal deciso feita a partir do diagnstico realizado por um arquivista, alm de estudos de fluxos documentais. A partir da anlise do contedo documental e da necessidade de mant-los alm dos valores primrios, haver sim critrios para que a documentao esteja em custdia permanente. Para isto, Helosa Liberalli Bellotto elencou os critrios que definem quais os documentos devem ser mantidos na idade permanente:

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 Os que apresentam os valores jurdico, administrativo e fiscal, mesmo aps o trmino do valor primrio; Os documentos que protejam direitos cvicos, jurdicos de uma ou de toda a coletividade, cujo valor esteja ligado a direitos individuais; A documentao que refletir a evoluo da pessoa fsica ou jurdica em torno de poderes ou funes exercidas por lei, polticas, estrutura organizacional e mtodos; Os documentos com valor informativo, que contribuam positivamente para a evoluo da cincia e pesquisa.

A reduo da massa documental criteriosa, a partir do estabelecimento de critrios de avaliao de documentos e da passagem criteriosa do acervo nas idades documentais, favorece a criao do acervo arquivstico permanente. Um dos aspectos importantes a ser relembrado que o acervo permanente no pode ser eliminado. O art. 10 da Lei 8159/1991 afirma que os documentos permanentes so inalienveis e imprescritveis. Alm disso, a mesma lei afirma cada esfera de poder responsvel pelo recolhimento dos documentos produzidos originariamente por eles. Desta forma, o Poder Executivo, mediante o Arquivo Nacional, recolhe os seus documentos; o Poder Judicirio, mediante tambm recolhe seus documentos e o Poder Legislativo, mediante o Congresso Nacional, 2.1. FUNDOS ARQUIVSTICOS: ASPECTOS CONCEITUAIS Os fundos arquivsticos so o centro de todo o trabalho exercido nos arquivos permanentes. O estabelecimento dos fundos feito sempre antes de qualquer trabalho tcnico a ser realizado no acervo, inclusive no que se refere ao programa de gesto de documentos. Desta maneira, a fixao de fundos no pode ser feita aps qualquer trabalho. O conceito de fundo arquivstico possui pontos importantes que devem ser observados pelo arquivista. O fundo, na realidade, rene o acervo recebido e produzido por pessoas fsicas ou jurdicas, consolidadas administrativa ou juridicamente no exerccio de suas atividades, cujos documentos possuem relao orgnica entre si, ligados ao rgo gerador de documentos, e com a funo muito bem clara no contedo. Embora, segundo Renato Tarciso Barbosa de Sousa, seus primeiros reflexos surgiram na Dinamarca, a partir de 1790, a concepo de fundos surgiu oficialmente na Frana por obra de Natalis de Wailly e a
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 partir da expedio da circular do Conde de Duchatel, no dia 24 de abril de 1841. Aps a Revoluo Francesa e a abertura dos arquivos aos cidados franceses, as tentativas de organizao por temas acabou causando problemas tcnicos graves, entre eles, a mistura de fundos arquivsticos. Desta forma, Wailly criou a portaria que institui os arquivos por fundos e que eles devam ser mantidos por eles, sem mistur-los com outros. A partir do conceito de fundo, existem os princpios os quais explicamos detalhadamente na aula demonstrativa, em funo do cronograma proposto inicialmente pela professora. Sugiro que vocs dem uma olhadinha neles neste momento tambm, pois eles tm relao muito grande nas atividades do arquivo permanente. Entre eles, encontram-se o Princpio de Respeito aos Fundos ou o Princpio da Provenincia. Nele, significa dizer que os documentos de um fundo no podem ser misturados com os de outro. J o Princpio de Respeito Ordem Original possui dois graus, tambm explicados de forma exaustiva na aula demonstrativa. O primeiro manter a classificao dos documentos, mesmo aps a eliminao de alguns deles na tabela de temporalidade. E o segundo manter os fundos intactos, sem misturar um com outro. O importante que a ordem original mantenha a organicidade dos documentos e no somente a ordem em que eles vieram de outros estgios. A identificao de fundos arquivsticos uma tarefa difcil, pois existem particularidades que devem ser observadas pelo arquivista. Michel Duchein, Diretor do Archives Nationales de France, escreveu em 1977 seu clebre artigo, O Princpio de Respeito aos Fundos Arquivsticos. Se a instituio for simples, ela j pode ser considerada como fundo, mas e as instituies complexas, com uma estrutura organizacional grande? Poderamos considerar apenas uma parte da organizao ou ela inteira? Existem as vises maximalista e minimalista. A primeira considerar o fundo como o todo, ou seja, a instituio inteira. E a segunda, a minimalista, analisar cada parte da estrutura organizacional como fundo. E a um desafio do arquivista, pois tal tarefa precisa preservar a organicidade da documentao arquivstica. Em funo deste desafio, Duchein estabeleceu os seguintes critrios para que seja identificado fundo: O fundo deve possuir nome, existncia jurdica resultante de lei, decreto, resoluo ou outro instrumento normativo equivalente; O fundo deve ter atribuies precisas, estabelecidas por lei; O fundo deve possuir subordinao conhecida, firmada por lei;
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 O fundo deve ter um chefe com poder de deciso, com limites e atuao estabelecidos por lei; O fundo deve possuir uma estrutura interna fixa.

E mesmo assim, identificar um fundo uma tarefa difcil, pois as organizaes possuem um nvel de complexidade que pode determinar a adoo de uma instituio inteira como fundo ou uma parte dela. Existem outros casos em que o arquivista deve estar atento em relao aos fundos arquivsticos. Nos casos de supresso de competncia, em que um ministrio deixa de exercer suas atividades, o fundo ser considerado fechado. Ou seja, a partir do momento que aquele ministrio para de funcionar, seu fundo tambm fechado, pois a produo documental vai parar. E se este ministrio tiver uma de suas atribuies transferidas para outro? Por exemplo, se a atividade de polticas pblicas das mulheres deixar de ser da Secretaria de Polticas Pblicas das Mulheres e for para uma rea do Ministrio da Sade, os papis da primeira rea sero transferidos para a segunda rea e os dois fundos, a Secretaria e o Ministrio, continuaro abertos. Desta forma, o fundo fechado caracterizado quando um rgo ou entidade com capacidade para se tornar fundo no exerce mais suas atividades, e consequentemente, no h produo documental. O fundo aberto quando h produo documental e o exerccio desta instituio, pblica ou privada, ou pessoa fsica ou jurdica. Bellotto alerta para uma situao que ocorre muito tambm, como os fundos custodiados. O fundo pode ser custodiado por uma instituio, mesmo quando ele no produzido por ela. Neste caso, o mesmo processamento tcnico de um fundo pode ser exercido neste acervo, podendo ser tratado e abrigado por esta instituio. Um caso que bem interessante o acervo do Carlos Lacerda, que custodiado pela Universidade de Braslia. Durante anos, esta documentao recebeu tratamento tcnico pelos alunos de Arquivologia na Universidade, supervisionados pelos professores da rea. E este acervo est custodiado pela UnB. 2.2. ARRANJO A atividade de arranjo possui as mesmas qualidades e caractersticas da classificao de documentos. Por uma questo de manter a terminologia, conforme a orientao europeia, no Brasil, o arranjo aplicado nos arquivos permamentes, enquanto a classificao na idade corrente.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 A confuso feita de outra forma tambm, entre os termos arranjo e ordenao. J trabalhei em instituies em que as pessoas referiam-se atividade de arranjo como organizar os documentos conforme a ordem alfabtica, ideogrfica (assunto), numrica, geogrfica ou padronizada. Infelizmente, tive que ser meio deselegante e corrigir meus colegas de trabalho. Apesar de ganhar cara feia de muita gente, eu no sa da faculdade para trabalhar incorretamente com as terminologias. O arranjo uma operao material e intelectual, da mesma forma que a classificao de documentos. Organizam-se os documentos em relao aos outros, os fundos, coloca a documentao em sistemas adequados de acondicionamento e armazenamento e ordena-os em estantes. A diferena que, neste estgio, os documentos so os remanescentes daqueles que j sofreram as baixas previstas na tabela de temporalidade e o valor deste acervo secundrio, ou seja, vai alm daqueles que originaram sua produo. Assim, vamos diretamente ao conceito da Sociedade dos Arquivistas Americanos, apud Bellotto: Arranjo o processo e o resultado da organizao de arquivos, documentos e manuscritos, de acordo com princpios arquivsticos consagrados, particularmente o da provenincia, respeitando-se os seguintes nveis: arquivo, fundo, grupo ou seo, srie, conjunto lgico dentro da srie e documento.. A sistemtica de arranjo diferenciada entre os acervos que j possuem um programa de gesto de documentos em vigor e os que ainda no sofreram nenhum processamento tcnico. O arranjo uma atividade semelhante classificao e, no primeiro caso, no h o que se criar um quadro de arranjo, se os documentos j foram classificados. O processamento tcnico previsto neste caso est previsto no art. 2, da Resoluo n 2 do CONARQ, de 18 de outubro de 1995. Os documentos devem ser reordenados, higienizados e acondicionados adequadamente. Eles no passam novamente por um processo de avaliao ou eliminao, justamente por terem alcanado a idade permanente. Neste caso, haver um instrumento descritivo, elaborado pela equipe tcnica do arquivo, com o rgo de procedncia, provenincia, o tipo e o nmero das embalagens utilizadas, tipo e nmero das unidades de acondicionamento, a descrio do contedo, como por exemplo, o gnero documental e as datas-limite dos documentos. Neste caso, tratase de um termo de recolhimento, com um instrumento descritivo a ser anexado a ele e com a meno das classificaes dos documentos. No segundo caso, o das massas documentais acumulados, tornase necessria a elaborao de um quadro de arranjo. No h o que se fazer em documentos com a classificao pr-estabelecida e com um processamento tcnico adequado desde a idade corrente. Assim, o quadro de arranjo adequado no segundo caso e, desta forma, os passos a serem seguidos para a elaborao do quadro so estes:
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 Levantamento da evoluo institucional da entidade produtora dos documentos, a partir da leitura da legislao, funes, os documentos produzidos; Verificao de possveis lacunas no acervo, aps a anlise das funes; Estudo institucional analisado; das entidades produtoras do material

Anlise da documentao em termos de provenincia, histria da entidade ou biografia do produtor da documentao; Origens funcionais ou as atividades especficas; Contedo dos materiais, eventos e perodos abordados pela documentao; Tipos de material;

Aps todo o levantamento desta documentao, o quadro de arranjo feito a partir do critrio orgnico-estrutural. Explicando melhor, analisa-se a estrutura organizacional da entidade produtora, para a construo dos demais nveis que sero explicados. Se a instituio possuir vrios organogramas, cada um deles estudado minunciosamente e de forma separada, com a instruo de cortes cronolgicos. A mistura entre os organogramas proibida, por desrespeitar vrios princpios e caractersticas dos documentos, como a organicidade, o interrelacionamento, a autenticidade, entre outros. Vou criar uma histria hipottica para criarmos o nosso quadro de arranjo fictcio. Suponhamos que estejamos no Ministrio da Sade, onde trabalhei durante seis anos e sete meses. Logo abaixo do topo do nvel organizacional, existem as secretarias, como a Secretaria Executiva e a Secretaria de Gesto Participativa e a Secretaria de Cincia e Tecnologia. Eu s coloquei trs, para facilitar a compreenso do quadro que eu montei, porque hoje so sete as secretarias. O fundo o Ministrio da Sade. A primeira diviso do fundo um grupo ou seo, o que corresponde s secretarias. Como percebi que o Ministrio grande, torna-se necessria a criao destes nveis. Dentro da Secretaria Executiva, existe a Subsecretaria de Assuntos Administrativos. Ela ser o nosso subgrupo ou subseo, pois ela abarca uma quantidade enorme de documentos produzidos e ela possui uma estrutura complexa. Vocs perceberam que, at as secretarias, o princpio o orgnico-estrutural? Aps a criao de grupo ou seo ou a partir dos subgrupos ou das subsees, as sries e subsries sero estabelecidas, a partir das funes e atividades realizadas. A tipologia documental tambm pode ser o norte da criao deste grupo, a critrio do profissional
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 responsvel. O importante que organicidade seja preservada na montagem do quadro de arranjo. Ento, uma das sries estabelecidas dentro da Subsecretaria pode ser Gesto de Pessoas, e as subsries pode ser nomeao e vacncia. A partir da nossa histria, vamos montar nosso quadro de arranjo, para que vocs vejam o quanto o arquivista precisa estudar muito a respeito da instituio sobre a qual os documentos so tratados. Por motivos de espao, o quadro de arranjo no tem como ser colocado aqui. Desta forma, ele ser exibido de forma completa na prxima pgina, para que vocs compreendam como ele foi montado.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 QUADRO DE ARRANJO (MINISTRIO DA SADE)

Ministrio da Sade (Fundo)

Secretaria de Gesto Participativa (Grupo ou Seo)

Secretaria Executiva (Grupo ou Seo)

Secretaria de Cincia e Tecnologia (Grupo ou Seo)

Subsecretaria de Assuntos Administrativos (Subgrupo ou Subseo)

Gesto de Pessoas (Srie)

Regulao, Automao e Controle (Srie)

Nomeao (Subsrie)

Vacncia (Subsrie)

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 Neste quadro de arranjo que montamos, de acordo com a histria contada, vocs percebero que haver a necessidade de detalhamento, quando houver uma quantidade maior de documentos a serem tratados. Caso a quantidade de documentos seja menor, no precisa tanto detalhamento. Desta forma, o fundo, os grupos ou sees e os subgrupos ou subsees referem-se aos primeiros nveis da estrutura organizacional. As funes e as atividades exercidas pelo rgo devem ser estabelecidas pelas sries e subsries. Se o rgo possuir vrias estruturas ao longo de sua formao, o arquivista pode realizar cortes cronolgicos. Desta forma, se o Ministrio tinha apenas trs secretarias de 1953 a 1975, o fundo deve ser tratado apenas com estas trs secretarias e a data-limite de 1953-1975. Se a partir de 1976, houve a criao de mais duas secretarias e o rgo teve cinco secretarias at 2004, poderemos tratar o fundo com outro corte cronolgico, sem justaposio de atividades, com a data-limite 19762004. Alguns rgos determinam cortes cronolgicos em todo o acervo. Desta forma, por um determinado perodo, a documentao mais antiga do rgo considerada permanente. Um exemplo que eu vi na prtica o Tribunal de Justia do Distrito Federal e Territrios TJDFT, em que todos os processos judiciais criados at 1969 so considerados permanentes. Assim, os documentos criados a partir de 1970 so passveis de eliminao e torna-se possvel o arquivista montar um quadro de arranjo com este corte cronolgico.

2.3. RECOLHIMENTO O recolhimento a passagem dos documentos, seja na idade corrente, seja na idade intermediria, para a guarda permanente. As atividades de recolhimento so realizadas aps o processamento tcnico necessrio, de forma criteriosa pelo arquivista. A resoluo n 2 do CONARQ

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 3. POLTICA NACIONAL DE ARQUIVOS

Quem descreve melhor como a poltica nacional de arquivo nasceu o Professor Jos Maria Jardim, da Universidade Federal Fluminense UFF. No h como explicar a Poltica Nacional de Arquivos sem contar como ela foi criada ao longo dos anos. Houve trs tentativas de implantao de um Sistema Nacional de Arquivos, uma delas bem sucedida, as quais sero descritas em trs tpicos especficos nesta aula. 3.1. SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS EM 1962 A elaborao de um anteprojeto em 1962 encontra bases em um estudo preparado por Jos Honrio Rodrigues, ento diretor do Arquivo Nacional. Na poca, a inteno era elaborar uma Lei Nacional de Arquivos, cujos princpios fundamentais seriam a unidade e a indivisibilidade documental federal e a unidade e a indivisibilidade documental estadual. Alm disso, tal projeto consideraria o Arquivo Nacional como rgo de cpula, para normatizar as atividades arquivsticas, como a classificao e a eliminao. Seguindo esta premissa, o Ministrio da Justia criou, em 1961, uma comisso para elaborar este anteprojeto. Presidida por Jos Honrio Rodrigues, a proposta traz o Arquivo Nacional como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos, cuja preocupao seria de manter o patrimnio documental, sem considerar os acervos corrente e intermedirio. Desta forma, Jardim (1995) elenca as principais competncias do Sistema Nacional de Arquivos, concebidas no anteprojeto de 1962, como: autorizar a alienao ou destituio de documentos pblicos federais, estaduais ou municipais, mediante prvia consulta obrigatria; o direito de opo de compra dos documentos histricos de propriedade particular, cuja existncia, localizao e valor tenham sido averiguados pelas instituies; o direito de supervisionar a uniformidade e organizao dos arquivos da Unio; centralizar, atravs do Conselho Nacional de Arquivos, a adoo de princpios, normas e mtodos de organizao e funcionamento, pelos quais se rege o sistema nacional de arquivos, respeitada a autonomia administrativa dos mesmos (art. 9); atuar mediante agncias regionais, incumbidas da seleo, recolhimento e assistncia tcnica aos rgos do Sistema Nacional de Arquivos;
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 recolher a documentao do Senado Federal e da Cmara dos Deputados, bem como os autos findos do Supremo Tribunal Federal, do Tribunal Federal de Recursos, do Superior Tribunal Militar, do Tribunal Superior Eleitoral e do Tribunal Superior do Trabalho; presidir, atravs do seu Diretor-Geral, o Conselho Nacional de Arquivos;83 centralizar, voluntria ou compulsoriamente, o documentos histricos e de propriedade particular; administrar uma Escola Nacional de Arquivstica; administrar o Fundo Nacional de Arquivos, destinado a prover as despesas com a assistncia financeira aos rgos do Sistema Nacional de Arquivos e manter a Escola Nacional de Arquivstica. registro dos

A proposta tambm previa a criao do Conselho Nacional de Arquivos, como um rgo de cooperao administrativa entre vrias entidades e rgos distintos. As competncias do Conselho seriam exercidas a partir de um Plenrio e uma Junta Administrativa. O Plenrio seria composto por cinco membros do Poder Executivo, sendo o Diretor do Arquivo Nacional como membro nato; dois do Poder Judicirio e dois do Poder Legislativo, alm de um representante de cada Estado do Instituto Geogrfico Brasileiro e dois representantes dos Institutos Histricos e Geogrficos Estaduais. A Junta Administrativa seria composta pelo Diretor do Arquivo Nacional, cinco representantes do Poder Executivo, um representante do Poder Judicirio e um do Poder Legislativo, alm de quatro representantes do Estado e um dos Institutos Histricos e Geogrficos. No h a presena da sociedade civil na composio do anteprojeto, que no chegou a ser apresentado. Porm, segundo Jardim, a importncia deste esboo fundamental para as lideranas profissionais da rea de Arquivos. 3.2. SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS EM 1978 Antes do ano de 1978, alguns eventos de importncia na rea arquivstica surgiram para consolidar um novo texto de um Sistema Nacional de Arquivos, elaborado em 1977 pela Secretaria de Planejamento do Ministrio da Justia SEPLAN/MJ, com vistas para ser implantado no ano seguinte. Em 1971, foi criada a Associao dos Arquivistas Brasileiros AAB, que se torna uma das vozes de liderana aos profissionais da rea. No ano seguinte, foi realizado o I Congresso Brasileiro de Arquivologia, que lana bases tericas e clama por renovao.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 Em 1974, foi aprovado pelo Ministrio da Educao o currculobase para o curso superior de Arquivologia. Em 1977, foram criados os primeiros cursos da rea, na Universidade Federal de Santa Maria - UFSM, Rio Grande do Sul, e na Universidade Federal Fluminense, Rio de Janeiro UFF. O ano de 1978 torna-se tambm o marco da rea, a partir da promulgao da Lei 6546, de 04 de julho de 1978 (a ser explicada na parte de Legislao Arquivstica), e pela elaborao do anteprojeto do Sistema Nacional de Arquivos. Desta forma, o arquivista, como profissional adequado ao tratamento da informao, recebe relevncia neste anteprojeto. Apesar disto, a AAB excluda no Grupo de Trabalho de concepo do anteprojeto, o que gerou observaes de Esposel e da presidente da entidade na poca, Marilene Leite Paes. Nesta edio, a informtica considerada como instrumento valioso de pesquisa aos documentos. As noes de indivisibilidade e unidade documental no so to evidentes neste anteprojeto. A expresso arquivos nacionais, segundo Jardim, denota a noo de queles devem receber um tratamento adequado, para garantir a integridade e a eficiente recuperao das informaes. Alm disso, segundo Jardim, o trabalho de Maria Aparecida Santos, vencedora do 2 Concurso de Monografias do Arquivo Nacional, torna-se base para a elaborao deste anteprojeto (como sempre, boas ideias no so citadas pela Administrao Pblica, o que um absurdo). Ela afirma, em poucas palavras, que a ideia de centralizao sistmica das atividades arquivsticas adequada, pois consiste em centralizar diretrizes e orientaes tcnicas que permitam a fiscalizao e a avaliao da atividade planejada. Inicialmente, segundo Jardim, a preocupao era de garantir um sistema que gerenciasse as trs idades documentais, a corrente, a intermediria e a permanente. Entretanto, no decorrer das discusses, a prioridade torna-se em cuidar das idades intermediria e permanente. E que apesar de denominar-se um sistema nacional de arquivos, a administrao de tal sistema seria federal, como no anteprojeto de 1962. H uma onde de conflitos tericos e prticos, pois alguns rgos, como o Departamento de Administrao do Servio Pblico DASP, j possui competncias conflitantes com as do Arquivo Nacional, como a expedio de normas para disciplinar o trmite de processos e documentos, alm de disciplinar o uso, a guarda, a conservao e a incinerao de processos e documentos. Como o DASP no fazia cumprir tais determinaes, o quadro tornou-se mais grave ainda. Os rgos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos em questo eram os da Administrao Direta e Indireta do Poder Executivo. Em respeito independncia dos Poderes e das esferas de poder, o
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 anteprojeto previa que os Poderes Legislativo e Judicirio e as instncias estaduais e municipais poderiam integrar o Sistema, mediante convnio. As competncias do Arquivo Nacional neste novo sistema, segundo Jardim, so: executar as atividades do Sistema Nacional de Arquivos em sua rea de atuao, responsabilizando-se pelo seu funcionamento; prestar ao rgo central informaes sobre suas atividades e apresentar para o aprimoramento do Sistema;

preservar os documentos sob sua guarda, responsabilizando-se pela sua segurana. A Comisso Nacional de Arquivos seria o rgo normativo do Sistema, cabendo a ele as seguintes atribuies: examinar as Instrues Normativas do rgo Central; prestar, ao rgo Central, assessoramento de ordem tcnica, jurdica e histrico-cultural; propor ao rgo Central modificaes aprimoradas do Sistema; propor medidas para o interrelacionamento das atividades dos Arquivos Correntes e dos Arquivos Intermedirios e Permanentes;

A implantao do Sistema de 1978 no foi possvel pela agenda poltica da ento Diretora do Arquivo Nacional, Celina Vargas do Amaral Peixoto, que argumentava que no adianta implantar um sistema se o prprio Arquivo Nacional no se fortalecer institucionalmente. De fato, na dcada de 1980, vrias aes realizadas pelo Arquivo Nacional fizeram esta tnica, ao atuar perante os arquivos estaduais e municipais. Destacam-se, nesta poca, a realizao de seis seminrios de arquivos estaduais e trs de arquivos municipais, a elaborao de guias de arquivos estaduais e treinamentos regionais. Tais aes fortaleceram o Arquivo Nacional como instituio arquivstica nacional. 3.3. SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS EM 1994 Aps o Arquivo Nacional reestruturar-se, a Lei 8159, de 08 de janeiro de 1991, foi sancionada e tornou-se marco legal da Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados. Nesta aula, ela ser explicada em detalhes na parte de legislao, mas existem diferenas conceituais importantes. A primeira delas a abrangncia do objeto legal abordado. A Lei no visa apenas os arquivos pblicos, mas tambm os de natureza privada.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 Em seguida, o diploma legal em questo traz o conceito de gesto de documentos, abrangendo as trs idades documentais, algo ignorado pelas dois outros sistemas nacionais de arquivo de 1962 e 1978. Alm disso, obriga o Poder Pblico a realizar aes de gesto de documentos nos acervos dos rgos e entidades pblicas. A instituio do Conselho Nacional de Arquivos, a partir desta Lei, e a partir do decreto 4073, de 03 de janeiro de 2002, tambm auxilia o Arquivo Nacional na expanso de suas atividades normativas. O decreto afirma que o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ o rgo central do Sistema Nacional de Arquivos, como ns iremos explicar posteriormente. A edio de resolues pelo CONARQ fortalece o vnculo dos rgos e entidades ao observar os princpios arquivsticos, alm de tornar os arquivos como instrumentos de gesto. Desta forma, o Arquivo Nacional, antes subordinado ao Ministrio da Justia, ganha relevo ao ser rgo integrante da Casa Civil da Presidncia da Repblica. Assim, o arquivo no apenas um instrumento de patrimnio da memria cultural, como tambm elemento estratgico das organizaes pblicas. Entretanto, a partir da edio do decreto 7.430, de 17 de janeiro de 2011, o Arquivo Nacional torna-se subordinado novamente ao Ministrio da Justia, perdendo a autonomia adquirida anteriormente quando era subordinado Casa Civil. Segundo os crticos em geral, tal situao deve-se ao autoritarismo e ao poder centralizador do Arquivo Nacional em relao aos rgos e entidades arquivsticas assistidas. Em vez de aproveitar a fora adquirida pelo decreto 4.073, o formalismo nas consultas pblicas e nos intercmbios tcnicos entre o CONARQ e os profissionais de arquivos tornaram-se obstculos intransponveis. So grandes as queixas dos profissionais das reas de arquivo sobre a falta de empatia do CONARQ ao lidar com os problemas tcnicos existentes. Como integrante do Sistema Nacional de Arquivos, o Arquivo Nacional falhou bastante ao no ter jogo de cintura ao lidar com problemas graves ocorridos nos arquivos brasileiros e que ainda assustam os profissionais da rea. Isto tem atrapalhado bastante o intercmbio de informaes entre o Arquivo Nacional e os arquivos dos Trs Poderes e os localizados no mbito estadual, municipal e distrital. Mesmo com o possvel retrocesso, o Arquivo Nacional conseguiu reestruturar-se como um rgo arquivstico de relevo aos arquivos pblicos e privados. A sua importncia fundamental para guiar o Sistema Nacional de Arquivos em vigor, mesmo que ainda precise melhorar suas relaes com os rgos e entidades pblicas.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 4. LEGISLAO ARQUIVSTICA PARTE 1

Meu dever aqui explicar, em resumo, alguns pontos importantes da legislao arquivstica em vigor. As leis consideradas mais importantes sero explicadas com maior detalhe. As que quase no so cobradas em prova, vou apenas passar a descrio delas. Entretanto, aconselho a todos a leitura integral das leis que eu mencionar aqui, pois elas podero cair na prova. Nem todas as resolues, leis e decretos estaro aqui, pois, como eu j expliquei, a maioria ser detalhadamente explicada durante as aulas. Na aula de classificao, haver, pelo menos umas trs resolues do CONARQ que sero explicadas em detalhes. Na aula de avaliao, aproximadamente duas resolues. Na aula de protocolo, portarias e leis figuraro o contedo. Desta forma, eu recomendo que vocs estejam conectados ao contexto observado durante as explicaes. No fim de cada aula, vou colocar as leis recomendadas para o estudo. A Legislao Arquivstica possui como ponto de partida a Constituio Federal, em alguns de seus artigos. O art. 5, inciso XXXIII afirma que
Art. 5, XXXIII - todos tm direito a receber informaes de seu interesse particular, ou de geral, que sero prestadas no prazo da responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo segurana da sociedade e do Estado; dos rgos pblicos interesse coletivo ou lei, sob pena de seja imprescindvel

Este dispositivo foi regulamentado pela Lei de Acesso Informao, que foi explicado na aula demonstrativa. A Carta Magna tambm d contornos Legislao Arquivstica, no art. 216, com destaque aos itens negritados:
Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I - as formas de expresso; II - os modos de criar, fazer e viver; III - as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas; IV - as obras, objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais; V - os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueolgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. 1 - O Poder Pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio
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de inventrios, desapropriao, e preservao. registros, de outras vigilncia, formas de tombamento acautelamento e e

2 - Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. 3 - A lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e valores culturais. 4 - Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei. 5 - Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscncias histricas dos antigos quilombos

Desta forma, feito o ponto de partida s Leis, aos Decretos e a outros tipos de normas existentes no ordenamento jurdico que orientam as atividades arquivsticas no territrio brasileiro. Por serem normas de Direito Pblico, a observncia a elas obrigatria. Aos poucos, vou inserir o tpico de Legislao Arquivstica no decorrer do curso e, assim, vocs tero chance de conhecer as normas mais importantes e as que, com certeza, tm mais chance de cair na prova. 4.1. LEI 6546, DE 04 DE JULHO DE 1978

O ano de 1978 foi um marco para os profissionais da rea, pois a Lei 6546, de 04 de julho, regulamenta as profisses de arquivista e a de tcnico de arquivos. O exerccio das duas profisses s ser permitido se houver observncia a estes requisitos: Aos diplomados no Brasil por curso superior de Arquivologia, reconhecido na forma da lei; Aos diplomados no exterior por cursos superiores de Arquivologia, cujos diplomas sejam revalidados no Brasil na forma da lei; Aos Tcnicos de Arquivo portadores de certificados de concluso de ensino de 2 grau; Aos que, embora no habilitados nos termos dos itens anteriores, contem, pelo menos, cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados, na data do incio da vigncia desta Lei, nos campos profissionais da Arquivologia ou da Tcnica de Arquivo; Aos portadores de certificado de concluso de curso de 2 grau que recebam treinamento especfico em tcnicas de arquivo em curso ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 Mo de obra, do Ministrio do Trabalho, com carga horria mnima de 1.100 hs. nas disciplinas especficas. Aos arquivistas, cabem as seguintes competncias descritas pela Lei: Planejamento, organizao e direo de servios de Arquivo; Planejamento, orientao e acompanhamento do processo documental e informativo; Planejamento, orientao e direo das atividades de identificao das espcies documentais e participao no planejamento de novos documentos e controle de multicpias; Planejamento, organizao e direo de servios ou centro de documentao e informao constitudos de acervos arquivsticos e mistos; Planejamento, organizao e direo de servios de microfilmagem aplicada aos arquivos; Orientao do planejamento da automao aplicada aos arquivos; Orientao quanto classificao, arranjo e descrio de documentos; Orientao da avaliao e seleo de documentos, para fins de preservao; Promoo de medidas necessrias conservao de documentos; Elaborao de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivsticos; Assessoramento aos trabalhos de pesquisa cientfica ou tcnicoadministrativa; Desenvolvimento de estudos sobre documentos culturalmente importantes.

Aos tcnicos de arquivo, a lei confere as seguintes competncias tcnicas: Recebimento, registro e distribuio dos documentos, bem como controle de sua movimentao Classificao, arranjo, descrio e execuo de demais tarefas necessrias guarda e conservao dos documentos, assim como prestao de informaes relativas aos mesmos; Preparao de documentos de arquivos para microfilmagem e conservao e utilizao do microfilme; Preparao de documentos de arquivo para processamento eletrnico de dados. A lei esclarece que o exerccio das duas profisses somente ser possvel a partir do registro na Carteira de Trabalho e Previdncia Social nas Delegacias Regionais do Trabalho. Alm disso, enfatiza bastante que os cursos de frias ou simplificados no do o direito a graduar-se como
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 arquivista ou tcnico de arquivos. Para regulamentar esta Lei, existe o Decreto n 82.590, de 06 de novembro de 1978, que explica em detalhes o que est explcito na referida Lei. 4.2. LEI N8159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 A referida Lei de fcil compreenso e considerada como marco inicial da cincia arquivstica no Brasil, por delinear a Poltica Nacional de Arquivos e trazer conceitos importantes da disciplina arquivstica. O primeiro artigo refora a responsabilidade do poder pblico em instituir a gesto documental e a proteo aos arquivos. Ou seja, as instituies pblicas so obrigadas a tomar medidas de gesto documental em suas reas, alm de proteger o acervo arquivstico como cultural. Os segundos e os terceiros artigos do os conceitos de arquivo e de gesto de documentos. Estes conceitos so muito utilizados pelo Arquivo Nacional e nas provas de concurso. O segundo artigo trata o arquivo como:
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Este conceito muito utilizado como bsico na nossa profisso. O arquivo um conjunto documental produzido e recebido por pessoas fsicas e jurdicas, de carter pblico ou privado, de acordo com as atividades exercidas, independentemente do suporte da informao.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Este conceito tambm muito conhecido por ns. Desta forma, a gesto de documentos atinge as fases corrente e intermediria, para justificar a eliminao de documentos ou o recolhimento deles ao arquivo permanente. Os artigos 4 a 6 fazem uma exposio sobre o direito ao acesso aos documentos que contenham informaes a respeito do usurio. O artigo 4 descreve o art. XXXIII da Constituio, ao afirmar que todos tm direito ao acesso aos documentos que dizem respeito s informaes que lhes contm, com exceo daqueles cuja divulgao pode comprometer a segurana nacional, a imagem e a honra das pessoas. O artigo 5 afirma que a Administrao Pblica permitir o acesso a estes documentos. E o artigo 6 d direito indenizao aquele que se sentir prejudicado com as divulgaes a respeito da sua intimidade ou vida privada, mesmo com as aes cvel, penal e administrativa em curso.
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Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. 1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades. 2 A cessao de atividade de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

O artigo 7 muito importante para compreender o conceito de arquivos pblicos, pois detalha os mbitos de atuao dos rgos pblicos e as funes exercidas por eles, detalhadas em seus documentos. Os documentos tambm so pblicos quando instituies privadas fazem a gesto do acervo produzido por rgos e entidades pblicas. Alm disso, o artigo afirma que os documentos sero recolhidos instituio arquivstica pblica competente caso o rgo interrompa as suas atividades. O artigo 8 explica os conceitos das idades corrente, intermediria e permanente. O artigo 9 traz uma informao importante. Os documentos somente podero ser eliminados aps a autorizao da instituio arquivstica pblica de competncia do poder ou mbito de atuao. E o artigo 10 traz outra informao interessante, ao afirmar que os arquivos permanentes no so objeto de venda, muito menos possuem validade limitada. Eles no podem ser eliminados, mas devem ser conservados. Os artigos 11 ao 16 traz os conceitos sobre os arquivos privados e os arquivos privados com interesse pblico. Tais conceitos so importantes e vamos detalh-los para vocs. O artigo 11 conceitua arquivo privado como os documentos recebidos e produzidos por pessoas fsicas ou pessoas jurdicas de carter privado em decorrncia de suas atividades. E o artigo 12 traz a definio de arquivos de interesse pblico e social como aqueles identificados pelo Poder Pblico como relevantes para a histria e o desenvolvimento cientfico nacional. O artigo 13 determina que os documentos no podem sofrer alienao, com disperso do seu contedo, muito menos ir para o exterior. Caso eles sofram o processo de alienao, o Poder Pblico possui preferncia na aquisio do acervo. J o artigo 14 afirma que o acesso ao acervo considerado como relevante pode ser franqueado pelo dono da documentao; o art. 15 afirma que os arquivos identificados como relevantes podem ser depositados ou doados para instituies arquivsticas pblicas. Um exemplo que citei na primeira aula foi o acervo do Carlos Lacerda, doada para a Universidade de Braslia. J o art. 16 afirma que os registros civis de arquivos de entidades religiosas, produzidas antes do Cdigo Civil de 1916, so considerados como de interesse pblico. Isto se deve poca em que os registros de
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 nascimento, casamento e bito eram feitos pelas igrejas catlicas, antes do advento do Cdigo de 1916. Os artigos disponveis sobre a organizao das instituies arquivsticas pblicas, divididos entre o 17 e 21, so extremamente importantes. Peo encarecidamente que reforcem seus estudos neles, pois pode cair uma questo a respeito. O art. 18 afirma que os arquivos do Poder Executivo Federal so o Arquivo Nacional, os dos Ministrios, autarquias e fundaes, os da Marinha, Exrcito, Aeronutica e do Ministrio das Relaes Exteriores. Os arquivos do Poder Judicirio e do Poder Legislativo tambm so considerados como de mbito federal. Resumindo os demais artigos, os arquivos estaduais compreendem os Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio estaduais. Os municipais abrangem o Executivo e o Legislativo municipal. Do Distrito Federal, os arquivos so do Poder Executivo, Legislativo e Judicirio do DF. E os arquivos dos territrios sero organizados de acordo com a sua organizao poltica-administrativa. Alm disso, os prximos artigos colocam as competncias da gesto documental em cada poder. Desta forma, cada poder responsvel pela implantao de uma metodologia de gesto em sua esfera de responsabilidade. E os artigos 18 a 20 so claros ao determinar a competncia de cada um. O art. 21 afirma que a legislao municipal, estadual e do Distrito Federal estabelecer critrios de organizao e vinculao dos arquivos pblicos. Por mais que o Senado possa no cobrar, recomendo que vocs estudem os ltimos artigos da Lei. Eles foram revogados pela Lei 12527, que no foi cobrada pela banca. Ento, para efeito de prova, considerem que o prazo mximo de classificao para um documento sigiloso de trinta anos, prorrogvel por uma nica vez. A Lei nova coloca o prazo mximo de 25 anos. E que o Poder Judicirio pode solicitar a exibio reservada de um documento sigiloso para defesa de direitos. Se a banca cobrar estes artigos, no tem problema, pois isto est disponvel no programa.

4.3. DECRETOS N4073, DE 03 DE JANEIRO DE 2002 E N 7.430, DE 17 DE JANEIRO DE 2011

Resolvi inserir os dois decretos juntos, pois eles falam do mesmo assunto. O primeiro regulamenta a Lei 8159 em detalhes, mas o segundo corrige algo importante: a subordinao do Arquivo Nacional, que antes pertencia Casa Civil da Presidncia da Repblica, agora faz parte novamente ao Ministrio da Justia.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 O art. 1 do decreto 4.073/2002 extremamente importante, pois quem define a poltica nacional de arquivos o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ:
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

O prximo artigo estabelece as competncias do CONARQ. Entre as que eu considero mais importantes, esto as dos incisos I, II, VII, IX, X, XI e XII. Eles j apareceram em provas de concurso, embora eu diga que vocs tm a obrigao de estudar praticamente todo o decreto. Estes incisos afirmam basicamente estes pontos: Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos SINAR e promover o inter-relacionamento entre as instituies arquivsticas pblicas; Estimular a modernizao dos arquivos dos Estados, Municpios e Distrito Federal e a modernizao dos arquivos pblicos e privados; Identificar os arquivos considerados de interesse pblico e propor isso ao Presidente da Repblica, mediante o Ministro da Justia; Estimular a capacitao tcnica, promover intercmbio entre os conselhos arquivsticos; Promover a apurao de atos lesivos poltica pblica de arquivos.

O CONARQ possui dezessete integrantes. Dentre eles, o DiretorGeral do Arquivo Nacional presidir as reunies com mais dezesseis conselheiros, distribudos entre os representes dos Trs Poderes, universidades e instituies arquivsticas pblicas e associaes. Nas faltas ou impedimentos, o Diretor-Geral ser substitudo pelo seu suplente. Cada conselheiro ter um mandato de dois anos, prorrogvel por mais dois, e ter um suplente. E o CONARQ receber apoio tcnico do Arquivo Nacional. As reunies podem ser feitas em Plenrio, uma vez a cada quatro meses, e de forma extraordinria, a pedido do Diretor-Geral e a requerimento de dois teros dos conselheiros. O CONARQ pode constituir cmaras tcnicas e cmaras setoriais. As primeiras surgem para propor diretrizes e estudos. E os segundos, para estudar questes temticas, interagindo com as cmaras tcnicas. Os representantes das cmaras tcnicas e setoriais so escolhidos pelo Presidente, confirmada pelo Plenrio.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 Dos artigos 10 a 14, o Decreto detalha questes referentes ao Sistema Nacional de Arquivos SINAR. Este assunto tambm tem cado em prova com muita frequncia. A organizao do SINAR estruturada por estes integrantes. Com exceo do Arquivo Nacional, os arquivos dos demais integrantes devem estar devidamente organizados para compor o SINAR: O Arquivo Nacional; Os arquivos do Poder Executivo Federal; Os arquivos do Poder Legislativo Federal; Os arquivos do Poder Judicirio Federal; Os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; Os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio; Os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. Promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central; Disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu cumprimento; Implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; Garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; Apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; Prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ; Apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; Promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao; Propor ao CONARQ os arquivos privados considerados de interesse pblico e social; que possam ser

As competncias dos integrantes do SINAR

Comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional; Colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos;
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 Possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais constitudas pelo CONARQ; Proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante atualizao.

Os artigos 15 a 17 referem-se aos documentos pblicos e descreve as condies para que um arquivo seja considerado pblico. Para isto, os documentos devem ser: Produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias; Produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente; Produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista; Produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais.

A responsabilidade tcnica na organizao dos documentos cabe a estes rgos citados anteriormente. Alm disso, os documentos de empresas em processo de desestatizao devero ser recolhidos instituio arquivstica pblica no mbito quem que estiver inserida. Se for estadual, ter que ser no arquivo pblico estadual. Se for nacional, ser no Arquivo Nacional. Essa equivalncia precisa ser feita, para definir melhor as responsabilidades. E todos os documentos de arquivos pblicos de carter permanente so inalienveis e imprescritveis. No podem sofrer qualquer tipo de negociao. Os artigos 18 a 21 abordam um assunto sobre o qual j abordamos. Cada rgo deve possuir uma Comisso de Avaliao Permanente, cujo objetivo de determinar os prazos a partir de reunies e estudos por profissionais de diversas formaes, como advogados, historiadores, administradores, engenheiros, mdicos, profissionais diversos que tenham contato com a documentao a ser avaliada. Alm disso, a autoridade administrativa da rea deve tambm estar presente, por conhecer toda a rotina da documentao. Desta forma, a Comisso identificar os documentos que sero destinados eliminao ou guarda permanente. As comisses analisaro os documentos da rea-meio em conformidade com a Tabela de Temporalidade elaborada pelo CONARQ. Se houver algum documento que no estiver nesta relao, ele pode ser analisado e ter seu prazo de guarda definido pela comisso e, posteriormente, ter sua tabela encaminhada ao Arquivo Nacional.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 No caso dos documentos da rea-fim, a comisso permanente deve analis-los e elaborar uma tabela com os prazos de guarda. A tabela tambm deve ser aprovada pelo Arquivo Nacional, para posterior funcionamento. Para o recolhimento ao Arquivo Nacional, os documentos devem estar higienizados, organizados, classificados e avaliados pelas instituies arquivsticas produtoras. Alm disso, eles devem estar acompanhados de instrumentos descritivos para posterior pesquisa. Os ltimos artigos importantes para o nosso estudo, o 22 ao 28, reportam para ns a declarao de interesse pblico e social aos arquivos privados, que disciplinada pela Lei 8159/91. Todos os documentos considerados importantes para a cultura, histria e cincia so considerados como de interesse pblico e social. Para isto ocorrer, o Presidente da Repblica deve emitir um decreto que afirme tal condio. Muito cuidado nesta hora. No porque houve a declarao, que os documentos necessariamente devem ser transferidos a uma instituio arquivstica pblica. Os arquivos podem ir a uma instituio pblica sim, mas pode ocorrer outra situao prevista no decreto. Os detentores do arquivo (em geral, os herdeiros do produtor) resolvem tambm ficar com o acervo e, desta forma, a responsabilidade da guarda dos documentos fica com eles. Os arquivos considerados automaticamente como de interesse pblico social so: Os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico; Os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991; Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei n 3.071, de 1 de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n 8.159, de 1991.

Nos demais casos, o CONARQ solicita a declarao de interesse pblico e social mediante o encaminhamento de um parecer elaborado por uma comisso especial do CONARQ ao Ministro da Justia. Em seguida, o Ministro encaminha o parecer para apreciao ao Presidente da Repblica, que emitir o decreto. Nos casos de alienao destes documentos, a Unio ter preferncia sobre eles. Caso algum queira alien-los, a Unio deve ser notificada, e emitir uma resposta em sessenta dias. Alm disso, os detentores dos arquivos podem emitir acordos com universidades e instituies arquivsticas pblicas para o tratamento do acervo. Os detentores tambm devem possuir responsabilidade civil, penal e administrativa sobre o acervo. Alm disso, eles devem comunicar
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 ao CONARQ qualquer perda total ou parcial do acervo, para que as providncias sejam tomadas.

QUESTES PROPOSTAS
1. (FCC

CMARA DOS DEPUTADOS 2007) Assinale a alternativa correta. A principal atribuio da Comisso de Avaliao : (A) estabelecer a temporalidade dos documentos da instituio. (B) atender consulta de agentes administrativos e de pesquisadores. (C) programar aes educativas e de difuso do acervo. (D) elaborar instrumentos de controle e de acesso ao arquivo intermedirio. (E) proceder ao registro e classificao dos documentos produzidos e recebidos pela Cmara.

Comentrios: A Comisso Permanente de Avaliao uma equipe de carter interdisciplinar, com o objetivo de discutir e estabelecer a temporalidade dos documentos arquivsticos. Neste caso, o item correto a letra A. Resposta: Letra A.
2. (CESGRANRIO TCNICO DE ARQUIVO BNDES 2009) Em uma

reunio com o Diretor do Departamento de Recursos Humanos, o Tcnico de Arquivo, trata das diretrizes para a sistemtica arquivstica do Banco Costa Verde e apresenta o seguinte formulrio:

O formulrio acima a representao da tabela de (A) temporalidade. (B) classificao. (C) avaliao. (D) arquivamento.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 (E) eliminao. Comentrios: A tabela de temporalidade representa os seguintes campos que orientam o usurio a eliminar os documentos com segurana: Assunto, Prazo de Guarda, Destinao e Observao. Estes so os campos bsicos que devem compor uma tabela. Neste caso, a questo tem como resposta a letra A. Resposta: A.
3. (CESPE MS AGENTE 2008). Julgue o item a seguir:

O arquivo central em questo poderia, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorizao. Comentrios: O arquivo central ou intermedirio responsvel pela aplicao da tabela de temporalidade nos documentos que esto sob sua custdia. Os documentos no so eliminados em razo do seu uso e sim do prazo de guarda estabelecido. Entretanto, nenhum deles deve ser eliminado sem a autorizao do rgo produtor, que ainda mantm a propriedade da documentao. Neste caso, o item FALSO. Resposta: FALSO.
4. (TRT 1 Regio FCC) A macerao corresponde eliminao de

documentos por: (A) fragmentao mecnica. (B) imerso em lquido. (C) suco. (D) laminao. (E) combusto. Comentrios: Pode cair uma questozinha dessas, que pode dar dor de cabea para vocs. Porm, ela to simples, que a gente pode respondela agora. A macerao simplesmente rasgar, picotar o documento. Neste caso, a eliminao por documentos ela feita por macerao, justamente por fragmentao mecnica (com as mos ou com o triturador).Ento, a resposta a letra A. Resposta: letra A.
5. (SENADO FGV 2008) Nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeiro

de 1991, a gesto documental e a proteo especial a documento de arquivo dever: (A) do Estado. (B) do poder pblico.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 (C) do governo. (D) da Repblica. (E) dos trs poderes. COMENTRIOS: mais uma vez, a literalidade da Lei em questo cobrada. E o aluno atento vai marcar como correta a letra B, pois dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial ao documento de arquivo. Resposta: Letra B.
6. (CMARA DOS DEPUTADOS FCC 2007) De acordo com a Lei no

8.159, de 8 de janeiro de 1991, compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Executivo Federal (art. 18), no mbito do qual se compreendem os do Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica (art. 17, 1o). A falta de eficcia plena da lei, como observou Eliana Mattar, sobretudo com relao aos organismos reconhecidamente infensos ao seu cumprimento, pode ser atribuda, entre outros motivos, (A) s interferncias constantes do Poder Judicirio. (B) ao conflito de jurisdio entre os arquivos estaduais e o Arquivo Nacional. (C) presso exercida pelo Conselho Internacional de Arquivos. (D) a dispositivos contraditrios emanados do Conselho Nacional de Arquivos. (E) inexistncia de poder fiscalizador do Arquivo Nacional. Comentrios: Nossa, que esto doida essa! Ela no se refere legislao arquivstica, mas poltica nacional de arquivos. Quem estudou direitinho nossa aula a respeito, vai perceber que a alternativa correta a letra E, pois o Arquivo Nacional no possui efetivamente um poder de fiscalizao e de monitoramento eficaz em relao s atividades do Sistema Nacional de Arquivos. O Decreto 4915/2003, objeto da nossa prxima aula, um passo a respeito e existem reunies entre os rgos do Poder Executivo, mas o Sistema abrange tambm os outros poderes, o Legislativo e o Judicirio. E o controle continua frouxo. Resposta: Letra E.
7. (CESPE ESCRIVO DE POLCIA 2009) Documentos de arquivo

produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio.
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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 Comentrios: O valor secundrio reflete aqueles valores alm dos quais foram previstos para a criao dos documentos. J o valor primrio reflete os documentos produzidos com razo administrativa, legal ou fiscal, que so os valores imediatos. Neste caso, o item FALSO. Resposta: FALSO. QUESTES PROPOSTAS 1. (CESPE STM 2010) O Sistema Nacional de Arquivos tem como finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. 2. (CESPE STM 2010) Os rgos do Poder Judicirio integram o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo na qualidade de rgos setoriais. 3. (CESPE STM 2010) de competncia do CONARQ estimular a implantao de sistemas de arquivos no Poder Judicirio da Unio, dos estados e do Distrito Federal. 4. (CESGRANRIO TCNICO DE ARQUIVO BNDES 2009) Em uma reunio com o Diretor do Departamento de Recursos Humanos, o Tcnico de Arquivo, trata das diretrizes para a sistemtica arquivstica do Banco Costa Verde e apresenta o seguinte formulrio:

O formulrio acima a representao da tabela de (A) temporalidade. (B) classificao. (C) avaliao. (D) arquivamento. (E) eliminao.

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Arquivologia p/ ATA-MF Teoria e exerccios comentados Prof Roselene Candida Aula 02 5. (CESPE MS AGENTE 2008). Julgue o item a seguir: O arquivo central em questo poderia, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorizao. 6. (CESPE MS ANALISTA - 2010). Os documentos de valor mediato podero ser eliminados aps a realizao do registro interno, em termo de eliminao de documentos, e a divulgao de tais registros por meio da publicao da listagem de eliminao de documentos. 7. (CESPE MS 2010) Para realizar a avaliao, o arquivista deve selecionar um grupo de servidores da administrao para formar uma comisso de avaliao, com a finalidade de sugerir critrios e prazos para preservao ou eliminao de documentos. Entretanto, cabe exclusivamente ao arquivista do rgo a responsabilidade de criar um instrumento de destinao, orientar sua aplicao, orientar o processo de seleo, bem como emitir a autorizao para a eliminao de documentos. 8. (CESPE MS 2010) A avaliao o processo de anlise que consiste na identificao das idades dos documentos, segundo os valores ativo, semiativo e inativo, a partir do qual se pode determinar o tratamento tcnico adequado aos documentos em cada fase, de forma a contribuir para a racionalizao e a eficincia administrativa. 9. (CESPE MS 2010) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos.

GABARITO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. C E C A E E C C C

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