Tarefa 18 Criar Tabelas Dinmicas a partir de Listas de Excel

Tarefa 18: Criar Tabelas Dinmicas a partir de Listas de Excel

1. Alguns conceitos sobre Tabelas Dinmicas
Com tabelas dinmicas podemos criar dinmica e imediatamente resumos de uma lista Excel ou de uma base de dados externa. As tabelas dinmicas permitem cruzar dados, resumindo dados de registos em dois ou mais caminhos combinando valores de diferentes campos. 1.1 Restries das Tabelas Dinmicas Para que uma tabela dinmica funcione correctamente devemos atender aos seguintes conselhos e restries: Devemos identificar cada uma das colunas com um nome (label) porque o Excel ir fazer com que cada label seja o nome de campo na Tabela Dinmica. Porque a Tabela Dinmica cria os necessrios totais baseados nos campos que temos na tabela, devemos remover quaisquer totais automticos da lista de dados. O Excel usa toda a lista, incluindo clulas escondidas. Se no queremos que os dados escondidos no constem da Tabela Dinmica, devemos filtrar a lista de dados usando o Filtro Avanado. O Excel permite criar uma Tabela Dinmica que contenha um mximo de 8.000 itens. S podemos ter 256 campos na rea da Pgina e 256 campos na rea de Dados. As outras reas esto somente limitadas aos limites prprios da(s) folha(s) de clculo. 1.2 A Tabela Dinmica e os seus campos Adicionamos campos importados para a Tabela Dinmica arrastando-os para uma das quatro diferentes reas: Pgina, Coluna, Linha e Dados. Apesar de podermos adicionar um campo a qualquer uma das reas da Tabela Dinmica, o posicionamento determina o layout da Tabela. Uma das caractersticas interessantes das Tabelas Dinmicas que o Excel insere automaticamente a linha e a coluna permitindo indicar o total para os valores nas linhas e colunas correspondentes da Tabela Dinmica.

As tabelas dinmicas permitem, assim, organizar dados e calcular informao resumida utilizando categorias (campos) e funes resumo (soma, mdia, etc.), permitindo analisar dados rapidamente. 1.3 Exemplo a partir de uma Lista de Dados

Criar TD

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1.3.1 Acrescentar, retirar detalhes ou esconder itens.

Aumentar um nvel de detalhe, colocando Distrito em linha.

1.3.2 Alterar rapidamente a estrutura de visualizao dos dados.

As categorias podem ser arranjadas em funo da anlise desejada. possvel mover o campo Distrito para uma orientao em coluna.

1.3.3 Criar grficos que se alteram em funo dos dados e estrutura da tabela
Representao grfica (sem totais)
4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Fev Fev Fev Mar Mar Mar Abr Abr Abr Mai Mai Jan Jan Jan Mai

Vendas

r1 r2 r3

Braga

Porto Meses/Distritos

Viseu

1.4 Como se organizam os dados numa Tabela Dinmica Os dados organizam-se atravs da escolha de campos e em funo dos seus itens. 1.4.1 Campos So categorias de dados e correspondem a campos da lista de dados.

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1.4.2 Itens So categorias de um campo que determinam a forma de resumo dos dados. Campos Trimestre Ms Regio Distrito Representante Vendas Unidades Itens 1T 2T Jan Fev Mar Abr Mai Centro Norte Braga Porto Viseu r1 r2 r3

1.4.3 As correspondncias entre os campos e itens dos dados e os elementos da tabela As correspondncias so as seguintes: Campos tornam-se cabealhos de itens Itens tornam-se cabealhos de linhas ou colunas Tipos de campos: Campos linha campo com orientao em linha; Campos coluna campo com orientao em coluna; Campos pgina campo com orientao em pgina; Campos dados tipicamente com valores numricos a resumir (por defeito atravs da funo SOMA se os dados forem numricos ou, em caso contrrio, por defeito com funo CONTAGEM)
Campo Pgina Campo Coluna Campo Dados

Campo Linha

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2. Execuo da tarefa: Criar Tabela Dinmica

a) - Abrir ficheiro Vendas_TD.XLS; b) - Colocar cursor na lista de dados; c) - Activar menu Dados -> Relatrio de tabelas e de grficos dinmicos

d) - Seguir os passos seguintes:

i. Clicar Seguinte

Como inicialmente tnhamos colocado o cursor na Lista de Dados, o Assistente seleccionou a rea, ou intervalo, por ns. Assim, ii. Clicar em Seguinte

Escolhemos folha de clculo existente com o nome de TabelaDinmica, clula A23.

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iii. Clicar Concluir

A estrutura da TD aparece desenhada bem como uma janela com todos os campos da Lista de Dados. iv. Bastar, ento, arrastar o(s) campo(s) para as respectivas reas. Interessa-nos que: na rea Pgina fique o campo Trimestre; na rea Coluna o campo Representante; na rea Linha o campo Ms e na rea Dados o campo Vendas. O layout da TD vai modificando-se ao ritmo da introduo de novos campos

v. Active o Assistente de Tabelas Dinmicas e clique em Esquema.

vi. Verificamos que aparece o esquema da TD com os campos que arrastmos. Aproveitemos, ento, para aumentar o detalhe da TD introduzindo na rea Linha o campo Distrito de modo que este fique acima do campo Ms.

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vii. Clicando em OK, fechamos o formulrio, e em Concluir fechamos o Assistente

viii. Arrastemos o campo Distrito para a rea Coluna e verifique-se o resultado

ix. Verificamos que junto aos campos que arrastmos se encontra um boto . Ao clicarmos neste aparece a lista completa dos itens correspondentes ao campo, pelo que poderemos escolher todos ou alguns. Assim, no campo Representante escolhamos somente o r1.

-> x. Outra forma de ocultar itens clicar com o boto direito do rato sobre eles e escolher Ocultar na caixa de menu.

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e) - Actualizar alteraes dos dados origem: Quando modificamos os dados de origem, a TD no se Auto-actualiza, pelo que temos de ser ns a faz-lo. Para isso temos dois modos: i. Clicando o boto direito do rato na TD aparece um menu. Neste escolher a opo Actualizar dados.

ii. Colocando o cursor na TD a barra de ferramentas das Tabelas Dinmicas fica activa (se no tiver a barra das TD, personalize o Excel). Clicando no boto actualizamos os dados.
Barra de Ferramentas das TD

f) - Retirar campos i. Para retirar campos, basta arrast-los para fora da TD ou ii. Activando o Esquema, no Assistente, proceder de forma semelhante 2.1 Criar Grficos a partir de Tabelas Dinmicas a) - Faamos com que a TD tenha o seguinte layout:

b) - Seleccionar a rea que conter os dados do nosso grfico: A3:D9.

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c) - Clicar no Assistente de Grficos . Uma folha de grfico gerada automaticamente.

d) - Por defeito os nomes dos campos aparecem no grfico. Para que estes no apaream activar a opo Ocultar botes de campo de grfico dinmico do menu Grficos Dinmicos.
12000 10000 8000 r3 6000 4000 2000 0 Jan Fev Mar r2 r1

-> e) - Realizar as operaes sobre o grfico de forma a ficar com o seguinte aspecto:
Vendas por Representante 7000 6000 5000
Vendas

4000 3000 2000 1000 0 Jan Fev Mar Abr

Meses

r1 r2 r3

Mai

f) - Restrinja os dados de modo a somente aparecerem os do 1 Trimestre.

Vendas por Representante 7000 6000 5000
Vendas

4000 3000 2000 1000 0 Jan

Meses

r1 r2 r3

Fev

Mar

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Tarefa 18 Criar Tabelas Dinmicas a partir de Listas de Excel 3. Alguns tpicos avanados
Aqui abordaremos os Totais; Formatao; Tipo de Clculo e Agrupamento de Itens de Campo. 3.1 Totais Podemos omitir os totais que se encontram na TD. Para isso fazemos: a) - Clicando com o boto direito do rato sobre a TD, escolher no menu a opo Opes de tabela

b) - No formulrio retirar as opes assinaladas

c) - O Resultado :

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3.1.1 Subtotais Supondo a TD seguinte:

Queremos tirar os subtotais dos meses. Para isso fazemos: a) - Duplo clique sobre o campo ao qual queremos tirar os subtotais. Aparece um formulrio, e neste seleccionamos Nenhuns para a opo Subtotais.

O resultado final ser:

3.1.2 Subtotais em campos interiores. Podemos acrescentar subtotais somente para alguns itens de um determinado campo. Assim: a) - Para apresentar subtotais para um campo linha ou coluna interno, faa duplo clique no campo pretendido, ou no menu de contexto do campo pretendido, e seleccionar definies de campo.

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b) - Depois clique sobre Personalizados em Subtotais e, em seguida, faa clique sobre uma funo de sumrio na caixa situada direita.

c) - Para remover subtotais faa clique sobre Nenhuns

3.2 Formatao 3.2.1 Alterar o formato numrico da rea de dados de um relatrio de TD a) - Seleccione uma clula na rea de dados do relatrio de TD; b) - Na barra de ferramentas TD faa clique sobre Definies de campo; c) - Faa clique sobre Nmero;

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d) - Na lista Categoria, faa clique sobre a categoria de formato que deseja. Por exemplo, moeda; e) - Seleccione as opes desejadas e, em seguida, faa clique sobre OK.

-> 3.2.2 Mudar o nome de um campo ou item de uma TD a) - Faa duplo clique sobre o campo ou item cujo nome deseja mudar. No nosso caso Representante;

b) - Escreva um novo nome: Vendedor;

c) - Prima Enter ou clique OK.

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3.3 Tipos de Clculo Podemos efectuar vrios tipos de prospeces sobre os dados que dispomos, criando sumrios variados. 3.3.1 Alterar tipo de clculo de dados a) - Seleccione uma clula na rea de dados do relatrio de TD; b) - Na barra de ferramentas TD faa clique sobre Definies de campo; c) - Escolher Opes;

d) - Em Mostrar dados como: seleccionar Tipo de clculo.

e) - Seleccionar campos e/ou itens em campos base e/ou Item base, tendo em conta a funo escolhida. Os tipos existentes so: Diferena de - visualiza dados como a diferena entre o campo e item especificado; % De - visualiza dados como % do campo e item especificados; % Diferena De - combina os 2 tipos de clculos anteriores, ou seja, utiliza o mesmo mtodo que a funo Diferena De, mas mostra a diferena como uma percentagem dos dados base; Executar total em - visualiza valores acumulados; % de linha - mostra os dados de cada linha como uma % do total dessa linha; % de Coluna - mostra os dados de cada coluna como uma % do total dessa coluna; % de total - Mostra os dados como uma percentagem do total Global de todos os dados; Microsoft Excel 0

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ndice remissivo - aplica o seguinte mtodo de clculo: (valor_na_clula) * (Total_global) /(total global da linha)*(total global da coluna). Escolha o tipo % de linha e verifique o resultado.

3.3.2 Ordenar Item por Valor na rea de Dados Para esta demonstrao, construa a seguinte TD:

Queremos ordenar pelo campo Distrito. Para tal, faamos os seguintes passos: a) - Seleccionar o Campo Distrito.

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b) - Seleccionar no Menu Principal a opo Dados. Nesta opo escolher a opo Ordenar. Abrir-se- um formulrio com opes de ordenao. Escolha as opes da figura.

Se for seleccionada uma clula da rea de dados, recorrendo ao boto Opes possvel escolher os tipos de ordenao (da esquerda para a direita, ou de cima para baixo). c) - Recorrendo, ainda, ao boto Opes, possvel escolher ordenaes especiais (Ex: ordenao por meses)

Neste caso, deixe em Normal e aps fechar os formulrios, clicando em OK, verifique o resultado.

Na folha seguinte encontram-se alguns exerccios que poder utilizar para aplicar os conceitos adquiridos.

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a) Detalhe as vendas no ms de Janeiro, em funo do distrito; Detalhe tambm as vendas em todos os outros meses excepto Fevereiro, utilizando o processo mais simples; Oculte os detalhes das vendas no ms de Janeiro; Posteriormente remova o campo distrito criado. b) Oculte as vendas no ms de Janeiro; Posteriormente, volte a visualizar a linha que ocultou. c) Adicione tabela dinmica o campo distrito, em linha e esquerda do campo ms. d) Oculte os itens Braga e Porto. Posteriormente, voltar a visualizar os itens Braga e Porto. e) Altere a orientao do campo Distrito para coluna; Oculte os totais e subtotais; Altere a orientao do campo distrito para linha. f) Represente graficamente o contedo da tabela dinmica sem seleccionar o campo na orientao pgina. g) Altere a ordem de apresentao dos itens deslocando o item Viseu para o incio. Observe o grfico; Posteriormente, reponha a ordem que existia entre os itens. Oculte os detalhes do item Braga; Observe o grfico e volte a visualizar os detalhes que ocultou. h) Altere a tabela dinmica por forma a visualizar as vendas por meses e vendedores somente para o 2 trimestre. i) Na tabela dinmica criada no ponto anterior apresente as diferenas de vendas relativas ao 1 ms do 2 trimestre.

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