Semana 16

Unidad 3. Introduccin a la Ofimtica

3.3. Desarrollo de presentaciones en forma electrnica
3.3.2. Estructura y caractersticas de una buena presentacin

Presentacin en PowerPoint
Las presentaciones electrnicas son una forma efectiva de mostrar informacin, principalmente en empresas y organizaciones, a grupos de personas. Dada su capacidad multimedia (es decir, la posibilidad de incluir informacin de varios tipos), permite captar la atencin del auditorio. Entre las herramientas para lograr este fin estn el diseo, los colores y tipos de letras, los movimientos de objetos y los efectos que pueden aplicarse a la informacin. PowerPoint puede ser utilizado para muchos propsitos; entre los ms populares, para crear: Material de apoyo impreso. Material de apoyo digital. Material de apoyo audio visual para presentaciones orales. Presentaciones orales Debido a que, cuando utilizamos PowerPoint durante una presentacin oral, las diapositivas son solamente una ayuda audio visual, lo ms recomendable es presentar solamente informacin clave y ampliarla verbalmente durante la presentacin oral. Una hora sentado en un auditorio, viendo cmo un expositor pasa una tras otra sus 200 transparencias de PowerPoint, puede ser un gran desafo. Los presentadores ms afortunados reciben sus primeros bostezos y chirridos de asientos a los 20 minutos de exposicin. La mayora no llega a tanto.

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3.3.2. Estructura y caractersticas de una buena presentacin Caractersticas de una buena presentacin 1) Utilizar material convincente Los asistentes desean escuchar lo que usted dice, no slo quieren ver una sucesin de imgenes en una pantalla. Cree un programa slido con PowerPoint, pero asegrese de que sus comentarios verbales resulten igualmente convincentes. PowerPoint no prepara presentaciones, sino que permite crear diapositivas, afirma Matt Thornhill, presidente de Audience First, empresa de Midlothian, Virginia (EE.UU.), que ofrece formacin para la elaboracin de presentaciones. Recuerde que est creando diapositivas que servirn de apoyo a una presentacin oral. 2) Poner un lmite al nmero de diapositivas No es extrao que una presentacin de media hora contenga unas 30 o 40 transparencias, lo cual es demasiado. Pngase en el lugar del pblico. A usted le interesa permanecer media hora sentado, escuchando a una persona leer el texto sobre las diapositivas? En estos casos, mejor enviar la presentacin por email. Para una exposicin de media hora, 10 slides deberan ser ms que suficientes. 3) No sobrecargar de informacin las diapositivas El texto de las slides debe ser corto y conciso. No utilice frases completas. Slo seale algunos tems que usted desarrollar verbalmente. No existe una regla especfica sobre la cantidad de informacin adecuada para cada diapositiva, pero por lo general se recomienda: Seis o siete puntos claves por diapositiva Seis a ocho palabras por punto 4) Tamao y tipo de letra Un error comn en muchas presentaciones es elegir un tamao de letra demasiado pequeo. Es preferible utilizar tamaos 28 a 32 para el contenido de la diapositiva, y utilizar tamao 36 a 44 para los ttulos.

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3.3.2. Estructura y caractersticas de una buena presentacin 5) Uso de multimedia Mantenga un nmero apropiado de elementos multimedia en sus diapositivas. No sature su presenta cin con sonidos u objetos voladores; es mejor utilizar pocos para reforzar puntos importantes en su presentacin. Procure que cada imagen, animacin, sonido, grfica o video que utilice, est relacionado directamen te con lo que est exponiendo. Tenga siempre en mente que TODOS los elementos presentados en una diapositiva deben apoyar y reforzar el mensaje que se est entregando a la audiencia. Utilice graficas sencillas, claras y fciles de entender. 6) Vietas El uso de vietas (pequeas ilustraciones) resulta muy til para presentar la informacin de una forma breve y clara. Estas van acompaadas de frases o palabras claves en vez de oraciones o prrafos completos, para evitar leer o recitar las diapositivas a la audiencia. 7) Uso del color Para disear una diapositiva agradable es necesario utilizar una buena combinacin entre los colores del fondo de la diapositiva y el texto de la misma. Para que su audiencia pueda leer fcilmente el contenido de su diapositiva, debe existir un contraste entre el texto y el fondo. Se recomienda utilizar colores obscuros en el fondo y claros para el texto o viceversa. Evite los colores muy brillantes o muy vivos en combinacin, ya que podran ser molestos para la vista y poco legibles.

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3.3.2. Estructura y caractersticas de una buena presentacin Estructura Primero est el pensamiento, luego la organizacin de dicho pensamiento en ideas y planes; por ltimo, la transformacin de dichos planes en realidad. El inicio, como podr ver, parte de su imaginacin. -- Napoleon Hill. Una vez que haya determinado los puntos ms importantes que va a resaltar durante su discurso, el prximo paso es identificar una buena estructura de organizacin de las ideas. La estructura de su argumento depen der principalmente de su objetivo. Si su propsito es informar, debe utilizar el cuerpo de su presentacin para describir su tema y demostrar cmo se relaciona con su audiencia. Si su propsito, en cambio, es persuadir, utilice el cuerpo de la presen tacin para definir el problema y plantear su solucin. Tambin debera tratar de organizar el cuerpo de su presentacin de una manera que tenga sentido para el tema. En efecto, la mayor parte de los temas tienden, por naturaleza, a inclinarse a una estructura en particular. Los patrones de organizacin ms comunes son: Temtica: Utilice esta estructura cuando varias ideas estn relacionadas con su tema, y cada idea se convierte en un punto importante. Esta estructura es til para presentaciones informativas. Cronolgica: Este tipo de estructura es til tanto para presentaciones informativas como persuasivas, y en ambos casos se requiere la presentacin de antecedentes. Problema y solucin: En esta estructura, usted plantea un problema (por ejemplo, el hecho de que las regulaciones sobre privacidad han cambiado) y luego propone una solucin (como las maneras en que la poltica de privacidad de su empresa puede ser modificada para ajustarse a dichos nuevos requerimientos). Esta estructura es til para exposiciones persuasivas. Causa y efecto: En esta estructura, se describe la causa de un desafo particular, y luego se planteas sus efectos reales y las maneras de mitigarlos. Esta estructura es conveniente para discursos persuasivos. Por ejemplo, el desafo podra ser que los clientes estn cada vez ms preocupados por la privacidad, y la consecuencia puede ser que estn -por ende- menos dispuestos a comprar en lnea. Las vas para solventar tal situacin pueden incluir mejoras en la comunicacin con los clientes e incremento en sistemas de proteccin.

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3.3.2. Estructura y caractersticas de una buena presentacin Es posible que su tema admita varios tipos de estructura, por lo tanto considere distintos enfoques estructurales antes de decidir cul es el mejor. Si, por ejemplo, est realizando una presentacin sobre cmo construir la repisa perfecta, puede organizar su exposicin con una estructura cronolgica o temtica. Si opta por la cronolgica, describir la secuencia de acciones necesarias para armar una repisa. En la temtica, por su parte, puede cubrir tres puntos importantes como la seleccin de materiales y herramientas, construccin y acabado de las repisas, y limpieza y almacenamiento adecuado de sus objetos. Nota: Independientemente de la estructura organizacional que elija, asegrese de mantenerla a lo largo de toda la presentacin. Para finalizar, te proporcionamos una serie de sugerencias para mejorar tus presentaciones: 1. No importa si tu idea revolucionar el mundo. Lo que tienes que hacer, es explicar detalladamente las partes importantes en unos minutos, con un par de diapositivas y pocas palabras por diapositiva. 2. Ser divertido. El recitar simples hechos parcos, sin cualquier pasin o humor, disminuir la probabilidad de que la gente preste atencin. 3. Reducir la velocidad. Los oradores nerviosos e inexpertos tienden a hablar demasiado rpido. Deliberadamente, haz ms lento tu discurso y adele pausas para dar nfasis. 4. Resumen de 15 palabras. Puedes resumir tu idea en quince palabras? Si no, vuelve a escribirla e intenta otra vez. La oratoria es un medio ineficaz para comunicar informacin, as que conoce las quince palabras importantes para as poder repetirlas. 5. No leer. Esta es una nimiedad, pero de algn modo, el PowerPoint hace pensar a la gente que pueden es caparse de ello. Si no conoces tu discurso sin seas, sto no te har ms ameno. Al contrario, esto muestra que realmente no entiendes tu mensaje y ser una gran decepcin a cualquier audiencia que haya puesto confianza en ti. 6. Los discursos son acerca de historias. Si tu presentacin va a ser larga, explica tus puntos a travs de historias cortas, chistes y ancdotas. Los grandes oradores saben cmo usar una historia para crear una conexin emocional entre sus ideas y la audiencia. Educacin Superior Abierta y a Distancia

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3.3.2. Estructura y caractersticas de una buena presentacin 7. Prctica. Jntate con maestros y amigos para practicar tus habilidades oratorias con regularidad delante de una audiencia. No slo ser un tiempo de diversin, sino que te har ms competente y confiado cuan do tengas que acercarte al podio. 8. Organizar la informacin de forma lgica, de acuerdo a la estrategia comunicativa trazada a la hora de transmitir la idea o el discurso. 9. Una regla de oro en esta materia es que, para que una presentacin sea til y recordada, deber cumplir con las tres Is: Interesar, Instruir, Incentivar. Los diseos vistosos pueden opacar el mensaje y distraer la atencin. 10. No debe faltar una impresin en papel de la presentacin; en caso de fallar la tecnologa, tendrs una alternativa que te permita continuar la exposicin.

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