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INTRODUCCIN

Imagine tener que preocuparse y ocuparse en su giro comercial, que en los tramites que hay detrs de todo esto. Se ha dado cuenta de la cantidad de tiempo que consume en el telfono para poder comunicarse con su socio comercial, confirmar la cita de entrega de sus productos, aclaraciones de facturas o datos errneos durante el proceso de compra venta? Y que hay del tiempo consumido en un centro de distribucin descargando productos o en el banco haciendo largas filas para realizar sus pagos, sin olvidar los tiempos consumidos de traslado para recoger o entregar documentos o mercancas? Ms aun ha pensado en los costos que esto acarrea? Gastos administrativos, de transporte y gastos que no fcilmente se detectan como las aclaraciones por rdenes errneas, los gastos de captura a sus sistemas administrativos etc. Imagine no tener que preocuparse por los horarios para recoger sus rdenes de compra u ordenes de compra u ordenes de pago o para dar de alta ante el Seguro Social a sus trabajadores.

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Qu es Intercambio Electrnico de Informacin (EDI)?

EDI (Electronic Data Interchange) es el intercambio electrnico de datos estructurado de computadora a computadora y de aplicacin a aplicacin, utilizando un formato estndar para los documentos comerciales. El Intercambio Electrnico de datos (EDI) surge por la necesidad de integrar documentos comerciales de una empresa, desde la alineacin de datos, ordenes de compra y envos de mercancas, hasta la factura y el envi de mercancas, hasta la factura y el pago de la misma directamente a sus sistemas administrativos con intervencin mnima o nula del ser humano; de esta forma, las empresas disminuyen costos y tiempos haciendo mas productivas sus transacciones comerciales.

Estndares. Comunicacin: Estndares para la construccin de mensajes a

intercambiar ANSI, ASC, X12, UN/ EDIFACT, y XML (GS1 e-COM) Identificacin: Estndares para la identificacin por medio de cdigo de barra a artculos (GTIN-13 (EAN13), GTIN-12 (UPC-A), ISBN ISSN), unidades de expedicin (GTIN-14(ITF/DUN-14) o GS1-128 (UCC/EDN-128) y ubicaciones (numero de localizacin GLN).

*ANSI( AMERICAN NACIONAL STANDARDS INSTITUTE), EDIFACT( ELECTRONIC DATA ITERCHANGE FOR ADMINISTRATION, COMMERCE AND TRANSPORT, XML (EXTENSIBLE MARKUPLANGUAGE)

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Beneficios del EDI. COSTOS. Reduccin en costos de inventario. Reduccin en costos administrativos. Reduccin en costos de transportacin. Reduccin en costos de oficina. Reduccin en costos de operacin. TIEMPO. Reduccin directa en todo el ciclo de negocio. Intercambio de Informacin a cualquier hora. Menor tiempo en aclaraciones. Reduccin de tiempo en el proceso para dar de alta la informacin en los sistemas administrativos. Menor tiempo dedicado a la conciliacin de diferencias/ errores. Disminucin de tiempo administrativo. EFICIENCIA. Reduccin de los niveles de inventarios y faltantes. Mejor planeacin para recepcin/ embarque. Mejor utilizacin de espacios en almacn. Proyeccin ms exacta de inventarios. Reduccin de errores en los mensajes y las acciones correctivas resultantes. Menores situaciones de rdenes pendientes y devoluciones. Incremento en el nivel de servicios a clientes y proveedores. Automatizacin de la Informacin.

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INCREMENTO EN LA PRODUCTIVIDAD. Mejores decisiones del comprador Tiempo para que los vendedores vendan (en lugar de recoger pedidos). Menos tiempo en la solucin de discrepancias de Ordenes/ Facturas. Mejor informacin sobre el estado de los documentos. Ms oportunidad en compras alternativas. Aumento en la productividad del personal. TIPOS DE EDI
La prestacin de servicios EDI se pueden clasificar en los siguientes tipos: EDI por medio de una Red de Valor Aadido EDI por medio de Internet: Web EDI EDI mediante AS2 EDI subcontratado (outsourced EDI) EDI por medio de una Red de Valor Aadido Bsicamente son servicios de mensajera especializada en documentos mercantiles electrnicos, realizando las tareas de reparto de la informacin en un sistema de buzones electrnicos, tanto sobre protocolos de comunicaciones especializadas (oftp, as2, x.400), como sobre protocolos de comunicaciones estndar (smtp, pop3, http). Dichas soluciones usan una infraestructura de red basada TCP-IP, siendo la red de Internet el principal canal de acceso. El servicio de acceso a Internet mediante el cual los clientes acceden a los servidores, lo contratan al operador que ellos estimen oportuno. Las Redes de Valor Aadido de los proveedores de servicios EDI son redes privadas en las que se puede intercambiar informacin EDI con seguridad. Dos empresas interesadas en intercambiar datos comerciales, por ejemplo facturas, debern abrir una cuenta con un proveedor EDI que acta como buzn electrnico de los documentos. La empresa remitente se conecta con el proveedor de servicios EDI y enva las transacciones al buzon del destinatario, donde se almacenarn. En este punto, la empresa remitente se puede desconectar del servicio. Cuando convenga al destinatario, se conectar al proveedor de servicios EDI y recibir las transacciones. Muchos de los proveedores de servicios EDI

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ofrecen un servicio de alertas que informa al remitente que el destinatario recibi los mensajes y le indican si tiene mensajes pendientes. El buzn electrnico de cada cliente se encuentra alojado en los servidores que tenga el prestador del servicio EDI en su centro de procesos de datos, cuyo principal acceso suele ser la red de Internet. El acceso y conexin a Internet del CPD del prestador del servicio EDI estar contratado con operadores de servicios de comunicaciones electrnicas. Los prestadores de servicios EDI suelen ofrecer otros servicios complementarios como gestionar EDI externalizado, formacin de comunidades sectoriales de interesados para que sus clientes puedan integrar sus sistemas sin complicaciones. Los clientes suelen preferir tener servicios EDI externos por las razones siguientes: Ofrecen servicios de mensajera; los interesados por medio de un protocolo de intercambio de ficheros envan mensajes EDI al proveedor de servicios quien los deposita en el buzn del destinatario, certificando la hora de la transaccin. 1. Actan como terceras parte confiables que inspeccionan y autentifican los mensajes y verifican la identidad de los interlocutores. 2. Proporcionan un registro de todas las transacciones y de los mensajes asociados 3. Pueden notificar va email de la llegada de mensajes al buzn EDI 4. Suelen ofrecer otros servicios como respaldo de datos, recuperacin y otros similares. EDI por medio de Internet (webEDI) Los documentos EDI se pueden enviar por internet con plena seguridad. Los protocolos ms usuales son File Transfer Protocol Secure (FTPS), Hyper Text Transport Protocol Secure (HTTPS), y AS2. Gracias a Internet cualquier empresa, independientemente de su tamao y ubicacin puede incorporarse a una cadena de produccin. Muchas empresas han des localizado su produccin tradicional a pases emergentes como China, Europa del este o Extremo Oriente. El Web EDI les permite interactuar con sus proveedores y clientes sin tener que implementar una infraestructura EDI compleja. En su modalidad ms sencilla el webEDI permite que pequeas empresas reciban, procesen, creen y gestionen documentos electrnicos mediante un sencillo navegador web. Este servicio transformas sus datos al formato EDI y lo enva a su corresponsal

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comercial. Suelen emplear formularios prefijados. Las transacciones se reciben, editan y envan mediante una pgina web, tan sencilla como un email. Los documentos EDI, las facturas y documentacin de transporte se envan sin tener que instalar ms software. Basta tener una conexin a Internet. Una de sus ventajas es que se puede acceder desde cualquier parte del mundo sin que sea preciso tener un especialista en software.. Generalmente la arquitectura WebEDI tiene una forma de ncleo y radios ("hub and spoke"), de modo que las grandes empresas y los proveedores de servicios conforman los ncleos y las pequeas empresas los radios. EDI mediante AS2 Uno de los procedimientos mas usados para transportar datos seguros en internet es AS2. Un sistema AS2 tiene una estructura cliente-servidor. Bajo AS2 cada mensaje se recubre de una envoltura segura y encriptado, con certificados digitales. En los enlaces propuestos ms abajo vern un White Paper al respecto.

El implementar un sistema EDI interno puede resultar largo y complejo. Las empresas grandes suelen tener departamentos de informtica y pueden integrar su sistema EDI con diferentes sistemas de back-office tanto para su uso interno como para sus proveedores y clientes. Sin embargo, esas frmulas pueden resultar inalcanzables para las pequeas empresas, sobre todo cuando lo nica que desean es intercambiar informacin de pedidos con sus proveedores y/o clientes.

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Las pequeas y medianas empresas pueden resolver el problema mediante un servicio AS2 externo. La siguiente figura muestra la diferencia entre implementar un sistema AS2 propio (izquierda) y externalizado (derecha).

Los puntos fuertes de la opcin AS2 externalizada son: Se cumple la normativa AS2 sin necesitar infraestructura, gastos y especialistas. Se conectan como prefieran No se necesita software AS2, ni hardware, firewalls, especialistas, etc. La empresa externa configura el servicio, hace las pruebas y suele tener un help desk para atender los problemas que puedan surgir. EDI Externalizado Y, finalmente, se puede externalizar el servicio EDI con un proveedor externo. En los enlaces de ms abajo encontrar un White Paper al respecto, tambin puede visitar sitios como: B2B Managed Services Microsite.

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