Trucos y consejos para el uso de Microsoft Word

Ideas y cosas tiles para aprovechar todas las funciones y posibilidades del editor de texto ms usado en internet. Resolver conflictos frecuentes. Configurarlo y personalizarlo a nuestro gusto. Comandos y mtodos del teclado para facilitar su uso. Lograr que los documentos creados se vean correctamente en otros equipos y sean compatibles con versiones diferentes del programa.

Microsoft Word es el editor de texto ms popular y usado en la PC. Nos permite crear y editar documentos que pueden ser guardados en varios formatos ya sea TXT (texto), DOC o DOCX (las ms recientes versiones), RFT y otros. Es parte del paquete de programas Office de Microsoft, que tambin incluye Excel, PowerPoint, Access y otras aplicaciones. Con Word es posible agregarle al texto de los documentos creados imgenes, tablas, diagramas, etc. para hacerlos ms funcionales. Usar Word es bastante sencillo, aun si no se poseen conocimientos previos, no obstante existen varios trucos, tips y ajustes que pueden facilitar su empleo por los que no estn familiarizados en su uso. Ese es el objetivo de este artculo.

Realizar tareas en Word con el teclado

Word posee una serie de comandos o mtodos abreviados del teclado, que facilitan realizar rpidamente muchas de las tareas, que de otra forma seria necesaria acudir a los mens. Aunque son varios, algunos de los comandos ms usados son los siguientes. Lee ms abajo como conocerlos todos y crear los tuyos propios. Crear un documento en blanco = CONTROL + U Guardar los cambios en un documento = GONTROL + G Guardar como = F12 Imprimir = CONTROL + P Seleccionar solo una palabra = Dos clics con el mouse. Seleccionar una oracin = Presionar la tecla CONTROL y dar un clic con el mouse en la oracin. Seleccionar un prrafo = Tres clics seguidos con el mouse. Seleccionar el documento completo = CONTROL + E Seleccionar hasta el punto de insercin = Dos clics seguidos con la tecla F8 y marcar con el mouse el punto hasta el que se desea seleccionar. Poner el texto seleccionado en negrita = CONTROL + N Poner el texto seleccionado en cursiva = CONTROL + K Subrayar el texto seleccionado = CONTROL + S Quitar todos los atributos del texto seleccionado = CONTROL + ESPACIO (barra espaciadora) Centrar prrafo = CONTROL + T Alinear prrafo a la derecha = CONTROL + D Alinear prrafo a la izquierda = CONTROL + Q Alinear prrafo justificado = CONTROL + J Cambiar el estilo de un prrafo. Selecciona el texto del prrafo y usa las siguientes teclas: Aplicar el estilo de Ttulo 1 = CONTROL + SHIFT + 1 Aplicar el estilo de Ttulo 3 = CONTROL + SHIFT + 3 Aplicar el estilo Normal = CONTROL + SHIFT + A Copiar el estilo de un prrafo. Para copiar solo el estilo que posee un prrafo (color, fuente, etc.) selecciona el texto y usa las teclas CONTROL + SHIFT + C, a continuacin selecciona el prrafo en el cual se desea emplear el estilo y usa las teclas CONTROL + SHIFT + V.

Cambiar el espaciado o interlineado de un prrafo. El espaciado o interlineado es el espacio que separa las lneas de texto. Para cambiarlo selecciona el prrafo y usa los siguientes mtodos. CONTROL + 1 = Espaciado normal CONTROL + 2 = Espaciado de dos lneas CONTROL + 5 = Espaciado de 1.5 lneas CONTROL + 0 = Agregar o quitar espacio de una lnea antes del parrafo. Cambiar un prrafo de posicin en un documento . Se puede cambiar la posicin de un prrafo en un documento sin tener que cortar y pegar. Para hacerlo solo selecciona el texto, presiona al mismo tiempo las teclas SHIFT y ALT y utiliza las teclas de las flechas de arriba y abajo para mover el prrafo dentro del documento. Seleccionar el estilo de la fuente = CONTROL + SHIFT + M Convertir texto en Maysculas o en minsculas = SHIFT + F3 Este mtodo permite alternar entre tres opciones diferentes: Maysculas, minsculas y capitalizar, o sea que la primera letra de cada palabra sea en maysculas, por ejemplo: UN EJEMPLO -> un ejemplo -> Un Ejemplo Introducir comentarios en el texto. Marcar con el cursor el lugar donde se desea insertarlo y utilizar las teclas = CONTROL +ALT + A Introducir una nota en el documento. CONTROL + ALT + O = Crea una nota al final de la hoja CONTROL + ALT + L = Crea una nota al final del documento Insertar la fecha y hora en un documento. ALT + SHIFT + F = Inserta la fecha en el documento. ALT + SHIFT + H = Inserta la hora en el documento.

Cmo conocer y crear nuevos mtodos abreviados del teclado de Word?

Da un clic en la pestaa Archivo -> Opciones En Personalizar cinta de opciones presiona el botn Personalizar. En Categoras escoge: "Todos los comandos" En Comandos ve seleccionando y mirando las Teclas activas que

corresponde a cada uno de ellos. Tambin en la misma ventana puedes crear tus propios comandos y al guardar la plantilla Normal, los tendrs disponibles en otro equipo y despus de reinstalar el programa. En el siguiente ejemplo se asignan las teclas Control+I al comando: "Insertar tabla"

Como realizar otras tareas en Word

Como traducir palabras con Word
Word instala un diccionario bsico en varios idiomas que permite traducir no prrafos, pero si palabras aislada y frases efectivamente, sin salir del programa y sin tener que conectarse a internet. Para hacerlo escoge una de las opciones en: Men: Revisar -> Traducir Traducir documento = Traduce todo el documento en internet Traducir texto seleccionado = Traduce rpidamente una palabra que se haya seleccionado previamente.

Como insertar una marca de agua en un documento

Una marca de agua es un mensaje semitransparente que se ve detrs del texto, que permite mostrar un mensaje de su creador, que aunque no forma parte del contenido, se usa para transmitir de forma imperiosa una advertencia. Word incluye marcas de agua predeterminadas que se pueden utilizar como: CONFIDENCIAL, NO COPIAR, BORRADOR, etc. Tambin se puede usar el texto que se desee. Para insertar una marca de agua utiliza: En Word 2007/2010 = Diseo de pgina -> Marca de agua En Word 2003 y anteriores = Formato -> Fondo -> Marca de agua impresa

Proteger los documentos de Word con una contrasea

Puedes proteger tus archivos con Word, asignando a cualquier documento una contrasea para poder abrirlos y otra para poder modificar o editar su contenido. En el men "Archivo" escoge: "Guardar como". Da un clic en "Herramientas" y selecciona: "Opciones generales" Puedes establecer una contrasea para abrir el archivo y una para modificarlo (opcional). Tambin puedes hacerlo en Men -> Informacin -> Proteger documento.

Como guardar un documento de Word como un archivo PDF

Los archivos PDF (Formato de documento porttil) se utilizan con frecuencia, porque siempre los documentos guardados en dicho formato se ven con el formato y las fuentes correctas, incluso si el que lo va a leer no tiene el programa que usamos para crearlo. Tambin es un formato que funciona en diferentes plataformas. En las versiones de Word ms recientes es posible guardar cualquier documento en formato PDF. Para verlo posteriormente, en Windows 7 y sistemas anteriores es requisito tener instalado en el sistema el programa Acrobat Reader que se puede descargar gratis desde el sitio de Adobe.

En Windows 8 no es necesario ya que el sistema incluye Lector, una aplicacin que lee los PDF. Para crear un PDF de un archivo de Word haz lo siguiente: En el men Archivo escoge: "Guardar como" En Tipo escoge: "PDF" Si piensas publicar el PDF en internet usa la opcin: "Tamao mnimo".

Como cambiar la plantilla predeterminada de Word

Al crear un nuevo documento en blanco, Word utiliza la configuracin que posee la plantilla predeterminada del programa, valores como el tamao de la pgina en A4, la orientacin, la fuente, el tamao de la fuente, etc. estn guardados en un archivo llamado Normal.dot o Normal.dotx y Normal.dotm (con macros) en las versiones ms recientes. Si necesitas que cada vez que hagas un nuevo documento, tenga un formato especifico personalizado a tus necesidades, es fcil, hazlo de la siguiente forma: Crea un nuevo documento (CONTROL + U), sin escribir nada cambia el tamao, la orientacin o cualquier otro valor. Escoge Guardar como En Nombre escribe: "Normal" En Tipo selecciona uno de los siguientes de acuerdo a tu necesidad y a la versin de Word instalada: Plantilla de Word (*.dotx) Plantilla habilitada con macros (*.dotm) Plantilla de Word 97-2003(*.dot) Guarda el archivo en el escritorio y cierra el programa. Mueve el archivo creado a su ubicacin predeterminada, que es: En Windows XP: C:\Documents and Settings\NombreDeUsuario\Application Data\Microsoft\Templates En Windows Vista y 7: C:\Users\NombreDeUsuario\AppData\Roaming\Microsoft\Templates No es necesario sobre escribir ni eliminar el archivo original del programa, solo cmbiale el nombre para tenerlo como respaldo.

Una copia de la plantilla creada podrs guardarla en otra ubicacin, para en caso de reinstalar el sistema operativo en otra ocasin, poder utilizarla.

Consejos para usar Microsoft Word

Insertar imgenes en la posicin correcta en Word
Al insertar una imagen en Word, si no se alinea en la posicin que se necesita, mantn presionada la tecla ALT y mueve simultneamente la imagen.

Conocer los datos del formato de un prrafo de texto en Word

Para conocer rpidamente qu formato de fuente y prrafo tiene un bloque de texto seleccionado, usa las teclas AHIFT + F1.

Repetir automticamente un bloque de texto en varios documentos

En los casos que se necesita regularmente insertar un bloque de texto, puede hacerse utilizando la funcin Autotexto. Para usarlo selecciona el bloque de texto y usa las teclas ALT + F3, se guardar la seleccin en la plantilla Normal y en lo adelante solo se necesita escribir el encabezado y oprimir la tecla Enter para insertar el bloque guardado.

Mantener varias palabras agrupadas

En ocasiones se desea que varias palabras en un documento se mantengan siempre en la misma lnea, o sea que no se separen aunque haya un salto de lnea, es necesario en fechas, un lema, insignia, etc. Para lograrlo en el espacio que existe entre cada palabra, inserta un espacio especial que se logra con las teclas: CONTROL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA.

Enlazar documentos de Excel con documentos de Word de forma dinmica

Insertar en Word cualquier tabla creada en Excel es algo sencillo, solo necesitamos copiar los elementos y pegarlos en un documento de Word. En ocasiones los datos de las hojas de clculo que hemos creado en Excel los modificamos regularmente por lo que tendremos que tambin modificar el documento en Word correspondiente. En esos casos podemos enlazar ambos documentos de forma tal que al abrir el documento de Word se actualice automticamente y refleje los datos actuales de la hoja de clculo de Excel. Es algo sencillo, para logarlo solo debemos pegar los datos de Excel en Word de forma diferente. 1- Copia los datos de la hoja de Excel. 2- Abre el documento de Word, da un clic en la zona inferior del icono "Pegar" en la barra de herramientas. Escoge: "Pegado especial..." En la ventana de opciones que se abre selecciona: "Hoja de clculo de Microsoft Excel Objeto". Presiona "Aceptar". Comprueba modificando la tabla que ahora los datos se actualizan, si no es as presiona "Actualizar vinculo". Ten presente que a partir de ese momento los dos documentos no deben moverse a otro directorio o hacerlo los dos al mismo tiempo, para no romper el vnculo.

Lograr que los documentos se vean correctamente en otros equipos

Guardar los documentos en compatibilidad con versiones anteriores
Las versiones posteriores al paquete de Office del 2007 usan la nueva extensin de archivo DOCX en vez de la tradicional DOC. Los documentos guardados de la forma predeterminada no funcionarn en equipos que tengan instaladas versiones de Office anteriores. Para evitarlo usa Guardar cmo y en Tipo escoge: "Documento de Word 97/2003 (*.doc)"

Como lograr que las fuentes empleadas en un documento se vean en otro equipo
En ocasiones es necesario usar en un documento fuentes que no se tiene la seguridad que se mostrarn correctamente al abrir dicho documento en otro equipo. Podemos solucionarlo incrustando las fuentes en el documento. Para eso al guardarlo escoge la opcin Guardar como, en el men Herramientas, Opciones al guardar marca la casilla: "Incrustar fuentes en el archivo". Para reducir su tamao podrs usar las otras dos opciones: Incrustar solo los caracteres utilizados y No incrustar fuentes del sistema .

Imprimir documentos en Microsoft Word

Como imprimir varias pginas en un hoja
Un documento que consta de varias pginas, es posible imprimirlo en solo una en caso que se desee solo una muestra del estilo, para eso usa

CONTROL + P y escoge en Paginas por hoja la cantidad (hasta 16), se imprimir una especie de miniaturas.

Imprimir varios documentos sin abrirlos

En el men escoge Abrir, navega hasta la ubicacin de los documentos y si son varios seleccinalos manteniendo presionada la tecla CONTROL, da un clic derecho en ellos y escoge: Imprimir.

Imgenes prediseadas de Office

La Imgenes prediseadas, pequeos diagramas usados para insertar en los documentos de Word y otros programas de Office, se guardan en la siguiente ruta, se pueden incluir en dicha carpeta otras imgenes para posteriormente cargarse desde la interface del programa. C:\Archivos de programa\Microsoft Office\MEDIA\

Cmo abrir y editar archivos .DOCX en versiones anteriores de Word

Las ltimas versiones de Microsoft Office, usan de forma predeterminada nuevas extensiones de archivo aunque siempre es posible usar las tradicionales. Word usa en vez de DOC = DOCX Excel en vez de XLS = XLSX Power Point en de PPT = PPTX Si an utilizas Microsoft Office 2001, 2003 o Microsoft Office XP, para poder abrir y editar documentos creados en versiones ms recientes, debes descargar e instalar el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office, para formatos de archivos de Word, Excel y PowerPoint 2007 desde el sitio de Microsoft.

El link es el siguiente: Descargar Paquete de compatibilidad de Microsoft Office