Secretaria Do

Desenvolvimento Profissional em Secretariado
FIEG - FEDERAO DAS INDSTRIAS DO ESTADO DE GOIS SENAI - SERVIO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL SESI - SERVIO SOCIAL DA INDSTRIA
DEPARTAMENTO REGIONAL DE GOIS Paulo Afonso Ferreira Presidente da Federao das Indstrias do Estado de Gois Presidente do Conselho Regional do SENAI e do SESI de Gois Diretor Regional do SESI de Gois Paulo Vargas Diretor Regional do SENAI Superintendente do SESI Manoel Pereira da Costa Diretor de Educao e Tecnologia do SESI e SENAI Cristiane dos Reis Brando Neves Gerente de Tecnologia e Inovao do SENAI talo de Lima Machado Gerente de Educao Profissional do SENAI ngela Maria Ferreira Buta Gerente de Educao Bsica do SESI
Para fazer inscries ou obter informaes sobre os cursos a distncia contactar: www.sesigo.org.br e www.senaigo.com.br

Rebeca Maria Olmos Avelino Goinia/GO 2010
SESI - SERVIO SOCIAL DA INDSTRIA

Recurso didtico elaborado pela docente Rebeca Maria Olmos Avelino, a ser utilizado na Rede SESI de Educao
Equipe tcnica que participou da elaborao desta obra Gois

Manoel Pereira da Costa Diretor de Educao e Tecnologia ngela Maria Ferreira Buta Gerente de Educao Bsica Cristiane dos Reis Brando Neves Gerente de Tecnologia e Inovao Ariana Ramos Massensini Apoio Tcnico
Santa Catarina
FabriCo Reviso Ortogrfica e Normatizao Equipe de Recursos Didticos do Ncleo de Educao a Distncia- SENAI/SC em Florianpolis Design Grfico, Design Educacional, Diagramao e Ilustraes
Ficha Catalografica
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Sumrio
Carta ao Aluno | Apresentao | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referncias |
Carta ao aluno..............................................................................................................................7 Apresentao...............................................................................................................................9 Plano de estudos..........................................................................................................................11 Unidade 1 Origem da Funo e Cdigo de tica do Profissional de Secretariado.....................13 Unidade 2 Perfil do Profissional de Secretariado.......................................................................49 Unidade 3 Caractersticas Importantes para o Profissional de Secretariado............................83 Unidade 4 Trabalho em Equipe e Comunicao. ........................................................................115 Unidade 5 Tcnicas e Rotinas Secretariais.................................................................................151 Sobre o autor . .............................................................................................................................185 Palavras do autor ........................................................................................................................187 Referncias..................................................................................................................................189
| Sumrio
Carta ao Aluno
Apresentao | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referncias |
Prezado aluno, Na perspectiva de que somos convidados a buscar continuamente a aprendizagem, e tendo como referncia inmeras pesquisas indicando que pessoas com maior escolaridade tm diversas oportunidades no mercado de trabalho, o SESI/SENAI Departamento Regional de Gois, atento a essas demandas, desenvolve cursos de aperfeioamento profissional na modalidade Educao a Distncia (EaD). Com isso, objetivamos democratizar o acesso educao, possibilitando uma aprendizagem efetiva e autnoma, em que voc, aluno, no precise se ausentar do trabalho ou de casa para ampliar seus conhecimentos.Vale ressaltar que os cursos de Educao Continuada na modalidade EaD foram criados tendo em vista as atuais demandas de qualificao. Por isso, oferecemos a voc cursos de informtica bsica, geo-histria, novas regras ortogrficas, empreendedorismo, educao ambiental e outros. Dessa forma, este material foi preparado para auxili-lo em seus estudos, contribuindo como fonte de pesquisa e consulta, estando disponvel nas bibliotecas do SESI e do SENAI em Gois. Desejamos sucesso em sua caminhada e que voc continue sendo parceiro na promoo contnua de uma educao de qualidade.
| Sumrio | Carta ao Aluno
Apresentao
Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referncias |
Seja bem-vindo ao curso Desenvolvimento Profissional em Secretariado, que tem como objetivo atender a necessidade de formao profissional do secretrio e de consolidao das habilidades e competncias necessrias para a atuao nessa rea, devido crescente demanda do mundo do trabalho por profissionais capacitados e atuantes. Em nosso cotidiano, percebemos que o secretrio um profissional que faz parte constante do dia a dia da grande maioria das organizaes. Antigamente, os secretrios tinham a funo de meros recepcionistas, sem autonomia. Hoje, as empresas precisam de secretrios para assessoria de seus gerentes e executivos nesse mundo de trabalho gil e globalizado. No decorrer deste curso, voc conhecer a origem da profisso, o perfil do profissional e as caractersticas importantes a serem trabalhadas. Tambm conhecer tcnicas e rotinas que fazem parte do dia a dia desse profissional. Que a sua aprendizagem acontea por meio de descobertas e seja bastante significativa. Bons estudos! Rebeca Maria Olmos Avelino
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Plano de Estudos
Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referncias |
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
Geral
Desenvolver habilidades interpessoais e atividades inerentes funo de secretrio.
Especficos
Conhecer as principais tcnicas e rotinas utilizadas no dia a dia do profissional de secretariado;. Compreender a importncia da aplicao prtica do contedo estudado;. Avaliar a mudana do perfil do profissional de secretariado.
METODOLOGIA DE ESTUDOS
Este curso est dividido em cinco mdulos de estudos, cada um contendo cinco aulas. O curso foi elaborado de forma a desenvolver suas habilidades e competncias operacionais. Assim, em todo o contedo, voc encontrar os personagens do curso apresentando tpicos importantes, que estaro disponveis para explorar conceitos e aspectos centrais dos assuntos estudados. Deste modo, dedique momentos do seu dia para o estudo. Nossa sugesto de no mnimo uma hora por dia em local calmo e arejado. Lembre-se de fazer um pequeno intervalo de dez minutos nesse momento de estudo. Faa da sua aprendizagem uma construo significativa, utilizando a teoria para uma prtica profissional com excelncia. Prepare-se para iniciar esta trajetria e enriquecer seus conhecimentos!
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Origem da Funo e Cdigo de tica do Profissional em Secretariado
Origem da Funo e Cdigo de tica do Profissional em Secretariado
Mdulo 4
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Mdulo 1| Origem da Funo e Cdigo de tica do Profissional em Secretariado
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Ao final deste mdulo, voc ter subsdios para: conhecer a origem da funo de secretrio; compreender as leis que regulamentam a profisso; identificar as funes do secretrio dentro do atual cenrio das organizaes; analisar o cdigo de tica do profissional em secretariado, com nfase nos direitos e deveres desse profissional; utilizar ferramentas para se apropriar das novas tendncias; analisar novos valores para se adequar nova realidade.
Aulas
Acompanhe neste mdulo o estudo das seguintes aulas: Aula 1 Origem da funo Aula 2 As funes do secretrio Aula 3 Cdigo de tica profissional Aula 4 Assimilando as novas tendncias Aula 5 Novo mix de valores profissionais e pessoais do secretrio
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PARA INCIO DE CONVERSA

Lembre-se das organizaes que voc conhece. Voc vai perceber que a grande maioria das empresas existentes possui um secretrio em seu quadro profissional. Esse profissional parte indispensvel do mundo empresarial. Neste mdulo, voc ver como surgiu essa profisso, sua regulamentao, seu cdigo de tica e seus valores. Bons estudos!
Aula 1 A ORIGEM DA FUNO

A origem da profisso de secretrio nos remete histria das civilizaes.
Voc j assistiu a filmes de poca?
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H centenas de anos, na civilizao egpcia, na poca dos faras, surgiram os escribas, que so definidos como os primeiros secretrios. A funo dos escribas era assim descrita no Livro dos Provrbios:
O escriba o homem que domina a escrita, faz as contas, classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que capaz de receb-las por escrito e que, por conseguinte, naturalmente encarregado de sua execuo. (MSD Editora, 2003, p. 10)
Antigamente, era uma funo normalmente realizada por homens. Hoje, percebe-se que, em sua maioria, so mulheres que buscam a carreira de secretria. Com o passar dos anos, ocorre a Revoluo Industrial e o nascimento das empresas e indstrias em todo o mundo. Assim, ressurgiu a profisso de secretrio.
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No Brasil, a profisso surgiu na dcada de 1950, juntamente com cursos profissionalizantes da rea, como datilografia e tcnico em secretariado. A profisso se expandiu nos anos de 1960 e 1970, e nos anos de 1980 foi regulamentada pela Lei no 7.377, de 30 de setembro de 1985.
A regulamentao trouxe grandes avanos para a profisso, como o estabelecimento dos critrios para atuar como secretrio e a exigncia de formao. Mas a lei tambm foi muito criticada: ela s considerava secretrio o profissional que exercesse a profisso h cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados. Assim, a maioria dos secretrios foi excluda e prejudicada pela lei de regulamentao de sua profisso. A referida lei foi alterada em 11 de janeiro de 1996, por meio da Lei no 9.261, resolvendo esse impasse.
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As referidas leis fazem as distines entre os profissionais secretrio executivo e o tcnico em secretariado, e estabelecem as atribuies destes.
No Brasil, os secretrios tambm possuem cdigo de tica profissional e sindicatos estaduais.
Poucos pases no mundo possuem uma lei que regulamente essa profisso e cdigo de tica1 especfico. Isso resultado da forte atuao do profissional brasileiro. Esse enfoque inicial importante, e voc deve ter em mente esse contexto para sua formao, pois somos seres histricos, produzimos histria e somos produtos da histria. A profisso possui um cdigo de tica e uma legislao que a regulamenta, sendo uma vitria da organizao da classe. A valorizao profissional advm dessa organizao que levou a vitrias no decorrer do referido percurso histrico. Na prxima aula, voc acompanhar as funes do secretrio no exerccio de sua funo e suas atribuies no cotidiano profissional. Preparado para continuar explorando o conhecimento? Ento, vamos em frente!
1 Cdigo de tica - instrumento que busca orientar as aes dos profissionais e explicar a postura social da profisso.
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Aula 2 AS FUNES DO SECRETRIO
Imagine que voc conhece um secretrio e j esteve em alguma organizao, e, enquanto aguardava, pde observar a rotina de trabalho desse profissional.
A rotina um tanto dinmica, mas, desde que organizada, pode ser realizada como tarefas simples de serem executadas. Alm das atribuies dirias, no decorrer do dia, o secretrio se depara com situaes inesperadas nas quais ter que pensar rpido e inteligentemente para sanar problemas inerentes assessoria de seu superior e sua prpria funo. A globalizao2 deixou o mercado e a dinmica de trabalho complexos, novas exigncias se fazem presentes e traam um novo perfil para as organizaes e, consequentemente, novas funes aparecem nesse contexto.
2 Globalizao: processo de integrao econmica, social, cultural e de poltica global.
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So funes do secretrio atual

a. Atuar como um filtro do seu chefe imediato. b. Verificar diariamente a prpria agenda e a do seu superior, alertando-o dos seus compromissos. c. Marcar novos compromissos, de acordo com a agenda e com o respaldo de seu chefe. d. Despachar a correspondncia. e. Redigir documentos solicitados, envi-los quando necessrio e receber documentos. f. Atender telefonemas e passar as ligaes mediante autorizao do seu superior. g. Fazer as ligaes solicitadas. h. Marcar e preparar reunies. i. Conhecer com veemncia o ramo de negcio da organizao em todos os seus detalhes. j. Conhecer a estrutura organizacional da empresa (do alto escalo ao baixo). k. Dar opinio quando solicitado. l. Tomar decises quando autorizado. m. Ter uma viso global do funcionamento da organizao. n. Saber comunicar-se bem. o. Conservar o bom humor.
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Entendendo as funes
Para atuar como um filtro necessrio destreza: voc precisa saber os passos do seu superior dentro da organizao e combinar com ele as situaes que precisam ser passadas para resoluo e o que voc pode resolver. No so todas as pessoas e ligaes que o seu chefe vai atender, assim, necessrio atender bem e filtrar o que a pessoa deseja para encaminhar ou no ao seu superior.
A primeira coisa a ser feita diariamente verificar as agendas.
Por que esse procedimento importante?
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E se seu chefe telefona para voc e avisa que s vai chegar s 10h, mas na agenda tem uma reunio com os diretores dos departamentos marcada para as 9h?
De posse da agenda, voc pode alert-lo sobre esse compromisso. sua funo saber dos compromissos do seu superior.
Os compromissos devem ser agendados mediante autorizao, sendo necessrio observar se j no existe algum compromisso no mesmo dia e horrio. Se voc responsvel pelo agendamento do compromisso, seja bastante cuidadoso e observador para que no haja falhas. As correspondncias devero ser diariamente selecionadas e despachadas ao seu superior. Caso seja necessrio responder alguma, tambm sua funo redigir e enviar a resposta. A redao de documentos empresariais uma das funes do secretrio.
O atendimento ao telefone deve ser minucioso: necessrio saber atender bem e procurar descobrir as necessidades do seu interlocutor.
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Voc mesmo poder resolver diversas questes mediante poucas perguntas, assim, voc atuar como um filtro, passando ao seu superior somente as ligaes que forem necessrias. interessante que voc faa as ligaes necessrias para seu superior e as transfira, informando antes com quem ele vai falar e qual ser o assunto.
Quando seu chefe pedir para voc marcar uma reunio, no basta anot-la na agenda. necessrio contatar e confirmar todas as pessoas que devero estar presentes. O segundo passo organizar a sala para a reunio e cuidar para que a estrutura fsica e os materiais necessrios estejam em ordem.
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Imagine a seguinte situao:
Voc recm-contratado em uma empresa farmacoqumica para secretariar o presidente. A nica coisa que voc sabe sobre a empresa que ela produz o remdio que voc toma para dor de cabea. Uma semana aps comear a trabalhar, seu chefe recebe uma visita de empresrios de outro estado, e, enquanto aguardam, eles perguntam para voc: Quando foi fundada a empresa? Qual o medicamento mais vendido e em que tipo de tratamento ele auxilia? Nesse momento, voc vai lembrar apenas da sua dor de cabea.
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Esteja sempre preparado para essas situaes: leia, pesquise, pergunte tudo que puder para conhecer o tipo de negcio e toda a estrutura organizacional.
Sua opinio importante e deve ser compartilhada, porm, saiba o momento certo de expla. Ningum gosta de pessoas inconvenientes, portanto, espere as oportunidades surgirem. necessrio tomar certas decises visando a manter o bom andamento do seu departamento. Existem ocasies em que voc ter que decidir algo. Procure saber o perfil do seu superior, converse com ele e verifique que tipos de decises ele autoriza que sejam tomadas por voc. A comunicao importante em todos os patamares sociais. Em uma organizao, fundamental uma comunicao clara e precisa para que no haja confuso e transtornos posteriores. Uma informao errada pode acarretar prejuzos. Comunicar-se bem engloba o domnio de todos os meios de comunicao inerentes sua funo, incluindo as tecnologias de informao e comunicao. Ter bom humor fundamental para o convvio interpessoal. Sorrir tambm importante.
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O secretrio que atenda as atuais demandas de mercado deve ser polivalente, saber assessorar, ser proativo, flexvel, responsvel, possuir bomsenso, ter iniciativa, ser dinmico e dominar as tecnologias inerentes ao seu trabalho.
Conhecendo algumas das funes do secretrio, voc pode compreender melhor as novas atribuies exigidas pelo mercado.
Percebeu o quanto importante cumprir corretamente suas funes para obter xito no trabalho?
Na prxima aula, voc conhecer o cdigo de tica e sua importncia para a profisso. Rena entusiasmo e disciplina para prosseguir descobrindo novos conceitos.
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Aula 3 CDIGO DE TICA PROFISSIONAL
Voc sabia que a maioria das profisses regulamentadas possui um cdigo de tica? Voc sabe o que significa a palavra tica?
Pense um pouco nesse termo e em seu significado na sua vida.
A palavra tica vem do grego ethos, que pode ter duas tradues: costume ou carter. uma designao geral sobre aquilo que bom, principalmente para o coletivo. So os valores e princpios que norteiam a conduta humana.
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Nesta aula, voc ter a oportunidade de conhecer o cdigo e entender sua importncia para o dia a dia da sua profisso.
O cdigo de tica dos profissionais em secretariado

A Federao Nacional dos Secretrios e Secretrias publicou, em julho de 1989, o cdigo de tica do profissional de secretariado. Ele dividido em oito captulos: princpios fundamentais, dos direitos, dos deveres, do sigilo profissional, das relaes entre os profissionais, das relaes com a empresa, com entidades da categoria, e o ltimo captulo trata da obedincia, da aplicao e da vigncia do cdigo de tica. O cdigo de tica uma importante ferramenta que d o direcionamento correto atuao profissional. Se voc j o conhece, ter a oportunidade de relembr-lo; se no, vamos juntos entend-lo.
Sua funo principal fixar as normas dos procedimentos profissionais na realizao de suas funes e nas relaes com sua categoria, com o poder pblico e com a sociedade.
O artigo primeiro diz que considerado secretrio a pessoa devidamente credenciada para essa funo, nos termos da lei. A profisso deve ser exercida respeitando os preceitos morais e legais.
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Os direitos dos secretrios so: Garantir e defender as atribuies estabelecidas na Lei de Regulamentao (em caso de dvida, leia novamente a aula anterior e consulte, em nossa biblioteca, a Lei de Regulamentao). Participar de entidades representativas da categoria. Participar de atividades, pblicas ou no, que visem a defender os direitos da categoria. Defender a integridade moral e social da profisso, denunciando s entidades da categoria qualquer tipo de aluso desmoralizadora. Receber remunerao equiparada dos profissionais de seu nvel de escolaridade. Ter acesso a cursos e eventos de treinamento e aprimoramento profissional. Praticar jornada de trabalho compatvel com a legislao trabalhista em vigor.
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So deveres dos secretrios: Considerar a profisso um fim para a realizao profissional. Direcionar seu comportamento profissional sempre a bem da verdade, da moral e da tica. Respeitar sua profisso e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeioamento. Operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicao com o pblico. Ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises, sabendo colocar-se e expressar suas atividades. Procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar o desempenho de suas atividades. Lutar pelo progresso da profisso. Combater o exerccio ilegal da profisso. Colaborar com as instituies que ministram cursos especficos, oferecendo-Ihes subsdios e orientaes. (FEDERAO... 1989).
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Conforme o cdigo de tica profissional, os secretrios devem guardar sigilo das informaes e dos documentos que lhes so confiados e no podem assinar documentos que coloquem em risco sua categoria profissional. Tambm de sua competncia:
manter solidariedade e intercmbio entre os colegas da profisso;
manter um clima agradvel no local de trabalho, no permitindo discrdias; saber respeitar as diferenas individuais e no discriminar cor, raa ou nvel social;
respeitar seus superiores e buscar exercer a liderana com competncia.
Quadro 1 - nome do quadro
O secretrio deve, tambm, identificar-se com a filosofia da empresa e agir como facilitador das relaes interpessoais. No lhe permitido prejudicar outros profissionais, seja em seu ambiente de trabalho ou em qualquer outro local. dever dos secretrios cumprir o cdigo, inclusive no que diz respeito a pagamento de taxas e mensalidades legalmente estabelecidas. O no cumprimento pode acarretar penalidades que vo desde advertncia at cassao do registro profissional.
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A partir de agora, voc j sabe que sua profisso possui um cdigo de tica e pode entender sua importncia para a categoria.
Percebeu, ainda, que existem direitos e deveres a serem cumpridos no exerccio de sua funo. Na prxima aula, o assunto ser as novas tendncias do mercado e de sua profisso. Preparese para um novo passeio ao mundo do conhecimento.
Aula 4 ASSIMILANDO AS NOVAS TENDNCIAS

O mundo globalizado exige que as organizaes se adaptem s novas tendncias mundiais de mercado, em virtude da grande concorrncia. As frmulas e padres comerciais perderam seu espao e, o que percebemos atualmente, um ambiente altamente desafiador e dinmico. Voc, secretrio, como pea fundamental das organizaes, precisa se adequar a esse novo contexto.
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Mas de que maneira isso pode ocorrer?
Renovando-se e atualizando-se de maneira contnua. No basta mais ter uma viso operacional do trabalho, preciso ter uma viso estratgica.
As mudanas mercadolgicas3
As mudanas no ocorrem em um processo rpido: vrios fatores, ao longo de muitos anos, contriburam pra isso.
3 Mercadolgicas: aes voltadas para o mercado.
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Alguns desses fatores so: As diferentes guerras ocorridas no sculo XX. Os avanos tecnolgicos e cientficos. A reestruturao organizacional e os diferentes programas de qualidade inseridos nas organizaes, seja por imposio legal ou por simples modismo. Terceirizaes e quarteirizaes. Parcerias e fuses entre as grandes organizaes. Globalizao. Blocos econmicos. Internet. Valorizao do capital intelectual.
Esses fatores levaram a alteraes radicais no mundo do trabalho, alterando, inclusive, as pessoas em sua essncia e o perfil do profissional do sculo XXI.
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Novas tendncias para o secretrio

O mercado de trabalho exige do secretrio moderno que ele seja um profissional multifuncional. Isso requer o desenvolvimento de habilidades e competncias para atuar, tais como: domnio de idiomas (quanto maior o nmero de idiomas, melhor, mas importante saber principalmente ingls e espanhol) e domnio de novas tecnologias (softwares e sistemas informatizados) para agilizar seu trabalho e melhor atender o cliente e o executivo.
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Voc sabia que existem empresas que, para ganhar tempo e reduzir custos, fazem reunies virtuais e teleconferncias?
Essas reunies so organizadas pelo secretrio. Mudanas geram desconforto. preciso que haja, por parte do secretrio, a escolha e a vontade de mudar. Se voc no se adequa s demandas emergentes, torna-se obsoleto e pode ser facilmente substitudo no mercado. preciso se acostumar constncia das mudanas. Lembre-se da velha mquina de escrever manual e das pilhas de correspondncias que, com o passar do tempo, foram substitudas pelo computador e pelo correio eletrnico, respectivamente. Voc pertence a essa revoluo tecnoglobal e deve saber conviver com ela.
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O mundo globalizado trouxe consigo inmeras mudanas que exigem adequaes pessoais e profissionais para obter xito nessa profisso. Agora que voc j sabe quais so as competncias que o mercado exige, na prxima aula, ver que essas novas tendncias trouxeram consigo novos valores pessoais e profissionais para o secretrio. Vamos adiante? Junte motivao e dedicao e faa da sua aprendizagem um processo de construo de conhecimentos.
Aula 5 NOVO MIX DE VALORES PROFISSIONAIS E PESSOAIS DO SECRETRIO
Voc concorda que o que diferencia os profissionais no mundo de trabalho atual so suas habilidades comportamentais?
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Voc viu, anteriormente, que as habilidades e competncias mudam conforme as necessidades do mercado. Contemporaneamente, as mais valorizadas so: a arte de se comunicar; independncia; adaptao; liderana; criatividade.
Tambm so atributos importantes:
flexibilidade; proatividade; comprometimento com a organizao; ser tico; no ser egosta.
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Mudana de valores sociais
Voc j ouviu falar em complexidade?
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O mundo ps-moderno est assim sendo caracterizado: complexo. Ocorreram mudanas na economia, na poltica e na cultura. Percebe-se, nesse contexto social, uma inverso ou perda de valores. Atualmente, percebemos que a vida no mais se justifica pela busca da liberdade, da justia, da verdade, da felicidade, e sim pelas exigncias liberais de mercado, ou seja, quem manda na sociedade atual o lucro e o poder financeiro.
Inverso de valores no mundo das organizaes

At a dcada de 1990, o secretrio era tratado como mero recepcionista, apenas cumpria tarefas e sua funo era atender telefonemas, organizar agendas, organizar o escritrio e cumprir ordens do chefe. Atualmente, a profisso permite, alis, exige a tomada de decises, ou seja, ter autonomia diante de determinados problemas.
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Uma pesquisa revela como o secretrio das organizaes atuais. Conhea agora o resultado: No deve fazer s o que foi solicitado, deve ir alm do que lhe pedirem. necessrio ter proatividade, surpreender seu superior e trabalhar com o conceito de excelncia. Pensar frente, prever problemas, pensar nas possveis crises e nas solues antes mesmo que essas ocorram. Ter a mente voltada para solues. Saber redigir com perfeio e ter amplo domnio das tecnologias. Ter cuidado ao dizer no, e saber como e quando diz-lo. Evitar atividades pessoais no trabalho. Se necessrio, fazer com o mximo de discrio.
Quadro 2 - faltou nome quadro
O secretrio moderno precisa ser, antes de tudo, crtico dessa nova realidade e perceber o que pode ou no ser feito.
Os valores humanos foram sendo substitudos pelos valores capitalistas, impostos pelo mercado, como a necessidade de vencer sempre e levar vantagem em tudo. necessrio que voc, secretrio, lembre-se de que os valores humanos so os que devem prevalecer.
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Voc nunca pode se esquecer de sua tica pessoal e profissional. Preocupar-se com o outro no deixar seus compromissos profissionais por ajudar algum, trabalhar em equipe, sabendo ouvir e valorizando as opinies dos membros de sua equipe. O comprometimento vale tanto para a vida pessoal como para a vida profissional. Qualquer trabalho que voc se dispe a fazer deve ser realizado com compromisso. Essa a chave do trabalho bem sucedido!
A ordem capitalista mundial est fazendo com que o ser humano mude seus valores humanos para valores de mercado. Porm, lembre-se de que existem valores de convivncia, respeito e solidariedade que no podemos deixar que se percam, a fim de evitar o caos social.
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Para se tornar um profissional competitivo, possuidor de habilidades e competncias inerentes sua profisso, mas sem perder de vista os valores de convvio social, ticos e morais, voc precisa atender as novas exigncias de mercado
O prximo assunto ser o perfil do profissional de secretariado. Com ateno, disposio e disciplina, voc poder experimentar um novo aprendizado.
SAIBA MAIS
Para ampliar seus conhecimentos sobre os assuntos estudados neste mdulo, confira as sugestes a seguir. Lembrese de que outras fontes de pesquisa so importantes para o seu aprendizado!
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Acesse: <http://www.fenassec.org.br/b_osecretariado_lei_regulamentacao.html#lei> e consulte a Norma Regulamentadora Lei no 7.377, de 30 de setembro de 1985, e Norma Regulamentadora Lei no 9.261, de 11 de janeiro de 1996. Voc perceber as distines entre os secretrios de nveis tcnico e superior, e ver as atribuies determinadas por lei para esses profissionais. Acesse: <http://www.fenassec.org.br/b_osecretariado_codigo_etica.html> e consulte o Cdigo de tica Profissional do Secretariado.
COLOCANDO EM PRTICA
Chegou o momento de colocar em prtica os conhecimentos apreendidos. Acesse o ambiente virtual de aprendizagem (AVA) e realize as atividades que preparamos para voc. Faa desse momento uma construo significativa do aprendizado.
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RELEMBRANDO
Neste mdulo, voc conheceu a origem da funo de secretrio, as funes do secretrio e o cdigo de tica profissional. Tambm percebeu a importncia de assimilar as novas tendncias e viu o novo mix de valores profissionais e pessoais do secretrio. Voc aprendeu que a profisso possui um cdigo de tica e uma legislao que a regulamenta, e esse fato uma vitria da organizao da classe. A valorizao profissional advm dessa organizao, que tem levado a vitrias no decorrer do percurso histrico dessa profisso. A globalizao deixou o mercado e a dinmica de trabalho complexos, novas exigncias se fazem presentes e traam um novo perfil para as organizaes e, consequentemente, novas funes aparecem nesse contexto. So vrias as funes do secretrio exigidas pelo mercado, e importante cumprir corretamente suas funes para obter xito no trabalho. Sobre o cdigo de tica profissional, voc verificou que ele uma importante ferramenta que d o direcionamento correto atuao profissional. Sua funo principal fixar as normas dos procedimentos profissionais na realizao de suas funes, nas relaes com sua categoria, com o poder pblico e com a sociedade. A profisso deve ser exercida respeitando os preceitos morais e legais. Voc identificou que o mercado de trabalho exige que o secretrio moderno seja um profissional multifuncional. Isso requer que ele desenvolva habilidades e competncias para atuar. O que diferencia os profissionais no mundo de trabalho atual so suas habilidades comportamentais. E as habilidades e competncias mudam conforme as necessidades do mercado. Por isso, preciso se adequar, no sentido de se tornar um profissional competitivo, possuidor de habilidades e competncias inerentes sua profisso, mas sem perder de vista os valores de convvio social, ticos e morais.
Perfil do Profissional de Secretariado
Perfil do Profissional de Secretariado
Mdulo 4
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Mdulo 2| Perfil do Profissional de Secretariado
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Ao final deste mdulo, voc ter subsdios para: avaliar a importncia de ser excelente no que faz. avaliar a relao tempo x excelncia. compreender o conceito de marketing pessoal e sua importncia no mundo de trabalho contemporneo. compreender a importncia da utilizao do marketing pessoal como ferramenta para qualificao e crescimento pessoal e profissional. identificar a imagem pessoal como importante fator para o sucesso pessoal e profissional. conhecer os principais aspectos considerados na apresentao pessoal. compreender a importncia do aprendizado continuado diante das constantes mudanas de mercado.
Aulas
Acompanhe neste mdulo o estudo das seguintes aulas: Aula 1 Trabalhando a excelncia Aula 2 Trabalhando seu marketing pessoal Aula 3 A importncia da imagem do secretrio Aula 4 A importncia da formao Aula 5 Divulgando seus resultados
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Neste mdulo, voc aprender a trabalhar a excelncia profissional, a valorizar seu marketing pessoal e us-lo na formao da sua imagem profissional. Ver a importncia da formao inicial e continuada e como divulgar o seu sucesso profissional. Para aproveitar todo o conhecimento contido neste mdulo, rena motivao e disciplina para que sua caminhada de aprendizagem seja bem explorada.
Bons estudos!
Aula 1 TRABALHANDO A EXCELNCIA

No mdulo anterior, voc viu que os novos valores de mercado ditam a dinmica da sociedade. Voc j deve ter ouvido a frase Tempo dinheiro. A partir dela, o mundo das organizaes tornou o tempo uma matria-prima do capitalismo em busca de dinheiro e lucro.
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O fator tempo deve ser observado para que, dentro da sua profisso, voc no priorize o que falta ser realizado em detrimento do j realizado. Aqui, o perfeccionismo pode se mostrar uma armadilha.
Conceitos de tempo: voc j pensou nesse assunto?
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No universo das organizaes existem duas definies de tempo:
Linear
Circular
corresponde ao tempo planejado, ou seja, a organizao da sua agenda e do executivo que voc secretaria.
refere-se ao tempo no planejado, corresponde a situaes que, mesmo no previstas nas agendas, acontecem no cotidiano.
preciso ter cuidado para lidar com o tempo circular. Provavelmente, voc no reserva espao na sua agenda para imprevistos, principalmente do ponto de vista emocional. Um dos segredos dos profissionais de sucesso a capacidade de juntar os dois tempos e adequ-los sua rotina diria.
fundamental que o secretrio saiba enfrentar equilibradamente as mudanas que ocorrem diariamente.
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Passos importantes para alcanar a excelncia

1. Identificar prioridades Organize, liste suas metas por prioridades. Organize-se junto a seu executivo, compare as agendas de compromissos, entre em acordo com ele sobre o que pode e deve ser feito por voc. Comunique-se com seu chefe, mantenha-se informado sobre as atividades dele e deixe-o informado sobre as suas. D informaes precisas. Em caso de necessidade de se ausentar, combine com outro secretrio como dever proceder nos trabalhos rotineiros e nos urgentes.
2. Saber lidar com fatos e eventos desperdiadores de tempo Identifique os fatores que lhe fazem desperdiar tempo, analise-os e adote uma postura corretiva.
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Compulsores e permissores: Compulsor: o tempo no suficiente Fala rpido. Faz vrias coisas ao mesmo tempo para terminar tudo de uma vez. Permissor: administra seu tempo
Fala devagar para que todos possam entender. Faz tudo de forma correta,, independentemente do tempo, para que no precise repetir. Concentra-se em cada atividade para que o Faz algo pensando no que vai fazer depois. trabalho saia bem feito. Chega aos encontros antes da hora marca- No h necessidade de chegar antes da hora da. marcada, mas no chega atrasado. Interrompe as pessoas antes de elas comPode no entender o que a pessoa quer dizer e pletarem o que dizem. demonstrar falta de respeito. Pede no momento certo aquilo de que necesEspera que percebam o que precisa. sita. Acha melhor morrer que voltar atrs. Ser flexvel ajuda a no perder tempo. Sempre d mais informao do que pedem. objetivo. Responde o que lhe perguntam. Nunca sabe bem o que quer. Elabora metas possveis: essa uma maneira eficaz de cumpri-las. Pensa que poderia ter feito melhor. Lembra-se de que ningum perfeito.
Quadro 1 - Compulsores e permissores
No se preocupe nem se desespere. Excelncia profissional se consegue com exerccios dirios e persistncia. Comece por controlar o emocional, analise os fatores que o levam a desperdiar tempo, domine os seus pensamentos e administre a sua ansiedade e a dos outros.
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Perceba que possuir excelncia profissional no significa abrir mo de desfrutar o que a vida tem de bom: otimize o tempo, organize-se, busque ser competente, no perfeito. Ser competente significa ter xito no que faz, ser perfeito significa nunca errar. O ser humano passvel de erros, e nem tudo que acontece em seu trabalho depende de voc: existem fatores externos que tambm influenciam.
Veja que correr atrs do tempo no suficiente. necessrio reavaliar suas rotinas se e organizar para cumprir satisfatoriamente todos os seus compromissos em seu local de trabalho. Cumpra as suas funes com compromisso e organizao, assim, estar mais prximo de alcanar a excelncia. Na prxima aula, marketing pessoal ser o assunto em pauta. Voc tem cuidado com a sua aparncia? Sabe se comunicar? Sabe ser simptico com os clientes, tanto os internos como os externos? Se voc disse sim maioria dessas questes, est no caminho certo.
Aula 2 TRABALHANDO SEU MARKETING PESSOAL

A todo momento, em nossas vidas, olhamos para o lado e nos deparamos com marketing: as divertidas e curiosas propagandas de televiso, os telefonemas que recebemos das empresas nos oferecendo produtos, as lindas imagens em outdoor, os panfletos que nos entregam nos sinais de trnsito. Todas essas aes so frutos de estratgias de marketing.
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Mas, na sua vida profissional, o que marketing para o profissional de secretariado? Como trabalhar o nosso marketing pessoal?
Marketing pessoal
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Define-se marketing pessoal como um conjunto de estratgias que pode levar o indivduo a atingir o sucesso pessoal e profissional.
a anlise de como valores, comportamentos e atitudes influenciam em nossas conquistas, e como podem ser transformados.
Voc quer ser reconhecido, respeitado e valorizado?
No mundo competitivo, busca-se sempre o sucesso pessoal e profissional. Assim, conclui-se que marketing pessoal uma ferramenta de transformao. Essa transformao caracteriza-se por mudana de hbitos, atitudes, comportamentos, valores e at mesmo desejos.
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Voc como produto mercadolgico

No marketing pessoal ns somos o produto a ser vendido. E para que um produto possa ser vendido, escolhido entre centenas de produtos idnticos no mercado, existem alguns fatores determinantes para influenciar a deciso de compra do cliente. Vamos a eles?
A importncia da imagem profissional

Ao comprar um produto, muitas vezes voc faz opo por aquela embalagem que mais chamou a ateno. Isso tambm acontece no meio pessoal e profissional: somos julgados a partir da imagem que transmitimos para as pessoas. O que observamos primeiro em uma pessoa aquilo com que temos o primeiro contato: sua imagem. Para o profissional de secretariado, essa preocupao deve ser primordial, pois ele o carto de visitas da empresa. Ele a primeira pessoa que os clientes vo conhecer ao chegarem empresa. E a partir do secretrio que os clientes vo chegar aos executivos e gerentes.
Confira algumas dicas importante para que, no seu dia a dia, voc possa garantir um trabalho com qualidade atendendo as exigncias da empresa.
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O secretrio deve vestir-se bem e de modo formal: trajar-se com terno ou vestido tailleur a melhor recomendao para o cotidiano do trabalho. Evitar exageros no uso de acessrios. Tenha cuidado com a postura! Ande com a cabea altiva e o tronco ereto: uma postura elegante ao caminhar e se sentar demonstra credibilidade e segurana. Preocupe-se com seu vocabulrio, busque usar o portugus formal, sem grias ou vcios de linguagem. Lembre-se de que a leitura ajuda a aprimorar o seu modo de falar. O tom de voz tambm deve ser observado. Controle as emoes, evidenciando que elas so importantes em relao ao assunto que est sendo tratado. Tenha cuidado com o uso de celular, internet e e-mails inadequados ao ambiente de trabalho. Mantenha-se motivado.
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Sua imagem pessoal, seus modos e comportamentos so peas-chave para o seu sucesso profissional, portanto, cuide de seu marketing pessoal e faa dele mais um diferencial no mercado competitivo.
Invista em voc! J sabe por onde comear para melhorar seu marketing pessoal?
Aula 3 IMPORTNCIA DA IMAGEM DO SECRETRIO

Voc j percebeu que o marketing pessoal fundamental para sua carreira. A imagem pessoal parte importante do seu marketing pessoal, pois sua imagem o seu carto de visitas: por meio dela que todos o avaliam primeiramente. Vamos estudar esse assunto a partir de agora?
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Somos avaliados o tempo todo, em tudo que fazemos. Da a importncia de cuidar da sua imagem, no s no trabalho, mas tambm no seu dia a dia. A maioria das pessoas no se desvincula do seu jeito de ser no ambiente de trabalho: a Maria que vai ao supermercado a mesma Maria que secretria de um executivo de uma multinacional. Isso no quer dizer que voc tenha de se vestir formalmente o tempo todo, mas fundamental ter cuidados bsicos com sua aparncia, com o modo de falar e com comportamentos, fatores que compem a sua imagem pessoal.
Como secretrio, voc representa a sua empresa. Seguem algumas dicas para trabalhar seu marketing pessoal por meio da imagem que voc deseja transmitir.
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Vesturio
Vista de forma discreta e elegante, tenha cuidado com cores fortes, contrastantes e com estampas. Mulheres: o ideal usar vestidos, saia e casaco (tailleur) ou cala e blazer ou casaco. Homens: o ideal usar camisas sociais em consonncia com a cala, a meia e o sapato e gravata com n bem feito. Acessrios e bijuterias: devem ser delicados, discretos e no contrastar com a roupa. Sapatos e sandlias devem ser elegantes, confortveis e combinar com a roupa. Tambm devem estar limpos, escovados e engraxados. Os homens devem estar sempre com a barba feita, os cabelos cortados e limpos e as unhas limpas. Use roupas limpas e bem passadas. Cuidado com a moda: quando se usa apenas peas da moda, corre-se o risco de ela no combinar com seu tipo fsico. Simplicidade e bom gosto dispensam o luxo desnecessrio.
Postura fsica
Mantenha o corpo ereto, esteja voc parado ou andando. Tenha cuidado para no se apoiar em gavetas. Nunca se sente sobre a mesa do trabalho.
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Quando prestar atendimento, no apoie o cotovelo na mesa para segurar a cabea. No demonstre expresso de cansao ou displicncia. No coce a cabea com a mo ou caneta e v ao toalete sempre que precisar arrumar a roupa. No faa isso em pblico. Cuidado ao sentar-se: no sente de pernas abertas e no fique de p com os ps muito afastados ou para dentro. Evite arrastar os ps e fazer barulho ao andar.
Se voc seguir essas orientaes, estar sempre elegante e ser profissional..
Atitudes que garantem uma boa apresentao pessoal

Prestar ateno quando for solicitado: parar e olhar para a pessoa que se dirigiu a voc. Tratar as pessoas com amabilidade, sorrir, mas sem exageros de familiaridade. Cuidado ao tossir, bocejar, espirrar ou assoar. Cuidado com o tom de voz: no fale alto nem d gargalhadas. Cuidado com os movimentos: no esbarre nos mveis nem tropece ou derrube objetos. claro que todos esto sujeitos a acidentes, apenas tenha ateno. Linguagem: no use grias ou palavras de baixo calo.
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Comportamento
Conforme percebemos em diversos livros de etiqueta, existem comportamentos que no so adequados ao local de trabalho: mascar chicletes, roer unhas, comer, pendurar-se ao telefone, fazer fofocas, ter curiosidade excessiva, falar tocando no seu interlocutor, ser indiscreto.
As vestimentas, a postura, as atitudes e os comportamentos so muito importantes para formar a conduta pessoal e, claro, profissional.
Voc, agora, j sabe como se apresentar em seu ambiente de trabalho?
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Reflita sobre todas as dicas oferecidas, pois esses so cuidados bsicos que devem fazer parte de sua rotina diria em todos os ambientes. Um ponto importante o bom-senso, que nunca deve ser dispensado. Na prxima aula, voc ver como importante investir em sua formao profissional e procurar estar atento s mudanas e s novas exigncias de mercado. A atualizao fundamental para se manter competitivo no mundo de trabalho atual.
Aula 4 IMPORTNCIA DA FORMAO

A profisso de secretrio tem evoludo nos ltimos tempos, tomando novos rumos dentro das organizaes, confirmando sua importncia. E voc, como parte dessa histria, busca crescer e evoluir em competncia profissional tal como a profisso exige. Portanto, necessrio estar preparado para responder com sucesso s novas exigncias. preciso saber que a aprendizagem e os diplomas possuem, atualmente, data de validade, podendo tambm ser perecveis em decorrncia da velocidade e das mudanas constantes.
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Do que voc precisa para ter um impulso qualitativo?
Disposio para colocar seus sonhos em prtica. Alto nvel de exigncia consigo mesmo. Autoconfiana. Automotivao. Capacitao profissional. Vontade de aprender e assimilar as novas tecnologias de comunicao e informao. Nunca pare de estudar! A educao continuada uma tima alternativa para se manter atualizado.
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Estudar e fazer reflexes constantes sobre o dia a dia profissional ajudam a entender o contexto e a tomar decises inovadoras.
Sculo do conhecimento
O sculo XXI vem sendo chamado de sculo do conhecimento, do saber, da tecnologia. A produo de conhecimento nunca foi to acelerada; a tecnologia nunca se fez to presente e indispensvel vida humana. E voc precisa acompanhar essa evoluo.
Para voc, que tem iniciativa empreendedora, dois conselhos: Utilize o mximo da sua capacidade de absoro e, de maneira disciplinada, busque conhecer todas as novidades tecnolgicas, as novas tendncias. VOE ALTO! Pesquise, leia, conecte-se, navegue!
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Algum voando, lendo o acessando um computador Diante das bruscas mudanas, necessrio estar aberto aos novos conhecimentos. Seja um profissional crtico, capaz de perceber o que est ultrapassado.
Seja rpido, porque atrs de voc tem algum, tambm empreendedor, que pode ser mais ousado e criativo. Coloque em prtica tudo que aprendeu e busque a qualidade baseada no seu talento verdadeiro.
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O que o mercado quer?
O mercado globalizado trouxe consigo novas tendncias. Com o auxilio das novas tecnologias, as organizaes enxugaram a mo de obra e, assim, a profisso de secretrio precisou especializar-se, buscando cursos de lnguas, de informtica e de comunicao. De acordo com os estudos para as Diretrizes Curriculares Nacionais para o Curso de Graduao de Secretariado Executivo, o mercado exige profissionais com:
slida formao geral e humanstica, com capacidade de anlise, interpretao e articulao de conceitos e realidades inerentes administrao pblica e privada, aptos para o domnio em outros ramos do saber, desenvolvendo postura reflexiva e crtica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e pessoas, com observncia dos nveis graduais de tomada de deciso, capazes para atuar nos nveis de comportamento microrganizacional, mesorganizacional e macrorganizacional (BRASIL, 2010)
Diante da necessidade de melhorias profissionais, surgiram os cursos superiores de secretariado e os cursos tcnicos, que so uma forma rpida de reciclagem e acompanhamento das tendncias.
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Os contedos que voc precisa saber

Segundo as Diretrizes Curriculares para o Curso de Graduao de Secretariado Executivo, o secretrio precisa dominar os seguintes contedos:
I Contedos Bsicos: estudos relacionados com as cincias sociais, com as cincias jurdicas, com as cincias econmicas e com as cincias da comunicao e da informao; II Contedos Especficos: estudo das tcnicas secretariais, da gesto secretarial, da administrao e planejamento estratgico nas organizaes pblicas e privadas, de organizao e mtodos, de psicologia empresarial, de tica geral e profissional, alm do domnio de, pelo menos, uma lngua estrangeira e do aprofundamento da lngua nacional; III Contedos Terico-Prticos: laboratrios informatizados, com as diversas interligaes em rede, estgio curricular supervisionado e atividades complementares, especialmente a abordagem terico-prtica dos sistemas de comunicao, com nfase em softwares e aplicativos (BRASIL, 2010).
Agora voc j sabe que dever estar em constante atualizao, pois o mercado est em constante mudana. As habilidades e competncias que hoje so exigidas de voc podem estar obsoletas em menos de dez anos. Por isso, necessrio manter-se informado e buscar sempre inovar-se.
Na prxima aula, voc aprender como divulgar seus resultados sem exageros e sem parecer exibicionista. Preparado para um caminho de descobertas?
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Aula 5 DIVULGANDO SEUS RESULTADOS

At o momento, o que voc estudou neste mdulo foi a importncia de trabalhar a excelncia e de manter-se atualizado, seu marketing pessoal e sua imagem. Agora, chegou o momento de saber como divulgar seus resultados, perceber a necessidade de divulgar os seus feitos no escritrio e aprender a melhor maneira de faz-lo.
Voc se esfora para se tornar um secretrio de sucesso, mas se intimida na hora de mostrar seus resultados?
Nada adianta. Declare para as pessoas o que voc est fazendo, comemore seus resultados, no tenha vergonha de brilhar!
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Distribuio do produto
A concorrncia acirrada. Se voc fizer como todos os outros, ser apenas mais um no mercado competitivo. Portanto, para ter sucesso, preciso se sobressair e mostrar os resultados para obter reconhecimento. No sentido profissional, distribuio a forma de tornar visvel seu potencial. A forma mais correta de fazer sua distribuio por meio da sua rede de contatos (networking). Voc tem a possibilidade de manter uma rede de contatos riqussima, porque trabalha diretamente com pessoas o tempo todo. Tenha sempre em mos seu carto de visitas para trocar com as pessoas com quem fizer contato.
Dedique alguns minutos para anotar no verso do carto alguns dados ou caractersticas que lhe permitam identificar a pessoa.
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Maria uma profissional super competente e realiza com xito todas as atribuies inerentes ao seu trabalho. O departamento em que ela trabalha possui mais quatro secretrias. Ela est frente do seu tempo, prev problemas e providencia para que no ocorram e, quando ocorrem, ela j tem a soluo. Sua humildade pessoal no lhe permite mostrar para a organizao suas qualidades profissionais, ficando sempre o reconhecimento para toda a equipe ou para ningum.
importante saber trabalhar em equipe, mas tambm importante que todos percebam a sua eficincia e eficcia diante de situaes problemas e tambm nas tarefas cotidianas. Competncia no s realizar com xito as tarefas dirias: fazer-se reconhecer por elas.
O produto voc
Voc j sabe que um produto: voc vende a sua imagem, a sua intelectualidade, o seu profissionalismo.
Quer conhecer algumas dicas para alcanar o sucesso?
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Tome cuidado para no ser inconveniente: as pessoas no gostam de indiscrio, muito menos de pessoas que se fazem o centro das atenes. Tenha bom-senso. Mostre-se, faa-se notar, mas no abuse. fundamental conhecer pessoas, mas tambm importante deixar-se ser conhecido. Seja gentil, educado, solcito e atencioso. Procure deixar sua marca. Valorize as ideias dos outros. Sorria: simpatia agrada sempre.
Como voc percebeu, essas so aes bsicas e simplesmente de boas maneiras e boa convivncia contextualizadas com o seu mundo profissional. So pequenas aes que mostram o seu diferencial.
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Agora, voc j sabe que necessrio divulgar os resultados do seu trabalho e a melhor maneira de faz-lo. Faa ser reconhecido.
Adapte-se ao novo, mude e busque ser o melhor.
Outro ponto importante para o mercado global a flexibilidade: aprender a ser flexvel o tema do prximo mdulo. Prepare-se para mais um desafio de aprendizagem.
SAIBA MAIS
COSTA, Sylvia Ignacio da; AZEVEDO, Ivanize. Secretria: um guia prtico. So Paulo: Senac Editora, 2000.
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COLOCANDO EM PRTICA
RELEMBRANDO
Trabalhar a excelncia profissional, valorizar seu marketing pessoal e us-lo na formao da sua imagem profissional foi o que este mdulo apresentou a voc, alm de lev-lo a perceber a importncia da formao inicial e continuada e a forma de divulgar o seu sucesso profissional. Estudando a importncia de buscar a excelncia profissional, voc pde avaliar que, hoje, correr atrs do tempo no suficiente. necessrio reavaliar suas rotinas e organizar-se para cumprir satisfatoriamente todos os seus compromissos em seu local de trabalho. Cumpra suas funes com compromisso e organizao. Assim, estar mais prximo de alcanar a excelncia! Define-se marketing pessoal como um conjunto de estratgias que podem levar o indivduo a atingir o sucesso pessoal e profissional. a anlise de como valores, comportamentos e atitudes influenciam em nossas conquistas, e como podem ser transformados.
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Para o profissional de secretariado, essa preocupao deve ser primordial: ele o carto de visitas da empresa! a primeira pessoa que os clientes vo conhecer ao chegar empresa, a partir dele que os clientes vo chegar aos executivos e gerentes. Assim, imagem pessoal, modos e comportamentos so peas-chave para o seu sucesso profissional. O marketing pessoal fundamental para sua carreira, e a imagem pessoal parte importante do seu marketing pessoal. Como secretrio, voc representa a sua empresa. Assim, deve preocupar-se com cuidados bsicos que devem fazer parte de sua rotina diria em todos os ambientes. Um ponto importante o bom-senso, que nunca deve ser dispensado. O sculo XXI vem sendo chamado de sculo do conhecimento, do saber, da tecnologia. A produo de conhecimento nunca foi to acelerada e a tecnologia nunca se fez to presente e indispensvel vida humana. E voc precisa acompanhar essa evoluo. Utilize o mximo da sua capacidade de absoro e, de maneira disciplinada, busque conhecer todas as novidades tecnolgicas e as tendncias. Pesquise. Diante das bruscas mudanas, necessrio estar aberto aos novos conhecimentos. Seja um profissional crtico, capaz de perceber o que est ultrapassado. Coloque em prtica tudo que aprendeu. necessrio divulgar os resultados do seu trabalho e qual a melhor maneira de faz-lo. Voc s vai ser notado se seus resultados se sobressarem.
Caractersticas Importantes para o Profissional de Secretariado
Mdulo 3| Caractersticas Importantes para o Profissional de Secretariado
Mdulo 3
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Ao final deste mdulo, voc ter subsdios para: conhecer o conceito de flexibilidade. adequar o conceito de flexibilidade ao seu cotidiano profissional. avaliar a importncia do termo proatividade. compreender o conceito de profissionalismo. aprender a ser gil diante de situaes adversas. verificar que, em um mercado competitivo, importante ter uma mentalidade competitiva. manter uma identidade profissional. ampliar seu conceito de identidade profissional.
Aulas
Acompanhe neste mdulo o estudo das seguintes aulas: Aula 1 Flexibilidade Aula 2 Proatividade atitude voltada para solues Aula 3 Profissionalismo e qualidade Aula 4 Agilidade e mentalidade competitiva Aula 5 Cuidando de sua identidade profissional
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Neste mdulo, voc vai estudar a importncia de ser flexvel no atual mercado de trabalho, as vantagens de ser proativo, de atuar com profissionalismo e formas de trabalhar primando pela qualidade, entendendo que preciso ser competitivo e ter rapidez de raciocnio, alm de formas de cuidar de sua identidade profissional. Pronto para comear mais esse percurso em busca de novos conhecimentos? Bons estudos!
Aula 1 FLEXIBILIDADE
Voc saberia responder o que ser flexvel?
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Voc j estudou as mudanas que ocorrem rapidamente e sabe que precisamos nos adequar a elas. Portanto, o mercado requer pessoas de fcil adaptao e que sejam flexveis.
A importncia de se adaptar
Podemos definir adaptao como adequao s mudanas. No mercado de trabalho, essa ferramenta tem sido muito exigida, perdendo apenas para a comunicao. No mundo do trabalho, as mudanas so vertiginosas: so novas tecnologias, novos setores, novos departamentos, mudanas de produto e mudanas de mercado. Por exemplo, aps a fuso de grupos empresariais, muitos secretrios, altamente competentes, so demitidos por no se adaptarem ao novo estilo ou padro empresarial.
No adianta ter todas as prerrogativas para a funo de secretrio, se voc no estiver aberto a adaptaes.
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A importncia de ser flexvel

Se voc tem facilidade para se adaptar a mudanas, voc, provavelmente, uma pessoa flexvel.
Ser flexvel aceitar o diferente e, por que no, quebrar paradigmas.
a habilidade de realizar a mesma tarefa de maneira diferente, saber aceitar crticas como algo a ajudar seu crescimento profissional e no em detrimento pessoal. Voc deve ser o primeiro a aceitar o novo e a motivar o grupo. Voc deve dar o exemplo.
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A pessoa da foto acima tem 90 anos e apresenta essa flexibilidade corporal. Como? Praticando, todos os dias, exerccios que mantenham seu corpo e suas articulaes flexveis. Assim, deve-se proceder ao conceito de flexibilidade no mundo das organizaes.
Voc precisa exercitar sua capacidade de adaptao, a forma como trata com o novo. Assim, dia a ps dia, voc se tornar mais flexvel perante o mercado.
Ser flexvel tem o sentido de no quebrar, de contorcer-se diante de determinadas problemticas e de mudar direes para alcanar o sucesso. Conhecer o conceito de flexibilidade e a importncia de ser flexvel no seu cotidiano profissional essencial para seu crescimento profissional. O mercado exige profissionais que se adeqem com facilidade, que sejam flexveis, que saibam ouvir diversas opinies, captar ideias e unir todos esses fatores nas tomadas de decises. Na prxima aula, voc vai entender a importncia de ser proativo, de desenvolver atitudes voltadas para solues, sem esperar que os outros faam algo por voc. Essa mais uma competncia a ser desenvolvida pelo profissional secretrio.
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Aula 2 PROATIVIDADE ATITUDE VOLTADA PARA SOLUES

O mercado dinmico, e sempre surgem novas exigncias aos profissionais de secretariado. Nessa aula, voc conhecer um termo novo que designa uma qualidade que todo chefe quer encontrar no seu secretrio.
Voc deve se perguntar: o que ser proativo?
Muitos j consideram a proatividade uma virtude.
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Entendendo o termo: proativo

Vamos etimologia da palavra: pr um prefixo que designa antecipao; ativo, segundo o dicionrio Larousse, quer dizer empreendedor. A pessoa dotada dessa qualidade e virtude antecipa-se aos acontecimentos, tendo condies de planejar suas aes. V com calma! Isso no significa sair correndo de qualquer forma: necessrio prever acontecimentos, analisar os contextos e agir de forma planejada para garantir o sucesso. Um exemplo prtico de uma pessoa proativa:
Seu chefe pede para tirar cpias de um material a ser passado a todos do departamento: se voc, prontamente, faz as cpias e as distribui, voc cumpre o que lhe foi solicitado com eficincia. Agora, se voc sugere que melhor escanear o material e envi-lo por e-mail a todos, demonstrando que, assim, estaro otimizando o tempo e reduzindo custos, voc proativo.
Ser proativo ir alm do simples ato de tomar iniciativas.
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Proatividade: qualidade que garante o sucesso

Voc, que quer ser proativo, deve, primeiramente, crer em seu potencial. Isso mesmo: pensar em benefcio prprio e de tudo sua volta. Pessoas com esse tipo de pensamento preveem determinadas situaes e trabalham para evit-las. A partir dessa definio, podemos concluir que ser proativo ter autocontrole e autoeficcia. Se voc pensar que pode resolver problemas e controlar as situaes, ter maior facilidade de executar aes acertadas. Portanto, se voc quer ser proativo, no adianta somente ser flexvel ou antecipar as mudanas: voc pode criar as mudanas. O comportamento proativo pode levar a vrios xitos profissionais, como liderana e rendimento profissional que, consequentemente, somam-se ao desempenho das organizaes.
Comportamento proativo: como conseguir?

Buscar novas oportunidades. Traar objetivos voltados para mudanas. Prever problemas e criar solues. Atuar de forma diferente do convencional. Mesmo com incertezas, empreender novas aes.
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Agora, voc j sabe que ser proativo determinante para competir e sobreviver no mercado de trabalho.
As organizaes esto procurando pessoas que sejam flexveis, que possam se adaptar a diferentes situaes e que questionem o incerto.
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Voc responsvel por administrar a sua profisso. No espere que o emprego dos seus sonhos caia do cu. No adianta reclamar: sem fazer nada para mudar, sua situao continuar a mesma. voc quem muda os rumos de sua vida. Seja proativo tanto na sua vida pessoal como na profissional.
No se preocupe. A resposta para essa pergunta voc encontrar na prxima aula. Ento, quer conferir? Vamos em frente.
E como usar a proatividade em funo da qualidade profissional?
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Aula 3 PROFISSIONALISMO E QUALIDADE
Para voc, o que ter profissionalismo?
ter uma profisso? Ou apresentar competncias na sua profisso? Voc acorda e pensa: Como sou bom no que fao, chego empresa contando essa vantagem? Se a resposta a essa ltima questo for sim, voc deve rever alguns conceitos: o profissionalismo reconhecido, no autoproclamado.
Voc demonstra profissionalismo naturalmente no seu dia a dia cumprindo com eficincia a sua funo e sendo proativo.
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Profissionalismo
Para alcanar o profissionalismo, necessria ampla competncia tcnica e domnio de conhecimentos inerentes sua profisso. Outro fator importante assumir compromissos com sua profisso e com os projetos do escritrio/empresa em que voc trabalha. A juno da competncia tcnica com o compromisso na execuo de projetos profissionais traa o seu perfil profissional. Se voc consegue agregar esses valores, associ-los a uma tica profissional e a um empreendedorismo, com certeza, o seu profissionalismo ser reconhecido.
Dicas de profissionalismo
No existe receita para ser profissional. no seu dia a dia que voc descobrir quais competncias so necessrias e as construir. Mas vale lembrar alguns detalhes importantes, veja:
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Seja original, no copie ideias. Faa planejamentos coerentes e observe os impactos que podem advir deles. Pense no conjunto, no bem comum. Faa-se respeitar por seus posicionamentos, por merecimento prprio.
Quadro 1 - quadro sem nome
Qualidade profissional
importante ter certeza do que voc quer e do que voc gosta de fazer. Apresentam maior qualidade profissional as pessoas que fazem aquilo de que gostam. No mercado competitivo, tal qual se encontra, nem sempre conseguimos estar na profisso para a qual mais temos aptido. Pesquisas confirmam que as pessoas que trabalham no que realmente escolheram so mais bem-sucedidas. Busque conhecer-se: o autoconhecimento muito importante. Estabelea metas com objetivos claros e prime pela qualidade em tudo que faz.
O que devo fazer no meu dia a dia para melhorar a minha qualidade profissional?
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Em busca da qualidade profissional, procure sempre coragem, determinao, ousadia, equilbrio emocional e, claro, um ingrediente que cabe em todo lugar: bom humor.
A figura a seguir demonstra a necessidade de integrar os elementos fundamentais na formao do profissionalismo:
Figura 1 - figura sem nome e sem autor Fonte: Autor e ano
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E o que sugere cada elemento da figura acima? Vamos ver?
Tempo: faa a gesto de seu tempo de forma a melhor aproveit-lo. Custos: no gaste desnecessariamente os recursos da empresa: economize e reduza gastos com conscincia ambiental. Qualidade: faa cursos de formao e aprimoramento visando a investir em sua qualidade profissional. Integrao: sinta-se parte fundamental da organizao em que voc trabalha e integrese ao seu ambiente de trabalho. Comunicaes: saber comunicar-se uma caracterstica das pessoas de sucesso. Leia, escreva, fale, faa cursos de oratria, enfim, busque aprimorar sua capacidade de comunicao. Riscos: busque oportunidades, arrisque-se, dedique-se e invista em seu profissionalismo. Escopo: tenha um projeto de vida, um plano, defina onde quer chegar e o que deve ser feito para alcanar o que voc almeja. Recursos humanos: utilize sua rede de contatos a seu favor. Aquisies: busque agregar valor a tudo o que voc faz, procure sempre melhorar seus procedimentos e rotinas e busque sempre adquirir conhecimentos.
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Percebeu a importncia de concatenar qualidade em funo de alcanar seu profissionalismo?
Persiga sempre a qualidade, seja profissional ou pessoal. Se voc buscar a qualidade em tudo que faz, alcanar melhores resultados finais nos seus projetos. Lembre-se: profissionalismo se faz no dia a dia profissional. Busque ser o melhor, prime pela qualidade, reduza custos, otimize o tempo, tenha boa comunicao, analise os riscos, integre tudo isso e construa a sua qualidade profissional. Na prxima aula, voc ver como importante ser gil e possuir uma mentalidade competitiva no atual mercado de trabalho. Vamos encarar mais esse desafio e fazer da aprendizagem um processo prazeroso e significativo.
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Aula 4 AGILIDADE E MENTALIDADE COMPETITIVA

importante voc ter em mente que agilidade um diferencial no seu dia a dia profissional e que uma mentalidade voltada para a competio o ajuda a ganhar espao nas organizaes.
Ter agilidade e uma mentalidade competitiva significa ser rpido em passar a perna no colega? Ou correr com os compromissos, realizando-os de qualquer maneira para chegar frente?
Lembre-se: ser competitivo no sair gladiando com todos; e ser gil no imaginar-se o tempo todo um atleta em uma corrida de 100 metros.
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Mundo global = velocidade

A histria mostra quatro sociedades distintas: a primitiva, a agrcola, a industrial e a atual: a sociedade do conhecimento. Cada uma dessas sociedades teve suas organizaes social e de trabalho distintas uma das outras. Pode-se caracterizar a sociedade do conhecimento pelas revolues tecnolgicas, telecomunicacionais, pelo homem elevado a status de capital, pea indispensvel dessa sociedade e velocidade de transformaes e pelas produes de conhecimento. O poder da terra e da mo de obra foi substitudo pelo valor do conhecimento, que considerado um recurso econmico.
So tantas transformaes rpidas, que elas so velozmente integradas ao mundo das organizaes.
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Voc, profissional de secretariado, deve acompanhar, adequar, integrar e dominar na mesma velocidade da produo de conhecimento.
O domnio de novos conhecimentos o coloca em igualdade de competio. Mas ser rpido no mundo mercadolgico no significa dominar os novos conhecimentos apenas: necessrio ser gil nas tomadas de decises e deter conhecimento para poder ter poder de deciso em tempo hbil.
Competio: atribuio natural do ser humano

Voc um ser competitivo por natureza. Isso faz parte do ser humano. Voc precisou vencer nove meses para nascer (o corpo da me entende o feto como estranho), precisou buscar alimento, competindo com a prpria natureza, nasceu dotado de movimentos reflexos como primeiro instinto de sobrevivncia. Na escola, competia pelo melhor lugar na sala, pela melhor carteira, pela melhor nota; na famlia, pela ateno dos pais; no primeiro emprego, competia com seu medo e com os fatores externos para se manter ali.
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Este curso vai deix-lo em possibilidade de competir com os demais da sua rea profissional. O ser humano competitivo por natureza, como j foi dito, mas a competio mercadolgica desumana na sua forma degradadora da mulher em relao ao homem.
E como vencer essa competio?
Todas as pessoas possuem as mesmas necessidades: dinheiro, comida, vestimenta, lazer... Algumas se contentam com menos, outras buscam o luxo. Estamos sempre correndo atrs de satisfao pessoal, de poder. Todos os jogadores querem ganhar, independentemente do jogo.
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Para ter sucesso no mundo das organizaes, acredite e tenha convico de que a vitria para o bem do reino, ou seja, de todos. Lembre-se de que os outros jogadores tambm podem pensar como voc, portanto, no subestime o seu adversrio.
Inteligncia competitiva
A pessoa que tem inteligncia competitiva aquela que fornece a informao certa, no momento certo, a uma pessoa certa, para que tome a deciso acertada (TARAPANOFF, 2006, p. 77).
Possui domnio de gesto do conhecimento, da informao e das tecnologias de informao, variando entre o obrigatrio e o indispensvel. A inteligncia competitiva permite organizao das informaes no mbito das organizaes empresariais. Possibilita a otimizao do funcionamento interno, facilidade nas tomadas de decises, coleta, anlise e armazenamento de informaes com mximo valor agregado. Tambm d condies para que as organizaes mantenham-se competitivas. No contexto da globalizao, as organizaes exigem profissionais rpidos e dotados de competitividade inteligente. No basta ser competitivo. Isso, todos so. necessrio ter artifcios para competir, qualidades e inteligncia. A noo de inteligncia, aqui, vai muito alm de desenvolvimento cognitivo.
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Se voc juntar todos os conhecimentos at aqui apresentados e coloc-los em prtica, em pouco tempo voc ter formado a sua identidade profissional, tema da prxima aula. Sua identidade profissional representa o que voc na sua profisso.
Aula 5 CUIDANDO DE SUA IDENTIDADE PROFISSIONAL

Identidade profissional, ser o assunto em pauta nesta aula, mas, primeiro, vamos conceituar identidade.
O que a identidade de uma pessoa? Como se forma a identidade? E como se forma essa tal identidade profissional?
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A identidade se forma em um processo complexo e cultural. Fala-se em processo porque a identidade se forma no decorrer de toda a vida de uma pessoa. Esse processo se apresenta complexo e depende de diversos fatores: variantes externas, histrias, relaes pessoais, entre outros. Todos esses aspectos sofrem influncias culturais, para que, enfim, se possa ter uma identidade formada.
Identidade profissional
Sua identidade pessoal formada no decorrer de toda sua vida. Ela se forma no cotidiano de sua profisso, ao longo dos anos de trabalho e tambm sofre influncias de diferentes fatores.
Do secretrio da dcada de 1950 at os dias atuais, a profisso passou por inmeras reformulaes e at mesmo por crises de identidade: foi da mquina de escrever at o potencial de pertencer ao nvel estratgico organizacional e chegou ao sculo XXI com status de secretrio executivo, de gerente, assessor executivo, entre outras denominaes atuais.
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A globalizao, a reengenharia organizacional, a busca pela qualidade total, as tecnologias, todos esses fatores fazem parte da nova roupagem do profissional secretrio.
A profisso de secretrio, hoje, tem regulamentao profissional, e as diretrizes curriculares deixaram-na mais competitiva e adequada ao mercado contemporneo.
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Portanto, voc deve estar preparado para trabalhar com modelos novos de gesto, desenvolver tarefas de assessoria administrativa, ser receptivo e saber trabalhar em equipe, entre todas as outras atribuies aqui j explicitadas.
H tericos de secretariado que julgam que esse excesso de atribuies e habilidades dificulta a formao de uma identidade profissional para o secretrio. Se voc atende a todas essas prerrogativas aqui citadas, voc est no caminho, ou melhor, formando a sua identidade profissional. Voc o que voc faz; a sua identidade o que voc faz perante as organizaes. No cotidiano do seu trabalho, voc vai construir sua identidade profissional. importante cuidar para ser reconhecido pela sua identidade. Assim como na identidade pessoal, o processo de formao complexo e cultural. Complexo, porque engloba todos os fatores que envolvem a sua profisso; e cultural, porque pertence ao locus das culturas organizacionais. Nesse processo de formao, importante que voc procure absorver o que h de melhor para ser um profissional competente e uma pessoa melhor. Reflita sobre a importncia de ser um profissional flexvel, proativo, gil, com inteligncia competitiva e cuide da formao de sua identidade profissional.
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SAIBA MAIS
PARKER PUBLISHING COMPANY. A secretria de sucesso. So Paulo, SP: Summus Editorial,1981.
COLOCANDO EM PRTICA
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Chegou o momento de colocar em prtica os conhecimentos apreendidos. Vamos acessar o ambiente virtual de aprendizagem (AVA) e realizar as atividades? Ser um belo momento de construo significativa do aprendizado.
RELEMBRANDO
Neste mdulo, voc estudou a importncia de ser flexvel no atual mercado de trabalho, as vantagens de ser proativo, de atuar com profissionalismo e como trabalhar primando pela qualidade. Alm disso, entendeu que preciso ser competitivo e ter rapidez de raciocnio e viu como cuidar de sua identidade profissional. Conhecer o conceito de flexibilidade e a importncia de ser flexvel no seu cotidiano profissional tambm foi assunto estudado. O mercado exige profissionais que se adeqem com facilidade, que sejam flexveis, que saibam ouvir diversas opinies, captar as ideias e unir todos esses fatores nas tomadas de decises. Esperamos que voc tenha percebido, tambm, a importncia do comportamento proativo, que engloba as seguintes atitudes: buscar novas oportunidades; ter objetivos voltados para as mudanas; prever problemas e criar solues; atuar de forma diferente do convencional e, mesmo com incertezas, empreender novas aes. O comportamento proativo pode lev-lo a vrios xitos profissionais, como liderana e rendimento profissional, que, consequentemente, soma-se ao desempenho das organizaes.
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Para alcanar o profissionalismo, necessria ampla competncia tcnica e dominar conhecimentos inerentes sua profisso. Outro fator importante assumir compromissos com sua profisso e com os projetos do escritrio/empresa em que voc trabalha. A juno da competncia tcnica com o compromisso na execuo de projetos profissionais traa o seu perfil profissional. Se voc consegue agregar esses valores, associ-los tica e ao empreendedorismo, com certeza, o seu profissionalismo ser reconhecido. Profissionalismo se faz no dia a dia profissional. Busque ser o melhor, prime pela qualidade, reduza custos, otimize o tempo, tenha boa comunicao, analise os riscos, integre tudo isso e construa a sua qualidade profissional. O mundo tem passado por muitas e rpidas transformaes, que so velozmente integradas ao mundo das organizaes. Voc, profissional de secretariado, deve acompanhar, adequar, integrar e dominar na mesma velocidade da produo de conhecimento. O domnio de novos conhecimentos o coloca em igualdade de competio. Mas ser rpido no mundo mercadolgico no significa dominar os novos conhecimentos apenas; necessrio ser gil nas tomadas de decises e deter conhecimento para ter poder de deciso em tempo hbil, de forma proativa. No cotidiano do seu trabalho, voc vai construir sua identidade profissional. importante cuidar para ser reconhecido pela sua identidade. O processo de formao da identidade complexo e cultural. Complexo, porque engloba todos os fatores que envolvem a sua profisso; e cultural, porque pertence ao locus das culturas organizacionais. Nesse processo de formao, importante que voc procure absorver o melhor para ser um profissional competente e uma pessoa melhor.
Trabalho em Equipe e Comunicao
Mdulo 4
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Mdulo 4| Trabalho em Equipe e Comunicao
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Ao final deste mdulo, voc ter subsdios para: compreender a importncia do trabalho em equipe; aprender a trabalhar em equipe; entender a importncia da comunicao; conhecer os princpios do networking e a importncia de uma rede de contatos no atual mercado de trabalho; discutir as atuais tendncias mercadolgicas; avaliar a importncia do acompanhamento das tendncias como meio para manter-se atualizado no mercado de trabalho; valorizar sua profisso; confiar no seu potencial profissional.
Aulas
Acompanhe neste mdulo o estudo das seguintes aulas: Aula 1 A importncia do trabalho em equipe Aula 2 A importncia da comunicao para o secretrio Aula 3 Networking como ferramenta de crescimento profissional Aula 4 Acompanhando as tendncias de mercado Aula 5 Valorizando sua profisso e confiando em seu potencial
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Neste mdulo, voc avaliar a importncia do trabalho em equipe e de saber comunicar-se bem no ambiente de trabalho e fora dele. Tambm estudar a necessidade de construir uma rede de relacionamentos networking e as vantagens de acompanhar as tendncias de mercado. Voc ter a oportunidade de conhecer maneiras de valorizar sua profisso usando a confiana no seu potencial como ferramenta de competio. Junte dedicao e autonomia para fazer da aprendizagem um processo rico de construo do conhecimento. Bons estudos!
Aula 1 IMPORTNCIA DO TRABALHO EM EQUIPE

Em sua vida, voc pertence a diferentes grupos sociais, nos quais interage com diferentes pessoas. A empresa em que voc trabalha representa um desses grupos, e as pessoas com as quais voc se relaciona diretamente nem sempre formam uma equipe.
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Mas o que trabalhar em equipe?
Um grupo s se torna equipe quando possui objetivos comuns e todos trabalham em prol da realizao desses objetivos.
A finalidade do trabalho em equipe somar experincias e responsabilidades na busca por decises acertadas.
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Trabalhar em equipe pode, alm do xito do grupo, facilitar realizaes profissionais individuais.
O que se espera dos integrantes de uma equipe

Integrao com seus membros. Interao com os membros de outros grupos. Coparticipao nos resultados. Corresponsabilidade pelas metas e objetivos. Coeso. Apoio mtuo.
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muito importante que haja confiana entre os membros de uma equipe: os problemas devem ser compartilhados e resolvidos, nunca escondidos. Nem todo grupo consegue status de equipe.
Um grupo s se torna equipe quando est coeso, unido, compartilhando misso e responsabilidade coletivas.
O que cada integrante precisa

Autoconhecimento. Conhecer a misso da empresa. Ter em mente a sua misso. Identificar e assumir a sua misso. Respeitar o outro, tanto pessoal como profissionalmente. Saber ouvir. Saber dar opinio sem ser impositivo.
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Construir um relacionamento aberto com seus colegas, sem fofocas no grupo. Buscar constantemente conhecimentos. Livrar-se dos preconceitos. Preparar-se para as mudanas. Trabalhar a empatia. Compartilhar o sucesso.
Questes que orientam a estruturao de equipes bem-sucedidas

Tericos americanos desenvolveram questes que devem ser consideradas na hora de organizar equipes: Quem somos ns? Por que estamos aqui? Como estamos orientados? Quais so as necessidades que devemos atender? Quais so os caminhos? Como podemos faz-lo?
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O que fazer e como fazer? Como continuar a aprender? O que foi feito, como e por qu? Trabalho concludo com sucesso! Qual o prximo?
Problemas que atrapalham as equipes

Em reunies: atrasos, ultrapassagem do horrio estabelecido, falta de objetividade, falta de contribuio. Falta de comprometimento com os objetivos organizacionais. Rivalidade entre equipes, que transferem a culpa pelas metas no cumpridas. Conflitos: estes devem ser administrados com dilogos abertos. Confronto de personalidades: excesso de lderes.
Tenha em mente que as organizaes prezam por profissionais que trabalham em equipe e que so capazes de dar importantes contribuies com suas diferentes habilidades e competncias.
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Um nico indivduo no possui todas as habilidades e competncias necessrias ao trabalho nas organizaes. Assim, o trabalho em equipe torna-se pea fundamental de sucesso se estiver distribudo entre os participantes.
A partir da diversidade de pensamentos, possvel enxergar os vrios ngulos de um problema para chegar a uma soluo. Na prxima aula, sero abordados os princpios e as tendncias dos recursos humanos, que, como em todo o universo das organizaes, acompanham as inovaes de mercado. Vamos adiante?
Aula 2 A IMPORTNCIA DA COMUNICAO PARA O SECRETRIO

Voc sabe que todas as pessoas comunicam-se entre si. A palavra comunicao vem do latim, e sua traduo mais simplificada : o ato de compreender algum e de se fazer entendido. por meio dela que voc mantm seus relacionamentos familiares, sociais e profissionais.
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No contexto empresarial, para se ter xito, necessrio que os departamentos se comuniquem: os gerentes, voc e seu executivo, os membros das equipes, as equipes entre si.
A comunicao s se faz por meio da fala e da escrita?
No, a comunicao pode ser verbal e no verbal.
Comunicao verbal e no verbal

Na comunicao verbal, h o uso de palavras faladas ou escritas; na comunicao no verbal, incluem-se os gestos, as posturas, o silncio e as expresses faciais.
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Existem alguns elementos essenciais convencionados e necessrios para a comunicao entre pessoas. So eles: O emissor quem inicia a comunicao. Contedo a mensagem. Receptor aquele a quem o emissor se dirige. O cdigo o meio pelo qual o emissor se faz entender pelo receptor. Pode ser uma mensagem escrita, oral ou um gesto.
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A comunicao como ferramenta profissional

Voc deve estar preparado para as diferentes formas de comunicao, e a sua comunicao deve ser eficiente e responder s necessidades dos clientes, tanto internos como externos.
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Para uma comunicao verbal eficiente, voc precisa:
planejar a comunicao; ter um vocabulrio acessvel, porm sem grias, e procurar usar termos mais tcnicos; ter uma sequncia lgica na transmisso da mensagem; ter pacincia para escutar e observar o cliente; ter preciso ao falar; ter uma atitude emptica (identificar, conhecer os sentimentos e emoes do cliente).
No existe uma frmula que garanta uma comunicao eficiente, porm, existem alguns fatores a serem observados, como adequao da linguagem ao nvel do interlocutor, ter clareza ao expressar-se, no usar rodeios e mostrar interesse ao atender os clientes.
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Feedback
Feedback uma palavra inglesa que significa retorno, ou ainda, a capacidade de verificar o prprio desempenho a fim de corrigi-lo. Sua traduo estrita retroalimentao.
Mas onde essa palavra se relaciona com nossa comunicao?
No processo de comunicao, o feedback liga o emissor ao receptor. Ao mesmo tempo em que o emissor envia mensagens, ele tambm as recebe, podendo mudar a mensagem enviada. Em muitas conversas, voc j embute um pedido de feedback na mensagem enviada.
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Uma comunicao eficiente pode no ocorrer em virtude da complexidade da mensagem. O excesso de mensagens simultneas pode distorcer o real contedo. Voc deve dividir uma mensagem complexa em partes para que possa explic-la melhor. Seja sempre atencioso, no tenha pressa, tenha voz agradvel, redija textos coesos e coerentes, elabore mensagens claras. No precisa rebuscar, seja objetivo, adeqe as palavras, d um tempo para que a pessoa entenda o que voc quis dizer e escute com ateno. Construa, no seu local de trabalho, uma comunicao eficaz e, com certeza, voc ter xito nos processos comunicacionais dentro da organizao. Agora que voc j sabe a importncia de uma comunicao eficiente, na prxima aula, veja a importncia do networking para seu crescimento profissional.
Aula 3 NETWORKING COMO FERRAMENTA DE CRESCIMENTO PROFISSIONAL
Voc sabe o que significa networking?
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Networking uma ferramenta que o ajudar a trabalhar seus relacionamentos com a finalidade de crescimento pessoal e profissional. Construir uma rede de relacionamentos no significa simplesmente conhecer pessoas, mas mant-las prximas. A traduo do termo ingls quer dizer trabalhando sua rede de contatos: networking origina-se da unio das palavras net = rede e working = trabalhando.
Trabalhando sua rede de contatos
Reflita por um momento: quem so as pessoas que voc conhece?
Amigos, famlia, colegas de trabalho, professores e vizinhos. Todas essas pessoas fazem parte de sua rede de contatos. Na infncia, voc possua sua rede de contatos e, medida que voc cresceu, esta se modificou, cresceu e evoluiu junto com voc. Pode-se considerar que a sua rede de contatos no esttica: medida que conhece novas pessoas, muda de emprego, voc muda e amplia a sua rede. Muitos so deixados pelo caminho, pela simples dinmica da vida ou por falta de afinidade.
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Portanto, networking pode ser interpretado como uma rede de contatos tanto pessoais como profissionais de variados locais e interesses teis nas nossas relaes interpessoais. No meio empresarial, til do ponto de vista de troca de experincias e informaes e para atualizao profissional. necessrio cultivar seu networking, pois estamos sempre precisando uns dos outros. Voc pode usar a sua rede a seu favor, a favor dos seus objetivos. Mas veja bem: no adiante tentar ser corts somente quando se precisa de algo. Sua rede deve ser construda e cultivada no seu cotidiano profissional e pessoal. Analise o exemplo: No seu departamento, voc tem um colega que nunca o cumprimenta, no faz o mnimo esforo para colaborar com voc, mas pede sua ajuda quando no consegue concluir uma tarefa sozinho. Voc j deve ter presenciado uma situao assim em seu trabalho. Cuidado para no se tornar essa pessoa, que s conversa quando precisa de ajuda. Seja sempre educado e disponvel com seus contatos. Eles ficaro agradecidos e sempre o ajudaro quando solicitados.
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Por que fazer networking?
Agora voc j sabe que o primeiro princpio para fazer seu networking buscar conhecer pessoas: pode ser desde o padeiro at o presidente da empresa. Cumprimente e sorria sempre: simpatia fundamental. Utilize essa ferramenta para sua atualizao e desenvolvimento profissional.
Como?
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Trocando informaes de prticas de sucesso. Um profissional s cresce na carreira medida que possui pessoas para ajud-lo, dar-lhe suporte, eleg-lo e aplaudi-lo.
Saiba, ainda, que muitas indicaes para contrataes e promoes dentro das empresas acontecem por meio do networking. No perca essa oportunidade!
Confira algumas dicas importantes Tenha cuidado para no ser inconveniente: evite ser o centro das atenes o tempo todo, d oportunidade para os outros falarem, no monopolize os dilogos. Tenha bom-senso, mostre-se, faa-se notar, mas com discrio. Conhea pessoas. Deixe-as conhecerem voc. Seja solicito. Mantenha sempre o bom humor.
Entenda que networking criar, ampliar e manter sua rede de contatos e utiliz-la nos diferentes aspectos de sua vida diria. Vale ressaltar que esta mais uma ferramenta de aprimoramento profissional.
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Se voc no tiver as competncias necessrias para o cargo que almeja, no adianta possuir bom networking.
Use seu marketing pessoal, preocupe-se com sua imagem, aprimore constantemente seus conhecimentos e divulgue seus resultados. So passos importantes que podem torn-lo um secretrio bem-sucedido. Prepare-se, pois, na prxima aula, voc acompanhar as tendncias de mercado e a influncia dessas tendncias em sua profisso. Que tal comear j a explorao do tema?
Aula 4 ACOMPANHANDO AS TENDNCIAS DE MERCADO

A idade contempornea caracterizada pela atrao do novo, que surge cada vez mais rapidamente. Necessidades antes cada vez mais difceis de atender esto cada vez mais acessveis.
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A atualidade dominada pelas inovaes tecnolgicas e por grandes transformaes sociais que alteram, de maneira significativa, os modos de produo e a dinmica da vida de um modo geral. Os tempos entre o planejamento e a execuo esto menores.
Mas o que voc, secretrio, deve fazer? Acompanhar ou esperar os resultados?
Infelizmente, voc no pode esperar. As mudanas devem ser perseguidas e integradas antes mesmo de se ter garantia de sucesso. As mudanas tanto tecnolgicas como administrativas no lhe do alternativas, a no ser a de segui-las na mesma velocidade que as caracteriza.
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Novas tendncias de mercado no mundo empresarial

Os modelos de gesto contemporneos ditam, de certa forma, as mudanas nos segmentos empresariais. As variaes econmicas e tecnolgicas deixam vulnervel o processo produtivo, e o progresso vai se construindo em meio a inovaes e quebra da continuidade. Voc trabalha, atualmente, em meio a mudanas e deve estar disposto a enfrentar rpidas e complexas alteraes; deve se adaptar a confrontar ambiguidades e compreender que se fazem necessrios novos produtos e servios. Voc deve procurar novas direes em meio vulnerabilidade e no pode perder a calma diante das perdas de coisas que voc ajudou a construir.
Como voc pode ver, o presente turbulento, e o futuro, incerto. No se sinta confortvel com o status quo, com sua situao atual. Persiga a inovao como garantia de sobrevivncia.
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A inovao tornou-se a fora bsica da empresa e do cotidiano de seus gerentes e funcionrios (MOTTA, 2001, p. 26).
Contextualizando as mudanas
O perodo em que estamos vivendo est sendo denominado de ps-modernidade. Este se fundamenta nas intensas transformaes nos mbitos sociais, econmicos, polticos e, at mesmo, administrativos. possvel verificar as diferenas entre as prticas de uma sociedade industrial e ps-industrial para ressaltar uma nova era administrativa (Ibid., p. 11). Como exemplo, temos a passagem da produo de bens e servios, na organizao industrial, para uma organizao que se baseia na tecnologia, na informao e no consumo.
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Presencia-se uma poca em que a prtica gerencial encontra-se fragmentada, descentralizada, flexvel e de livre comunicao. Verifica-se, tambm, ausncia de valores na forma do sistema produtivo e nas relaes de trabalho das organizaes.
As atuais propostas ps-modernas podem ser organizadas da seguinte maneira:
1. Falta de finalidade e de ideal administrativo: no h um ponto de chegada nem uma verdade ltima. 2. Fragmentao das organizaes e culturas particulares: as culturas esto sendo legitimadas por seus prprios princpios, no existindo mais valores administrativos universais. 3. Cotidiano gerencial organizando o futuro: rejeita-se a perspectiva de progresso; no existe verdade absoluta, todas as proposies so verdadeiras. 4. Sociedade com estilo: as pessoas esto buscando autoafirmao pessoal por meio dos bens de consumo, dando espao aos designers e a imagens de produtos. 5. Materialismo consumista: as pessoas se expressam por meio da liberdade de escolha e possuem estilos de vida guiados pela publicidade. No existe uma distino clara entre moral e imoral, real e irreal.
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Preparando-se para a mudana

Procure sempre inovar: faa um esforo adicional e envolva-se em tarefas novas. Tenha iniciativa para buscar o novo, persistncia no entusiasmo, mesmo em momentos incertos, e desenvolva habilidades para enfrentar riscos, resistncias adicionais e conflitos.
Conceda-se a oportunidade de ser criativo e permita aos outros a mesma oportunidade. Desafie o bvio e o normal. Tenha cuidado com velhos hbitos, aventure-se. Seja otimista perante a vida. Aja diante dos problemas e procure ser til.
Enquanto voc estudou o que preparamos para voc, vrios novos conhecimentos foram produzidos, seja nas universidades, nos diferentes laboratrios de pesquisas e nas prprias organizaes. Portanto, no recuse o novo, mescle expectativas positivas e no tenha receio de novas tarefas dentro da organizao. Na prxima aula, voc ver formas de valorizar sua profisso e de confiar no seu potencial para poder colocar em prtica o contedo desta aula e das demais. Para que voc mude, preciso confiana em si mesmo.
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Aula 5 VALORIZANDO SUA PROFISSO E CONFIANDO EM SEU POTENCIAL

Todas as profisses passaram por vrias lutas, e algumas ainda lutam pelo reconhecimento, primeiramente, legal e, em segundo plano, social.
Voc o primeiro que deve valorizar a sua profisso.
Como valorizar?
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Reconhecendo a sua importncia no mundo das organizaes e explicitando isso em palavras e aes. Para que isso ocorra, necessrio que haja autoconfiana, ou seja, confie no seu potencial profissional, sinta-se capaz. Afinal, voc est buscando qualificao e vai colocar em prtica tudo que aprendeu. E mais: vai buscar outras fontes de conhecimento tambm e estar em constante formao e preparo profissional. Apenas voc pode responder a essa pergunta. Analise-se sempre, veja onde voc pode melhorar, construa sua carreira como secretrio.
Voc est preparado para o mercado de trabalho?
Valorizao da profisso
A competitividade levou evoluo da profisso, ou seja, quanto mais talentos voc tiver, mais em nvel de competio voc est. O mercado exige profissionais com caractersticas multiprofissionais, para no dizer multifuncionais.
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Busque ser criativo, comprometido, conhecer bem a empresa em que trabalha, ser motivado e ter vrias qualificaes.
Na atual dinmica de mercado, no cabem mais as especializaes da sociedade industrial. Voc deve reconhecer suas atribuies e contribuir com sua capacidade intelectual para o crescimento da empresa. A profisso foi depreciada devido o mau uso do termo secretrio, que acabou por desmerecer a profisso. A profisso de secretariado , hoje, a mais requisitada no meio corporativo, ganhou legislao prpria, regulamentos e possui curso superior de formao para secretrios.
Valorizando seu potencial
Parta do princpio de que, se voc no se achar bom, quem poder achar? Se voc no se achar bom, far um bom trabalho? Conseguir destaque profissional?
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Se voc est investindo em voc, porque confia em seu potencial. Valorize-se, voc capaz. Por trs de todo executivo de sucesso, h um secretrio bem-sucedido. Voc pertence a uma organizao e, dela, parte fundamental.
Com as mudanas, voc deixou de reproduzir para produzir; voc no obedece ordens, ganhou poder de deciso. No meio organizacional, voc precisa ter ideias e ser proativo, como j viu anteriormente.
Construa-se
No adianta buscar apenas formao tcnica. A formao de cunho humanstico e social tambm muito importante: busque conhecer-se melhor e entender como se do os relacionamentos humanos. Reconhea que existem diferenas e que so elas que nos fazem nicos e, porventura, especiais.
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Construmo-nos a cada dia, tanto pessoal como profissionalmente. Nossas caractersticas pessoais podem ser trabalhadas e melhoradas, mas isso deve partir de autoconhecimento. Onde posso melhorar para ser simptico? Por que no sorri hoje? Problemas todas as pessoas tm, mas no deixe que seus problemas pessoais levem a problemas profissionais.
Valorize-se como profissional, valorize a sua profisso e confie no seu potencial produtivo. Voc deve valorizar-se, para ser valorizado. Se voc no acreditar na sua capacidade, realmente de nada vai adiantar fazer cursos, renovar-se, dominar tcnicas. necessrio reconhecer suas capacidades, todos tm limitaes, mas no faa delas desculpas para no crescer.
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A partir do momento em que voc se valorizar estar valorizando sua profisso e buscando ser o melhor. Assim, voc aprender a confiar em seu potencial e crescer na profisso que voc escolheu. No prximo mdulo, voc conhecer as tcnicas e rotinas do dia a dia do secretrio.
SAIBA MAIS
LINKEMER, Bobbi. Secretria eficiente. So Paulo, SP: Nobel, 1999. MAERKER, Stefi. Secretria: uma parceira de sucesso.. So Paulo, SP: Gente, 1999.
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COLOCANDO EM PRTICA
RELEMBRANDO
Neste mdulo, a importncia do trabalho em equipe e de saber comunicar-se bem no ambiente de trabalho e fora dele foi assunto explorado. Alm disso, voc estudou a necessidade de construir uma rede de relacionamentos networking e as vantagens de acompanhar as tendncias de mercado. Visualizou maneiras de valorizar sua profisso e de como usar a confiana no seu potencial como ferramenta de competio. A finalidade do trabalho em equipe somar experincias e responsabilidades na busca por decises acertadas. Trabalhar em equipe pode, alm do xito do grupo, facilitar realizaes profissionais individuais. Para comunicar-se com eficincia, o secretrio precisa: planejar a comunicao; ter um vocabulrio acessvel, porm, sem grias, e procurar usar termos mais tcnicos; ter uma sequncia lgica na transmisso da mensagem; ter pacincia para escutar e observar o cliente; ter preciso ao falar; ter uma atitude emptica (identificar, conhecer os sentimentos e emoes do cliente). Construir em seu local de trabalho uma comunicao eficaz fundamental para o xito nos processos comunicacionais dentro da organizao.
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Networking criar, ampliar e manter sua rede de contatos e utiliz-la nos diferentes aspectos de sua vida diria. Vale ressaltar que esta mais uma ferramenta de aprimoramento profissional. Se voc no tiver as competncias necessrias para o cargo que almeja, no adianta possuir bom networking. Use seu marketing pessoal, preocupe-se com sua imagem, aprimore constantemente seus conhecimentos e divulgue seus resultados. Esses so passos importantes que podem torn-lo um secretrio bem-sucedido. Procure sempre inovar, faa um esforo adicional e envolva-se em tarefas novas: tenha iniciativa para buscar o novo; tenha persistncia no entusiasmo mesmo em momentos incertos; desenvolva habilidades para enfrentar riscos, resistncias adicionais e conflitos. Conceda-se a oportunidade de ser criativo e permita aos outros a mesma oportunidade. Desafie o bvio e o normal. Tenha cuidado com velhos hbitos, aventure-se. Seja otimista perante a vida. Aja diante dos problemas e procure ser til. Voc deve valorizar-se para ser valorizado. Se voc no acreditar na sua capacidade, realmente, nada vai adiantar fazer cursos, renovar-se, dominar tcnicas. necessrio reconhecer suas capacidades. Todos tm limitaes, mas no faa delas desculpas para no crescer. A partir do momento em que voc se valorizar, estar valorizando sua profisso e buscando ser o melhor. Assim, voc aprender a confiar em seu potencial para crescer na profisso que voc escolheu.
Tcnicas e Rotinas Secretariais
Mdulo 5
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Mdulo 5| Tcnicas e Rotinas Secretariais
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Ao final deste mdulo, voc ter subsdios para: descrever a importncia de uma boa recepo s pessoas; organizar reunies; avaliar a importncia do atendimento pessoal; saber atender seus clientes internos e externos; manusear a agenda e o follow-up; organizar e construir arquivos; compreender a importncia de documentos bem redigidos e que escrever e digitar bem so um diferencial; controlar o uso dos materiais de consumo do cotidiano; aprender o uso correto do material do escritrio para otimizao dos custos.
Aulas
Acompanhe neste mdulo o estudo das seguintes aulas: Aula 1 Organizando reunies Aula 2 Atendimento pessoal, telefnico e eletrnico Aula 3 Agenda, follow-up e organizao de arquivos Aula 4 Captao, digitao e diagramao de textos e correspondncias Aula 5 Controle do material de escritrio e materiais de consumo necessrios ao desenvolvimento das atividades do secretrio
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Neste ltimo mdulo, voc vai aprender como organizar sua rotina de trabalho, desde as reunies at o controle de material de seu uso no atributo de suas funes. essencial a qualidade nos processos em que o secretrio est envolvido, buscando a excelncia e a melhoria contnua. Agora, com ateno e determinao, voc convidado a trilhar um novo caminho de aprendizagem. Bons estudos!
Aula 1 ORGANIZANDO REUNIES

O mercado profissional exige do secretrio perfil empreendedor que possibilite sua participao na organizao, no planejamento e na execuo de eventos empresariais. Os eventos representam a imagem da empresa e, em sua maioria, tm por objetivo principal a divulgao da empresa e de seus produtos e servios no mercado a que pertence. Ao organizar uma reunio, voc deve se preocupar com o tema a ser desenvolvido e com os objetivos que deseja alcanar. Seguindo a premissa da democracia, mas principalmente da descentralizao de decises no meio organizacional, as reunies mostram-se como um fator de otimizao, criado para obter resultados por meio do consenso geral.
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Voc sabe como organizar uma reunio?
Acompanhe os procedimentos 1. Quando seu chefe convocado para uma reunio: Quando seu chefe participar de alguma reunio, anote em sua agenda e na agenda dele. Consulte-o sobre a necessidade de preparar um dossi com documentos e informaes das quais ele possa precisar, providenciando cpias como medida de segurana.
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Confirme a reunio e a participao do chefe por escrito ou por telefone. Consulte-o sobre a necessidade de sua participao na reunio; se voc for participar, prepare-se conversando com ele. Recorde seu chefe do compromisso, na vspera ou no dia, com horas de antecedncia. Caso seu chefe no v reunio convocada, pergunte-lhe o que voc deve dizer para justificar a ausncia. Depois, redija um e-mail ou documento e envie aos participantes, ou o faa por telefone, conforme normas institucionais.
2. Se seu chefe convocou a reunio: Antes da reunio Acerte com o seu chefe o dia e a hora da reunio, verifique quem dever participar e como ser feita a convocao. O tema da reunio dever ser comunicado aos participantes. Elabore a pauta de reunio. Faa a convocao. Informe-se se sero requeridas dos participantes pastas documentais, para que constem na convocao. Reserve a sala de reunio, se necessrio. Verifique que materiais eletrnicos devero constar na sala (computador, projetor de slides, aparelhos de DVDs, TVs etc.
3. No dia da reunio ou na vspera Verifique a reserva da sala de reunies. Verifique se os equipamentos esto na sala, se esto funcionando e se o nmero de cadeiras suficiente. Confirme por telefone a presena dos participantes. Se for o caso, avise ao chefe da ausncia de algum. Consulte seu chefe sobre a necessidade de sua participao na reunio. Se voc for participar, prepare-se, organizando sua fala e os documentos necessrios.
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4. Na reunio Recepcione os participantes de acordo com as normas estabelecidas, indicando-lhes um lugar mesa. Providencie para que sejam servidos caf e gua.
5. Durante a reunio Tenha os cuidados necessrios para que a reunio no seja interrompida. No interrompa a reunio para falar com seu chefe. Se for necessrio, escreva um bilhete, coloque-o na frente dele e aguarde a resposta. Sugere-se que voc sente-se ao lado de seu chefe. Emita opinies, se solicitadas, e leve caneta, papel e prancheta.
6. Aps a reunio Providencie o arquivamento dos documentos utilizados por seu chefe na reunio; providencie, tambm, a limpeza do local e a entrega de materiais que no pertenam sala. Reunies formais exigem a elaborao de ata. Se for o caso, prepare-a.
Viu? No difcil organizar uma reunio e portar-se bem nesse contexto.
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Lembre-se: para facilitar a organizao, devemos fazer um checklist de tudo que precisamos providenciar para que no haja risco de esquecer de algum passo importante.
Na prxima aula, conhea algumas dicas de como se portar nos atendimentos pessoal, telefnico e eletrnico.
Aula 2 ATENDIMENTO PESSOAL, TELEFNICO E ELETRNICO
Voc sabia que uma qualidade muito apreciada no secretrio saber relacionar-se bem, seja com executivos, auxiliares, colegas e visitantes?
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O relacionamento interpessoal no trabalho o que ajuda a construir seu networking. Reflita e responda sinceramente: As pessoas que chegam a sua sala so recebidas com um sorriso seguido de um Em que posso ajud-lo? As pessoas so atendidas no horrio marcado? Os prazos e compromissos so sempre lembrados? Voc avisa com antecedncia quando seu chefe ou voc no podero atender algum? O objetivo das empresas, normalmente, atingir resultados financeiros: o lucro. Alcanar esses resultados depende da vontade, qualidade e competncia do servio de cada funcionrio. Voc, secretrio, no exerccio de sua funo, relaciona-se com diferentes pessoas, com diversas personalidades. E, por mais difcil que seja atender algum, o seu pblico espera da empresa, que tambm representada por voc, um atendimento educado, eficiente gil. Voc representa a imagem da empresa em que trabalha.
Pr-requisitos para um bom atendimento
Qual o tratamento que se deve dar informao?
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Verifique o que, por que, para que, para quem e para quando pedem a informao. Saiba se o assunto pertence sua rea de atuao. Saiba se a resposta da sua competncia. Determine um prazo para a resposta. Em caso de espera por atendimento, oferea acomodao adequada, d ateno personalizada. Se chegar algum e voc estiver ao telefone, cumprimente-o com um aceno ou movimento de cabea, para que a pessoa saiba que foi notada. Seja amvel, mas sem intimidades. Demonstre interesse no assunto que est sendo tratado. Se precisar anotar recado, faa-o imediatamente e em formulrio prprio.
Lembre-se: o bom atendimento no dispensado apenas aos clientes externos, mas aos clientes internos tambm.
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Ao telefone
As pessoas reagem de diferentes formas ao uso do telefone: as pessoas que no gostam de atender telefone correm o risco de prestar um mau tratamento aos seus interlocutores e de no retornar recados. Com o crescimento do telemarketing, surgiram mltiplas possibilidades. Produtos podem ser apresentados pelo telefone e cobranas e pesquisas podem ser realizadas.
A comunicao telefnica deve ser feita em linguagem que possibilite o mximo de resultados por meio desse instrumento.
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Alguns procedimentos garantem o uso eficaz ao telefone. Veja-os. Use linguagem correta, clara e precisa. Jamais use tratamentos como querido, meu amor. Se precisar de tempo para responder uma pergunta, diga simplesmente aguarde, um minuto por gentileza. Atenda prontamente. No deixe o telefone tocar por mais de trs vezes. Identifique-se ao seu interlocutor: nome, empresa, cargo e assunto. No permita que o dilogo crie cunho pessoal. Saiba, antecipadamente, quais so as pessoas que seu chefe poder atender. No fornea informaes sem autorizao. Seja claro e preciso, tenha tato e discrio.
Atendimento eletrnico
A Internet uma rede de informaes conectadas, ou melhor, interligadas. Duas ferramentas so importantssimas: a www e TCP/IP. WWW so as iniciais de World Wide Web: a teia mundial cuja finalidade interligar os computadores para permitir que textos e imagem sejam exibidos na tela. TCP/IP quer dizer Transfer Control Protocol: um tipo de protocolo de comunicao que permite aos computadores a mesma linguagem.
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Uma vez conectado, existe uma infinidade de possibilidades de navegao, ou seja, uma variedade de informaes disponveis. Ao fazer uma assinatura, voc adquire uma conta de e-mail, que um mecanismo de envio e recebimento de mensagem individual. No trabalho, provavelmente voc tenha a conta de e-mail da empresa, a qual agiliza a comunicao interna.
Veja, agora, alguns cuidados com a Internet.
A Internet deve ser utilizada como instrumento de trabalho. No acesse sites imprprios.
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Tenha cuidado ao usar o seu e-mail particular; use o do trabalho. Nunca faa um atendimento pessoal com os olhos no computador. Algumas empresas utilizam chats para facilitar a comunicao interna/externa. Cuidado para no utiliz-lo com finalidade pessoal. Como voc pode ver, o atendimento possui regras bsicas, que partem do um bom senso no local de trabalho. Educao fundamental, simpatia e bom humor tambm. Esses so inerentes s trs formas de relacionamento que voc conheceu nesta aula.
Voc quer aprender como utilizar com eficincia a agenda e a organizar arquivos? Este ser o assunto da prxima aula. Vamos juntos?
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Aula 3 AGENDA, FOLLOW-UP E ORGANIZAO DE ARQUIVO

Manusear com eficincia a agenda, entender a importncia do follow-up2, construir e organizar arquivos com eficincia o que voc vai aprender nesta aula. Essas ferramentas facilitam o seu dia a dia do escritrio e, se bem utilizadas, ajudam a otimizar seu tempo e seu trabalho.
A agenda
2 Follow-up: acompanhamento.
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por meio da agenda que voc organiza, controla e planeja compromissos, tarefas, reunies e at mesmo pagamentos.
Voc no deve confiar apenas em sua memria. Para isso, voc possui ferramentas para lembr-lo de suas atividades. Tenha a agenda como seu guia e reconhea que, na sua ausncia, algum da sua equipe poder realizar o que l estiver descrito.
importante sempre consultar a agenda na primeira hora do dia!
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E, no transcorrer do dia, elimine os compromissos que j tiverem sido realizados, anotando, imediatamente, os compromissos que forem surgindo.
Sugestes do que anotar na agenda

Compromissos dirios e semanais do seu executivo, seja com clientes ou com a equipe. Todas as reunies, convocadas pelo seu executivo, e as para as quais ele for convocado. Mensalidades e contas a pagar, vencimentos de assinaturas. Atividades sociais, aniversrios.
Sugestes para facilitar seu trabalho

Destaque os feriados e as possveis emendas (em caso de feriados prolongados). Saiba sugerir horrios convenientes para ambas as partes. Anote o telefone e demais dados da pessoa que est marcando o compromisso. Reserve intervalos entre um compromisso e outro para suprir eventuais atrasos e compromissos urgentes.
Voc sabe como aproveitar a agenda eletrnica?
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A agenda eletrnica gil, segura e lhe d maior liberdade em relao ao relgio, pois o avisar do compromisso na hora programada. O software mais utilizado o Microsoft Outlook. Essa ferramenta de fcil manuseio: permite fcil visualizao dos compromissos e mostra vrias informaes ao mesmo tempo.
Riscos: quedas de energia, problemas de conexo com a Internet, problemas na rede local. Infelizmente, ainda no substitui a agenda manual devido a esses possveis incidentes.
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Follow-up
Esta uma expresso oriunda da lngua inglesa e significa acompanhamento. Essa ferramenta de trabalho utilizada como acompanhamento da agenda, uma lista de assuntos pendentes do dia, da semana ou do ms. Exemplo de assuntos pendentes: Cartas, memorandos, e-mails, lembretes e manuscritos que precisam ser respondidos. Contas a pagar. Respostas a assuntos que esto em andamento. Projetos. Compromissos assumidos com clientes em reunio. Providncias resolvidas em despachos. Contratos a serem assinados. Outros assuntos que envolvam a equipe.
Arquivo
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Arquivo um conjunto organizado de documentos. Ele no simplesmente guarda documentos, mas o faz de forma que possam ser localizados facilmente.
A organizao do arquivo deve proporcionar segurana, preciso, simplicidade, flexibilidade e acesso.
Segurana Preciso Simplicidade Flexibilidade
Para dar condies de segurana, importante cuidar do sigilo de documentos confidenciais. Deve assegurar a localizao. Deve ser simples e de fcil compreenso. Deve acompanhar o crescimento da empresa ajustando-se ao aumento e complexidade dos documentos a serem arquivados. Deve oferecer condies de consulta imediata.
Quadro 1 - quadro sem nome
Acesso
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No abarrote gavetas e pastas. Prefira clipes e grampos de plstico para evitar danos aos documentos. Papis rasgados devem ser consertados com fita adesiva. Lembre-se: o arquivo deve ser funcional, no bonito.
Essas dicas de organizao do seu cotidiano podem ajud-lo na otimizao do tempo e do trabalho. A agenda de sua obrigao e o follow-up tambm, mas o arquivo ter mais acessos. Observe que aquilo que acessvel para voc pode no ser para os outros. A praticidade deve ser um consenso entre todos. Redigir textos e correspondncias tambm fundamental para voc. Por isso, prepare-se para estudar esse assunto na prxima aula.
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Aula 4 CAPTAO, DIGITAO E DIAGRAMAO DE TEXTOS E CORRESPONDNCIAS

Saiba que os vcios de escrita, principalmente os oriundos da gerao dos chats, devem ser eliminados dos seus textos e correspondncias empresariais.
Voc se lembra das cobranas das professoras de portugus na poca da escola?
Mas uma redao comercial/empresarial vai muito alm das aulas de portugus. O portugus oficial indispensvel, claro, mas existem documentos que possuem formas prprias de serem redigidos, ou seja, voc deve seguir um padro.
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Qual a importncia de uma redao adequada?
Dominar as tcnicas de redao empresarial pode abrir muitas portas. Voc deve suprir eventuais falhas redacionais no seu setor e deve dar suporte ao seu executivo.
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O estilo comercial deve ser claro, coerente, conciso, preciso e correto. Use de cortesia e bom-senso. Siga estes passos:
Planeje a redao. Visualize o seu receptor, forme uma imagem mental do leitor. Utilize expresses gentis. Evite palavras desnecessrias. Simplifique a redao. Tenha agilidade ao digitar. Ao concluir um documento, e-mail ou carta, observe no s as questes gramaticais, mas eventuais erros de digitao e formate o texto adequadamente. Observe se o logotipo da empresa dever constar no documento a ser redigido ou se ele j consta no papel que ser impresso.
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Justifique o texto e no use letras exageradas nem pequenas demais. As fontes sugeridas so Times New Roman ou Arial e o tamanho da fonte 12 o mais recomendado. Negrite o que precisar destacar, mas sem exageros. Use espaamento que facilite a leitura: 1,5 ou 2,0.
Correspondncia
A correspondncia caracterizada pela troca de informaes entre emissor e receptor. Os tipos so:
Particular
informaes com contedos de cunho pessoal.
Oficial
informaes trocadas com rgos pblicos das diferentes esferas: municipal, estadual e federal.
Comercial
troca de informaes com pessoas jurdicas com contedo que trate de assuntos administrativos ou comerciais entre os diferentes ramos.
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Ao receber a correspondncia
Verifique se na carta constam os dados do envelope (endereo, telefone etc.). Caso no conste, grampeie o envelope na carta ou transcreva esses dados. Caso se mencionem anexos que no foram remetidos, entre em contato com o remetente antes de dar encaminhamento correspondncia. Leia todas as correspondncias (se autorizado pelo executivo), assinalando com marcatexto as partes importantes. Se a correspondncia citar alguma anterior j recebida, anexa-a antes de pass-la ao executivo. Faa uma triagem das correspondncias.
Ao emitir a correspondncia
Confira a correspondncia antes de emiti-la. Verifique ortografia e todas as informaes. Tenha disponvel um dicionrio e uma gramtica. Controle para no enviar as correspondncias com atraso. Lembre-se de que fax e e-mail so ferramentas de trabalho: use-os de maneira eficiente e otimize seu trabalho.
Assim como dominar a oratria, necessrio dominar a escrita no meio empresarial. Alm de conhecer a gramtica, necessrio conhecer a melhor forma de utilizar seu editor de texto. Digitar com eficincia faz com que voc ganhe tempo, assim como com as dicas de como manusear as correspondncias. Outro assunto importante o controle de material de escritrio e os materiais de consumo necessrios ao desenvolvimento de suas atividades. Mas isso voc ver na prxima aula. Siga em frente!
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Aula 5 CONTROLE DO MATERIAL DE ESCRITRIO E MATERIAIS DE CONSUMO

Voc j est chegando ao final deste curso e no poderia conclu-lo sem antes ver uma questo que, normalmente, tratada sem muita importncia.
Voc otimiza o uso de papel no escritrio? Desliga a luz ao sair para o almoo ou no final do dia?
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So pequenos detalhes do seu dia a dia que, se observados, podem otimizar custos e gerar economia do ponto de vista financeiro. Essas so atitudes com foco em responsabilidade socioambiental.
Ento, como otimizar?
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Essas preocupaes surgiram a partir dos Programas de Qualidade Total, em que so traadas regras para economia, limpeza e organizao do ambiente de trabalho. Otimize o uso de papel para que no haja gasto desnecessrio. Crie um sistema de rascunhos: quando for imprimir documento para correo, use um papel j utilizado. Mantenha luzes desnecessrias desligadas. Otimize o uso dos copos descartveis. Cuide da conservao dos mveis. Oriente a limpeza. Observe torneiras e descargas do seu departamento. Se apresentarem algum problema, chame a manuteno. Esses e outros procedimentos devem ser observados por voc para manter o bom funcionamento do seu ambiente de trabalho. Cuide para isso no ser mais um motivo de aumento de custos. Observe que pequenos procedimentos no seu cotidiano de trabalho fazem a diferena e constituem pontos da sua identidade profissional.
Leve para o escritrio formas de economia utilizadas por voc na sua vida. Seja prudente ao organizar-se.
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Seja profissional em todos os pontos: separe a vida pessoal da vida profissional, procure ter equilbrio e bom-senso, estude sempre e esteja atento a todas as inovaes tecnolgicas e da profisso que possam, por ventura, facilitar seu trabalho. Tenha um aproveitamento integral dos contedos aqui apresentados, que, somados aos seus conhecimentos prvios, nortearo a sua carreira.
SAIBA MAIS
Acesse os sites indicados a seguir e explore todas as informaes disponveis. http://www.secretariando.com.br http://www.tudosobresecretariado.com.br
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COLOCANDO EM PRTICA
RELEMBRANDO
Organizar a rotina de trabalho e planejar reunies foram assuntos abordados neste mdulo, alm da importncia do atendimento, seja ele pessoal, telefnico ou eletrnico. Voc tambm aprendeu como utilizar a agenda, o follow-up e o arquivo como mecanismos de planejamento, organizao e controle. Voc tambm teve oportunidade de descobrir aspectos importantes de captao, digitao e diagramao de textos e correspondncias e viu a relevncia do controle de material de escritrio no atributo de suas funes. Uma qualidade muito apreciada no secretrio saber relacionar-se bem, seja com executivos, auxiliares, colegas e visitantes. O relacionamento interpessoal no trabalho o que te ajuda a construir o seu networking. O objetivo das empresas, normalmente, atingir resultados financeiros: o lucro. Alcanar esses resultados depende da vontade, da qualidade e da competncia do servio de cada funcionrio. Voc, no exerccio de sua funo, relaciona-se com diferentes pessoas, com diversas personalidades. E, por mais difcil que seja atender algum, o seu pblico espera da empresa, que tambm representada por voc, um atendimento educado, eficiente gil. Voc representa a imagem da empresa em que trabalha.
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Assim como dominar a oratria, necessrio dominar a escrita no meio empresarial. Alm de conhecer a gramtica, necessrio conhecer a melhor forma de utilizar seu editor de texto. Digitar com eficincia faz com que voc ganhe tempo, assim como as dicas de como lidar com as correspondncias. Uma questo muito importante tratada foi a responsabilidade socioambiental: pequenos detalhes do seu dia a dia, se observados, podem otimizar custos, gerar economia do ponto de vista financeiro e so atitudes com foco em responsabilidade socioambiental.
| Sumrio | Apresentao | Plano de Estudos | Carta ao Aluno
Sobre o Autor
Palavras do Autor | Referncias |
Rebeca Maria Olmos Avelino

REBECA MARIA OLMOS AVELINO graduada em Secretariado Executivo Trilngue pela Pontifcia Universidade Catlica (PUC) de Gois. Atua como gerente de relacionamento de Pessoa Fsica do Banco do Brasil S.A. em Goinia/GO. Atuou como secretria executiva da Gerncia de Informtica do Banco Ita S.A. e como secretria executiva da Diretoria do Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas de Gois (SEBRAE/GO).
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| Sumrio | Apresentao | Plano de Estudos | Carta ao Aluno | Sobre o Autor
Palavras do Autor
Referncias |
Caro Aluno,
Voc chegou ao final do curso Desenvolvimento Profissional para Secretariado. Neste curso, voc conheceu a origem da funo e o Cdigo de tica do Profissional de Secretariado, estudando desde sua gnese at as tcnicas de rotinas de um escritrio e aprendeu a cuidar de seu marketing pessoal para esse mercado emergente, dinmico e altamente competitivo que exige um novo perfil de secretrio. O mercado busca por secretrios que atendam as atuais demandas, que sejam polivalentes, que saibam assessorar, que sejam proativos, flexveis, responsveis, tenham bom-senso, iniciativa e, ainda, que dominem as tecnologias inerentes ao seu cotidiano. Voc no deve parar por aqui. A produo de conhecimento tambm se tornou vertiginosa, e voc deve ficar a par das inovaes, pois sua profisso exige renovao constante. A educao continuada uma das vertentes ps-modernas que podemos utilizar como alternativa para adquirir novos conhecimentos.
Sucesso na caminha profissional!
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Referncias
ANTUNES, Maria Thereza Pompa. Capital intelectual. So Paulo, SP: Atlas, 2000. ALMEIDA, Rosana. Os territrios de uma profisso: secretariado executivo. Revista Eletrnica Gesto e Servios, So Paulo, v. 1, n. 1, p. 26-36, jan-jul, 2010. Disponvel em: <https://www.metodista.br/revistas/revistas-metodista/index.php/REGS/article/ viewPDFInterstitial/1859/1832>. Acesso em: 20 maio 2010. BRASIL. Diretrizes curriculares. Parecer do Conselho Nacional da Educao e Cmara da Educao Superior. CES 146/2002. Disponvel em: <http:// portal.mec.gov.br/sesu/ arquivos/pdf/14602dceacthsemdtd.pdf>. Acesso em: 10 maio 2010. BRASIL. Lei de regulamentao da profisso de secretria(o). Lei 7.377 de 30.9.1985 modificada pela Lei 9.261 de 10.1.1996. Disponvel em: <http://www.fenassec.org.br/lei. htm>. Acesso em: 15 maio 2010. BRASIL. Estudo para as diretrizes curriculares nacionais para o curso de graduao de secretariado executivo. Disponvel em: <www.portal.mec.gov.br/cne/arquivos/pdf/CES0102. pdf>. Acesso em: 5 ago. 2010. CHIAVENATO, Idalberto. Gerenciando com as pessoas. Rio de Janeiro, RJ: Elsevier, 2005. GARCIA, Edmia; DELIA, Maria Elizabete Silva. Secretria executiva. So Paulo, SP: IOBThomsom, 2005. GRIFFIN, Gerard R. Maquiavel na administrao: como jogar e ganhar o poder na empresa. So Paulo, SP: Atlas, 1994. GUIMARES, Mrcio Eustquio. O livro azul da secretria moderna. 19. ed. So Paulo, SP: rica, 2001. HARDINGHAM, Alison. Trabalhando em equipe. So Paulo, SP: Nobel, 2002. LACOMBE, Francisco. Recursos humanos: princpios e tendncias. So Paulo, SP: Saraiva, 2005.
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Atendimento Telefnico
LAROUSSE, Borda. Grande dicionrio Larousse Cultural da lngua portuguesa. So Paulo, SP: Nova Cultural, 1995. MONTANA, Patrick j; CHARNOV, Bruce H. Administrao. 2. ed. So Paulo, SP: Saraiva, 2005. MOSCOVICI, Fela. Equipes do certo. 9. ed. Rio de Janeiro, RJ: Jos Olympio, 2004. MOTTA, Paulo Roberto. Transformao organizacional: a teoria e prtica de inovar. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 2001. PETRONI, Cathia. A reconstruo do papel e da atuao dos profissionais de secretariado de executor a gestor de processos. Sumar revista acadmica eletrnica, Sumar, 1.ed. 1 sem. 2009. Disponvel em: <http://www.sumare.edu.br/raes/ edicoes /ed01/raesed01_artigo02. pdf>. Acesso em: 5 maio 2010. TARAPANOFF, Kira (org). Inteligncia, informao e conhecimento. Braslia: IBICT, UNESCO, 2006.
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Apresentao | Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referncias |

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Plano de Estudos | Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referncias |

| Sumrio | Carta ao Aluno | Apresentao

Sobre o Autor | Palavras do Autor | Referncias |

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