UNIVERSIDAD SANTA MARIA NUCLEO ORIENTE FACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL CATEDRA PROCESOS INDUSTRIALES ADMINISTRATIVOS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA TALLER #2

Profesora: Melina Laya

Realizado por: Pillarela, Daniele C.I. 18.848.786 Malav, Carlos C.I. 21.080.388 Santiago, Ral C.I. 18.511.894 De Pinto, Nicols C.I. 19.083.894 Martinez, Sarait C.I. 20.105.397

Barcelona, Febrero 2013

1. Defina con sus propias palabras Auditoria y diga cul es la diferencia entre las internas y las externas. La Auditoria es el examen crtico y sistemtico que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado. Aunque hay muchos tipos de auditora, la expresin se utiliza generalmente para designar a la auditora externa de estados financieros, que es una auditora realizada por un profesional experto en contabilidad, de los libros y registros contables de una entidad, para opinar sobre la razonabilidad de la informacin contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables. En general, el trabajo realizado por la auditora interna es idntico a la realizada por la auditora externa. Ambos hacen su trabajo usando las mismas tcnicas de auditora, ambos tienen su atencin en el control interno como punto de partida para su revisin y formular sugerencias para mejorar las deficiencias observadas, tanto modificar el alcance de su trabajo de acuerdo con las observaciones y la eficiencia de los sistemas de contabilidad y controles internos. Sin embargo, el trabajo realizado por los auditores internos y externos se caracteriza por sus diferencias bsicas:

De Auditora Interna . La auditoria se lleva a cabo por un empleado de la compaa . El objetivo principal es satisfacer las necesidades de la administracin . El examen de las operaciones y el control interno se realiza principalmente a mejorar y desarrollar para inducir el cumplimiento de las polticas y normas, sin limitarse a los asuntos financieros . La obra est dividida en relacin con las reas operativas y lneas de responsabilidad administrativa

Auditora Externa . La auditoria se lleva a cabo mediante la contratacin de un profesional independiente . El objetivo principal es satisfacer las necesidades de los dems con respecto a la fiabilidad de la informacin financiera . El examen de las operaciones y el control interno se realiza principalmente para determinar la extensin de la cobertura y la fiabilidad de los estados financieros . La obra est dividida en relacin con las cuentas del balance y cuenta de resultados . El auditor dicho sea de paso que ver con la deteccin y la prevencin del fraude, a menos que sea posible afectar de manera sustancial los estados financieros . El auditor debe ser independiente de la gerencia, de hecho y de actitud mental . El examen de la informacin de apoyo sobre los estados financieros es peridica, por lo general cada seis meses o anualmente.

. El auditor est directamente relacionado con la prevencin y deteccin de fraudes

. El auditor debe ser independiente de las personas cuyo trabajo se analiza, pero subordinada a las necesidades y los deseos de la alta direccin

. La revisin de las actividades de la compaa contina

2. Porque son parte de los objetivos de las auditorias la productividad, el cambio y el aprendizaje. La auditoria administrativa contribuye a impulsar el crecimiento de las organizaciones ya que implica un anlisis causa-efecto que posibilita conciliar en forma congruente los hechos con las ideas. Se la considera una herramienta idnea para examinar el desempeo de una organizacin y detectar oportunidades de mejora. Se considera que la Productividad, el Cambio y el Aprendizaje son parte del objeto de la auditoria ya que: La Productividad es la relacin entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha produccin. Es la relacin entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, ms productivo es el sistema. Indica la eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de produccin obtenida. El Cambio es cuando existe la capacidad de adaptacin de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje y el conjunto de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional. El Aprendizaje es el proceso mediante el cual se adquiere una determinada habilidad, se asimila una informacin o se adopta una nueva estrategia de conocimiento y accin.
3. Porque se dice que la auditoria tiene lmites.

Se dice que la auditoria tiene lmites porque estos constituyen una parte fundamental desde el comienzo para la organizacin auditada. Para el xito de la auditoria es necesario acotar su campo de accin para poder enfocar la atencin en los problemas organizativos que la motivan. Los lmites de la auditoria estn determinados por los siguientes factores clave: Objetivos Alcance Cobertura Orientacin Organizacin y recursos

Analizaremos brevemente cada uno de ellos: Objetivos: Como mencionramos anteriormente, son la justificacin de la auditoria, el para qu del proceso. Estos objetivos estn determinados fundamentalmente por las necesidades que manifieste el destinatario del informe.

Alcance: Comprende al espacio en que se realizar el proceso de auditora. Este est referido a las unidades organizativas (una parte concreta de la organizacin o la totalidad de ella), a las materias a auditar (puede ser slo algunos temas como polticas, estructura o un conjunto amplio de ellos) y al horizonte temporal (perodo de tiempo que comprende). Cobertura: Implica sealar la frecuencia con que se realiza, ya sea por perodos fijos, por seleccin aleatoria, por temas en funcin de la importancia o por estratificacin del riesgo. Orientacin: Est relacionada con la profundidad del anlisis que se efecta. Podemos distinguir: Orientacin valorativa: basada en la opinin del auditor y su experiencia. Orientacin verificativa: comprobacin del cumplimiento de normas mediante procedimientos normalizados Orientacin examinativa: anlisis en detalle de los sistemas y sus controles, detectando puntos dbiles y fuertes y proponiendo los cambios pertinentes. Organizacin y recursos: Relacionado con la estructura organizativa del equipo de auditora y su dotacin de recursos. Los recursos limitan el alcance, la cobertura y la orientacin. Se debe buscar la calidad en funcin de una cantidad mnima de informacin necesaria y/o de etapas que deben ser cubiertas.

4. Cules son las diferencias entre los tipos de auditora.

Modelo de solucin del experto

La cumbre estratgica toma la iniciativa del estudio, decide los objetivos a conseguir, define cul ha de ser el producto final y designa el experto que lo llevar a cabo. El experto basndose en sus conocimientos y experiencia realiza un diagnstico y elabora una solucin.

Modelo del manager de lnea

Es recomendable si el grado de valores compartidos es bajo y el estudio afecta solo a un rea de gestin. El ejecutivo de lnea toma la iniciativa y decide los objetivos de la actuacin pero son sus subordinados quienes implementan con cierta autonoma los cambios. Modelo de proyecto participativo Este modelo se aplica cuando hay pocos valores compartidos y la actuacin del auditor afecta a varias reas de gestin. El estudio puede ser del nivel de direccin u operativo. Modelo de proceso

Requiere un alto grado de valores compartidos entre el personal de la organizacin. Existe un consultor que acta como catalizador de ideas y organizador de grupos dentro de la organizacin.

5. Cules son las fases de la auditoria.

Diagnstico El diagnstico comprende el anlisis de la situacin presente de las distintas variables organizativas que se deciden estudiar. Estudia el cmo, el quin y el por qu de la situacin actual para poder fijar nuevas pautas que permitan mejorar el sistema. Propuesta La propuesta incluye el diseo de estrategias orientadas a superar las deficiencias detectadas en el diagnstico y a reforzar los elementos positivos del sistema organizativo analizado. Los autores modernos consideran que este modelo de diagnstico-propuesta es insuficiente, debido a que si la auditoria concluye en la propuesta puede ocurrir que: Estas sean interpretadas libremente, o ignoradas por la unidad auditada. Las propuestas sean muy idealistas (inaplicables), dado que al no tener que implementarlas los auditores pueden no tener en cuenta su aplicabilidad prctica. Adems es conveniente dar participacin a los agentes que se auditan. Se debe dar transparencia, dilogo, coparticipacin y consenso, en todas las etapas desde la recoleccin de datos hasta la implementacin. El nuevo modelo propuesto comprende las fases de diagnstico, propuesta, negociacin de la propuesta, control de la implementacin y evaluacin.

Analizaremos cada una de las fases adicionales a las ya mencionadas en el modelo tradicional. Negociacin de la propuesta Esta fase lleva a implicar y vincular a todos los actores de la organizacin afectados con la auditoria en relacin con la propuesta, para convencerlos de las ventajas y viabilidad de la misma. An cuando el principal interlocutor es la cumbre estratgica, en la negociacin se debe tener en cuenta al resto de los empleados. El objetivo de la negociacin es eliminar los problemas de incomprensin, desviacin o bloqueo durante la fase de implementacin de la propuesta. Control de la implementacin Trata de asegurar un nivel y un tipo de desarrollo previsible. El auditor est capacitado para iniciar y regular la conducta de los miembros de la unidad auditada para lograr que sus resultados se ajusten a las expectativas y a los objetivos propuestos. Se manifiesta a veces un proceso de resistencia a los cambios, ejercido por determinados actores que persiguen objetivos diferentes a los establecidos. El control del proceso de implementacin por parte del auditor se realiza con el objetivo de: Evitar desviaciones intencionadas que varen los objetivos perseguidos. Solucionar los problemas que se presenten durante el proceso de implementacin. Detectar rpidamente las anomalas que puedan producirse (retroalimentacin inmediata). Evaluacin Se estudian los efectos reales producidos por la propuesta implementada. Se evala todo el proceso de auditora desde la fijacin de objetivos, el diseo del plan de trabajo, la recopilacin de datos, la presentacin del diagnstico y la propuesta, la negociacin de la propuesta y el proceso de implementacin y control. Es necesario buscar los indicadores que muestren el grado de eficacia (por ej. comparar el modelo diseado con el modelo resultante), de eficiencia (comparando las ventajas de las mejoras con el costo global de la auditoria), el grado de satisfaccin de los actores (se comprueba mediante entrevistas) y el impacto sobre otros subsistemas.
6. Como se realiza un plan de auditora y como se efecta.

Planeacin de la Auditoria Administrativa PLANEACION: Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. OBJETIVO: El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y

ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. FACTORES A REVISAR: Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de 2 vertientes: A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o razn de ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar ala organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva. B).- ELEMENTOS FUNCIONAMIENTO PLANEACION ORGANIZACIN DIRECCION CONTROL FUENTES DE INFORMACION Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser: a.- INTERNAS rganos de gobierno. rganos de control interno. Socios. Niveles de organizacin. Unidades estratgicas de negocio. rganos colegiados y equipos de trabajo. Sistemas de informacin. b.- EXTERNAS rganos normativos (oficiales y privados). Competidores actuales y potenciales. Proveedores actuales y potenciales. Clientes o usuarios actuales y potenciales. Grupos de inters. Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro. Organismos nacionales e internacio nales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad. Redes de informacin en el mercado global. INVESTIGACION PRELIMINAR Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. ESPECIFICOS QUE FORMAN PARTE DE SU

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA Con base a la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye: a.- PROPUESTA TECNICA NATURALEZA ANTECEDENTES OBJETIVOS ESTRATEGIA JUSTIFICACION ACCIONES - COSTO - RESULTADOS - INFORMACION COMPLEMENTARIA b.- PROGRAMA DE TRABAJO. IDENTIFICACION RESPONSABLE (S) - AREA CLAVE ACTIVIDADES FASES CALENDARIO - REPRESENTACION GRAFICA FORMATO\ - REPORTES DE AVANCE PERIODICIDAD. ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente. La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo en lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas de la organizacin, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la implementacin de auditoras administrativas. La organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como personal externo. CAPACITACION Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditoria. ACTITUD La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin. DIAGNOSTICO PRELIMINAR El diagnostico se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el trabajo. Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos: a.- GENESIS DE LA ORGANIZACIN b.- INFRAESTRUCTURA

c.- FORMA DE OPERACIN. d.- POSICION COMPETITIVA INSTRUMENTACION En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearan, el manejo de papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz. RECOPILACION DE INFORMACION Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo, pues de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditoria o, en su caso, suspenderla.
7. Cules son los tipos de informe que se generan de una auditoria.

INFORME GENERAL RESPONSABLE rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. INTRODUCCION Breve descripcin de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoria, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido. ANTECEDENTES Exposicin de la gnesis de la organizacin, es decir, orgenes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisin de implementar la auditoria. TECNICAS EMPLEADAS Instrumentos y mtodos utilizados para obtener resultados en funcin del objetivo. DIAGNOSTICO Definicin de las causas y consecuencias de la auditoria, las cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles. PROPUESTA Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados. INFORME EJECUTIVO RESPONSABLE PERIODO DE REVISION Lapso que comprendi la auditoria. OBJETIVOS Propsitos que se pretenden obtener con la auditoria. ALCANCE Profundidad con la que se audito la organizacin. METODOLOGIA Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria. SINTESIS Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. CONCLUSIONES Sntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin. INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES Mediante este informe se puede analizar y evaluar: Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo. Las horas hombre que realmente se utilizaron. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las siguientes caracterst icas: Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin.

8. Como se implementas las recomendaciones que se generan de la auditoria.

La implementacin de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organizacin, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de la auditoria; y se realiza en 3 fases: a.- PREPARACION DEL PROGRAMA Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su realizacin. Establecer el tiempo de duracin de cada actividad y el total de la implementacin. Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo. Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecucin. b.- METODOS DE IMPLEMENTACION METODO INSTANTANEO Refiere la posibilidad de implementar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata, tomando en cuenta que sean viables de ejecutar y que existan condiciones para hacerlo eficazmente. METODO DEL PROYECTO PILOTO Realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir sus efectos, lo que facilita introducir cambio en una escala reducida y llevar a cabo cuantas pruebas sean necesarias antes de implementarlos en forma global. METODO EN PARALELO Representa la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto del ambiente o condiciones normales de trabajo, como las que se van a implementar, lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas, al tiempo que deja que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores. METODO PARCIAL O POR APROXIMACIONES SUCESIVAS Selecciona parte de los resultados de la auditoria e implementarlos procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones y avanzar al siguiente paso solo cuando haya se consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado. COMBINACION DE METODOS Constituye el empleo de ms de un mtodo para implementar las recomendaciones, tomando en cuenta el efecto que los cambios administrativos puedan provocar en la organizacin. c.- INTEGRACION DE RECURSOS Una vez estructurado el programa de implementacin, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha. Despus, se debe desarrollar toda la base documental para fundamentar tcnica y normativamente la implementacin, y en su caso, el acondicionamiento fsico de las instalaciones. Por ltimo, de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y el programa de implementacin, se lleva a cabo la seleccin y capacitacin del personal que va a colaborar en su ejecucin. Cumplidos los pasos anteriores, se procede a implementar las recomendaciones mediante el empleo del mtodo seleccionado y la realizacin de las actividades programadas. Es necesario que el personal que participa en el proceso reciba la informacin y orientacin oportuna para interactuar en condiciones optimas. En forma simultnea se tiene que efectuar el seguimiento y evaluacin de los avances que se hayan realizado.