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Asumimos el reto
de optimizar el desempeo de sus activos

MANUAL DEL SIGa

AMS Group

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Manual del SIGa

Cdigo: MA.SHEQ.07

Versin: 3 Fecha: 17/02/2012 Pgina: 2 de 16

Elabor: Luis Eusebio Herrera Castilla Ingeniero de Procesos

Revis/Valid: Alfredo Ugalde Maldonado Representante de la Direccin del SGC

Aprob: Juan Carlos Duarte Holguin Gerente General

CONTENIDO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

OBJETO ....................................................................................................................................... 3 NORMAS DE REFERENCIA ........................................................................................................ 3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................................. 4 ALCANCE DEL SIGa .................................................................................................................... 4 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ....................................................... 4 DESCRIPCION DE PROCESOS .................................................................................................. 5 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DEL SGC ...................................................................... 6 RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL FRENTE AL SGC ...................................................... 6 ANEXOS....................................................................................................................................... 8 CONTROL DE CAMBIOS ....................................................................................................... 16

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1. OBJETO
El presente Manual tiene por objeto definir la estructura y comunicar las directrices generales del Sistema Integrado de Gestin de AMS (SIGa) -, concretando el compromiso de la Direccin con las Normas de Referencia para el mantenimiento y mejora continua eficaz del Sistema.

2. NORMAS DE REFERENCIA

Legislacin colombiana en salud ocupacional y medio ambiente aplicable a los procesos desarrollados por AMS GROUP. Normas requeridas por el Cliente para la prestacin del servicio. NTC-ISO 9000:2005, Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 9001:2008, Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos. NTC-ISO 14001:2004, Sistemas de gestin ambiental. Requisitos con orientacin para su uso. NTC-ISO 19011:2002, Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. NTC-OHSAS 18001:2007, Sistemas de gestin en seguridad y salud ocupacional. Requisitos. Gua del sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas del sector hidrocarburos. RUC Autoevaluacin del sistema de gestin de seguridad, salud ocupacional y ambiente para contratistas - formato nico Reglamento del RUC.

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3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El modelo organizacional corresponde a la estrategia de adoptar mecanismos eficaces para alcanzar los objetivos operativos y administrativos de la empresa buscando dar un soporte de calidad a todas las actividades que se realicen. Nuestra estructura organizacional en lo que respecta a los niveles de autoridad y responsabilidad de todos los procesos de la organizacin esta descrita en el manual de organizacin.

4. ALCANCE DEL SIGA

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Prestacin de servicios de Consultora Especializada y Entrenamiento en el rea de Gestin de Activos Fsicos, Ingeniera de Confiabilidad y Optimizacin del Mantenimiento de procesos industriales. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL Identificacin, evaluacin y control de riesgos y peligros en todos los procesos y actividades que realiza el personal administrativo y de campo de AMS Group cumpliendo con toda la legislacin en seguridad y salud ocupacional aplicable a la organizacin. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL Manejo y control de los aspectos ambientales aplicables a los procesos y actividades que desarrolla AMS Group en sus oficinas y proyectos contratados.

5. EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

En el Sistema de Gestin de Calidad de AMS GROUP no aplican los siguientes numerales de la norma NTC-ISO 9001:2008 7.3 Diseo y Desarrollo. Debido a que los servicios ofrecidos por AMS Group se fundamentan en metodologas estndares pre-establecidas que en su implementacin se ajustan las necesidades o requerimientos del cliente a travs de una adecuada planificacin, lo cual no implica alteraciones del producto que tengan que ver con actividades de diseo y desarrollo. Dicha exclusin no afecta la capacidad ni responsabilidad de AMS Group de cumplir con los requisitos aplicables al servicio ofrecido.

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7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin. Debido a que AMS Group no utiliza para la prestacin del servicio equipos de seguimiento y medicin que tengan que ver con unidades de medida objeto de verificacin. Dicha exclusin no afecta la capacidad ni responsabilidad de AMS Group de cumplir con los requisitos aplicables al servicio ofrecido.

6. DESCRIPCION DE PROCESOS
El Mapa de Procesos representa de manera general la secuencia e interaccin de los procesos del Sistema Integrado de Gestin de AMS SIGa. Ver mapa de procesos. Cada proceso identificado en el Mapa de Procesos cuenta con una caracterizacin que permite evidenciar de manera ms detallada la interaccin de los mismos. Los procesos del SIGa se clasifican de la siguiente manera: Procesos Estratgicos Son aquellos que dan el direccionamiento a las actividades tcticas y de soporte a travs de la definicin de estrategias, objetivos, planes, polticas y procedimientos. Direccionamiento Estratgico: Este proceso se describe en el documento Caracterizacin del Proceso de Direccionamiento Estratgico Cdigo: CA.DES Gestin Integral SHEQ: Este proceso se describe en el documento Caracterizacin del Proceso de Gestin Integral SHEQ Cdigo: CA.SHEQ

Procesos Tcticos Procesos Tcticos. Conjunto de actividades que operativizan la estrategia y se enfocan a realizar los servicios que presta AMS Group y son su razn de ser. Gestin Comercial: Este proceso se describe en el documento Caracterizacin del Proceso de Gestin Comercial Cdigo: CA.GCO Ejecucin del Servicio: Este proceso se describe en el documento Caracterizacin del Proceso de Ejecucin del Servicio Cdigo: CA.ESE

Procesos de Soporte Procesos de soporte. Necesarios para asegurar la continuidad de los procesos tcticos y controlar los recursos utilizado. Gestin Financiera: Este proceso se describe en el documento Caracterizacin del Proceso de Gestin Financiera Cdigo: CA.GFI

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Gestin Administrativa: Este proceso se describe en el documento Caracterizacin del Proceso de Gestin Administrativa Cdigo: CA.GAD

7. REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DEL SGC

La alta Direccin a designado un Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad con la responsabilidad y autoridad para: Asegurarse que se establece, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de Calidad. Informar a la Alta Direccin sobre el desempeo del Sistema de Gestin de Calidad y de cualquier necesidad de mejora. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin. Atender las relaciones con partes externas sobre asuntos relacionados con el Sistema de Gestin de Calidad.

8. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL FRENTE AL SGC

Conocer y entender la Misin, la Visin, la Poltica de Gestin Integral y los Objetivos del SIGa de la organizacin. Saber cmo contribuyo, desde mis funciones, al cumplimiento de la Poltica y Objetivos del SIGa de la organizacin. Conocer y saber cmo accedo a la documentacin del SIGa de la organizacin. Conocer, entender y aplicar los procedimientos mandatarios del SGC: Control de documentos y registros, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, control producto y/o servicio no conforme y Auditoras Internas. Aplicar los manuales, procedimientos, instructivos, y dems documentacin creada para cada proceso. Saber quin es el responsable del proceso al cual pertenezco.

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Saber el nombre de mi cargo; conocer, entender y aplicar el manual de organizacin. Conocer, aplicar y analizar los indicadores de gestin de los procesos. Garantizar que con mi trabajo contribuyo a la eficaz implementacin y mejora continua del SIGa de la organizacin.

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9. ANEXOS

ANEXO A. RELACION ENTRE DOCUMENTACION DEL SIGA Y REQUISITOS DE LAS NORMAS NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS 4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentacin Poltica de Gestin Integral Despliegue de Objetivos del SIGa Manual para la elaboracin y control de documentos Procedimiento para el control de registros Procedimiento para auditoras internas Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora Procedimiento para el control del producto no conforme Listamos maestro de documentos Listado maestro de registros Manual del SIGa Manual para la elaboracin y control de documentos Listamos maestro de documentos Procedimiento para el control de registros Listado maestro de registros Mapa de procesos Caracterizaciones de los procesos DOCUMENTACION

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual de Calidad 4.2.3 Control de los documentos 4.2.4 Control de los Registros 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 5.1 Compromiso de la Direccin 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Poltica de la Calidad 5.4 Planificacin 5.4.1 Objetivos de la Calidad

Matriz de requisitos Portafolio de servicios Poltica de Gestin Integral

Despliegue de Objetivos del SIGa

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NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS 5.4.2 Planificacin del SGC 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad 5.5.2 Representante de la Direccin 5.5.3 Comunicacin Interna 5.6 Revisin por la Direccin 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Informacin para la Revisin 5.6.3 Resultados de la Revisin 6. GESTION DE LOS RECURSOS 6.1 Provisin de Recursos 6.2 Recursos Humanos 6.2.1 Generalidades Manual de organizacin Manual de organizacin Plan de capacitacin 6.2.2 Competencia, Formacin y Toma de Presentaciones de induccin (E-learning) Conciencia Evaluacin de la induccin (E-learning) Evaluaciones de desempeo Registros de las Hojas de Vida Plan de mantenimiento organizacional 6.3 Infraestructura Registro de los mantenimientos ejecutados Programa de Salud Ocupacional 6.4 Ambiente de Trabajo Panorama de riesgos 7. REALIZACION DEL PRODUCTO Caracterizacin del proceso de Gestin Comercial Caracterizacin del proceso de Ejecucin del Servicio Procedimiento para la Iniciacin y Planificacin de Proyectos Presupuesto Procedimiento para la revisin Direccin Acta de revisin por la Direccin por la Manual de Organizacin Manual del SIGa Acta de nombramiento del Representante de la Direccin Manual para establecer la comunicacin interna y externa DOCUMENTACION Despliegue de Objetivos del SIGa Acta de revisin por la Direccin

7.1 Planificacin de la realizacin del producto

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NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DOCUMENTACION Procedimiento para la Ejecucin, Seguimiento y Control de Proyectos Procedimiento para la Ejecucin del Proceso Diagnstico de Mantenimiento Procedimiento para la Ejecucin del Proceso RCA Procedimiento para la Ejecucin del Proceso RIM Procedimiento para la Ejecucin del Proceso PMO Procedimiento para la Ejecucin del Proceso RCM Procedimiento para la Ejecucin del Proceso P&S Presentacin RCA Presentacin RIM Presentacin PMO Presentacin RCM Presentacin P&S Listado maestro de registros 7.2 Procesos Relacionados con el cliente Portafolio de servicios 7.2.1 Determinacin de los requisitos Matriz de requisitos relacionados con el producto Propuesta econmica 7.2.2 Revisin de los requisitos Propuesta econmica aceptada relacionados con el producto Contrato Manual para la Medicin y Seguimiento a la Satisfaccin del Cliente y Atencin de QRS. Procedimiento para la Comercializacin de 7.2.3 Comunicacin con el cliente Productos y Servicios CRM Correo electrnico de servicio al cliente 7.3 Diseo y Desarrollo 7.4 Compras Procedimiento para Compras Procedimiento para la Seleccin, Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores Base de datos de proveedores Formato para seleccin de proveedores Formato para evaluacin y re-evaluacin de EXCLUSION

7.4.1 Proceso de Compras

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NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DOCUMENTACION

proveedores Carta comunicado de resultados de evaluacin a proveedores Orden de compra 7.4.2 Informacin de la Compras Orden de servicio Requisicin de Bienes y Servicios Orden de compra 7.4.3 Verificacin de los productos Orden de servicio - Acta de recepcin de comprados servicios 7.5 Produccin y Prestacin del Servicio Caracterizacin del proceso de Gestin Comercial Caracterizacin del proceso de Ejecucin del Servicio Procedimiento para la Iniciacin y Planificacin de Proyectos Procedimiento para la Ejecucin, Seguimiento y Control de Proyectos Procedimiento para la Ejecucin del Proceso Diagnstico de Mantenimiento Procedimiento para la Ejecucin del Proceso RCA 7.5.1 Control de Produccin y de la Procedimiento para la Ejecucin del Proceso RIM prestacin del servicio Procedimiento para la Ejecucin del Proceso PMO Procedimiento para la Ejecucin del Proceso RCM Procedimiento para la Ejecucin del Proceso P&S Presentacin RCA Presentacin RIM Presentacin PMO Presentacin RCM Presentacin P&S Listado maestro de registros Acta comit tcnico de especialistas 7.5.2 Validacin de los procesos de la Cumplimiento de perfiles de cargos produccin y de la prestacin del Evaluacin de desempeo servicio Encuesta de satisfaccin del cliente 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad Todos los registros creados para el Sistema

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NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DOCUMENTACION de Gestin de Calidad 7.5.4 Propiedad del Cliente Acta de inicio de proyectos Control de Material Suministrado por el Cliente Actas de control de proyectos Encuestas de satisfaccin del cliente CRM

7.5.5 Preservacin del Producto

7.6 Control de los equipos de seguimiento y EXCLUSION medicin 88. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medicin Manual para la Medicin y Seguimiento a la Satisfaccin del Cliente y Atencin de QRS Encuestas de satisfaccin del cliente 8.2.1 Satisfaccin del Cliente Correo de servicio al cliente CRM RCA MS Procedimiento para Auditoras Internas Programa de auditoria Plan de auditoria 8.2.2 Auditora Interna Listas de verificacin de auditoria Informe de auditoria Evaluacin de auditores Indicadores de gestin Ficha tcnica de medicin y seguimiento de 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los indicadores Procesos Puntos crticos de control definidos en las caracterizaciones Acta de inicio de proyectos Acta de control de proyectos 8.2.4 Seguimiento y medicin de los Acta de entrega de productos o servicios productos Encuesta de satisfaccin del cliente Acta comit tcnico de especialistas Procedimiento para el Control del Producto no 8.3 Control del Producto no Conforme Conforme RCM MS
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Indicadores de Gestin Puntos crticos de control definidos en las caracterizaciones.

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NORMA ISO 9001:2008 REQUISITOS DOCUMENTACION Matriz de producto no conforme 8.4 Anlisis de Datos 8.5 Mejora 8.5.1 Mejora Continua 8.5.2 Accin Correctiva 8.5.3 Accin Preventiva Procedimiento para acciones preventivas y de mejora. RCA MS correctivas, Ficha tcnica de medicin y seguimiento de indicadores RCA MS

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RUC vs OHSAS 18001:2007 - ISO14001:2004 RUC OHSAS 18001

1.
1.1 Poltica de seguridad, salud ocupacional y ambiente

ISO 14001

DOCUMENTACION

LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL 4.2 Poltica Ambiental

Poltica de Gestin Integral Procedimiento para la Revisin por la Direccin Acta de Revisin por la Direccin Despliegue de Objetivos del SIGa Matriz de mando de Indicadores de Gestin Programa de Salud Ocupacional Presupuesto

4.2 Poltica de S y SO

Elementos Visibles del Compromiso Gerencial 1.2 (Reuniones Gerenciales, Revisin Gerencial)

4.6 Revisin por la Direccin

4.6 Revisin por la Direccin

1.3 Objetivos y metas

4.3.3 Objetivos y programas

4.3.3 Programas

Objetivos y Metas y

1.4 Recursos

4.4.1 Recursos 2.

4.4.1 Recursos

DESARROLLO Y EJECUCION DEL SSOMA

4.4.4 Documentacin Manual del SIGa

2.1 Documentacin

4.4.4 Documentacin

Control de Documentos

4.4.5 Control de Documentos

4.4.5

Control de Registros

4.5.4 Control de los Registros

4.5.4

2.2

Requisitos Legales y de otra 4.3.2 Requisitos legales y otros ndole Recursos, funciones, 4.4.1 rendicin de cuentas, autoridad

4.3.2

2.3 Responsabilidades

4.4.1

2.4 Competencias 2.5 Capacitacin entrenamiento y

4.4.2 2.6 Programa de Induccin

Competencia, formacin y toma de conciencia

4.4.2

Manual para la elaboracin y control de documentos Control de Documentos Listado Maestro de Documentos Procedimiento para el control Control de los Registros de registros Listado Maestro de Registros Instructivo para identificacin, comunicacin y evaluacin de Requisitos legales y otros cumplimiento de requisitos requisitos legales y de otra ndole Matriz de Requisitos Legales Manual de Organizacin Recursos, funciones, Programa de Salud responsabilidad y autoridad Ocupacional Manual de organizacin Plan de capacitacin Evaluaciones de desempeo Registros de las Hojas de Vida Procedimiento para identificar las necesidades de capacitacin del personal de AMS Group Procedimiento para el Competencia, formacin y Desarrollo de la capacitacin toma de conciencia del personal de AMS GROUP Programa de Salud Ocupacional Programa de Induccin y Reinduccin Presentaciones de induccin (E-learning) Evaluacin de la induccin (Elearning) Manual para establecer la comunicacin interna y externa

2.7

Motivacin, Comunicacin, participacin y consulta

4.4.3

Comunicacin, Participacin y Consulta

4.4.3 Comunicacin

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RUC vs OHSAS 18001:2007 - ISO14001:2004 RUC OHSAS 18001

3.
Identificacin de peligros, aspectos ambientales, valoracin y determinacin 3.1 de control de riesgo e impactos (Gestin del riesgo). 3.2 Tratamiento del riesgo Procedimiento para la Seleccin y Evaluacin de Proveedores Formato para evaluacin y reevaluacin de proveedores Manual para establecer la comunicacin interna y externa Programa Ocupacional de Salud

ISO 14001

DOCUMENTACION
Manual para la elaboracin de panoramas de riesgo Panorama de riesgos de AMS Group Programa de Gestin Ambiental

ADMINISTRACION DEL RIESGO

Identificacin de peligros, valoracin de riesgos y 4.3.1 determinacin de los controles

4.3.1 Aspectos Ambientales

3.2.1 Seleccin de contratistas

4.4.6 Control Operacional

4.4.6 Control Operacional

3.2.2

Visitantes, Autoridad

Comunidad

4.4.6 Control Operacional 4.3.3 Objetivos y Programas 4.5.1 Medicin y Seguimiento al Desempeo

4.4.6 Control Operacional NA

3.2.3 Programas de gestin

3.2.4

Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo

NA

4.4.6 Control Operacional 4.5.1 Medicin y Seguimiento al Desempeo

Programa de Ocupacional Indicadores de Gestin Programa de Ocupacional Indicadores de Gestin Programa de Ocupacional Indicadores de Gestin Preparacin y respuesta ante emergencias Plan de Respuesta Emergencias

Salud

Subprograma 3.2.5 industrial

de

higiene

Salud

NA

4.4.6 Control Operacional 4.5.1 Medicin y Seguimiento al Desempeo

Subprograma de seguridad 3.2.6 industrial

Salud

NA

4.4.6 Control Operacional 4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias 4.4.7

3.2.7 Planes de emergencia Subprograma de gestin ambiental 3.2.8 Estndares Procedimientos Plan de Residuos Programas ambiental Gestin de y de

ante

4.4.6 Control Operacional 4.4.6 Control Operacional Objetivos, Metas y 4.3.3 Programas

NA Programa Ambiental

de

Gestin

gestin

4.

EVALUACION Y MONITOREO
Manual para acciones correctivas, preventivas y de mejora NA Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora RCA MS Procedimiento para Auditoras Internas Programa de auditoria

4.1

Investigacin de incidentes, 4.5.3 Incidentes (accidentes y casi no conformidades, 4.5.3.1 accidentes) acciones correctivas y 4.5.3.2 preventivas

Auditoras Internas al 4.2 Sistema de 4.5.5 Auditoras Internas Gestin de Seguridad, Salud

4.5.5 Auditoras Internas

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RUC vs OHSAS 18001:2007 - ISO14001:2004 RUC

Ocupacional y Ambiente

OHSAS 18001

ISO 14001

DOCUMENTACION
Plan de auditoria Listas de verificacin de auditoria Informe de auditoria Evaluacin de auditores Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora RCA MS Procedimiento para inspecciones generales de Gestin Integral Programa de inspecciones de gestin integral Indicadores de Gestin Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora RCA MS Instructivo para identificacin, comunicacin y evaluacin de cumplimiento de requisitos legales y de otra ndole Matriz de requisitos Legales Indicadores de Gestin Matriz de mando de Indicadores de Gestin Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de mejora RCA MS

4.3

Acciones Correctivas y Preventivas

No Conformidad, accin 4.5.3.2 Correctiva y Accin Preventiva

No Conformidad, accin 4.5.3 Correctiva y Accin Preventiva

4.4 Inspecciones

4.5.1

Medicin y Seguimiento al Desempeo

4.5.1 Seguimiento y Medicin

4.5

Seguimiento a los requisitos Evaluacin del Evaluacin del 4.5.2 4.5.2 legales Cumplimiento Legal y Otros Cumplimiento Legal

4.6

Medicin y Revisin de los Progresos

4.5.1

Medicin y Seguimiento al Desempeo

4.5.1 Seguimiento y Medicin

10.CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
26/07/2010 16/05/2011 DD/MM/AAAA

Modificaciones realizadas
Edicin inicial Se replante el alcance del SGC y se complemento la justificacin de la exclusin del numeral 7.3, adicionalmente se incluy en la seccin de NORMAS DE REFERENCIA lo siguiente: Normas requeridas por el Cliente

Versin
1 2

para la prestacin del servicio.

Se incluyeron los procesos de GESTION FINANCIERA Y GESTION ADMINISTRATIVA en el apartado DESCRIPCION DE PROCESOS. 3

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