CURSO: DIRECTRICES Y REQUISITOS PARA LA DOCUMENTACIN DE SISTEMAS DE GESTIN TEMA IV

4.1.-

Revisin y aprobacin de los documentos

4.1.1.- Generalidades La revisin de los documentos es una actividad emprendida con el fin de asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia de los documentos para alcanzar los objetivos establecidos. Antes de la emisin, los documentos deberan ser revisados por el personal autorizado para asegurar la claridad, exactitud, adecuacin y estructura apropiada. Los usuarios de los documentos tambin deberan tener la oportunidad de evaluar y comentar sobre la facilidad de uso de los documentos y sobre si los mismos reflejan las prcticas actuales. Una vez revisados, la Direccin debera aprobar la emisin de los documentos. Cada copia debera tener evidencia de esta autorizacin y debera conservarse evidencia de la aprobacin de los documentos. 4.1.2.- Disposiciones en cuanto a la revisin y aprobacin. a) Responsabilidad

El responsable por hacer cumplir las disposiciones establecidas en los documentos es quien debera firmarlo como REVISADO POR. Sin embargo, la revisin debera contemplar la participacin de los involucrados o afectados por la implementacin de los procesos documentados. Puede utilizarse tcnicas tales como la circulacin de documentos, la instalacin de comits tcnicos o la realizacin de entrevistas y cuestionarios para lograr este objetivo. Por otro lado, la autoridad para aprobar los documentos recae en aquellas personas responsables por proveer los recursos necesarios para la implementacin de las disposiciones. Esta aprobacin se efecta luego de la revisin tanto del documento como de los cambios propuestos. En este ltimo caso, los cambios deben ser aprobados por la misma funcin que aprob el documento original.

b)

Criterios para la revisin

Algunos criterios aplicables a la revisin de los documentos se presentan en el siguiente cuadro. CUADRO 4.1.- Algunos criterios para la revisin de los documentos Aspecto Presentacin uniforme Descripcin Cada documento debe seguir los esquemas y reglas establecidos en cuanto a la forma y contenido, incluyendo terminologa y forma de redaccin. Comprensin y claridad El texto debera ser uniforme, sencillo y conciso para que sea fcil de entender, en particular por los usuarios, y no dar lugar a confusiones o malas interpretaciones. Pertinencia El texto debe contener solo la informacin relevante al asunto. Debera eliminarse cualquier informacin innecesaria o superflua. Veracidad El contenido debe reflejar lo que en realidad se hace, sin fantasas o informacin irreal sobre lo que sucede en la organizacin Aplicabilidad El texto debera analizarse para determinar si es aplicable y adaptarla para que sea acorde con el tipo o tamao de la organizacin y su mbito de accin. Flexibilidad El texto debe permitir libertad de accin al personal y por tanto se debera revisar el grado de flexibilidad necesario. Documentos muy detallados o con reglas muy estrictas suelen amarrar al personal y dejarles muy poca libertad de accin. Precisin y exactitud Este aspecto est relacionado con la comprensin y claridad. Las disposiciones deberan ser lo ms especficas posibles, concretas y sin ambigedades

4.1.3.- Procedimiento para la revisin y aprobacin Se debera proporcionar un proceso para el inicio, desarrollo, revisin, control e incorporacin de los cambios a los documentos, una vez que stos se hayan producido. Aunque en algunos casos la revisin es una actividad continua, es conveniente que se realice peridicamente, estableciendo perodos de vigencia para cada documento, y programar las revisiones pertinentes cuando ste se venza. En general, el proceso de revisin y aprobacin de los documentos puede tener las actividades siguientes: 1.2.3.Control de vigencia Programacin para la revisin Anlisis de los documentos

4.Determinacin de los cambios y modificaciones 5.Discusin y aprobacin 6.Establecimiento de un nuevo perodo de vigencia 7.Incorporacin de los cambios a los documentos. El mismo proceso de revisin y aprobacin utilizado en el desarrollo de documentos originales debera aplicarse para incorporar los cambios a documentos existentes para su adecuacin continua. 4.2 Incorporacin de los cambios a) Control de los cambios

El control de los cambios de los documentos es esencial para asegurar que el contenido de los documentos sea aprobado por el personal autorizado y que la aprobacin sea fcilmente identificable. Debera establecerse un proceso para asegurar que slo estn en uso los documentos apropiados, aunque stos puede que, bajo ciertas circunstancias, no sean la ltima versin de los mismos. b) Acciones para los cambios

Usualmente, las acciones a tomar para realizar los cambios incluyen: Modificacin: el documento es modificado en algunas de sus partes pero conserva su identificacin original. Ampliacin: el documento es ampliado en su alcance y contenido, manteniendo tambin su identificacin original. Sustitucin: el documento es cambiado por otro con una nueva identificacin. Normalmente, se debe a que se ha cambiado el proceso al cual se refiere el documento. Eliminacin: cuando el proceso o actividad al cual se refiere el documento ha sido eliminado y no es sustituido por otro. c) Registros de control

Puede utilizarse una lista maestra de documentos con los estados de revisin para asegurar que el usuario tenga la edicin correcta de los documentos autorizados. La organizacin debera considerar el registro del historial de los cambios a los documentos, para propsitos Legales y/o de preservacin de los conocimientos. d) Distribucin

El mtodo de distribucin de los documentos por el personal autorizado debera asegurar que las ediciones pertinentes de los documentos apropiados estn disponibles para todo el personal que necesite la informacin incluida en los documentos. Se puede facilitar la distribucin y control adecuados, por ejemplo, enumerando las copias de los documentos de cada destinatario. La distribucin de los documentos tales como el manual de la calidad y el plan de la calidad puede incluir partes externas (por ejemplo, clientes, organismos de certificacin y autoridades reglamentarias). El procedimiento de distribucin debera adems asegurar que los documentos que sean modificados sean reemplazados oportunamente en los sitios de utilizacin. NOTA Si este proceso fallara, podra causar el uso no intencionado de documentos obsoletos o no vlidos. e) Copias no controladas. Para el propsito de ofertas, uso del cliente fuera de la organizacin y otra distribucin especial de los documentos en los que no se pretende el control de los cambios, se pueden mantener copias no controladas de los mismos. Los documentos que sean as distribuidos, deberan estar claramente identificados como copias no controladas. 4.3.-Control de los documentos Los documentos del sistema de gestin deberan ser controlados de manera tal que se facilite el acceso a los documentos actualizados y pertinentes segn las actividades o procesos que se realicen. En el Cuadro 2 se presentan los requisitos para el control de los documentos de las principales normas de sistemas de gestin.

CUADRO N 2. Comparacin de los requisitos para el control de los documentos NORMA/APARTADO REQUISITOS ISO 9001:2008 Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad 4.2.3 deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin, b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) asegurarse de que se identifican can los cambios y el estado de la versin vigente de los documentos, d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables, f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organizacin determina que son necesarios para la planificacin y la operacin del sistema de gestin de la calidad, se identifican y que se controla su distribucin, y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

CUADRO N 2. Comparacin de los requisitos para el control de los documentos NORMA/APARTADO REQUISITOS ISO 14001:2005 Los documentos requeridos por el sistema de gestin ambiental y por 4.4.5 esta norma internacional se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin; b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente; c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos; d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estn disponibles en los puntos de uso; e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables; f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organizacin ha determinado que son necesarios para la planificacin y operacin del sistema de gestin ge ambiental y se controla su distribucin; Y, g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

CUADRO N 2. Comparacin de los requisitos para el control de los documentos NORMA/APARTADO REQUISITOS OHSAS Los documentos requeridos por el sistema de gestin de SySO y por 18001:2007 esta norma se deben controlar. Los registros son un tipo especial de 4.4.5 documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin b) revisar y actualizar los documentos, cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente; c) asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos; d) asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estn disponibles en los puntos de uso; e) asegurarse que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables; f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organizacin ha determinado que son necesarios para la planificacin y operacin del sistema de gestin de SySO y se controla su distribucin; g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

Como puede observarse, no hay grandes diferencias en los requisitos de las norma para controlar los documentos de los diferentes sistemas de gestin 4.4Control de los registros

Los registros deberan conservarse y estar accesibles para las verificaciones o las auditoras que sean necesarias. En el cuadro se presentan los requisitos para el control de los registros de las principales normas de sistemas de gestin.

CUADRO N 3. Comparacin de los requisitos para el control de los registros NORMA/APARTADO REQUISITOS ISO 9001:2008 Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la 4.2.4 conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad deben controlarse. La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. ISO 14001:2005 La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean 4.5.4 necesarios, para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestin ambiental y de esta Norma Internacional, y para demostrar los resultados logrados. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables. OHSAS 18001:2007 La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean - 4.5.4 necesarios para demostrar conformidad con los requisitos de su sistema de gestin de SySO y la presente norma de SySO, y los resultados obtenidos. La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, retencin y disposicin de los registros. Los registros deben ser y mantenerse legibles, identificables y rastreables.

Aqu tambin puede observarse que no hay grandes diferencias en los requisitos de las normas para controlar los registros de los diferentes sistemas de gestin 4.5.-Conclusiones A manera de resumen, se presentan las siguientes conclusiones: a) La documentacin de sistemas de gestin debera ser un medio y no un fin en s mismo. Es un proceso que debe agregar valor asegurando y mejorando continuamente la eficacia del sistema.

b) Las normas ISO y OHSAS exige a las organizaciones sistemas de gestin documentados, no sistemas de documentos. La cantidad, variedad, naturaleza y presentacin de los documentos est determinada por las necesidades de los usuarios y reflejan la complejidad, naturaleza y recursos de la organizacin. c) Es fundamental involucrar lo ms posible al personal en el proceso de documentacin. Nadie conoce como ellos el proceso y la necesidad de documentarlos apropiadamente. d) Todo sistema de gestin documentado requiere de un procedimiento apropiado para el control de los documentos y de los registros. Esto asegura la disponibilidad de las versiones pertinentes de los documentos en los lugares donde sean utilizados, y previene el uso no intencionado de documentos obsoletos o no vlidos. e) Los requisitos de las normas ISO y OHSAS para los sistemas de gestin proporcionan cierto nivel de flexibilidad en la estructura y en el formato de los documentos. Se recomienda consultar el informe tcnico ISO TR 10013: Directrices para la documentacin de Sistemas de Gestin de Calidad, para una orientacin adecuada a la hora de emprender este proceso. DOCUMENTOSS COMPLEMENTARIOS Disponibles en la Bodega de archivos 1. Acerca del control de los documentos tomado del manual ISO 9001 para las pequeas empresas 2. Procedimiento para la emisin y control de los documentos y registros un ejemplo.

ACTUALIZADO: julio 2013 Jos Manuel Sarmiento.