Unidad 2 Tema 1.

Generalidades de la Documentacin
Un documento consiste en la informacin, es decir los datos que poseen significado y su medio de soporte. En la Norma ISO 9001 la palabra documento es utilizada para cubrir la forma como se provee la informacin que la organizacin requiere para desempear las actividades. Importancia de la Documentacin La utilizacin de la Documentacin en una empresa contribuye a:

Grfica 1

Lograr el cumplimiento de los requisitos del cliente y la mejora de la calidad. Proveer la formacin apropiada. La repetibilidad y la trazabilidad. Proporcionar evidencias objetivas. Evaluar la eficacia y la idoneidad continua del S.G.C.

Tipos de documentos

Manual de calidad: los documentos que proporcionan informacin consistente ya sea interna y externa sobre el S.G.C. Planes de calidad: los documentos que describen como se aplica el S.G.C. en un producto, proyecto o contrato. Guas: los documentos que establecen requisitos (especificaciones), recomendaciones o sugerencias. Procedimientos, instrucciones de trabajo, planos: los documentos que proveen informacin sobre como efectuar las actividades y los procesos de manera consistente. Registros: los documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos.

Cada organizacin determina cual es la documentacin requerida y el medio para su utilizacin.

Recomendaciones para el diseo de la Documentacin Las caractersticas a tener en cuenta durante el diseo de la Documentacin en un Sistema de Gestin de la Calidad son:

Simplicidad - Brevedad. Documentacin propia de la empresa. Reflejar la realidad de la empresa. Uso de grficos o esquemas. Documentacin descentralizada. Facilidad de distribucin. Disponibilidad. Documentacin revisada y aprobada. Revisiones peridicas (un ao). Facilitar la trazabilidad.

Documentacin en el Sistema de Gestin de la Calidad Norma ISO 9001

Grfica 2

En el Sistema de Gestin de la Calidad el requisito sobre la Documentacin tiene como propsito establecer cmo est documentado el SGC en la organizacin:

Documentos. Procedimientos documentados.

Los documentos son la forma como se provee informacin para el desempeo de las actividades en la organizacin. El procedimiento documentado se refiere a un procedimiento escrito obligatorio, que se exige para describir cmo su organizacin desempea la actividad.

La Documentacin puede estar en cualquier tipo de medio. Requisitos de la Documentacin La Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad segn el numeral 4.2.1 debe incluir:
a) Declaraciones documentadas de una Poltica de la Calidad y de Objetivos de la calidad. b) Un manual de la calidad c) Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional (ISO 9001).

Los documentos, incluidos los registros que la organizacin determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de procesos. (ICONTEC, 2008)

Los registros requeridos por la Norma Internacional ISO 9001 (vase 4.2.4).

Poltica de la Calidad (5.3) La Norma ISO 9001 en su numeral 5.3 establece que la alta direccin debe asegurarse de que la poltica de la calidad:
a. Es adecuada al propsito de la organizacin. b. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad. c. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. d. Es comunicada y entendida dentro de la organizacin. e. Es revisada para su continua adecuacin. (ICONTEC, 2008)

Objetivos de la calidad (5.4.1)

La alta direccin debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aqullos necesarios para cumplir los requisitos para el producto (vase 7.1 a), se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organizacin. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la poltica de la calidad. (ICONTEC, 2008)

Manual de Calidad (4.2.2)

La organizacin debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:

a) El alcance del Sistema de la Gestin de Calidad, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin (vase 1.2). b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de calidad, o referencia a los mismos. c) Una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de calidad. (ICONTEC, 2008)

Procedimientos documentados En la Norma ISO 9001 se exige seis numerales en los cuales se debe describir mediante procedimiento documentado, como su organizacin desempea la actividad descrita en cada uno de los requisitos. Estos numerales son los siguientes: 4.2.3 Control de los documentos. 4.2.4 Control de los registros. 8.2.2 Auditora interna. 8.3 Control del producto no conforme. 8.5.2 Accin correctiva.

 8.5.3 Accin preventiva.

Estructura de la Documentacin de un Sistema de Gestin de la Calidad

Grfica 3 Como lo representa la Grfica 3, la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad comienza por el 3er nivel, la recoleccin de los planos, instructivos y registros que proporcionan detalles tcnicos sobre cmo hacer el trabajo y registrar los resultados, puesto que estos representan la base fundamental de la Documentacin. Posteriormente, se determin la informacin especificada sobre los procedimientos de cada rea de la gerencia: Quin?, Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Por qu? efectuar las actividades (2 do.Nivel), esto con el fin de generar los manuales de procedimientos de cada rea.

Los procedimientos documentados del Sistema de Gestin de la Calidad deben formar la Documentacin bsica utilizada para la planificacin general y la gestin de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, tambin deben cubrir todos los elementos aplicables de la Norma del SGC. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efecta y verifica el trabajo que afecta a la calidad, cmo se deben efectuar las diferentes actividades, qu documentacin se utilizar y qu controles se aplican. Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboracin de los manuales de procedimientos son:

Informar sobre la poltica de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organizacin. Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados. Definir responsabilidades y autoridades. Regular y estandarizar las actividades de la empresa. Facilitar la introduccin de un mejor mtodo, dando datos completos del mtodo actual. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades. Proveer las bases documentales para las auditoras.

Adems la direccin debe ejecutar el 1er nivel; la elaboracin de la poltica de calidad y sus objetivos.

Diferencia entre Documento y Registro Las diferencias que existen entre un documento y un registro son las siguientes: Documento Define lo que se debe hacer Se puede actualizar Orienta el cumplimiento de los requisitos Registro Registra lo que se hizo No se puede modificar Evidencia el cumplimiento de los requisitos

Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 12 de marzo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/ Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin. (2008). Norma Tcnica Colombiana ISO 9001:2008. Bogot: ICONTEC.

Control de documento Nombre Revisin Lina Lorien Rivera Cruces Paola Andrea Bobadilla Gutirrez Cargo Instructor virtual Guionista Lnea de produccin Dependencia Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente Regional Santander Centro Agroindustrial Regional Quindo Fecha Diciembre de 2012 Marzo de 2013

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