Clase 1: Microsoft Excel

Clase 1: Microsoft Excel Ingrid Johana Pineda Medina Instructor SENA CTCM

TEMA 1: Microsoft Excel

No todo el mundo sabe cul es la potencialidad real de una hoja de clculo. La idea generalizada en estos das de que slo sirve para introducir listados de nmeros es muy frecuente, pero totalmente alejada de la realidad. Lamentablemente esa idea se ha impuesto en el mbito personal y laboral y podra afirmarse, casi con absoluta certeza, que la mayora de las personas que utiliza una planilla de clculo, no lo hace porque realmente necesite calcular algo, sino ms bien porque requiere organizar y ordenar informacin. Tal hecho reduce la utilizacin de los recursos de la planilla a una mnima expresin. Se da el caso inverosmil de personas que habiendo ya ingresado los datos, no se atreven a ocupar las funciones del programa o a crear frmulas y prefieren hacer los clculos con una calculadora, porque segn ellos les resulta ms fcil. Una planilla de clculo, como la que estudiars, es mucho ms que una serie de utilidades para organizar informacin. Ms bien se trata de un programa informtico que permite realizar operaciones complejas con todo tipo de datos, fundamentalmente numricos, siempre que stos puedan organizarse en forma de tabla. Con una hoja de clculo no slo podrs efectuar todas las operaciones que permite una potente calculadora, sino que adems podrs usarla para ordenar, analizar y representar los datos ingresados. Una caracterstica que hace especialmente tiles este tipo de programas es su capacidad de recalcular todos los valores obtenidos sin ms que variar los datos iniciales. Todas las clases y el material que leers y ejercitars de aqu en adelante, est basado en la planilla de clculo Microsoft Excel, no obstante, te servirn tambin si tienes una versin inferior o superior del programa. Ingresar a Excel Para ingresar a Excel debes proceder tal como lo haras con cualquiera de los programas estudiados hasta ahora. Una de las opciones posibles es que lleves el puntero del mouse al botn Inicio de Windows, selecciones el men Programas y luego hagas clic en el icono de Microsoft Excel.

Si ests iniciando Excel por primera vez, el programa te solicitar que ingreses tus datos personales. Efectuado el ingreso o sin efectuarlo, puedes presionar Aceptar para ingresar al programa.

Recuerda que si el icono del programa no est disponible directamente en el men Programas, debes buscar dentro de la carpeta Microsoft Office. Despus de un rato de espera, aparecer la pantalla de inicio de Excel.

Se abrir la ventana de Excel, cuya descripcin encontrars en las pginas siguientes.

Pgina 2 de 8

TEMA 2: Conceptos preliminares

En esta parte debes concentrarte en reconocer directamente en la pantalla algunos elementos esenciales de toda planilla de clculo y que corresponden al rea de trabajo de la planilla. 1 Libro: Corresponde al archivo generado por Excel. Si es un libro nuevo, el nombre del libro ser algo como Libro1, Libro2, etc., y lo vers en la barra de ttulo. 2 Hoja: Tal como un documento de Word est constituido por pginas, un libro de Excel est compuesto por hojas. Un libro nuevo se compone, por defecto, de tres hojas. Las etiquetas de las mismas las podrs apreciar en la parte inferior. Cada hoja se compone a su vez de columnas y filas. 3 Columnas: podrs distinguir las columnas porque estn dispuestas verticalmente en la pantalla y poseen encabezados del tipo A, B, AA, IV, etc. Una hoja tiene un total de 256 columnas. 4 Filas. Se identifican con facilidad porque estn dispuestas en forma horizontal y poseen encabezados numricos del tipo 1, 2, 3, etc. Hay un total de 65536 filas en una hoja.
Punto en que se intersectan la columna B y la fila 2

Esta es una fila

Esta es una columna

5 Celdas. Cuando una columna y una fila se cruzan o intersectan forman una celda que constituye en la planilla de clculo el elemento bsico para el ingreso de datos. Las celdas se reconocen por una direccin conocida tcnicamente como Referencia. La referencia a una celda no es otra cosa que su direccin, constituida por el nombre de la columna y el nombre de la fila que la forman. Por ejemplo, la celda B2 es la casilla que se encuentra en

la fila 2 de la columna B. 6 Rangos Un rango es un conjunto de celdas contiguas. Se reconocen por el mismo elemento llamado Referencia, que no es otra cosa que su direccin. Si en la fila 5, seleccionas todas las celdas desde la columna B a la columna F, has seleccionado un rango que se identificar por la referencia B5:F5. Los dos puntos entre celda inicial y celda final se pueden interpretar como hasta.

B2
Rango B5:F5

Puede leerse como: desde la celda B5 hasta la celda F5

Clase 1: Microsoft Excel Ingrid Johana Pineda Medina Instructor SENA CTCM

Referencias Si deseas hacer referencia a: La celda de la columna A y la fila 10. El rango de celdas de la columna A, de la fila 10 a la 20. El rango de celdas de la fila 15 entre las columnas B y E. Todas las celdas de la fila 5. Todas las celdas de las filas 5 a 10. Todas las celdas de la columna H. Todas las celdas de las columnas H a la J. El rango de celdas desde la celdas A10 a la celda E20. Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que deseas utilizar en una frmula. Las referencias te permitirn utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Utiliz a: A10 A10:A 20 B15:E 15 5 : 5:10 H:H H:J A10:E 20

Formas del puntero en Excel Dependiendo de la accin que con el mouse puedas realizar, el puntero adoptar distintas formas dentro de Excel. Si observas la imagen de la pgina anterior vers que el puntero aparece al lado de la celda activa con la forma de una cruz blanca.

La misma flecha fuera del rea de trabajo de Excel, esto es sobre los mens o barras de herramientas te sirve para hacer clic sobre el objeto sealado. En dicho caso, el mouse est Si pones el puntero en la esquina preparado para mover la seleccin. inferior derecha de la celda o del rango que tengas seleccionado, apreciars que el puntero se transforma en una cruz negra.

Cuando el puntero tiene dicha forma se encuentra en el modo seleccin. Cuando el puntero est en algn borde de la celda activa o del rango que tengas seleccionado tendr la forma de una flecha. En dicho caso el mouse se encuentra preparado para rellenar celdas. La cruz negra se denomina controlador de relleno y permite

Unidad IV: Software de Planilla de Clculo Clase 1: Microsoft Excel rellenar las celdas adyacentes con la serie que se derive de la o las celdas que hayas seleccionado. Si, por ejemplo, la celda B10 contiene el valor 10 y arrastras el controlador hacia abajo, todas las celdas se llenaran con un 10. En dicho caso, el mouse se encuentra preparado para redimensionar el ancho de la columna a la izquierda del puntero, en este caso C. Al poner el puntero en la lnea divisoria entre dos columnas, apreciars que se transforma en una flecha doble. Lo mismo suceder si pones el puntero en la lnea divisoria entre dos filas.

Ahora el mouse est preparado para modificar el alto de la fila inmediatamente arriba del puntero, en esta caso la fila 5.

Clase 1: Microsoft Excel

TEMA 3: Elementos de la Interfaz de Excel

Pgina 6 de 8

Unidad IV: Software de Planilla de Clculo Clase 1: Microsoft Excel La interfaz de Microsoft Excel es bastante parecida a la de los otros programas de la Suite Office. Por esta razn, esta clase se centrar en explicar las diferencias en la pantalla de Excel respecto de los otros programas. El resto de los elementos en las barras de men o de herramientas acta o se comporta, ms o menos, de la misma manera. Suponiendo que tenemos un archivo llamado ArchivoBase1.xls. Una de las primeras diferencias la observars en la barra de ttulo, si bien no se ha destacado como uno de los elementos que se examinarn. En ella vers que la aplicacin abierta se denomina Excel y que el documento abierto se llama ArchivoBase1.xls. Diferencias en la interfaz Las diferencias que vers a simple vista son las siguientes: que almacen el archivo ArchivoBase1.xls. Cuando el archivo est almacenado en alguna carpeta de tu disco duro, podrs identificarlo mediante el icono:

1 Barra estndar
Autosuma, que te servir para sumar una serie de Pegar funcin, que te servir cuando desees insertar una funcin de Orden ascendente. Orden descendente. Asistente para grficos, que utilizars cuando desees

Los archivos que Excel crea se denominan Libros a diferencia de los que crea Word, que se denominan documentos. Cuando abres Excel para comenzar a trabajar, el programa denomina sus archivos como Libro1, Libro2, etc., tal como Word llamaba a sus archivos Documento1, Documento2, etc. Excel agrega al nombre de sus archivos la extensin .XLS, as como Word le agrega a los suyos la extensin .DOC. Como lo hiciste con Word, cuando desees almacenar un archivo de Excel, podrs asignarle un nombre que est de acuerdo con el contenido del libro, tal como lo hizo el usuario Pgina 5 de 8

2 Barra de formato
Combinar y centrar. Estilo Moneda. Estilo porcentual. Estilo millares. Aumentar decimales.

Clase 1: Microsoft Excel Ingrid Johana Pineda Medina Instructor SENA CTCM Objetos diferentes en la interfaz

Disminuir decimales.

Los comandos disponibles a travs de estos 3 Cuadro de nombres botones se estudiarn en profundidad en las Este cuadro se encuentra al lado izquierdo de clases sucesivas. la barra de frmulas y te servir para El resto de los botones de estas barras acta de la visualizar la celda, elemento de grfico u misma manera que en Word, slo debes tener claro objeto que tengas seleccionado. que, en este caso, afectarn a los objetos de Excel. No te preocupes si todava no entiendes, por ejemplo, que es una celda. Al finalizar esta clase, lo tendrs claro. Mientras tanto, slo concntrate en reconocer los elementos. Si el cuadro de nombres muestra esto:

4 Barra de frmulas
As como Word posee en este punto un elemento llamado regla, Excel posee un elemento llamado Barra de frmulas. La barra de frmulas muestra el valor constante o la frmula que estn ingresados en la celda activa. En la imagen de ejemplo, la barra de frmulas muestra la frmula que est ingresada en la celda E4,

significa que, en el rea de trabajo de Excel, la celda E4 est seleccionada o es la celda activa. En tanto, si el grfico del ejemplo est seleccionado, el cuadro de nombres te mostrar lo siguiente:

dado que cuando se captur esa pantalla, esa era la celda activa.
La barra de frmulas se puede utilizar para ingresar o modificar datos o frmulas, en cuyo caso

Pgina 5 de 8

Clase 1: Microsoft Excel debes hacer clic en la celda en que deseas efectuar el ingreso o modificacin, hacer un clic en el signo igual de la barra de frmulas y digitar el ingreso o modificacin que deseas realizar. Cuando uses la barra para estos fines, vers que aparecen dos botones al lado del signo igual.
la celda realmente contiene.

Si por ejemplo, en una celda digitas la palabra Informe y luego le das formato negrita, color rojo y tamao 18 puntos, la celda te mostrar el resultado de todas esas acciones; en cambio, la barra de frmulas te mostrar lo que la celda contiene: la palabra informe sin formato alguno. El rea de trabajo de Excel

La cruz roja te servir para cancelar el ingreso o modificacin efectuada y el visto te servir para aceptarlo. Tambin puedes digitar los datos y luego presionar ENTER si deseas aceptarlos o ESC si deseas cancelar. No obstante lo anterior, si deseas ingresar o modificar datos, puede resultar ms prctico que hagas doble clic sobre la celda de tu inters. Adems de lo anterior, la barra de frmulas te servir principalmente para averiguar el contenido de una celda. En general, las celdas mostrarn el efecto de tus acciones sobre ellas. Por ejemplo, en la celda E4 se puede apreciar el nmero 700. Tal nmero es el resultado de la frmula que est ingresada en esa celda y que puedes visualizar en la barra de frmulas. Despliegue Contenido Esto se puede sistematizar con los conceptos contenido y despliegue.
Significa que, eventualmente, una celda desplegar algo distinto de lo que realmente contiene. Por ejemplo, si la celda contiene una frmula, en ella vers el resultado de la misma y en la barra de frmulas podrs apreciar la frmula, que es lo que

Todos los objetos que se enumeran y explican de aqu en adelante constituyen lo que se denomina rea de trabajo de Excel.

El rea de trabajo est constituida por la planilla completa con todos sus elementos, incluidos las celdas, encabezados de filas y de columnas, etiquetas de hojas, lneas de divisin, barras de desplazamiento y otros elementos.

5 Botn Seleccionar todo

Est ubicado en la parte superior de los encabezados de las filas y al lado izquierdo de los encabezados de las columnas.

Utilzalo cuando desees seleccionar todas las celdas de la hoja activa.

6 Encabezados de columnas

Cada columna en la hoja est identificada por una o dos letras, desde la A hasta la IV.

Existe un total de 256 columnas en la hoja. El botn de la columna C est resaltado, porque el cursor est puesto en

Pgina 7 de 8

alguna celda de esa columna.

7 Cuadro de divisin horizontal

Cuando desees dividir la hoja en forma horizontal puedes arrastrar este botn hacia abajo. Te ser particularmente til cuando trabajes con planillas muy extensas y desees mantener visibles los rtulos o ttulos que asignaste a las columnas. Cuando lo arrastres aparecer un borde grueso que delimita cada divisin.

Cada fila en la hoja de clculo est representada por un nmero.

Existen 65536 filas en cada hoja de un libro de Excel. Si observas la figura vers que el botn de la fila 6 est resaltado, significa que el cursor est puesto en alguna celda de esa fila.

9 Botones de desplazamiento y etiquetas de

hojas En las pginas anteriores viste que un libro de Excel est compuesto de hojas. Las hojas se identifican y adems se pueden administrar mediante las etiquetas que ves en la parte inferior de la pantalla.

Haciendo doble clic en dicho borde podrs eliminar la divisin.

8 Encabezados de filas

Como puedes apreciar en la imagen, la Hoja1 se encuentra seleccionada o es la hoja activa.

Pgina 8 de 8

Unidad IV: Software de Planilla de Clculo Clase 1: Microsoft Excel

Unidad IV: Software de Planilla de Clculo Clase 1: Microsoft Excel Para activar cualquiera de las otras dos hojas, basta hacer clic en la etiqueta de la hoja que deseas activar o seleccionar. Cuando Excel se inicia, el libro se crea por defecto con tres hojas, pero se pueden agregar tantas hojas como desees, slo con la limitacin de los recursos (memoria, por ejemplo) que tenga tu sistema. Adems, cuando el libro se crea, Excel asigna a estas hojas nombres del tipo Hoja1, Hoja2, etc. Si creas ms hojas tambin los nombres sern del mismo tipo. No obstante, haciendo uso de los recursos de administracin de las hojas podrs ms tarde cambiar dichos nombres si lo deseas. En la misma zona inferior encontrars esta serie de botones:
izquierda, podrs aumentar el tamao de la barra de desplazamiento.

11 Cuadro de divisin vertical

Te permitir dividir la hoja activa en dos secciones verticales. Para dividir la hoja basta que arrastres el cuadro hacia la izquierda. Te ser muy til cuando tu planilla tenga muchas columnas de datos y desees dejar visible los rtulos o ttulos con los que identificaste las filas. Cuando dividas, aparecer un borde vertical que identifica la divisin.

Te sern muy tiles, cuando el libro tenga muchas hojas, para visualizar la etiquetas de las hojas que no se ven en la pantalla. Los botones de los extremos desplazan a la primera y ltima hoja respectivamente. Los botones centrales desplazan una hoja hacia la izquierda y hacia la derecha respectivamente.

Para eliminar la divisin basta hacer doble clic sobre el borde.

12 Celda activa
En pginas anteriores ya conociste lo que es una celda. La celda activa es aquella en la que se encuentra el cursor o aquella que se encuentra seleccionada. Si la celda activa no ha sido formateada con algn tipo de borde, podrs reconocerla visualmente porque aparecer encerrada en un recuadro negro, como aprecias aqu:

10 Cuadro de divisin de etiquetas

En la parte inferior de la pantalla, entre las etiquetas de hojas y la barra de desplazamiento horizontal, vers este cuadro:

Arrastrndolo a la derecha podrs aumentar el campo de visualizacin de las etiquetas de hojas; por el contrario, si lo arrastras hacia la

Dicho recuadro es el cursor. Si la celda ha sido

Unidad IV: Software de Planilla de Clculo Clase 1: Microsoft Excel formateada con algn tipo de borde Si an as no logras identificar la celda activa o color de relleno el recuadro se ver de un puedes observar el cuadro de nombres, en el color distinto o aparecer con una lnea doble. que aparecer la referencia de la celda:
En dicha barra Excel mostrar informacin importante para el usuario como, por ejemplo, ayuda y si la tecla Bloque Numrico est activada o no.

13 Grfico
Si bien no siempre es as, un grfico tambin puede ser parte de la hoja de un libro. Cuando se cre el grfico de la imagen inicial, se decidi insertarlo en la misma hoja en la cual se encuentran los datos. Para seleccionar el grfico basta que hagas clic sobre l.

14 Otros elementos
Lneas de divisin

Las lneas de divisin son las lneas verticales y horizontales que delimitan cada celda: Su propsito es meramente visual: indicarte dnde se inicia y termina una celda.
Cuando imprimas una planilla dichas lneas no aparecern en la impresin, por lo que si deseas darle formato de tabla a tu planilla, tendrs que aplicarle formato de bordes a las celdas que desees. Por ltimo, si te fijas en la pantalla vers que Excel tambin, como los otros programas, posee Barra de Estado en la parte inferior de la pantalla.