Auditora Interna al Sistema de Gestin de Calidad CODIGO PROC-AI-04

Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestin de Calidad Auditora Interna

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Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestin de Calidad Auditora Interna.

1. Objetivo Establecer la metodologa para realizar las auditoras internas del Sistema de Gestin de la Corporacin Municipal de Lo Prado (CMLP). 2. Alcances
Se aplica a todas las auditoras internas que se realicen y en la CMLP y que se incluyan en el alcance del sistema de Gestin de la Calidad; segn el modelo normativo ISO 9001 y cuyos auditores se encuentren calificados como tal. El proceso de auditora se basa en la Norma ISO 19011.

3. Trminos y Definiciones Trminos SGC SG RSGC Auditora Interna

Sistema de Gestin de Calidad Secretario General Representante de la Direccin Sistema de Gestin de Calidad Proceso sistemtico, independiente y documentado que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad cumplen eficazmente las disposiciones previamente establecidas en el Sistema de Gestin de Calidad Persona con las competencias para efectuar una Auditoria Persona responsable de dirigir el Proceso de Auditoria Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. Puede ser real o potencial

Definiciones

Auditor Auditor Lder No Conformidad

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No conformidad real (NCR)

Desviacin que ya ocurri respecto del cumplimiento de un requisito y que puede comprobarse mediante una evidencia objetiva como por ejemplo lo dicho en un documento, o por la carencia de un documento, por lo declarado por el evaluado. Posibilidad de que ocurra una desviacin respecto del cumplimiento de un requisito, pero que todava no ha ocurrido y que por ello no existe evidencia objetiva que permita demostrarlo. Situacin encontrada sin evidencia clara del incumplimiento de un requisito. Situaciones conformes que son factibles de mejorar; permitiendo de este modo la mejora del proceso o del sistema de gestin.

No conformidad Potencial ( NCP) Observacin (OBS) Oportunidad Mejora ( OM)

4. Funciones y Responsabilidades establecidos por la ISO 9001:2008 RSGC:

El Responsable del sistema de gestin de calidad debe dirigir las siguientes iniciativas Elaborar y proponer el Plan Anual de Auditoras Internas del SGC Publicar y Difundir el Plan de Auditoras Internas Actualizado Designar los Auditores que efectuarn la Auditoras Internas programadas con antelacin Realizar rastreo y cierre de auditorias Presentar a SG el plan anual de auditoras Internas del SGC Proponer al SG Auditoras Internas fuera de la planificacin anual

SG: El Secretario General de la CMLP tiene las siguientes responsabilidades Aprobar el Plan Anual de Auditoras Internas Proveer los recursos necesarios para realizar el Plan Anual de Auditoras Internas

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Auditores: Corresponden a las personas que tienen conocimientos para realizar esta labor pudiendo ser internos de la misma CMLP o externos Preparacin para las Listas de verificacin de la Auditora Interna Realizacin de Auditoras Internas. Elaborar el Informe de Auditora Interna

Responsables Procesos: Proporcionar los recursos necesarios para el desarrollo de la Auditora Interna programada Realizar anlisis sistmico de las No conformidades/Observaciones/Oportunidades de Mejora encontrando las causas y proponer las acciones correctivas o preventivas segn sea el caso.

Criterios de Calificacin para Auditores: Los auditores internos de la Corporacin Municipal de Lo Prado, deben cumplir los siguientes requisitos de calificacin:

Los auditores lderes de la Corporacin Municipal de Lo Prado, deben cumplir los siguientes requisitos de calificacin:

Educacin

Enseanza Media Completa. Curso de formacin de Auditores Internos de 24 horas (aprobado). Facilidad de comunicacin oral y escrita. Al menos un ao de experiencia laboral y una Auditora de Observador.

Formacin Habilidades
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Experiencia

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Educacin Formacin

Enseanza Media Completa. Curso de formacin de Auditores lderes de 40 horas (aprobado) Curso de formacin de Auditores Internos de 24 horas (aprobado). Facilidad de comunicacin oral y escrita. - Para aquellos que cuentan con el curso de formacin de Auditores Lderes de 40 horas, deben contar con al menos un ao de experiencia laboral y 2 auditoras internas de la calidad realizadas. - Para aquellos que cuentan con el curso de formacin de Auditores Internos de 24 horas, deben contar con al menos un ao de experiencia laboral y 5 auditoras internas de la calidad realizadas.

Habilidades Experiencia

5.

Diagrama de Flujo de Proceso

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Continuacin PROC-AI-01

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6. Proceso de Auditora Interna Etapa

1

Descripcin

Evidencia
de

Planificacin de la Auditora Interna: el responsable del sistema de gestin de Plan anual calidad prepara el plan anual de auditoras internas (a intervalos regulares), auditoras tomando en cuenta el resultado de auditoras realizadas anteriormente, Internas posteriormente solicita por escrito al Secretario General y su equipo directivo la aprobacin quedando registro de ello, una vez aprobado es comunicado y/o distribuido a toda la organizacin por mail, paneles y/o murales habilitado para ello, e informa en forma directa, y/o verbal garantizando que est distribuido y comunicado. En caso de sufrir modificaciones al plan, el responsable seguir el procedimiento anteriormente descrito.

Seleccin del equipo de trabajo: el RSGC es el responsable de seleccionar a los Lista de auditores auditores internos o externos, garantizando la independencia de los auditores interno respecto de los procesos de auditora. Verificando que se cumpla con los requisitos solicitados por la norma ISO 9001, ISO 19011, y que los auditores sean competentes como tal. Elaboracin del programa de Auditora interna por el equipo seleccionado: El Programa de equipo auditor es responsable de generar el programa de auditora interna Auditora Interna tomando en cuenta el resultado de auditoras realizadas previamente. Este programa detalla las reas y procesos a auditar; as como los requisitos normativos. Es enviado con anticipacin, con el fin de que los auditados puedan prepararse y/o informar en caso de disensos. En caso de sufrir modificaciones al programa, el responsable seguir el procedimiento anteriormente descrito

Desarrollo de la auditora interna: cada miembro de la comunidad estar informado de los procesos que implica esta revisin, prestando toda la informacin que se le solicita con el fin de garantizar un trabajo serio y responsable. Durante la auditoria, los auditores informarn a los auditados de los hallazgos encontrados durante el proceso. Generacin de informe de auditora: el equipo de auditora interna es el Informe responsable de generar el informe de Auditora, sealando en l, las no auditoria conformidades (reales o potenciales), observaciones y oportunidades de mejora encontradas en el proceso de auditora interna. Entregando al RSGC quien PROC-AI-01 de

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custodiar dicho informe. Finalmente, el equipo auditor o el auditor lder elabora el resumen ejecutivo de la Resumen auditoria , en donde se consolidan los hallazgos detectados y las conclusiones de Ejecutivo de la auditoria Auditora Interna 6 Generacin acta de mejoramiento: es responsabilidad de RP planear e PROC-ACP-01 implementar un plan de mejora con el fin de tratar las No conformidades (reales o potenciales), observaciones y oportunidades de mejora. Para ello se proceder de acuerdo a la metodologa del procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. Evaluacin de Auditores Internos: El equipo de auditora interna es evaluado por Evaluacin los auditados, con el fin de comprobar el grado de cumplimiento de las Auditores obligaciones del auditor interno. Internos. Este registro es almacenado para prximas auditorias y para mejorar el proceso 8 Seguimiento y cierre: las No conformidades (reales o potenciales), observaciones PROC-ACP-01 y oportunidades de mejora encontradas en las auditoras son tratadas a travs del registro acta de mejoramiento del procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones Preventivas vigente. Respecto de la eficacia de las acciones implementadas, esta se evaluar a travs del seguimiento de las acciones correctivas y preventivas levantadas. de

7. Control de Registros
Identificacin Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Proteccin Recuperacin Tiempo de Retencin Disposicin

Plan anual de auditoria

Of RD del SGC/ Responsable del SGC

Electrnico

Oficina Sistema computacio RD/notebook RD/escritorio/ nal de Carpeta respaldo Corporacin/ semanal Carpeta

1 ao

Carpeta digital obsoleta

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Sistema de gestin de calidad 2012/Carpeta Obligatorio/C arpeta Procedimient o AI/Carpeta Registros/Car peta plan y programa/Pla n de auditora 2012 CMPL Electrnico Oficina RD/notebook RD/escritorio/ Carpeta Corporacin/ Carpeta Sistema de Sistema gestin de computacio calidad nal de 2012/Carpeta respaldo Obligatorio/C semanal arpeta Procedimient o AI/Carpeta Registros/Car peta Lista de AI/Lista de auditores internos 2012 Sistema Oficina computacio RD/notebook nal de RD/escritorio/ respaldo Carpeta

Lista auditores internos

de Of RD del SGC/ Responsable del SGC

1 ao

Carpeta digital obsoleta

Programa de Of RD del SGC/ Electrnico Auditora Responsable Interna del SGC

1 ao

Carpeta digital obsoleta

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semanal

Corporacin/ Carpeta Sistema de gestin de calidad 2012/Carpeta Obligatorio/C arpeta Procedimient o AI/Carpeta Registros/Car peta plan y programa/Pro grama auditora agosto 2012

Electrnico

Lista de Verificacin

Of RD del SGC/ Responsable del SGC

Oficina AI/ computador AI/escritorio/ Carpeta Corporacin/ Carpeta Archivador Sistema de Auditoria gestin de Internas ao calidad xx 2012/Carpeta Obligatorio/C arpeta de registros/lista de verificacin Sistema Oficina computacio RD/notebook nal de RD/escritorio/ respaldo Carpeta semanal Corporacin/

1 ao

Eliminacin

Electrnico Informe auditora interna de Of RD del SGC/ Responsable del SGC

2 aos

Carpeta digital obsoleta

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Carpeta Sistema de gestin de calidad 2012/Carpeta Obligatorio/C arpeta Procedimient o AI/Carpeta Registros/Car peta Informe AI 14 y 16 de agosto 2012/xx Electrnico Oficina RD/notebook RD/escritorio/ Carpeta Corporacin/ Carpeta Sistema de gestin de calidad Sistema 2012/Carpeta computacio Obligatorio/C nal de arpeta respaldo Procedimient semanal o AI/Carpeta Registros/Car peta Informe AI 14 y 16 de agosto 2012/resume n ejecutivo auditoria

Resumen ejecutivo Auditoria Internas

de

Of RD del SGC/ Responsable del SGC

2 aos

Carpeta digital obsoleta

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Electrnico

Evaluacin de Of RD del SGC/ Auditores Responsable Internos del SGC

Oficina RD/notebook RD/escritorio/ Carpeta Corporacin/ Carpeta Sistema de Sistema gestin de computacio calidad nal de 2012/Carpeta respaldo Obligatorio/C semanal arpeta Procedimient o AI/Carpeta Registros/Car peta Evaluacin de auditores/Por auditora/xx

2 aos

Eliminacin

8. Indicadores de Cumplimiento

DESCRIPCIN Cumplimiento del Plan Anual de Auditoras

INDICADORES: FORMULA DE CALCULO (Numero de Auditoras realizadas/Numero de Auditorias planificadas) X 100

META MBITO DIMENSIN SEGUIMIENTO 100% Proceso Eficacia Trimestral

Hallazgos por proceso

(NC detectadas por proceso /Total NC detectadas en AI) X100

15%

Proceso

Eficacia

Trimestral

Hallazgos por requisito normativo vulnerado

(NC segn requisito vulnerado /Total NC detectadas en AI) X100

20%

Proceso

Eficacia

Trimestral

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9. Referencia
Ref. 1: NCh19011.Of2003, ISO 19011:2002, Directrices para la auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad y/o ambiental. Ref. 2: NCh-ISO9001. Of2009; ISO 9001:2008, Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos. Procedimiento Revisin por la direccin vigente Procedimiento Acciones correctivas y Preventivas vigente Procedimientos a auditar vigentes

10. Anexos
Anexo 1: Plan anual de Auditoria Anexo 2: Programa de Auditora Interna Anexo 3: Informe de Auditora Anexo 4: Actas de Mejoramiento (solo para registrar las NC, OBS u OM). Anexo 5: Resumen Ejecutivo de Auditoria Anexo 6: Evaluacin de Auditores Anexo 7: Lista de verificacin

11. Aprobacin y Control de los Cambios

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Fecha Modificaciones

Responsable

Fecha de Fecha de la aprobacin de implementacin Responsable Responsable la de la modificaciones modificacin

06.10.2012 Secretario General 07.10.2012 Represente de la Direccin

04.09.2012

Responsable del proceso

Firmas de los responsables. Versin

00 04

Fecha
02.02.2011 23.01.2012

Principales Puntos Modificados

Versin Inicial

Resumen de Modificaciones
Estandarizacin

05

04.09.2012

- Actividades de Control de - En Actividades de Control de Documentos y Registros. Documentos y Registros, se explicita en la actividad Etapa 1 como se establece la identificacin - Registro de Modificaciones de los cambios en los documentos que cambien de versin. - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificacin de los cambios en los documentos que cambian de versin. - En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en funcin del cargo. Revisin y actualizacin completa - Modificacin del Objetivo del Procedimiento - Modificacin del alcance - Complementacin de los trminos y definiciones - Actualizacin de funciones y responsabilidades - Revisin y actualizacin del diagrama de flujo - Modificacin de la descripcin del proceso - Incorporacin de registros y precisin del almacenamiento - Actualizacin de Indicadores del

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Proceso - Modificacin de las referencias - Modificacin de anexos. - Modificacin de Formatos de registros - Incorporacin de Instructivo para realizar procedimientos

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