Sintesis Informes Año 2006

SNTESIS EXMENES ESPECIALES
INFORME :
AUDITORIA DE GESTIN EN EL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA PERODO SECRETARIA GENERAL 01-01-2003 AL 31-12-2004 INF. No. AI-2006-01-06
Planes Operativos de la Secretaria General
El Plan Operativo de la Secretaria General contiene objetivos, metas, indicadores y actividades a cumplir y omite polticas, estrategias, cuantificacin de metas, mientras que los indicadores enunciados no contienen estndares de medicin y sus variables presentan dificultad para realizarlos y desarrollarlo.
Recomendaciones
Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, disponga:
A la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional 1. Complete el documento denominado SISTEMA DE PLANIFICACIN PARA EL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS con los elementos que conforman un adecuado sistema de planificacin, incluyendo la matriz individual que contiene fortalezas, oportunidades, amenazas, debilidades, objetivos, polticas de cada unidad administrativa y lo envi al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, con la finalidad de que sea puesto a consideracin del Comit de Fortalecimiento Institucional para su revisin, aprobacin y divulgacin.
SNTESIS EXMENES ESPECIALES 2. Complete el INSTRUCTIVO PARA LA PROGRAMACIN, EJECUCIN Y EVALUACIN DEL PLAN OPERATIVO, incluyendo procedimientos
detallados para la fijacin de objetivos, metas, indicadores, descripcin suficiente de actividades, cronograma de trabajo y evaluacin.
Al Secretario General
3. Incluir en el Plan Operativo Anual de la Secretaria General del ao a ejecutarlo, actividades para su evaluacin, tambin para preparar el del ao siguiente, as como las que desarrolla de manera habitual y no fueron planificadas, con sus recursos, fijacin de metas, indicadores y objetivos que facilite la medicin de logros.
A la Subsecretaria Administrativa, disponga:
4. A la Coordinadora de Capacitacin, planifique eventos de capacitacin para el personal de la Secretaria General, que proporcione los conocimientos suficientes para el desarrollo de su Plan Estratgico y Planes Operativos Anuales, a fin de que contengan todos los elementos necesarios para un mejor desarrollo de sus actividades.
Manual de Procedimientos
La Secretaria General no dispone de un Manual de Procedimientos que permita el mejor desempeo de las actividades, permitiendo actuar a base de la costumbre y experiencia y dificultando la evaluacin de la gestin cumplida.
Recomendaciones
Al Ministro de Economa y Finanzas, disponga:
SNTESIS EXMENES ESPECIALES 5. Al Subsecretario General de Coordinacin y Asesora Institucional, remita al Comit de Fortalecimiento Institucional el proyecto de Manual de
Procedimientos de la Secretaria General, que fue enviado por la Coordinacin de Fortalecimiento Institucional con oficio 65-87 MEF-SGC-C.FOR-I-2004 de 15 de noviembre de 2004 para su aprobacin.
6. Al Comit de Fortalecimiento Institucional, revise que el Manual de Procedimientos contenga todos los pasos necesarios para el desarrollo de las actividades que cumple la Secretaria General, tales como: recepcin, registro, control, distribucin, tramite, despacho de las comunicaciones internas y externas, archivos fsicos y magnticos de documentos, y sus respectivos formularios y procedimientos, cuidando incorporar los elementos de control interno, lneas de comunicacin y coordinacin, entre las dependencias que conforman el Portafolio. Luego con su aprobacin, remita al Ministro de Economa y Finanzas, para la legalizacin y promulgacin.
Presupuestos
Los presupuestos asignados para la Secretaria General, se realiz sin la coordinacin adecuada entre las Unidades de Fortalecimiento Institucional, Financiera y Secretaria General, ocasionando que no se cumplan los objetivos y metas propuestas.
Recomendaciones
7. A la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional y Secretario General que con la participacin de la Coordinacin Financiera Institucional, elaboren el presupuesto de la Secretaria General, considerando su Planificacin Operativa completa, lo que permitir utilizar los recursos previstos para cumplir las metas propuestas.
8. Al Coordinador Financiero Institucional, que en forma conjunta con la Coordinadora de los procesos de Fortalecimiento Institucional, prepare la pro forma presupuestaria de la Secretaria General, tomando en cuenta las actividades planificadas.
Capacitacin
En los Planes Operativos Anuales de los aos 2003 y 2004 de la Secretaria General, no se ha incluido como actividad la capacitacin de sus funcionarios, ocasionando que la recibida sea improvisada y no extensiva a todo el personal.
Recomendaciones
9. Incluir en el Plan Operativo Anual de la Secretaria General actividades de capacitacin para el personal que labora en esta Unidad, preveyendo los recursos necesarios.
10. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, que en el Plan de Capacitacin Anual del Ministerio de Economa y Finanzas, incluya actividades de capacitacin para el personal de la Secretaria General en reas afines a sus funciones, lo que permitir un conocimiento actualizado en las tcnicas del manejo de documentos provisin de informacin a clientes internos y externos, administracin de
archivos y Biblioteca.
Contratos con Empresas Courier
Para la entrega de informacin dentro y fuera del Pas se utilizaron cuatro empresas, celebrndose contratos escritos con dos de ellas, a pesar de que los montos pagados a
SNTESIS EXMENES ESPECIALES las otras son tambin significativos, ocasionando que se de un tratamiento administrativo diferente a operaciones similares.
Recomendaciones
11. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad que de manera conjunta con la Coordinadora de los procesos de Fortalecimiento Institucional, incluyan en el Reglamento Interno de Contrataciones para la Adquisicin de Bienes, Muebles, Ejecucin de Obras y Prestacin de Servicios la necesidad de firmar contratos de servicios de envi de correspondencia oficial a nivel nacional e internacional, lo que uniformar procedimientos administrativos de demanda de este servicio.
12. El documento elaborado en cumplimiento a la recomendacin anterior, lo remitir a la Subsecretaria General Jurdica del Portafolio para su revisin, aprobacin y divulgacin.
Actas de entrega recepcin
En la Secretaria General se han realizado cambios continuos del Secretario General y renuncias o supresiones de partidas, sin que se hayan elaborado actas de entrega recepcin de documentos, registros y bienes muebles entre los servidores entrante y saliente, lo que impide establecer la responsabilidad con precisin.
Recomendaciones
13. Al Coordinador Financiero Institucional, que previo a la liquidacin de los haberes de los servidores que dejan de laborar en el Ministerio de Economa y Finanzas por diferentes razones, exija la presentacin del acta de entrega
SNTESIS EXMENES ESPECIALES recepcin de bienes mubles, registros, documentos que estaban bajo su responsabilidad.
14. Cuando realice cambios por rotacin de los Lderes de los procesos, cuidar se cumpla con la entrega recepcin de los documentos, registros y archivos, dejando constancia en el acta correspondiente que ser archivada en la Secretaria General y una copia enviar a la Coordinacin de Recursos Humanos para la carpeta del servidor.
Archivo de Documentacin
La Secretaria General no dispone de archivos de documentos que sustenten las acciones administrativas propias que ejecuta para cumplir sus obligaciones, por lo que se tiene que recurrir a otras fuentes para obtener la informacin necesaria con el consecuente retardo para labores de control.
Recomendacin
15. Emita instrucciones al personal a su cargo, a fin de que los documentos generados en la Secretaria General por acciones propias, se mantenga en un archivo especfico, lo que le permitir disponer de informacin documentada de su gestin y desarrollar un adecuado control de sus operaciones.
La Biblioteca no consta en la Organizacin y Administracin del Ministerio de Economa y Finanzas
La Biblioteca del Ministerio de Economa y Finanzas no consta en la Organizacin del Portafolio, tampoco en el POA de los aos 2003 y 2004 de la Secretaria General, el material bibliogrfico no es suficiente y actualizado, su espacio fsico se utiliza
SNTESIS EXMENES ESPECIALES tambin como archivo pasivo del MEF, lo que ocasiona que las actividades se realicen en forma independiente, no mantengan seguridad y no se haya fijado de manera oficial sus competencias y responsabilidades.
Recomendacin
16. Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, incluya en la estructura orgnica de la Subsecretaria Administrativa la Biblioteca, Unidad que debe ser administrada con personal de experiencia y conocimientos suficientes en el rea, se le provea de bienes muebles, de un adecuado espacio fsico y de material bibliogrfico actualizado. Apoyo Secretarial Evaluacin
Las evaluaciones realizadas por la Secretaria General no son reales ya que las ponderaciones establecidas en las diferentes actividades van entre el 90% y el 100%, sin que en algunos casos se haya cumplido en esos valores. Ocasionando que no se pueda visualizar los logros y lo pendiente para retroalimentar la planificacin del ao siguiente. Recomendacin
17. Al Secretario General que en las auto evaluaciones del Plan Operativo Anual, las realicen acorde al cumplimiento de actividades, objetivos y metas cuantificadas, utilicen indicadores de gestin que deben constar en el POA para dar objetividad a los resultados, cuidando que aquellas que tienen mbitos integrales de aplicacin en el MEF sean evaluadas en esa magnitud.
Sistema de Administracin Documentaria El Sistema de Administracin Documentaria, que utiliza la Secretaria General para el ingreso y despacho de la documentacin, no esta acorde a sus necesidades y de informacin al usuario, impide el seguimiento de trmites, no proporciona reportes del destino de la documentacin y de sus respuestas, tampoco se generaliz su uso en el Portafolio, lo que ocasiona desconocimiento de informacin que se despacha sin la participacin de la Secretaria General. Recomendaciones Al Secretario General 18. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, disponga al Coordinador de Tecnologa Informtica, revise el Sistema de Administracin Documentaria utilizado por la Secretaria General para el control de ingreso y despacho de la documentacin, a fin de ajustarlo a las necesidades del Ministerio de Economa y Finanzas, de ser procedente, incluir un modulo de seguimiento de documentos y emisin de reportes, cuidando la agilidad y oportunidad de los mismos. A la Subsecretaria Administrativa, disponga:
19. Al Coordinador de Tecnologa Informtica, instale el Sistema de Administracin Documentaria utilizado por la Secretaria General, en las Coordinaciones que no disponen de l, lo que le Subsecretarias y
permitir disponer de
informacin actualizada y el estado del documento ingresado para proporcionarla a los usuarios internos y externos.
Sistema de Gestin Documentaria (SIGOB)
El sistema informtico Sistema de Informacin y Gestin para la Gobernabilidad (SIGOB), se implement en el 38% de las Subsecretarias y Coordinaciones del Ministerio de Economa y Finanzas, ocasionando se utilicen los dos sistemas para la
SNTESIS EXMENES ESPECIALES administracin documentaria en forma indistinta, por lo que la Secretaria General desconoce el estado de ciertos trmites.
Recomendaciones
Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional
20. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, disponga al Coordinador de Tecnologa Informtica, relacione costos, necesidades y servicios que proporciona el SIGOB y los demandados por el Sistema de Administracin Documentaria que utiliza la Secretaria General para actualizarlo y ponerlo en funcionamiento, cuidando al decidir por el que proporciona mayores ventajas al Portafolio y cubra sus necesidades, as como las de los clientes internos y externos.
21. Si el anlisis sugerido en la recomendacin anterior se desprende la necesidad de buscar nuevas alternativas, solicitar a la Subsecretaria Administrativa se inicie el proceso de adquisicin de un nuevo sistema.
Centralizacin del sistema de administracin documentaria
La Secretaria General enva aproximadamente el 38% de las respuestas a los trmites ingresados y distribuidos por ella, el resto lo hacen las Subsecretarias y Coordinaciones que lo atendieron, ocasionando que los interesados concurran a las diferentes Unidades del Portafolio en busca de resultados, lo que deteriora la imagen institucional.
Recomendaciones
22. A todas las Subsecretarias, Coordinaciones y Unidades Administrativas que conforman el Ministerio de Economa y Finanzas, que los documentos que
SNTESIS EXMENES ESPECIALES contienen respuestas de los trmites ingresados sean enviados a sus destinatarios a travs de la Secretaria General, lo que permitir centralizar la informacin y evitar el contacto con el pblico a funcionarios que no tienen esa competencia y presentar una imagen adecuada ante el cliente interno y externo.
23. Al Coordinador de Tecnologa Informtica, cumpla la recomendacin 19 de este informe, que sugiere la instalacin del Sistema de Administracin Documentaria en las Subsecretarias y Unidades del MEF, que no disponen de l, hasta que se tome la decisin de actualizarle o cambiarle.
Archivos que mantiene la Secretaria General
Los archivos: Histrico o permanente y Pasivo Intermedio del MEF, contiene documentacin no seleccionada ni ordenada y sin la debida proteccin, ocupando espacios fsicos de manera innecesaria, lo que dificulta proporcionar informacin histrica y no se haya cumplido con la seleccin de los documentos que deben formar parte del Archivo Permanente Nacional.
La causa es la falta de un Reglamento Interno de Administracin de Documentos y Archivos, tambin de un Manual de Procedimientos que describa las actividades que debe cumplir cada Subsecretaria para seleccionar la documentacin que debe formar parte del Archivo Institucional.
Recomendaciones
24. Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional que en coordinacin con el Subsecretario Jurdico Ministerial y el Secretario General, preparen el Reglamento Interno para la Administracin de
SNTESIS EXMENES ESPECIALES Documentos y Archivo del Ministerio de Economa y Finanzas, centralizndolo en la Secretaria General, lo que permitir regular este proceso
25. A los diferentes Subsecretarios y Coordinaciones que conforman el Portafolio, que para la entrega de la documentacin a la Secretaria General, destinada para el archivo, se lo efectu previa una seleccin adecuada, con el correspondiente, previniendo su integridad. listado
26. A la Coordinadora de los procesos de Fortalecimiento Institucional y Secretario General, incluya en el proyecto de Manual de Procedimientos sugerido en la recomendacin 6 de este informe actividades a ser cumplidas por las diferentes Subsecretarias y Coordinaciones del Portafolio, que faciliten la recepcin, ordenamiento, seleccin, archivo y custodia de la documentacin recibida y generada en el Portafolio
27. Designe por escrito a un funcionario que se haga cargo de los archivos histrico y pasivo, el que se encargara de la custodia, organizacin, ubicacin, codificacin por cada Unidad Administrativa, as como conforme una comisin de funcionarios de las diferentes Subsecretarias y de la Secretaria General para que evalen y seleccionen la documentacin a mantenerse y a ser remitida al
Archivo Nacional, lo que permitir depurar los archivos y destruir la documentacin inservible previo el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes.
28. Solicite a la Subsecretaria Administrativa, provea de bienes muebles a ser utilizados en el archivo histrico y pasivo, adecue los espacios fsicos disponibles para su funcionamiento, con la finalidad de que proporcionen a los documentos, seguridad, ordenamiento y preservacin.
Prstamos de documentos
El Subproceso de Documentacin y Archivo no disponen de registros para el control de prstamos de documentos, lo que impide verificar la conformidad de ellos al momento de su devolucin y que no se determinen las responsabilidades en caso de prdida.
Recomendaciones
29. Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, incluya en el Reglamento Interno para la Administracin de Documentos y Archivo del Ministerio de Economa y Finanzas que se sugiere en la recomendacin 24 de este Informe, centralizndolo en la Secretaria General.
30. Disponga a la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional y Secretario General, incluya en el Manual de Procedimientos sugerido en la recomendacin 6 de este documento, procedimientos para el prstamo de
documentos, que debe contener plazo de entrega, identificacin del beneficiario del prstamo, su firma y breve descripcin de los documentos prestados.
31. Hasta que se emita el Manual de Procedimientos sugerido en la recomendacin 6 de este documento, imparta instrucciones al personal a su cargo para controlar el prstamo de documentos.
Biblioteca
SNTESIS EXMENES ESPECIALES La Biblioteca, dispone de una gua bibliogrfica implementada en Excel que
proporciona informacin codificada de su material bibliogrfico, los protege del deterioro, en forma adecuada.
El promedio mensual de usuarios fue de 73, los ttulos de la mayora de los libros que mantienen en la Biblioteca son de ediciones antiguas y en mnima cantidad relacionados con la especializacin del Portafolio.
Recomendaciones
32. A la Coordinadora de los Procesos de Fortalecimiento Institucional, elabore un Reglamento para la Administracin de la Biblioteca, que contenga aspectos de control bibliogrfico, prstamos, adquisiciones, actualizacin de ttulos, provisin de documentos generados en las diferentes Subsecretaras del Portafolio.
33. El proyecto de Reglamento, remitir a la Subsecretara Jurdica Ministerial para su revisin y aprobacin, previa su legalizacin y emisin por parte del seor Ministro de Economa y Finanzas.
INFORME :
AUDITORIA
DE
GESTIN
AL
PROCESO
PRESUPUESTARIO DE LA DEUDA PBLICA INTERNA DEPENDENCIA MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS AREA PERODO SUBSECRETARIA DE CRDITO PBLICO 01-01-2004 AL 31-12-2004 INF. No. AI-2006-02-06
Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de Auditoria
Las recomendaciones del Informe No. AI-05-03-06 del 18 de octubre del 2005 de la Auditora de Gestin a las fases presupuestarias de la deuda pblica externa en el 2003, no se han cumplido y algunas estn en proceso de su aplicacin, por lo que sus resultados sern objeto de evaluacin en los prximos exmenes.
Recomendacin
Al Ministro de Economa y Finanzas
1. Disponga a los Subsecretarios: General de Finanzas, Economa, Coordinacin y Jurdica, Crdito Pblico, Presupuestos, Tesorera de la Nacin, Poltica Econmica, Programacin de la Inversin Pblica y Administrativa que a base de lo dispuesto con oficio N. MEF-DM-SG-2005-4746 del 8 de noviembre de 2005 y oficio circular N. DAIMEF-2006-087 de 9 de marzo de 2006, realicen un seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones que constan en el Informe de Auditora N. AI-05-03-06 de 18 de octubre de 2005 e informen sobre las acciones ejecutadas, a fin de adoptar las medidas correctivas oportunas que contribuyan a mejorar la gestin de la deuda pblica.
El FODA de la Subsecretara de Crdito Pblico
SNTESIS EXMENES ESPECIALES El FODA de la Subsecretara de Crdito Pblico elaborado en el 2002 no es completo, lo que no permite corregir oportunamente las debilidades y prevenir las amenazas que afectan la gestin de esa Subsecretara.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo
2. Disponga al Coordinador de Capacitacin prepare cursos de Planificacin Estratgica y tcnica para los funcionarios de la Subsecretara de Crdito Pblico sobre las debilidades comentadas, lo que permitir complementar su FODA e implementar nuevas actividades para el control de la deuda pblica interna.
Al Subsecretario de Crdito Pblico
3. Una vez que se haya cumplido con la capacitacin del personal, dispondr a los Coordinadores de Gestin de Deuda Pblica, Evaluacin de Operaciones de Crdito y Operaciones Financieras, que con la participacin de la Coordinacin de Fortalecimiento Institucional, revisen e incluyan todos los aspectos relacionados al proceso presupuestario de la deuda pblica en el FODA de la Subsecretara de Crdito Pblico, lo que permitir corregir oportunamente las debilidades y
prevenir las amenazas que afecta la gestin de esa Subsecretara.
Reglamento Interno del Ministerio
La falta de un estudio tcnico previo el establecimiento del mbito de accin de cada Coordinacin de la Subsecretara de Crdito Pblico, no ha permitido evaluar la gestin realizada por esas coordinaciones que participan en el proceso presupuestario de la deuda conforme a la misin establecida para esa Subsecretara
Recomendaciones
4. Dispondr al Subsecretario de Crdito Pblico, con la participacin de los Coordinadores de Gestin de Deuda Pblica, Evaluacin de Operaciones de Crdito, Operaciones Financieras y de Fortalecimiento Institucional, preparen un estudio especfico sobre la necesidad de realizar nuevas actividades que contribuyan a mejorar la gestin y el control de la deuda pblica, entre las que se debe considerar los planes de riesgos de la deuda e investigacin de mercados financieros a fin de que stas formen parte del mbito de accin de las Coordinaciones de la Subsecretara de Crdito Pblico, lo que permitir una adecuada evaluacin de la gestin realizada para la administracin y el control de la deuda pblica
Al Subsecretario General de Coordinacin
5. Dispondr al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, que conjuntamente con los Coordinadores de Gestin de Deuda Pblica, Evaluacin de Operaciones de Crdito y Operaciones Financieras, a base de los resultados del estudio sobre las nuevas actividades que se incluirn en el mbito de accin de cada una de esas Coordinaciones, realicen las gestiones pertinentes para efectuar las modificaciones del Reglamento Interno del Ministerio, considerando una adecuada distribucin de actividades compatibles y que la informacin tenga un flujo normal que facilite el control posterior y la rendicin de cuentas.
Colocacin de los ttulos valor a corto plazo
La Coordinacin de Operaciones Financieras de la Subsecretaria de Crdito Pblico, coloca los ttulos valor de corto plazo, sin dar cumplimiento al Reglamento Interno del Portafolio que establece esta actividad para la Coordinacin de Operaciones de Tesorera de la Subsecretara de la Tesorera de la Nacin y concentrando la ejecucin de esta actividad en determinados funcionarios
Recomendacin
SNTESIS EXMENES ESPECIALES Al Subsecretario Administrativo
6. Autorice la asignacin de recursos financieros para que la Unidad de Capacitacin en coordinacin con los Subsecretarios de la Tesorera de la
Nacin y Crdito Pblico, seleccionen el personal que sern capacitados sobre la colocacin de los ttulos de valor a corto, mediano y largo plazo a fin de que estos sean calificados y se diversifique la negociacin de los ttulos valor en la Bolsa de Valores, cumpliendo de esta manera el mbito de accin conforme lo seala el Reglamento Interno del Portafolio para cada Subsecretara.
Manual de Procedimientos para el proceso presupuestario de la deuda pblica
La falta de un manual de procedimientos para la deuda pblica, dificulta evaluar la gestin realizada en cada una de las unidades administrativas inmersas en el proceso.
Recomendacin
7. Dispondr al Subsecretario General de Coordinacin, que una vez terminado el Manual de productos y previa una adecuada revisin y modificacin del Reglamento Interno del Portafolio, contine con la elaboracin del manual de procedimientos, a fin de disponer de esta herramienta de trabajo que facilite la ejecucin de las actividades relacionadas con el proceso presupuestario de la deuda pblica interna.
Programacin y Formulacin Presupuestaria
El 67.53%
de los ingresos de financiamiento interno programados
corresponden a crditos con desembolsos estructurales o de libre disponibilidad
El 67.53% de los ingresos de financiamiento interno programados y aprobados por el Congreso Nacional, son crditos con desembolsos estructurales o de libre
SNTESIS EXMENES ESPECIALES disponibilidad, situacin que limita el crecimiento socioeconmico, porque la deuda pblica no es compatible con la capacidad de pago y el pas se ve obligado a endeudarse ms para pagar la deuda anterior
Recomendaciones
8. Que una vez creado el comit de deuda pblica, disponga se proceda a la preparacin de planes y evaluaciones de riesgo, estudios de sustentabilidad de la deuda pblica as como un proyecto de polticas de endeudamiento a nivel de Estado para presentarlo al Ejecutivo para su aprobacin a fin de obtener eficacia y eficiencia en la gestin del endeudamiento pblico.
9. Disponga al Subsecretario General de Coordinacin, cumpla con la preparacin de la planificacin estratgica de la deuda pblica, conjuntamente con las
unidades administrativas del Portafolio designadas, a fin de que el pas disponga de una herramienta eficaz de control de los niveles de endeudamiento pblico con objetivos claros a corto, mediano y largo plazo
Ejecucin y Evaluacin Presupuestaria
Actualizacin de la Consolidacin de la deuda con el IESS
La falta de la suscripcin del convenio de deuda entre el Estado Ecuatoriano y el IESS no permite registrar y disponer de saldos reales de la deuda pblica interna as como la utilizacin de indicadores confiables de la sustentabilidad de la deuda pblica.
Recomendacin
SNTESIS EXMENES ESPECIALES 10. Insistir al Director General del IESS, la suscripcin del convenio de la deuda que el Estado Ecuatoriano debe a esa Institucin, previa actualizacin de la deuda consolidada al 31 de diciembre de 2002, que fue verificada y legalizada por los delegados de la Comisin Interinstitucional el 13 de marzo de 2003, a fin de definir y legalizar el monto de la deuda que el Estado Ecuatoriano tiene con el IESS y se proceda a su registro y control del pago respectivo dentro de la deuda pblica interna del pas.
Evaluaciones de la ejecucin presupuestaria de la deuda pblica interna
El Ministerio de Economa y Finanzas, no dispone de informes de evaluacin de la ejecucin presupuestaria de la deuda pblica interna, lo que no permite conocer los resultados fsicos y financieros del endeudamiento, adoptar acciones correctivas, disponer de datos histricos para programaciones futuras. y facilitar la rendicin de cuentas.
Recomendacin
11. Dispondr al Subsecretario General de Coordinacin, que con la colaboracin del Coordinador de fortalecimiento Institucional y la participacin de los Subsecretarios de Crdito Pblico, Programacin de la Inversin Pblica, Poltica Econmica y Presupuestos, definan la Unidad Administrativa responsable de elaborar la evaluacin de la ejecucin presupuestaria de la deuda pblica, a fin de que esta actividad se incluya en el respectivo mbito de accin en el
Reglamento Interno del Portafolio.
12. Mientras se modifique el Reglamento Interno del Portafolio,
dispondr por
escrito a la unidad asignada, proceda a recopilar la informacin necesaria para la elaboracin de la evaluacin de la ejecucin presupuestaria de la deuda pblica interna del 2006 que ser proporcionada por las Subsecretaras del Portafolio inmersas en el proceso presupuestario de la deuda, a fin de conocer los resultados
SNTESIS EXMENES ESPECIALES de esta fase presupuestaria en forma trimestral, para evaluar la gestin de la deuda pblica y adoptar oportunamente las medidas correctivas que amerite.
Marco legal y normativo para la deuda pblica interna
La falta de una ley especfica para la deuda publica, impide contar con un marco jurdico slido que regule el proceso presupuestario y otros aspectos relacionados con la gestin de la deuda pblica, as como para la rendicin de cuentas, la evaluacin y control.
Recomendacin
13. Dispondr al Subsecretario de Crdito Pblico, que en coordinacin con el Subsecretario Jurdico Ministerial y la participacin de los Subsecretarios, Poltica Econmica, Presupuestos y Programacin de la Inversin Pblica, preparen un estudio respecto a la pertinencia y conveniencia previo a la formulacin de un proyecto de Ley, que establezca las atribuciones y responsabilidades en materia de contratacin, emisin, colocacin, registro, control y evaluacin de la deuda pblica, enfatizando el proceso presupuestario, para la correspondiente rendicin de cuentas, a fin de presentarlo al Congreso Nacional para su aprobacin.
INFORME :
AUDITORIA DE GESTIN EN EL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS PROCESO PRESUPUESTARIO EJERCICIO FISCAL 2004
DEPENDENCIA MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS AREA PERODO COORDINACIN FINANCIERA INSTITUCIONAL 2004 INF. No. AI-2006-03-06
Resoluciones Presupuestarias sin informes
Las resoluciones de los Subsecretarios Administrativos que legalizaron los aumentos, disminuciones y ciertos traspasos de crditos, efectuados por el Subsecretario de Presupuestos y Ministro de Economa y Finanzas, no cuentan con los informes emitidos por analistas de la Coordinacin de Administracin del Ciclo Presupuestario impidiendo conocer el fundamento legal y criterios a base de los cuales se emitieron estos documentos, adems las resoluciones presupuestarias emitidas por los Subsecretarios Administrativos, no mantienen secuencia numrica dificultando la determinacin del total de reformas realizadas por la institucin durante la ejecucin presupuestaria del perodo.
Recomendaciones
El Ministro de Economa y Finanzas dispondr:
1. Al Subsecretario de Presupuestos, remita a las diferentes instituciones del sector pblico no financiero, conjuntamente con las resoluciones presupuestarias de aumento, reduccin y traspasos de crditos, los informes de los analistas de la Coordinacin de Administracin del Ciclo Presupuestario que sirvieron de sustento para su emisin, con el fin de que las entidades dispongan de toda la documentacin suficiente y pertinente respecto de las modificaciones presupuestarias que realizan.
2. A la Subsecretaria General de Coordinacin, instruya al Secretario General del Ministerio, que respecto a las Resoluciones Presupuestarias que legalice la Subsecretaria Administrativa, mantenga un control numrico independiente al del resto de documentos que suscriba esta autoridad, con el fin de controlar de mejor manera este proceso.
Componente Programacin Presupuestaria Programa Presupuestario del Ministerio
El Ministerio de Economa y Finanzas, no elabor su programa institucional en el que se determinen todas las acciones a desarrollar por parte de la entidad durante el perodo, documento que sirva de fundamento para la formulacin de la proforma presupuestaria institucional. Lo expuesto dio lugar a que la proforma presupuestaria del Ministerio, se formule considerando nicamente las actividades Q100 y H400 denominadas Administracin de Economa y Finanzas y Asistencia Social a la Poblacin Menos Protegida, impidiendo realizar una adecuada estimacin de las necesidades de la institucin para el perodo y dificultando adems las evaluaciones realizadas a la ejecucin del presupuesto institucional por parte de la Coordinacin Financiera Institucional.
Recomendacin
El Ministro de Economa y Finanzas, dispondr:
3. A la Subsecretaria General de Coordinacin instruya a la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional incluya en el libro III del texto unificado y compilado de la principal legislacin secundaria del Ministerio de Economa y Finanzas, relacionado con la organizacin y administracin de la entidad, una unidad administrativa encargada de la planificacin de la institucin y de la funcin de programacin presupuestaria, la cual deber depender de esta Subsecretara de Estado, con el fin de que la entidad pueda contar con su
SNTESIS EXMENES ESPECIALES programa institucional, que facilite la formulacin de la proforma presupuestaria del Ministerio de Economa y Finanzas, la realizacin de las evaluaciones a la ejecucin del presupuesto y la estimacin adecuada de sus necesidades.
Componente Formulacin Presupuestaria
Totalidad de actividades de la institucin no incluidas en Proforma
La proforma presupuestaria de la entidad, fue formulada nicamente a base de las actividades Q100 y H400 denominadas Administracin de Economa y Finanzas y Asistencia Social a la Poblacin Menos Protegida, las cuales consolidan todas las acciones realizadas por la institucin en el perodo, sin que se hayan considerado las establecidas en el Catlogo Funcional de Actividades del Sector Pblico emitido por la Subsecretara de Presupuestos para la formulacin de la proforma del perodo, lo que dificult la autoevaluacin de la ejecucin del presupuesto institucional, as como el control posterior realizado por Auditora Interna, impidiendo conocer la gestin, desempeo personal y el costo de cada actividad.
Recomendacin
La Subsecretaria Administrativa, dispondr:
4. A la Coordinadora Financiera Institucional, que a base del Catlogo Funcional de Actividades emitido por la Subsecretara de Presupuestos del Portafolio, formule la proforma presupuestaria de la entidad, identificando y detallando las diferentes actividades que desarrolla esta Cartera de Estado. El registro de los movimientos presupuestarios y contables, se realizar por cada actividad identificada.
Recursos en proforma por valores superiores e inferiores a los devengados
El Ministerio de Economa y Finanzas en su proforma presupuestaria subestim los ingresos corrientes y de capital respecto de los valores devengados en el perodo. En relacin con el grupo gastos corrientes, se solicit una cantidad inferior a la utilizada
SNTESIS EXMENES ESPECIALES y en los grupos gastos de inversin y gastos de capital, se requirieron valores superiores a los devengados, lo que dio lugar a que durante la fase de ejecucin, se hayan emitido modificaciones presupuestarias de aumentos, reducciones y traspasos de crditos, llegando a devengarse en el perodo recursos que representan el 783.99% respecto del monto solicitado en la proforma presupuestaria, distorsionando la informacin presupuestaria y contable de la entidad.
Recomendacin
La Coordinadora Financiera Institucional dispondr:
5. A los funcionarios encargados de la formulacin de la proforma presupuestaria de la institucin, consideren en esta fase, a ms de las directrices presupuestarias, plan operativo de la entidad y programa institucional, informacin estadstica sobre la tendencia de ingresos y gastos efectivos en los diferentes perodos, resultados de la evaluacin presupuestaria realizada por la Contralora General del Estado, Auditora Interna, la propia entidad y la Subsecretara de Presupuestos, procedimiento que permitir efectuar proyecciones ms prudentes, respecto de los ingresos y egresos que deben presentarse en la proforma presupuestaria.
Registro de egresos en subgrupos y partidas que no corresponden
El presupuesto de la entidad, presenta varios egresos relacionados con el Costo del Servicio del Bono de Desarrollo Humano, pago del Bono de Desarrollo Humano y honorarios a varios asesores de las diferentes autoridades de la institucin, clasificados en subgrupos y partidas que difieren de los conceptos sealados. El hecho comentado dio lugar a que en la ejecucin presupuestaria se hayan realizado reformas presupuestarias de texto, cifrado y traspaso de crditos con el fin de reclasificar los rubros relacionados con el Bono de Desarrollo Humano sin que lo hayan realizado en las partidas adecuadas, por lo que el registro contable de estas operaciones se realiz en cuentas que no corresponden, distorsionando la informacin presentada en los diferentes estados financieros.
Recomendaciones
La Coordinadora Financiera Institucional dispondr:
6. A los funcionarios encargados de formular la proforma presupuestaria del Ministerio de Economa y Finanzas, clasifiquen los recursos que se requieran en el perodo, dentro de las partidas y subgrupos de gasto respectivos, adems realicen las observaciones necesarias en los casos de inadecuada clasificacin de los recursos en el presupuesto de la institucin por parte de la Subsecretara de Presupuestos, con el fin de que las operaciones que se realicen durante la ejecucin, se registren en las partidas y cuentas pertinentes y que los estados financieros que se emitan reflejen estos resultados.
7. Solicitar a la Subsecretaria Administrativa, se organicen eventos de capacitacin para el personal de la Coordinacin Financiera Institucional encargado de las diferentes fases del proceso presupuestario, con el fin de actualizar los conocimientos de estos servidores, lo que facilitar el desempeo de sus actividades.
Componente Ejecucin Presupuestaria
Registro de ejecucin presupuestaria a nivel de subgrupos
La ejecucin presupuestaria de varios egresos del Ministerio de Economa y Finanzas, se presenta a nivel de subgrupos, sin embargo de que el Reglamento a la Ley de Presupuestos del Sector Pblico establece la responsabilidad de desglosar internamente sus erogaciones al nivel mnimo de gasto. Lo anotado dificult el control posterior e impidi conocer el valor utilizado con cargo al presupuesto del perodo por cada rubro.
Recomendacin
SNTESIS EXMENES ESPECIALES La Coordinadora Financiera Institucional dispondr:
8. A los funcionarios encargados de la formulacin de la proforma presupuestaria de la entidad, efecten este procedimiento a nivel de partida y consoliden la informacin a nivel de subgrupos, en los casos exigidos por las directrices presupuestarias, con fines de remisin del documento a la Subsecretara de Presupuestos para su anlisis y validacin. Una vez que reciban el presupuesto institucional aprobado por el Congreso Nacional ingresarn esta informacin en el sistema a nivel de partida y de distribuidor si el caso lo amerita, con la finalidad de registrar las operaciones que efecte esta entidad durante la ejecucin presupuestaria en el tem correspondiente, lo que permitir conocer el gasto de cada rubro.
Resoluciones Presupuestarias
En el presupuesto de la entidad la Subsecretara de Presupuestos incluy el rubro 84.99.00.001.0 denominado en Obras de Infraestructura por la cantidad de U.S. $25.000 de la actividad A128, sin que haya sido requerido en la proforma presupuestaria. En el clasificador presupuestario de ingresos y gastos el cdigo de este egreso corresponde a Asignaciones a Distribuir. Durante la ejecucin presupuestaria la Subsecretaria Administrativa emite varias resoluciones
presupuestarias internas las cuales rectifican el cdigo de este egreso a nivel de subgrupo y su nombre pero en una Actividad no aprobada en el presupuesto de la institucin, posteriormente aumenta el cupo de este egreso y finalmente realiza varios traspasos de crditos de este rubro a partidas del subgrupo bienes muebles, sin que en el egreso Asignaciones a Distribuir Cr. se haya devengado valor alguno en el perodo. Lo expuesto ha dado lugar a que se utilicen recursos en rubros distintos a los aprobados inicialmente como en los casos de vehculos, equipos, sistemas, paquetes informticos y partes y repuestos.
Recomendaciones
El Ministro de Economa y Finanzas dispondr:
SNTESIS EXMENES ESPECIALES 9. Al Subsecretario de Presupuestos instruya a los analistas encargados de validar las proformas de las entidades, aprueben en este proceso los recursos necesarios para el desarrollo de las diferentes actividades que les permita el cumplimiento de metas y objetivos y no incluyan partidas globales sujetas a distribucin, observando lo establecido en las directrices presupuestarias emitidas por esta Subsecretara para cada perodo.
10. A la Subsecretaria Administrativa evite emitir resoluciones presupuestarias para actividades no aprobadas en el presupuesto de la entidad, relacionadas a partidas globales sujetas a distribucin y a nivel de subgrupos, en este ltimo caso har referencia a cada tem o distribuidor especfico, en todos los casos se observar el Catlogo Funcional de Actividades del Sector Pblico.
Componente Evaluacin Presupuestaria
Evaluacin Presupuestaria de la entidad
Funcionarios de la Coordinacin Financiera Institucional, realizaron la evaluacin presupuestaria del perodo, a base del anlisis de la ejecucin presupuestaria, los informes presentados contienen un estudio sobre el comportamiento del gasto respecto a la asignacin inicial, presupuesto codificado, valores devengados por grupos de gasto y su proyeccin al 31 de diciembre, documentos que fueron
remitidos en fechas posteriores a los quince das del mes siguiente a cada trimestre, lo que ha dificultado el proceso de evaluacin y ha impedido establecer el cumplimiento de metas y objetivos de la entidad y la medicin de la gestin por cada actividad.
Recomendacin
La Coordinadora Financiera Institucional, dispondr:
11. A los funcionarios designados para efectuar la evaluacin presupuestaria de la entidad, consideren el contenido del programa institucional, proforma y
SNTESIS EXMENES ESPECIALES presupuesto para medir los resultados alcanzados y la gestin y determinar el cumplimiento de metas y objetivos de la entidad por cada actividad, utilizando indicadores de eficacia y eficiencia y otros que se incluyan en los documentos citados, con el fin de establecer las variaciones producidas en el ejercicio, las causas que las provocaron, formular sugerencias que permitan corregirlas y efectuar proyecciones ms aproximadas a la realidad respecto de los ingresos y egresos que se presentan en las proformas presupuestarias. Este procedimiento debe ser efectuado de manera trimestral y al final del perodo, los informes de evaluacin remitidos a la Subsecretara de Presupuestos dentro de los primeros quince das del mes siguiente al respectivo trimestre y el anual dentro de los quince das del mes de enero del siguiente ao.
Componente Liquidacin Presupuestaria
Liquidacin Presupuestaria de la Institucin
El proyecto de liquidacin presupuestaria de la entidad no fue preparado y remitido a la Subsecretara de Presupuestos, lo que ha impedido a la entidad y a la Subsecretara de Presupuestos contar con esta informacin.
Recomendacin
La Subsecretaria Administrativa, dispondr:
12. A la Coordinadora Financiera Institucional instruya a funcionarios de esta unidad, preparen el proyecto de liquidacin presupuestaria del Ministerio de Economa de cada ejercicio, en el cual se establezcan los ingresos recibidos, los gastos devengados y el dficit o supervit del perodo, documento que ser remitido a la Subsecretara de Presupuestos hasta el 15 de enero del siguiente ao, para lo cual debern observar las normas tcnicas de control, evaluacin y liquidacin presupuestaria y dems normativa que se expida al respecto.
INFORME :
AUDITORIA DE GESTIN AL PROCESO DE CUSTODIA Y ENTREGA DE ESPECIES FISCALES A LAS
INSTITUCIONES DEL SECTOR PBLICO DEPENDENCIA MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS AREA PERODO SUBSECRETARA DE TESORERA DE LA NACIN 01-01-2003 AL 31/12/2004 INF. No. AI-2006-04-06
Cumplimiento de recomendaciones
Las recomendaciones del informe AI-02-09-06 de diciembre 4 de 2002, Ns. 3, 7, 6, 8, 9 y 5 se cumplieron y las 1, 4 y 2 de manera parcial, lo que ha determinado que no se expida los Reglamentos: al artculo 11 de la Ley para la Promocin de la Inversin y la Participacin Ciudadana y el sustituto al Reglamento de Impresin de Especies Valoradas, por los cambios continuos de autoridades del MEF.
Recomendaciones
El Ministro de Economa y Finanzas, disponga:
1. Al Subsecretario General Jurdico Ministerial
Tramite el proyecto de Decreto Ejecutivo para expedir el Reglamento al artculo 11 de la Ley para la Promocin de la Inversin y Participacin Ciudadana, para su aprobacin y ponerlo a consideracin del seor Presidente de la Repblica previo a su expedicin.
En coordinacin con el Subsecretario de Tesorera de la Nacin y Director del Instituto Geogrfico Militar revise y complemente el Reglamento Sustitutivo al Reglamento de Impresin de Especies Valoradas y remita al seor Ministro para su revisin, aprobacin y promulgacin.
SNTESIS EXMENES ESPECIALES A la Subsecretaria General de Coordinacin, disponga:
2. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, que conjuntamente con funcionarios del rea de Especies Fiscales de la Coordinacin de Transferencias de Recursos Financieros de la Subsecretara de Tesorera de la Nacin, analice las funciones y responsabilidades que estn a cargo de esa rea, as como la normatividad que regula su funcionamiento, a fin de que defina con claridad su mbito de accin y ubicacin dentro de la estructura orgnica de esa Subsecretara y preparen su Manual de Procedimientos, documentos que sern remitidos a la Subsecretara General Jurdica para su revisin, previo envo al seor Ministro para su aprobacin y legalizacin.
Ambiente de Control
La unidad de Especies Fiscales de la Subsecretaria de Tesorera de la Nacin, no consta como tal en el Reglamento Orgnico del Ministerio, si no como una actividad de la Coordinacin de Transferencias de Recursos Financieros de esa Subsecretara, ocasionando que el responsable de dicha Coordinacin no haya participado en las actividades de Especies Fiscales y se haya concentrado toda su responsabilidad en el lder de esa rea.
Recomendaciones
A la Subsecretaria General de Coordinacin, disponga:
3. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional
En consideracin de la recomendacin N 2 de este informe, revise el mbito de accin de la Coordinacin de Transferencia de Recursos Financieros y defina las funciones y responsabilidades que compete a esta Coordinacin en lo referente a la actividad de administrar y custodiar las especies fiscales, resultados que permitirn establecer la necesidad de mantener la unidad de Especies y
SNTESIS EXMENES ESPECIALES determinar con claridad las responsabilidades de cada servidor y niveles de autoridad.
Defina la unidad administrativa responsable de dirigir y controlar la aplicacin del Reglamento Orgnico del MEF y solicite al seor Ministro su incorporacin al citado Reglamento.
Capacitacin del personal
Los servidores del rea de Especies Fiscales no han recibido capacitacin en el perodo analizado, ocasionado que sus labores cotidianas se realicen a base de la costumbre, impidiendo la optimizacin de su desempeo.
Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo, disponga:
4. A la Coordinadora de Capacitacin que en conjunto con el responsable del rea de Especies Fiscales de la Subsecretara de Tesorera de la Nacin, analice y determine las necesidades de capacitacin y actualizacin de conocimientos del personal a su cargo, a base de sus resultados elabore un plan de capacitacin especfica para impartir a dichos servidores, que incluyan eventos de informtica y los relacionados con las actividades que desempean, con la finalidad de optimizar el uso del recurso humano.
5. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, incluya en el Instructivo para la programacin del plan operativo anual los requerimientos de capacitacin del personal, lo que permitir a Especies Fiscales incorporar en el Plan Operativo Anual estas actividades y prever los recursos necesarios.
Seguridades de la bodega de especies fiscales del MEF
El Ministerio de Economa y Finanzas dispone de una bodega para almacenar las especies fiscales impresas en el Instituto Geogrfico Militar y su distribucin a las entidades pblicas comercializadoras, esta funciona en la planta baja del edificio del Ministerio, sin las debidas seguridades, ocasionando que las existencias de especies valoradas que permanecen en la ella tengan riesgos de prdida por deterioro y siniestros.
Recomendacin
6. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad realice:
Un estudio tcnico del rea fsica de la bodega de especies fiscales, con la finalidad de establecer las necesidades de seguridad que requiere esta para prevenir el deterioro y desaparicin de las especies valoradas, los resultados con las sugerencias pondr a conocimiento del Subsecretario Administrativo para las acciones pertinentes.
Previo una adecuada revisin de la cobertura de la Pliza de Incendio que el Ministerio de Economa y Finanzas tiene contratada para sus edificios y contenidos, determine si esta cubre la prdida y destruccin de las especies fiscales, caso contrario realice un anlisis de costo beneficio para definir su contratacin.
Transporte de Especies Valoradas del Instituto Geogrfico Militar al Ministerio
El MEF no dispone de un vehculo fijo y adecuado para el traslado de las especies fiscales del Instituto Geogrfico Militar a la Bodega del Ministerio, tampoco los contratos de impresin incluyen una clusula que obligue al IGM a entregar en el MEF, ocasionando que el traslado no se realice de manera segura y que el personal
SNTESIS EXMENES ESPECIALES que cumple esta tarea lo realice con sus propios medios o se suspenda su traslado con el consecuente retardo en su distribucin.
Recomendacin
7. Negocie con el Director del Instituto Geogrfico Militar la necesidad de que el IGM realice la entrega recepcin de las especies valoradas impresas en la Bodega del MEF, lo que permitir incluir en los contratos de impresin la obligacin del IGM de trasladar estos documentos valorados al MEF, a la vez que proporcionar seguridad y agilidad en este proceso.
Constatacin fsica en la Bodegas de especies valoradas del Ministerio
No se realizan constataciones fsicas de las especies valoradas existentes en bodega, impidiendo sean conciliadas con los registros de control y se adopten acciones para aquellas que estn sin movimiento por varios aos.
Recomendacin
Al Subsecretario de Tesorera de la Nacin, disponga:
8. Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, incluya en
los
planes operativos anuales de la Coordinacin a su cargo como una actividad a cumplirla de manera peridica, la constatacin fsica de las especies valoradas existentes en la Bodega y sus resultados sern conciliados con los registros de control, los resultados comunicar a su autoridad para que adopten las acciones que ameriten.
Informacin y Comunicacin para Especies Fiscales interna y externa
SNTESIS EXMENES ESPECIALES El MEF no dispone de un medio adecuado de comunicacin interna para el
seguimiento y control de los tramites de contratacin de impresin de especies valoradas, como de informacin externa para dar a conocer a la entidades pblicas comercializadoras del estado de los mismos y las existencias de especies en bodega. Ocasionando retardo en la suscripcin de los contratos de impresin de especies y demora en la distribucin.
Recomendaciones
9. Al Coordinador de Tecnologa Informtica
Desarrolle un programa para el seguimiento y control de los trmites de contratacin de servicios de impresin de especies fiscales con el IGM que permita acceder al usuario interno y externo y conocer el estado de su pedido.
En coordinacin con el personal de la Subsecretara Tesorera de la Nacin encargado de la actividad de administrar y custodiar las especies fiscales, prepare la informacin suficiente respecto a la contratacin de impresin y existencias de especies fiscales para su incorporacin a la pgina Web del MEF.
Entrega recepcin de registros y archivos y especies
El rea de Especies Fiscales no ha elaborado las actas de entrega recepcin de las especies fiscales de bodega, registros y documentos, previo a los cambios
administrativos del personal o redistribucin interna de tareas, lo que impide continuar con el trabajo acciones correctivas. pendiente, delimitar las responsabilidades y adoptar
Recomendaciones
Al Subsecretario de Tesorera de la Nacin
10. Disponga al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros:
Incluya en el documento de disposicin de cambio administrativo del personal de Especies Fiscales o redistribucin de tareas, la obligacin de efectuar la entrega recepcin de registros y documentos, cuidando que estos se encuentren actualizados, dejando constancia en el acta la fecha del corte y del detalle de dicha informacin, copia de ella enviar a la Coordinacin de Recursos Humanos para la emisin de la accin correspondiente y archivo en sus respectivos expedientes.
11. Solicite al Subsecretario Administrativo, disponga a la Coordinadora Financiera Institucional, delegue a un colaborador para que participe en la entrega recepcin de las especies fiscales existentes en la bodega, suscriba el acta de entrega recepcin de manera conjunta con los responsables entrante y saliente. Concilie la informacin del acta con los registros de control, los resultados establecidos los comunicar a los Subsecretarios Administrativo y de Tesorera de la Nacin para las acciones correspondientes.
Supervisin de Actividades
No se efecta en el rea de Especies Fiscales de la Coordinacin de Transferencias de Recursos Financieros, la supervisin del funcionamiento del sistema el control interno aplicado en sus operaciones. Ocasionando que el responsable realice autoevaluaciones sin dejar constancia de sus resultados, impidiendo a los Subsecretarios de Tesorera de la Nacin, conozcan de las de las deficiencias y promueven su cambio o fortalecimiento.
Recomendacin
12. Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, incluya en los planes operativos anuales de la Coordinacin a su cargo las actividades de supervisin y evaluacin del sistema de control interno del rea de Especies Fiscales, previendo la asignacin del recurso humano y de tiempo para su ejecucin.
Planes Operativos del rea de Especies Fiscales
Los planes operativos anuales del rea de Especies Fiscales de la Coordinacin de Transferencias de Recursos Financieros, son incompletos y no contienen metas cuantificadas, indicadores de gestin y cronogramas de ejecucin detallados,
impidiendo que sus planes operativos se utilicen como una herramienta eficaz para su desarrollo y evaluacin de la gestin del rea en referencia.
Recomendaciones
13. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional
Gestione en forma conjunta con la Coordinacin de Capacitacin de la Subsecretaria Administrativa la organizacin de cursos de capacitacin sobre fundamentos y tcnicas de elaboracin de planes operativos y de elaboracin de indicadores de gestin para la Coordinacin de Transferencias de Recursos Financieros y su rea de Especies Fiscales, lo que facilitar la preparacin de sus respectivos planes operativos y su evaluacin.
Prepare una gua metodolgica de planificacin operativa, que contenga a ms de las definiciones bsicas, las tcnicas y mtodos de programacin con un ordenamiento secuencial del proceso a seguir y ejemplos prcticos, que facilite su aplicacin a los responsables de elaborar, controlar y evaluar el desarrollo y cumplimiento de los planes operativos.
SNTESIS EXMENES ESPECIALES Base legal para impresin y emisin de especies fiscales
Varias normas que regulan la contratacin de servicios de impresin de especies fiscales del MEF con el IGM no se cumplen, ocasionando que la contratacin del servicio de impresin de especies valoradas se fundamente en disposiciones no aplicables y no se haya realizado el seguimiento y control de las especies entregadas, objetivo del Plan Operativo Anual de Especies Fiscales .
Recomendacin
14. Al Subsecretario General Jurdico Ministerial, que en coordinacin con el Subsecretario de la Tesorera de la Nacin y Director del Instituto Geogrfico Militar, analice el Decreto Legislativo N 14 y su Reglamento y el Reglamento de Impresin que norma la contratacin de servicios de impresin de especies valoradas con el IGM, con el fin de realizar las reformas necesarias para
actualizarla acorde a la estructura actual del MEF, a sus facultades y necesidades de las entidades pblicas comercializadoras, documento que ser remitido al Ministro para su revisin y envo a la Presidencia de la Repblica.
Cotizaciones
Las cotizaciones aceptadas por el MEF, presentadas por el IGM para la impresin de especies valoradas no contienen las condiciones de la oferta, omiten el tipo de papel, cantidad, sistema de impresin aplicarse y precios unitarios, ocasionando que el MEF reciba las especies entregadas por el IGM sin posibilidad de reclamo.
Recomendaciones
15. Al Subsecretario General Jurdico Ministerial:
En conjunto con la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, incluya en el Reglamento Interno de contratacin del Ministerio procedimientos para la contratacin de impresin de especies fiscales, lo que permitir se aplique un procedimiento similar al del resto de contrataciones, considerando que el IGM es el nico oferente.
Incluya en los contratos de impresin de especies fiscales a ser firmados entre el Ministerio de Economa y Finanzas y el Instituto Geogrfico Militar las clusulas que contenga el tipo de papel, cantidad, sistema de impresin, precio unitario y especificaciones tcnicas, lo que facilitar la evaluacin del cumplimiento del contrato.
16. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad:
En coordinacin con el personal del rea de Especies Fiscales defina la informacin que debe contener las ofertas del IGM, cuidando que entre otras especificaciones conste: tipo de papel, cantidad, sistema de impresin y precios unitarios.
En todos los requerimientos de impresin de especies fiscales, exija que las cotizaciones presentados por el IGM, incluyan las especificaciones descritas en la recomendacin anterior, lo que facilitar su inclusin en los contratos correspondientes.
Acuerdos Ministeriales y Contratos de Impresin de especies fiscales
Se determin que algunos contratos de impresin de especies valoradas emitidos en los aos 2003 y 2004, no fueron suscritos dentro del plazo establecido, sino con demora que oscilan entre 21 a 208 das laborables y que varios trabajos de impresin se iniciaron antes de la suscripcin del contrato, en tiempos anticipados de 5 a 103
SNTESIS EXMENES ESPECIALES das laborables, ocasionando que algunos trabajos de impresin de especies fiscales se hayan iniciado sin el respectivo contrato para exigir su cumplimiento.
Recomendacin
Al Subsecretario de Tesorera de la Nacin, solicite:
17. A la Subsecretaria General de Coordinacin, disponga a la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional, desarrolle los procedimientos que se aplican para el proceso de contratacin de los servicios de impresin de especies valoradas con el Instituto Geogrfico Militar, cuidando de identificar la unidad administrativa responsable de cada parte del citado proceso e incluir los formatos de control, a fin de que los contratos de impresin de especies valoradas se suscriban en los tiempos previstos en el Reglamento al Decreto 014 y facilite el seguimiento y control.
Custodia, Registro y Distribucin
Los costos por servicio de emisin de especies valoradas prestado por el MEF a las entidades pblicas comercializadoras, no prev los costos incurridos por recepcin, custodia, registro y distribucin de las mismas, este corresponde solo al precio de impresin. Ocasionando que no se disponga de costos reales del servicio prestado, consecuentemente no se haya recuperado su totalidad, a ms de la demora en su recuperacin.
Recomendaciones
18. Al Subsecretario General Jurdico Ministerial, incluya en el proyecto de Decreto que contiene el Reglamento al artculo 11 de la Ley para la Promocin de la Inversin y la Participacin Ciudadana, Art. 4.- Recuperacin de costos de impresin y/o elaboracin, los costos que incurre el MEF en las actividades de
SNTESIS EXMENES ESPECIALES recepcin, custodia, registro y distribucin de especies valoradas a las entidades pblicas comercializadoras a ms del costo de su impresin.
19. Al Coordinador Financiero Institucional, que de manera conjunta con personal de la Subsecretaria de Tesorera de la Nacin, Coordinacin de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad y Subsecretara General Jurdica que participan en el proceso de emisin de especies fiscales, prepare la proforma presupuestaria para el proceso en referencia, tomando en cuentas el costo de los recursos materiales, humanos y financieros a emplearse, lo que permitir disponer de un presupuesto especifico y determinar el costo real del servicio prestado.
Movimiento de especies valoradas Las diferencias establecidas entre los egresos del registro Movimiento de Especies Valoradas del 2004 de algunas especies fiscales entregadas a las entidades pblicas comercializadoras y los ingresos del formato Control de la Recaudacin,. Ocasionando que el MEF no disponga de informacin confiable del movimiento de las especies, que es uno de sus objetivos operativos.
Recomendacin
Al Subsecretario General de Finanzas, disponga:
20. A la Coordinadora de Gestin de las Finanzas Pblicas que de manera conjunta con el Subsecretario de Tesorera de la Nacin y Subsecretario Administrativo, conformen un equipo de trabajo para que previo determinacin de las necesidades de informacin financiera del movimiento de las especies fiscales, disee un programa para habilitar el uso de las Cuentas de Orden en el SIGEF Institucional para el registro y control de las especies fiscales, lo que permitir conocer los ingresos y egresos generados por la administracin de las especies fiscales y sus resultados formarn parte de los estados financieros.
21. Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, mientras se cumple la recomendacin anterior elabore los procedimientos de control a ser aplicados por el responsable de Especies Fiscales que permitan la conciliacin de los egresos de especies valoradas que constan en el formato de Movimiento de Especies Valoradas con los ingresos del formato de Control de la Recaudacin, de existir errores con la informacin de las entidades pblicas comercializadoras les comunicar sugiriendo los ajustes que ameriten, lo que permitir conciliar las cantidades entregadas con el ingreso que estas entidades mantienen.
Retroinformacin de las entidades comercializadoras
Algunas entidades pblicas que comercializan las especies fiscales entregadas por el MEF envan de manera incompleta la retroinformacin del movimiento de las especies, sin los saldos de la constatacin fsica y la certificacin de la conciliacin de los valores recaudados y sus depsitos, ocasionando que la Subsecretaria de Tesorera de la Nacin no disponga de informacin completa y confiable del saldo de especies valoradas que mantienen en custodia las entidades pblicas
comercializadoras y de los ingresos de autogestin que genera su venta.
Recomendaciones
22. Enve al Subsecretario General Jurdico Ministerial el proyecto de Normas a aplicarse en la Subsecretara a su cargo, que incorpora temas relacionados con especies fiscales para que lo analice y ajuste a la normatividad vigente, cuidando mantener procedimientos para implementar el control de las especies fiscales entregadas por el MEF a las entidades pblicas comercializadoras, lo que
SNTESIS EXMENES ESPECIALES permitir efectuar un adecuado control de sus existencias y de los ingresos por concepto de su venta.
23. Que mientras se cumple la recomendacin anterior, preparare para su firma un oficio para las autoridades mximas de las entidades pblicas comercializadoras de especies valoradas, comunicando las falencias de la retroinformacin y el pedido de remitirla de manera completa y conciliada de sus existencias e
ingresos producto de la venta, lo que facilitar su control.
INFORME :
AUDITORIA
DE
GESTIN
AL
PROCESO
ADMINISTRATIVO Y TCNICO EN LA COORDINACIN DE TECNOLOGA INFORMATICO DEPENDENCIA SUBSECRETARA ADMINISTRATIVA AREA PERODO COORDINACIN DE TECNOLOGA INFORMATICA 01-01-2004 AL 31/12/2004 INF. No. AI-2006-05-06
Cumplimiento de recomendaciones
De las diecisiete recomendaciones emitidas en el Informe de Auditora N AI-04-0406, fueron cumplidas las Ns. 1, 2, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 14, 15, 16, 17, no fueron cumplidas las Ns. 3 y 13 y fueron cumplidas parcialmente las N 5 y 12.
Recomendaciones
1. A la Coordinadora de Fortalecimiento analice la recomendacin N 3 del Informe N AI-04-04-06, a fin de que establezca la conveniencia de que la Coordinacin de Tecnologa Informtica pase a depender orgnicamente de una Subsecretara General.
2. Al Coordinador de Recursos Materiales presente el Inventario del parque informtico a la Coordinacin Financiera Institucional a fin de que procedan con la verificacin y ajustes contables pertinentes a la cuentas Equipos, Sistemas y Paquetes informticos Repuestos y Accesorioscon la finalidad de que los estados financieros reflejen valores al respecto. Informacin que ser remitida a Auditora Interna.
SNTESIS EXMENES ESPECIALES 3. Al Coordinador de Tecnologa Informtica revise y remita el Reglamento sobre la utilizacin y control de los equipos informticos a la Coordinacin de Fortalecimiento Institucional a fin de que sta proceda con la aprobacin en forma conjunta con la Subsecretara Jurdica Ministerial y se lo expida para su aplicacin.
El Plan Operativo de la Coordinacin de Tecnologa Informtica
No se han definido de manera especfica las metas e indicadores que permitan medir y evaluar cada una de las actividades, objetivos propuestos de la Coordinacin de Tecnologa Informtica. Recomendaciones
Al Subsecretario Administrativo, dispondr:
4. Al Coordinador de Capacitacin prepare un evento sobre Planificacin para los funcionarios de la Coordinacin de Tecnologa Informtica, a fin de instruirles de tal manera que les permita desarrollar sus planes de manera completa y facilite la ejecucin ordenada de las actividades tendientes a lograr las metas y objetivos de la Coordinacin de Tecnologa Informtica.
5. Al Coordinador de Tecnologa Informtica, solicite al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, los asesore en la preparacin de su Plan Operativo Anual por proyectos, cuidando fijar metas, precisar objetivos y desarrollar indicadores de gestin especficos, considerando las reas relevantes e identificando las variables relacionadas con los objetivos, metas y
procedimientos aplicados, que permitan evaluar el cumplimiento del Plan Operativo
Evaluacin del Plan Operativo ao 2004
El Plan Operativo del ao 2004, de la Coordinacin de Tecnologa Informtica contiene 86 actividades a desarrollar, de las cuales en promedio se efectuaron el 79.65%, sin afectar el desenvolvimiento informtico del Ministerio de Economa y Finanzas. Recomendaciones
6. Al Subsecretario Jurdico Ministerial del Portafolio se prepare un reglamento interno de Recursos Humanos acorde a la nueva Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificacin y Homologacin de las remuneraciones del Sector Pblico, a fin de que la Coordinacin de Tecnologa Informtica cuente con la base legal para terminar con el mdulo de permisos y vacaciones del Sistema de Control y Asistencia (SICA)
7. A los Coordinadores de Tecnologa Informtica y Financiera Institucional incluyan en el Plan Operativo Anual, las estimaciones presupuestarias suficientes que permitan ejecutar las actividades planificadas sin suspenderlas.
8. Al Coordinador de Tecnologa Informtica, previa la inclusin de determinadas actividades en el Plan Operativo Anual de la Coordinacin a su cargo, las ponga en conocimiento de las autoridades respectivas a fin de obtener su aprobacin y evitar que en la fase de ejecucin sean suspendidas.
9. Al Coordinador de Tecnologa Informtica, una vez se cuente con el Reglamento Interno de Administracin de Recursos Humanos, proceda a concluir con el sistema SICA, en los mdulos inconclusos.
Requerimientos de Soporte
No se mantiene un adecuado control de los requerimientos de Soporte Tcnico y su atencin, sin embargo la satisfaccin del usuario cubre un 83%.
Recomendaciones
Al Coordinador de Tecnologa Informtica, disponga:
10. Se complemente el Sistema ya elaborado para el registro de requerimientos, a fin de que cubran el servicio proporcionado por Soporte Especializado.
11. A los Lideres de los Subprocesos: Tcnico de Soporte a Usuarios, Administracin Informtica y Base de Datos, implanten y utilicen el sistema complementado para el control de requerimientos, a fin de poder determinar el grado de eficiencia en la atencin a usuarios y medir el cumplimiento de uno de los objetivos de la Coordinacin de Tecnologa Informtica
12. Implemente formularios preimpresos y prenumerados, que sern utilizados con cada uno de los usuarios en cada servicio prestado por parte de Soporte a Usuarios, los mismos que contendrn entre otros: Fecha Nombre del usuario Unidad a la que pertenece el usuario Tarea realizada Nombre del funcionario que presta el servicio Firma del usuario Calificacin del servicio recibido por parte del usuario
Entrega y control de Equipos Informticos
SNTESIS EXMENES ESPECIALES Las Coordinaciones de Tecnologa Informtica y Recursos Materiales no mantienen una adecuada coordinacin para la asignacin y traspaso de equipos informticos a los funcionarios del Portafolio, lo que ocasiona que no concilien sus inventarios.
Recomendacin
13. A la Coordinadora de Fortalecimiento Institucional que de manera conjunta con los Coordinadores de Tecnologa Informtica y Recursos Materiales preparen un instructivo que contenga los pasos a cumplirse para mantener coordinacin permanente en las actividades relacionadas con la Administracin del parque informtico y se proceda con su aplicacin
Programas Informticos sin licencia
Para la utilizacin del Sistema Operativo que utiliza el Ministerio de Economa y Finanzas no se concluyeron los procedimientos de adquisicin de la licencia ocasionando que no se cumpla con una de las actividades programadas en el Plan Operativo de la Coordinacin de Tecnologa Informtica para el ao 2004.
Recomendacin
Al Ministro de Economa y Finanzas, dispondr:
14. A la Subsecretaria Administrativa, adopte los procedimientos que permitan la adquisicin de la licencia para la utilizacin del Sistema Operativo en el Ministerio de Economa y Finanzas, evitando consecuencias a futuro.
Sistemas Informticos
SNTESIS EXMENES ESPECIALES En el Subproceso de Administracin Informtica no mantienen un registro de las modificaciones de las transacciones a nivel de base de datos, lo que impide dejar pistas de auditora y determinar responsabilidades.
Recomendaciones
15. A los Coordinadores de Tecnologa Informtica y Recursos Materiales que estn inmersos en el proceso, inicien con el trmite de adquisicin de un sistema de almacenamiento que permita activar la opcin de Auditora de la base de datos y de esta manera mantener control sobre las transacciones a este nivel.
16. Al Coordinador de Tecnologa Informtica, disponga que los desarrolladores de software no tengan libre acceso a la base de produccin, cerrando la responsabilidad en el Administrador.
Seguridad en la red
El Ministerio de Economa y Finanzas no cuenta con una red interna segmentada, a pesar de tener un solo cableado, situacin que no permite implantar polticas de control de acceso a nivel lgico y fsico de la red, ocasionando disminucin en los niveles de seguridad para el uso de la red.
Recomendaciones
Al Coordinador de Tecnologa Informtica
17. Analice el informe realizado por los lideres de los procesos de Administracin Informtica y de Redes y Comunicaciones, a fin de que lo remita a la Subsecretaria Administrativa con las recomendaciones tcnicas pertinentes, lo que facilitar la decisin de compra de los equipos de comunicacin (Switches dispositivos inteligentes).
18. A los Coordinadores que intervienen en el proceso, se inicie con los trmites pertinentes para la adquisicin de los equipos de comunicacin.
Plan de Contingencia
El Ministerio de Economa y Finanzas no cuenta con un Plan de Contingencia que permita superar una emergencia informtica, corriendo el riesgo de suspender los servicios en varias entidades del Gobierno Central y Seccional a nivel nacional.
Recomendaciones
19. Al Coordinador de Tecnologa Informtica realice el estudio, a fin de determinar el presupuesto que necesita para poner en marcha el Plan de Contingencia, lo que permite prevenir el riesgo de suspensin de servicio por fuerza mayor.
20. A los Coordinadores de Tecnologa Informtica y Financiero Institucional incluyan la actividad y los recursos necesarios para el desarrollo del Plan de Contingencia
21. Que una vez desarrollado el Plan de Contingencia efecte pruebas simuladas en forma peridica, a efectos de monitorear el desempeo de los funcionarios responsables ante eventuales desastres.
Pgina WEB del Ministerio
La pgina WEB del Ministerio de Economa y Finanzas no contiene toda la informacin que generan las diferentes Subsecretaras y adems la informacin
SNTESIS EXMENES ESPECIALES proporcionada es histrica, ocasionando que no se transparenten las actividades del Portafolio a travs de la informacin proporcionada.
Recomendaciones
Al Ministro de Economa y Finanzas, dispondr:
22. A la Subsecretaria de Coordinacin General, conjuntamente con la Subsecretara Jurdica Ministerial, preparen un Reglamento Interno para la administracin de la informacin del Portafolio, a ser publicada en la pgina Web, el que contendr entre otros: Funcionarios encargados de validar la informacin a ser publicada Funcionarios responsables de preparar y entregar la informacin Periodicidad de entrega de la informacin Presentacin de Informes de uso Interno y Externo Definicin de archivos y custodia de la Informacin
23. A los Coordinadores de Tecnologa Informtica y Financiero Institucional realicen el trmite pertinente a fin de adquirir el servidor para la plataforma WEB con su respectivo licenciamiento.
24. Al Coordinador de Tecnologa Informtica redireccionar el desarrollo de los Aplicativos para que la informacin a ser publicada en la Web del Ministerio sea en tiempo real.
25. Al Coordinador de Capacitacin prepare un evento de capacitacin sobre Administracin de pginas WEB, con los lineamientos de la Coordinacin de Tecnologa Informtica y la participacin del personal encargado del desarrollo y manejo de la pgina WEB.
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL A LA CUENTA CORRIENTE UNICA DEL TESORO NACIONAL
DEPENDENCIA SUBSECRETARA DE TESORERA DE LA NACIN AREA PERODO CUENTA CORRIENTE NICA DEL TESORO NACIONAL 01-01-2004 AL 31-06-2005 INF. No. AI-2006-06-06
Entrega de recursos presupuestarios sin justificativos
Determinadas transferencias a entidades del sector publico, se las realiza, sin contar con la informacin financiera del mes anterior, ocasionando desigualdad en la atencin de requerimientos presupuestarios efectuadas por las entidades
beneficiarias.
Recomendacin
1. Oficiar a las mximas autoridades beneficiarias de las transferencias de recursos presupuestarios exigindoles enven la informacin de los recursos recibidos y utilizados previa a las nuevas asignaciones, caso contrario deber suspenderlas hasta que se cumpla con esta obligacin.
2. Dispondr al Coordinador de Transferencia de Recursos Financieros, que previ a la entrega de recursos financieros, verifique que las entidades beneficiarias hayan presentado la informacin presupuestaria, financiera y contable en los plazos establecidos.
Es necesario que la Subsecretaria del Tesoro de la Nacin, apruebe los Planes Peridicos de Caja
La Subsecretara de Presupuestos aprueba los Programas Peridicos de Caja y las Reformas a los mismos, de las diferentes entidades del Sector Pblico, sin
considerar la disponibilidad de caja que mantiene la Subsecretara de Tesorera de la Nacin, lo que ocasiona que las transferencias difieran de los requerimientos aprobados y se sujeten a la disponibilidad de caja.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Tesorera de la Nacin, pondr:
3. En conocimiento del Comit de Normatividad Financiera de Gestin Pblica del Ministerio de Economa y Finanzas, el Proyecto de normativa que faculta a la Subsecretaria de Tesorera de la Nacin, aprobar el Plan Peridico de Caja, a fin de que sea revisada, aprobada y puesta en conocimiento del seor Ministro de Economa y Finanzas previo a su publicacin en el registro oficial.
Se autorizan transferencias de fondos por intermedio de oficios
En la Subsecretara de Tesorera de la Nacin, se realizan transferencias de fondos a las diferentes entidades del Sector Pblico, a travs de oficios dirigidos al Director de Servicios Bancarios Nacionales del Banco Central del Ecuador y no a travs del Buzn de Transferencias, de manera especfica para cubrir gastos de servicios bsicos que permitan a las entidades no paralizarse, ocasionando que las transferencias o asignaciones se realicen sin cumplir procedimientos administrativos y normativos previos.
Recomendaciones
El Coordinador de Tecnologa Informtica, proceder:
4. A realizar el anlisis tcnico pertinente a fin de corregir en el sistema, el desfase existente en la apertura del perodo contable y el cierre del perodo contable del
SNTESIS EXMENES ESPECIALES mes anterior, a fin de que se puedan realizar las transferencias va Buzn
Electrnico del Banco Central del Ecuador todo el tiempo.
El Subsecretario de Tesorera de la Nacin, proceder:
5. A realizar las transferencias de fondos a las instituciones que se encuentran dentro del Sistema SIGEF, exclusivamente a travs del Buzn Electrnico del Banco Central del Ecuador, a fin de que todas las transacciones sean registradas inmediatamente de sucedido el hecho econmico y contar con informacin financiera y presupuestaria real.
La secuencia numrica de las transferencias de recursos debe ser ordenada
Secuencia numrica de las transferencias generadas por la Coordinacin de Transferencia de Recursos Financieros de la Subsecretara de Tesorera, no sigue un orden cronolgico, en razn que el sistema informtico Plan de Transferencias permite que el usuario pueda borrar el nmero de identificacin y el documento mismo, sin que exija se deje constancia de las razones de su eliminacin ni se emita reporte de operaciones anuladas. Lo que dificulta y retarda las labores de control interno y posterior e impide conocer la realidad de los hechos.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Tesorera de la Nacin, solicitar:
6. A la Subsecretaria Administrativa, disponga que el Coordinador de Tecnologa Informtica del Ministerio de Economa y Finanzas revise el sistema informtico Plan de Transferencias, que mantiene la Subsecretaria de Tesorera de la Nacin para la transferencia de recursos a las diferentes entidades del sector pblico, a fin de evitar que la secuencia numrica sea alterada, preveyendo la necesidad de autorizacin escrita y justificada para eliminar la transferencia, lo que eliminar la discrecionalidad.
SNTESIS EXMENES ESPECIALES Al Coordinador de Transferencias de Recursos Financieros, obtendr:
7. Del SIGEF, reporte mensual de las transferencias eliminadas y las pondr en conocimiento del Subsecretario de Tesorera de la Nacin, a fin que justifique las transferencias no realizadas
Identificacin de beneficiarios de transferencias no coinciden con la mantenida en el Banco Central del Ecuador
Los nombres de los beneficiarios de las transferencias que constan en el estado de cuenta corriente obtenidos del Banco Central del Ecuador y en los reportes con el detalle de transferencias generados por la Coordinacin de Generacin de Estados Financieros del Tesoro Nacional no coinciden, impidiendo un control previo y posterior inmediato y obliga a utilizar procedimientos no programados por Auditoria, con el consiguiente retardo de labores.
Recomendaciones
El Subsecretario del Tesoro Nacional, circulizar:
8. A las entidades beneficiarias de transferencias presupuestarias, actualicen sus datos de identificacin ante el Banco Central del Ecuador y Subsecretaras de Presupuestos y Tesorera de la Nacin del Ministerio de Economa y Finanzas, a fin de que los estados de cuenta contengan informacin exacta.
El Coordinador de Generacin de Estados Financieros del Tesoro Nacional, dispondr:
9. Al funcionario encargado de efectuar las conciliaciones bancarias de la Cuenta Corriente nica, revise que los nombres de los beneficiarios del presupuesto general del estado, coincidan con la informacin registrada en las transferencias realizadas por la Subsecretaria del Tesoro de la Nacin, caso contrario pondr en
SNTESIS EXMENES ESPECIALES conocimiento del Director de Servicios Bancarios Nacionales para la actualizacin en la base de datos del Banco Central.
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE CAPACITACIN EN EL MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS
DEPENDENCIA SUBSECRETARA ADMINISTRATIVA AREA PERODO SUBPROCESO DE CAPACITACIN 01-07-2003 AL 31-12-2005 INF. No. AI-2006-07-06
CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
Tres de las recomendaciones sealadas en el informe de Auditora N. AI-04-01-06 del 12 de enero del 2004, fueron cumplidas parcialmente, puesto que se prepar un proyecto de Instructivo para Calificacin de Aspirantes a Becas del Ministerio de Economa y Finanzas, el mismo que se encuentra pendiente de revisin para su aprobacin.
El Subsecretario Administrativo, dispondr:
1. A la Coordinadora de Recursos Humanos, remita el Proyecto de Instructivo para Calificacin de Aspirantes a Becas del Ministerio de Economa y Finanzas, al Subsecretario General de Coordinacin.
El Subsecretario General de Coordinacin, dispondr:
2. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional que de manera conjunta con la Coordinadora de Recursos Humanos y el Subsecretario General Jurdico Ministerial analicen el proyecto de Instructivo para Calificacin de Aspirantes a Becas del Ministerio de Economa y Finanzas: el resultado de su estudio lo
SNTESIS EXMENES ESPECIALES remitir al Comit de Fortalecimiento Institucional para su revisin y posterior legalizacin por parte del Ministro de Economa y Finanzas.
3. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, que en coordinacin con la Coordinadora de Recursos Humanos y el Subsecretario General Jurdico Ministerial, actualicen el Reglamento Interno de Capacitacin del Ministerio de Economa y Finanzas, acorde a las necesidades institucionales actuales, cuidando de incluir entre otros aspectos: los procedimientos para la planificacin, ejecucin, evaluacin y control de los eventos y de los participantes.
La Coordinacin de Capacitacin ha sufrido cambios de ubicacin dentro de la estructura orgnica
La ubicacin orgnica de la Coordinacin de Capacitacin, ha sufrido cambios en la estructura del Ministerio de Economa y Finanzas, lo que no ha permitido el normal desarrollo de sus actividades, as como mantener consistencia en los procesos de capacitacin, dificultando el control posterior de las actividades cumplidas por esta Coordinacin.
Recomendaciones
Al Subsecretario General de Coordinacin, disponga:
4. Al Subsecretario Administrativo, que en forma conjunta con los Coordinadores de Fortalecimiento Institucional y de Recursos Humanos, propongan los cambios necesarios en el Manual de Procesos del Ministerio de Economa y Finanzas, a fin de que las actividades inherentes al Subsistema de Capacitacin estn incorporadas en el Subproceso de Recursos Humanos.
La Coordinacin de Capacitacin no dispone de un Plan de Capacitacin
La Coordinacin de Capacitacin no dispone de un Plan de Capacitacin para el desarrollo de los eventos, de modo que satisfaga las necesidades institucionales,
SNTESIS EXMENES ESPECIALES debido a los continuos cambios de autoridades y de los funcionarios de la Coordinacin de Capacitacin:
Recomendaciones
5. A la Coordinadora de Recursos Humanos, que elabore un proyecto de Plan Anual de Capacitacin, el que, sobre a base de los requerimientos institucionales y de su recurso humano, considere aspectos importantes como son: Misin, objetivos y estrategias, denominacin de los cursos y seminarios a efectuarse con indicacin de su contenido, fechas de realizacin, costos y sus fuentes de financiamiento, requisitos y condiciones de participacin de los servidores, etc.
La Coordinadora de Recursos Humanos, dispondr:
6. Al Lder de la Unidad de Capacitacin, efecte las acciones necesarias para que se de cumplimiento a los eventos planificados, de acuerdo a los plazos previstos y a la normativa existente, que se disponga oportunamente de las aulas y de los facilitadores, de los recursos financieros y materiales, as como que se cuente con los informes de cada uno de los eventos una vez concluidos, en los que se den a conocer todas las novedades existentes.
La Subsecretara de Contabilidad Gubernamental realiza eventos de capacitacin sin la participacin de la Unidad de Capacitacin
La Subsecretara de Contabilidad Gubernamental realiza eventos de capacitacin en cuanto al Sistema de Administracin Financiera, sin coordinar con la Unidad de Capacitacin, lo que, si bien es cierto no ha afectado al cumplimiento de esta obligacin del Ministerio de Economa y Finanzas, no ha permitido que la Unidad de Capacitacin cumpla adecuadamente con su actividad en este tipo de eventos.
SNTESIS EXMENES ESPECIALES Recomendaciones
El Ministro de Economa y Finanzas, dispondr:
7. Al Subsecretario de Contabilidad Gubernamental, que todos los requerimientos de cursos de capacitacin para el sector pblico no financiero los remita a la Coordinacin de Recursos Humanos a fin de que incluyan en su Plan de Capacitacin y luego coordinen el desarrollo de los eventos.
8. A todos los Subsecretarios del Ministerio de Economa y Finanzas, que todo evento de capacitacin que requieran efectuarlo, lo hagan a travs de la Coordinacin de Recursos Humanos.
Los documentos que respaldan la capacitacin a servidores del Ministerio, no estn debidamente archivados
El archivo inadecuado que se mantiene en la Coordinacin de Capacitacin ha ocasionado que no se puedan localizar de manera inmediata los documentos, lo que ha restado agilidad a la atencin de sus propias necesidades, as como retarda las labores de control posterior por parte de auditora. Recomendacin
La Coordinadora de Recursos Humanos, emitir:
9. Disposiciones por escrito al Lder del Subsistema de Capacitacin, para implementar un sistema de archivo, que permita mantener expedientes individuales completos y ordenados con toda la documentacin sustentatoria de los eventos realizados, adems recopilar y ordenar de manera secuencial los documentos existentes a fin de que se centralice y unifique el archivo.
No se elaboran actas de entrega - recepcin entre funcionarios entrantes y salientes
Durante el perodo examinado se efectuaron cambios de personal sin que entreguen los documentos que se hallaban a su cargo, lo que ha retardado la reasignacin de tareas, as como su inmediata atencin.
Recomendaciones
10. A la Coordinadora de Recursos Humanos, que previo a la entrega de la accin de personal por rotacin o cese de funciones, disponga a los servidores salientes elaboren y entreguen oficialmente un listado de los documentos y registros que mantengan bajo su responsabilidad.
11. Al Coordinador Financiero Institucional, que previo a la liquidacin de los haberes de los servidores que dejan de laborar en el Ministerio de Economa y Finanzas, exija la presentacin de la certificacin de la entrega al jefe inmediato de los documentos y registros que estuvieron bajo su responsabilidad.
Restitucin de valores de los cursos no aprobados
Cinco funcionarios que participaron en los eventos de capacitacin no aprobaron el curso, ni pagaron los valores correspondientes, lo que ocasiona que el Portafolio no haya recuperado los valores invertidos por este concepto en su oportunidad.
Recomendaciones
12. Al Coordinador de Recursos Humanos, que para los eventos de capacitacin, en forma previa se requiera de quienes van a participar, que en una hoja en la que consten los nombres de todos los participantes, firmen la autorizacin para que la Coordinacin Financiera Institucional descuente de sus haberes el valor
SNTESIS EXMENES ESPECIALES correspondiente al evento cuando desertaren o no aprobaren sin justificacin alguna.
La Coordinadora de Recursos Humanos, dispondr:
13. Al Responsable de la Unidad de Capacitacin, informe dentro del lapso de tres das laborables de concluido un evento de capacitacin, respecto de los servidores que no aprobaron el mismo y que dadas las razones del caso deban pagar el valor correspondiente al curso, a fin de que se solicite al Subsecretario Administrativo disponga al Coordinador Financiero Institucional proceda al descuento de los haberes de los servidores que reprobaron el curso, en base a la autorizacin firmada por ellos.
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL EN EL MINISTERIO DE FINANZAS
DEPENDENCIA SUBSECRETARA ADMINISTRATIVA AREA PERODO SUBPROCESO DE TRANSPORTES 01-09-2003 AL 31-12-2005 INF. No. AI-2006-08-06
Seguimiento de recomendaciones
Al inicio del examen de Auditoria, 12 de los 25 vehculos no portaban el logotipo institucional ni las placas de identificacin en los lugares previstos, lo que dificulta el control y uso de los vehculos oficiales.
Recomendaciones
1. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, que se coloque el Logotipo oficial del Ministerio de Economa y Finanzas en las puertas laterales de los automotores oficiales del Portafolio, excluyendo los vehculos asignados al Ministro y a los Subsecretarios Generales.
2. Al Lder del Subproceso de Transportes, que exija a los conductores custodios responsables de los vehculos oficiales, coloquen las placas de identificacin en los automotores y cuiden que permanezcan en el lugar previsto para ello.
El archivo de la documentacin que respalda el registro computarizado del Subproceso de Transportes no est centralizado
La falta de centralizacin y ubicacin ordenada del archivo de documentos que genera el Subproceso de Transportes, sin optimizar el mobiliario existente, no
SNTESIS EXMENES ESPECIALES permite localizar de manera gil la documentacin solicitada, dificultando la realizacin de su propia actividad y el control posterior.
Recomendaciones
3. Al Coordinador de Fortalecimiento Institucional, incorpore en el denominado Proyecto de Manual de Microproceso de Transportes, los procedimientos inherentes a la centralizacin, custodia y control de los documentos que conforman el archivo que genera la Unidad de Transportes.
Al Lder del Subproceso de Transportes, designe por escrito:
4. A un servidor del Subproceso de Transportes le instruya a fin de que entre otras de sus actividades, cumpla con el ordenamiento y mantenimiento del archivo de la Unidad, aplicando procedimientos bsicos que los emitir para optimizar los espacios y mobiliario existentes y facilitar la centralizacin, proteccin, y disponibilidad inmediata de los documentos archivados.
El Proyecto de Manual de Procedimientos para Transportes debe completarse y legalizarse
El proyecto denominado Manual del Procedimientos del Microproceso de Transportes, no identifica quienes deben cumplir las actividades descritas y no se halla legalizado, por lo que la Unidad de Transportes no tiene una norma que gue sus actividades, las que se las cumple a base de la costumbre. Recomendacin Al Subsecretario Administrativo, disponga:
SNTESIS EXMENES ESPECIALES 5. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, que en el denominado Proyecto de Manual de Procedimientos del Microproceso de Transportes se identifiquen los cargos de los servidores que deben cumplir, entre otras, con las actividades all descritas y que luego lo remita a la Subsecretara General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, con el objeto de que gestione su legalizacin y entre en vigencia, previa publicacin en el Registro Oficial. Los formularios denominados Requerimiento de Vehculos deben ser prenumerados y llenados completamente Los formularios Requerimiento de vehculos no son prenumerados y tampoco se registra en forma completa con la informacin prevista, lo que dificulta el control concurrente y posterior. Recomendacin Al Subsecretario Administrativo, disponga: Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, supervise:
6. Que el Lder del Subproceso de Transportes, efecte verificaciones continuas de los formularios Solicitud de Vehculos utilizadas, a fin de asegurar y exigir que estn debidamente llenados con los requerimientos establecidos, e informe sobre sus resultados.
Se emiti Orden de Movilizacin sin restricciones
Al emitir una orden de movilizacin sin restricciones para utilizar el vehculo oficial de Placas PEN-573, se incumpli con lo que dispone el artculo 6 del Reglamento de utilizacin, mantenimiento, movilizacin, control y determinacin de responsabilidades de los vehculos. Recomendacin
Al Subsecretario Administrativo, cuidar:
7. Que las rdenes de Movilizacin que se expidan contengan las restricciones del uso en estas circunstancias, como son entre otras, que la conduccin del automotor oficial sea de manera exclusiva por el profesional del volante.
La mayora de los vehculos del Ministerio de Economa y Finanzas sobrepasan el tiempo de vida til
El 68 % de los vehculos oficiales del parque automotor del Ministerio de Economa y Finanzas, sobrepasaron su vida til entre 3 y 9 aos, lo que ocasiona egresos considerables por su reparacin y mantenimiento. Recomendacin Al Subsecretario Administrativo, solicitar: 8. Al Coordinador de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, le informe de manera pormenorizada sobre el mantenimiento, uso y control de los vehculos oficiales que pertenecen al parque automotor del Portafolio, con la finalidad de estudiar la posibilidad de renovar los autos ms antiguos, cumpliendo con las formalidades legales vigentes.
Debe emitirse un reglamento interno para la administracin de los vehculos oficiales del parque automotor del Portafolio
El Ministerio de Economa y Finanzas no tiene disposiciones escritas especficas para el uso de sus vehculos oficiales, que por su estructura orgnica se requiere. Ocasionando que sean utilizados los automotores con discrecionalidad de varias autoridades, dificultando adems el adecuado uso de este recurso.
Recomendacin
SNTESIS EXMENES ESPECIALES Al Ministro de Economa y Finanzas, disponga:
9. A la Subsecretaria General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, que por intermedio de la Coordinacin de Fortalecimiento Institucional elabore un proyecto de Reglamento Interno para el uso, mantenimiento y control de los vehculos oficiales del Portafolio, completando actividades que no constan en la normatividad vigente, el mismo que ser revisado por la Subsecretaria General Jurdica, previo a su legalizacin y promulgacin.
INFORME :
EXAMEN
ESPECIAL
EN
LA
COORDINACIN
FINANCIERA INSTITUCIONAL A LA CUENTA ANTICIPO DE SUELDOS DEPENDENCIA SUBSECRETARA ADMINISTRATIVA AREA PERODO COORDINACIN FINANCIERA INSTITUCIONAL 01-04-2004 AL 31-12-2005 INF. No. AI-2006-09-06
El registro auxiliar contable de Anticipos de Sueldos contiene valores que no corresponden a este concepto
La cuenta Anticipos de Sueldos en el perodo examinado contiene valores por otros conceptos como: anticipos a proveedores, consumo telefnico, pago por encargos y subrogaciones, fondos de reposicin de caja chica; ocasionando que dicha cuenta est sobre valorada, mientras que las otras cuentas en que debieron ser cargados los valores por otros conceptos, estn subvaloradas. Para corregir esta situacin, se efectuaron reversiones con la consecuente prdida de tiempo.
Recomendacin
1. El Coordinador Financiero Institucional dispondr y verificar:
Al Lder de Contabilidad efectu la reclasificacin a otras cuentas de los conceptos y valores que no corresponden a la cuenta anticipos de sueldos, de acuerdo a la naturaleza y clasificacin que contempla el Catlogo de Cuentas.
2. Que la servidora encargada del control de la cuenta anticipos de sueldos, registre exclusivamente los anticipos de sueldos y para todos sus beneficiarios, con toda la informacin correspondiente a las casillas existentes, a las que se deben incluir dos para el numero de cheque y su fecha; adems concilie mensualmente con el registro auxiliar contable.
SNTESIS EXMENES ESPECIALES El Subsecretario Administrativo dispondr y verificar:
3. Que el Coordinador de Tecnologa Informtica, con el apoyo de la Coordinacin Financiera Institucional, elabore un mdulo que incluya el proceso de otorgamiento, registro y control de anticipos de remuneraciones, conforme lo establece el Reglamento de Anticipos de Remuneraciones para el personal del MEF. Este mdulo deber considerar entre otros aspectos, los siguientes: la fecha de concesin, capacidad de pago, valor aprobado, garantas, plan de pagos, valores recuperados, anticipos vigentes.
El Lder de Contabilidad supervisar:
4. De manera permanente las actividades que cumple la servidora encargada de llevar el registro de la cuenta Anticipo de Sueldos y establecer los controles que eviten que se realicen transacciones reversadas con frecuencia.
No existe un registro de cheques anulados
No existe un registro de cheques girados y posteriormente anulados, lo que ocasiona que no se puedan ubicar y verificar de manera gil los documentos, retardando las labores de control posterior.
Recomendacin
El Coordinador Financiero Institucional dispondr:
5. Al Lder de Tesorera, que efecte un registro de los cheques girados y posteriormente anulados desde el 1 de abril del 2004 hasta la fecha en que se deje de emitir cheques para el pago por anticipos y otros conceptos, a fin de que se contribuya a facilitar el control posterior.
Se acepta la concesin de ms de una garanta personal por parte de un mismo servidor
4 servidores otorgaron ms de una garanta simultneamente para la concesin de anticipos de remuneraciones tipo B, ocasionando que no se cumpla con todas las formalidades establecidas en el Reglamento de Anticipos de Remuneraciones.
Recomendacin
Al Coordinador Financiero Institucional dispondr:
6. Que en el formulario que se usa para la concesin de un anticipo, se incluya una casilla en la que se especifique que el servidor que va a garantizar el anticipo, no tiene garanta alguna dada a otro servidor.
INFORME :
EXAMEN ESPECIAL AL PROCESO DE CONTRATACIN Y EJECUCIN DE SISTEMAS ELCTRICOS Y PROTECCIN CONTRA CADAS DE RAYOS Y SUS EFECTOS
SECUNDARIOS DEPENDENCIA MINISTERIO DE FINANZAS AREA PERODO COORDINACIN FINANCIERA INSTITUCIONAL 01-12-2005 A LA FECHA SUSCRIPCIN ACTA ENTREGA DEFINITIVA INF. No. AI-2006-10-06
No se exigi la entrega de todas las garantas especificadas en los contratos
No se exigi al contratista presente la garanta del 5% para garantizar la debida ejecucin de la obra y la buena calidad de los materiales empleados, tanto del contrato principal como del complementario, incumpliendo con lo que disponen los mismos; no obstante, se cumpli a cabalidad con el objeto de los contratos, que fueron suscritos para la Remodelacin del sistema elctrico y la provisin e instalacin de un sistema de proteccin contra cadas de rayos y sus efectos secundarios, en el edificio principal del ministerio de Economa y Finanzas
Recomendacin
1. Al Coordinador Financiero Institucional y al Tesorero, que para los contratos que suscriba el Ministerio de Economa y Finanzas, en forma previa a la entrega de un anticipo o cualquier otro pago originado por los contratos, se verifique y se de cabal cumplimiento a los requisitos establecidos en los mismos.
SNTESIS EXMENES ESPECIALES No se solicit la renovacin de las garantas entregadas por el contratista al Ministerio de Economa y Finanzas
La garanta del 5% por el fiel cumplimiento del contrato principal y las garantas del anticipo de los contratos principal y ampliatorio, no fueron renovadas hasta la fecha de suscripcin del Acta de entrega recepcin definitiva, en razn de que se suscribi el acta de entrega recepcin provisional y no haba observacin alguna de parte del Ministerio de Economa y Finanzas, dentro de los treinta das transcurridos desde la fecha de suscripcin de la misma, segn lo establecido en los contratos y en consecuencia deba procederse a suscribir el acta de entrega recepcin definitiva; no obstante, se incumpli lo establecido en los respectivos contratos.
Recomendacin El Subsecretario Administrativo, dispondr:
2. A los Coordinadores de Recursos Materiales y Financiero Institucional, que en casos de contratos que establezcan mantener vigentes las garantas hasta la suscripcin del acta de entrega recepcin definitiva, se cumpla estrictamente con lo establecido, independientemente de si las obras, bienes y servicios contratados hayan sido concluidos o entregados.
INFORME :
AUDITORIA DE GESTIN A LA CORDINACIN DE RECURSOS HUMANOS
DEPENDENCIA SUBSECRETARA ADMINISTRATIVA AREA PERODO SUBPROCESO DE RECURSOS HUMANOS 01-01-2004 AL 31-12-2005 INF. No. AI-2006-11-06
Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de Auditora
El 31.25% % de las recomendaciones de los Informes Nos. AI-04-12-06 de 1 de septiembre del 2004 y el AI-05-10-06 de 16 de marzo de 2006 no se han cumplido, lo que afecta en parte a la eficiencia de la gestin de la Coordinacin de Recursos Humanos y de otras Coordinaciones de la Institucin.
Recomendaciones
Al Ministro de Economa y Finanzas Dispondr al Subsecretario Administrativo 1. Previo informe tcnico del Coordinador de Tecnologa Informtica y de existir la disponibilidad presupuestaria, autorizar y verificar la adquisicin y utilizacin de los equipos informticos, solicitada por la Coordinacin de Recursos Humanos, con oficio N. MEF-SA-CRH-2006-485 de 21 de julio de 2006, en el que se incluye a la Unidad Mdica, a fin de que en esta se desarrolle y aplique el mdulo del sistema SICA, referente a los permisos mdicos de los servidores del MEF.
2. Disponga al Coordinador de Recursos Humanos, que elabore un Reglamento Interno para el control de permisos y vacaciones y el respectivo Manual de procedimientos, a fin de facilitar las labores de control y monitoreo
3. Que una vez elaborados el citado reglamento y manual de procedimientos, realice las gestiones pertinentes para la suscripcin de los Acuerdos Ministeriales respectivos y el seguimiento de su aplicacin.
Reglamento Interno del Ministerio
El Reglamento Interno del Portafolio, contenido en el Decreto Ejecutivo 3410 realizado por Consultores externos, no es actualizado y consistente, lo que no permite que la misin y mbito de accin establecida para la Coordinacin de Recursos Humanos refleje lo que en la prctica realiza y actividades establecidas en la LOSSCA. contenga todas las
Recomendacin Al Ministro de Economa y Finanzas 4. Dispondr a los Subsecretarios General de Coordinacin, Jurdico Ministerial y Administrativo, concluyan con la preparacin del proyecto de Reformas de la estructura organizacional de la Coordinacin de Recursos Humanos, en el Decreto Ejecutivo 3410 que contiene el reglamento interno del portafolio, considerando la Normativa de la SENRES y las propuestas presentadas por las Coordinaciones de Recursos Humanos y Fortalecimiento Institucional, en la modificacin de la misin se incluir el asesoramiento y asistencia tcnica a los niveles directivos de la organizacin y en el mbito de accin se deber incluir todas las actividades de su competencia, tales como: Planificacin del recurso humano, evaluaciones del desempeo, elaboracin del Manual de clasificacin de puestos, reglamentos internos y Manuales de procedimientos y otros, lo que proporcionar parmetros para la evaluacin de su gestin. Las gestiones para la obtencin de dicho documento y posterior suscripcin del respectivo Acuerdo Ministerial ser responsabilidad del Subsecretario Administrativo.
Planificacin del recurso humano del Ministerio de Economa y Finanzas
Luego que la Coordinacin de Recursos Humanos concluya con todas las acciones tendientes a la planificacin de los recursos humanos del MEF, estar dispuesta para asesorar y recomendar a la mxima autoridad respecto a la optimizacin de los recursos humanos, para la consecucin de las metas y objetivos institucionales. Recomendacin El Subsecretario Administrativo 5. Cuidar que el Coordinador de Recursos Humanos, concluya en los plazos previstos con la elaboracin de la Planificacin del Recurso Humano de conformidad con la normativa de la SENRES emitida en enero de 2006, a fin de disponer de esta herramienta necesaria para lograr eficiencia en la administracin tcnica del Recurso Humano.
6. Dispondr al Coordinador de Recursos Humanos, una vez aprobada la planificacin del Recurso Humano, presente anualmente a la Autoridad nominadora, un informe tcnico que contenga las recomendaciones referentes a procesos de reestructuracin, traslados, cambios, traspasos, creacin y/o supresin de puestos, etc, a fin de optimizar los recursos y orientarlos a la consecucin de las metas y objetivos institucionales.
Manual de descripcin, valoracin y clasificacin de puestos para la seleccin del personal La Coordinacin de Recursos Humanos est actualizando el Manual de descripcin, valoracin y clasificacin de puestos en el Ministerio de Economa y Finanzas, lo que garantizar la eficiencia en la seleccin concordancia con la necesidad institucional. Recomendaciones Al Subsecretario Administrativo del personal ms idneo, en
SNTESIS EXMENES ESPECIALES 7. Cuidar que en los plazos establecidos por la Coordinacin de Recursos Humanos, termine la preparacin de los proyectos del Reglamento Interno para la seleccin de personal y actualizacin del Manual de descripcin, valoracin y clasificacin de puestos, ajustndose a la normativa especfica de la SENRES, a fin de disponer de estos instrumentos bsicos para el proceso de evaluacin y seleccin de personal.
8. De la misma forma, una vez que se disponga de los proyectos de Reglamento interno y Manual de descripcin, valoracin y clasificacin de puestos, realice las gestiones pertinentes para Ministeriales y de su aplicacin la suscripcin de los respectivos Acuerdos
Evaluaciones de desempeo a los funcionarios del MEF La Coordinacin de Recursos Humanos, concluir con las acciones tendientes a la planificacin y ejecucin de la evaluacin del desempeo de los funcionarios considerando la normativa que emita la SENRES para este efecto, lo que permitir conocer los niveles de eficacia y eficiencia del trabajo de cada uno de los servidores Recomendaciones Al Subsecretario Administrativo 9. Cuidar que en los plazos previstos el Coordinador de Recursos Humanos, concluya la preparacin de los Manuales de Competencia y descripcin y
valoracin de puestos, considerando la Normativa que emita la SENRES, a fin de disponer de herramientas necesarias para la evaluacin del desempeo del Recurso Humano.
10. De la misma manera, una vez terminado los proyectos de los Manuales de Competencia y descripcin y valoracin de puestos, realice las gestiones para la suscripcin de respectivo Acuerdo Ministerial para la puesta en marcha de los citados documentos.
SNTESIS EXMENES ESPECIALES 11. Dispondr al Coordinador de Recursos Humanos, que de acuerdo al Plan operativo del ao 2007, se realice la programacin y ejecucin de las evaluaciones de desempeo de los funcionarios del MEF y que en adelante se cumpla esta actividad al menos 1 vez al ao.
Contratos de servicios profesionales
En el Ministerio de Economa y Finanzas se suscribieron contratos de servicios profesionales con personas que no tienen esa categora, mientras que los honorarios estipulados en esos contratos exceden a la remuneracin para los puestos de nivel profesional de la Escala Nacional de Remuneraciones Mensuales Unificadas establecida por la SENRES; situacin que afecta a la eficiencia de la gestin de este Portafolio y a su presupuesto.
Por lo comentado, se determin la necesidad de efectuar un examen especial a los contratos de servicios profesionales, con el propsito de identificar las desviaciones que fueren del caso Recomendacin Al Subsecretarios Administrativo
12. No suscriba contratos de servicios profesionales con personas que no tengan esa categora y para los casos que la Institucin necesite suscribir contratos con profesionales, dispondr a la Coordinadora de Recursos Humanos, establezca procedimientos adecuados que le permita verificar que los candidatos cumplan con todos los requisitos legalmente establecidos, dando nfasis a los siguientes aspectos: las personas a contratar tengan ttulo profesional debidamente registrado en el CONESUP; los honorarios mensuales no excedan de las establecidas por la SENRES para el nivel profesional; que las funciones estn debidamente especificadas para la persona a ser contratada, a fin de establecer el aporte a la Institucin y el honorario mensual se establecer de acuerdo al perfil profesional del contratado.
Adems, en los casos que existan inconsistencias deber solicitar a la Subsecretara Jurdica Ministerial su pronunciamiento legal.
Control de trabajo de horas extraordinarias y suplementarias
Falta de control y monitoreo del trabajo en horas extraordinarias y suplementarias, ha ocasionado un incremento significativo del presupuesto inicialmente asignado para esta partida, esto determina la poca austeridad aplicada en el gasto, afectando la eficiencia en la ejecucin presupuestaria institucional
Por otra parte, se determin la necesidad de efectuar un Examen Especial al pago de horas extraordinarias y suplementarias, con el propsito de identificar las desviaciones que fueren del caso. Recomendaciones Al Ministro de Economa 13. Dispondr a los Subsecretarios Generales y Subsecretarios el cumplimiento de las disposiciones de los seores ex Ministro de Economa y Finanzas con oficio N. 1780 DM-2003 del 30 de abril de 2003 y oficio circular N. MEF-DM-6925 de 17 de octubre de 2006, respectivamente, que son aplicables y coherente con la normativa de la SENRES., referente al uso de las horas extras y suplementarias y su justificacin, a fin de que se pague nicamente a los servidores que trabajen en relacin directa con el Ministro de Economa y Finanzas y en casos excepcionales a servidores de reas tcnicas que efecten trabajos para la funcin especfica del Ministro y no actividades propias del Ministerio que se lo debe realizar en el horario normal. La autorizacin y pago por trabajos excepcionales se dar nicamente cuando se cuente con un Instructivo o Reglamento interno expedido mediante Acuerdo Ministerial, el que regular el control de la necesidad y desarrollo del trabajo objeto de pago de las horas extras y
suplementarias, as como aplicar la austeridad del gasto y lograr la eficiencia en la ejecucin presupuestaria institucional.
14. Dispondr a la Coordinadora de Recursos Humanos, prepare un proyecto de Instructivo o Reglamento interno para el control y pago de horas extraordinarias y suplementarias, tanto para los servidores que trabajan directamente con el Ministro, como para aquellos que eventualmente tengan que efectuar trabajos para la funcin especfica del Ministro, en el que se incluirn aspectos tales como: Definicin de las funciones especficas del Ministro; planificacin de trabajos especficos, requerimiento previo del Ministro, sealar tareas especficas que cada servidor cumplir fuera del horario normal, las que no deben ser labores ordinarias, omitir las autorizaciones con carcter de indefinidas, con el objeto de que el pago de las horas extraordinarias y suplementarias, est debidamente justificado mediante informes individuales, avalizados por el jefe inmediato superior.
15. De la misma forma, una vez que cuente con el proyecto de Instructivo, lo someta a consideracin de la SENRES y de existir la conformidad de la misma, gestione y logre la emisin del respectivo Acuerdo Ministerial.
16. Que no autorice ni apruebe incremento alguno a la partida destinada al pago de horas extraordinarias y suplementarias, mientras exista la disposicin expresa en ese sentido contenido en el Decreto 2568 de 1 de marzo del 2005.
El 94.40% de los expedientes de los funcionarios del MEF estn actualizadas
El
94.40% de los expedientes de los funcionarios del MEF se encuentran
actualizados y archivados adecuadamente, lo que ha permitido incorporar en el sistema informtico la denominada ficha del trabajador. Recomendacin El Coordinador de Recursos Humanos
17.
Exigir en forma particular a los servidores que no han actualizado sus expedientes, la entrega de los justificativos de la capacitacin, a su vez cuidar que se mantengan actualizados los expedientes de manera permanente, a fin de disponer del historial de cada uno de los servidores del MEF, de modo que se facilite la toma de decisiones en la gestin inherente a esa Coordinacin y el control posterior.

Sintesis Informes Año 2006

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SNTESIS EXMENES ESPECIALES

AUDITORIA DE GESTIN EN EL MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

Planes Operativos de la Secretaria General

Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, disponga:

A la Subsecretaria Administrativa, disponga:

Al Ministro de Economa y Finanzas, disponga:

Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, disponga:

SNTESIS EXMENES ESPECIALES

A la Subsecretaria Administrativa, disponga:

Contratos con Empresas Courier

A la Subsecretaria Administrativa, disponga:

Actas de entrega recepcin

A la Subsecretaria Administrativa, disponga:

La Biblioteca no consta en la Organizacin y Administracin del Ministerio de Economa y Finanzas

Al Ministro de Economa y Finanzas, disponga:

Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, disponga:

SNTESIS EXMENES ESPECIALES

Sistema de Gestin Documentaria (SIGOB)

Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional

Centralizacin del sistema de administracin documentaria

Al Ministro de Economa y Finanzas, disponga:

A la Subsecretaria Administrativa, disponga:

Archivos que mantiene la Secretaria General

Al Ministro de Economa y Finanzas, disponga:

Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, disponga:

SNTESIS EXMENES ESPECIALES

Al Ministro de Economa y Finanzas, disponga:

Al Subsecretario General de Coordinacin y Servicios de Asesora Institucional, disponga:

SNTESIS EXMENES ESPECIALES

Seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones de Auditoria

Al Ministro de Economa y Finanzas

El FODA de la Subsecretara de Crdito Pblico

Al Subsecretario de Crdito Pblico

prevenir las amenazas que afecta la gestin de esa Subsecretara.

Reglamento Interno del Ministerio

Al Ministro de Economa y Finanzas

SNTESIS EXMENES ESPECIALES

Al Subsecretario General de Coordinacin

Colocacin de los ttulos valor a corto plazo

SNTESIS EXMENES ESPECIALES Al Subsecretario Administrativo

Manual de Procedimientos para el proceso presupuestario de la deuda pblica

Al Ministro de Economa y Finanzas

Programacin y Formulacin Presupuestaria

de los ingresos de financiamiento interno programados

corresponden a crditos con desembolsos estructurales o de libre disponibilidad

Al Ministro de Economa y Finanzas

Ejecucin y Evaluacin Presupuestaria

Actualizacin de la Consolidacin de la deuda con el IESS

Al Ministro de Economa y Finanzas

Evaluaciones de la ejecucin presupuestaria de la deuda pblica interna

Al Ministro de Economa y Finanzas

Reglamento Interno del Portafolio.

12. Mientras se modifique el Reglamento Interno del Portafolio,

Marco legal y normativo para la deuda pblica interna

Al Ministro de Economa y Finanzas

SNTESIS EXMENES ESPECIALES

Resoluciones Presupuestarias sin informes

El Ministro de Economa y Finanzas dispondr:

SNTESIS EXMENES ESPECIALES

Componente Programacin Presupuestaria Programa Presupuestario del Ministerio

El Ministro de Economa y Finanzas, dispondr:

Componente Formulacin Presupuestaria

Totalidad de actividades de la institucin no incluidas en Proforma