El Project Manager y la Gestin del Contrato con el Cliente

Jos Rafael Alcal Vocal PMI Madrid Responsable Servicios a Socios (joserafael.alcala@pmi-mad.org)

Francisco Javier Rodrguez Vicepresidente 1 PMI Madrid

(javier.rodriguez@pmi-mad.org)

Reunin mensual de socios PMI Madrid Spain Chapter 28 de febrero de 2012

Agenda
Ciclo de vida de un proyecto. El contrato con el cliente en PMBOK Guide. El contrato con el cliente en el ciclo de vida de un proyecto. Elementos de un contrato: 9 9 9 9 9 9 Aspectos generales. Alcance. Precios Planificacin de pedidos. Emisin de pedidos. Entregas. 9 9 9 9 9 9 Aceptacin. Facturacin y trminos de pago. Cobro. Garanta. Aspectos legales. Reconocimiento de la venta.

Conclusiones.

Ciclo de vida de un proyecto

Inicio Inicio

Planificacin Planificacin

Ejecucin Ejecucin Seguimiento Seguimiento& &Control Control

Cierre Cierre

Oportunidad de Negocio (business case). Documento de Creacin de Proyecto (project charter).

Verificacin de que se han alcanzado los objetivos del proyecto. Lecciones aprendidas. Aceptacin del cliente.

Planificacin del Proyecto (project plan): 9Planificacin del alcance 9Planificacin de tiempos 9Planificacin de costes 9Planificacin de la calidad 9Planificacin de recursos 9Planificacin de las comunicaciones 9Planificacin de riesgos 9Planificacin de las adquisiciones

El contrato con el cliente en PMBOK Guide

El PMBOK Guide, nicamente menciona el contrato con el cliente como una de las entradas al proceso de desarrollo del acta de constitucin del proyecto (project charter), dentro del grupo de procesos de iniciacin y dentro del rea de conocimiento de gestin de la integracin del proyecto.

Fuente: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fourth Edition

El contrato con el cliente en el ciclo de vida de un proyecto

Documento de Creacin de Proyecto (project charter). Verificacin de que se han alcanzado los objetivos del proyecto. Lecciones aprendidas. Aceptacin del cliente.

Oportunidad de Negocio (business case).

Planificacin del Proyecto (project plan).

Inicio Inicio Planificacin Planificacin

Ejecucin Ejecucin Seguimiento Seguimiento& &Control Control

Cierre Cierre

Desarrollo Ganar Creacinde de Ganarla la Desarrollo Creacin Desarrollo de Identificacin Preparacin Desarrollo de Identificacin oportunidad Preparacin la solucin oportunidad la solucin oportunidad oportunidad negocio oportunidad entrega oportunidad (sales case) negocio entrega ( bid ) (negociacin) (bid) (negociacin) (sales case)
Seleccin del cliente Ir / no ir Ofertar / no ofertar Aprobacin / no aprobacin Trato / no trato Contrato Comienzo de la entrega

Elementos de un contrato
Un contrato puede definirse como el mecanismo que describe la conversin de unos productos o servicios por parte de un proveedor (esto es, el alcance desde el punto de vista del contrato), en dinero (u otro medio aceptado de pago) proporcionado por el cliente que paga al proveedor por esos productos o servicios. Es tambin el lugar en el que se describen los detalles sobre cmo se desarrollar la relacin contractual entre el cliente y el proveedor. Los contratos han de ser simples, en el sentido de que deben definir claramente las responsabilidades y obligaciones contractuales de las partes. En la correcta redaccin de los trminos de un contrato pueden participar diferentes expertos de diferentes departamentos (pre-venta, operaciones, finanzas, logstica, ). Sin embargo, por la propia secuencia del ciclo de vida de proyecto, podra darse el caso de que, ni el director de proyecto, ni su equipo (encargados de llevar a cabo el proyecto en la fase de ejecucin), hubieran participado en la elaboracin del contrato. Si es as, el director de proyecto tendr que gestionar un proyecto durante la fase de ejecucin (esto es, desarrollar un contrato) en el que no estuvo previamente involucrado.

Elementos de un contrato: Aspectos Generales (I)

El cliente como una de las partes del contrato: 9 9 Entidad legal. Calificacin de riesgo del cliente desde el punto de vista financiero (va a poder pagar?). Entidad legal. Relacin de la entidad local con la entidad global en el caso de que existan acuerdos de exportacin.

El proveedor de productos o servicios como la otra de las partes del contrato: 9 9

Capacidad legal para la firma del contrato por las partes.

Elementos de un contrato: Aspectos Generales (II)

Elementos del contrato en s: 9 9 9 9 9 9 9 9 Comienzo del contrato (existe pago por anticipado?). Duracin del contrato. Derecho para aadir, eliminar o modificar productos. Revisin y actualizacin de precios en el caso de contratos marco. Renovacin automtica del contrato (e.g., en contratos de soporte o mantenimiento). Lenguaje del contrato. Relaciones con terceros (subcontratacin). Depsito de avales (performance bonds): Riesgo de liquidez. Aval de la compaa matriz.

Elementos de un contrato: Alcance

Descripcin de todos los entregables que forman parte del contrato (productos y servicios). Si no est correctamente definido, existe el riesgo de que el cliente pida cosas por las que no est pagando (scope creep). En general, los productos y servicios objeto del contrato deben formar parte de la cartera de productos y servicios del proveedor (portfolio). El criterio de aceptacin debe poder derivarse a partir de la descripcin detallada del alcance del contrato. Origen de equipos. Clusulas de exportacin. Retirada y puesta en fuera de mantenimiento de equipos. Disponibilidad de repuestos. Planes de evolucin o de desarrollo de equipos (product roadmap). Gestin del cambio. Responsabilidad en la retirada de equipos fuera de mantenimiento.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Precios

Los precios son la base para el reconocimiento de las ventas. Precios normalmente incluidos como anexo al contrato. Eleccin de moneda y riesgos cambiarios. Hardware con precio nico por configuracin. Software con precio separado para sistemas operativos y aplicaciones. Precio de servicios vlidos para un pas determinado. Descuentos basados en reduccin de costes (price erosion). Clusula de cliente preferente (best customer clause). Descuentos vs. Bonos vs. tems gratis.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Planificacin de Pedidos

Exigencia al cliente de proporcionar una planificacin detallada y fiable sobre pedidos (principalmente si los pedidos afectan a equipos que han de ser fabricados). Si no existe esa planificacin de pedidos por parte del cliente (o si no es fiable), el proveedor debera estar exonerado del cumplimiento de tiempos de entrega o de penalizaciones por entregas tardas.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Emisin de Pedidos

La emisin de pedidos por parte del cliente es clave para el reconocimiento de las ventas asociadas. La emisin de pedidos debera hacer innecesaria (o reducir al mnimo) la necesidad de almacenamiento; a la vez que favorece la aceptacin individual. La emisin de pedidos en grandes cantidades debera ser considerada nicamente cuando los entregables no requieran ningn tipo de instalacin. Emisin de pedidos compatible con los sistemas informticos. Tiempos de entrega exigidos por el cliente alineados con los internos de fabricacin.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Entregas

Clara definicin de las responsabilidades, costes y riesgos de cliente y proveedor en las entregas. Propiedad de los entregables (e.g., software propiedad del proveedor, que vende el derecho a utilizarlo). Almacenamiento de equipos. Transferencia del riesgo vs. Transferencia de la propiedad. Cobertura de seguros.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Aceptacin

Aceptacin formal de los productos y servicios entregados. Paso previo a la facturacin. Definicin del alcance del proceso de aceptacin (entregables en unidades o en grupo). Aceptacin por separado de servicios, hardware y software. Criterio de aceptacin claro, objetivo, medible y especificado en el contrato. Aceptacin provisional vs. final. Colaboracin del cliente en el proceso de aceptacin (aceptacin por defecto, deemed acceptance).

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Facturacin y Trminos de Pago

Procedimientos de facturacin simples y transparentes. Tarea rutinaria dentro de la relacin con el cliente que no debera distraer muchos recursos. Pagos por adelantado si el proyecto incurre en costes considerables antes de los hitos de facturacin. Facturacin vs. Aceptacin provisional o final. Facturacin por hitos intermedios. Facturacin de servicios, hardware y software. Emisin de facturas y fecha de las facturas. Trminos de pago. Efectividad de los pagos. Intereses por pago tardo. Posibilidad de transferencia de las cuentas a cobrar. Resolucin de disputas relativas a la facturacin.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Cobro

Aseguramiento del cobro dependiendo de la solvencia del cliente (esencial para el reconocimiento de las ventas). Transferencia a un tercero de las cuentas a cobrar. Financiacin del cliente. No aplicacin retroactiva de nuevos precios a entregables ya entregados, o facturados pero an no pagados. Resolucin de disputas relativas a pagos pendientes. Suspensin de entregas en caso de no pago por parte del cliente.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Garanta

Opcin del proveedor de reparar o reemplazar el equipo daado o defectuoso. Exclusiones: instalacin o mantenimiento por parte del cliente, consumibles, utilizacin ms all de los lmites especificados, La garanta no debera cubrir los costes de desmantelamiento o reinstalacin. Eliminacin de la posibilidad de encadenar garantas, esto es, tems reparados sujetos a la garanta inicial. En el caso de hardware, evitar garantas ligadas a especificaciones de rendimiento. En el caso de software, proponer un perodo acotado para eliminacin de fallos detectados. Ms all de ese perodo, referir la garanta de software al acuerdo de mantenimiento.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Aspectos Legales

Aspectos Aspectos legales legales del del contrato contrato (trminos (trminos y y condiciones) condiciones)
Daos consecuentes o indirectos (indirect or consequential damages). Prdidas asociadas a incumplimiento de contrato (lucro cesante, prdida de beneficios, de ventas, de datos, de oportunidades, ). Suponen un riesgo incuantificable para el proveedor que debe ser excluido. Penalizaciones (liquidated damages). Si el contrato no incluye una clusula especfica sobre penalizaciones, podran aplicarse penalizaciones ilimitadas. Recomendacin de especificar penalizaciones para alcances determinados y con un lmite. Responsabilidad (liability). Limitacin de la responsabilidad a daos directos con un lmite y exclusin de responsabilidad por daos consecuentes o indirectos. Ley aplicable. Resolucin de disputas y arbitraje. Fuerza mayor. Impacto de eventos impredecibles, inevitables y fuera del control de las partes. Suspensin temporal de las obligaciones contractuales. Terminacin del contrato: a discrecin del cliente o con motivo justificado por cualquiera de las partes.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Reconocimiento de la Venta

Reconocimiento Reconocimiento de de la la venta venta

Aspectos legales contrato (trminos y condiciones) Reconocimiento de la del venta desde el punto de vista Aspectos legales del contrato (trminos ycontable. condiciones)
Proceso de reconocimiento de venta independiente de la facturacin. Los mtodos de reconocimiento de ventas permiten que las ventas se reconozcan como tales en los estados financieros de una compaa cuando (a) se han realizado (o son realizables) y (b) cuando las entregas han tenido lugar (o los servicios han sido prestados): 9 Una venta se ha realizado o es realizable cuando el vendedor recibe efectivo (cash), o un activo que se puede convertir en efectivo, a cambio de los bienes o servicios que ha proporcionado. Una entrega ha tenido lugar o los servicios del vendedor han sido prestados cuando las obligaciones contractuales hacia el cliente han sido satisfechas por el vendedor.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato: Reconocimiento de la Venta

Reconocimiento Reconocimiento de de la la venta venta
De acuerdo con las normas de contrato contabilidad norteamericanas US GAAP, Generally Aspectos legales del (trminos Aspectos legales del contrato (trminos y y (condiciones) condiciones) Accepted Accounting Principles), los ingresos (ventas) se han realizado (o son realizables) cuando se cumplen los siguientes criterios: 1. 2. Evidencia fehaciente de la existencia de un acuerdo entre las partes: Normalmente, a travs de contratos, pedidos, rdenes de compra, El criterio para determinar que la entrega ha tenido lugar depender de si el contrato es por venta de producto, prestacin de servicios, construccin, propiedad intelectual, Existen factores que pueden determinar que los precios sean variables y que pueden depender del cliente, del vendedor, de terceros, de ndices externos, Si este proceso no se puede asegurar razonablemente, el reconocimiento de la venta se deber retrasar hasta que el cobro del precio de venta haya tenido lugar o sea ms probable. Entregas han tenido lugar, o los servicios han sido prestados:

3.

Existe un precio de venta fijo o determinable:

4.

El cobro del precio de venta debe estar razonablemente asegurado.

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Elementos de un contrato

Reconocimiento Reconocimiento de de la la venta venta Aspectos Aspectos legales legales del del contrato contrato (trminos (trminos y y condiciones) condiciones)

Alcance Alcance del del proyecto proyecto

Conclusiones
Un contrato puede definirse como el mecanismo que describe la conversin de unos productos o servicios por parte de un proveedor (esto es, el alcance desde el punto de vista del contrato), en dinero (u otro medio aceptado de pago) proporcionado por el cliente que paga al proveedor por esos productos o servicios. En casos de contratos con clientes externos, puede darse el caso de que el director de proyecto tenga que gestionar un proyecto durante la fase de ejecucin del mismo (esto es, desarrollar un contrato) en el que no estuvo previamente involucrado. Aunque el director de proyecto no estuviera involucrado en la fase de preventa de un contrato con un cliente externo, no slo el alcance del proyecto, sino tambin otros aspectos descritos en el contrato afectarn a la planificacin y a la ejecucin del proyecto. En ese caso, se hace necesario un proceso de transferencia claro en el que el equipo que particip en la negociacin y firma del contrato traspase esa informacin al equipo encargado de la ejecucin del proyecto (o lo que es lo mismo, del desarrollo del contrato).

El Project Manager y la Gestin del Contrato con el Cliente

Jos Rafael Alcal Vocal PMI Madrid Responsable Servicios a Socios (joserafael.alcala@pmi-mad.org)

Francisco Javier Rodrguez Vicepresidente 1 PMI Madrid

(javier.rodriguez@pmi-mad.org)

Reunin mensual de socios PMI Madrid Spain Chapter 28 de febrero de 2012