AREA FINANCIERA El rea financiera se refiere a la administracin de los recursos monetarios de la empresa que entran como consecuencia de sus

actividades diarias, asegurando su salvaguarda y eficaz aplicacin. .Estos son los formatos de control para esta rea de negocios: Arqueo de Caja Su objetivo consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo del registro de ventas, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. El resultado del arqueo de caja tiene que estar firmado por el responsable de realizar el arqueo y la persona a la cual se realiza. El arqueo de caja ha de realizarse, a poder ser, por sorpresa. Los campos de este formato son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Fecha Turno Caja Nombre del cajero Importe segn registro Importe real Faltante sobrante Nombre y firma del empleado Nombre y firma del encargado

Hoja de depsitos Su objetivo es mantener evidencia del deposito diario o peridico realizado. En este formato es muy importante la firma de quien enva el deposito porque es la declaracin de la cantidad a depositar. Este formato se debe cotejar con la cantidad que realmente se deposito segn el comprobante del banco. Los campos de este formato son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Datos generales del negocio Fecha Importe a depositar Desglose del importe a depositar Sucursal bancaria a depositar Nombre y Firma del encargado Nombre y Firma de quien deposita Importe de la ficha de deposito Diferencias Observaciones

Control de faltantes El control de faltante se utiliza para mantener una evidencia de, a que personas y con que regularidad les esta haciendo falta dinero en sus arqueos o cortes de turno. Cuando tenemos un diferencia entre lo reportado y lo real esta puede ser por error humano al momento de realizar las operaciones o por dolo. Este formato nos indica un historial de los faltantes a fin de identificar malas practicas ya sea con o sin intencin. Los campos de este formato son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Fecha Nombre del empleado Faltante o Sobrante Nombre y Firma del encargado en turno Firma del empleado Observaciones

Control de cancelaciones Se utiliza para el registro de las cancelaciones en el negocio por error del empleado o por un cambio de decisin de un cliente al momento de su pago. Es importante controlar esto ya que representa la manera mas accesible de robo y su

riesgo es aun mayor si el empleado tiene las facultades para realizar una cancelacin por si solo. Una medida de control es fijar la poltica de que a cualquier cancelacin, la operacin la tiene que finalizar el encargado del negocio. El formato permite detectar a empleados con malas practicas e incluso puede comprobarlas, ya que se deben anotar en l los datos del cliente para hacer llamadas de confirmacin de las cancelaciones. Un empleado con numerosas cancelaciones en un periodo corto de tiempo y que excede al estndar debe ser removido de su puesto incluso si hay confirmaciones de todos los clientes. Los campos de este formato son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Fecha Empleado Nota de venta o documento Importe Cliente Telfono Motivo Num. de nota que sustituye

Liquidacin diaria Este documento integra todos los datos concernientes a la venta diaria as como los documentos comprobatorios que avalan estas cantidades. Es en resumen financiero de un da de operaciones. Usualmente son la base de la contabilidad financiera y la utilizaremos para mantener actualizado nuestro flujo de efectivo. Tambin es til para fincar responsabilidades en situaciones de faltantes. Se puede integrar por los siguientes documentos: 1. Corte parcial de caja 2. Corte del da 3. Comprobantes de Cancelaciones 4. Voucher 5. Vales 6. Ficha de deposito 7. Notas y facturas de gastos 8. Copia de las facturas expedidas

La liquidacin tiene los siguientes campos: 1. Datos generales 2. Fecha 3. Venta del da 4. Cancelaciones 5. Gastos 6. Deposito Pendiente por depositar Flujo o arrastrado de efectivo En todo negocio necesitamos de un fondo fijo para trabajar el cual en numerosas ocasiones no es suficiente para cubrir las necesidades diarias de un negocio. Cuando esto sucede teneos que tomar parte de las ventas para afrontar las salidas requeridas. Esto siempre provoca cantidades pendientes por depositar y en muchas ocasiones confunde el manejo del efectivo. Es importante llevar un control por escrito de las cantidades que ingresan y las salidas diarias de efectivo con el objetivo de dar seguridad a la operacin y detectar fugas de recursos.

Los campos de este formato son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Fecha Saldo inicial (Caja chica o arrastrado anterior) Venta Vales Pagos Deposito Pendiente por depositar o Saldo final Caja chica

Cortes semanales Es importante hacer corte durante el mes para analizar la tendencia de nuestras ventas y prever si vamos en el camino correcto al cumplimiento de nuestros objetivos. Esta informacin nos permite enfocarnos a objetivo a muy corto plazo y tomar decisiones con oportunidad para alcanzarlos. Los campos de este formato son: Mes Semana Numero de das Ventas reales Ventas presupuestadas Diferencias En este formato podemos incluir informacin importante segn nuestras necesidades y el tiempo dispuesto a invertir en el anlisis. Es muy til comprar con otros periodos como aos anteriores. Incluir la informacin referente al nmero de transacciones con las mismas comparaciones entre periodos. Estado de resultados (para uso interno) Resulta muy importante saber con oportunidad nuestros resultados en un periodo determinado por lo cual no necesitamos esperar todo el proceso contable para generar esta informacin, podemos realizar un estado finanaciero que se ajuste a nuestras necesidades de informacin en tiempo y forma y que permita tener una vista preliminar de los estados financieros finales. Auque de uso netamente interno el estado a generar debe respetar las reglas bsicas de la informacin financiera con el fin de ser til. La clasificacin principal y el grado de detalle de la informacin dependen de nosotros.