Trs dicas secretas para o Excel Maro 2013

As pessoas no escritrio conhecem voc como um cara muito bacana: calmo, amigvel e sempre pronto para ajudar no que for preciso. Mas tudo isso pode mudar quando o novo cara do gerenciamento entrar em plena sexta-feira tarde com algumas tarefas "fceis" relacionadas quele documento do Microsoft Excel no qual ele estava trabalhando. Primeiro de tudo, ele quer remover todas as imagens de uma coluna, para que fiquem somente os dados "reais". Ah! E alm disso, voc ter de inserir uma nova coluna, que vincula os valores misteriosa coluna "X", e manter o formato dessa coluna. Voc j deve saber que essa provavelmente alguma piada do RH, porque quem inventaria a ideia de nomear uma coluna de Excel de X? Para piorar, ele quer que voc corresponda o nome das pessoas na planilha com o departamento ao qual esto associadas. Antes de ir embora, ele diz que precisa de tudo pronto no final do dia, todas as 10.000 linhas. Ento, antes de se descontrolar de raiva no teclado, vamos tentar e ver o que o Excel tem para ajudar voc com esse sofrimento de editar manualmente cada linha. Abaixo, h trs dicas secretas do Excel que podem salvar sua sanidade. Dica 1: Como remover todas as imagens Quando se trata de imagens no Excel, existe uma regra simples: No utilize imagens! Elas do dores de cabea alm da imaginao e reduzem sua expectativa de vida em 29%. O motivo pelo qual tenho essa regra que as imagens no so classificveis, elas incham o tamanho do arquivo, e basicamente voc precisa editar cada uma delas para ter o que precisa, e se voc quiser se livrar delas, voc ter de se desdobrar. Mas s vezes ficamos nessa situao infeliz descrita acima e temos de lidar com as imagens em Excel. Em sua defesa, alguns poucos desenvolvedores inteligentes na Microsoft se importam sim com sua sade e implementaram um recurso engenhoso para excluir todas as imagens de uma s vez.

Digamos que sua planilha seja parecida com esta:

Etapa 1: Pressione a tecla F5 para abrir a caixa de dilogo "Ir para" no Excel. Etapa 2: Clique no boto Especial para acessar as opes da caixa de dilogo. Etapa 3: Clique no boto de opo Objetos e em OK.

Etapa 4: Agora todas as imagens devem estar selecionadas na planilha atual, conforme a imagem abaixo.

Etapa 5: Pressione a tecla Delete para excluir todas elas. Embora este seja um recurso timo para economizar tempo, esteja ciente de que voc selecionou Todos os Objetos, que significa todas as imagens, grficos, etc. Se sua planilha apresenta tais objetos, melhor remover a seleo delas manualmente antes de pressionar a tecla "Delete". Caso contrrio, elas ficam perdidas no vcuo, e voc precisa confiar nos mal-humorados companheiros Ctrl-Z, tambm conhecidos como "comando desfazer", que podem ou no dar uma mozinha. Depende muito da ao que voc executou no intermdio. Agora que consegui resolver o problema da imagem com facilidade, vamos dar uma olhada na misteriosa coluna "X" que voc precisa dobrar. Dica 2: Usar colar especial Deixe-me apresentar a poderosa funo colar especial. Esse recurso est to recheado de opes que ajudam voc a manusear dados em seu cache de Excel, que ele pode se tornar seu melhor amigo e sua arma secreta na batalha pela sanidade ao lidar com planilhas gigantes em Excel. O Excel proporciona uma maneira bem simples de colar links e manter o formato da coluna copiada. Saiba como: Etapa 1: Marque as clulas na coluna X e copie-as usando Ctrl-C Etapa 2: Agora selecione uma coluna vazia, no nosso caso D2 e pressione o boto direito do mouse.

Etapa 3: Em seguida, marque a primeira clula (no nosso caso C2) e pressione o boto direito do mouse. O menu Colar Especial surge, como abaixo:

Etapa 4: Clique em "Colar vnculo". Pronto! O contedo das clulas da coluna X agora est vinculado s clulas que comeam em "D2". Assim como acontece com os vnculos, quando voc inserir alguma coisa em, por exemplo, "B3", o contedo da clula "D3" vinculado tambm ser atualizado, tornando fcil manter consistncia entre as colunas automaticamente. A coluna X ainda deve estar marcada, o que significa que temos os dados em cache na memria. Novamente, selecione a clula D2 e pressione o boto direito do mouse, depois selecione o menu colar especial. Agora selecione o boto de opo Formatos e pressione OK.

Com isso, a nova coluna deve ficar parecida com a original e voc se livrou de vrias dores de cabea e aspirinas.

Como disse, colar especial tem outros inmeros comandos teis, que descreverei em alguns dos prximos artigos. Nesse meio tempo, tente voc mesmo ver que tipo de mgica ele pode fazer. Dica 3: Frmula PROCV Com dois de trs obstculos vencidos e sua presso sangunea quase de volta ao normal, a probabilidade de um fim de semana antecipado acabou de decolar para 74%. Parabns! Agora voc precisa enfrentar apenas o ltimo obstculo: a funo ProcV. Em geral, o ProcV se torna um amigo legal assim que voc o conhece, mas como acontece com as outras coisas na vida, voc precisa aprender a lidar com os atributos obscuros. Ah! E caso voc esteja se perguntando o que o V de "ProcV" significa, ele significa "Vertical". E como voc pode supor, no Excel existe tambm um ProcH, que significa "horizontal". Eis as instrues para us-lo em seu favor. Etapa 1: No exemplo acima, seus amigos do RH incluram os nomes e os departamentos associados em outra planilha do Excel com nomes de colunas "reais, como abaixo:

Etapa 2: Insira a clula em C2 e insira a frmula =PROCV(A2;Admin!A:B;2;0)

Etapa 3: Se tudo der certo, voc ver o nome do departamento "Servios" nessa clula. Mas dar a frmula para voc sem explicar o que ela faz como trair voc. Mas, olhe bem, voc est no caminho certo para seu verdadeiramente merecido fim de semana, e ningum poder lhe deter. Mas se voc quer mesmo saber, a descrio da frmula PROCV : =PROCV(procurar_valor, tabela_matriz, coluna_ndice_nmero, intervalo_procurar) Tudo bem, mas o que isso significa realmente? Bem, traduzido para o portugus seria algo assim: PROCV (encontre esse valor, nessa tabela, retorne o valor na coluna x da tabela, mas retorne um resultado somente se o valor for exatamente correspondente) 1. procurar_valor: Que valor voc quer procurar? No meu exemplo, o nome do usurio est em A2 e necessrio encontrar o nome do departamento na planilha admin que est em B2. 2. tabela_matriz: De onde obtemos nossos dados? Nesse caso, est na planilha Admin. O intervalo dos nossos dados est entre as colunas A e B. 3. coluna_ndice_nmero: Que coluna possui o valor que voc deseja que retorne? Nesse exemplo, os nomes dos departamentos esto na segunda coluna da tabela de pesquisa.

4. [intervalo_procurar]: Se ns queremos uma correspondncia exata, escolhemos 0 ou FALSO e se desejamos um valor aproximado, escolhemos 1 ou VERDADEIRO. Isso um pouco confuso, ento deixe-me explicar resumidamente: "mas retorna um resultado somente se o valor for exatamente correspondente", isso significa que dizemos ao Excel que queremos que os dados retornem somente se eles atenderem exatamente aos nossos critrios. Nesse caso, encontre Richardson em nossa tabela de nome de departamento, e se no for possvel encontrar exatamente o que pedi, retorne um erro. O erro exibido ser #N/D. 5. Mas se dissemos ao Excel que tudo bem, que no necessrio encontrar a correspondncia exata, ele retornaria o prximo melhor resultado, o que significa que se Richardson no estivesse em nossa tabela, o Excel retornaria o prximo melhor resultado. Isso pode ser bastante til, mas por enquanto vamos ficar com a correspondncia exata. Portanto, com a ltima dificuldade fora do caminho, voc pode enviar o seu trabalho para o seu colega do gerenciamento (depois disso, ele vai ser seu melhor amigo), desligar o computador e ir embora do escritrio com um sorriso, porque voc conseguiu ficar calmo e fazer um timo trabalho. Tudo graas a algumas dicas espertas sobre como dominar o Microsoft Excel. *Todas essas dicas se baseiam no Microsoft Office Excel 2010 (Windows), mas outras verses do Excel oferecem funcionalidades idnticas ou parecidas (os menus e o desempenho podem ser diferentes). Microsoft e Excel so marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e em outros pases.