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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

I.- ASPECTOS GENERALES

1. OBJETIVOS EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S.A.C es una sociedad de duracin indeterminada dedicada al cultivo, transformacin e industrializacin de la caa de azcar. Sus objetivos es mejorar los procesos agroindustriales en TRUJILLO adquiriendo nueva maquinaria y modernizando la ya

existente para alcanzar estndares de la ms alta calidad. As mismo, ampliar el rea de siembra que actualmente se encuentra en 11 000 hectreas y el cumplimiento de las obligaciones contradas con terceros derivadas de administraciones anteriores, para lograr un bienestar general en las comunidades aledaas.

De esta manera, TRUJILLO se consolida como lder del mercado azucarero con altos niveles de participacin de mercado.

2. F I N A L I D A D

Dar a conocer en forma clara y definida las funciones, actividades y tareas del personal de la entidad.

Permitir que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del cargo que se le ha asignado.

Facilitar el proceso de induccin de personal, relacionado al conocimiento de las funciones asignadas al cargo, en los casos de ingreso, traslado, rotacin o destaque de personal.

3. A L C A N C E

El presente Manual es de aplicacin a todos los trabajadores de EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S.A.C

5. B A S E L E G A L

-Estatutos de la Empresa.

- Ley N 18.755, modificada por la Ley N 19.283, que establece la Organizacin y Atribuciones del Servicio AGROINDUSTRIAL; - Acuerdo N 01 de la Sesin Extraordinaria de Directorio N 003-2011 de fecha 21de Junio de 2012, mediante el que se aprueba la nueva Escala Remunerativa de EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S. A.C

- Acuerdos de Directorio N 098 y N 123 de la Sesin de Directorio N 117-2011, de fecha 21 de junio de 2012, mediante los que se aprueban el Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignacin de Personal de EMPRESA AGROINDUSTRIAL COVICORTI S. A.C

II.- E S T R U C T U R A

ORGNICA

Para

el

cumplimiento

de

sus

funciones,

EMPRESA

AGROINDUSTRIAL

COVICORTI S. A. C cuenta con la siguiente estructura:

1.- r g a n o s

de

Gobierno

Directorio

2.- r g a n o s

de

Direccin

Directorio

Gerencia General

3. r g a n o s

de

Control

Consejo de vigilancia

4. r g a n o s

ejecutivos

Gerencia Administrativa y Financiera

Divisin de Logstica Divisin de Contabilidad Divisin de Recursos Humanos

Gerencia de produccin

Divisin de control de calidad Divisin de mano de obra

Gerencia de Comercializacin y Ventas

I I I . -

ORGANIGRAMA

ESTRUCTURAL

IV.- D E F I N I C I N

ESTRUCTURAL

Directorio Establecer y controlar la poltica general de la Sociedad, teniendo como objetivo primordial brindar los servicios en las mejores condiciones de calidad y continuidad, as como buscar viabilidad econmica, con las facultades y atribuciones que seala para el efecto el Estatuto de la Empresa. Gerencia General

Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la empresa GARIJ S. A. para el cumplimiento de sus fines, objetivos y metas, de acuerdo a las normas vigentes y a los acuerdos y disposiciones del Directorio.

Gerencia

Administrativa

Administrar y controlar de manera eficiente los recursos humanos, materiales, econmicos y financieros de la empresa.

Gerencia

de

Produccin

Planificar, organizar, controlar y evaluar eficientemente los procesos de la crianza de gallinas ponedoras para luego hacer la cosecha de huevos.

Gerencia

Comercial

ventas

Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y evaluar la atencin al cliente, promocin del servicio, actualizacin del catastro comercial, la cobranza correspondiente.

VI.-M A N U A L

D E

F U N C I O N E S 1.

De

los

rganos

de

Direccin

GERENTE GENERAL 1. Ejerce la direccin, coordinacin y control administrativo,

operacional y comercial de la Empresa.

2. Planea, define, implementa y dirige las polticas y estrategias generales de gestin.

3. Dirige y controla el proceso de planeamiento estratgico, tcnico y operacional.

4. Evala peridicamente la eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de los planes, objetivos y metas de los rganos Empresariales.

5. Aprueba la ejecucin de gastos administrativos e inversiones en activos fijos segn las atribuciones conferidas.

6. Aprueba y celebra operaciones de crdito, movimientos de fondos, enajenacin de bienes y otras acciones econmicas y financieras, conforme a las facultades legales y estatutarias.

7. Selecciona, contrata, y destituye al personal de la institucin, previa consulta con el Directorio, y de acuerdo a lo estipulado en la poltica de recursos humanos.

8. Dicta y emite Directivas, Normas y Resoluciones que regulen el funcionamiento institucional.

9. Hace cumplir la aplicacin de las sanciones disciplinarias laborales de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo y la normatividad vigente, para preservar la disciplina y tica laboral.

10. Organiza, implementa y planifica el rgimen interno de las oficinas y los servicios tcnicos que fueran necesarios.

11. Organiza el rgimen interno de la Sociedad, expide la correspondencia, cuida que la contabilidad este al da,

inspecciona los libros, documentos y operaciones de la Sociedad y dicta las disposiciones para el correcto funcionamiento de la misma.

12. Contrata, promueve, rota, sanciona y despide a los trabajadores, fijndoles remuneraciones y labor a efectuar.

13. Supervisa la ejecucin de los planes y presupuestos de acuerdo a las normas legales aplicables.

14. Vigila la correcta aplicacin de las normas tcnicas, administrativas y legales que rigen la prestacin de servicios.

15. Dirige, coordina y controla la ejecucin del plan y presupuesto operativo anual de las actividades AdministrativoFinancieras de la

Empresa de acuerdo a las polticas, normas y estrategias establecidas por la Alta Direccin. 16. Supervisa la ejecucin del Sistema de Control Interno de la Empresa, en concordancia con los principios de administracin, principios de control y disposiciones legales en vigencia.

17. Evala y difunde los informes y/o exmenes especiales de auditora entre los niveles competentes de la Empresa.

18. Dispone y verifica la implementacin oportuna y adecuada de las recomendaciones dadas por el rgano de Control Institucional.

19. Propone al Directorio los trminos de referencias para las auditoras externas e integrales.

20. Vela por el cumplimiento de la Misin, Visin y Valores de la Institucin.

21. Lleva las estadsticas generales y particulares de la institucin y sobre la base de las mismas, realiza las proyecciones necesarias para el adecuado funcionamiento de la institucin y de los servicios que presta

22. Supervisa y revisa la preparacin de informes que sean necesarios para satisfacer los requerimientos del Directorio.

23. Debe

mantenerse informado

de

nuevas

tcnicas,

normas

tributarias y de carcter legal, concerniente a la Empresa Y su funcin.

24. Respeta y pone en prctica las normas de seguridad.

25. Cumple y hace cumplir las normas y procedimientos establecidos por la Empresa.

26. Cumple y hace cumplir las normas internas del Reglamento de Personal

rganos

de

Ejecucin

Gente Administrativo

Planear, dirigir, supervisar y controlar los recursos humanos, materiales, financieros y presupuestales asignados a la Delegacin, dentro del marco normativo vigente.

Registrar y validar la informacin contable y presupuestal de la Delegacin, con base en los sistemas de control e informticos correspondientes y rendir los informes solicitados.

Asesorar, coordinar y supervisar al responsable administrativo de las residencias de la circunscripcin territorial que le corresponda, respecto de la informacin financiera, presupuestal, de recursos humanos y materiales, recopilando la documentacin que se requiera de manera peridica.

Formular, integrar y validar la informacin para la elaboracin del anteproyecto del presupuesto de la seguimiento y evaluacin. Delegacin y participar en su

Participar y aportar la informacin necesaria para la formulacin del Programa Operativo Anual.

Elaborar en tiempo y forma el Programa Anual de Adquisiciones.

Llevar a cabo el levantamiento fsico anual del inventario de activo fijo, su

actualizacin, resguardos correspondientes y reportarlo a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios.

Observar y aplicar debidamente las disposiciones de transparencia y acceso a la informacin, en la materia de su competencia.

Instrumentar las acciones para la instalacin de los subcomits y comisiones de carcter administrativo, que de acuerdo a normatividad deban constituirse, as como dar seguimiento y cumplimiento a los acuerdos que de ellos se deriven e informar a las unidades administrativas de Oficinas Centrales.

Participar en la elaboracin, actualizacin y revisin de los manuales de organizacin, procedimientos y dems normatividad aplicable.

Reportar las actividades administrativas en el mdulo del cumplimiento administrativo delegacional (CAD).

Tramitar en tiempo y forma ante la Direccin de Personal los movimientos de los servidores pblicos, de conformidad con la normatividad vigente.

Tramitar en tiempo y forma ante la Direccin de Personal las incidencias, licencias mdicas, licencias con o sin goce de sueldo, de conformidad con la normatividad vigente.

Tramitar en tiempo y forma ante las instancias correspondientes lo relacionado a los derechos y obligaciones laborales del personal, conforme a la normatividad vigente e informar a la Direccin de Personal.

Observar la aplicacin de la normatividad vigente para la prestacin del servicio social y prcticas profesionales.

Realizar oportunamente los enteros de los impuestos locales, as como retenciones por concepto de honorarios y arrendamiento conforme a la normatividad vigente.

Operar el sistema informtico para el registro y control del ejercicio presupuestal y contable de la delegacin.

Realizar oportunamente los pagos a los servidores pblicos adscritos a la delegacin y residencias a su cargo, previa recepcin de la nmina y recurso conforme al calendario autorizado.

Integrar y mantener actualizados los expedientes del personal y enviar a la Direccin de Personal la documentacin e informacin requerida conforme a la normatividad aplicable

Controlar los procesos en materia de recursos humanos, materiales, financieros y presupuestales, de conformidad con la normatividad vigente.

Realizar las dems funciones materia de su competencia en trminos de la normatividad aplicable que le asigne la superioridad.

GERENTE DE PRODUCCION

Responsabilidad sobre el funcionamiento del rea productiva de la empresa y sobre el cumplimiento de los objetivos y polticas establecidas por el Gerente General y/o el equipo gerencial.

Optimizar y planificar los recursos productivos de la empresa para obtener un crecimiento progresivo de la productividad a la vez que se respetan los condicionantes y especificaciones de calidad.

Organizacin y seguimiento de la ejecucin de todos los trabajos dentro del ciclo de produccin garantizando que, individualmente, cumplen con las especificaciones establecidas en el sistema de calidad.

Promover el sistema de calidad en toda el rea de la que es responsable, ayudando a completar aspectos que pueden contribuir a su mejora continuada.

Tratar con el Gerente General sobre los planes a corto, medio y largo plazo para hacer progresar el rea productiva de la empresa con respecto a las tendencias del mercado y de la tecnologa.

Crear una labor de equipo con sus colaboradores inmediatamente inferiores en el organigrama traduciendo las polticas y estrategias de la empresa en acciones concretas que puedan ser interpretadas claramente por los mandos intermedios.

Seguimiento de la evolucin tecnolgica analizando la aplicabilidad en la propia empresa y estudiando la posible rentabilidad de su utilizacin.

Preparacin y presentacin al equipo directivo, y muy concretamente al Gerente General, de la evolucin de los ndices de productividad, de las acciones realizadas en el perodo y del conjunto de recomendaciones deseables para la mejora del perodo siguiente.

Seguimiento del rendimiento y efectividad de los mandos intermedios a su cargo, proponiendo planes formativos para su crecimiento a nivel tecnolgico.

Seguimiento especial de la planificacin de los trabajos y del cumplimiento de los plazos de entrega, procurando informacin peridica, puntual y fiable al departamento comercial en este aspecto.

Inters por conocer el benchmarking de su especialidad y tipo de actividad a partir del cual poder establecer objetivos de progreso y realizar el seguimiento correspondiente.

Revisar la viabilidad tcnica y de rentabilidad econmica de los trabajos de mayor envergadura.

Recibir, filtrar y distribuir los procedimientos y mejoras del sistema de calidad.

Liderar y seguir los avances en las acciones correctoras y preventivas en reas de productividad, calidad y medio ambiente.

Revisar los resultados econmicos individuales de cada trabajo cuando excedan de un nivel determinado de beneficio o de prdida.

Establecer las limitaciones, caractersticas o especificaciones de produccin que sean necesarias para que el Departamento Comercial pueda informar adecuadamente a los clientes sobre los resultados que pueden obtenerse.

Asignar las funciones y responsabilidades a cada una de las personas de su rea, as como las relaciones entre ellas, muy especialmente de los que tienen cargos jerrquicos.

En caso de suficiente importancia, contactar con clientes, juntamente con personal de ventas, para clarificar el proceso de produccin y su impacto en el costo del producto.

Tiene a su cargo, supervisa y controla las actividades de almacenaje, tanto de materias primas como de productos terminados, as como tambin su entrega a los clientes.

GERENCIA DE COMERCIALIZACIN Y VENTAS

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades del departamento.

Verificar la determinacin de los ingresos horarios, diarios y mensuales obtenidos por la venta de energa, potencia y servicios complementarios en el Mercado Elctrico Mayorista.

Preparar los reclamos pertinentes a los organismos de control en caso de diferencias econmicas o de carcter tcnico que afecten los ingresos de la empresa.

Dirigir y presentar estudios, anlisis y proyectos relacionados con la actividad comercial de la empresa, la operacin de las unidades en el mercado elctrico mayorista, tanto en condiciones ptimas como cuando existen fallas.

Evaluar, controlar y reportar los ingresos facturados a las altas instancias de la empresa.

Verificar que se realice el seguimiento correspondiente al estado de situacin de los clientes, procurando que sean evaluados y calificados en cuanto a riesgo con la finalidad de poder ofertar nuestra energa a clientes clase A, todo dentro del marco de la reglamentacin vigente.

Dirigir y coordinar la elaboracin de las proyecciones de ingresos que sean solicitadas por la gerencia, as como los estudios de mercado que se necesiten para ampliar nuestra cartera de clientes.

Evaluar, controlar y reportar la situacin de los contratos a plazo de suministro elctrico que mantenga la empresa, y custodiar que se cumplan los parmetros acordados.

Coordinar la elaboracin de liquidaciones mensuales de contratos y de ventas en el mercado ocasional y los reportes que servirn de base para la emisin de facturas por venta de energa.

De

los

rganos

de

Control

CONSEJO DE VIGILANCIA.

1.- Checar y controlar las deudas de los proveedores. 2.Gestionar cheques para pago a proveedores.

3.-Cotejar eficiencia de operadores para la realizacin de la nomina. 4.- Solicitar archivo de eficiencia a los supervisores. 5.-Trabajar en equipo con los vigilantes.

6.- Verificar que los cortes enflatados sean los correctos. VIGILANCIA.

1) 2)

Limpiar Vigilar

su

rea las

de

trabajo. instalaciones.

3)

Vigilar

los

accesos

de

personal

4) Exigir el gafete para poder accesar

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